Tablas Dinamicas2010

MS Excel Dinmicas
2010
Avanzado
Tablas
Excel 2010 proporciona herramientas y funciones eficaces que pueden utilizarse para analizar, compartir y administrar los datos con facilidad. Ms Excel a travs de las tablas dinmicas le brindarn la posibilidad de resumir, analizar, explorar y presentar datos de resumen. A travs de los informes de grfico dinmico podr ver los datos de resumen contenidos en un informe de tabla dinmica para realizar comparaciones, patrones y tendencias.
Ing. Patricia Acosta Vargas, MSc. ISBN EN TRMITE E-mail: acostanp@gmail.com Web Site: http://.saccec.com/educacion/ Blog: http://www.aulaexcelavanzado.blogspot.com
MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Contenido
TABLAS DINMICAS................................................................................................................................3 QU ES UN INFORME DE TABLA DINMICA?........................................................................................3 SUGERENCIAS PARA CREAR UN INFORME DE TABLA DINMICA ...........................................................4 CREAR UN INFORME DE TABLA DINMICA ............................................................................................6 CAMBIAR EL DISEO DEL INFORME DINMICO A VISTA CLSICA ........................................................10 HERRAMIENTAS DE TABLA DINMICA .................................................................................................13 RESUMIR DATOS DE UN INFORME DINMICO .....................................................................................14 OPCIONES DE DISEO DE UN INFORME DINMICO .............................................................................20 ACTUALIZAR UN INFORME DE TABLA DINMICA .................................................................................24 CAMBIAR EL ORIGEN DE DATOS UN INFORME DE TABLA DINMICA ..................................................29 AGRUPAR CAMPOS EN UN INFORME DE TABLA DINMICA .................................................................34 FRMULAS EN UN INFORME DE TABLA DINMICA .............................................................................37 CONFIGURACIN DE CAMPO DE VALOR ..............................................................................................41 GRFICOS DINMICOS .........................................................................................................................43 CREAR UN GRFICO DINMICO ...........................................................................................................43 OPCIONES DE DISEO DE GRFICO DINMICO ....................................................................................48 AGREGAR LNEAS DE TENDENCIA EN UN GRFICO DINMICO ............................................................49 BIBLIOGRAFA .......................................................................................................................................55
Ing. Patricia Acosta, MSc.
acostanp@gmail.com

TABLAS DINMICAS
Microsoft Office Excel 2010 es una herramienta eficaz que permite analizar datos en el rea ejecutiva y empresarial. Las tablas dinmicas te brindarn la posibilidad de resumir, analizar, explorar y presentar datos de resumen. A travs de los informes de grfico dinmico podrs ver los datos de resumen contenidos en un informe de tabla dinmica para realizar comparaciones, patrones y tendencias, a travs de los cuales podrs optimizar tus tareas repetitivas. Un informe de tabla dinmica es una forma interactiva de resumir rpidamente grandes volmenes de datos. Utiliza un informe de tabla dinmica para analizar datos numricos en profundidad y para responder preguntas no anticipadas sobre los datos.
QU ES UN INFORME DE TABLA DINMICA?

