Prelucrarea datelor cu ajutorul subtotalurilor

CAPITOLUL 9 PRELUCRAREA DATELOR CU AJUTORUL SUBTOTALURILOR 9.1. Crearea subtotalurilor automate

C`nd sorteaz[ datele dintr-o list[, Excel permite efectuarea unor sinteze a datelor pe baza totalurilor par\iale. C`nd se efectueaz[ calcule par\iale, acestea sunt calculate pentru fiecare grup din list[. Un grup este alc[tuit din mai multe linii (]nregistr[ri) care au aceea=i informa\ie ]ntr-o coloan[ (c`mp) specificat[. Pentru a putea crea subtotaluri trebuie ca datele s[ fie sortate. Dup[ sortarea datelor dup[ c`mpuri, se parcurg urm[torii pa=i: 1. Se selecteaz[ orice celul[ din list[. 2. Se aplic[ comanda Data, Subtotals. Pe ecran apare caseta de dialog Subtotal (figura 9..1).

Figura 9..1 caseta de dialog Subtotal 3. Se specific[ modul ]n care vor fi grupate datele pentru subtotaluri select`nd din lista derulant[ At Each Change(la fiecare schimbare) numele coloanei dup[ care se face gruparea. Dac[ este prima dat[ c`nd este selectat[ comanda, Excel selecteaz[ automat coloana cea mai din st`nga. Dac[ comanda a fost folosit[ =i mai ]nainte, atunci va fi selectat[ coloana folosit[ ultima dat[. 4. Din lista derulant[ Use Function se selecteaz[ func\ia care trebuie calculat[. Func\iile cel mai frecvent folosite sunt: SUM adunare MAX maximum MIN minimum AVERAGE medie PRODUCT produs VAR - varian\a STD DEVP - devia\ia standard;

Modelarea deciziilor utilizend foile de calcul 5. Din lista Add Subtotal To se selecteaz[ datele cu care se vor efectua calculele. Aceast[ list[ con\ine numele coloanelor din lista de date. Se marcheaz[ coloanele pentru care se vor efectua calculele. 6. Pentru a ]nlocui totaluri existente se marcheaz[ op\iunea Replace Current Subtotals. 7. Pentru a insera un salt de pagin[ ]naintea fiec[rui grup se marcheaz[ op\iunea Page Break Between Groups. 8. }n mod implicit subtotalurile =i totalurile generale apar la sf`r=itul grupului de date (op\iunea Summary Below Data se marcheaz[ automat). Dac[ ele trebuie afi=ate ]naintea grupului de date se va demarca op\iunea Summary Below Data. 9. Se selecteaz[ butonul OK. Pentru eliminarea subtotalurilor din caseta de dialog Subtotal se selecteaz[ butonul Remove All.

9.2. Aplicaie
La datele din aplica\ia din lec\ia 8 s[ se calculeze valoarea total[ a comenzilor livrate ]n fiecare ora=. 1. Se sorteaz[ comenzile dup[ ora=. 2. Se selecteaz[ o celul[ din list[. 3. Din meniul Data se aplic[ comanda Subtotals. 4. Caseta de dialog Subtotal se va completa ]n modul urm[tor (figura 9..2): Din lista At Each Change se selcteaz[ Ora=. Se va genera c`te un grup de ]nregist[ri pentru fiecare ora=. Din lista Use Function se va selecta func\ia SUM, iar ]n lista Add Subtotal To se va marca coloana Valoare comand[. Deci pentru fiecare grup se va calcula suma valorilor din coloana Valoare comand[. Se marcheaz[ op\iunile Replace Current Subtotals =i Summary Below Data. 5. Se selecteaz[ butonul OK.

Figura 9..2 Excel insereaz[ r`ndurile de subtotal pentru fiecare grup =i realizeaz[ calculul specificat ]n coloanele alese. Excel eticheteaz[ fiecare r`nd inserat cu un titlu potrivit. Se insereaz[ de asemenea un r`nd de total general.

