Support de Cours Access 2007 FR Z PDF

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PRISE EN MAIN ACCESS 2007
Support Prpar par M. Rahmouni Oussama http://www.rahmouni.ma
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Concepts de base sur la conception d'une base de donnes ....................................... 6

Terminologie relative aux bases de donnes Critres d'une base de donnes bien conue Le processus de conception Dterminer les objectifs d'utilisation de la base de donnes Rechercher et organiser les informations requises Rpartir des informations dans des tables Convertir des lments d'information en colonnes Dfinir des cls primaires Crer les relations entre tables Affiner la structure Appliquer les rgles de normalisation Informations complmentaires
Guide pour l'interface utilisateur Access 2007..................................................................23

Vue d'ensemble Prise en main de Microsoft Office Access Ruban Volet de navigation Documents onglets Barre d'tat Minibarre d'outils Aide
Afficher et grer des objets l'aide du volet de navigation ........................................36

Vue d'ensemble du volet de navigation Slectionner un affichage des catgories Afficher et trier des objets Rechercher des objets dans une base de donnes Crer et modifier des catgories et groupes personnaliss Ajouter des objets un groupe personnalis Supprimer et restaurer des raccourcis dans les groupes personnaliss Masquer des objets et des groupes Afficher des objets et des groupes
Crer une base de donnes.....................................................................................................45

Prsentation de la page Prise en main de Microsoft Office Access Crer une base de donnes l'aide d'un modle Crer une base de donnes de toutes pices Copier des donnes d'une source externe dans une table Access Importer, ajouter ou lier des donnes issues d'une source externe Ouvrir une base de donnes Access Crer un modle vide personnalis
Crer des tables dans une base de donnes.....................................................................56

Dfinition d'une table Cration d'une table Cration d'une table partir d'un modle Importation ou cration d'un lien pour crer une table Cration d'une table partir d'une liste SharePoint Ajout de champs une table en mode Feuille de donnes Ajout de champs en utilisant des modles de champ Ajout du champ d'une table existante Dfinition du type de donnes d'un champ en mode Feuille de donnes Enregistrement d'une table Dfinition de la cl primaire Dfinition des proprits de champ Dfinition des proprits de table
Guide pour les relations entre tables ...................................................................................79

Introduction Types de relations entre les tables Pourquoi crer des relations entre les tables ? Comprendre l'intgrit rfrentielle Afficher les relations entre les tables Crer une relation entre les tables Supprimer une relation entre les tables Modifier une relation entre les tables Appliquer l'intgrit rfrentielle
Crer une requte Slection simple......................................................................................98

Introduction Crer une requte Ajouter des critres la requte Ajouter des calculs la requte Synthtiser les valeurs de la requte
Crer une requte base sur plusieurs tables ................................................................ 105

Utiliser les donnes d'une table lie pour complter les informations dans une requte Connecter les donnes dans deux tables en utilisant leurs relations avec une troisime table Afficher tous les enregistrements de deux tables similaires
Crer un formulaire.................................................................................................................. 112

Crer un formulaire l'aide de l'outil Formulaire Crer un formulaire double affichage l'aide de l'outil Formulaire double affichage
http://www.rahmouni.ma Crer un formulaire affichant plusieurs enregistrements l'aide de l'outil Plusieurs lments Crer un formulaire l'aide de l'Assistant Formulaire Crer un formulaire l'aide de l'outil Vide Prsentation des contrles Prsentation des dispositions de contrle Prsentation des modes Page et Cration Ajuster votre formulaire en mode Page Ajuster votre formulaire en mode Cration Ajouter des contrles votre formulaire Enregistrer votre travail
Crer un formulaire contenant un sous-formulaire ..................................................... 126

Prsentation des sous-formulaires Crer un formulaire contenant un sous-formulaire en utilisant l'Assistant Formulaire Crer un sous-formulaire en faisant glisser un formulaire sur un autre Crer un formulaire contenant deux sous-formulaires Crer un formulaire contenant des sous-formulaires imbriqus
Crer un tat simple ................................................................................................................ 133

Choisir une source d'enregistrements Crer un tat l'aide de l'Assistant tat Crer un tat l'aide de l'Assistant tat Crer un tat en utilisant l'outil tat vide Prsentation des sections d'un tat Prsentation des contrles Affiner la prsentation de votre tat en mode Page Affiner la prsentation de votre tat en mode Cration Ajouter des contrles l'tat Enregistrer votre travail Afficher, ou envoyer votre tat sous forme de message lectronique
Crer et utiliser des sous-tats ............................................................................................ 145

Comprendre les sous-tats Crer un sous-tat Modifier la conception d'un sous-tat
Crer un tat group ou de synthse Masquer tout .................................................156

Principes de fonctionnement du regroupement, des sections d'un tat et des contrles Crer un tat group l'aide de l'Assistant tat Ajuster un tat Ajouter des champs ou d'autres contrles un tat existant Spcifier ou modifier un regroupement et un tri dans un tat existant Enregistrer, imprimer ou envoyer un tat Notes
Crer une macro ....................................................................................................................... 180

Qu'est-ce qu'une macro ? Comprendre les macros Nouvelles fonctionnalits de macro dans Office Access 2007 Crer une macro Excuter une macro
Utilisation du Gnrateur dexpressions .......................................................................... 189

