Modul 2 ORGANISASI PERPUSTAKAAN

Ilmu Perpustakaan 21 Pebruari 2012 Muslech, Dipl.Lib, MSi

Sli de No

 Pengertian

Organisasi Sifat-sifat Organisasi Bentuk-Bentuk Organisasi Prinsip-Prinsip Organisasi Organisasi Perpustakaan

PROSES MANAJEMEN

PERENCANAAN
PENGORGANISASIAN

MANAGER

Melakukan

PENGARAHAN

Men capai

TUJUAN ORGANISAS

PENGWASAN

Kertonegoro, 1994 (3)

Slide No.

Organisasi berasal dari kata Orgnization dari bahasa Yunani Organon atau organum dlam bahasa Latin artinya susunan atau bagian dalam binatang atau tumbuhan yg dipergunakan untuk melakukan beberapa tugas khusus seperti hati, ginjal dll Organon juga berarti alat . Sedangkan kata to organize berarti menyusun atau mengatur bagian2 atau berhubungan dengan keseluruhan yg saling berhubungan satu sama lain dimana tiap bagian mempunyai tugas khusus atau berhubungan dengan keseluruhan

Dimock dalam Athoillah, Anton (2010) : perpaduan secara sistematis antar bagian2 yg saling ketergantungan untuk mebentuk suatu kesatuan yg bulat melalui kewenangan , koordinasi dan pengawasan dalam usaha mencapai tujuan yg telah ditentukan
Robbins, S.P (1986) : suatu sistem yg terdiri atas pola aktivitas kerjasama yg dilakukan secara teratur dan berulang-ulang oleh sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan

 John

R, Schermerhorn dalam Moekiyat (1990) : Organisasi sebagai gabungan orang2 yg bekerja sama dlam suatu pembagian tugas untuk mencapai tujuan bersama Atmosudirdjo (1979) : Struktur tata pembagian tugas dan hubungan kerja antara sekelompok pemegang posisi yg bekerja sama utk mencapai tujuan tertentu.

Prajudi,

Elgar, A. Schein(1992) : Koordinasi sejumlah kegiatan manusia yg direncanakan utk mencapai tujuan bersama melalui pembagian tugas dan fungsi serta serangkaian wewenang dan tanggungjawab manusia sebagai anggota kelompok
Sondang P.Sagian (1990) : Bentuk persekutuan antara 2 orang atau lebih yg bekerjasama secara formal dlm rangka mencapai suatu tujuan yg telah ditentukan dimana didlmnya terdapat beberapa orang yg disebut bawahan dan atasan

Sutarno,NS (2006) : Suatu bentuk kerjasama antara sekelompok orang berdasarkan sesuatu keterikatan untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan

 Sistem

terpadu yang terdiri dari Subsistem dan komponen yg saling berhubungan dalam bentuk kerjasama dan saling ketergantungan yg kuat secara internal dan hubungan terpadu secara eksternal yg merupakan bagian dari organisasi berkaitan dengan masyarakat dan elemen lainnya untuk mendukung tercapainya tujuan organisasi

Organisasi Formal :

Seluruh anggota organisasi diikat oleh pensyaratan formal Kedudukan , jabatan, dan pangkat, yang secara hierarkis dan pirmida menunjukkan tugas, kedudukan, tanggungjawab, dan wewenang yg berbeda Setiap anggota memiliki jabatan dan wewenang serta tanggungjawab yg secara otomatis membawahi jabatan anggota dibawahnya Hak dan kewajiban melekat pada setiap anggota sesuai dengan wewenang dan tanggungjawabnya Pelaksanaan kegiatan menurut jabatan masing2 Kegiatan direncanakan secara musyawarah mufakat dgn mengacu pada tujuan organisasi Hubungan kerja dilakukan menurut tingkatan jabatan Ada anggaran dasar dan rumah tangga