Prelucrarea datelor cu ajutorul subtotalurilor C`nd se adaug[ totaluri par\iale calculate automat ]ntr-o list[, Excel afi=eaz[ lista ]n modul Outline. Nivelul detaliilor din list[ poate fi extins sau restr`ns pentru a nu fi afi=ate dec`t totalurile par\iale =i totalurile generale pentru datele respective. }n partea st`ng[ a ferestrei (figura 9..3) apar c`teva butoane care permit ascunderea =i afi=area rapid[ a datelor de detaliu: (-) Hide Detail - pentru a condensa sintetizarea datelor - apare ]n dreptul fiec[rui subtotal calculat (+) Display Detail - pentru a extinde sintetizarea datelor - apare ]n dreptul fiec[rui subtotal calculat 1, 2, 3, ... - butoane de ierarhizare care indic[ modul cum sunt grupate datele. }n exemplul prezentat, deoarece s-a efectuat o grupare pe un nivel, sunt afi=ate doar trei butoane: 1, 2 =i 3. Dac[ se apas[ pe butonul 1 este afi=at doar totalul general (figura 9.4), dac[ se apas[ pe butoanul 2 sunt afi=ate totalurile par\iale, iar dac[ se apasa butonul 3 este vizualizat[ toat[ lista. Pentru a ascunde un nivel de detaliere se selecteaz[ o celul[ care con\ine un total par\ial =i se aplic[ un clic pe butonul Hide Detail Level (-) de pe nivelul 2. Excel va reduce dimensiunile listei astfel ]nc`t este afi=at doar r`ndul care con\ine totalul par\ial corespunz[tor. Dac[ se aplic[ un clic pe butonul Display Detail (+) vor fi afi=ate toate ]nregistr[rile pe baza c[rora s-a calculat subtotalul corespunz[tor. Butoanele Hide Detail (-) =i Display Detail (+) de pe nivelul 1 sunt folosite pentru a condensa sau extinde datele care genereaz[ totalul general.

Figura 9..3

Modelarea deciziilor utilizend foile de calcul

Figura 9..4

9.3. Crearea de subtotaluri ierarhizate

Dac[ ]n cadrul unui grup trebuie calculate subtotaluri suplimentare se vor calcula subtotaluri ierarhizate. Pentru a crea un subtotal ierarhizat datele trebuie sortate =i dup[ a doua cheie. Apoi se aplic[ comanda Data, Subtotals. Se vor selecta op\iunile pentru grupul principal (cel mai mare). Excel insereaz[ subtotalurile pentru primul grup. Se alege ]n continuare Data, Subtotals =i op\iunile pentru urm[toarele subseturi de grupe. Op\iunea Replace Current Subtotals trebuie s[ fie demarcat[. Excel insereaz[ c`te un subtotal pentru urm[toarele subseturi de grupuri.

9.4. Aplicaie
Pe l`ng[ subtotalurile pe ora=e =i totalul general se mai pot calcula =i subtotaluri pe produse. Pentru a realiza acest lucru: 1. Se face o sortare a listei pe dou[ niveluri: nivelul 1 - sortare dup[ ora=; nivelul 2 sortare dup[ produs. 2. Ca ]n aplica\ia precedent[ se calculeaz[ subtotalurile pe ora=.

Prelucrarea datelor cu ajutorul subtotalurilor

Figura 9..5 3. Se aplic[ din nou comanda Data, Subtotals. Caseta de dialog Subtotal se completeaz[ ]n modul urm[tor: Din lista At Each Change In se selecteaz[ c`mpul Produs (se vor genera subgrupe pentru fiecare produs). Din lista Use Function se selecteaz[ func\ia SUM, iar ]n lista Add Subtotal To se marcheaz[ c`mpul Valoare comand[ (se calculeaz[ suma valorilor comenzilor pentru fiecare subgrup). Se demarcheaz[ op\iunea Replace Current Subtotals. 4. Se selecteaz[ butonul OK. Se ob\ine rezultatul din figura 9.5. }n col\ul din st`nga sus a ferestrei apar butoanele de ierarhizare 1, 2, 3, 4. Acum apar mai multe butoane de ierarhizare pentru c[ se calculeaz[ subtotalurile pentru mai multe nivele (produs =i ora=). Pentru a afi=a doar totalul general se aplic[ un clic pe butonul de nivel 1. Dac[ trebuie afi=ate doar totalurile v`nz[rilor efectuate ]n fiecare ora= =i totalul general se aplic[ un clic pe butonul de nivel 2. Dac[ trebuie afi=ate subtotalurile pe produs =i ora= se aplic[ un clic pe butonul 3, iar dac[ trebuie afi=at[ toat[ lista se aplic[ un clic pe butonul 4.