Prsentation du Gnrateur dexpressions Dmarrage du Gnrateur dexpressions partir dune table Dmarrage du Gnrateur dexpressions partir dun formulaire ou dun tat Dmarrage du Gnrateur dexpressions partir dune requte
Concepts de base sur la conception d'une base de donnes
Une base de donnes conue avec prcision permet d'accder des informations jour et exactes. Parce qu'une conception correcte est essentielle la ralisation de vos objectifs et l'utilisation de la base de donnes, l'investissement en temps ncessaire l'apprentissage des concepts de cration est trs important. Vous aurez ainsi la garantie que la base de donnes conue rpond vos besoins et peut voluer. Cet article prsente des conseils pour la planification d'une base de donnes. Vous apprendrez faire le tri parmi les informations qui vous sont ncessaires, rpartir les informations entres les tables et les colonnes et tablir un lien entre les tables. Il est conseill de lire cet article avant de commencer crer votre premire base de donnes.
Terminologie relative aux bases de donnes Critres d'une base de donnes bien conue Le processus de conception Dterminer les objectifs d'utilisation de la base de donnes Rechercher et organiser les informations requises Rpartir des informations dans des tables Convertir des lments d'information en colonnes Dfinir des cls primaires Crer les relations entre tables Affiner la structure Appliquer les rgles de normalisation Informations complmentaires
Terminologie relative aux bases de donnes
Microsoft Office Access 2007 organise les informations en tables : listes de lignes et de colonnes, rappelant les livres de comptabilit ou les feuilles de calcul Microsoft Office Excel 2007. Dans une base de donnes simple, vous pouvez avoir une seule table. Pour la plupart des bases de donnes, vous aurez besoin d'utiliser plusieurs tables. Par exemple, vous pouvez utiliser une table qui stocke des informations sur des produits et une autre table qui stocke des informations sur des commandes et une autre encore contenant des informations sur les clients.
Chaque ligne est galement appele enregistrement et chaque colonne est galement appele champ . Un enregistrement est un moyen cohrent de combiner des informations portant sur un lment prcis. Un champ est un lment d'information unique qui figure dans chaque enregistrement. Dans la table des produits, par exemple, chaque ligne ou enregistrement contient des informations sur un produit en particulier. Chaque colonne ou champ contient un certain type d'information sur ce produit, comme son nom ou son prix.
Critres d'une base de donnes bien conue Certains principes guident le processus de cration d'une base de donnes. Le premier principe est celui relatif aux donnes dupliques galement appeles donnes redondantes et qui doivent tre vites car cela consomme de l'espace et augmente la probabilit de l'apparition d'erreurs et d'incohrences. Le deuxime principe concerne l'exactitude des informations. Si votre base de donnes contient des informations incorrectes, les tats qui utilisent ces informations contiendront galement des informations incorrectes. Par consquent, toutes les dcisions que vous prendrez aprs avoir consult ces tats seront tablies sur la base d'informations errones. Une base de donnes bien conue est une base de donnes qui : Rpartit les informations dans des tables ddies des sujets prcis afin d'viter la redondance des donnes. Fournit Access les informations ncessaires pour lier les informations dans les tables.
Garantit l'exactitude et l'intgrit des informations. Rpond vos besoins en termes de traitement des donnes et de cration d'tats.
Le processus de conception Le processus de conception se compose des tapes suivantes : Dterminer les objectifs de la base de donnes Cette tape vous aide vous prparer pour les tapes restantes. Rechercher et organiser les informations requises Rassembler tous les types d'informations que vous souhaitez stocker dans la base de donnes, tels que les noms de produit et les numros de commande. Rpartir les informations dans des tables Rpartissez vos lments d'information en entits ou sujets principaux, tels que Produits ou Commandes. Chaque sujet devient ensuite une table. Convertir des lments d'information en colonnes Choisissez les informations que vous souhaitez stocker dans chaque table. Chaque lment d'information devient un champ et est affich sous la forme d'une colonne dans la table. Par exemple, une table Employs peut contenir des champs du type Nom et Date d'embauche. Dfinir des cls primaires Choisissez la cl primaire de chaque table. La cl primaire est une colonne qui sert identifier de faon unique chaque ligne par exemple, une colonne Numro de produit ou Numro de commande. Dfinir les relations entre tables tudiez chaque table et dterminez de quelle faon les donnes d'une table sont lies aux donnes des autres tables. Ajoutez des champs aux tables ou crez de nouvelles tables pour clarifier les relations, le cas chant. Affiner la structure Analysez votre conception et recherchez les erreurs qu'elle peut contenir. Crez les tables et ajoutes des enregistrements contenant des donnes exemple. Vrifiez si vous obtenez les rsultats attendus des tables cres. Apportez des modifications en consquence. Appliquer les rgles de normalisation Appliquez les rgles de normalisation des donnes pour vrifier si vos tables sont structures correctement. Si ncessaire, apportez des modifications.
Dterminer les objectifs d'utilisation de la base de donnes Il est conseill de noter par crit l'objectif de la base de donnes : quoi va-t-elle servir, comment souhaitez-vous l'utiliser et qui l'utilisera. Dans le cas d'une base de donnes de petite taille conue pour une utilisation domestique, vous pouvez noter quelque chose du type : la base de donnes contient des informations relatives aux clients, lesquelles permettront de raliser des publipostages et de crer des tats. Si la base de donnes est plus complexe et si elle est utilise par plusieurs personnes, ce qui est souvent le cas dans les entreprises, l'objectif peut facilement tre exprim dans un ou plusieurs paragraphes et il doit prciser quel moment la base de donnes sera utilise et comment chaque personne devra l'utiliser. Le but tant de fournir un expos le plus prcis possible auquel il pourra tre fait rfrence tout au long du processus de conception. Une fois cet expos tabli, il vous est ensuite possible de vous concentrer sur les objectifs atteindre lorsque vous devez prendre des dcisions.
Rechercher et organiser les informations requises Pour rechercher et organiser les informations ncessaires, commencez par les informations existantes. Par exemple, si vous conservez vos bons de commande dans un registre ou si vous conservez les informations client sur des formulaires papier classs dans une armoire, rassemblez ces documents et tablissez la liste de chaque type d'information (par exemple, de chaque zone complter dans les formulaires). Si vous ne possdez aucun formulaire, imaginez alors que vous devez en concevoir un pour enregistrer les informations client. Quelles informations envisageriez-vous de noter sur ce formulaire ? Quelles cases souhaiterez-vous crer ? Identifiez chacun de ces lments et tablissez-en la liste. Supposez par exemple que la liste de vos clients se prsente actuellement sous la forme de fichez. Si vous tudiez ces fiches, vous constaterez qu'elles mentionnent toutes un nom, une adresse, une ville, un code postal et un numro de tlphone. Chacun de ces lments peut constituer une colonne potentielle dans une table. Lorsque vous prparez cette liste, ne vous proccupez pas encore de sa perfection. Proccupez-vous plutt d'tablir la liste de chaque lment qui vous vient l'esprit. Si d'autres personnes doivent utiliser la base de donnes, suggrez-leur de vous donner des ides. Vous pourrez affiner cette liste ultrieurement. Penchez-vous ensuite sur le type d'tats ou de publipostages que vous souhaitez crer partir de la base de donnes. Par exemple, vous pouvez envisager de crer un tat des ventes montrant les ventes par rgion ou un tat du stock qui montre les niveaux du stock par produit. Vous pouvez galement souhaiter gnrer des lettres envoyer aux clients pour leur annoncer un vnement commercial ou une promotion. Imaginez quoi pourrait ressembler cet tat. Quelles informations doivent y figurer ? tablissez une liste contenant chaque lment. Procdez de la mme faon pour les lettres et pour tout autre tat que vous envisagez de crer.
Le fait de rflchir aux tats et aux publipostages que vous souhaitez crer, vous permet d'identifier les lments dont vous aurez besoin dans votre base de donnes. Supposez par exemple, que vous offrez aux clients la possibilit de recevoir ou non des mises jour priodiques par courrier lectronique et que vous souhaitez le listing des clients qui ont opt pour la rception de cette mise jour. Pour enregistrer cette information, vous ajoutez une colonne Envoyer courrier lectronique dans la table des clients. Pour chaque client, vous pouvez affecter la valeur Oui ou Non. La ncessit d'envoyer des messages lectroniques aux clients implique d'enregistrer un autre lment d'information. Une fois que vous avez enregistr le fait qu'un client souhaite tre averti par message lectronique, vous devez vous procurer son adresse de messagerie. Par consquent, vous devez enregistrer une adresse de messagerie pour chaque client. Il convient de crer un prototype pour chaque tat ou listing et de se pencher sur les lments d'information ncessaires pour les produire. Par exemple, lorsque vous rflchissez la lettre type, plusieurs choses vont vous venir l'esprit. Vous souhaiterez certainement y faire figurer une salutation et par exemple, une chane du type M. , Mme ou Melle . Vous devrez donc crer un lment de salutation. Par ailleurs, vous souhaiterez galement commencer la lettre par Cher M. Dupont et non par Cher M. Jean Dupont . Cela signifie donc que vous devrez stocker le nom de famille sparment du prnom. Il est important de noter que les informations doivent tre scindes en plusieurs parties utiles. Dans le cas d'un nom, pour faire en sorte de pouvoir utiliser uniquement le nom, vous diviserez le nom en deux parties le prnom et le nom. Afin de trier un tat par nom par exemple, il est utile de stocker le nom des clients sparment. En rgle gnrale, si vous souhaitez trier, rechercher, calculer ou crer des tats bass sur un lment d'information seulement, vous devez stocker cet lment dans un champ qui lui est propre. tablissez la liste des questions auxquelles vous souhaitez rpondre en vous aidant de la base de donnes. Par exemple, quel montant s'lvent les ventes de votre produit vedette en clture le mois dernier ? Quel est le lieu d'habitation de vos meilleurs clients ? Qui est le fournisseur du produit qui enregistre les meilleures ventes ? En anticipant ainsi, vous pourrez rduire le nombre d'lments ajouter dans la base de donnes. Une fois ces informations collectes, vous tes prt passer l'tape suivante.
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Rpartir des informations dans des tables
Pour rpartir les informations dans des tables, vous devez dcider quels sont les entits et les sujets principaux. Par exemple, aprs avoir collect et organis les informations pour une base de donnes dans laquelle sont enregistres les ventes de produits, la liste de dpart pourrait ressembler ce qui suit :
Les entits principales notes ici sont : les produits, les fournisseurs, les clients et les commandes. Il est par consquent logique de commencer avec quatre tables pour stocker les faits concernant les produits, les fournisseurs, les clients et les commandes. Bien que cela ne suffise pas crer une liste complte, c'est un point de dpart. Vous pouvez continuer affiner cette liste jusqu' ce que vous soyez satisfait du modle obtenu. Lorsque vous consultez cette premire liste, vous pouvez tre tent de placer tous les lments d'informations dans une seule et mme table au lieu de les stocker dans quatre tables comme le montre l'illustration prcdente. Vous allez apprendre ici pourquoi cette ide est mauvaise. Penchezvous un moment sur la table reprsente ici :
Dans le cas prsent ici, chaque ligne contient des informations relatives la fois un produit et ses fournisseurs. tant donn que vous pouvez avoir plusieurs produits pour un mme fournisseur, le nom et l'adresse de ce fournisseur devront tre rpts plusieurs fois, ce qui utilise de l'espace disque inutilement. En enregistrant les informations du fournisseur une seule fois dans une table distincte appele Fournisseurs et en liant cette table la table Produits, vous adoptez une bien meilleure solution. Le deuxime problme que pose votre conception est li la modification des informations des fournisseurs. Supposez par exemple, que vous deviez modifier l'adresse d'un fournisseur. Cette adresse
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tant rpte en plusieurs endroits, vous risquez de la modifier dans une table et d'oublier de la modifier dans les autres. Ce problme est limin si vous enregistrez l'adresse dans une seule table. Lorsque vous concevez votre base de donnes, essayez toujours d'enregistrer chaque fait une seule fois. Si vous constatez que vous rptez une mme information dans plusieurs endroits, telle que l'adresse d'un fournisseur, placez cette information dans une table distincte.
Enfin, supposez qu'un seul produit soit fourni par Le Cru Coho et que vous souhaitiez supprimer le produit tout en conservant le nom et l'adresse du fournisseur. Comment pourrez-vous supprimer le produit sans perdre galement les informations relatives au fournisseur ? Vous ne pourrez pas. tant donn que chaque enregistrement contient des faits sur un produit et des faits sur un fournisseur, vous ne pouvez pas en supprimer un sans supprimer l'autre. Pour que ces faits soient spars, vous devez diviser la table en deux : une table pour les informations produit et une table pour les informations fournisseur. La suppression d'un produit entranera uniquement la suppression des faits concernant ce produit et non les faits concernant le fournisseur. Une fois que vous avez choisi le sujet qu'une table doit reprsenter, les colonnes de cette table doivent alors stocker des faits concernant uniquement ce sujet. Par exemple, la table des produits doit stocker des faits sur des produits. tant donn que l'adresse d'un fournisseur est un fait concernant un fournisseur et non un fait concernant un produit, elle doit tre stocke dans la table des fournisseurs.
Convertir des lments d'information en colonnes Afin de dterminer quelles colonnes doivent constituer une table, vous devez choisir les informations que vous souhaitez suivre concernant le sujet enregistr dans la table. Par exemple, la table Clients peut tre constitue, pour commencer, des colonnes Nom, Adresse, Ville, Code postal, Envoyer courrier lectronique, Salutation et Adresse de messagerie. Chaque enregistrement de la table contient le mme jeu de colonnes et vous pouvez donc stocker les informations Nom, Adresse, Ville, Code postal, Envoyer courrier lectronique, Salutation et Adresse de messagerie pour chaque enregistrement. Par exemple, la colonne Adresse contient les adresses du client. Chaque enregistrement contient des donnes sur un seul client et le champ d'adresse contient l'adresse de ce client. Une fois que vous avez dtermin le premier jeu de colonnes pour chaque table, vous pouvez affiner davantage les colonnes. Par exemple, cela a plus de sens de stocker le nom du client dans deux colonnes distinctes : Nom et Prnom, ce qui permet d'appliquer un tri, d'effectuer des recherches ou d'indexer une colonne seulement. De la mme faon, comme l'adresse se compose de quatre lments spars (l'adresse, la ville, le code postal et le pays), il est logique de stocker ces lments dans des colonnes distinctes. Si vous souhaitez effectuer une recherche, appliquer un filtre ou un tri par ville par exemple, vous devrez ncessairement stocker cet lment d'information dans une colonne spare. Vous devez galement vous demander si les informations stockes dans la base de donnes seront uniquement locales ou galement internationales. Par exemple, si vous envisagez de stocker des adresses internationales, il est prfrable de crer une colonne Zone gographique plutt qu'une colonne Dpartement car il vous sera ainsi possible de stocker la fois des informations concernant les dpartements et les rgions d'autres pays. La liste suivante prsente des conseils pour vous aider dterminer les colonnes qui constitueront votre base de donnes.
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Ne pas inclure de donnes calcules
Dans la majorit des cas, il est conseill de ne pas stocker le rsultat de calculs dans les tables. Vous devez au contraire laisser Access effectuer ces calculs. Supposez par exemple, qu'un tat Produits en commande affiche le sous-total des units en commande pour chaque catgorie de produit stocke dans la base de donnes et qu'il n'existe cependant aucune colonne Sous-total des units en commande dans aucune des tables, mais qu'il existe par contre dans la table Produits, une colonne Units en commande qui stocke les units en commande pour chaque produit. Access utilise ces donnes pour calculer le sous-total demand chaque fois que vous imprimez cet tat. Le sous-total lui-mme ne doit pas tre stock dans une table. Stocker la plus petite partie logique d'information Vous pouvez tre tent de stocker dans un seul et mme champ des noms complets de personnes ou des noms de produits et leurs descriptions. Si vous combinez plusieurs types d'informations dans un mme champ, il sera difficile par la suite d'extraire des faits individuellement. Essayez donc de dcomposer les informations en parties logiques et crez par exemple des champs spars pour le nom et le prnom ou pour le nom du produit, sa catgorie et sa description.
Une fois que vous avez atteint un degr de prcision suffisant pour les colonnes de donnes des tables, vous tes prt choisir la cl primaire de chaque table.
Dfinir des cls primaires Chaque table contient une colonne ou un jeu de colonnes qui identifie de faon unique chaque ligne stocke dans la table. Il s'agit souvent d'un numro d'identification unique tel qu'un numro d'employ ou un numro de srie. Dans la terminologie des bases de donnes, cette information est appele cl primaire de la table. Access utilise des champs de cls primaires pour associer rapidement des donnes issues de plusieurs tables et pour les rassembler pour votre usage.
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Si vous utilisez dj un identificateur unique pour une table, tel qu'un numro de produit qui identifie de faon unique chaque produit d'un catalogue, vous pouvez l'utiliser comme cl primaire de la table mais uniquement si les valeurs de cette colonne seront toujours diffrentes pour chaque enregistrement. Une cl primaire ne peut pas contenir de valeurs en double. Par exemple, n'utilisez pas des noms de personnes comme cl primaire car les noms ne sont pas uniques. Il est courant de compter dans la mme table deux personnes portant le mme nom. Une cl primaire doit toujours contenir une valeur. Si la valeur d'une colonne risque un moment donn de ne plus tre attribue ou d'tre inconnue (valeur manquante), elle ne pourra pas tre utilise en tant que composant dans une cl primaire. Il est conseill de toujours choisir une cl primaire dont la valeur ne sera pas amene changer. Dans une base de donnes contenant plusieurs tables, la cl primaire d'une table peut tre utilise comme rfrence dans les autres tables. Si la cl primaire est modifie, la modification doit tre apporte dans l'ensemble des tables dans lesquelles elle est rfrence. Le fait d'utiliser une cl primaire qui ne doit pas changer, rduit le risque que cette cl primaire ne soit plus synchronise avec les autres tables dans lesquelles elle est rfrence. Les numros uniques arbitraires sont souvent utiliss comme cl primaire. Vous pouvez par exemple, attribuer chaque commande un numro de commande unique, l'objectif unique de ce numro de commande tant d'identifier une commande. Une fois attribu, ce numro ne change jamais. Si vous ne pensez aucune colonne ou ensemble de colonnes en particulier pouvant tre utilis comme cl primaire, envisagez d'utiliser une colonne dont les donnes sont du type NumroAuto. Lorsque vous utilisez le type de donnes NumroAuto, Access attribue automatiquement une valeur votre place. Un identificateur de ce type n'est li aucun fait ; il ne contient aucune information factuelle dcrivant la ligne qu'il reprsente. Ces identificateurs conviennent parfaitement comme cl primaire car ils ne changent pas. Une cl primaire qui contient des faits relatifs une ligne un numro de tlphone ou un nom de client par exemple est plus susceptible de changer, car les informations factuelles peuvent changer.
Une colonne dont le type de donnes est NumroAuto peut souvent servir de cl primaire. Aucun numro de produit n'est identique.
Dans certains cas, vous pourrez souhaiter utiliser plusieurs champs pour constituer la cl primaire d'une table. Par exemple, une table Dtails des commandes qui stocke des articles pour des commandes pourra utiliser deux colonnes dans sa cl primaire : la colonne Numro de commande et la colonne Numro de produit. Lorsqu'une cl primaire se compose de plusieurs colonnes, on parle de cl composite.
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Pour la base de donnes dans laquelle sont enregistres les ventes de produits, vous pouvez crer une colonne NumroAuto pour chaque table devant tre utilise comme cl primaire : Numro de produit pour la table Produit, Numro de commande pour la table Commande, Numro de client pour la table Clients et Numro de fournisseur pour la table Fournisseurs.
Crer les relations entre tables Maintenant que vous avez rparti vos informations dans des tables, vous devez trouver le moyen de les rassembler de faon cohrente. Le formulaire suivant inclut par exemple des informations issues de plusieurs tables.
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Les informations de ce formulaire proviennent de la table Clients... ...de la table Employs... ...de la table Commandes... ...de la table Produits... ...et de la table Dtails des commandes.
Access est un systme de gestion de base de donnes relationnelles. Dans une base de donnes relationnelles, les informations sont rparties dans des tables spares, bases sur des sujets. Les relations entre les tables servent ensuite rassembler les informations, selon les besoins.
Cration d'une relation un--plusieurs Penchez-vous sur cet exemple : les tables Fournisseurs et Produits de la base de donnes des commandes de produits. Un fournisseur peut fournir n'importe quel nombre de produits. Par consquent, pour tout fournisseur reprsent dans la table Fournisseurs, il peut exister plusieurs produits reprsents dans la table Produits. La relation entre la table Fournisseurs et la table Produits est donc une relation un--plusieurs.
Pour reprsenter une relation un--plusieurs dans votre base de donnes, prenez la cl primaire du ct un de la relation et ajoutez-la comme colonne supplmentaire dans la table du ct plusieurs de la relation. Dans ce cas par exemple, vous ajouteriez la colonne Numro de fournisseur de la table Fournisseurs dans la table Produits. Access peut ensuite utiliser le numro d'identification de la table Produits pour trouver le fournisseur correspondant chaque produit. La colonne Numro de fournisseur dans la table Produits est appele une cl trangre. Une cl trangre est la cl primaire d'une autre table. La colonne Numro de fournisseur de la table Produits est dite cl trangre car elle est galement la cl primaire dans la table Fournisseurs.
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Pour joindre des tables lies, vous devez tablir des paires de cls primaires et de cls trangres. Si vous ne savez pas exactement quelles tables doivent partager une colonne commune, identifiez une relation un--plusieurs pour vous assurer que les deux tables concernes ncessitent en effet une colonne partage.
Cration d'une relation plusieurs--plusieurs Prenez l'exemple d'une relation entre une table Produits et une table Commandes. Une commande peut porter sur plusieurs produits et un mme produit peut figurer dans plusieurs commandes. Par consquent, pour un enregistrement dans la table Commandes, il peut en exister plusieurs dans la table Produits et pour un enregistrement dans la table Produits, il peut en exister plusieurs dans la table Commandes. Ce type de relation est appele une relation plusieurs--plusieurs car pour un produit, il peut exister plusieurs commandes et une commande, peuvent correspondre plusieurs produits. Notez que pour dterminer la prsence de relations plusieurs--plusieurs entre des tables, il est important d'tudier les deux cts de la relation. Les sujets des deux tables commandes et produits sont lies par une relation plusieurs-plusieurs. Cela pose un problme. Pour comprendre ce problme, imaginez ce qu'il se passerait si vous tentiez de crer une relation entre ces deux tables en ajoutant le champ Numro de produit dans la table Commandes. Pour avoir plusieurs produits par commande, vous devez avoir plusieurs enregistrements par commande dans la table Commandes. Il vous faudra alors rpter les informations de la commande pour chaque ligne des commandes, ce qui aboutira des tables inefficaces et risquera de poser des problmes d'inexactitude des donnes. Le mme problme se posera si vous placez le champ Numro de commande dans la table Produits vous aurez plusieurs enregistrements dans la table Produits pour chaque produit. Comment pourrez-vous contourner ce problme ? La solution consiste crer une troisime table, souvent appele une table de jointure, qui scinde la relation plusieurs--plusieurs en deux relations un--plusieurs. Vous devez ajouter la cl primaire de
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chacune des deux tables dans la troisime table. La troisime table stocke ainsi chaque occurrence ou instance de la relation.
Chaque enregistrement dans la table Dtails de la commande reprsente un article d'une commande. La cl primaire de la table Dtails de la commande compte deux champs les cls trangres des tables Commandes et Produits. L'utilisation du champ Numro de commande seul, ne convient pas comme cl primaire pour cette table, car une mme commande peut compter plusieurs articles. Le numro de commande est rpt pour chaque article d'une commande et le champ ne contient donc pas de valeurs uniques. L'utilisation du champ Numro de produit seul ne convient pas non plus car un produit peut figurer dans plusieurs commandes diffrentes. Ensemble cependant, ces deux champs produisent toujours une valeur unique pour chaque enregistrement. Dans la base de donnes dans laquelle sont enregistres les ventes de produits, la table Commandes et la table Produits ne sont pas lies l'une l'autre directement. Elles sont au contraire lies indirectement par l'intermdiaire de la table Dtails de la commande. La relation plusieurs--plusieurs entre les commandes et les produits est reprsente dans la base de donnes en utilisant deux relations un--plusieurs : La table Commandes et la table Dtails de la commande sont lies par une relation un--plusieurs. Chaque commande peut porter sur plusieurs articles, mais chaque article est li une seule commande. La table Produits et la table Dtails de la commande sont lies par une relation un--plusieurs. Chaque produit peut tre associ plusieurs articles, mais chaque article correspondant un seul produit. partir de la table Dtails de la commande, vous pouvez dterminer tous les produits qui doivent figurer sur une commande en particulier. Vous pouvez galement dterminer toutes les commandes ralises pour un produit en particulier. Lorsque la table est intgre la table Dtails de la commande, la liste des tables et des champs peut ressembler ce qui suit :