Un informe de tabla dinmica es una forma interactiva de resumir rpidamente grandes volmenes de datos. Los informes de tabla dinmica permiten analizar datos numricos en profundidad y responder preguntas no anticipadas sobre los datos. Un informe de tabla dinmica permite organizar la informacin cuando deseas comparar totales relacionados, sobre todo si tiene una lista varios datos para sumar y deseas realizar comparaciones distintas con los datos obtenidos. En el informe de tabla dinmica que se muestra a continuacin, se puede visualizar fcilmente cmo se comparan las ventas de los equipos de computacin en el tercer y cuarto trimestre, con las ventas de cualquier otro equipo, trimestre, o con las ventas totales.
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En los informes de tabla dinmica, cada columna o campo de los datos de origen se convierte en un campo de tabla dinmica que resume varias filas de informacin. En el ejemplo anterior, la columna Equipos se convierte en el campo Equipos y cada registro de Computador se resume en un solo elemento Computador. Un campo de valores, como Suma de ventas, proporciona los valores que van a resumirse. El informe anterior contiene la suma del valor Ventas de cada fila de los datos de origen para la cual la columna Equipos contiene Computador y la columna Trimestres contiene cada uno de los trimestres.
SUGERENCIAS DINMICA
PARA
CREAR
UN
INFORME
DE
TABLA
Requisitos sugeridos para generar una tabla dinmica. Se sugiere que todas las columnas estn rotuladas. Pues los ttulos se convertirn en los campos de la tabla dinmica.
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Si no contiene un nombre una columna el momento de generar la tabla dinmica generar el siguiente mensaje de error: El nombre de campo de tabla dinmica no es vlido. Para crear un informe de tabla dinmica debe usar datos organizados en forma de lista con columnas rotuladas. Si desea cambiar el nombre del campo de la tabla, debe escribir un nombre nuevo para el campo.
Observa que no tiene rotulada la columna que contiene los nombres.
No deben existir columnas vacas. Se sugiere que el archivo est en su formato plano ms sencillo.

Los nombres de las columnas deben estar relacionados con la informacin que contiene cada columna. Caractersticas de un informe dinmico Una de las principales caractersticas de un informe dinmico es que permite la actualizacin automtica de datos. Maneja filtros avanzados. Permite generar diversos tipos de informe para resumir los datos.
CREAR UN INFORME DE TABLA DINMICA

Un informe de tabla dinmica te permite: Consultar grandes cantidades de datos. Calcular el subtotal, agregar datos numricos y resumir datos. Expandir y contraer niveles de datos para destacar los resultados de inters. Desplazar filas a columnas y columnas a filas para obtener resmenes diferentes de los datos de origen. Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato a los subconjuntos de datos para poder obtener la informacin de inters.
Prctica En la empresa te han solicitado con urgencia un informe de tabla dinmica por fechas, departamentos e ingresos. Que permita analizar el total de ingresos por cada departamento de la empresa. La solucin al ejercicio planteado es la siguiente: Ubica el cursor del mouse en el rea de datos de tu base de origen. Selecciona la ficha Insertar. En el grupo Tablas selecciona Tabla dinmica. Haz clic en la opcin Tabla dinmica.
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Se visualiza el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. En tabla o rango observa que se marcan los datos de la base de origen. Si no estn marcados, seleccinalos. Selecciona la opcin Nueva hoja de clculo. Luego haz clic en Aceptar.
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En la figura se visualiza la estructura de la tabla dinmica para la versin 2010. El informe dinmico se crea en una nueva hoja, de acuerdo con lo seleccionado anteriormente. Observa que los rtulos de las columnas se han transformado en campos de la tabla dinmica.
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Como puedes observar, a medida que seleccionas los campos se van ubicando en la tabla dinmica.
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Arrastrar los campos de tabla dinmica Tambin funciona si arrastras los campos entre las reas de la lista de campo de tabla dinmica. Por ejemplo, arrastra el campo fecha a la seccin de Filtro de informe. El informe lucir as:
CAMBIAR EL DISEO DEL INFORME DINMICO A VISTA CLSICA

