PEMEX REFINACION PROYECTO DE ALQUILACION MINATITLAN

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS

No. de Documento : P6UOQZUPRV00004 No. de Contrato : PR-OP-L-003/05P No. de Trabajo : SO2003

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CONTENIDO 1. OBJETIVO........................................................................................................................ .......... 3 2. ALCANCE......................................................................................................................... .......... 3 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA........................................................................................ 3 4. RESPONSABILIDADES................................................................................................... ......... 3 5. AUTORIDAD..................................................................................................................... ......... 4 6. IDENTIFICACION DE PROCESO......................................................................................... 5 7. DESCRIPCION DE LA INTERACCION DEL PROCESO DE AUDITORIAS INTERNAS............................................................................. 5 8. SEGUIMIENTO DE LA EFICACIA DEL PROCESO ......................................................... 6 DE AUDITORIAS INTERNAS 9. DESCRIPCION DE ACTIVIVADES ...................................................................................... 6

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OBJETIVO El presente procedimiento tiene como finalidad establecer el proceso sistemtico de una auditoria que determine si el Sistema de Gestin de Calidad SGC es implementado y mantenido eficazmente en cumplimiento a los requisitos de la Norma ISO 90012000 o el Manual de Calidad y si dicho sistema de calidad da cumplimiento a los planes de calidad de las obras y al Manual de Calidad.

ALCANCE El presente documento se aplica para comprobar el Aseguramiento de Calidad en cada uno de los procesos de las reas fundamentales de nuestra compaa o proveedores en base a una programacin planificada de Auditorias de Calidad. Su cobertura comprende desde la programacin de la auditoria interna hasta la emisin del informe (resultados) de la misma.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA ISO 19011 Directrices para la auditoria de los sistemas de gestin de calidad y o ambiental. SEM 0001 Manual de calidad Norma ISO 90001 2000 Auditorias internas 8.2.2. P6UMQZUPRV00003 Procedimiento deAcciones correctivas y Preventivas

4 4.1

RESPONSABILIDADES. Gerente de QA/QC 4.1.1. La implementacin, vigilancia y seguimiento de este procedimiento. 4.1.2. Programar, controlar y dar seguimiento a las auditorias internas de calidad, en coordinacin con el superintendente. 4.1.3. Revisar el programa de auditorias internas.

4.2.

Los auditores internos de Calidad son responsables de: 1) 2) 3) 4) 5) Cumplir con los requisitos de aplicables a la auditoria. Documentar las no conformidades potenciales y las no conformidades. Informar al auditado los resultados de la auditoria, incluyendo los hallazgos encontrados. Verificar la efectividad de las acciones correctivas tomadas como resultado de la auditoria. Mantener y salvaguardar los documentos correspondientes a la auditoria para asegurar la confidencialidad permanente de tales documentos.

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6) Recopilar y analizar evidencias que sean relevantes y suficientes que permitan obtener conclusiones respecto al sistema de calidad auditado

4.3.

El auditor Lder es responsable de: 1) 2) 3) 4) 5) 6) Seleccionar a los miembros del equipo auditor Preparar el plan de auditoria Planear la auditoria, preparar los documentos de trabajo e instruir al equipo auditor. Representar al grupo auditor con los auditados y con la Gerencia general Preparar el informe de auditoria. Informar al auditado los resultados de la auditoria, incluyendo los hallazgos encontrados.

4.4.

El auditado es responsable de: 1) Informar a los empleados involucrados sobre los objetivos y el alcance de la auditoria. 2) Asignar miembros del personal como responsables para acompaar a los miembros del equipo auditor. 3) Proveer todos los recursos necesarios para el equipo auditor, con el fin de asegurar un proceso de auditoria efectivo y eficiente. 4) Cooperar con los auditores para permitir que se alcancen los objetivos de la auditoria. 5) Determinar e iniciar las acciones correctivas o preventivas con base al informe de auditoria.

5.