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Cration d'une relation un--un Il existe un autre type de relation, la relation un--un. Supposez par exemple, que vous deviez enregistrer d'autres informations complmentaires trs spcifiques pour un produit et que vous utiliserez rarement ces informations ou qu'elles ne concerneront que quelques produits. tant donn que vous n'aurez pas souvent besoin de ces informations et que leur enregistrement dans la table Produits impliquerait la prsence d'espaces vides pour les produits auxquels elles ne s'appliquent pas, vous placerez ces informations dans une table distincte. Tout comme pour la table Produits, vous utilisez la colonne Numro de produit comme cl primaire. La relation entre cette table supplmentaire et la table Produits est une relation un--un. Pour chaque enregistrement dans la table Produits, il existe un seul enregistrement dans la table supplmentaire. Lorsque vous identifiez une relation de ce type, les deux tables doivent partager un champ commun. Lorsque vous dterminez le besoin d'tablir une relation un--un dans votre base de donnes, demandez-vous si vous pouvez placer dans une mme table les informations des deux tables. Vous pouvez ne pas souhaiter procder ainsi pour une raison quelconque par exemple, parce que cela crerait trop d'espaces vides. Voici comment vous pouvez reprsenter cette relation : Si les deux tables possdent le mme sujet, vous pouvez probablement tablir la relation en utilisant la mme cl primaire dans les deux tables. Si les deux tables possdent des sujets diffrents avec des cls primaires diffrentes, choisissez l'une des tables et ajoutez sa cl primaire dans l'autre table en tant que cl trangre. En dterminant les relations qui existent entre des tables, vous vous assurez par l-mme que vous disposez des tables et des colonnes appropries. Lorsqu'une relation un--un ou un--plusieurs existe, les tables impliques doivent partager une ou plusieurs colonnes en commun. Lorsqu'une relation plusieurs--plusieurs existe, une troisime table est ncessaire pour reprsenter la relation.
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Affiner la structure Une fois que vous avez cr les tables, les champs et les relations ncessaires, vous devez remplir vos tables de donnes exemple pour tester leur fonctionnement : crer des requtes, ajouter des enregistrements, etc. Ces tests permettent de mettre en vidence les ventuels problmes vous pourrez par exemple dcouvrir cette occasion que vous devez ajouter une colonne que vous avez oublie d'ajouter au moment de la conception ou bien que vous devez scinder une table en deux pour supprimer des doublons. Utilisez la base de donnes pour vrifier si vous obtenez les rponses attendues. Crez des formulaires et des tats brouillons et vrifiez s'ils contiennent les donnes attendues. Recherchez les doublons inutiles et si vous en trouvez, modifiez la conception de votre base de donnes pour les liminer. Lors des essais de votre premire base de donnes, vous dcouvrirez certainement des occasions pour apporter des amliorations. Voici quelques lments vrifier : N'avez-vous oubli aucune colonne ? Si oui, demandez-vous si les informations appartiennent aux tables existantes ? Si ces informations concernent d'autres sujets, vous devrez peut-tre crer une autre table. Crez une colonne pour chaque lment d'information ncessaire. Si les donnes ne peuvent pas tre calcules partir d'autres colonnes, vous aurez trs probablement besoin d'une nouvelle colonne. Certaines colonnes ne sont-elles pas inutiles puisqu'elles peuvent tre calcules partir de champs existants ? Si un lment d'information peut tre calcul partir d'autres colonnes existantes une remise calcule partir d'un prix au dtail par exemple il est gnralement prfrable de le calculer au lieu de crer une nouvelle colonne. Rptez-vous la saisie de donnes dans l'une de vos tables ? Si oui, vous avez probablement besoin de scinder votre table en deux tables lies par une relation un--plusieurs. Possdez-vous des tables contenant plusieurs champs, un nombre limit d'enregistrements et beaucoup de champs vides dans certains enregistrements ? Si oui, envisagez de reconcevoir la table de faon ce qu'elle contienne moins de champs et plus d'enregistrements. Les lments d'information ont-ils t diviss en petites parties logiques ? Si vous devez crer des tats, effectuer des tris, des recherches ou des calculs sur un lment d'information en particulier, placez-le dans une colonne qui lui est propre. Chaque colonne contient-elle un fait sur le sujet de la table ? Si une colonne ne contient pas d'informations sur le sujet de la table, cela signifie qu'elle doit appartenir une autre table. Les relations entre les tables sont-elles bien toutes reprsentes soit par des champs en commun, soit par une troisime table ? Les relations un--un et un--plusieurs impliquent l'existence de colonnes communes. Les relations plusieurs--plusieurs ncessitent une troisime table. Affinement de la table Produits Supposez les produits de la base de donnes enregistrant les ventes de produits appartiennent tous une catgorie gnrale du type Boissons, Condiments ou Fruits de mer. La table Produits peut inclure un champ qui indique la catgorie de chaque produit. Supposez qu'aprs avoir tudi puis affin la conception de la base de donnes, vous dcidez de stocker une description de la catgorie en plus de son nom. Si vous ajoutez un champ Description de la catgorie dans la table Produits, vous devrez rpter la description de la catgorie pour tous les produits qui appartiennent cette catgorie et cette solution n'est pas idale.
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La meilleure solution consiste dfinir la catgorie comme sujet de la base de donnes et de lui ddier sa propre table avec sa propre cl primaire. Vous pouvez ensuite ajouter la cl primaire de la table Catgories dans la table Produits, en tant que cl trangre. Les tables Catgories et Produits sont lies par une relation un--plusieurs : une catgorie peut inclure plusieurs produits, mais un produit peut appartenir une seule catgorie. Lorsque vous passez en revue la structure de vos tables, recherchez les groupes qui se rptent. Prenez l'exemple d'une table qui contient les colonnes suivantes : Numro de produit Nom Numro de produit 1 Nom 1 Numro de produit 2 Nom 2 Numro de produit 3 Nom 3 Ici, chaque produit correspond un groupe de colonnes qui diffre des autres uniquement par le numro ajout la fin du nom de colonne. Si vous trouvez des colonnes numrotes de cette faon, vous devez modifier la conception de votre base de donnes. Une conception de ce type prsente plusieurs imperfections. Tout d'abord, elle oblige dfinir une limite suprieure dans le nombre de produits. Ds que cette limite est dpasse, vous devez ajouter un nouveau groupe de colonnes la structure de tables, ce qui reprsente une tche administrative lourde. Cette conception pose un autre problme car il y aura une perte d'espace pour les fournisseurs pour lesquels existe un nombre de produits maximal infrieur, puisque les colonnes supplmentaires seront vides. Le problme le plus important que pose cette conception est qu'il est difficile d'effectuer un grand nombre de tches telles que le tri ou l'indexation de la table par numro ou non de produit. Ds que vous constatez que des groupes sont rpts, repassez attentivement la conception en revue et envisagez de scinder la table en deux. Dans l'exemple ci-dessus, il est prfrable d'utiliser deux tables, une pour les fournisseurs et une pour les produits, lies par numro de fournisseur.
Appliquer les rgles de normalisation Vous pouvez ensuite appliquer des rgles de normalisation des donnes (parfois appeles simplement rgles de normalisation ). Ces rgles permettent de s'assurer que la structure des tables est correcte. Le processus qui consiste appliquer des rgles la conception de la base de donnes est appel normalisation de la base de donnes ou simplement normalisation . Il est particulirement utile d'appliquer une normalisation aprs avoir reprsent tous les lments d'informations et aprs avoir atteint une conception prliminaire. L'ide tant de s'assurer que vous avez rparti les lments d'informations dans les tables appropries. Ce que ne permet pas la normalisation, c'est de s'assurer que vous disposez de tous les lments d'information ncessaires.
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Les rgles s'appliquent successivement, chaque tape pour s'assurer que votre conception a bien atteint les formes connues sous le nom de formes normales . On reconnat cinq formes normales. Cet article dcrit les trois premires car il s'agit de celles qui sont ncessaires pour la majorit des bases de donnes. Premire forme normale
La premire forme normale tablit qu' l'intersection entre chaque ligne et chaque colonne de la table, il existe une valeur unique et jamais une liste de valeurs. Par exemple, vous ne pouvez pas avoir un champ appel Tarif si vous y placez plusieurs prix. Reprsentez-vous chaque intersection de lignes et de colonnes comme une cellule ne pouvant contenir qu'une seule valeur. Deuxime forme normale La deuxime forme normale est atteinte si chaque colonne non cl est entirement dpendante de toute la cl primaire et pas uniquement d'une partie de la cl. Cette rgle s'applique lorsque la cl primaire est compose de plusieurs colonnes. Par exemple, supposez que vous disposez d'une table contenant les colonnes suivantes et o les colonnes Numro de commande et Numro de produit forment la cl primaire : Numro de commande (cl primaire) Numro de produit (cl primaire) Nom de produit Cette conception viole la deuxime forme normale car la colonne Nom de produit est dpendante de la colonne Numro de produit mais non de la colonne Numro de commande et elle n'est donc pas dpendante de toute la cl primaire. Vous devez supprimer la colonne Nom de produit de la table. Elle appartient une autre table (Produits). Troisime forme normale La troisime forme normale ncessite non seulement que les colonnes non cl soient dpendantes de toute la cl primaire, mais aussi qu'elles soient indpendantes les unes des autres. Pour le formuler autrement, chaque colonne non cl doit tre dpendante de la cl primaire et de rien d'autre que la cl primaire. Supposez par exemple, que vous disposiez d'une table contenant les colonnes suivantes : Numro de produit (cl primaire) Nom Prix de vente conseill Remise Considrez que la colonne Remise dpend de la colonne Prix de vente conseill. Cette table ne respecte pas la troisime forme normale car une colonne non cl, Remise, est dpendante d'une autre colonne non cl, la colonne Prix de vente conseill. L'indpendance des colonnes implique que vous devez pouvoir modifier une colonne non cl sans incidence sur les autres colonnes. Si vous modifiez une valeur dans la colonne Prix de vente conseill, la colonne Remise se modifie en consquence et viole ainsi cette rgle. Dans ce cas, la colonne Remise doit tre dplace dans une autre table qui est indexe la colonne Prix de vente conseill.
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Guide pour l'interface utilisateur Access 2007
Vue d'ensemble Prise en main de Microsoft Office Access Ruban Volet de navigation Documents onglets Barre d'tat Minibarre d'outils Aide
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Vue d'ensemble
La nouvelle interface utilisateur de Office Access 2007 comprend divers lments rgissant l'interaction entre l'utilisateur et le produit. Ces nouveaux lments ont t choisis pour faciliter l'apprentissage et l'utilisation d'Access, ainsi que l'accs aux commandes souhaites. Grce cette conception revisite, vous dcouvrirez peut-tre des fonctionnalits qui, sans cela, auraient pu vous chapper, dissimules sous plusieurs niveaux de barres d'outils et de menus. En outre, vous serez oprationnel plus vite grce la nouvelle page intitule Prise en main de Microsoft Office Access , qui vous donne un accs instantan la nouvelle prise en main, avec notamment sa suite de modles professionnels. L'lment le plus important de la nouvelle interface s'appelle le ruban qui fait partie de l'Interface utilisateur Microsoft Office Fluent. Le ruban est la bande horizontale situe tout en haut de la fentre du programme et qui contient des groupes de commandes. Le ruban Office Fluent remplace essentiellement les menus et les barres d'outils, et constitue l'emplacement central o sont regroupes toutes les commandes. Sur le ruban se trouvent les onglets dans lesquels les commandes sont organises de faon trs logique. Dans Office Access 2007, les principaux onglets du ruban sont les suivants : Accueil, Crer, Donnes externes et Outils de base de donnes. Chaque onglet contient des groupes de commandes connexes, qui comportent une partie des nouveaux lments de l'interface utilisateur, comme la galerie (nouveau type de contrle qui offre une reprsentation visuelle de la slection effectue). Les principaux lments de la nouvelle interface utilisateur dans Office Access 2007 sont les suivants : Prise en main de Microsoft Office Access Cette page s'affiche lorsque vous dmarrez Access depuis le menu Dmarrer dans Windows ou depuis un raccourci sur le Bureau. Le ruban Office Fluent Zone horizontale situe en haut de la fentre du programme et qui permet de choisir les commandes. Onglet de commandes Regroupe les commandes de faon logique. Onglet de commandes contextuel Onglet de commandes affich en fonction du contexte, savoir de l'objet que vous utilisez ou de la tche que vous effectuez. Galerie Contrle qui offre une reprsentation visuelle d'une slection, afin que vous puissiez juger du rsultat. Barre d'outils Accs rapide Barre d'outils standard unique, situe dans le ruban, qui permet d'accder l'aide d'un seul clic la plupart des commandes requises, par exemple Enregistrer et Annuler. Volet de navigation Zone gauche de la fentre qui comprend les objets de base de donnes. Le volet de navigation remplace la fentre Base de donnes des versions antrieures d'Access. Documents onglets Les tables, requtes, formulaires, tats, pages et macros sont affiches sous la forme de documents onglets. Barre d'tat Barre situe en bas de la fentre du programme et comportant des informations d'tat ainsi que les boutons de changement de mode d'affichage. Minibarre d'outils lment qui s'affiche en transparence au-dessus du texte slectionn pour faciliter la mise en forme du texte.
Prise en main de Microsoft Office Access La page Prise en main de Microsoft Office Access s'affiche lorsque vous dmarrez Office Access 2007 partir du menu Dmarrer de Windows ou d'un raccourci sur le Bureau (mais pas si vous cliquez directement sur une base de donnes). Cette page vous indique la marche suivre pour la prise en main de Office Access 2007.
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Par exemple, vous pouvez crer une base de donnes vide, crer une base de donnes partir d'un modle ou ouvrir une base de donnes rcente (si vous avez dj ouvert des bases de donnes). Vous pouvez galement accder directement au site de Microsoft Office Online pour en savoir plus sur Microsoft Office System 2007 et Office Access 2007. Vous pouvez en outre cliquer sur le bouton Microsoft Office et utiliser le menu pour ouvrir une base de donnes existante.
Ouvrir une nouvelle base de donnes vide 1. Dmarrez Access partir du menu Dmarrer ou d'un raccourci. La page Prise en main de Microsoft Office Access s'affiche. 2. 3. 4. Dans la page Prise en main de Microsoft Office Access, sous Nouvelle base de donnes vide, cliquez sur Base de donnes vide. Dans le volet Base de donnes vide, dans la zone Nom de fichier, tapez un nom de fichier ou utilisez le nom par dfaut. Cliquez sur le bouton Crer. La nouvelle base de donnes est cre et une nouvelle table est ouverte en mode Feuille de donnes. Office Access 2007 fournit plusieurs modles intgrs. Vous pouvez en tlcharger d'autres sur le site Web de Microsoft Office Online. Qu'est-ce qu'un modle ? Dans Office Access 2007, il s'agit d'une base de donnes prdfinie comprenant des tables, des formulaires et des tats d'aspect professionnel. Les modles constituent un excellent point de dpart pour crer une base de donnes. Crer une nouvelle base de donnes partir d'un modle propos 1. Dmarrez Access partir du menu Dmarrer ou d'un raccourci.
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La page Prise en main de Microsoft Office Access s'affiche. 2. 3. 4.
5.
Dans la page Prise en main de Microsoft Office Access , sous Modles en ligne, cliquez sur un modle. Dans la zone Nom de fichier, tapez un nom de fichier ou utilisez le nom prdfini. Vous pouvez ventuellement activer la case cocher Cre et lie votre base de donnes un site Windows SharePoint Services si vous souhaitez vous connecter un site Windows SharePoint Services. Cliquez sur le bouton Crer -ouCliquez sur le bouton Tlcharger Access cre la nouvelle base de donnes partir du modle avant de l'ouvrir. Vous pouvez tlcharger d'autres modles directement sur le site Internet de Microsoft Office Online, partir de l'interface utilisateur de Office Access 2007. Crer une nouvelle base de donnes partir d'un modle Microsoft Office Online
1.
Dmarrez Access partir du menu Dmarrer ou d'un raccourci. La page Prise en main de Microsoft Office Access s'affiche.
2.
3. 4.
Dans la page Prise en main de Microsoft Office Access , dans le volet Catgories de modles, cliquez sur une catgorie, puis lorsque les modles de cette catgorie apparaissent, cliquez sur un modle. Dans la zone Nom de fichier, tapez un nom de fichier ou utilisez le nom prdfini. Cliquez sur le bouton Tlcharger. Access tlcharge le modle automatiquement, cre une nouvelle base de donnes en fonction de ce modle, le stocke dans votre dossier de documents (par exemple dans Mes documents) et ouvre la base de donnes. Lorsque vous ouvrez (ou que vous crez et ouvrez) une base de donnes, Access ajoute le nom de fichier et l'emplacement de la base de donnes une liste interne des derniers documents utiliss. Cette liste s'affiche dans la page Prise en main de Microsoft Office Access pour faciliter l'ouverture des dernires bases de donnes utilises. Ouvrir une base de donnes rcente
1. 2.
Dmarrez Access. Dans la page Prise en main de Microsoft Office Access , sous Ouvrir une base de donnes rcente, cliquez sur la base de donnes que vous souhaitez ouvrir. Access ouvre la base de donnes. Ouvrir une base de donnes l'aide du bouton Microsoft Office Access
1. 2.
Dmarrez Access. Cliquez sur le bouton Microsoft Office s'affiche dans le volet de droite du menu. , puis cliquez sur la base de donnes ouvrir, si elle
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-ou-
Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis cliquez sur Ouvrir. Lorsque la bote de dialogue Ouvrir s'affiche, entrez un nom de fichier et cliquez sur Ouvrir. La base de donnes s'ouvre.
Ruban Le ruban Office Fluent est le principal outil remplaant les menus et les barres d'outils ; il fournit l'interface de commande principale d'Office Access 2007. Un de ses avantages principaux est qu'il offre un emplacement o sont centraliss les tches et les points d'entre utiliss pour commander l'affichage des menus, des barres d'outils, des volets Office et de tous les autres composants de l'interface utilisateur. Cet espace unique donne ainsi accs toutes les commandes. Lorsque vous ouvrez une base de donnes, le ruban apparat en haut de la fentre principale d'Office Access 2007, et les commandes y sont affiches dans l'onglet de commandes actif.
Le ruban comporte une srie d'onglets contenant des commandes. Dans Office Access 2007 , les principaux onglets du ruban sont les suivants : Accueil, Crer, Donnes externes et Outils de base de donnes. Chaque onglet contient des groupes de commandes connexes, qui comportent une partie des nouveaux lments de l'interface utilisateur, comme la galerie (nouveau type de contrle qui offre une reprsentation visuelle de la slection). Les commandes du ruban dpendent de l'objet actif. Par exemple, si une table est ouverte en mode Feuille de donnes et si vous cliquez sur Formulaire dans l'onglet Crer sous le groupe Formulaires, Office Access 2007 cre le formulaire en fonction de la table active. En d'autres termes, le nom de la table active est entr dans la proprit Source du formulaire. Vous pouvez utiliser des raccourcis clavier avec le ruban. Tous les raccourcis clavier provenant des versions antrieures d'Access fonctionnent avec cette nouvelle version. Le systme d'accs au clavier remplace les touches d'accs rapide aux menus des versions antrieures d'Access. Ce systme utilise des petits indicateurs constitus d'une ou de plusieurs lettres qui apparaissent dans le ruban et indiquent quel raccourci clavier active le contrle associ. Lorsque vous avez slectionn un onglet de commandes, vous pouvez parcourir les commandes auxquelles il donne accs. Slectionner un onglet de commandes 1. Dmarrez Access.
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2.
Cliquez sur l'onglet souhait. ou
1. 2.
Dmarrez Access. Appuyez sur la touche ALT, puis relchez-la. Les touches acclratrices apparaissent.
3.
Appuyez sur la ou les touches acclratrices affiches dans ou en regard de l'onglet de commandes souhait. Vous pouvez excuter une commande de plusieurs faons. La mthode la plus rapide et la plus directe consiste utiliser le raccourci clavier associ la commande. Si vous connaissez le raccourci clavier utilis dans une version antrieure d'Access, sachez qu'il reste oprationnel dans Office Access 2007. Pour plus d'informations sur des raccourcis clavier, voir Raccourcis clavier pour Access. Excuter une commande
1. 2.
Dmarrez Access. Cliquez sur l'onglet contenant la commande souhaite. Le tableau suivant illustre des exemples reprsentatifs d'onglets et de commandes disponibles dans chaque onglet. Ces onglets et ces commandes varient en fonction de vos tches. Onglet de commandes Accueil Actions courantes
Slectionner un autre affichage. Copier et coller des donnes depuis le Presse-papiers. Dfinir les caractristiques de police actuelles. Dfinir l'alignement des polices actuel. Appliquer une mise en forme de texte enrichi un champ Mmo Utiliser des enregistrements (Actualiser, Nouveau, Enregistrer, Supprimer, Totaux, Orthographe, Autres). Trier et filtrer les enregistrements. Trouver des enregistrements.
Crer
Crer une table vide. Crer une table l'aide du modle de table. Crer une liste sur un site SharePoint et une table dans la base de donnes active qui tablit une liaison vers la liste nouvellement cre.
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Crer une table vide en mode Cration.
Crer un nouveau formulaire d'aprs la table ou la requte active. Crer un nouveau tableau ou graphique crois dynamique. Crer un tat d'aprs la table ou la requte active. Crer une nouvelle requte ou macro, un nouveau module ou module de classe. Donnes externes Importer ou lier aux donnes externes. Exporter des donnes. Rassembler et mettre jour les donnes par l'intermdiaire du courrier lectronique. Utiliser des listes SharePoint hors ligne. Crer des importations et des exportations enregistres. Dplacer certaines ou toutes les sections d'une base de donnes vers un site SharePoint nouveau ou existant. Outils de base de donnes Lancer Visual Basic Editor ou excuter une macro.
Crer et afficher des relations de table. Afficher/masquer les dpendances d'objet ou la feuille des proprits Excuter la documentation de base de donnes ou analyser les performances. Dplacer les donnes vers Microsoft SQL Server ou vers une base de donnes Access (tables uniquement). Excuter le Gestionnaire d'attaches. Grer les complments Access. Crer ou modifier un module Visual Basic pour Applications (VBA).
3.
Cliquez sur le contrle reprsentant la commande. Sinon, si vous connaissez le raccourci clavier correspondant la commande dans une version antrieure d'Access, entrez-le en utilisant le clavier. ou Appuyez sur la touche ALT, puis relchez-la. Les touches d'accs rapide apparaissent. Appuyez sur la ou les touches acclratrices associs la commande souhaite.
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Onglets de commandes contextuels
Outre les onglets de commande standard, Office Access 2007 utilise un nouvel lment de l'interface utilisateur dans Office Professionnel 2007 appel onglet de commandes contextuel. En fonction du contexte, c'est--dire de l'objet utilis et de l'action en cours, un ou plusieurs de ces onglets peuvent s'afficher en regard des onglets de commande standard.
Activer un onglet de commandes contextuel Cliquez sur l'onglet de commandes contextuel. ou 1. Appuyez sur la touche ALT, puis relchez-la. Les touches d'accs rapide apparaissent. 2. Appuyez sur la ou les touches d'accs rapide affiches dans ou en regard de l'onglet de commandes contextuel. Les onglets de commandes contextuels contiennent des commandes et des fonctionnalits utiliser dans un contexte spcifique. Lorsque vous ouvrez une table en mode Cration, les onglets contextuels contiennent les commandes qui s'appliquent uniquement lors de l'utilisation d'une table dans ce mode. De mme, lorsque vous ouvrez une table en mode Cration, un onglet de commandes contextuel appel Crer s'affiche en regard de l'onglet Outils avancs. Lorsque vous cliquez sur l'onglet Crer, le ruban affiche les commandes disponibles uniquement avec l'objet en mode Cration. Galeries La nouvelle interface utilisateur de Office Access 2007 comprend une autre nouvelle fonctionnalit, savoir un nouveau contrle appel galerie. Ce contrle a t conu pour fonctionner avec le ruban et pour mettre l'accent sur l'obtention des rsultats souhaits. Plutt que de se limiter l'affichage de commandes, la galerie affiche le rsultat de ces commandes. Elle offre une reprsentation visuelle des possibilits offertes par Office Access 2007 et des rsultats qu'il est possible d'obtenir, mettant l'accent sur ces rsultats plutt que sur les commandes elles-mmes.
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Les galeries se prsentent dans des formes et des tailles varies : une disposition en grille, une reprsentation droulante semblable un menu et mme une disposition intgre au ruban qui insre le contenu de la galerie du ruban. Masquer le ruban Vous aurez parfois besoin d'agrandir l'espace rserv la zone de travail. Pour cela, vous pouvez rduire le ruban afin de garder uniquement visible la barre, avec les onglets de commandes. Pour fermer le ruban, double-cliquez sur l'onglet de commandes actif. Pour le rouvrir, double-cliquez sur l'onglet de commandes actif. Masquer et restaurer le ruban 1. Double-cliquez sur l'onglet de commandes actif (l'onglet actif est celui qui est en surbrillance).
2.
Double-cliquez sur l'onglet de commandes actif pour restaurer le ruban. Barre d'outils Accs rapide La barre d'outils Accs rapide est par dfaut une petite zone en regard du ruban vous permettant d'accder aux commandes d'un seul clic. Le jeu de commandes par dfaut est constitu des commandes les plus frquemment utilises, notamment Enregistrer, Annuler et Rtablir. Cependant, vous pouvez personnaliser la barre d'outils Accs rapide pour y inclure vos commandes favorites, modifier son emplacement et la remplacer par la grande barre d'outils (par dfaut, c'est la petite barre d'outils qui s'affiche). La petite barre d'outils apparat en regard des onglets de commandes sur le ruban. Si vous choisissez la grande barre d'outils, celle-ci apparat sous le ruban et s'tend sur toute sa largeur.
