Sea una pequeo emprendimiento, una mediana o gran empresa, de hecho que todas sin excepcin necesitan algn

tipo de pauta organizativa. Definir algunas cosas como los valores, la visin y misin, los cuales son los conceptos esenciales que orientan a la empresa hacia un objetivo; sin embargo, hay algo tambin importante, sobre todo si hay empleados, nos referimos a los organigramas y al MOF, en este capitulo

tendremos conocimiento de porque es tan importante tener en cuenta estos dos instrumentos en la empresa, as tambin veremos la relacin que hay entre ellos. Es muy frecuente encontrar en las pequeas empresas trabajadores que no saben que deben hacer, sobre todo los que recin ingresan, pasan dos o tres das adivinando cuales son sus roles. Lo anterior se debe a la falta de organizacin. El trabajador debe conocer desde el ingreso en la compaa tres documentos claves: las declaraciones estratgicas (visin,

misin, valores y objetivos), el organigrama funcional de toda la empresa y del rea donde va a desempearse y el Manual de Organizacin y Funciones

QU ES EL MOF? El Manual de Organizacin y Funciones (MOF) es un documento normativo donde se describe las funciones, objetivos, caractersticas, los requisitos y responsabilidades de cada cargo que se desarrolla en una organizacin, as tambin un conocimiento integral de este, permitiendo un mejor desarrollo del ente en la sociedad. El MOF proporciona informacin a los servidores, Directivos y Funcionarios sobre sus funciones y ubicacin dentro de la estructura general de la organizacin. Mientras que las categoras de personas y proceso son modelos definidos expresamente, el componente de tecnologa no es independiente, sino que se extiende completamente por MOF. El enfoque de tecnologa para MOF estar en habilitar tecnologas y recomendaciones para lograr alta disponibilidad, confiabilidad y capacidad de soporte y de administracin de sistemas en la plataforma de Microsoft. Esto incluir guas acerca de la interoperabilidad con otras plataformas de tecnologa.

1. QU PRETENDE EL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES? El manual de organizacin y funciones (MOF) pretende: Proporcionar informacin de todas las funciones especficas, requisitos, responsabilidades comprendidas y las condiciones que el puesto exige para poder desempearlo adecuadamente. Definir las competencias bsicas y transversales necesarias para cada puesto.

2. OBJETIVOS:

OBJETIVO GENERAL: Servir como un instrumento de apoyo que defina y establezca la estructura orgnica y funcional formal y real, as como los tramos de control y responsabilidad y los canales de comunicacin que permitan una funcionalidad administrativa de la institucin. OBJETIVOS ESPECIFICOS: Definir la estructura orgnica formal y real de la institucin que establezca los niveles jerrquicos, lneas de autoridad y

responsabilidad, requeridos para el funcionamiento organizacional. Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y unidades administrativas con el fin de evitar sobrecargas de trabajo, duplicidad, etc. Identificar las lneas de comunicacin para lograr una adecuada interrelacin entre las unidades administrativas integrantes de la institucin.

3. CARACTERISTICAS o El MOF debe guardar concordancia y coherencia con la ley orgnica, ROF y el CAP.

o El MOF debe contener las funciones que ya estn establecidas en el ROF. o El MOF debe estar referido a las funciones y responsabilidades correspondientes a cada uno de los cargos que se encuentren habilitados para cumplir con los objetivos en la entidad. o El MOF no es un medio para crear nuevas unidades o rea distintas en el ROF o para crear cargos al margen de las establecidas en el CAP. o El lenguaje utilizado en la formulacin del MOF debe ser claro, sencillo y breve y estar redactado el verbo en modo infinitivo. o (ejemplo: supervisar). o El tamao de la letra deber facilitar su lectura y compresin, as mismo, la numeracin de las pginas y de los cargos ser correlativo y correspondientes a cada unidad. o El MOF debe ser impreso en hojas de tamao DIN A-4, segn norma del instituto nacional de normas tcnicas y certificacin (TINTEC).

4. BASE LEGAL Ley N 28044, ley general de educacin y sus reglamentos. Dispositivos que aprueba el reglamento de organizacin y funciones de las direcciones regionales y unidades de gestin educativa local. Dispositivos que aprueba el cuadro para la asignacin de personal de la institucin. Decreto supremo N 009-2005-ED que aprueba el reglamento de la gestin del sistema educativo. Resolucin jefatura N 095-95-INAP/DNR, Normas para la

formulacin del MOF.