AUTORIDAD 5.1. Gerente de QA/QC o su designado a. Modificar el plan de la auditoria con base a los requerimientos identificados y necesarios o esperados en los procesos a auditar. b. Aprobar la seleccin de los auditores internos. c. Realizar permutas de los auditores al detectarse conflicto de intereses. 5.2. Auditor lder a. Tomar las decisiones finales con respecto a la conduccin y a cualquier observacin de la auditoria, en base a su capacidad administrativa, experiencia y autoridad. b. Modificar la clasificacin de los hallazgos en base al anlisis e importancia de los mismos. 5.3. Auditor interno a. Detener la auditoria al momento de detectarse conflicto con el auditado e informar al auditor lder para dar seguimiento a la situacin.

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6.

IDENTIFICACION DE PROCESO. PROCESO Realizacin del programa de auditoria interna. Seleccin de auditores internos y lder auditor. Elaboracin del plan de auditoria. Notificacin de la auditoria. Preparacin de los documentos de trabajo. Reunin de apertura Recopilacin y verificacin de la informacin. Clasificacin de hallazgos. Preparacin de la conclusin de auditoria. Reunin de cierre. Preparacin del informe de la auditoria. Seguimiento de las acciones correctivas SALIDAS

ENTRADAS Contrato y anexos de obras. Pedidos. Documentacin del Sistema de Gestin de Calidad, (Manual de Calidad, Planes de Calidad, Procedimientos, instructivos, normas, cdigos, especificaciones) Informes de auditorias internas o externas previas.

Informe de la auditoria.

7.

DESCRIPCION DE LA INTERACCION DEL PROCESO DE AUDITORIAS INTERNAS. El proceso de auditorias internas interacta con. a. Proceso de revisin de la direccin. Por la toma de decisiones hacia el cumplimiento de los objetivos de calidad y compromisos para la realizacin de acciones correctivas y preventivas como respuesta a los resultados de las auditorias internas. b. Proceso de acciones correctivas y preventivas. Para el seguimiento del anlisis de los hallazgos de las auditorias internas. c. Proceso de mejora continua. Para la implementacin de acciones o cambios en los documentos del SGC o procesos. d. Con todos los procesos del SGC. Solicitando a los responsables, los avances de implementacin de las acciones correctivas y preventivas de sus procesos como resultado de las auditorias internas.

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8.

SEGUIMIENTO DE LA EFICACIA DEL PROCESO DE AUDITORIAS INTERNAS. 8.1. Seguimiento del proceso de Auditorias Internas. El seguimiento de este proceso se da corroborando que las auditorias programadas se realicen en las fechas establecidas y se mantengan los informes de auditorias correspondientes. Verificado en las auditorias.

9.

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES. 9.1. Programa de auditoria. El programa de las auditorias internas es desarrollado tomando en cuenta las entradas del proceso del inciso 7, considerando lo siguiente: a. Son programadas de acuerdo al Plan de Inspeccin y pruebas (P6UOQZUPRV00006) y en funcin del estado e importancia de los procesos y reas a auditar, as como con base a los resultados de auditorias previas. b. Durante el desarrollo de un contrato, para comprobar el cumplimiento de los requerimientos de calidad contractuales. c. Cuando existan cambios significativos en la organizacin o en los procedimientos e instructivos de trabajo. d. La complejidad e interaccin de los procesos a auditar. e. Cuando se sospecha de la seguridad o funcionalidad de los productos, componentes o materiales o cuando se sospecha de la funcionalidad del sistema de gestin de calidad en un rea determinada. f. En base a los requerimientos de la programacin de auditorias (de certificacin y de seguimiento) por el organismo certificador. g. Cuando se requiera monitorear algn proceso en especial o se quiera tener la confianza de que el producto a entregar cumpla con los requerimientos establecidos por el cliente o contrato. 9.2. Preparacin de la auditoria.