Personnaliser la barre d'outils Accs rapide 1. 2. 3. 4. 5. Cliquez sur la flche droulante l'extrme droite de la barre d'outils. Cliquez sur le bouton Personnaliser la barre d'outils Accs rapide puis sur Autres commandes. Dans la bote de dialogue Options Access, slectionnez la ou les commandes que vous souhaitez ajouter, puis cliquez sur Ajouter. Pour supprimer une commande, mettez-la en surbrillance dans la liste de droite puis cliquez sur Supprimer. Vous pouvez galement double-cliquer sur la commande dans la liste. Cliquez sur OK lorsque vous avez termin. Volet de navigation Lorsque vous ouvrez une base de donnes ou en crez une nouvelle, les noms des objets qu'elle comprend s'affichent dans le volet de navigation. Parmi les objets de base de donnes, il faut citer les tables, les formulaires, les tats, les pages, les macros et les modules. Le volet de navigation remplace
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la fentre Base de donnes utilise dans les versions antrieures d'Access ; si vous effectuiez une tche l'aide de la fentre Base de donnes dans une prcdente version, vous pouvez prsent recourir au volet de navigation dans Office Access 2007. Par exemple, si vous souhaitez ajouter une ligne une table en mode Feuille de donnes, ouvrez cette table dans le volet de navigation.
Pour ouvrir un objet de base de donnes ou appliquer une commande l'un d'eux, cliquez avec le bouton droit sur cet objet et slectionnez une option de menu dans le menu contextuel. Les commandes du menu contextuel varient en fonction du type d'objet actif. Ouvrir un objet de base de donnes, tel qu'une table, un formulaire ou un tat Dans le volet de navigation, double-cliquez sur l'objet. ou Dans le volet de navigation, slectionnez l'objet puis appuyez sur la touche ENTRE. ou 1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur un objet.
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2.
Dans le menu contextuel, cliquez sur une option de menu.
Vous pouvez dfinir une option de manire ouvrir des objets l'aide d'un simple clic dans la bote de dialogue Options de navigation. Le volet de navigation classe les objets de base de donnes en catgories, constitues de groupes. Certaines catgories sont prdfinies, mais vous pouvez aussi crer vos propres groupes personnaliss. Le volet de navigation apparat par dfaut lorsque vous ouvrez une base de donnes dans Office Access 2007, y compris les bases de donnes cres dans des versions antrieures d'Access. Vous pouvez empcher l'affichage par dfaut du volet de navigation en dfinissant une option de programme. Les tapes suivantes expliquent comment procder. Pour afficher ou masquer le volet de navigation Cliquez sur le bouton dans l'angle suprieur droit du volet de navigation ( touche F11. Empcher l'affichage par dfaut du volet de navigation 1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis sur Options Access. ), ou appuyez sur la
La bote de dialogue Options Access s'affiche. 2. 3. Dans le volet gauche, cliquez sur Base de donnes active. Dans la section Navigation, dsactivez la case cocher Afficher le volet de navigation, puis cliquez sur OK. Pour plus d'informations sur le volet de navigation, voir l'article Guide pour le volet de navigation.
Documents onglets Office Access 2007 vous permet d'afficher des objets de base de donnes dans des documents onglets plutt que dans des fentres superposes. Dans le cadre d'une utilisation interactive quotidienne, vous prfrerez peut-tre l'interface de type documents onglets. Vous pouvez activer ou dsactiver les documents onglets en dfinissant les options Access (voir Afficher ou masquer les onglets des documents, plus loin ). Cependant, si vous modifiez les paramtres des documents onglets, vous devez fermer et rouvrir votre base de donnes pour garantir l'activation de ces nouveaux paramtres.
Afficher ou masquer les onglets des documents
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1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis sur Options Access.
La bote de dialogue Options Access s'affiche. 2. 3. 4. 5. Dans le volet gauche, cliquez sur Base de donnes active. Dans la section Options de l'application, sous Options de la fentre Document, slectionnez Documents onglets. Activez ou dsactivez la case cocher Afficher les onglets des documents. Si vous la dsactivez, les onglets des documents sont dsactivs. Cliquez sur OK. REMARQUES Le paramtre Afficher les onglets des documents est propre chaque base de donnes. Vous devez le dfinir indpendamment pour chaque base de donnes. Aprs avoir modifi le paramtre Afficher les onglets des documents, vous devez fermer et rouvrir votre base de donnes pour que les modifications prennent effet. Dans les nouvelles bases de donnes cres avec Office Access 2007, les onglets des documents sont visibles par dfaut. Les bases de donnes cres dans une version antrieure d'Access utilisent les fentres superposes par dfaut.
Barre d'tat Dans les versions antrieures d'Access comme dans Office Access 2007, vous pouvez afficher une barre d'tat au bas de la fentre. C'est dans cet lment standard de l'interface utilisateur que s'affichent les messages d'tat, les indicateurs de proprit et de progression, et d'autres informations. Dans Office Access 2007, la barre d'tat propose galement deux fonctions standard prsentant dans la barre d'tat d'autres programmes Office Professionnel 2007 : le changement d'affichage et de fentre ainsi que le zoom. Vous pouvez rapidement basculer de la fentre active l'un des affichages disponibles l'aide des contrles de la barre d'tat. Si vous consultez un objet qui prend en charge un zoom variable, vous pouvez ajuster le niveau de zoom avant ou arrire l'aide du curseur de la barre d'tat. Vous pouvez activer ou dsactiver la barre d'tat dans la bote de dialogue Options Access. Afficher ou masquer la barre d'tat 1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis sur Options Access.
La bote de dialogue Options Access s'affiche. 2. 3. 4. Dans le volet gauche, cliquez sur Base de donnes active. Dans la section Options de l'application, activez ou dsactivez la case cocher Afficher la barre d'tat. Si vous la dsactivez, la barre d'tat ne sera plus visible. Cliquez sur OK.
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Minibarre d'outils La mise en forme du texte est l'une des oprations les plus courantes dans un programme Office Professionnel 2007. Dans les versions antrieures d'Access, elle exigeait le recours un menu ou l'affichage de la barre d'outils Mise en forme. Dans Office Access 2007, la procdure est simplifie grce la minibarre d'outils. Lorsque vous slectionnez du texte pour le mettre en forme, la minibarre s'affiche automatiquement au-dessus de ce texte. Si vous rapprochez le pointeur de la souris de la minibarre, cette dernire s'accentue et vous pouvez l'utiliser pour mettre le texte en gras ou en italique, pour appliquer une taille ou une couleur de police, et ainsi de suite. Lorsque vous loignez le pointeur de la minibarre, cette dernire s'estompe. Si vous ne souhaitez pas utiliser la minibarre pour mettre en forme le texte slectionn, il vous suffit de la faire disparatre en loignant le pointeur de celle-ci de quelques pixels.
Mettre en forme du texte l'aide de la minibarre d'outils 1. Slectionnez le texte mettre en forme. La minibarre apparat au-dessus du texte ; elle est transparente. 2. Appliquez la mise en forme souhaite l'aide des commandes de la minibarre.
Obtenir de l'aide Vous pouvez obtenir de l'aide concernant l'interface utilisateur en appuyant sur la touche F1 ou en cliquant sur l'icne reprsentant un point d'interrogation droite du ruban.
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Afficher et grer des objets l'aide du volet de navigation
Vue d'ensemble du volet de navigation Slectionner un affichage des catgories Afficher et trier des objets Rechercher des objets dans une base de donnes Crer et modifier des catgories et groupes personnaliss Ajouter des objets un groupe personnalis Supprimer et restaurer des raccourcis dans les groupes personnaliss Masquer des objets et des groupes Afficher des objets et des groupes
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Vue d'ensemble du volet de navigation
Le volet de navigation, une nouveaut dans Microsoft Office Access 2007, est un emplacement central partir duquel vous pouvez, en toute facilit, afficher tous vos objets de base de donnes et y accder, excuter des tats ou entrer directement des donnes dans des tables. Le volet de navigation remplace la fentre Base de donnes qui tait utilise dans les versions prcdentes dAccess. Lorsque vous ouvrez une base de donnes dans Office Access 2007, le volet de navigation saffiche gauche des objets de base de donnes ouverts ou de lespace de travail. Vous pouvez personnaliser l'affichage du volet de navigation de l'une des manires suivantes : Pour Procdez comme suit
Modifier la largeur du Placez le pointeur au-dessus du bord droit du volet de navigation, puis, lorsqu'il volet de navigation se transforme en flche bidirectionnelle, faites glisser le bord afin d'augmenter ou de rduire la largeur. Dvelopper ou rduire le volet de navigation Cliquez sur le bouton Ouvrir/Fermer la barre de redimensionnement ou appuyez sur la touche F11 pour faire basculer le volet entre les modes ouvert et ferm.
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Dans le volet de navigation, tous les objets dfinis dans la base de donnes apparaissent en tant que catgories. Sur l'illustration prcdente, la catgorie est Tous les objets Access et Tables, Requtes, Formulaires et tats correspondent aux groupes. Chaque catgorie s'organise en groupes qui sont reprsents sous la forme de barres. Les noms de groupe changent selon l'affichage des catgories qui est slectionn et un groupe peut contenir un ou plusieurs objets de base de donnes.
Slectionner un affichage des catgories Lorsque vous crez une nouvelle base de donnes dans Office Access 2007, le nom de la catgorie qui s'affiche dans le volet de navigation est Toutes les tables. Access 2007 cre galement une catgorie nomme Personnalis que vous pouvez utiliser pour crer un affichage personnalis de vos objets. En outre, Access 2007 propose trois autres affichages des catgories prdfinis que vous pouvez slectionner, selon la manire dont vous souhaitez afficher les objets : Catgorie Tables et affichages connexes Type d'objet Description Affichez la manire dont les tables sont associes aux autres objets dans la base de donnes.
Affichez tous les objets contenus dans la base de donnes, tris selon leur type.
Date de cration Identifiez les objets crs ou modifis une date spcifique ou dans une plage de dates. Vous pouvez appliquer les filtres Aujourd'hui ou Toutes les dates. Ces catgories affichent les objets dans l'ordre dcroissant de leur date de cration ou et de dernire modification. Date de modification Dans l'exemple de base de donnes Northwind 2007 install avec Office Access 2007, si vous affichez la catgorie Toutes les tables, vous pouvez voir comment divers objets sont lis une table. Dans cet affichage, au sein de chaque groupe, la table est toujours rpertorie en premier, puis suivie de tous les objets qui dpendant des donnes qu'elle contient. Dans l'illustration suivante, le groupe Employs affiche la table Employs, puis les objets lis cette table Employs et il en va de mme pour les groupes Expditeurs et Clients.
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Chaque fois que vous slectionnez une catgorie prdfinie, Access inclut un groupe global qui contient tous les objets contenus dans la base de donnes. Vous pouvez facilement localiser le groupe global d'une catgorie en recherchant le mot Tous ou Toutes devant son nom. Par exemple, si vous slectionnez la catgorie Tables et affichages connexes, le groupe global s'appelle Toutes les tables.
Afficher et trier des objets Vous pouvez slectionner la manire dont les objets contenus dans la base de donnes s'affichent dans le volet de navigation. Par exemple, vous pouvez inclure les dates de cration ou de modification, ou afficher les objets sous la forme d'icnes ou de listes. Par dfaut, Access trie les objets figurant dans le volet de navigation par type dans l'ordre alphabtique, mais vous pouvez galement modifier ce tri selon vos besoins. Pour spcifier le mode d'affichage et de tri des objets, procdez comme suit : Cliquez avec le bouton droit dans la partie suprieure du volet de navigation pour afficher un menu contextuel, puis procdez de l'une des manires suivantes : Pour modifier la manire d'afficher les objets, pointez sur Afficher par, puis cliquez sur Dtails, Icne ou Liste. Pour afficher tous les groupes de la base de donnes, cliquez sur Afficher tous les groupes. Pour modifier l'ordre de tri des objets, pointez sur Ordre de tri, puis slectionnez une option de tri. Pour effectuer un tri manuel et personnaliser l'ordre de l'affichage, cliquez sur Ordre de tri, puis sur Supprimer les tris automatiques. Rechercher des objets dans une base de donnes Lorsque vous tapez du texte dans la zone Rechercher, Office Access 2007 recherche, au sein de la catgorie, tous les groupes qui contiennent un objet ou raccourci d'objet qui correspond aux mots recherchs. Tous les groupes qui ne correspondent pas sont rduits.
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REMARQUE Access recherche des objets uniquement dans les catgories et les groupes actuellement affichs dans le volet de navigation.
CONSEIL Pour rechercher un objet spcifique dans toute la base de donnes, slectionnez l'une des catgories prdfinies dans le volet de navigation, par exemple Tables et affichages connexes ou Type d'objet. Vous veillez ainsi ce que tous les groupes soient visibles dans le volet de navigation. Utiliser la zone Rechercher pour rechercher des objets ou des raccourcis de la base de donnes 1. 2. Si la zone Rechercher n'est pas dj visible en haut du volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la barre de menu situe en haut du volet de navigation, puis cliquez sur Volet de recherche. Tapez soit une partie, soit la totalit du nom de l'objet ou du raccourci dans la zone Volet de recherche.
Lorsque vous tapez des caractres, Access analyse et limine tous les titres de groupe qui ne correspondent pas. 3. Pour effectuer une autre recherche, cliquez sur Effacer la chane de recherche ou appuyez sur la touche RETOUR ARRIRE pour supprimer des caractres, puis tapez le nouveau texte rechercher. REMARQUE Lorsque vous effacez le contenu de la zone Volet de recherche, le volet de navigation affiche de nouveau tous les objets disponibles.
Crer et modifier des catgories et groupes personnaliss Lorsque vous crez une base de donnes sans utiliser de modle, Office Access 2007 cre automatiquement une catgorie Personnalis qui affiche un seul groupe contenant tous les objets dfinis dans la base de donnes. Vous pouvez renommer la catgorie Personnalis, y ajouter d'autres groupes personnaliss et attribuer des objets ces groupes. L'option de tri par dfaut des groupes est Toutes les tables. Lorsque vous affichez des catgories et des groupes personnaliss partir du volet de navigation, ce sont toujours les raccourcis vers les objets qui apparaissent. Vous pouvez identifier les raccourcis par la petite flche situe dans l'angle infrieur gauche de l'icne des objets.
Lorsque vous ouvrez un raccourci, vous ouvrez l'objet vers lequel il pointe. Cependant, si vous supprimez un raccourci, Office Access 2007 ne supprime pas l'objet vers lequel il pointe dans la base
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de donnes. Vous pouvez galement masquer et renommer des raccourcis sans modifier les donnes vers lesquelles il pointe dans la base de donnes.
Une manire de personnaliser les objets contenus dans une base de donnes consiste crer des catgories personnalises. Par exemple, vous pouvez crer une catgorie personnalise lorsque vous voulez crer un formulaire avec des types spcifiques de boutons ou des liens que vous utiliserez pour parcourir la base de donnes. Lorsque vous crez une catgorie personnalise, elle s'applique uniquement la base de donnes actuelle. Vous ne pouvez pas transfrer des catgories et des groupes personnaliss d'autres bases de donnes. Pour crer une catgorie personnalise, soit vous renommez la catgorie Personnalis par dfaut qu'Access fournit, soit vous crez une nouvelle catgorie personnalise. La limitation du nombre de catgories et de groupes personnaliss dans votre base de donnes permet de faciliter la localisation des donnes. REMARQUE Bien que vous puissiez supprimer des objets dans une catgorie personnalise ou un groupe personnalis, vous ne pouvez pas en supprimer d'une catgorie prdfinie ou d'un groupe prdfini. Utilisez la bote de dialogue Options de navigation pour crer et grer les catgories et groupes personnaliss. Celle-ci prsente la liste de toutes les catgories qui ont t dfinies dans la base de donnes ainsi que les groupes d'une catgorie slectionne. Crer une catgorie personnalise Lorsque vous crez une catgorie personnalise, des groupes nomms Objets non attribus et Groupe personnalis 1 sont crs pour cette catgorie. Par dfaut, Office Access 2007 ne place aucun objet dans le groupe Groupe personnalis 1. Tous les objets d'une catgorie qui ne sont attribus aucun groupe sont plutt affichs dans le groupe Objets non attribus dans le volet de navigation. 1. 2. Pour crer une catgorie, cliquez avec le bouton droit sur le menu situ en haut du volet de navigation, puis cliquez sur Options de navigation. Sous Catgories, cliquez sur Ajouter un lment. Une nouvelle catgorie apparat sous Catgories dans la bote de dialogue Options de navigation. 3. Tapez un nom pour la nouvelle catgorie et appuyez ensuite sur ENTRE. Renommer une catgorie personnalise Si vous n'utilisez pas une catgorie personnalise dj disponible, vous pouvez la renommer, plutt que d'en ajouter une nouvelle. 1. 2. 3. Pour renommer une catgorie personnalise, cliquez avec le bouton droit sur le menu situ en haut du volet de navigation, puis cliquez sur Options de navigation. Sous Catgories, cliquez sur Personnalis, puis sur Renommer l'lment. Tapez un nouveau nom pour la catgorie et appuyez ensuite sur ENTRE. Une fois que vous avez cr ou renomm une catgorie personnalise, vous devez y crer des groupes personnaliss.
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Access cre automatiquement un groupe Groupe personnalis 1 et un groupe Objets non attribus sous chaque nouvelle catgorie. Les objets qui ne sont pas attribus des groupes sont automatiquement placs dans le groupe Objets non attribus. Vous pouvez soit crer un groupe personnalis, soit renommer le groupe Groupe personnalis 1 selon vos besoins. Crer un groupe personnalis 1. 2. 3. Pour crer un groupe personnalis, cliquez avec le bouton droit sur le menu situ en haut du volet de navigation, puis cliquez sur Options de navigation. Sous Groupes pour nom de la catgorie, cliquez sur Ajouter un groupe. Tapez un nom pour le nouveau groupe et appuyez ensuite sur ENTRE. Renommer un groupe personnalis 1. 2. 3. Pour renommer un groupe personnalis, cliquez avec le bouton droit sur le menu situ en haut du volet de navigation, puis cliquez sur Options de navigation. Sous Groupes pour nom de la catgorie, cliquez sur le groupe personnalis, puis cliquez sur Renommer le groupe. Tapez un nouveau nom pour le groupe et appuyez ensuite sur ENTRE. Aprs avoir cr un groupe personnalis dans une catgorie personnalise, vous ajoutez ou dplacez des objets, tels que des tables, dans ce groupe.
Ajouter des objets un groupe personnalis Vous pouvez ajouter des objets un groupe personnalis de plusieurs manires diffrentes, notamment en faisant glisser un objet pour crer un raccourci, en effectuant un copier-coller et en important des objets partir de sources externes. Toutefois, si vous choisissez de couper un objet dans un groupe, sachez que cela risque de provoquer des problmes. Il n'est en effet pas recommand de couper un objet car une base de donnes est un ensemble de composants qui fonctionnent de manire interactive, et si vous supprimez un objet de cet ensemble de composants, vous risquez de compromettre une partie ou la totalit des fonctionnalits de la base de donnes. Pour ajouter ou dplacer des objets de la base de donnes dans un groupe personnalis, cliquez sur la flche vers le bas situe en haut du volet de navigation, puis cliquez sur le groupe personnalis que vous avez cr. Sous Objets non attribus, cliquez avec le bouton droit sur l'objet ajouter ou dplacer. Cliquez sur Ajouter un groupe dans le menu contextuel, puis cliquez sur le groupe personnalis auquel vous souhaitez ajouter l'objet. Copier et coller des objets Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'objet copier, puis cliquez sur Copier. Cliquez avec le bouton droit sur le groupe situ dans le volet de navigation, dans lequel vous souhaitez coller l'objet, puis cliquez sur Coller. Vous pouvez galement coller l'objet dans le volet de navigation d'une autre base de donnes ouverte dans Office Access 2007. L'importation de tables provenant d'autres bases de donnes ou de donnes provenant d'autres programmes (tels que des fichiers texte et des classeurs Microsoft Office Excel) constitue un autre
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moyen d'ajouter des objets votre base de donnes. Pour plus d'informations sur la manire d'importer des donnes externes, consultez les liens dans la section Voir aussi de cet article.
Supprimer et restaurer des raccourcis dans les groupes personnaliss Lorsque vous affichez des objets personnaliss dans le volet de navigation, il s'agit en fait de raccourcis vers ces objets. Une icne d'objet qui contient une petite flche dans son angle infrieur gauche reprsente un raccourci ou pointeur vers l'objet rel.
Si vous supprimez un raccourci du volet de navigation, vous ne supprimez que le pointeur vers cet objet et non l'objet en lui-mme de la base de donnes. Lorsque le raccourci d'un objet est supprim d'un groupe personnalis dans le volet de navigation, la rfrence l'objet est supprime du groupe personnalis et l'objet apparat dans le groupe Objets non attribus du volet de navigation. Pour supprimer un raccourci, cliquez avec le bouton droit sur l'objet dans le volet de navigation, puis cliquez sur Supprimer. Pour rtablir le raccourci de l'objet, faites glisser l'objet depuis le groupe Objets non attribus du volet de navigation vers le groupe personnalis. IMPORTANT Bien qu'il soit possible de supprimer (c'est--dire enlever dfinitivement) des groupes prdfinis et personnaliss, il n'est pas recommand de le faire car cela peut engendrer des problmes dans la base de donnes. Une base de donnes est un ensemble de composants qui fonctionnent de faon interactive, et si vous supprimez un objet dans cet ensemble de composants, vous risquez de compromettre une partie ou la totalit des fonctionnalits de la base de donnes.
Masquer des objets et des groupes Il peut s'avrer prfrable de masquer un objet ou un groupe, plutt que de le supprimer, lorsque vous ne l'utilisez pas ou lorsque vous souhaitez en restreindre l'accs. En effet, le fait de masquer un objet n'altre pas la base de donnes, tandis que la suppression d'un objet ou d'un groupe (mme s'il semble tre un double) peut compromettre une partie ou la totalit de la base de donnes. Pour masquer un objet ou un groupe dans le volet de navigation, procdez de l'une des manires suivantes : Pour masquer un objet, cliquez dessus avec le bouton droit, puis cliquez sur Masquer dans ce groupe. Pour masquer un groupe entier, cliquez dessus avec le bouton droit, puis cliquez sur Masquer.
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Pour masquer un objet ou un groupe gris dans le volet de navigation, procdez comme suit : 1. 2.
Cliquez avec le bouton droit sur le menu situ en haut du volet de navigation, puis cliquez sur Options de navigation. Dans la bote de dialogue Options de navigation, dsactivez la case cocher Afficher les objets masqus, puis cliquez sur OK.
Afficher des objets et des groupes Pour afficher des objets ou groupes masqus sans permettre d'y accder, procdez comme suit : Cliquez avec le bouton droit sur le menu situ en haut du volet de navigation, puis cliquez sur Options de navigation. Dans la bote de dialogue Options de navigation, activez la case cocher Afficher les objets masqus, puis cliquez sur OK. Si les objets et groupes masqus sont griss dans le volet de navigation, ils ne sont pas activs. Pour rendre ces objets ou groupes griss disponibles partir du volet de navigation, procdez comme suit : Pour activer un objet, cliquez dessus avec le bouton droit, puis cliquez sur Afficher dans ce groupe. Pour afficher un groupe, cliquez dessus avec le bouton droit, puis cliquez sur Afficher.
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Crer une base de donnes
Microsoft Office Access 2007 intgre plusieurs amliorations visant simplifier le processus de cration d'une base de donnes. Mme si vous avez dj cr une base de donnes, vous apprcierez certainement ces fonctionnalits car elles acclrent le processus de cration. Cet article dcrit le processus de base permettant de dmarrer Office Access 2007 et de crer une base de donnes, que ce soit en utilisant un modle ou en crant une table, un formulaire, un tat ou un autre objet de base de donnes. Elle explique galement plusieurs mthodes permettant d'intgrer des informations dans votre nouvelle base de donnes.
Prsentation de la page Prise en main de Microsoft Office Access Crer une base de donnes l'aide d'un modle Crer une base de donnes de toutes pices Copier des donnes d'une source externe dans une table Access Importer, ajouter ou lier des donnes issues d'une source externe Ouvrir une base de donnes Access Crer un modle vide personnalis
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Prsentation de la page Prise en main de Microsoft Office Access
La page Prise en main de Microsoft Office Access s'affiche lors du dmarrage initial d'Access ou lorsque vous fermez une base de donnes sans fermer Access.
Cette page constitue le point de dpart permettant de crer ou d'ouvrir une base de donnes, ainsi que de consulter le contenu propos sur Microsoft Office Online. Crer une base de donnes l'aide d'un modle Access intgre de nombreux modles diffrents qui acclrent le processus de cration d'une base de donnes. Un modle est une base de donnes prte l'emploi qui contient l'ensemble des tables, requtes, formulaires et tats ncessaires l'excution d'une tche spcifique. Par exemple, vous pouvez utiliser des modles pour assurer le suivi de problmes, grer des contacts ou suivre les dpenses. Certains modles contiennent des exemples d'enregistrements afin d'en indiquer l'utilisation pratique. Les modles de base de donnes peuvent tre utiliss tels quels, mais vous pouvez galement les personnaliser selon vos prfrences. Si vous trouvez un modle qui rpond vos besoins, il est vivement recommand de l'utiliser. En effet, dans la plupart des cas, il s'agit de la mthode la plus rapide pour crer une base de donnes. Toutefois, si un autre programme contient des donnes que vous souhaitez importer dans Access, il peut s'avrer plus judicieux de crer une base de donnes sans utiliser de modle. En effet, dans un modle, la structure de donnes est prdfinie et l'adaptation de vos donnes cette structure risque de prendre un certain temps. 1. 2. Si une base de donnes est ouverte, cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis cliquez sur