5. POR QU ES IMPORTANTE EL MOF? A modo de conclusin podemos decir que el MOF es importante porque:

Describe en forma clara la estructura orgnica interna, las funciones y las lneas de responsabilidad y coordinacin de la institucin.

Facilita la normalizacin, evaluacin y control de las actividades. Permite que el personal conozca con claridad las funciones y responsabilidades asignadas, su dependencia jerrquica y mando, segn el caso.

Determina el equilibrio de funciones y evita la interferencia o duplicidad de las mismas. Permite superar la duplicidad, las superposiciones e interferencias orientando a la eficiencia y eficacia. Desarrolla los perfiles de los cargos considerados en el CAP (cuadro para la asignacin del personal), as el personal conoce su ubicacin, dependencia, jerarqua, responsabilidad y requisitos mnimos para el cargo especfico.

Contribuye a realizar el seguimiento, la evaluacin y el control de las actividades de cada rgano. Permite a los supervisores distinguir con precisin y orden los elementos que integran cada puesto. Permite a los trabajadores realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios para hacerlas bien.

El Manual de Organizacin y Funciones, ms conocido como (MOF) por sus siglas, es un documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organizacin que han adoptado, y que sirve como gua para todo el personal. El MOF contiene esencialmente la estructura organizacional, comnmente llamada Organigrama, y la descripcin de las funciones de todos los puestos en la empresa. Tambin se suele incluir en la descripcin de cada puesto el perfil y los indicadores de evaluacin. Hoy en da se hace mucho ms necesario tener este tipo de documentos, no solo porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, etc.), lo requieran, sino porque su uso interno y diario, minimiza los conflictos de reas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc.

Adems, es la piedra angular para implantar otros sistemas organizacionales muy efectivos como: evaluacin de desempeo, escalas salariales, desarrollo de carrera y otros. 6. RECOMENDACIONES: Como ven, la existencia del MOF en una organizacin es de vital importancia y por ello se debe cuidar el proceso de su elaboracin. Aqu algunas recomendaciones para este proceso: o Se necesita la participacin y compromiso de todos en la organizacin, especialmente de los lderes como promotores. o Se necesita que los lderes que toman las decisiones separen unas horas (3 a 4) semanales para la decisiones referentes a estos temas. o Se necesita formar un equipo tcnico que lidere el proceso (no es necesario la exclusividad) y puede ser interno o externo a la organizacin. o Se necesita que la organizacin tenga su plan estratgico vigente, pues sin esto no se podr realizar el MOF. o Se necesita que el equipo tcnico use una metodologa para la elaboracin del organigrama y para que el plan estratgico se refleje en las funciones; en mi libro Metodologas para implantar la estrategia: Diseo organizacional de la empresa, recomiendo y muestro algunas metodologas. o Se necesita finalmente hacer un plan de implantacin de este manual, especialmente con los cambios fuertes. o Finalmente, poner el manual a plena disponibilidad para el personal, por ejemplo colgarlo en la intranet institucional. o En nuestra experiencia en perfil con diversas consultoras en estos temas, las empresas al inicio, no conocen el verdadero valor e impacto de esta herramienta, pero a medida que se elabora el manual, tambin se van resolviendo algunos grandes problemas que se tenan y que en algunos casos los ha llevado a sufrir algunos golpes fuertes, afectando la rentabilidad del negocio (descoordinaciones con el cliente, fallas en las operaciones, demoras, etc.).

o Hay que anotar que para que la organizacin funcione eficientemente, se hace preciso complementar este documento con el Manual de Procesos o Procedimientos, denominado (MAPRO).

7. QU SE NECESITA PARA ELABORAR UN MOF?

La participacin y compromiso de toda la organizacin, especialmente de los lderes como promotores.

Que los lderes que toman las decisiones separen unas horas para las decisiones referentes a estos temas.

Formar un equipo tcnico que lidere el proceso. Puede ser interno como externo.

Que la organizacin tenga su plan estratgico vigente, pues sin esto no se podr realizar el MOF

Que el equipo tcnico use una metodologa para la elaboracin del cronograma y para que el plan estratgico se refleje en las funciones.

Hacer un plan de implantacin de este manual. especialmente con los cambios fuertes.

Poner el manual a plena disponibilidad del personal. Por ejemplo, colgarlo en la intranet institucin.

8. CMO

ELABORAMOS

EL

MANUAL

DE

ORGANIZACION

FUNCIONES?