Puedes redisear tu informe, por ejemplo, para cambiar a la vista clsica, realiza lo siguiente: Haz clic derecho sobre la tabla dinmica. Selecciona Opciones de tabla dinmica.
Se visualiza el cuadro de dilogo Opciones de tabla dinmica. Activa con un visto la opcin Diseo de tabla dinmica clsica (permite arrastrar campos en la cuadrcula). Luego haz clic en Aceptar.
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Visualiza el diseo de la tabla dinmica clsica:
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HERRAMIENTAS DE TABLA DINMICA
Al seleccionar una tabla dinmica se activan las herramientas de tabla dinmica. Entre las herramientas estn las fichas de: 1. Opciones. 2. Diseo. En la ficha de Opciones, estn los grupos: Mostrar u ocultar, te permite listar los campos, visualizar los botones y encabezados de los campos de la tabla dinmica. En el grupo Herramientas se encuentran las herramientas para generar grficos dinmicos, crear frmulas y administrar herramientas OLAP. En el grupo Acciones se encuentran las opciones para borrar, seleccionar o mover un reporte dinmico. En el grupo Datos tienes las opciones para cambiar y actualizar el origen de una tabla dinmica. En Ordenar encuentras las herramientas para organizar la informacin en orden ascendente o descendente. Agrupar te permite agrupar o desagrupar los campos de una tabla dinmica. La opcin de Campo activo, te permite expandir, contraer y configurar un campo de la tabla dinmica. La opcin Tabla dinmica, te permite manejar el diseo, formatos, totales, filtros, formas de visualizar la tabla dinmica e impresiones.
En la ficha de Diseo estn los grupos:


Estilos de tabla dinmica te permite aplicar estilos rpidos a una tabla dinmica. El grupo Opciones de estilos de tabla dinmica, permite activar o desactivar encabezados de filas y columnas de un informe dinmico. El grupo Diseo te permite aplicar diseos de informe, totales y subtotales.
RESUMIR DATOS DE UN INFORME DINMICO

Al trabajar con informes dinmicos, una de las opciones muy utilizadas es la de resumir los datos. Prctica En un concesionario te han solicitado con urgencia un informe dinmico que resuma el total de las ventas de autos por modelos e indique la semana en la que fue vendido, el valor y el nmero de autos vendidos. Luego te han solicitado un reporte con el promedio de ventas de cada tipo de vehculo. La solucin al ejercicio planteado es la siguiente: Ubica el cursor del mouse en el rea de datos de tu base de origen. Selecciona la ficha Insertar. En el grupo Tablas selecciona Tabla dinmica. Haz clic en la opcin Tabla dinmica.
Se visualiza el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. En Tabla o rango observa que se marcan los datos de la base de origen. Si no estn marcados, seleccinalos. Selecciona la opcin Nueva hoja de clculo. Luego haz clic en Aceptar.
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En la figura se visualiza la estructura de la tabla dinmica para la versin 2010. El informe dinmico se crea en una nueva hoja, de acuerdo con lo seleccionado anteriormente. Observa que los rtulos de las columnas se han transformado en campos de la tabla dinmica.
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Como puedes observar, a medida que seleccionas los campos se van ubicando en la tabla dinmica. Arrastra el campo SEMANA y Tipo Vehculo a Rtulos de Fila. Al campo Valores arrastra los campos VALOR y CHASIS.
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Como puedes observar para conocer el nmero de autos vendidos se coloca el campo CHASIS, este campo contiene informacin de tipo texto de tal forma que automticamente se aplica la funcin Cuenta. Ahora para calcular el promedio de ventas de cada tipo de vehculo realizaremos lo siguiente: Haz clic derecho en el campo a resumir, en este caso en VALOR. Haz clic en Resumir por. Selecciona Promedio.
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En Valores se visualiza en campo resumido en este caso Promedio de VALOR.
Ahora intenta resumir las ventas por el valor mnimo.


OPCIONES DE DISEO DE UN INFORME DINMICO
Las opciones de diseo de la herramienta de tablas dinmicas permiten mejorar la presentacin de un informe dinmico. Para esto realiza lo siguiente: Selecciona el informe dinmico al que deseas aplicar un nuevo estilo. Haz clic en la ficha Diseo. Elige el estilo que deseas.
Visualiza el resultado obtenido.
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Tambin puedes aplicar diseo de informes, para esto realiza lo siguiente: Selecciona la ficha Diseo. Haz clic en Diseo de informe. Elige Mostrar en forma de esquema.
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Visualiza el resultado obtenido luego de aplicar el Diseo de informe.
En el diseo de tablas dinmicas puedes visualizar los subtotales de los campos del informe dinmico, para esto realiza lo siguiente:

Selecciona la ficha Diseo. Haz clic en Subtotales. Elige Mostrar todos los subtotales en la parte inferior del grupo.
Visualiza el resultado obtenido luego de aplicar Subtotales.
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ACTUALIZAR UN INFORME DE TABLA DINMICA

La caracterstica ms importante de una tabla dinmica es que se puede actualizar los datos de forma automtica. Prctica A la empleada Beln Salvador le han subido el sueldo bsico de 400 a 1000 dlares en el mes de Enero. Necesitamos que el informe dinmico se actualice automticamente con el nuevo dato registrado en la base. La solucin al ejercicio planteado es la siguiente: Selecciona el reporte dinmico a actualizar. Presta atencin al dato a actualizar.
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Ingresa a la base de datos y observa el dato a actualizar para la empleada Beln Salvador en el mes de Enero. Observa que su sueldo bsico es de 400 dlares.
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En la base de datos digita el nuevo sueldo bsico, en este caso ingresa 1000. Observa que automticamente los ingresos suben a 1132 dlares.
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Si observas el reporte dinmico, te dars cuenta que an no se ha actualizado el dato. Para realizar la actualizacin automtica realiza lo siguiente: Selecciona la tabla dinmica. Haz un clic derecho. Selecciona Actualizar.
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Con la accin anterior, puedes observar que el dato de ingresos para Beln salvador en el mes de Enero ha sido actualizado a 1132.
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CAMBIAR EL ORIGEN DE DATOS UN INFORME DE TABLA DINMICA

La caracterstica ms importante de una tabla dinmica es que se puede actualizar los datos de forma automtica. Pero Qu sucede cuando en tu base de datos se ha ingresado nuevos registros? A pesar de que actualices tu informe dinmico no se visualizan los nuevos registros ingresados en la base. Cmo solucionamos este caso? Prctica En la base de roles se han ingresado diez registros. Te solicitan realizar la actualizacin del informe dinmico. La solucin al ejercicio planteado es la siguiente: Visualiza en la base los nuevos registros ingresados.
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Ahora trata de actualizar tu informe dinmico. Para esto selecciona la tabla dinmica, haz clic derecho y selecciona Actualizar.
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Como puedes observar no se han actualizado los nuevos registros ingresados. Ahora lo resolveremos, para esto realiza los siguiente: Selecciona el reporte dinmico a actualizar. Haz clic en Opciones. Selecciona Cambiar origen de datos. Haz clic en Cambiar origen de datos...
Se visualiza el cuadro de dilogo Cambiar origen de datos de tabla dinmica. Como observas, nicamente estn seleccionados los registros anteriores, ms no los actuales.
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En el cuadro de dilogo Cambiar origen de datos de tabla dinmica, selecciona el nuevo rango, que incluir los nuevos registros.
Para actualizar la tabla dinmica con los nuevos registros realiza lo siguiente: Selecciona la tabla dinmica.

Haz un clic derecho sobre la tabla dinmica. Selecciona la opcin Actualizar.
Ahora en el filtro de Mes selecciona Todas.
Como puedes observar el informe dinmico se ha actualizado con los nuevos registros.
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AGRUPAR CAMPOS EN UN INFORME DE TABLA DINMICA

Es muy posible que requieras contar con informes que resuman la informacin por aos, trimestres, meses, fechas. Excel 2010, te lo permite con slo conocer una fecha, puedes agrupar por los campos indicados anteriormente. Prctica En la base de ventas de autos. Te solicitan realizar un informe dinmico que permita resumir la informacin por trimestres y meses. La solucin al ejercicio planteado es la siguiente: Selecciona la tabla dinmica. Selecciona la fecha. Haz clic derecho. Selecciona Agrupar.
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Visualiza el cuadro de dilogo Agrupar. Selecciona los campos por los que deseas agrupar. En este caso selecciona meses y trimestres. Haz clic en Aceptar.
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Visualiza el resultado obtenido
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Para desagrupar el campo fecha realiza lo siguiente: Selecciona el campo trim1, haz clic derecho opcin Desagrupar.
FRMULAS EN UN INFORME DE TABLA DINMICA