3.
Fermer la base de donnes pour afficher la page Prise en main de Microsoft Office Access . Plusieurs modles proposs s'affichent au centre de la page Prise en main de Microsoft Office Access. Pour en afficher d'autres, cliquez sur les liens du volet Catgories de modles. Vous pouvez galement tlcharger des modles sur le site Web d'Office Online. Pour plus d'informations, voir la section suivante de cet article. Cliquez sur le modle utiliser.
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4.
Un nom de fichier pour la base de donnes est propos par Access dans la zone Nom de fichier. Vous pouvez modifier ce nom, le cas chant. Pour enregistrer la base de donnes dans un autre dossier que celui affich sous la zone Nom de fichier, cliquez sur , recherchez le dossier dans lequel vous souhaitez l'enregistrer, puis cliquez sur OK. Vous pouvez ventuellement lier la base de donnes un site Windows SharePoint Services 3.0. Cliquez sur Crer (ou sur Tlcharger, dans le cas d'un modle Office Online). Une fois cre ou tlcharge, la base de donnes s'ouvre. Un formulaire s'affiche pour vous permettre d'entrer des donnes. Si le modle contient des exemples de donnes, vous pouvez supprimer chaque enregistrement en cliquant sur le slecteur correspondant (la barre ou la zone ombre situe directement gauche de l'enregistrement), puis en effectuant les oprations suivantes : Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Supprimer.
5.
6.
Pour entrer des donnes, cliquez sur la premire cellule vide du formulaire, puis tapez les donnes. Utilisez le volet de navigation pour rechercher d'autres formulaires ou tats utiliser. Tlcharger un modle partir de Office Online Si vous ne trouvez pas de modle rpondant vos besoins sur la page Prise en main de Microsoft Office Access et que vous tes connect Internet, explorez le site Web de Microsoft Office Online pour obtenir un choix plus diversifi.
1.
Sur la page Prise en main de Microsoft Office Access , sous Informations supplmentaires sur Office Online, cliquez sur Modles. La page d'accueil des modles d'Office Online s'affiche dans une fentre de navigateur.
2.
l'aide des outils de navigation et de recherche sur Office Online, recherchez le modle Access que vous aimeriez utiliser, puis suivez les instructions affiches pour le tlcharger. Lorsque vous tlchargez un modle, un fichier de base de donnes est tlcharg vers votre ordinateur, puis ouvert dans une nouvelle instance d'Access. Dans la plupart des cas, un formulaire de saisie de donnes s'affiche pour vous permettre d'entrer directement des donnes. Crer une base de donnes sans utiliser de modle Si vous ne souhaitez pas utiliser de modle, vous pouvez crer une base de donnes en crant des tables, des formulaires, des tats et d'autres objets de base de donnes. Dans la plupart des cas, ce processus implique l'une et/ou l'autre des oprations suivantes :
Entre, collage ou importation de donnes dans la table cre lorsque vous crez une base de donnes, puis rptition du processus pour les tables cres l'aide de la commande Table de l'onglet Crer. Importation de donnes partir d'autres sources et cration de tables au cours du processus. Pour plus d'informations sur la planification et la conception d'une base de donnes, ainsi que sur la cration de relations, de formulaires, d'tats ou de requtes, suivez les liens figurant dans la section Voir aussi de cet article. Crer une base de donnes vide
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1.
Sur la page Prise en main de Microsoft Office Access , sous Nouvelle base de donnes vide, cliquez sur Base de donnes vide.
2.
Dans le volet Base de donnes vide, tapez un nom de fichier dans la zone Nom de fichier. Si vous n'indiquez pas d'extension de fichier, Access l'ajoute pour vous. Pour modifier l'emplacement du fichier, cliquez sur Cherchez un emplacement pour votre base de donnes zone Nom de fichier), recherchez le nouvel emplacement, puis cliquez sur OK. Cliquez sur Crer. (en regard de la
3.
Accs cre la base de donnes avec la table vide nomme Table1, ouverte en mode Feuille de donnes. Le curseur est plac dans la premire cellule vide de la colonne Ajouter un nouveau champ. 4. Entrez des donnes ou collez-en partir d'une source externe, comme dcrit dans la section Copier des donnes d'une source externe dans une table Access. La saisie de donnes en mode Feuille de donnes s'apparente l'utilisation d'une feuille de calcul Microsoft Office Excel 2007. La structure de la table est cre au fur et mesure que vous entrez des donnes. Par exemple, lorsque vous ajoutez une colonne la table, un nouveau champ est dfini. Le type de donnes de chaque champ est dfini en fonction des donnes entres. Si vous ne souhaitez pas entrer de donnes dans la table Table1 pour l'instant, cliquez sur Fermer . Si vous avez modifi la table, Access vous demande alors si vous souhaitez enregistrer les modifications apportes. Cliquez sur Oui pour enregistrer les modifications, sur Non pour les annuler ou sur Annuler pour laisser la table ouverte. IMPORTANT Si vous fermez la table Table1 sans l'avoir enregistre au moins une fois, Access supprime toute la table, mme si vous y avez entr des donnes. Ajouter une table Vous pouvez ajouter des tables une base de donnes l'aide des commandes du groupe Tables de l'onglet Crer.
Crer une table en mode Feuille de donnes Le mode Feuille de donnes permet d'entrer directement des donnes. La structure de la table est alors cre en tche de fond. Les noms des champs sont attribus dans l'ordre numrique (Champ1, Champ2, etc.) et le type de donnes de chaque champ est automatiquement dfini en fonction des donnes entres.
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1. Sous l'onglet Crer, dans le groupe Tables, cliquez sur Table. La table est cre et la premire cellule vide de la colonne Ajouter un nouveau champ est slectionne. REMARQUE Si la colonne Ajouter un nouveau champ ne s'affiche pas, vous tes peut-tre en mode Cration au lieu du mode Feuille de donnes. Pour basculer en mode Feuille de donnes, double-cliquez sur la table dans le volet de navigation. Access vous demande alors d'enregistrer la nouvelle table, puis active le mode Feuille de donnes. 2. Sous l'onglet Feuille de donnes, dans le groupe Champs et colonnes, cliquez sur Nouveau champ.
Le volet Modles de champ s'affiche. Il contient la liste des types de champ les plus courants. Si vous double-cliquez sur l'un de ces champs ou que vous le faites glisser dans la feuille de donnes, Access ajoute un champ portant ce nom et dfinit des valeurs de proprits adaptes au type de champ. Si ncessaire, vous pouvez modifier ultrieurement les proprits. Vous devez faire glisser le champ dans une zone de la feuille de donnes qui contient des donnes ; une barre d'insertion verticale s'affiche pour indiquer l'emplacement du champ. 3. Pour ajouter des donnes, entrez-les dans la premire cellule vide ou collez-en partir d'une source externe, comme dcrit dans la section Copier des donnes d'une source externe dans une table Access. Pour renommer une colonne (champ), double-cliquez sur l'en-tte correspondant, puis tapez le nouveau nom. Il est recommand d'attribuer un nom significatif chaque champ afin de pouvoir en dterminer le contenu lorsqu'il s'affiche dans le volet Liste de champs. 5. Pour dplacer une colonne, cliquez sur l'en-tte correspondant pour slectionner la colonne, puis faites-la glisser vers l'emplacement de votre choix. Il est galement possible de slectionner plusieurs colonnes adjacentes pour les faire glisser vers un nouvel emplacement. Pour cela, cliquez sur l'en-tte de la premire colonne, puis, tout en maintenant la touche Maj enfonce, cliquez sur l'en-tte de la dernire colonne. Crer une table en mode Cration Le mode Cration permet de commencer par crer la structure de la nouvelle table. Vous pouvez ensuite entrer des donnes en mode Feuille de donnes ou l'aide d'une autre mthode (collage, importation, etc.). 1. 2. Sous l'onglet Crer, dans le groupe Tables, cliquez sur Cration de table. Pour chaque champ de la table, tapez un nom dans la colonne Nom de champ, puis slectionnez un type de donnes dans la liste Type de donnes. REMARQUE Si les colonnes Nom de champ et Type de donnes ne s'affichent pas, vous tes peut-tre en mode Feuille de donnes au lieu du mode Cration. Pour activer le mode Cration, cliquez avec le bouton droit sur la table dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Cration. Access vous demande alors d'attribuer un nom la nouvelle table, puis active
4.
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le mode Cration . Access vous demande alors d'attribuer un nom la nouvelle table, puis active le mode Cration. 3. Si vous le souhaitez, vous pouvez taper la description d'un champ dans la colonne Description. Cette description s'affiche dans la barre d'tat lorsque le curseur est situ dans ce champ en mode Feuille de donnes. La description fait galement office de texte de la barre d'tat pour les contrles d'un formulaire ou d'un tat crs en faisant glisser le champ partir du volet Liste de champs ou pour les contrles crs pour ce champ l'aide de l'Assistant Formulaire ou tat. Aprs avoir ajout tous les champs, enregistrez la table : Cliquez sur le bouton Microsoft Office Ctrl+S. , puis cliquez sur Enregistrer ou appuyez sur
4.
5.
Pour taper des donnes dans la table, activez le mode Feuille de donnes, puis cliquez sur la premire cellule vide. Vous pouvez galement coller des donnes issues d'une source externe, comme dcrit dans la section Copier des donnes d'une source externe dans une table Access. Crer une table l'aide d'un modle Access intgre des modles correspondant des types de tables courants. D'un simple clic de souris, vous pouvez crer une structure de table complte contenant des champs dj configurs. Si ncessaire, vous pouvez alors ajouter ou supprimer des champs afin de personnaliser la table en fonction de vos besoins.
1.
Sous l'onglet Crer, dans le groupe Tables, cliquez sur Modles de tables, puis slectionnez l'un des modles disponibles dans la liste. Pour ajouter des donnes, entrez-les dans la premire cellule vide ou collez-en partir d'une source externe, comme dcrit dans la section Copier des donnes d'une source externe dans une table Access. Pour supprimer une colonne Cliquez avec le bouton droit sur l'en-tte de colonne, puis cliquez sur Supprimer la colonne .
2.
Pour ajouter une colonne Sous l'onglet Feuille de donnes, dans le groupe Champs et colonnes, cliquez sur Nouveau champ. Le volet Modles de champ s'affiche. Il contient la liste des types de champ les plus courants. Si vous double-cliquez sur l'un de ces champs ou que vous le faites glisser dans la feuille de donnes, Access ajoute un champ portant ce nom et dfinit des valeurs de proprits adaptes au type de champ. Si ncessaire, vous pouvez modifier ultrieurement les proprits. Vous devez faire glisser le champ dans une zone de la feuille de donnes qui contient des donnes ; une barre d'insertion verticale s'affiche pour indiquer l'emplacement du champ.
3.
Enregistrez la table : Cliquez sur le bouton Microsoft Office Ctrl+S. , puis cliquez sur Enregistrer ou appuyez sur
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Dfinir les proprits des champs en mode Cration Indpendamment du mode de cration de la table, il peut tre utile de consulter et de dfinir les proprits des champs. Pour cela, vous devez utiliser le mode Cration. Pour l'activer, cliquez avec le bouton droit sur la table dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Cration. Pour afficher les proprits d'un champ, cliquez sur le champ dans la grille de cration. Les proprits s'affichent sous la grille de cration, sous Proprits du champ. Pour consulter la description d'une proprit de champ, cliquez sur la proprit et lisez la description affiche dans la zone situe en regard de la liste de proprits sous Proprits du champ. Pour obtenir des informations plus dtailles, appuyez sur F1. Le tableau ci-dessous dcrit les proprits de champ les plus courantes. Proprit Taille du champ Description Pour un champ de texte, cette proprit dfinit le nombre maximal de caractres que le champ peut contenir. La valeur maximale est de 255 caractres. Pour un champ numrique, cette proprit dfinit le type de nombre contenu (Entier long, Double, etc.). Pour optimiser le stockage des donnes, il est recommand d'allouer le moins d'espace possible dont vous pensez avoir besoin pour les donnes. Si ncessaire, vous pouvez modifier cette valeur ultrieurement en fonction de vos besoins. Cette proprit dfinit le mode d'affichage des donnes. Elle n'a aucun impact sur les donnes relles contenues dans le champ. Vous pouvez slectionner un format prdfini ou crer un format personnalis.
Format
Masque de Cette proprit permet de spcifier le modle appliquer toutes les donnes entres saisie dans ce champ. Elle garantit que toutes les donnes entres sont correctes et qu'elles contiennent le nombre de caractres requis. Pour obtenir de l'aide sur la cration d'un masque de saisie, cliquez sur le bouton situ droite de la zone de proprit.
Valeur par Cette proprit permet de dfinir la valeur par dfaut qui s'affiche dans le champ lorsque dfaut vous y ajoutez un nouvel enregistrement. Par exemple, si vous dfinissez un champ Date/Heure devant toujours contenir la date d'ajout de l'enregistrement, vous pouvez entrer Date() (sans les guillemets) comme valeur par dfaut. Null interdit Cette proprit permet d'indiquer qu'une valeur doit tre entre dans ce champ. Si vous dfinissez cette proprit sur Oui, vous ne pouvez ajouter un enregistrement que si vous entrez une valeur dans ce champ.
Copier des donnes d'une source externe dans une table Access Si les donnes sont stockes dans un autre programme, comme Office Excel 2007, vous pouvez les copier et les coller dans une table Access. En rgle gnrale, pour optimiser cette opration, il est recommand que les donnes soient dj organises en colonnes, comme dans le cas d'une feuille de calcul Excel. Si les donnes sont contenues dans un programme de traitement de texte, il vaut mieux sparer les colonnes de donnes l'aide de tabulations ou convertir les donnes en tableau dans le programme de traitement de texte avant de les copier. Si les donnes doivent tre modifies ou manipules (par exemple, fractionner les noms complets en prnoms et noms), il est recommand de le faire avant de les copier, plus particulirement si vous n'avez pas l'habitude d'utiliser Access.
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Lorsque vous collez des donnes dans une table vide, le type de donnes de chaque champ est automatiquement dfini en fonction du type des donnes colles. Par exemple, si un champ coll ne contient que des dates, Access lui applique le type de donnes Date/Heure. Si le champ coll ne contient que les mots oui et non , Access lui applique alors le type de donnes Oui/Non.
Pour attribuer le nom des champs, Access se base sur le contenu de la premire ligne de donnes colles. Si le type de cette ligne est similaire aux lignes suivantes, Access dtermine que la premire ligne fait partie des donnes et attribue aux champs des noms gnriques (F1, F2, etc.). Si la premire ligne de donnes colles n'est pas similaire aux lignes suivantes, Access dtermine qu'elle est constitue de noms de champs. Les champs sont alors nomms en consquence et la premire ligne n'est pas incluse dans les donnes. Si Access attribue des noms de champ gnriques, renommez les champs ds que possible pour viter toute confusion. Suivez la procdure ci-dessous : 1. Enregistrez la table. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Ctrl+S. , puis cliquez sur Enregistrer ou appuyez sur
2.
3.
En mode Feuille de donnes, double-cliquez sur l'en-tte de chaque colonne, puis tapez un nom de champ valide. Cette opration peut s'apparenter au remplacement de donnes, mais n'oubliez pas que la ligne d'en-ttes de colonne ne contient pas de donnes, mais bien des noms de champs. Enregistrez nouveau la table. REMARQUE Pour renommer un champ, vous pouvez galement activer le mode Cration et modifier le nom du champ. Pour passer en mode Cration, cliquez avec le bouton droit sur la table dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Cration. Pour ractiver le mode Feuille de donnes, double-cliquez sur la table dans le volet de navigation.
Importer, ajouter ou lier des donnes issues d'une source externe Si vous disposez de donnes enregistres dans un autre programme, vous pouvez les importer dans une nouvelle table ou les ajouter une table dans Access. Vous pouvez galement utiliser dans Access les donnes que vos collaborateurs conservent dans d'autres programmes en crant un lien vers ces donnes. Quel que soit le cas de figure, la manipulation de donnes issues d'une source externe s'apparente un jeu d'enfant dans Access. En effet, vous pouvez importer des donnes partir d'une feuille de calcul Excel, d'une table d'une autre base de donnes Access, d'une liste Windows SharePoint Services 3.0 ou de nombreuses sources externes. La procdure ci-dessous constitue un bon point de dpart, mme si le processus varie lgrement en fonction de la source utilise. 1. Dans Access, onglet Donnes externes, groupe Importer, cliquez sur la commande correspondant au type de fichier importer.
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Par exemple, si vous importez les donnes d'une feuille de calcul Excel, cliquez sur Excel. Si vous ne trouvez pas le type de programme souhait, cliquez sur Plus.
REMARQUE Si le type de format appropri ne s'affiche pas dans le groupe Importer, dmarrez le programme dans lequel vous avez cr les donnes, puis utilisez-le pour enregistrer les donnes dans un format de fichier courant (fichier texte dlimit, par exemple) pour pouvoir importer ces donnes dans Access. 2. 3. Dans la bote de dialogue Donnes externes, cliquez sur Parcourir pour rechercher le fichier de donnes source ou tapez le chemin d'accs complet de ce fichier dans la zone Nom de fichier. Cliquez sur l'option de votre choix (tous les programmes vous permettent d'importer des donnes, certains permettant galement d'en ajouter ou d'en lier) sous Spcifiez le mode et l'emplacement de stockage des donnes dans la base de donnes active. Vous pouvez crer une table qui utilise les donnes importes, ajouter les donnes une table existante (avec certains programmes) ou crer une table lie qui contient un lien vers les donnes dans le programme source. Si un Assistant dmarre, suivez les instructions affiches sur les pages suivantes. Sur la dernire page de l'Assistant, cliquez sur Terminer . Si vous importez des objets ou liez des tables d'une base de donnes Access, la bote de dialogue Importer des objets ou Attacher les tables s'affiche. Slectionnez les lments de votre choix, puis cliquez sur OK. Le processus exact dpend de l'opration effectue : importation, ajout ou liaison de donnes. 5. Access demande si vous voulez enregistrer les dtails de l'opration d'importation que vous venez d'effectuer. Si vous pensez que vous rexcuterez ultrieurement cette importation, cliquez sur Enregistrer les tapes d'importation, puis entrez les dtails. Vous pourrez ds lors rpter ultrieurement l'opration en toute simplicit en cliquant sur Importations enregistres dans le groupe Importer de l'onglet Donnes externes. Si vous ne souhaitez pas enregistrer les dtails de l'opration, cliquez sur Fermer. Si vous importez une table, Access importe les donnes dans une nouvelle table, puis affiche la table dans le groupe Tables du volet de navigation. Si vous ajoutez des donnes une table, celles-ci sont ajoutes la table. Si vous crez un lien vers des donnes, Access cre une table lie dans le groupe Tables du volet de navigation. Pour plus d'informations sur l'importation des diffrents types de donnes dans Access, voir les liens de la section Voir aussi.
4.
Ouvrir une base de donnes Access 1. 2. 3. Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
Dans la bote de dialogue Ouvrir, recherchez la base de donnes ouvrir. Excutez l'une des procdures suivantes : Double-cliquez sur la base de donnes pour l'ouvrir dans le mode par dfaut spcifi dans la bote de dialogue Options Access ou dans le mode qui a t dfini par une stratgie d'administration.
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Cliquez sur Ouvrir pour ouvrir la base de donnes en mode d'accs partag dans un environnement multi-utilisateur. Ce mode octroie des droits de lecture et d'criture simultanment vous et d'autres utilisateurs. Cliquez sur la flche en regard du bouton Ouvrir, puis sur Ouvrir en lecture seule pour ouvrir la base de donnes en lecture seule afin de pouvoir la consulter mais pas la modifier. Dans ce cas, les autres utilisateurs peuvent toujours lire et crire dans la base de donnes. Cliquez sur la flche en regard du bouton Ouvrir et cliquez sur Ouvrir en exclusif pour ouvrir la base de donnes en accs exclusif. Dans ce cas, tout autre utilisateur qui tente d'ouvrir la base de donnes reoit le message Fichier en cours d'utilisation . Cliquez sur la flche en regard du bouton Ouvrir et cliquez sur Ouvrir en mode lecture seule exclusif pour ouvrir la base de donnes en lecture seule. Dans ce mode, les autres utilisateurs peuvent ouvrir la base de donnes, mais uniquement en lecture seule.
Si la base de donnes ouvrir est introuvable 1. 2. 3. 4. 5. Dans la bote de dialogue Ouvrir, cliquez sur Poste de travail ou, dans la liste droulante Regarder dans, cliquez sur Poste de travail. Dans la liste de lecteurs, cliquez avec le bouton droit sur le lecteur contenant la base de donnes, puis cliquez sur Rechercher. Tapez vos critres de recherche dans la bote de dialogue Rsultats de la recherche, puis cliquez sur Rechercher pour rechercher la base de donnes. Si la base de donnes recherche s'affiche, double-cliquez dessus pour l'ouvrir. Cliquez sur Annuler dans la bote de dialogue Ouvrir pour pouvoir ouvrir la base de donnes. Ensuite, fermez la bote de dialogue Rsultats de la recherche. REMARQUE Vous pouvez ouvrir directement un fichier de donnes dans un format de fichier externe, comme dBASE, Paradox, Microsoft Exchange ou Excel. Vous pouvez galement ouvrir directement n'importe quelle source de donnes ODBC, comme Microsoft SQL Server ou Microsoft FoxPro. Access cre automatiquement une base de donnes Access dans le mme dossier que le fichier de donnes, puis ajoute des liens vers chaque table de la base de donnes externe. Conseils Pour ouvrir l'une des bases de donnes rcemment ouvertes, cliquez sur le nom du fichier correspondant dans la liste Ouvrir une base de donnes rcente de la page Prise en main de Microsoft Office Access. Access ouvre la base de donnes en appliquant les mmes paramtres que lors de la dernire ouverture. Si la liste des fichiers rcemment ouverts n'est pas affiche, cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis cliquez sur Options Access. Dans la bote de dialogue Options Access, cliquez sur Avanc. Sous Afficher, entrez le nombre de documents afficher dans la liste des documents rcents (maximum neuf). Si vous ouvrez une base de donnes en cliquant sur le bouton Microsoft Office , puis en utilisant la commande Ouvrir, vous pouvez afficher la liste des raccourcis vers les bases de donnes que vous avez dj ouvertes en cliquant sur Mes documents rcents dans la bote de dialogue Ouvrir. Pour plus d'informations sur l'ouverture de bases de donnes Access existantes, consultez les liens de la section Voir aussi de cet article.
Crer un modle vide personnalis
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Lors de la cration d'une base de donnes vide, Access ouvre une nouvelle table dans laquelle vous pouvez entrer des donnes. Aucun autre objet n'est cr dans la base de donnes. Si vous souhaitez que d'autres objets (formulaires, tats, macros ou tables supplmentaires) soient prsents dans toutes les bases de donnes que vous crez, vous pouvez crer un modle personnalis vide contenant ces objets. Par la suite, la prochaine fois que vous crez une base de donnes, celle-ci contiendra dj les objets souhaits. Outre ces objets, le modle peut comporter des tables contenant dj des donnes, ainsi que des paramtres de configuration spcifiques, des proprits de base de donnes, des rfrences ou du code intgrer dans toutes les nouvelles bases de donnes. Supposons que vous disposez d'une collection de macros utiliser dans l'ensemble de vos projets. Si vous crez un modle vide contenant ces macros, celles-ci sont intgres dans toutes les bases de donnes que vous crez. Vous pouvez crer un modle vide au format de fichier Office Access 2007, Access 2002-2003 ou Access 2000. Il doit avoir le nom Vide.accdb (format de fichier Office Access 2007) ou Blank.mdb (formats de fichier antrieurs).
Si le format de fichier Access 2000 ou Access 2002-2003 est dfini par dfaut, Access utilise le nom de fichier Blank.mdb pour le modle vide. La nouvelle base de donnes est cre au mme format de fichier que Blank.mdb. Par exemple, mme si le format de fichier par dfaut est Access 2000, si le modle Blank.mdb est au format Access 2002-2003, les bases de donnes cres seront au format Access 2002-2003. Si le format de fichier Access 2007 est dfini par dfaut, Access utilise le nom de fichier Vide.accdb pour le modle vide. Comment puis-je modifier le format de fichier par dfaut ? Pour crer un modle vide, effectuez l'une des oprations suivantes :
Crez une base de donnes (vous pouvez la nommer Vide ou lui attribuer un nom temporaire), puis importez ou crez les objets inclure dans le modle. Crez une copie d'une base de donnes existante qui contient dj les objets inclure dans le modle, puis supprimez les objets dont vous n'avez pas besoin. Lorsque le modle contient les objets souhaits, enregistrez-le dans un emplacement spcifique.
1. 2. 3.
Cliquez sur le bouton Microsoft Office
, puis pointez sur Enregistrer sous.
Sous Enregistrer la base de donnes sous un autre format, cliquez sur le format de fichier requis pour le modle. Dans la bote de dialogue Enregistrer sous, accdez l'un des deux dossiers de modles ci-dessous : Dossier de modles systme Par exemple, C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1036\Access Dossier de modles utilisateur Par exemple : Dans Microsoft Windows Vista c:\Utilisateurs\nom d'utilisateur\Documents Dans Microsoft Windows Server 2003 ou Microsoft Windows XP C:\Documents and Settings\nom d'utilisateur\Application Data\Microsoft\Modles REMARQUE Un modle vide du dossier de modles systme se substitue aux modles vides contenus dans les dossiers de modles utilisateur.
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4.
Dans la zone Nom de fichier, tapez Vide.accdb (ou Blank.mdb si vous crez un modle pour une version antrieure), puis cliquez sur Enregistrer.
Le nouveau modle est prsent actif. Ainsi, lorsque vous crez une base de donnes, les objets du modle y sont intgrs par dfaut. Access ouvre une nouvelle table en mode Feuille de donnes, tout comme lors de la cration d'une base de donnes vide sans l'aide d'un modle. Pour arrter d'utiliser le modle vide, supprimez ou renommez le fichier Vide.accdb (ou Blank.mdb, pour les versions antrieures d'Access).
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Crer des tables dans une base de donnes