8.1. Equipo tcnico: Una de las primeras acciones antes de realizar el anlisis de cargo es constituir el equipo tcnico que va a elaborar el MOF.

8.1.1. EI perfil del puesto y los pasos para hacerlo:

La elaboracin del perfil del puesto es un proceso mediante el cual se busca determinar las aptitudes, cualidades y capacidades que son fundamentales para una adecuada ocupacin, las mismas que debern responder a los objetivos institucionales de la institucin.

Para elaborar un perfil del puesto es conveniente tomar en cuenta elementos como la experiencia laboral, el nivel de formacin adquirida y las condiciones de trabajo.

8.2. Pasos para realizar un anlisis de cargo:

Luego de reunir la informacin requerida, se revisa la estructura orgnica para determinar la dependencia jerrquica del puesto y con qu unidades orgnicas mantiene una relacin directa de coordinacin.

EJEMPLO: La unidad de tesorera depende jerrquicamente de la oficina de administracin pero tiene relacin directa de coordinacin con la unidad de contabilidad, unidad de personal, unidad de presupuesto y otros.

Es conveniente no restringir las coordinaciones que una unidad orgnica pueda hacer con otras. Lo que debe quedar claro es la necesidad de desarrollar relaciones internas productivas y de cooperacin.

8.2.1. Anlisis desde los objetivos institucionales A partir de la informacin recogida se revisar si el anlisis de cargos realizado corresponde realmente al perfil que la institucin desea y necesita para mejorar los servicios que presta a la comunidad. Se revisar la conducta requerida a los empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos humanos.

Es el perfil del trabajador adecuado para el puesto? Si no lo es, cul sera el adecuado? Las tareas y actividades son suficientes para el puesto? Qu requisitos seran adecuados para el puesto desde la expectativa de la comunidad?

8.2.2. Elaborar la descripcin del puesto

Con la informacin y el anlisis realizado se elabora una descripcin y especificacin del puesto:

La descripcin del puesto incluye las actividades y responsabilidades inherentes al mismo as como sus caractersticas importantes y las condiciones de trabajo.

La

especificacin

del puesto

resume las

cualidades

personales necesarias para el desempeo del puesto.

8.2.3. Revisin del anlisis con los participantes

El anlisis realizado debe ser verificado con el trabajador o su superior inmediato.

Esta verificacin ayudar a determinar si la descripcin in realizada del cargo es correcta, si est completa y si es fcil de entender para todos los involucrados.

8.2.4. Llenar los formatos del MOF

9. CULES SON LOS ERRORES COMUNES EN EL DISEO DEL MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES? Que su elaboracin obedezca solo al cumplimiento de la norma y formalidades.

 Que sea un documento desconocido por el personal en general. Que no guarde relacin con el plan de desarrollo de capacidades, o en ausencia de ste con el plan de capacitacin. Que el perfil del cargo, requisitos, competencias etc. sean maximalistas y sus costos no puedan ser cubiertos con el presupuesto disponible.

10. RELACIN CON LOS OTROS INSTRUMENTOS DE GESTIN

El MOF se elabora a partir del cuadro para asignacin de personal (CAP) y del reglamento de organizacin y funciones (ROE). No puede haber un manual de organizacin y funciones que no tenga relacin causal con estos instrumentos.

1. Concepto: Es un instrumento tcnico-normativo de gestin institucional, que formaliza la estructura orgnica de entidad orientada al logro de sus objetivos. Contiene la naturaleza, la finalidad, funciones generales y funciones especficas de las unidades orgnicas, estableciendo sus relaciones y responsabilidades. Asimismo, el ROF tipifica las atribuciones de los cargos directivos y especifica la capacidad de decisin y jerarqua del cargo asi como el desarrollo organizacional para adecuarse a los nuevos desafos. Este instrumento de gestin contiene por tanto, los siguientes elementos de la organizacin: Estructura organica Funciones Relaciones funcionales Atribuciones especificas

2. Qu es el Reglamento de Organizacin y Funciones - ROF?

El Reglamento de Organizacin y Funciones es el documento tcnico normativo de gestin institucional de establecer: La estructura orgnica de la entidad. Las funciones generales y especficas de la entidad y de cada uno de sus rganos y unidades orgnicas. Las relaciones de coordinacin y control entre rganos, unidades orgnicas y entidades cuando corresponda.