9.2.1. La asignacin del auditor lder y equipo auditor es responsabilidad del Gerente de Aseguramiento de Calidad, considerando su calificacin y conocimiento de las reas a auditar. 9.2.2. El plan de auditoria es formulado por el auditor lder considerando lo siguiente. a) Los objetivos y la amplitud de la auditoria interna. b) Lugar, fecha y hora de la Reunin de apertura y de cierre de auditoria. c) Las responsabilidades de su ejecucin y documentos requeridos y que se proporcionen los recursos requeridos a la Gerencia General. d) Revisar, modificar y dar seguimiento al programa. e) Asegurar que dentro de la agenda de la auditoria los auditores no auditen su propio proceso o departamento. f) Para cada departamento o procesos una notificacin de donde se realizara la Auditoria. g) Establecer la Agenda de auditoria, asignando a cada auditor el rea o departamento a auditar, as como los elementos de auditoria. h) Definir y tener conocimiento de las reas a ser auditada.

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i) Seleccin especfica de las reas a ser auditadas y sus responsables. j) Seleccin de los miembros del equipo auditor. k) Determinar las listas de verificacin que se van a usar y los mtodos para reportar los hallazgos. l) Verificar los documentos que amparen las actividades de control de acciones correctivas. m) Revisar la documentacin del sistema de gestin de calidad para definir los criterios de auditoria, cuyos documentos pueden ser: -Manual de Calidad. -Procedimientos del Sistema de Gestin de la calidad u operativos. -Requisitos regulatorios. -Cdigos y normas aplicables. -Especificaciones y/o Listas de materiales. -Reportes de inspeccin. -Contratos. -Planes de trabajo e instrucciones -Areas de oportunidad identificadas por la Gerencia de Aseguramiento de Calidad. -Informe de Auditoria previa. -Informes de agencias reguladoras (Certificadoras). 9.2.3. Como resultado de la revisin de la documentacin del Sistema de Gestin de Calidad, el auditor lder delega los puntos a verificar a los auditores internos para que se elabore la lista de verificaciones que incluyan los puntos clave que estn asociados al propsito y alcance de la auditoria. 9.3. Notificacin de la auditoria 9.3.1. Definido el Plan de la Auditoria (en formato F7-105), las reas por auditar son informadas a travs de la notificacin de la auditoria interna mediante un memorando interno u oficio acompaado del plan de auditoria con una semana de anticipacin. 9.3.2. El Gerente de Aseguramiento de Calidad notifica al representante de la direccin el avance o cumplimiento al programa de auditorias internas, quien a su vez notifica al Gerente General. 9.4. Requisitos para realizar la auditoria.

9.4.1. Documentos para realizar la auditoria. El auditor interno, se apoya con la Lista de verificacin, sin ser limitante para la ejecucin de la auditoria, as como tambin podrn hacerse cambios o adiciones en dicha lista durante la ejecucin de la auditoria dentro de su alcance, esto servir de base para facilitar las investigaciones del auditor y para documentar y reportar los resultados. 9.4.2. Reunin de apertura

En la reunin de apertura el auditor lder, deber preparar los puntos a tratar durante la reunin y asegurar cubrirlos al 100%, tales puntos deben ser a) Lista de asistentes Una lista de asistencia del personal auditado y una presentacin del equipo auditor, debe ser hecha por el auditor lder.