Lorsque vous crez une base de donnes, vous stockez vos donnes dans des tables que ce soit des listes de lignes et de colonnes bases sur des objets. Par exemple, vous pouvez crer une table de contacts pour stocker une liste de noms, d'adresses et de numros de tlphone ou une table de produits pour stocker des informations sur des produits. La cration d'une base de donnes doit toujours dbuter par la cration de ses tables avant mme de crer les objets de base de donnes. Cet article explique comment ajouter des tables. Vous allez apprendre crer une table, ajouter des champs une table et dfinir une cl principale pour une table. Vous apprendrez galement ce que sont les types de donnes et pourrez dfinir des proprits de champ et de table. Avant de crer des tables, vous devez tudier attentivement vos besoins et concevoir votre base de donnes en fonction des tables ncessaires.
Dfinition d'une table Cration d'une table Cration d'une table partir d'un modle Importation ou cration d'un lien pour crer une table Cration d'une table partir d'une liste SharePoint Ajout de champs une table en mode Feuille de donnes Ajout de champs en utilisant des modles de champ Ajout du champ d'une table existante Dfinition du type de donnes d'un champ en mode Feuille de donnes Enregistrement d'une table Dfinition de la cl primaire Dfinition des proprits de champ Dfinition des proprits de table
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Dfinition d'une table
Une table contient des donnes sur un sujet particulier, tel que des employs ou des produits. Chaque enregistrement dans une table contient des informations concernant un lment prcis, relatives par exemple un employ en particulier. Un enregistrement est constitu de champs tels que nom, adresse et numro de tlphone. Un enregistrement est galement couramment appel une ligne et un champ une colonne.
Enregistrement ou ligne Champ ou colonne Votre base de donnes peut contenir plusieurs tables, chacune stockant des informations sur un sujet diffrent. Chaque table peut contenir plusieurs champs de types diffrents, incluant du texte, des nombres, des dates et des images. La liste suivante prsente des exemples courants de tables que vous pouvez crer. Une table de clients qui rpertorie les clients de votre socit et leurs adresses Un catalogue des produits vendus avec les prix et les photos de chaque article Une table de tches pour suivre les tches et les dates d'chance Un inventaire du matriel ou du stock disponible Il est conseill de concevoir votre base de donnes attentivement afin qu'elle soit correcte et la plus prcise possible pour viter d'avoir apporter trop de modifications par la suite. Pour plus d'informations sur la planification et la conception d'une base de donnes, voir l'article Concepts de base sur la conception d'une base de donnes. Cration d'une table Une base de donnes simple, telle qu'une liste de contacts, peut utiliser uniquement une seule table. Beaucoup de bases de donnes utilisent cependant plusieurs tables. Lorsque vous crez une base de donnes, vous crez un nouveau fichier sur votre ordinateur qui fait office de conteneur pour tous les objets de votre base de donnes, y compris des tables. Pour crer une table, vous pouvez crer une nouvelle base de donnes, insrer une table dans une base de donnes existante, importer une table ou lier une table une autre source de donnes, telle qu'un classeur Microsoft Office Excel 2007, un document Microsoft Office Word 2007, un fichier texte ou une autre base de donnes. Lorsque vous crez une base de donnes vide, une nouvelle table vide est insre automatiquement pour vous. Vous pouvez ensuite entrer des donnes pour commencer dfinir des champs. Cration d'une nouvelle table dans une nouvelle base de donnes
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1. 2. 3. Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis cliquez sur Nouveau.
Dans la zone Nom de fichier, tapez un nom de fichier. Pour modifier l'emplacement, cliquez sur l'icne de dossier pour parcourir l'arborescence. Cliquez sur Crer. La nouvelle base de donnes est ouverte et une nouvelle table nomme Table1 est cre et ouverte en mode Feuille de donnes. Cration d'une nouvelle table dans une base de donnes existante
1. 2. 3.
, puis sur Ouvrir.
Dans la bote de dialogue Ouvrir, slectionnez et ouvrez la base de donnes. Sous l'onglet Crer, dans le groupe Tables, cliquez sur Table.
Une nouvelle table est insre dans la base de donnes et la table est ouverte en mode Feuille de donnes.
Cration d'une table partir d'un modle Pour crer une table Contacts, Tches, Problmes, vnements ou Biens, vous pouvez commencer par utiliser les modles de table pour ces sujets fournis avec Office Access 2007. Les modles de table, tels qu'ils sont conus, sont compatibles avec les listes Windows SharePoint Services 3.0 du mme nom. 1. 2. 3. Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
Dans la bote de dialogue Ouvrir, slectionnez et ouvrez la base de donnes. Sous l'onglet Crer, dans le groupe Tables, cliquez sur Modles de tables, puis slectionnez l'un des modles disponibles dans la liste.
Une nouvelle table est insre et elle est base sur le modle de table que vous avez choisi. Importation ou cration d'un lien pour crer une table Vous pouvez crer une table en important des informations stockes ailleurs ou en tablissant un lien ces informations. Par exemple, vous pouvez importer des informations stockes dans une feuille de
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calcul Excel, une liste SharePoint, un fichier XML, une autre base de donnes Access, un dossier Microsoft Office Outlook 2007 ou dans n'importe quelle autre source, ou bien tablir un lien ces informations. Lorsque vous importez des informations, vous crez une copie de ces informations dans une nouvelle table de la base de donnes active. Inversement, lorsque vous tablissez un lien des informations, vous crez une table lie dans la base de donnes active qui reprsente un lien actif des informations existantes stockes ailleurs. Ainsi, lorsque vous modifiez des donnes dans une table lie, vous les modifiez galement dans la source d'origine (avec quelques exceptions voir la remarque ci-dessous). Lorsque des informations sont modifies dans la source d'origine en utilisant un autre programme, ces modifications sont visibles dans la table lie. REMARQUE Dans certains cas, il n'est pas possible de modifier la source de donnes via une table lie, plus particulirement lorsque la source de donnes est une feuille Excel. Cration d'une nouvelle table en important des donnes externes ou en tablissant un lien ces donnes 1. 2. 3. Pour utiliser une base de donnes existante, dans le menu Fichier, cliquez sur Ouvrir. Dans la bote de dialogue Ouvrir, slectionnez et ouvrez la base de donnes. Pour crer une base de donnes, dans le menu Fichier, cliquez sur Nouveau. Dans la zone de texte Nom de fichier, tapez un nom de fichier. Pour modifier l'emplacement, cliquez sur l'icne de dossier. Cliquez sur Crer. La nouvelle base de donnes est ouverte et une nouvelle table nomme Table1 est cre et ouverte en mode Feuille de donnes. 4. Sous l'onglet Donnes externes, dans le groupe Importer, cliquez sur l'une des sources de donnes disponibles.
5.
Suivez les instructions affiches dans les botes de dialogue. Access cre la nouvelle table et l'affiche dans le volet de navigation. REMARQUE Vous pouvez galement importer une liste SharePoint ou bien y tablir un lien en utilisant une commande de l'onglet Crer. Pour plus d'informations, voir la section suivante. Cration d'une table partir d'une liste SharePoint Vous pouvez crer une table dans votre base de donnes qui importe des donnes d'une liste SharePoint ou qui y tablit des liens. Cette liste peut prexister et vous pouvez donc en importer les donnes ou y tablir un lien. Vous pouvez galement crer une nouvelle liste personnalise ou une nouvelle liste qui est base sur un modle prdfini. Les modles prdfinis dans Office Access 2007 incluent Contacts, Tches, Problmes et vnements. Ouvrez d'abord la base de donnes dans laquelle vous souhaitez crer la table.
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1. 2. 3. Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
Dans la bote de dialogue Ouvrir, slectionnez et ouvrez la base de donnes. Sous l'onglet Crer, dans le groupe Tables, cliquez sur Listes SharePoint.
Effectuez ensuite l'une des oprations suivantes : Crer une liste base sur un modle 1. 2. 3. 4. Cliquez sur Contacts, Tches, Problmes ou vnements. Dans la bote de dialogue Crer une nouvelle liste, tapez l'URL du site SharePoint sur lequel vous souhaitez que la liste rside. Tapez galement le nom de la nouvelle liste SharePoint et sa description. Si vous souhaitez que la table lie s'ouvre aprs sa cration, activez la case cocher Ouvrir la liste une fois l'opration termine (elle est active par dfaut). Sinon, dsactivez cette case cocher. Cliquez sur OK. Crer une nouvelle liste personnalise 1. 2. 3. 4. Cliquez sur Personnalis. Dans la bote de dialogue Crer une nouvelle liste, tapez l'URL du site SharePoint sur lequel vous souhaitez que la liste rside. Tapez galement le nom de la nouvelle liste SharePoint et sa description. Si vous souhaitez que la table lie s'ouvre aprs sa cration, activez la case cocher Ouvrir la liste une fois l'opration termine (elle est active par dfaut). Sinon, dsactivez cette case cocher. Cliquez sur OK. Importer des donnes dans une liste existante 1. 2. 3. 4. 5. 6. Cliquez sur Liste SharePoint existante. Dans la bote de dialogue Donnes externes, tapez l'URL du site SharePoint qui contient la liste. Cliquez sur Importer les donnes sources dans une nouvelle table de la base de donnes active . Ensuite, cliquez sur Suivant. Activez une case cocher en regard des listes SharePoint que vous souhaitez importer. Cliquez sur OK. tablir un lien une liste existante 1. 2. 3. 4. 5. 6. Cliquez sur Liste SharePoint existante. Dans la bote de dialogue Donnes externes, tapez l'URL du site SharePoint qui contient la liste. Cliquez sur Lier la source de donnes en crant une table attache . Ensuite, cliquez sur Suivant. Activez une case cocher en regard des listes SharePoint auxquelles vous souhaitez tablir un lien. Cliquez sur OK. Ajout de champs une table en mode Feuille de donnes
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Les champs (galement appels colonnes) permettent de stocker des informations que vous souhaitez suivre. Par exemple, dans une table Contacts, vous pouvez crer des champs pour y indiquer entre autres, des noms, des prnoms des numros de tlphone et des adresses. Dans une table Produits, vous pouvez stocker les noms, les ID et les tarifs des produits.
Il est important de choisir les champs avec attention. Par exemple, il n'est pas conseill de crer un champ pour y stocker une valeur calcule. Vous pouvez, par contre, demander Office Access 2007 de calculer des valeurs lorsque cela est ncessaire. Lors du choix des champs, essayez de stocker les informations sous leur plus petite forme. Par exemple, au lieu de stocker un nom complet, envisagez de stocker un prnom et un nom. D'une faon gnrale, si vous devez tablir un rapport, faire un tri, effectuer une recherche ou un calcul sur une donne prcise, placez-la sparment dans une colonne. Un champ est constitu de certaines caractristiques de dfinition. Par exemple, chaque champ contient un nom qui l'identifie de manire unique dans une table. En outre, un champ est associ un type de donnes slectionn en fonction des informations qu'il contient. Le type de donnes dtermine les valeurs que le champ peut contenir et les oprations qui peuvent tre effectues, ainsi que la quantit d'espace de stockage rserv pour chaque valeur. Chaque champ est galement associ un groupe de paramtres appels proprits , qui dfinissent l'aspect ou le comportement du champ. Par exemple, la proprit Format dfinit la disposition d'affichage d'un champ, c'est--dire son format d'affichage. Lorsque vous crez une nouvelle table, celle-ci s'ouvre en mode Feuille de donnes. Vous pouvez immdiatement ajouter un champ en tapant des informations dans la colonne Ajouter un nouveau champ.
Ajout d'un nouveau champ une table existante 1. 2. 3. 4. Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
Dans la bote de dialogue Ouvrir, slectionnez et ouvrez la base de donnes. Dans le volet de navigation, double-cliquez sur l'une des tables disponibles pour l'ouvrir. Tapez vos donnes dans la cellule sous l'en-tte de colonne Ajouter un nouveau champ. Ajout d'un nouveau champ dans une nouvelle table
1. 2. 3.
, puis sur Ouvrir.
Dans la bote de dialogue Ouvrir, slectionnez et ouvrez la base de donnes. Sous l'onglet Crer, dans le groupe Tables, cliquez sur Table.
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Access insre une nouvelle table dans la base de donnes et l'ouvre en mode Feuille de donnes. 4. Tapez vos donnes dans la cellule sous l'en-tte de colonne Ajouter un nouveau champ. Lorsque vous entrez des donnes dans la nouvelle colonne, Office Access 2007 utilise les informations que vous tapez pour reconnatre le type de donnes appropri pour le champ. Par exemple, si vous tapez une date dans la colonne, comme 1/1/2006, Office Access 2007 voit les informations entres, reconnat qu'il s'agit d'une date et dfinit le type de donnes Date/Heure pour le champ. Si Access ne dispose pas de suffisamment d'informations pour dterminer le type de donnes, il le dfinit sur Texte. Le tableau suivant montre comment fonctionne la dtection automatique du type des donnes en mode Feuille de donnes. Si vous tapez : Office Access 2007 cre un champ avec le type de donnes : Texte Lien hypertexte
Jean http://www.contoso.com Vous pouvez utiliser n'importe quel prfixe Internet valide. Par exemple, http://, https:// et mailto: sont des prfixes valides. 50 000 50 000 50 000,99 50 000,389 31.12.06 Les formats de date et d'heure reconnus sont ceux correspondants vos paramtres rgionaux. 31.12.06 10:50:23 10:50 17:50 $12,50 Le symbole montaire reconnu est celui correspondant vos paramtres rgionaux. 21,75
Numrique, entier Long Numrique, entier Long Numrique, rel double Numrique, rel double Date/Heure
Date/Heure Date/Heure Date/Heure Date/Heure Monnaie
Numrique, rel double
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123.00 % 3.46E+03
Numrique, rel double Numrique, rel double
En plus de dterminer le type de donnes, Office Access 2007 peut dfinir la proprit Format en fonction de ce que vous avez tap. Par exemple, si vous tapez 10:50, Access dfinit le type de donnes Date/Heure et affecte la proprit Format la valeur Heure rduite. Si vous souhaitez dfinir explicitement le type de donnes et le format d'un champ, remplacez le choix de Office Access 2007. Pour cela, utilisez les commandes du groupe Type de donnes et mise en forme sous l'onglet Feuille de donnes. Dfinition explicite du type de donnes 1. Sous l'onglet Feuille de donnes, dans le groupe Type de donnes et mise en forme, cliquez sur Type de donnes.
2.
Slectionnez le type de donnes souhait. Dfinition explicite du format
1. 2.
Sous l'onglet Feuille de donnes, dans le groupe Type de donnes et mise en forme, cliquez sur Format. Slectionnez le format souhait. Lorsque vous ajoutez un champ en tapant des informations dans la cellule situe sous l'en-tte Ajouter un nouveau champ, Office Access 2007 attribue automatiquement un nom au champ. Les noms commencent par Champ1 pour le premier champ, Champ2 pour le deuxime, etc. Il est prfrable d'utiliser des noms de champ les plus descriptifs possible. Pour renommer un champ, cliquez avec le bouton droit sur son en-tte et cliquez sur Renommer la colonne dans le menu contextuel. Les noms de champs peuvent compter au maximum 64 caractres (lettres ou nombres), y compris les espaces. Vous devez essayer d'affecter des noms descriptifs pour pouvoir les identifier facilement lorsque vous affichez ou modifiez des enregistrements. Par exemple, vous pouvez utiliser des noms de champs tels que Nom, Adresse et Tlphone personnel.
Ajout de champs en utilisant des modles de champ Il est parfois plus facile de choisir des champs dans une liste prdfinie plutt que d'en crer manuellement. Vous pouvez utiliser le volet Office Modles de champ pour effectuer un choix dans une liste de champs prdfinis. Office Access 2007 est livr avec un ensemble de modles de champs qui permettent de gagner beaucoup de temps au moment de la cration des champs. Pour crer un
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champ en utilisant un modle, affichez le volet Modles de champ, faites glisser un ou plusieurs modles vers la table ouverte en mode Feuille de donnes.
Un modle de champ est un ensemble prdfini de caractristiques et de proprits qui dcrivent un champ. La dfinition d'un modle de champ inclut un nom de champ, un type de donnes, un paramtre pour la proprit de mise en forme du champ et un certain nombre d'autres proprits de champ qui, lorsqu'elles sont utilises ensemble, forment un modle qui sert de base pour crer un nouveau champ. 1. 2. Assurez-vous que la table est en mode Feuille de donnes. Sous l'onglet Feuille de donnes, dans le groupe Champs et colonnes, cliquez sur Nouveau champ.
Le volet Modles de champ apparat. 3. Slectionnez un ou plusieurs champs dans le volet Modles de champ et faites-les glisser vers la table. Lorsque la ligne d'insertion apparat, dposez-les l'endroit voulu. Les champs apparaissent en mode Feuille de donnes. Les modles de champ fournissent une base permettant de crer un nouveau champ. Il ne s'agit toutefois pas du seul moyen. Il est en effet possible de crer un champ partir d'un champ qui existe dans une autre table.
Ajout du champ d'une table existante Si vous utilisez une base de donnes qui contient plusieurs tables, vous pouvez ajouter un champ d'une autre table. En fait, il y a de fortes chances pour que certaines de ces tables soient lies. Dans une base de donnes relationnelle, les informations sont stockes dans des tables distinctes bases sur des sujets. Vous dfinissez ensuite des relations pour permettre votre systme de gestion de base de donnes de rassembler ces informations le cas chant. Office Access 2007 permet de crer un nouveau champ en utilisant celui d'une autre table lie ou en ajoutant celui d'une autre table pour laquelle vous n'avez pas cr de relation. Pour ajouter un champ, utilisez la liste des champs qui prsente les champs disponibles dans les autres tables de votre base de donnes.
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Ouverture du volet Liste de champs 1. 2. 3. Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
Dans la bote de dialogue Ouvrir, slectionnez et ouvrez la base de donnes. Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table dans laquelle vous voulez ajouter un champ existant. La table s'ouvre en mode Feuille de donnes.
4.
Sous l'onglet Feuille de donnes, dans le groupe Champs et colonnes, cliquez sur Ajouter des champs existants.
Le volet Liste de champs apparat.
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Le volet Liste de champs prsente toutes les tables de votre base de donnes, groupes par catgories. Lorsque vous utilisez une table en mode Feuille de donnes, deux catgories s'affichent dans le volet Liste de champs : Champs disponibles dans les tables associes et Champs disponibles dans les autres tables. La premire catgorie rpertorie les tables avec lesquelles la table ouverte possde une relation. La deuxime catgorie rpertorie les tables avec lesquelles votre table n'a aucune relation.
Lorsque vous cliquez sur le signe plus (+) en regard d'une table, la liste des champs disponibles dans cette table apparat. Pour ajouter un champ votre table, faites glisser le champ souhait partir du volet Liste de champs et dposez-le dans la table en mode Feuille de donnes. Ajout d'un champ partir du volet Liste de champs 1. 2. 3. Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
Dans la bote de dialogue Ouvrir, slectionnez et ouvrez la base de donnes. Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table dans laquelle vous voulez ajouter un champ existant. La table s'ouvre en mode Feuille de donnes.
4.
Le volet Liste de champs apparat. 5. 6. 7. Cliquez sur le signe plus (+) en regard d'une table pour afficher la liste des champs de cette table. Faites glisser le champ de votre choix partir du volet Liste de champs et dposez-le dans la table en mode Feuille de donnes. Lorsque la ligne d'insertion apparat, dposez le champ l'endroit voulu.
L'Assistant Liste de choix dmarre. 8. Suivez les instructions qui s'affichent pour terminer les oprations de l'Assistant. Une fois les oprations de l'Assistant effectues, le champ apparat dans la table en mode Feuille de donnes.
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REMARQUE Lorsque vous faites glisser un champ partir d'une table avec laquelle il n'existe aucune relation et que vous effectuez les oprations de l'Assistant Liste de choix, une nouvelle relation un-plusieurs est cre automatiquement entre la table dans le volet Liste de champs et la table ouverte.
Dfinition du type de donnes d'un champ en mode Feuille de donnes Office Access 2007 dtecte automatiquement les types de donnes des champs que vous crez en mode Feuille de donnes. Cependant, vous ne pourrez pas toujours conserver les choix d'Access. Par exemple, vous pouvez avoir des ID produits qui servent identifier les produits que vous vendez. Si vous tapez un ID numrique, 1003 par exemple, dans une table en mode Feuille de donnes, la fonction de dtection automatique du type de donnes dfinit un type de donnes numrique pour le champ. Il est toutefois conseill d'utiliser des donnes numriques uniquement pour les champs impliqus dans des calculs arithmtiques. Normalement, les identifiants tels qu'un ID produit doivent tre stocks avec le type de donnes Texte. Si vous souhaitez dfinir explicitement le type de donnes et le format d'un champ, remplacez le choix de Office Access 2007. Pour cela, utilisez les commandes du groupe Type de donnes et mise en forme sous l'onglet Donnes. Dfinition explicite du type de donnes 1. Sous l'onglet Feuille de donnes, dans le groupe Type de donnes et mise en forme, cliquez sur Type de donnes.
2.
Slectionnez le type de donnes souhait. Utilisez le tableau suivant pour dterminer le type de donnes correct. Dfinition explicite du format
1. 2.
Sous l'onglet Feuille de donnes, dans le groupe Type de donnes et mise en forme, cliquez sur Format. Slectionnez le format souhait. Le tableau suivant dcrit les types de donnes disponibles pour des champs dans Office Access 2007. Type de donnes Texte Stockage Taille
Caractres alphanumriques Utiliss pour le texte ou le texte et les nombres qui ne sont pas utiliss dans des calculs (par exemple, l'ID d'un produit).
Jusqu' 255 caractres.
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Mmo
Numrique
Caractres alphanumriques (dpassant 255 1 giga-octet de caractres ou 2 caractres) ou texte avec une mise en forme de texte giga-octets au maximum de enrichi. stockage (2 octets par caractre) pour lesquels il est possible Utilis pour le texte de plus de 255 caractres ou pour d'afficher 65 535 caractres dans le texte qui utilise la mise en forme de texte enrichi. un contrle. Dans le cas des notes, des descriptions longues et des paragraphes avec une mise en forme gras ou italique, il convient d'utiliser un champ Mmo. Valeurs numriques (entiers ou valeurs 1, 2, 4 ou 8 octets, ou 16 octets fractionnaires). pour les numros de rplication. Permet de stocker des nombres utiliser dans des calculs, l'exception des valeurs montaires (utilisez Devise comme type de donnes de valeurs montaires). Dates et heures. 8 octets. Permet de stocker des valeurs de type date et heure. Notez que chaque valeur stocke inclut un composant date et un composant heure. Valeurs montaires. 8 octets.
Date/Heure
Monnaie
Permet de stocker des valeurs montaires (devises). NumroAuto Valeur numrique unique qu'Office Access 2007 4 octets ou 16 octets en cas insre automatiquement lors de l'ajout d'un d'utilisation pour un numro de enregistrement. rplication. Permet de gnrer des valeurs uniques qui peuvent tre utilises comme cl principale. Notez que les champs NumroAuto peuvent tre incrments squentiellement, par incrments que vous dfinissez ou par incrments choisis de faon alatoire. Valeurs boolennes. 1 bit (8 bits = 1 octet). Utilises pour les champs Vrai/Faux qui peuvent contenir Oui/Non ou Vrai/Faux par exemple. Objets OLE ou autres donnes binaires. Permet de stocker des objets OLE d'autres applications Microsoft Windows. Images, fichiers binaires, fichiers Office.
Oui/Non
Objet OLE
Jusqu' 1 giga-octet.
Pice jointe
Pour les pices jointes compresses, 2 giga-octets. Ce type de donnes est celui qui convient pour Pour les pices jointes non stocker des images numriques et tout type de fichier compresses, environ 700 ko binaire. selon le degr de compression de la pice jointe. Liens hypertexte. 1 giga-octet de caractres ou 2 giga-octets au maximum de Permet de stocker des liens hypertexte pour fournir un stockage (2 octets par caractre) accs par un clic simple des pages Web via une pour lesquels il est possible URL (Uniform Resource Locator) ou des fichiers via d'afficher 65 535 caractres dans un nom au format UNC (Universal Naming un contrle. Convention). Vous pouvez galement tablir un lien aux objets Access stocks dans une base de donnes. Il ne s'agit en fait pas d'un type de donnes. Cela Bas sur une table ou une
Lien hypertexte
Assistant
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Liste de choix permet d'appeler l'Assistant Liste de choix.
requte : taille de la colonne lie.
Permet de dmarrer l'Assistant Liste de choix afin que Base sur une valeur : taille du vous puissiez crer un champ qui utilise une zone de champ Texte utilis pour stocker liste droulante pour rechercher une valeur dans une la valeur. autre table, une requte ou une liste de valeurs. CONSEIL Pour les numros de tlphone, les numros de pice et d'autres numros que vous
n'envisagez pas d'utiliser pour des calculs mathmatiques, slectionnez le type de donnes Texte et non le type de donnes Nombre. Pour les types de donnes Texte et Nombre, vous pouvez dfinir une taille de champ ou un type de donnes plus prcis en dfinissant une valeur dans la zone de proprit TailleChamp.
Enregistrement d'une table Aprs avoir ajout des champs une table, vous devez enregistrer sa conception. Lorsque vous enregistrez une nouvelle table pour la premire fois, attribuez-lui un nom qui dcrit les informations qu'elle contient. Vous pouvez utiliser au maximum 64 caractres (lettres ou nombres), y compris des espaces. Par exemple, vous pouvez appeler une table Clients, Stock de pices ou Produits. 1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office - ou Cliquez avec le bouton droit sur l'onglet de document de la table et choisissez Enregistrer dans le menu contextuel. - ou Cliquez sur Enregistrer dans la Barre d'outils Accs rapide. 2. Si vous enregistrez la table pour la premire fois, tapez son nom et cliquez sur OK. , puis cliquez sur Enregistrer ou appuyez sur Ctrl+S.
Dfinition de la cl primaire La cl primaire d'une table se compose d'un ou plusieurs champs qui identifient de faon unique chaque ligne stocke dans la table. Les tables contiennent souvent un numro d'identification unique, tel qu'un numro d'identification, un numro de srie ou un code, qui sert de cl primaire. Par exemple, vous pouvez avoir une table Clients dans laquelle chaque client possde un numro de code client unique, le champ contenant le numro de code pouvant tre la cl primaire de la table. Pour pouvoir prtendre au titre de cl primaire, un champ doit possder plusieurs caractristiques. Premirement, il identifie chaque ligne de faon unique. Deuximement, il n'est jamais vide et ne contient jamais la valeur Null. . Troisimement, il change rarement (idalement jamais). Access utilise des champs de cl primaire pour rassembler rapidement des donnes issues de plusieurs tables. Il est conseill de toujours spcifier une cl primaire pour une table. Access cre automatiquement un index pour la cl primaire, ce qui acclre l'excution des requtes et des autres oprations. Access
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s'assure galement que chaque enregistrement possde une valeur dans le champ de cl primaire et qu'il est toujours unique. Lorsque vous crez une table en mode Feuille de donnes, Access cre automatiquement une cl primaire pour vous et lui attribue un ID de champ et le type de donnes NumroAuto. Activation du mode Cration 1. Cliquez avec le bouton droit sur l'onglet de document et choisissez Mode Cration. - ou -
Cliquez avec le bouton droit sur le nom de table dans le volet de navigation et choisissez Mode Cration. - ou Cliquez sur Mode Cration dans la barre d'tat Access. Pour modifier ou supprimer la cl primaire, ou pour dfinir une cl primaire pour une table qui n'en possde pas, vous devez utiliser le mode Cration. Dfinition ou modification de la cl primaire 1. 2. Ouvrez la table en mode Cration. Slectionnez le ou les champs que vous souhaitez utiliser en tant que cl primaire. Pour slectionner un champ, cliquez sur le slecteur de ligne correspondant au champ de votre choix. Pour slectionner plusieurs champs, maintenez la touche CTRL enfonce et cliquez sur le slecteur de ligne correspondant chaque champ. 3. Sous l'onglet Cration du groupe Outils , cliquez sur Cl primaire.
Un indicateur cl est ajout gauche du ou des champs que vous souhaitez dfinir comme cl principale. Suppression de la cl primaire 1. 2. Ouvrez la table en mode Cration. Cliquez sur le slecteur de ligne de la cl primaire active. Si la cl primaire est compose d'un seul champ, cliquez sur le slecteur de ligne correspondant ce champ.
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Si la cl primaire est compose de plusieurs champs, cliquez sur le slecteur de ligne correspondant au champ de votre choix. 3. Sous l'onglet Cration du groupe Outils , cliquez sur Cl primaire.
L'indicateur cl est supprim du ou des champs prcdemment dfinis comme cl principale. REMARQUE Lorsque vous enregistrez une nouvelle table sans dfinir une cl primaire, Access vous demande d'en crer une. Si vous rpondez Oui, Access cre un champ N qui utilise le type de donnes NumroAuto pour fournir une valeur unique chaque enregistrement. Si votre table contient dj un champ NumroAuto, Access l'utilise comme cl primaire.
Dfinition des proprits de champ Vous pouvez contrler l'apparence des informations, empcher la saisie de donnes incorrectes, spcifier des valeurs par dfaut, acclrer les recherches et les tris et contrler toutes les apparences ou les comportements en dfinissant des proprits de champ. Par exemple, vous pouvez mettre en forme les nombres pour faciliter leur lecture ou dfinir une rgle de validation qui doit tre respecte pour autoriser la saisie des informations dans un champ. Le type de donnes du champ dtermine les proprits que vous pouvez dfinir. Par exemple, la Proprit AjouterUniquement s'applique seulement un champ pour lequel le type de donnes Mmo a t dfini. Vous ne pouvez pas dfinir cette proprit pour un champ d'un autre type. Access utilise les paramtres de proprit de champ lorsque vous visualisez ou modifiez des donnes. Par exemple, les proprits Format , MasqueSaisie et Lgende modifient la faon dont les informations apparaissent dans une table et dans les requtes Feuille de donnes. En outre, tous les contrles des nouveaux formulaires et des tats qui sont bass sur les champs de la table hritent par dfaut des mmes paramtres de proprit. Pour dfinir une valeur par dfaut pour un champ ou pour obliger un utilisateur taper une valeur, vous devez utiliser d'autres proprits qu'Access applique chaque fois que vous ajoutez ou modifiez des donnes dans la table. Dfinition d'une proprit de champ dans une table en mode Feuille de donnes 1. 2. 3. Ouvrez la table en mode Feuille de donnes. Cliquez dans le champ pour lequel vous souhaitez dfinir la proprit. Sous l'onglet Feuille de donnes, dans le groupe Type de donnes et mise en forme , slectionnez l'une des commandes suivantes :
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Unique Dfinit la proprit Index. Est requis par Modifie la proprit Requise. Si cette proprit avait la valeur Oui , elle prend la valeur Non et si elle avait la valeur Non , elle prend la valeur Oui .
Le mode Feuille de donnes permet de dfinir peu de proprits de champ parmi toutes les proprits disponibles. Pour dfinir des proprits de champ supplmentaires, vous devez ouvrir la table en mode Cration. Pour avoir accs la liste complte des proprits de champ et dfinir des proprits de champ, vous devez utiliser le mode Cration. Dfinition d'une proprit de champ pour une table en mode Conception 1. 2. 3. 4. Ouvrez la table en mode Cration. Dans la partie suprieure de la grille de cration de table, slectionnez le champ pour lequel vous voulez dfinir des proprits (ou dplacez-vous jusqu'au champ en utilisant les touches de direction). Access affiche les proprits de ce champ dans la partie infrieure de la grille de cration de table. Le type de donnes du champ dtermine les proprits que vous pouvez dfinir. Dans la partie infrieure de la fentre, sous Proprits du champ, activez la case correspondant la proprit de champ que vous souhaitez dfinir. Vous pouvez galement appuyer sur F6 et vous dplacer ensuite jusqu' la proprit en utilisant les touches de direction. Tapez un paramtre pour la proprit ou bien, si une flche apparat droite de la zone de proprit, cliquez sur cette flche pour choisir un paramtre dans la liste. Le tableau suivant prsente les proprits de champ disponibles. Utilisez cette proprit de champ TailleChamp Pour
5.
Dfinir la taille maximale des donnes stockes sous le type Texte, Nombre ou NumroAuto. Personnaliser l'apparence d'un champ imprim ou affich. Spcifier le nombre de dcimales utiliser pour afficher des nombres. Dfinir si un champ NumroAuto est incrment ou s'il reoit une valeur alatoire. Guider la saisie des donnes. Afficher le texte par dfaut dans des tiquettes pour les formulaires, les tats et les requtes. Attribuer automatiquement une valeur par dfaut un champ lorsque des nouveaux enregistrements sont ajouts. Fournir une expression qui doit tre vraie chaque fois que vous ajoutez ou modifiez la valeur de ce champ.
Format Dcimales NouvellesValeurs
MasqueSaisie Lgende
ValeurParDfaut
ValideSi
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MessageSiErreur Requise
Taper le texte qui apparat lorsqu'une valeur viole l'expression ValideSi. Demander que des donnes soient saisies pour un champ.
ChaneVideAutorise Autoriser une chane vide ("") dans un champ Texte ou Mmo (en attribuant la valeur Oui. Index Acclrer l'accs aux donnes du champ par la cration et l'utilisation d'un index.
UnicodeCompression Compresser le texte stock dans ce champ lorsqu' une grande quantit de texte est stock (plus de 4 096 caractres). IMEMode Contrler la conversion des caractres dans une version asiatique de Windows.
ModeFormulationIME Contrler la conversion des caractres dans une version asiatique de Windows. SmartTags AjouterUniquement FormatTexte Associer des balises actives ce champ. Autoriser le suivi de version (en affectant la valeur Oui) d'un champ Mmo. Choisir le format Texte enrichi pour stocker du texte au format HTML et autoriser la mise en forme de texte enrichi. Choisir Texte brut pour stocker du texte uniquement. Spcifier l'alignement par dfaut du texte dans un contrle. Spcifier le nombre total de chiffres autoriss, y compris droite et gauche de la virgule. Spcifier le nombre maximal de chiffres qui peuvent tre stocks droite de la virgule.
AlignerTexte Prcision
chelle
Si vous souhaitez disposer de davantage de place pour la saisie ou la modification d'un paramtre de proprit dans la zone de proprit, appuyez sur MAJ+F2 pour afficher la zone Zoom. Si vous entrez un masque de saisie ou une expression de validation et souhaitez de l'aide, cliquez sur 6. en regard de la zone de proprit pour afficher le gnrateur appropri.
Pour enregistrer vos modifications, cliquez sur Enregistrer dans la barre d'outils Accs rapide. - ou Cliquez avec le bouton droit sur l'onglet de document de la table et choisissez Enregistrer dans le menu contextuel. - ou -
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Cliquez sur le bouton Microsoft Office Ctrl+S. , puis cliquez sur Enregistrer ou appuyez sur
Le tableau suivant fournit des informations supplmentaires sur les proprits de champ TailleChamp, Format et NouvellesValeurs . Proprit TailleChamp Texte Description
Taper une valeur comprise entre 1 et 255. Les champs de texte peuvent contenir entre 1 et 255 caractres. Pour les champs devant contenir un texte plus long, utiliser le type de donnes Mmo. Slectionnez l'une des options suivantes : Octet Pour les valeurs numriques comprises entre 0 et 255 caractres. Stockage sur un octet. Entier Pour les valeurs numriques comprises entre -32 768 et +32 768 caractres. Stockage sur deux octets. Entier long Pour les valeurs numriques comprises entre -2 147 483,648 et +2 147 483,647 caractres. Stockage sur quatre octets. CONSEIL Utilisez la proprit Entier long pour stocker sous forme de cl trangre la valeur qui apparat dans le champ de cl primaire NumroAuto d'une autre table. Rel simple Pour les valeurs numriques virgule flottante comprises entre 38 38 3,4 x 10 et +3,4 x 10 avec jusqu' sept chiffres aprs la virgule. Stockage sur quatre octets. Rel double Pour les valeurs numriques virgule flottante comprises entre 308 308 1,797 x 10 et +1,797 x 10 avec jusqu' quinze chiffres aprs la virgule. Stockage sur huit octets. N de rplication Pour le stockage d'un identificateur unique global requis pour la rplication. Stockage sur seize octets. Notez que la rplication n'est pas prise en charge pour le format de fichier .accdb. 27 Dcimal Pour les valeurs numriques comprises entre -9,999... x 10 et 27 +9,999... x 10 . Stockage sur douze octets. Slectionnez l'une des options suivantes : Entier long Pour les valeurs numriques uniques comprises entre 1 et +2 147 483 648 lorsque la proprit de champ NouvellesValeurs est dfinie sur Incrment et pour les valeurs comprises entre -2 147 483 648 et +2 147 483 647 lorsque la proprit de champ NouvellesValeurs est dfinie sur Alatoire. Stockage sur 4 octets. N de rplication Pour le stockage d'un identificateur unique global requis pour la rplication. Stockage sur seize octets. Notez que la rplication n'est pas prise en charge pour le format de fichier .accdb.
Numrique
NumroAuto
Proprit de mise en forme Texte Vous pouvez dfinir un format personnalis. Pour plus d'informations, consultez Mettre en forme les donnes dans des tables, des formulaires et des tats.
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Numrique
Slectionnez l'une des options suivantes :
Nombre gnral Affiche le nombre tel qu'il a t tap. Par exemple, 3 456,789 est affich 3 456,789
Devise Affiche le nombre utilisant le sparateur de milliers et applique les paramtres dans les Options rgionales et linguistiques du Panneau de configuration pour les montants ngatifs, les symboles dcimaux et montaires et les dcimales. Par exemple, 3 456,789 est affich $3,456.789
Euro Affiche le nombre avec le symbole montaire Euro, quel que soit le symbole spcifi dans les Options rgionales et linguistiques. Fixe Affiche au moins un chiffre et applique les paramtres des Options rgionales et linguistiques du Panneau de configuration pour les montants ngatifs, les symboles dcimaux et montaires, et les dcimales. Par exemple 3 456,789 est affich 3 456,79
Standard Affiche le nombre utilisant le sparateur de milliers et applique les paramtres dfinis dans les Options rgionales et linguistiques du Panneau de configuration pour les montants ngatifs, les symboles dcimaux et les dcimales. Ce format n'affiche pas de symbole montaire. Par exemple, 3 456,789 est affich 3 456,79
Pourcentage Multiplie la valeur par 100 et affiche le nombre avec un signe de pourcentage la fin. Applique les paramtres dfinis dans les Options rgionales et linguistiques du Panneau de configuration pour les montants ngatifs, les symboles dcimaux et les dcimales. Par exemple, 0,3456 est affich 35 %
Scientifique Affiche la valeur en notation scientifique standard. Par exemple, 3 456,789 est affich 3 46E + 03 Slectionnez l'un des formats d'affichage prdfinis suivants :
Date/Heure
Date, gnral Affiche la valeur utilisant une combinaison des paramtres Date, abrg et Heure, complet. Date, complet Affiche la valeur utilisant le paramtre Date, complet dfini dans les Options rgionales et linguistiques du Panneau de configuration. Date, rduit Affiche la valeur utilisant le format jj-mmm-aa (14-Jul-06, par exemple). Date, abrg Affiche la valeur utilisant le paramtre Date, abrg dfini dans les Options rgionales et linguistiques du Panneau de configuration. Heure, complet Affiche la valeur utilisant le paramtre Heure, complet dfini dans les Options rgionales et linguistiques du Panneau de configuration. Heure, rduit Affiche la valeur utilisant le format HH:MM PM o HH correspond l'heure, MM aux minutes et o PM peut tre remplac par AM. L'heure peut tre comprise entre 1 et 12 et les minutes entre 0 et 59. Heure, abrg Affiche la valeur utilisant le format HH:MM o HH correspond l'heure et MM aux minutes. L'heure peut tre comprise entre 0 et 23 et les minutes entre 0 et 59.
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Oui/Non
Slectionnez l'une des options suivantes :
Vrai/Faux Affiche la valeur et indique Vrai ou Faux. Oui/Non Affiche la valeur et indique Oui ou Non. Actif/Inactif Affiche la valeur et indique Actif ou Inactif. REMARQUE Les mentions Actif, Vrai et Oui sont quivalentes ainsi que Faux, Non et Inactifs.
Proprit NouvellesValeurs NumroAuto Slectionnez l'une des options suivantes (uniquement pour les types de donnes NumroAuto) : Incrment La valeur de dpart est 1 et est incrmente de 1 pour chaque nouvel enregistrement. Alatoire La valeur de dpart est alatoire et chaque nouvel enregistrement reoit une valeur alatoire.
Dfinition des proprits de table En plus des proprits de champ, vous pouvez dfinir des proprits qui s'appliquent une table entire et des enregistrements entiers. Ces proprits se dfinissent dans la feuille de proprits de la table. Dfinition d'une proprit de table 1. 2. Ouvrez la table en mode Cration. Sous l'onglet Crer, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Feuille de proprits.
La feuille de proprits de la table est affiche. 3. 4. Activez la case correspondant la proprit dfinir. Tapez un paramtre pour cette proprit. Le tableau suivant prsente les proprits de table disponibles. Utilisez cette proprit de table Description AffichParDfaut Pour
Fournir une description de la table. Dfinir les feuilles de donnes, les tableaux ou les graphiques croiss dynamiques comme vue par dfaut lorsque vous ouvrez la table.
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ValideSi
Fournir une expression qui doit tre vraie lorsque vous ajoutez ou modifiez un enregistrement.
MessageSiErreur
Taper le texte qui apparat lorsqu'un enregistrement viole l'expression ValideSi. Dfinir des critres pour afficher uniquement certaines lignes en mode Feuille de donnes. Slectionner un ou plusieurs champs pour spcifier l'ordre de tri par dfaut des lignes en mode Feuille de donnes. Spcifier si une sous-feuille doit s'afficher en mode Feuille de donnes et, si oui, la table ou la requte qui doit fournir les lignes dans la sousfeuille. Rpertorier les champs de la table ou de la requte utilise pour la sousfeuille qui correspondent au(x) champ(s) de cl primaire de cette table. Rpertorier le ou les champs de cl primaire de cette table qui correspondent aux champs enfants de la sous-feuille. Choisir de dvelopper ou non toutes les lignes de sous-feuille disponibles (par dfaut) l'ouverture ou bien, dfinir la hauteur de la fentre de la sous-feuille pour qu'elle s'affiche l'ouverture. Choisir de dvelopper toutes les sous-feuilles lorsque vous ouvrez la table. Dfinir l'orientation de l'affichage en fonction du sens de votre criture, de gauche droite ou de droite gauche.
Filtre
TriPar
SousFDNom
ChampsFils
ChampsPres
SousFDHauteur
SousFDEtendue
Orientation
AfficherVuesSurSharePoint Spcifier si les formulaires et les tats associs cette table doivent tre disponibles dans le menu Affichage de Windows SharePoint Services si la base de donnes est publie sur un site SharePoint. FiltrerSurchargement Appliquer automatiquement les critres de filtre dans la proprit Filtre (avec la valeur Oui) lorsque la table est ouverte en mode Feuille de donnes. Appliquer automatiquement les critres de tri dans la proprit TriPar (avec la valeur Oui) lorsque la table est ouverte en mode Feuille de donnes.
TrierParSurchargement
Si vous souhaitez disposer de davantage de place pour la saisie ou la modification d'un paramtre dans la zone de proprit, appuyez sur MAJ+F2 pour afficher la zone Zoom. Si vous affectez la proprit ValideSi une expression et souhaitez obtenir de l'aide, cliquez sur regard de la zone de proprit ValideSi pour afficher le gnrateur appropri.. en
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5.
Pour enregistrer vos modifications, cliquez sur Enregistrer dans la barre d'outils Accs rapide. - ou -
Cliquez avec le bouton droit sur l'onglet de document de la table et choisissez Enregistrer dans le menu contextuel. - ou Cliquez sur le bouton Microsoft Office Ctrl+S. , puis cliquez sur Enregistrer ou appuyez sur
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Guide pour les relations entre tables