 Organisasi

Informal : Sifat organisasi informal melekat pada organisasinya (masyarakat keluarga, sekolah dan komunitas lainnya) Tidak ada kontrak diantara anggotanya jumlah nya sangat banyak terutama berhubungan dgn kegiatan masyarakat

Organisasi Lini (Line Organization) Organisasi kecil dan anggota sedikit Pemilik adalah pimpinan organisasi atau pemegang saham ketat Asas satu komando dgn disiplin dan pengawasan yg ketat Koordinasi antar anggota sederhana dan mudah dilakukan Hubungan antar anggota sangat dekat Alat sederhana dan produk yg dihasilkan adalah homogen

 Organisasi

Staff (Staff Organization) : Organisasi mempunyai hubungan dengan puncak saja. Memberikan bantuan pikiran maupun lain2 untuk kelancaran tugas pimpinan dalam mencapai tujuan Tidak mempunyai garis komando kebawah

 Organisasi

Lini dan Staff (Line and Staff Organization) Digunakan utk organisasi besar dan stafnya banyak Memiliki keahlian sendiri2 Memberikan saran pada pimpinannya Kesatuan komando dari paling atas dan bawah maupun pusat dan daerah Staf mempunyai wewenang fungsional untuk mendukung pelaksanaan tugas organisasi Pimpinan mempunyai wewenang komando

 Organisasi

Fungsional : Pimpinan tidak memiliki bawahan yg jelas Setiap atasan dpt melakukan instruksi kepada bawahan sesuai dengan wewenang dan tanggungjawab dlm naungan organisasi.

Organisasi Panitia (Commitee) Bersifat sementara dan kegiatan khusus Pimpinan Kolektif beberapa orang Pengambilan keputusan berdasarkan musyawarah dan kuorum Kegiatan tanggungjawab bersama

Tujuan : Kerjasama yg effektif Batas orang yg diawasi secara efektif Jenis : Organisasi dengan rentang sempit (gambar 1) Organisasi dengan rentang luas (gambar 2) Keuntungan/Kerugian (Gambar 1 & 2)

Manullang (1990) : Adanya tujuanyg jelas Adanya kerjasama diantara semua anggota Pembagian Kerja yg jelas Pendelegasian tugas , wewenang, dan tangungjawab Pembagian kekuasaan secara hierarkis yg jelas Kesatuan perintah dan tanggungjawab serta komando Koordinasi terpadu dan integral

Prajudi Atmosudirdjo (1979) Kesatuan Komando Pembagian Kerja Keseimbangan antara tugas, tanggungjawab dan kekuasaan Prinsip Komunikasi Kontinuitas Prinsip Koordinasi Saling Asuh Pelimpahan kekuasaan (delegasi) Pengamatan, pengawasan dan pengecekan Asas tahu diri Kehayatan (kommitmen pada organisasi)

Fayol, Henri (1841-1925)

Pembagian Kerja Kekuasaan Tatatertib Kebulatan Perintah (Komando) Kebulatan Pimpinan Kepentingan pribadi tunduk pada kepentingan Umum Imbalan untuk karyawan Sentralisasi terhdap desentralisasi Hirarki Tatanan Kelayakan Stabilitas kepegawaian Prakasa Kesatuan dan Persatuan karyawan

Perpustakaan sebagai Unit kerja : Berdiri Sendiri tapi merupakan bagian dari organisasi (UPT pada Universitas) Bagian dari suatu organisasi yg lebih besar (Perpustakaan Umum : bagian dari pemerintah Kota)

 KomponenPerpustakaan Gedung Koleksi Perlengkapan

dan Perabotan Mata Anggaran Tetap Tenaga Kerja (fungsional pustakawan,tenaga adminstrasi)

Visi Perpustakaan :

Cara memandang tentang kondisi dan situasi di masa depan (gambaran yang lebih dan ingin dicapai dan secara rasional dapat dicapai) Memberikan inspirasi yg bersifat menyegarkan & menantang untuk perubahan Pertimbangan sudut pandang peran perpustakaan Menjadikan Perpustakaan sebagai pusat informasi ilmiah (contoh : Visi Perpustakaan Perguruan Tinggi)