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b) Confirmar el Plan de Auditoria con los asistentes. Explicando el objetivo y alcance de la Auditoria y describir la fuente de los documentos utilizados en el desarrollo del Plan de Auditoria, tales como MANUAL DE CALIDAD, PLAN DE CALIDAD, CODIGOS, NORMAS, PROCEDIMIENTOS, REGISTROS DE AUDITORIAS PREVIAS, ORDENES DE COMPRA. c) Lectura de la agenda de auditoria El auditor lder informa el itinerario a los responsables de las reas auditadas del plan de auditoria con el fin de que en su caso pueda ser modificado por requerimientos de los responsables de los procesos al tener operaciones no previstas. d) Recursos disponibles El auditor lder confirma que las instalaciones y el personal estan disponibles para la Auditoria as como las reas a ser auditadas cuentan con personal disponible para ser entrevistados o para obtener informacin. e) Resumen de los mtodos de auditoria. Se describe como ser conducida la Auditoria y el uso de la lista de verificacin como gua, identificar las actividades en progreso en las que se verificara su correspondencia con los procedimientos aprobados. f) Criterios para la calificacin de los hallazgos. Se notifica a los representantes de las reas a auditar cuales son los criterios para clasificar los hallazgos para no conformidades, no conformidades potenciales, oportunidades de mejora as como tambin las fortalezas del sistema de calidad. g) Canales de comunicacin. El personal representante del rea a ser auditada, que fungir como interfase con el grupo auditor, debe ser claramente definido. El rea o departamento auditado, debe asegurar la disponibilidad del personal de interfase y tambin debe definir a quien contactar en caso de su ausencia. Durante la auditoria, el auditor lder comunica peridicamente los progresos de la auditoria y cualquier inquietud al auditado y cualquier hallazgo que ponga en riesgo al sistema de calidad se comunica inmediatamente al responsable del proceso auditado. Cuando los objetivos establecidos en el plan de la auditoria no son alcanzables por alguna razn el lder informa las razones al auditado para determinar las acciones apropiadas, estas acciones pueden incluir la modificacin del plan original de la auditoria y si es as es notificado a las dems reas. Al terminar la jornada de auditoria, el grupo auditor se reunir para ver el resultado en donde cada auditor informara sus observaciones, hallazgos y todo lo encontrado en la jornada. h) Agenda de auditoria Deben incluir los puntos clave como son: Tiempo aproximado para cada fase de la Auditoria. Posibles cambios a la Agenda de auditoria por sucesos inesperados. Enfatizar en minimizar la interrupcin de las operaciones en el rea de trabajo. Establecer diariamente en comn acuerdo una hora de inicio, receso y terminacin de la jornada. 9.4.3. Examinacin

9.4.3.1. Recoleccin de evidencia a. Durante la ejecucin de la auditoria, el auditor interno obtiene suficiente EVIDENCIA OBJETIVA proporcionada del personal auditado para cada punto clave de auditoria a travs de las entrevistas, examinacion de los documentos y la observacin de las actividades y condiciones de las reas de inters. Se solicita una copia de documentos para apoyo en caso de que el hallazgo sea relevante, y se dar a conocer al auditado en caso de

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que sea motivo de una no conformidad. b. Durante la auditoria, el auditor lder puede realizar cambios a las tareas asignadas a los auditores, y al plan de auditoria con la aprobacin adecuada del Gerente de Aseguramiento de Calidad. c. La informacin recolectada a travs de las entrevistas, observaciones de actividades y revisin de los documentos, es probada mediante la confirmacin por otras fuentes independientes, tales como observacin fsica, mediciones y registros. d. En todo momento el auditor interno deber ser imparcial y libre de influencias que puedan afectar su objetividad. Permanecer alerta a las indicaciones de evidencia que puedan influir en los resultados de la auditoria y que puedan requerir una auditoria ms amplia. e. El auditor interno cumplir con los requisitos aplicables a la auditoria y deber comunicar y aclarar tales requisitos al personal auditado, actuara en forma tica, cooperando y apoyando al auditor lder. f. El auditor interno informara de los resultados de la auditoria al auditor lder, y mantendr y salvaguardara los documentos correspondientes a la auditoria para entregar dichos documentos cuando sean requeridos por el auditor lder, quien en su momento los entregara al Gerente de Aseguramiento de Calidad. g. El auditor interno se mantendr dentro del alcance de la auditoria. 9.4.4. Revisin de hallazgos y preparacin de las conclusiones de la auditoria.