Une conception approprie de base de donnes permet de supprimer les donnes redondantes (doublons). Pour atteindre cet objectif, vous devez diviser vos donnes en plusieurs tables en fonction de leurs sujets, ainsi chaque fait n'est reprsent qu'une seule fois. Vous configurez ensuite Microsoft Office Access 2007 de manire rassembler les informations divises . Pour ce faire, vous insrez les champs communs des tables lies. Ceci dit, vous effectuerez cette opration correctement aprs avoir assimil les relations entre les tables, puis aprs les avoir spcifies dans la base de donnes Office Access 2007.
Introduction Types de relations entre les tables Pourquoi crer des relations entre les tables ? Comprendre l'intgrit rfrentielle Afficher les relations entre les tables Crer une relation entre les tables Supprimer une relation entre les tables Modifier une relation entre les tables Appliquer l'intgrit rfrentielle
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Introduction
Aprs la cration d'une table pour chaque sujet de la base de donnes, vous devez permettre Office Access 2007 de renvoyer ces informations en cas de besoin. Pour ce faire, vous insrez les champs communs dans les tables lies et vous dfinissez les relations entre ces tables. Vous pouvez alors crer des requtes, des formulaires et des tats qui affichent des informations issues de plusieurs tables simultanment. Par exemple, le formulaire suivant comporte des informations issues de plusieurs tables :
Les informations de ce formulaire proviennent de la table Clients... ...de la table Commandes... ...de la table Produits... ...et de la table Dtails commande. Le nom du client dans la zone Facturer provient de la table Clients, les valeurs Rf commande et Date de commande sont issues de la table Commandes, le nom Produit est issu de la table Produits, et les valeurs Prix unitaire et Quantit sont issues de la table Dtails commande. Ces tables sont lies entre elles de diverses faons pour permettre l'insertion des informations de chacune d'elle dans un formulaire. Dans l'exemple prcdent, les champs de tables doivent tre coordonns pour afficher des informations sur la mme commande. Les relations entre tables rendent cette coordination possible. Une relation entre les tables fonctionne en faisant correspondre les donnes dans les cls , il est frquent d'associer un champ au nom identique dans les deux tables. Dans la plupart des cas, ces champs correspondants constituent la cl primaire issue d'une table, fournissant un identificateur unique pour chaque enregistrement, et une cl trangre dans l'autre table. Par exemple, les employs peuvent tre associs aux commandes dont ils sont responsables, en crant une relation entre les tables entre les champs RfEmploy dans les tables Employs et Commandes.
RfEmploy apparat dans les deux tables , comme cl primaire... ... et cl trangre.
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Types de relations entre les tables Il existe trois types de relations entre les tables. Relation un--plusieurs
Considrez une base de donnes de suivi des commandes, dote d'une table Clients et d'une table Commandes. Un client peut passer toutes les commandes qu'il souhaite. Pour tout client reprsent dans la table Clients peuvent correspondre les commandes reprsentes dans la table Commandes. Ainsi, la relation entre la table Clients et la table Commandes est une relation un--plusieurs. Pour reprsenter une relation un--plusieurs dans la structure de votre base de donnes, prenez la cl primaire sur le ct un de la relation et ajoutez-la comme champ supplmentaire la table sur le ct plusieurs de cette relation. Dans ce cas, par exemple, vous ajoutez un nouveau champ ; le champ Rf de la table Clients , la table Commandes et vous l'appelez Rf client. Access peut alors utiliser le numro de la Rf client dans la table Commandes pour rechercher le client appropri pour chaque commande. Relation plusieurs--plusieurs Considrez la relation entre une table Produits et une table Commandes. Une commande peut comprendre plusieurs produits. En revanche, un produit peut apparatre dans plusieurs commandes. Ainsi, vous pouvez avoir plusieurs enregistrements dans la table Produits pour chaque enregistrement de la table Commandes. En outre, vous pouvez avoir plusieurs enregistrements dans la table Commandes pour chaque enregistrement dans la table Produits. Ce type de relation est appele relation plusieurs--plusieurs car vous pouvez avoir plusieurs enregistrements pour tout produit, et plusieurs produits pour toute commande. Vous pouvez dtecter les relations plusieurs--plusieurs existantes entre les tables si vous prenez en considration les deux cts de la relation. Pour reprsenter une relation plusieurs--plusieurs, vous devez crer une troisime table, souvent appele une table de jonction, qui dcompose la relation plusieurs--plusieurs dans deux relations un--plusieurs. Vous devez ajouter la cl primaire de chacune des deux tables dans la troisime table. Par consquent, la troisime table enregistre chaque occurrence ou instance de cette relation. Par exemple, la table Commandes et la table Produits ont une relation plusieurs--plusieurs qui est dfinie en crant deux relations un--plusieurs avec la table Dtails commande. Une commande peut porter sur plusieurs produits et chaque produit peut apparatre dans plusieurs commandes. Relation un--un Dans une relation un--un, chaque enregistrement de la premire table ne comporte qu'un seul enregistrement correspondant dans la deuxime table, et chaque enregistrement de cette deuxime table ne comporte qu'un seul enregistrement correspondant dans la premire table. Ce type de relation n'est pas courant sachant que les informations ainsi lies sont en gnral stockes dans la mme table. Vous pouvez utiliser une relation un--un pour diviser une table plusieurs champs, pour isoler une partie d'une table pour des raisons de scurit, ou pour stocker des informations ne s'appliquant qu' un sous-ensemble de la table principale. Lorsque vous identifiez une telle relation, les deux tables doivent partager un champ commun. Pourquoi crer des relations entre les tables ?
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Vous pouvez explicitement crer des relations entre tables en utilisant la fentre Relations, ou en faisant glisser un champ depuis le volet Liste de champs. Office Access 2007 a recours aux relations entre les tables pour joindre les tables dont vous avez besoin dans un objet de base de donnes. Il existe plusieurs raisons pour crer des relations entre tables avant de crer d'autres objets de base de donnes, tels que des formulaires, des requtes et des tats. Les relations entre tables renseignent les structures de requtes
Pour utiliser des enregistrements issus de plusieurs tables, vous devez souvent crer une requte qui joint les tables. La requte fonctionne en faisant correspondre les valeurs de la cl primaire dans la premire table avec une cl trangre dans la deuxime table. Par exemple, pour renvoyer les lignes qui rpertorient toutes les commandes pour chaque client, vous devez crer une requte qui joint la table Clients la table Commandes en fonction du champ Rf client. Dans la fentre Relations, vous pouvez prciser manuellement les champs joindre. Nanmoins, si la relation est dj dfinie entre les tables, Office Access 2007 fournit la jointure par dfaut, en fonction de la relation existante entre tables. En outre, si vous utilisez l'un des Assistants Requte, Access exploite les informations des relations entre tables que vous avez dj dfinies pour vous proposer plusieurs choix pertinents et pour renseigner au pralable les paramtres de proprit avec les valeurs par dfaut appropries. Les relations entre tables renseignent les structures de formulaires et d'tats Lorsque vous concevez un formulaire ou un tat, Office Access 2007 exploite les informations des relations entre tables que vous avez dj dfinies pour vous proposer plusieurs choix pertinents et pour renseigner au pralable les paramtres de proprit avec les valeurs par dfaut appropries. Les relations entre tables vous permettent d'appliquer l'intgrit rfrentielle pour viter les enregistrements orphelins dans votre base de donnes. Un enregistrement orphelin est un enregistrement qui fait rfrence un autre enregistrement qui n'existe pas ; par exemple un enregistrement de commande qui fait rfrence un enregistrement de client non existant. Lorsque vous crez une base de donnes, vous divisez les informations entre plusieurs tables, dont chacune comporte une cl primaire. Vous ajoutez alors des cls trangres aux tables lies qui font rfrence ces cls primaires. Ces paires de cls reprsentent la base des relations entre tables et des requtes plusieurs tables. Par consquent, il est important que ces rfrences de cls primaires-trangres demeurent synchronises. L'intgrit rfrentielle permet de synchroniser les rfrences ; elle dpend des relations entre tables. Comprendre l'intgrit rfrentielle Lorsque vous crez une base de donnes, vous divisez vos informations en plusieurs tables en fonction de leurs sujets pour rduire la redondance de donnes. Vous configurez alors Office Access 2007 de manire rassembler les donnes en plaant les champs courants dans les tables lies. Par exemple, pour reprsenter une relation un--plusieurs, vous prenez la cl primaire de la table une , et vous l'ajoutez comme champ supplmentaire la table plusieurs . Pour rassembler les donnes, Access prend la valeur de la table plusieurs et recherche la valeur correspondante dans la table une . Ainsi, les valeurs de la table plusieurs font rfrence aux valeurs correspondantes dans la table une . Imaginons que vous ayez une relation un--plusieurs entre les tables Expditeurs et Commandes et que vous souhaitiez supprimer une table Expditeur. Si l'expditeur supprimer comporte des
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commandes dans la table Commandes, celles-ci deviennent orphelines ds lors que vous supprimez l'enregistrement Expditeur. Ceci dit, les commandes comprennent une rfrence de l'expditeur, sans qu'elle ne soit valide pour autant, car l'enregistrement rfrenc n'existe plus.
L'intgrit rfrentielle consiste empcher les orphelins et synchroniser les rfrences pour viter que cette situation hypothtique ne se produise. Vous appliquez l'intgrit rfrentielle en l'activant pour une relation entre tables (voir Appliquer l'intgrit rfrentielle pour obtenir des instructions dtailles). Une fois cette intgrit applique, Access bloque toute opration susceptible de l'enfreindre. En d'autres termes, Access bloque les mises jour qui modifient la cible d'une rfrence, et les suppressions qui l'liminent. Cependant, une modification de cl primaire pour un expditeur dans la table Commandes peut s'avrer totalement justifie. Dans ces cas de figure, vous souhaitez qu'Access mette automatiquement jour toutes les lignes concernes dans le cadre d'une seule opration. Ainsi, Access assure une mise jour complte vitant toute incohrence dans votre base de donnes, avec certaines lignes mises jour et d'autres pas. Pour cette raison, Access prend en charge l'option Mettre jour en cascade les champs correspondants. Lorsque vous appliquez l'intgrit rfrentielle, que vous choisissez l'option Mettre jour en cascade les champs correspondants, et que vous mettez jour une cl primaire, Access met automatiquement jour tous les champs qui rfrencent la cl primaire. Il se peut que vous ayez besoin de supprimer une ligne et tous ses enregistrements associs ; par exemple, un enregistrement Expditeur et toutes ses commandes associes. C'est pourquoi, Access prend en charge l'option Effacer en cascade les enregistrements correspondants. Lorsque vous appliquez l'intgrit rfrentielle, que vous choisissez l'option Effacer en cascade les enregistrements correspondants, que vous supprimez un enregistrement sur le ct de la cl primaire de la relation, Access supprime automatiquement tous les enregistrements qui rfrencent la cl primaire. Afficher les relations entre les tables Pour afficher les relations entre tables, cliquez sur Relations dans l'onglet Outils de base de donnes. La fentre Relations s'ouvre et affiche toutes les relations existantes. Si aucune relation entre tables n'a encore t dfinie et si vous ouvrez la fentre Relations pour la premire fois, Access vous invite ajouter une table ou une requte cette fentre. Ouvrir la fentre Relations Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
1. 2. 3.
Dans la bote de dialogue Ouvrir, slectionnez et ouvrez la base de donnes. Sous l'onglet Outils de base de donnes, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Relations.
4.
5.
Si la base de donnes contient des relations, la fentre Relations apparat. Si la base de donnes ne contient aucune relation et si vous ouvrez la fentre Relations pour la premire fois, la bote de dialogue Afficher la table apparat. Cliquez sur Fermer pour fermer la bote de dialogue. Sous l'onglet Crer, dans le groupe Relations, cliquez sur Afficher toutes les relations.
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C'est ainsi que sont affiches toutes les relations dfinies dans la base de donnes. Notez que les tables masques (tables dont la case cocher Masqu dans la bote de dialogue Proprits de la table est active) et leurs relations ne sont pas affiches, moins que la case cocher Afficher les objets masqus ne soit active dans la bote de dialogue Options de navigation. Pour plus d'informations sur l'option Afficher les objets masqus, voir l'article Guide pour les relations entre tables.
Cl primaire Cette ligne reprsente la relation Cl trangre Une relation entre tables est reprsente par une ligne de relation trace entre les tables dans la fentre Relations. Une relation, qui n'applique pas d'intgrit rfrentielle, s'affiche tel un trait fin entre les champs communs prenant en charge la relation. Lorsque vous slectionnez la relation en cliquant sur son trait, celui-ci s'paissit pour indiquer qu'il est slectionn. Si vous appliquez l'intgrit rfrentielle pour cette relation, le trait s'paissit chaque extrmit. En outre, le chiffre 1 s'affiche sur la section paisse du trait sur un ct de la relation, alors que le symbole infini ( ) s'affiche au-dessus de la partie paisse du trait de l'autre ct. Lorsque la fentre Relations est active, vous pouvez slectionner les commandes suivantes dans le ruban qui fait partie de l'Interface utilisateur Microsoft Office Fluent: Dans l'onglet Crer, du groupe Outils : Modifier des relations Ouvre la bote de dialogue Modifier des relations. Lorsque vous slectionnez une ligne de relation, vous pouvez cliquer sur Modifier des relations pour modifier la relation entre tables. Vous pouvez galement double-cliquer sur la ligne de relation. Effacer la mise en page Supprime l'affichage de toutes les tables et relations dans la fentre Relations. Notez que cette commande ne masque que les tables et les relations ; elle ne les supprime pas. Rapport de relations Cre un rapport qui affiche les tables et les relations dans la base de donnes. Ce rapport n'affiche que les tables et les relations qui ne sont pas masques dans la fentre Relations. Dans l'onglet Crer, du groupe Relations : Afficher la table Ouvre la bote de dialogue Afficher la table afin que vous puissiez slectionner des tables et des requtes pour un affichage dans la fentre Relations.
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Masquer la table Masque la table slectionne dans la fentre Relations. Afficher les relations directes Affiche toutes les relations et les tables lies pour la table slectionne dans la fentre Relations, si elle ne sont pas dj affiches. Toutes les relations Affiche toutes les relations et les tables lies dans la base de donnes pour la fentre Relations. Notez que les tables masques (tables dont la case cocher Masqu dans la bote de dialogue Proprits de la table est active) et leurs relations ne sont pas affiches, moins que la case cocher Afficher les objets masqus ne soit active dans la bote de dialogue Options de navigation. Fermer Ferme la fentre Relations. Si vous avez apport des modifications la mise en page de la fentre Relations, le systme vous invite les enregistrer. Crer une relation entre tables
Vous pouvez crer une relation entre tables en utilisant la fentre Relations, ou en faisant glisser un champ sur une feuille de donnes depuis le volet Liste de champs. Lorsque vous crez une relation entre tables, les champs communs ne portent pas obligatoirement le mme nom, bien qu'il en soit souvent ainsi. En revanche, les champs communs doivent avoir le mme type de donnes. Cependant, si le champ de cl primaire est un champ NumroAuto, le champ de cl trangre peut galement tre un champ numrique, si la proprit TailleChamp des deux champs est identique. Par exemple, vous pouvez faire correspondre un champ NumroAuto avec un champ numrique si la valeur de la proprit TailleChamp des deux champs est Entier long. Lorsque les deux champs communs sont des champs de type numrique, ils doivent avoir le mme paramtrage de proprit TailleChamp. Crer une relation entre tables avec la fentre Relations 1. 2. 3. Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
4.
Si vous n'avez encore dfini de relations, la bote de dialogue Afficher la table s'affiche automatiquement. Si tel n'est pas le cas, sous l'onglet Crer, du groupe Relations, cliquez sur Afficher la table. La bote de dialogue Afficher la table affiche toutes les tables et requtes de la base de donnes. Pour n'afficher que les tables, cliquez sur Tables. Pour n'afficher que les requtes, cliquez sur Requtes. Pour afficher les tables et les requtes, cliquez sur Les deux.
5. 6.
Slectionnez plusieurs tables ou requtes, puis cliquez sur Ajouter. Aprs avoir ajout les tables et les requtes la fentre Relations, cliquez sur Fermer. Faites glisser un champ (gnralement une cl primaire) d'une table au champ commun (cl trangre) dans l'autre table. Pour faire glisser plusieurs champs, appuyez sur CTRL, cliquez sur chaque champ, puis faites-les glisser.
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La bote de dialogue Modifier des relations s'affiche. 7.
Vrifiez que les noms de champ affichs sont des champs communs pour la relation. Si un nom de champ est incorrect, cliquez sur le nom du champ et slectionnez un nouveau champ dans la liste. Pour appliquer l'intgrit rfrentielle pour cette relation, activez la case cocher Appliquer l'intgrit rfrentielle. Pour plus d'informations sur l'intgrit rfrentielle, voir les sections Comprendre l'intgrit rfrentielle et Appliquer l'intgrit rfrentielle.
8.
Cliquez sur Crer. La ligne de relation est trace entre les deux tables. Si vous avez activ la case cocher Appliquer l'intgrit rfrentielle, le trait s'paissit chaque extrmit. En outre, condition d'avoir coch la case cocher Appliquer l'intgrit rfrentielle, le chiffre 1 s'affiche sur la section paisse du trait sur un ct de la relation, alors que le symbole infini ( ) s'affiche audessus de la partie paisse du trait de l'autre ct.
REMARQUES Pour crer une relation un--un Les deux champs communs (gnralement, la cl primaire et la cl trangre) doivent comporter un index unique. En d'autres termes, la proprit Index de ces champs doit tre dfinie sur la valeur Oui (sans doublon). Si ces deux champs ont un index unique, Access cre une relation un--un. Pour crer une relation un--plusieurs Le champ sur le ct un (gnralement la cl primaire) de la relation doit comporter un index unique. En d'autres termes, la proprit Index de ce champ doit tre dfinie sur la valeur Oui (sans doublon). Le champ sur le ct plusieurs ne doit pas avoir d'index unique. Il peut avoir un index, mais les doublons doivent tre autoriss. En d'autres termes, la proprit Index de ce champ doit tre dfinie sur la valeur Non, ou Oui (avec doublons). Lorsqu'un champ a un index unique et que l'autre n'en a pas, Access cre une relation un--plusieurs. Crer une relation entre tables avec le volet Liste de champs Dans Office Access 2007, vous pouvez ajouter un champ une table existante ouverte en mode Feuille de donnes, en le faisant glisser depuis le volet Liste de champs. Le volet Liste de champs affiche les champs disponibles dans les tables lies, ainsi que les champs disponibles dans d'autres tables. Lorsque vous faites glisser un champ depuis une autre table (non lie) et que vous excutez
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l'Assistant Liste de choix, Access cre automatiquement une nouvelle relation un--plusieurs entre la table du volet Liste de champs et la table cible du champ. Cette relation n'applique pas l'intgrit rfrentielle par dfaut. Pour ce faire, vous devez modifier la relation. Pour plus d'informations, voir la section Modifier une relation entre tables. Ouvrir une table en mode Feuille de donnes
1. 2. 3.
, puis sur Ouvrir.
Dans la bote de dialogue Ouvrir, slectionnez et ouvrez la base de donnes. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table laquelle vous souhaitez ajouter le champ, crez la relation, puis cliquez sur Mode Feuille de donnes dans le menu contextuel. Ouvrir le volet Liste de champs
Le volet Liste de champs apparat. Le volet Liste de champs affiche toutes les autres tables de la base de donnes, regroupes en catgories. Lorsque vous ouvrez une table en mode Feuille de donnes, les champs de l'une des deux catgories suivantes s'affichent dans le volet Liste de champs : Champs disponibles dans les tables associes et Champs disponibles dans les autres tables. La premire catgorie fournit la liste de toutes les tables en relation avec la table en cours d'utilisation, tandis que la seconde fournit la liste de toutes les tables qui ne sont pas lies votre table. Dans le volet Liste de champs, cliquez sur le signe plus (+) en regard du nom d'une table pour afficher la liste des champs disponibles. Pour ajouter un champ la table, faites glisser le champ du volet Liste de champs vers la table en mode Feuille de donnes. Ajouter un champ et crer une relation dans le volet Liste de champs 1. Sous l'onglet Feuille de donnes, dans le groupe Champs et colonnes, cliquez sur Ajouter des champs existants.
Le volet Liste de champs apparat.
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2. 3. 4.
Sous Champs disponibles dans les autres tables, cliquez sur le signe plus (+) en regard d'un nom de table pour y afficher la liste des champs. Faites glisser le champ de votre choix du volet Liste de champs vers la table ouverte en mode Feuille de donnes. Lorsque la ligne d'insertion apparat, dposez le champ l'endroit voulu. L'Assistant Liste de choix dmarre.
5.
Suivez les instructions pour excuter l' Assistant Liste de choix. Le champ apparat dans la table en mode Feuille de donnes. Lorsque vous faites glisser un champ depuis une autre table (non lie) et que vous excutez l'Assistant Liste de choix, Access cre automatiquement une nouvelle relation un--plusieurs entre la table du volet Liste de champs et la table cible du champ. Cette relation n'applique pas l'intgrit rfrentielle par dfaut. Pour ce faire, vous devez modifier la relation. Pour plus d'informations, voir la section Modifier une relation entre les tables. Supprimer une relation entre les tables Pour supprimer une relation entre les tables, vous devez supprimer la ligne de relation dans la fentre Relations. Positionnez avec soin le curseur de sorte qu'il pointe sur la ligne de relation, puis cliquez sur la ligne. Cette ligne de relation est plus paisse lorsqu'elle est slectionne. Une fois la ligne de relation slectionne, appuyez sur SUPPR. Notez que lorsque vous supprimez une relation, vous supprimez galement la prise en charge de l'intgrit rfrentielle pour cette relation si elle est active. Par consquent, Access n'empchera plus automatiquement la cration d'enregistrements orphelins sur le ct plusieurs d'une relation.
1. 2. 3.
, puis sur Ouvrir.
La fentre Relations s'affiche. Si vous n'avez encore dfini de relation et si vous ouvrez la fentre Relations pour la premire fois, la bote de dialogue Afficher la table apparat. Si la bote de dialogue s'affiche, cliquez sur Fermer. 4. Sous l'onglet Crer, dans le groupe Relations, cliquez sur Afficher toutes les relations. Toutes les tables avec des relations sont affiches, elles illustrent des lignes de relation. 5. Cliquez sur la ligne de relation pour la relation supprimer. Cette ligne de relation est plus paisse lorsqu'elle est slectionne.
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6.
Appuyez sur la touche SUPPR. - ou Cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur SUPPR.
7.
Access peut afficher le message suivant : tes-vous sr de vouloir supprimer la relation slectionne dans votre base de donnes de manire permanente ?. Si ce message de confirmation s'affiche, cliquez sur Oui. REMARQUE Si l'une des tables dans la relation est utilise, soit par une autre personne ou un autre processus, soit dans un objet de base de donnes ouvert (tel qu'un formulaire), vous ne pouvez pas supprimer la relation. Vous devez d'abord fermer tous les objets ouverts qui utilisent ces tables avant de supprimer la relation. Modifier une relation entre les tables Vous modifiez une relation entre les tables en la slectionnant au pralable dans la fentre Relations. Positionnez avec soin le curseur de sorte qu'il pointe sur la ligne de relation, puis cliquez sur la ligne. Cette ligne de relation est plus paisse lorsqu'elle est slectionne. Une fois la ligne de relation slectionne, double-cliquez dessus ou cliquez sur Modifier des relations dans le groupe Outils de l'onglet Crer. La bote de dialogue Modifier des relations s'affiche. Apporter vos modifications dans la bote de dialogue Modifier des relations Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