Los informes dinmicos te permiten generar frmulas, y reutilizar los campos calculados. Prctica En el informe dinmico de roles te han solicitado que calcules el 10% de los ingresos. Y el total de los ingresos, que es igual a los ingresos ms el 10% de los ingresos calculados anteriormente. La solucin al ejercicio planteado es la siguiente: Selecciona la tabla dinmica. Haz clic en Opciones. Selecciona Clculos. Selecciona Campos, elementos y conjuntos. Haz clic en Campo calculado...
Visualiza el cuadro de dilogo Insertar campo calculado. En Nombre digita un nombre, por ejemplo 10% ingresos. En Campos selecciona el campo a insertar, por ejemplo Ingresos. Haz clic en Insertar campo. En Frmula digita la operacin a realizar con el campo. Haz clic en Aceptar.
Visualiza el resultado luego de aplicar la frmula.
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Ahora para calcular el total de los ingresos, que es igual a los ingresos ms el 10% de los ingresos calculados anteriormente. Realiza lo siguiente: Selecciona la tabla dinmica. Haz clic en Opciones. Selecciona Clculos. Selecciona Campos, elementos y conjuntos. Haz clic en Campo calculado... Visualiza el cuadro de dilogo Insertar campo calculado. En Nombre digita un nombre, por ejemplo Total ingresos. En Campos selecciona el campo a insertar, en este caso primero insertar el campo Ingresos. Digita el operador para este caso el signo +. Luego inserta el campo calculado anteriormente, para este caso 10% Ingresos.
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Visualiza la frmula. Haz clic en Aceptar.
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Visualiza el resultado obtenido luego de aplicar la frmula.
CONFIGURACIN DE CAMPO DE VALOR

Es muy posible que requieras contar con informes que resuman la informacin con respecto al porcentaje total de una columna. Prctica Calcular el porcentaje de total de produccin en cada pas para el ao 2008 La solucin al ejercicio planteado es la siguiente: Selecciona la tabla dinmica. Selecciona el campo Suma de 2008. Haz clic derecho. Selecciona Configuracin de campo de valor.
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Visualiza el cuadro de dilogo Configuracin de campo de valor. Selecciona Mostrar valores como. Selecciona % de la columna. Haz clic en Aceptar.
Visualiza el resultado.
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GRFICOS DINMICOS
Los grficos dinmicos te brindarn la posibilidad de resumir, analizar, explorar y presentar datos de forma visual. Un informe de grfico dinmico representa grficamente los datos de un informe de tabla dinmica, que en este caso se denomina el informe de tabla dinmica asociado.
CREAR UN GRFICO DINMICO

Un grfico dinmico permite resumir de forma visual los datos de un informe dinmico. Prctica En la empresa te han solicitado con urgencia un informe grfico de los ingresos mensuales de cada uno de los departamentos. La solucin al ejercicio planteado es la siguiente: Selecciona la tabla dinmica.

Haz clic en Opciones. Selecciona Grfico dinmico.
En el cuadro de dilogo Insertar grfico. Selecciona el tipo de grfico Columna. Haz clic en Aceptar.
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Visualiza el grfico obtenido.
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Para ubicar el grfico en otra hoja realiza lo siguiente: Selecciona el grfico. Haz clic en Mover grfico.
En el cuadro de dilogo Mover grfico. Selecciona Hoja nueva. Haz clic en Aceptar.
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Visualiza el grfico obtenido.
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OPCIONES DE DISEO DE GRFICO DINMICO
Excel incorpora herramientas que permiten mejorar la apariencia de un grfico dinmico. Para lograr aplicar un nuevo estilo a tu grfico dinmico realiza lo siguiente: Selecciona el grfico. Haz clic en Diseo. Selecciona un estilo.
Luego de aplicar un estilo tu grfico lucir as:
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AGREGAR LNEAS DE TENDENCIA EN UN GRFICO DINMICO