Al finalizar la auditoria al departamento, rea o personal auditado, los auditores internos revisan la evidencia objetiva para determinar los hallazgos encontrados. La evidencia debe ser CUALITATIVA y CONGRUENTE con las actividades realizadas para los procesos, productos o servicios y deben demostrar cumplimiento, en cada rea, departamento o personal auditado. El auditor interno determina cuales hallazgos son clasificados como NO CONFORMIDADES o SOLICITUD DE ACCION PREVENTIVA, las cuales deben estar claramente documentadas en los formatos PMA-QA/QC-001 AA4 y PMA-QA/QC-002 AA4 , respectivamente, y referenciadas a criterios establecidos. El equipo auditor se junta con el auditor lder a revisar las listas de verificacin, las notas y hallazgos encontrados durante la Auditoria. Como buena practica leer nuevamente todos los resultados y cruzar la informacin para homologar los hallazgos encontrados, en este lapso de tiempo se definen las No Conformidades y Solicitudes de accin preventiva de la auditoria. Cada auditor entrega al auditor lder las solicitudes de accin preventiva y no conformidades en documento, as como un resumen de los hallazgos encontrados en la auditoria para cada rea, departamento o personal auditado, en referencia a los criterios de auditorias y presentados en forma secuencial. 9.4.5. Reunin de cierre. El auditor lder realizara la reunin de cierre inmediatamente despus de la conclusin de la auditoria del sistema, en la cual se presenten las oportunidades de mejora, debilidades y fortalezas del sistema de calidad, de tal manera que sean comprendidos y entendidos por el personal auditado as como manifestar el agradecimiento o impedimentos encontrados durante la auditoria, presentando los hallazgos a los responsables de los departamentos o reas auditadas.

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El auditor lder identificara las No conformidades y No conformidades potenciales generadas durante la auditoria, comprometiendo al personal, mediante la firma de la persona responsable en el departamento o rea auditada, en la no conformidad o solicitud de accin preventiva y acordando una fecha tentativa para una respuesta o cumplimiento de las acciones propuestas. 9.5. Elaboracin del informe de auditoria. El auditor lder elaborara el informe de auditoria en el formato, en base a los resmenes entregados por los auditores internos y las listas de verificacin. Este informe es elaborado dentro de diez das hbiles al cierre de la auditoria y emitido en no ms de 20 das, a los auditados y representante de la Direccin, el Gerente de Aseguramiento de Calidad resguardara el original del Informe de Auditoria entregado por el auditor lder para el Gerente de Calidad. El informe incluir las No Conformidades y no conformidades potenciales emitidas durante la auditoria, as como el Plan de auditoria, listas de asistencia a las reuniones de apertura y cierre. 9.6. Seguimiento El gerente de Aseguramiento de Calidad, informa mensualmente al Representante de la Direccin el estado que guardan las acciones establecidas para la eliminacin de las no conformidades y sus causas, mediante la matriz de no conformidades. El representante de la Direccin, es el responsable de gestionar que se establezcan y se de cumplimiento a las acciones correctivas o correcciones para la eliminacin de las No conformidades. El auditado atender la solicitud de la representante de la Direccin, para realizar las acciones necesarias encaminadas al cierre de la No conformidad y sus causas con base al procedimiento P6MEQZUPRV00002 Procedimiento de Acciones Correctivas y preventivas. El Gerente de Aseguramiento de Calidad o su designado realizara inspecciones de calidad para verificar el estado que guardan las No conformidades y no conformidades potenciales, con la finalidad del cumplimiento a las acciones y obtener el cierre de las mismas. El auditor interno o inspector de calidad verificara las acciones correctivas y/o correcciones implementadas por el auditado estableciendo el reporte y resultados de las acciones en el formato PMA-QA/QC-001 AA4 Reporte de No Conformidad. El cierre de las No conformidades estar a cargo del Gerente de Aseguramiento de Calidad y registrado en el Reporte de No Conformidad.