 Misi

Perpustakaan : Penjabaran lebih lanjut dari visi Suatu kegiatan yang tematis yang harus disesuaikan dengan jenis perpustakaan Realistis untuk dilaksanakan Sesuai dengan kemampuan dan kekuatan organisasi

 Tugas

Pokok Perpustakaan : Menghimpun Menyediakan Mengolah Memelihara Mendayagunakan Semua koleksi bahan pustaka

Fungsi Perpustakaan (Perpusnas RI, 2001) :

Pengkajian Kebutuhan Pemakai Penyediaan Bahan Pustaka Pengolahan dan penyiapan Bahan Penyimpanan dan Pemeliharaan Pendayagunaan Koleksi Layanan pd masyarakat Pengkajian dan Pengembangan

Pustaka

Kepustakawanan Kerjasama dengan perpustakaan lain Koordinasi dengan pihak terkait Administrasi Perpustakaan

Organisasi Perpustakaan UB
REKTOR

Kepala Perpustakaan (KAPUS)

Kelompok Pustakawan

Sekretaris Perpustakaan (SEKPUS)

Bidang Layanan Pengguna

Bidang Layanan Teknis

Bidang Pengembangan & Kerjasama

Sub Bagian Administrasi & Kerumahtanggaan

Sub. Bidang Lay. Keanggotaan

Sub. Bidang Pengembangan & Pengadaan Koleksi

Sub. Bidang Penerapan & Pengembangan TIK

Urusan Administrasi Keuangan Urusan

Administrasi Kantor & Kepegawaian

Sub. Bidang Lay. Sirkulasi & Reselving Sub. Bidang Lay.Referensi & Multimedia

Sub. Bidang Pengolahan & Perawatan Koleksi

Sub.Bidang Publikasi & WEB

Sub. Bidang Digitalisasi & Alih Media

Sub.Bidang Kerjasama & Kajian Kepustakaan

Urusan Kerumahtanggaan

Struktur yg menggambarkan tata pembagian kerja dan tata hubungan kerja di Perpustakaan Formasi Jabatan (Pos-pos jabatan yg harus diisi oleh orang2 frofesional dan proporsional Garis Komunikasi, Perintah, dan laporan serta kerjasama Tugas, wewenang, dan tanggungjawab (adil, merata dan seimbang) Kebutuhan Pegawai yg memadai dan sesuai dengan pensyaratan Komponen struktur organisasi (Kepala, Pustakawan ahli dan teknis, Pegawai tata usaha atau kesekretariatan

 Analisis

Aktivitas : aktivitas pekerjaan yg harus disediakan dan disatukan serta tempat aktivitas. Analisis Keputusan : mengidentifikasi keputusan yg dibutuhkan, dimana struktur harus dibuat dan sejauh mana keterlibatan manager dlm pengambilan keputusan Analisis Hubungan : menekankan hubungan antar unit dlm struktur, seberapa besar tanggungjawab manager terhadap unit lain dan sebaliknya.

 Perpustakaan

Nasional Perpustakaan Provinsi Perpustakaan Pergururan Tinggi Perpustakaan Umum Perpustakaan Khusus Perpustakaan Sekolah Perpustakaan Keliling Perpustakaan lembaga Keagamaan Taman Bacaan Rakyat

Sutarno NS. Manajemen perpustakaan: suatu pendekatan praktik. Jakarta : Sagung Seto, 2006. Saleh, Abdul Rahman dan Komalasari, Rita. Edisi 1. Manajemen Perpustakaan. Jakarta : UT , 2010. Stueart, Robert D. and Eastlick, John Taylor. Library management. 2nd Edition. Litteton : Libraries Unlimited, 1981 Athoillah, Anton. Dasar-dasar manajemen. Bandung : Pustaka Setia, 2010. Schroeff, Van Der and Makaliwe, Willem H. Manajemen dan organisasi perusahaan. Jakarta : Galia Indonesia. 1990.