Las lneas de tendencia son representaciones grficas de las tendencias de los datos que puede usar para analizar problemas de prediccin. Dicho anlisis tambin se denomina anlisis de regresin. Mediante el anlisis de regresin, puede ampliar el significado de una lnea de tendencia de un grfico ms all de los datos reales para predecir valores futuros. Permite mostrar hacia donde tienden sus datos. Por ejemplo, en este caso se puede calcular la tendencia de los ingresos. Una lnea de tendencia es ms fiable cuando su valor R al cuadrado es 1 o

est cerca de 1. Cuando ajusta una lnea de tendencia a sus datos, Excel calcula automticamente su valor R al cuadrado basado en una frmula. Si lo desea, puede mostrar ese valor en su grfico. Una lnea de tendencia se puede aplicar en determinados grficos. Cuando esta opcin est desactiva en el grfico, indica que no es posible aplicar en ese tipo de grfico. Prctica En la empresa te han solicitado con urgencia un informe grfico de los ingresos mensuales de cada uno de los departamentos. Adems quieren conocer cul es la tendencia de los ingresos. Para resolver este problema realiza lo siguiente: Selecciona la serie de datos a la cual aplicars la lnea de tendencia, para el ejemplo a la serie de Ingresos. Da un clic derecho sobre la serie. Selecciona Agregar lnea de tendencia...
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Se visualiza el cuadro de dilogo Formato de lnea de tendencia. Selecciona la lnea de tendencia que deseas, para el ejemplo selecciona Polinmica. En Ordenacin selecciona 6.
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En Opciones de lnea de tendencia. Activa la casilla Presentar el valor R cuadrado en el grfico.
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Selecciona Color de lnea. Activa Lnea slida. En Color selecciona un color.
Selecciona Estilo de lnea. En Ancho selecciona el grosor de la lnea. Selecciona Sombra. En Color selecciona el color que deseas para la sombra. Finalmente, haz clic en Cerrar.
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Visualiza el resultado final.
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BIBLIOGRAFA
1. Ayuda de Microsoft Excel 2010 2. http://office.microsoft.com/es-hn/infopath/CH011097053082.aspx Es un sitio oficial de Microsoft que presenta varios enlaces a artculos relacionados con la Validacin de datos en Excel. 3. http://office.microsoft.com/es-hn/excel/HA010346573082.aspx En este sitio encontrars ejemplos sencillos acerca de la validacin de datos en Excel. 5. http://office.microsoft.com/es-hn/infopath/CH011097053082.aspx Es un sitio oficial de Microsoft que presenta varios enlaces a artculos Relacionados con funciones en Excel. 5. http://www.uv.mx/iip/enrique/sistemasII/apuntesexcel.pdf Es un sitio del Instituto Tecnolgico Autnomo de Mxico en donde encontrars generalidades de Excel y reglas para el uso de las bibliotecas de funciones. 6. http://www.mat21.etsii.upm.es\ayudainf\aprendainf\Excel2000\Excel2000.pdf Es un sitio de la Universidad Politcnica de Madrid, que contiene un archivo .pdf que permite aprender Excel desde lo bsico e introduce a la utilizacin de frmulas y funciones en Excel. 7. http://www.eumed.net/libros/finanzas.htm En este sitio encontraras libros gratuitos con funciones financieras. 8. http://office.microsoft.com/ Este es un sitio en lnea de Microsoft para el rea de Excel en el que podrs consultar informacin ms detallada sobre cualquier tpico de MS Excel. 9. http://office.microsoft.com/es-es/excel/HP052047113082.aspx?pid=CH062528393082 Contiene informacin relaciona con las Macros en Excel 10. http://support.microsoft.com/kb/213740/es Contiene informacin relaciona con las Macros en Excel 11. http://ciberconta.unizar.es/leccion/cursointermedioexcel/01_macro/macro03.htm Contiene informacin relaciona con las Macros en Excel
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En la ficha de Diseo estn los grupos:

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En Valores se visualiza en campo resumido en este caso Promedio de VALOR.

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