3. Cul es el marco normativo aplicable?

Decreto Supremo N 043-2006-PCM

4. Qu normas son aplicables para elaboracin y aprobacin del Reglamento de Organizacin y Funciones - ROF?

El Decreto Supremo N 043-2006-PCM de fecha 26 de julio de 2006, que aprueba los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del Reglamento de Organizacin y Funciones - ROF. En el artculo 3 de esta norma se establece las entidades del Sector Pblico que deben seguir estos lineamientos para la elaboracin y aprobacin del ROF.

5. Cundo es necesario aprobar un nuevo Reglamento de Organizacin y Funciones - ROF?

Se requiere la aprobacin del ROF en los siguientes casos: La creacin de una nueva entidad. La fusin de entidades. Por efectos de la transferencia de funciones en el marco del proceso de descentralizacin.

 Por existencia de un proceso de reorganizacin de la Entidad aprobado conforme Ley. Por modificacin del marco legal sustantivo que conlleve una afectacin de la estructura orgnica o modifique total o parcial las funciones previstas para la entidad. Para optimizar o simplificar los procesos de la entidad con la finalidad de cumplir con mayor eficiencia su misin y funciones.

6. UTILIDAD DEL ROF:

El ROF debe ser empleado como en instrumento de gestin para campos funcionales, precisar responsabilidades y como un medio para efectuar el seguimiento de las instituciones educativas. El ROF de las direcciones regionales de educacin(DRE) y unidades de gestin educativa local(UGEL) no ser empleado para crear nuevas unidades organicas distintas a las contenidas en el reglamento de la gestin del sistema educativo, salvo que exista una disposicin legal que faculte eb tal sentido, tampoco se utilizara para crear nuevos cargos. Solo deber formalizar las unidades organicas que se consideren necesarias y que se encuentren justificadas tcnicamente.

7. CARACTERISTICAS DEL ROF:

El ROF tiene las siguientes caractersticas: o Contiene informacin penitente, concreta y clara. o Es funcional para permitir su fcil manejo, identificacin y actualizacin. o Presenta una estructura, segn se requieren ttulos, captulos y artculos, teniendo en cuenta el desarrollo del esquema bsico recomendado por la oficina de apoyo a la administracin de la educacin- unidad de organizacin y mtodos.

8. Cul es el rgano responsable de la elaboracin del ROF?

La conduccin del proceso de elaboracin y formulacin del ROF de las Entidades es responsabilidad del rgano encargado de las funciones de planeamiento, racionalizacin o de quien haga sus veces.

9. Qu entidad u rgano debe emitir Informe Previo para la aprobacin del ROF?

El proyecto de ROF, debidamente visado por el rgano responsable de su elaboracin, as como por el rgano de asesora jurdica, adjuntndose el proyecto de ROF, el proyecto de dispositivo legal aprobatorio del ROF y el informe Tcnico Sustentatorio (aprobado por la Secretara General en el caso de Ministerios y Organismos Pblicos Descentralizados); debe ser remitido para informe previo: A la Secretara de Gestin Pblica de la Presidencia del Consejo de Ministros, en el mbito del Poder Ejecutivo (Ministerio y OPDs). La Secretara de Gestin Pblica podr solicitar a la entidad ms informacin, la realizacin de las modificaciones que corresponda o emitir un Informe Previo favorable. En este ltimo caso, se proceder a tramitar la aprobacin del correspondiente Decreto Supremo. A la Gerencia General del Gobierno Regional. A la Gerencia del Gobierno Local.

10. Cmo se aprueba el ROF de las entidades?

La aprobacin del ROF de las entidades se efectuar como sigue: Institucin Ministerios,

Dispositivo Legal Organismos Pblicos Descentralizados y otros

Organismos Pblicos con calidad de pliego presupuestal adscritos a la Presidencia del Consejo de Ministros o a los Ministerios, con

independencia de la denominacin formal que las normas les reconozcan. Por Decreto Supremo

Poder Judicial, Ministerio Pblico, Jurado Nacional de Elecciones, Oficina Nacional de Procesos Electorales, Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil, Consejo Nacional de la Magistratura, Defensora del Pueblo, Contralora General de la Repblica, Tribunal Constitucional y Universidades Pblicas. Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones y Banco Central de Reserva del Per. Resolucin del Titular Por

Gobierno Regional Municipalidades

Por Ordenanza Regional Por Ordenanza Municipal

Organismos Pblicos Descentralizados de Gobiernos Por Ordenanza Municipal