1. 2. 3.
La fentre Relations s'affiche. Si vous n'avez encore dfini de relation et si vous ouvrez la fentre Relations pour la premire fois, la bote de dialogue Afficher la table apparat. Si la bote de dialogue s'affiche, cliquez sur Fermer. 4. Sous l'onglet Crer, dans le groupe Relations, cliquez sur Afficher toutes les relations. Toutes les tables avec des relations sont affiches, elles illustrent des lignes de relation. Notez que les tables masques (tables pour lesquelles la case cocher Masqu est active dans la bote de dialogue Proprits de la table) et leurs relations ne sont pas affiches moins de slectionner l'option Afficher les objets masqus dans la bote de dialogue Options de navigation.
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Pour plus d'informations sur l'option Afficher les objets masqus, voir l'article Guide pour le volet de navigation. 5. 6. Cliquez sur la ligne de relation pour la relation modifier. Cette ligne de relation est plus paisse lorsqu'elle est slectionne. Double-cliquez sur la ligne de relation. - ou Sous l'onglet Crer, dans le groupe Outils, cliquez sur Modifier des relations. La bote de dialogue Modifier des relations s'affiche.
7.
Apportez vos modifications, puis cliquez sur OK. La bote de dialogue Modifier des relations vous permet de modifier une relation entre tables. Vous pouvez en particulier modifier les tables, requtes ou champs de chaque ct de la relation. Vous pouvez galement dfinir le type de jointure ou appliquer l'intgrit rfrentielle, et choisir une option en cascade. Pour plus d'informations sur le type de jointure et son mode d'affichage, voir la section Dfinir le type de jointure. Pour plus d'informations sur le mode d'application de l'intgrit rfrentielle et le choix d'une option en cascade, voir la section Appliquer l'intgrit rfrentielle. Dfinir le type de jointure Lorsque vous dfinissez une relation entre tables, les faits sur la relation renseignent les structures de la requte. Par exemple, si vous dfinissez une relation entre deux tables, avant de crer une requte utilisant ces tables, Access slectionne automatiquement les champs correspondants par dfaut en fonction des champs spcifis dans la relation. Vous pouvez remplacer ces valeurs initiales par dfaut dans la requte, mais les valeurs fournies par la relation s'avrent souvent tre les bonnes. tant donn que la correspondance et la collecte de donnes depuis plusieurs tables sont des oprations frquentes sur toutes les bases de donnes l'exception des plus simples, la dfinition des valeurs par dfaut reposant sur la cration de relations peut tre vous faire gagner du temps et conomiser de l'argent.
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Une requte de plusieurs tables combine des informations issues de plusieurs tables en faisant correspondre les valeurs dans les champs communs. La jointure consiste faire correspondre et combiner les valeurs. Imaginons, par exemple, que vous souhaitiez afficher des commandes clients. Vous crez une requte qui joint la table Clients et la table Commandes dans le champ Rfrence client. Le rsultat de requte contient les informations sur les clients et les commandes uniquement pour les lignes dotes d'une valeur correspondante.
Le type de jointure est l'une des valeurs que vous pouvez spcifier pour chaque relation. Le type de jointure renseigne Access sur les enregistrements inclure dans un rsultat de requte. Par exemple, prenez en considration une requte qui joint la table Clients la table Commandes sur les champs communs qui reprsentent la Rf client. Si vous utilisez le type de jointure par dfaut (appel jointure interne), la requte renvoie uniquement les lignes Client et Commande pour lesquelles les champs communs (galement appels champs joints) sont gaux. Ceci dit, vous pouvez inclure tous les clients , mme ceux qui n'ont pas encore pass de commandes. Pour ce faire, vous devez modifier le type de jointure d'une jointure interne en jointure externe gauche. Une jointure externe gauche renvoie toutes les lignes de gauche et les lignes correspondantes sur la table de droite. Une jointure externe droite renvoie toutes les lignes de droite et les valeurs correspondantes sur le ct gauche. REMARQUE Dans ce cas de figure, gauche et droite se rfrent l'emplacement des tables dans la bote de dialogue Modifier des relations, et non dans la fentre Relations. Considrez le rsultat que vous souhaitez le plus souvent obtenir d'une requte, qui joint les tables dans cette relation, puis dfinissez le type de jointure en connaissance de cause. Dfinir le type de jointure 1. Dans la bote de dialogue Modifier des relations, cliquez sur Type jointure. La bote de dialogue Proprits de la jointure apparat. 2. Cliquez sur votre choix, puis cliquez sur OK. Le tableau suivant (contenant les tables Clients et Commandes) rpertorie les trois choix affichs dans la bote de dialogue Proprits de la jointure, le type de jointure utilis et indique si toutes les lignes ou lignes correspondantes sont comprises pour chaque table. Choix Jointure Table de gauche Table de droite relationnelle
1. Inclure seulement les lignes des deux tables Jointure interne Lignes Lignes pour lesquelles les champs joints sont gaux. correspondantes correspondantes 2. Inclure TOUS les enregistrements de la table Jointure Toutes les lignes Lignes Clients et seulement ceux de la table externe gauche correspondantes Commandes pour lesquels les champs joints sont gaux. 3. Inclure TOUS les enregistrements de la table Jointure Commandes et seulement ceux de la table Lignes Toutes les lignes
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Clients pour lesquels les champs joints sont gaux.
externe droite
correspondantes
Lorsque votre choix porte sur la deuxime ou troisime option de cette liste, une flche s'affiche sur la ligne de relation. Cette flche pointe sur le ct de la relation qui n'affiche que les lignes correspondantes. Apporter les modifications dans la bote de dialogue Proprits de la jointure 1. 2. 3. Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
La fentre Relations s'affiche. Si vous n'avez encore dfini de relation et si vous ouvrez la fentre Relations pour la premire fois, la bote de dialogue Afficher la table apparat. Si la bote de dialogue s'affiche, cliquez sur Fermer. 4. Sous l'onglet Crer, dans le groupe Relations, cliquez sur Afficher toutes les relations. Toutes les tables avec des relations sont affiches, elles illustrent des lignes de relation. Notez que les tables masques (tables pour lesquelles la case cocher Masqu est active dans la bote de dialogue Proprits de la table) et leurs relations ne sont pas affiches moins de slectionner l'option Afficher les objets masqus dans la bote de dialogue Options de navigation. Pour plus d'informations sur l'option Afficher les objets masqus, voir l'article Guide pour le volet de navigation. 5. 6. Cliquez sur la ligne de relation pour la relation modifier. Cette ligne de relation est plus paisse lorsqu'elle est slectionne. Double-cliquez sur la ligne de relation. - ou Sous l'onglet Crer, dans le groupe Outils, cliquez sur Modifier des relations. La bote de dialogue Modifier des relations s'affiche. 7. 8. Cliquez sur Type jointure Dans la bote de dialogue Proprits de la jointure, cliquez sur une option, puis cliquez sur OK.
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9.
Effectuez les modifications supplmentaires dans la relation, puis cliquez sur OK.
Appliquer l'intgrit rfrentielle L'intgrit rfrentielle permet d'viter les enregistrements orphelins et de synchroniser les rfrences pour viter les enregistrements qui en rfrencent d'autres qui n'existent plus. Vous appliquez l'intgrit rfrentielle en l'activant pour une relation entre tables. Une fois cette intgrit applique, Access bloque toute opration susceptible de l'enfreindre. En d'autres termes, Access bloque les mises jour qui modifient la cible d'une rfrence, et les suppressions qui l'liminent. Pour qu'Access propage les mises jour et les suppressions rfrentielles, afin que toutes les lignes lies soient modifies en consquence, voir la section Dfinir les options en cascade. Activer ou dsactiver l'intgrit rfrentielle 1. 2. 3. Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
La fentre Relations s'affiche. Si vous n'avez encore dfini de relation et si vous ouvrez la fentre Relations pour la premire fois, la bote de dialogue Afficher la table apparat. Si la bote de dialogue s'affiche, cliquez sur Fermer. 4. Sous l'onglet Crer, dans le groupe Relations, cliquez sur Afficher toutes les relations. Toutes les tables avec des relations sont affiches, elles illustrent des lignes de relation. Notez que les tables masques (tables pour lesquelles la case cocher Masqu est active dans la bote de dialogue Proprits de la table) et leurs relations ne sont pas affiches moins de slectionner l'option Afficher les objets masqus dans la bote de dialogue Options de navigation.
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Pour plus d'informations sur l'option Afficher les objets masqus, voir l'article Guide pour le volet de navigation. 5. 6. Cliquez sur la ligne de relation pour la relation modifier. Cette ligne de relation est plus paisse lorsqu'elle est slectionne. Double-cliquez sur la ligne de relation. - ou Sous l'onglet Crer, dans le groupe Outils, cliquez sur Modifier des relations. La bote de dialogue Modifier des relations s'affiche. 7. 8. Activez la case cocher Appliquer l'intgrit rfrentielle. Effectuez les modifications supplmentaires dans la relation, puis cliquez sur OK. Aprs avoir appliqu l'intgrit rfrentielle, les rgles suivantes s'appliquent :
Vous ne pouvez pas entrer de valeur dans un champ de cl trangre pour une table lie si cette valeur n'existe pas dans le champ de cl primaire de la table primaire , cette opration revient crer des enregistrements orphelins. Vous ne pouvez pas supprimer d'enregistrements dans une table primaire si les enregistrements correspondants existent dans une table associe. Par exemple, vous ne pouvez pas supprimer l'enregistrement d'un employ dans la table Employs si des commandes lui sont affectes dans la table Commandes. En revanche, vous pouvez supprimer un enregistrement primaire et tous les enregistrements correspondants en une seule fois, si vous activez la case cocher Effacer en cascade les enregistrements correspondants. Vous ne pouvez pas modifier une valeur de cl primaire dans la table primaire si cette opration se solde par des enregistrements orphelins. Par exemple, vous ne pouvez pas modifier un numro de commande dans la table Commandes si des lments de ligne sont affects Commande dans la table Dtails commande. En revanche, vous pouvez mettre jour un enregistrement primaire et tous les enregistrements correspondants en une seule fois, si vous activez la case cocher Mettre jour en cascade les champs correspondants. REMARQUES Si l'application de l'intgrit rfrentielle vous pose des problmes, notez que vous devez respecter les conditions suivantes :
Le champ commun de la table primaire doit tre une cl primaire ou possder un index unique. Les champs communs ont le mme type de donnes, l'exception du champ NumroAuto que vous pouvez lier un champ numrique dont le paramtrage de proprit TailleChamp est Entier long. Les deux tables doivent exister dans la mme base de donnes Access. Vous ne pouvez pas appliquer l'intgrit rfrentielle sur des tables lies. Cependant, si le format des tables source est Access, vous pouvez ouvrir la base de donnes, o ces tables sont stockes, et y appliquer l'intgrit rfrentielle. Dfinir les options en cascade Il est probable qu'une modification de la valeur sur le ct un de la relation soit totalement justifie. Dans ce cas de figure, vous souhaitez qu'Access mette automatiquement jour toutes les lignes concernes dans le cadre d'une seule opration. Ainsi, Access assure une mise jour complte
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vitant toute incohrence dans votre base de donnes , avec certaines lignes mises jour et d'autres pas. Access vous permet de contourner ce problme en mettant votre disposition l'option Mettre jour en cascade les champs correspondants. Lorsque vous appliquez l'intgrit rfrentielle, lorsque vous choisissez l'option Mettre jour en cascade les champs correspondants et lorsque vous mettez jour une cl primaire, Access met automatiquement jour tous les champs qui rfrencent la cl primaire. Il se peut que vous ayez besoin de supprimer une ligne et tous ses enregistrements associs ; par exemple, un enregistrement Expditeur et toutes ses commandes associes. C'est pourquoi, Access prend en charge l'option Effacer en cascade les enregistrements correspondants. Lorsque vous appliquez l'intgrit rfrentielle, que vous choisissez l'option Effacer en cascade les enregistrements correspondants, que vous supprimez un enregistrement sur le ct de la cl primaire de la relation, Access supprime automatiquement tous les enregistrements qui rfrencent la cl primaire. Activer ou dsactiver la mise jour en cascade et/ou la suppression en cascade 1. 2. 3. Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
La fentre Relations s'affiche. Si vous n'avez encore dfini de relation et si vous ouvrez la fentre Relations pour la premire fois, la bote de dialogue Afficher la table apparat. Si la bote de dialogue s'affiche, cliquez sur Fermer. 4. Sous l'onglet Crer, dans le groupe Relations, cliquez sur Afficher toutes les relations. Toutes les tables avec des relations sont affiches, elles illustrent des lignes de relation. Notez que les tables masques (tables pour lesquelles la case cocher Masqu est active dans la bote de dialogue Proprits de la table) et leurs relations ne sont pas affiches moins de slectionner l'option Afficher les objets masqus dans la bote de dialogue Options de navigation. Pour plus d'informations sur l'option Afficher les objets masqus, voir Guide pour le volet de navigation. 5. 6. Cliquez sur la ligne de relation pour la relation modifier. Cette ligne de relation est plus paisse lorsqu'elle est slectionne. Double-cliquez sur la ligne de relation. - ou Sous l'onglet Crer, dans le groupe Outils, cliquez sur Modifier des relations.
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La bote de dialogue Modifier des relations s'affiche. 7. 8. 9.
Activez la case cocher Appliquer l'intgrit rfrentielle. Activez la case cocher Mettre jour en cascade les champs correspondants ou Effacer en cascade les enregistrements correspondants , ou activez les deux. Effectuez les modifications supplmentaires dans la relation, puis cliquez sur OK. REMARQUE Si la cl primaire est un champ de type NumroAuto, il est inutile d'activer la case cocher Mettre jour en cascade les champs correspondants car il est impossible de changer les valeurs d'un champ de type NumroAuto.
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Crer une requte Slection simple
Une requte Slection permet de crer des sous-ensembles de donnes que vous pouvez utiliser pour rpondre des questions spcifiques. Vous pouvez galement vous en servir pour fournir des donnes d'autres objets de base de donnes. N'hsitez pas y recourir quand vous en avez besoin. Cet article explique comment crer une requte Slection simple pour rechercher des donnes dans une table. Vous apprendrez galement amliorer votre requte en dfinissant des critres d'enregistrement et en ajoutant des valeurs calcules.
Introduction Crer une requte Ajouter des critres la requte Ajouter des calculs la requte Synthtiser les valeurs de la requte
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Introduction
Une requte Slection est un type d'objet de base de donnes qui affiche des informations en mode Feuille de donnes. Les donnes d'une requte proviennent d'une ou de plusieurs tables, de requtes ou d'une combinaison des deux. Les tables ou requtes partir desquelles une requte obtient ses donnes constituent sa source d'enregistrement . Que vous criez des requtes Slection simples l'aide d'un Assistant ou partir du mode Cration, les tapes sont essentiellement les mmes. Il suffit de choisir la source d'enregistrement utiliser, ainsi que les champs inclure dans la requte . Vous pouvez galement spcifier des critres pour affiner les rsultats. Une fois la requte Slection cre, excutez-la pour vrifier qu'elle fonctionne correctement. Pour cela, ouvrez-la en mode Cration . Vous pouvez ensuite la rutiliser tout moment, comme source d'enregistrement d'un formulaire, d'un tat ou d'une autre requte, par exemple. Access propose plusieurs types de requte pour vous permettre d'excuter diffrentes oprations. Par exemple, la requte Slection affiche des donnes, la requte Action modifie les donnes dans sa source de donnes, ou cre une table. La requte Paramtre vous demande d'entrer des critres lorsque vous l'excutez, etc. Cet article traite uniquement des requtes Slection. REMARQUE Cette rubrique dcrit comment crer les requtes Slection qui renvoient des donnes d'une table unique. Si vous souhaitez crer les requtes qui renvoient des donnes d'au moins deux tables, voir l'article Crer une requte base sur plusieurs tables.
Crer une requte Dans cet exercice, vous allez crer une requte Slection intitule Contacts Paris . Pour cela, vous pouvez travailler en mode Cration ou dmarrer un Assistant. Si vous savez rdiger des instructions SQL, vous pouvez crer une requte en mode SQL en crivant une instruction SELECT simple. Avant de commencer, vous avez besoin d'une table avec des donnes. Les donnes exemple sont fournies sous le formulaire de table HTML. RfCli ent 1 Socit Adresse Ville DpartementOu CodePo PaysOuR Tl Coordon DateNaiss Rgion stal gion . nes ance 21203 France 03 Stphane 03.12.45 80 Rogert 203 130 (20 Patrice 1) Dupont555Roc 012 21.03.59
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Vous pouvez soit entrer les donnes dans cette table exemple manuellement, soit copier cette table vers un tableur, tel que Microsoft Office Excel 2007, puis importer la feuille de calcul vers une table dans Microsoft Office Access 2007.
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Entrer les donnes exemple manuellement Copiez la table vers un tableur, puis importez-la vers Access Crez la requte.
Pour commencer, vous allez utiliser un Assistant pour crer la requte, en fonction de l'exemple de table que vous venez de crer. Vous allez ensuite l'amliorer en mode Cration. Vous pouvez vrifier l'instruction SQL gnre automatiquement au fur et mesure de chaque tape. 1. 2. 3. Sous l'onglet Crer, dans le groupe Autre, cliquez sur Assistant Requte. Dans la bote de dialogue Nouvelle requte, cliquez sur Assistant Requte simple, puis sur OK. Sous Tables/Requtes, cliquez sur la table contenant les donnes utiliser. Dans cet exemple, cliquez sur Table : Clients. Une requte peut galement utiliser une autre requte comme source d'enregistrement. Sous Champs disponibles, double-cliquez sur les champs Contact, Adresse, Tlphone et Ville. C'est ainsi que vous les ajoutez la liste Champs slectionns. Une fois les quatre champs ajouts, cliquez sur Suivant. Nommez la requte Contacts Paris , puis cliquez sur Terminer. Access affiche tous les enregistrements de contact en mode Feuille de donnes. Les rsultats affichent tous les enregistrements, mais uniquement les quatre champs que vous avez spcifis dans l'Assistant de requte. Vrifiez l'instruction SQL d'origine 6. Fermez la requte. Access l'enregistre automatiquement.
4.
5.
Ajouter des critres la requte Pour limiter le nombre d'enregistrements obtenus, vous pouvez spcifier un ou plusieurs critres. Un critre de requte ressemble une condition que vous appliquez un champ. Le critre dfinit une condition, en fonction des valeurs de champ, exprimant ce que vous souhaitez ajouter la requte, par exemple afficher uniquement les enregistrements dont le champ Ville est Paris . Ouvrez la requte en mode Cration. Vous ajoutez un critre au champ Ville, afin d'afficher uniquement les contacts parisiens, tels qu'ils ont t spcifis par les rsultats de recherche. Vous ajoutez galement ces critres au champ Adresse et au champ Tlphone, pour affiner vos rsultats de recherche. 1. Dans la ligne Critres du champ Ville, tapez Paris. Ajoutez deux autres critres pour obtenir des rsultats plus parlants. Par exemple, vous ne souhaitez obtenir que les enregistrements qui contiennent l'adresse, et le numro de tlphone du contact.
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2.
Dans la ligne Critres du champ Adresse, tapez Est Pas Null AND <>"". Faites de mme pour le champ Tlphone dans la ligne Critres.
REMARQUE Le critre Est Pas Null AND <>"" est vrai lorsqu'une valeur connue, non vide existe pour le champ avec un critre. Il est faux lorsqu'il n'existe pas de valeur connue (Null), ou lorsque la valeur est vide (""). Vous pouvez utiliser cette expression pour vrifier un champ pour une valeur connue et non vide. 3. Basculez en mode Feuille de donnes pour afficher les rsultats. Vrifiez l'instruction SQL avec des critres Que faire si vous ne voulez pas combiner les conditions l'aide de l'oprateur AND ? En d'autres termes, comment spcifier deux critres ou plus en incluant uniquement les enregistrements qui remplissent l'une ou les deux conditions ? Spcifiez d'autres jeux de critres en utilisant l'oprateur OR Supposons que vous souhaitiez afficher tous les enregistrements dont la Ville est Paris et contenant au moins une information de contact (l'adresse ou le numro de tlphone , par exemple). Vous souhaitez combiner les critres en utilisant l'oprateur OR, comme suit : Pour spcifier des critres de substitution, compltez les lignes Critres et Ou dans la grille de cration. Tous les enregistrements qui rpondent aux critres dfinis dans la ligne Critres ou Ou font partie des rsultats. Vous allez maintenant modifier la requte en entrant des critres de substitution dans les lignes Critres et Ou. 1. 2. 3. 4. 5. Basculez de nouveau en mode Cration. Supprimez la chane Est Pas Null AND <>"" de la ligne Critres du champ Tlphone. Dans la ligne Ou du champ Tlphone, tapez Est Pas Null AND <>"". Dans la ligne Ou du champ Ville, tapez Paris. Basculez en mode Feuille de donnes pour afficher les rsultats. Tous les enregistrements contenant une adresse, un numro de tlphone, ou les deux, et dont la ville est Paris sont affichs dans les rsultats de la requte. REMARQUE Pour spcifier deux jeux de critres de substitution ou plus, compltez les lignes en dessous de la ligne Ou. Chaque ligne reprsente un jeu de critres indpendant. Vrifiez l'instruction SQL avec des critres rviss Pour en savoir plus sur la spcification de critres de plusieurs types de champs, voir l'article Exemples de critres de requte.
Ajouter des calculs la requte Si vous avez bien conu votre base de donnes, les tables ne devraient pas contenir de calculs simples. Par exemple, la date de naissance d'une personne, mais pas son ge, pourrait tre enregistre dans
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une table. En effet, si vous connaissez la date du jour et la date de naissance de la personne, vous pouvez calculer son ge. Par consquent, il est inutile de stocker cette donne dans la table. Il vaut mieux crer une requte qui calcule et affiche la valeur pertinente. Les calculs sont actualiss chaque excution de la requte pour tenir compte des ventuelles modifications des donnes sous-jacentes.
Dans cet exercice, vous allez modifier la requte Contacts Paris de sorte que la date de naissance et l'ge de chaque individu soient affichs. 1. 2. Ouvrez la requte en mode Cration. Dans la fentre de la table Clients, faites glisser le champ DateNaissance vers la premire colonne vide de la grille de cration. Vous pouvez galement double-cliquer sur le nom du champ pour l'ajouter automatiquement la premire colonne vide. Dans la colonne suivante, sur la ligne Champ, tapez l'expression qui permettra de calculer l'ge de chaque contact. Tapez ge: DiffDate ("aaaa", [DateNaissance], Date()). ge est le nom que vous utilisez pour le champ calcul. Si vous n'entrez pas de nom, Access utilise un nom gnrique, par exemple EXPR1. La chane qui se trouve aprs les deux-points (:) est l'expression qui fournit les valeurs de chaque enregistrement. La fonction DiffDate calcule la diffrence entre deux dates et renvoie le rsultat au format spcifi. Le format aaaa affiche le rsultat en annes et les lments [DateNaissance] et Date() de l'expression indique les deux valeurs de date. La fonction Date renvoie la date du jour et [DateNaissance] fait rfrence au champ DateNaissance de la table sous-jacente. REMARQUE Le calcul utilis pour ge dans cet exemple est une approximation qui risque d'tre lgrement inexacte, selon le mois en cours. Basculez en mode Feuille de donnes. Le rsultat inclut deux champs supplmentaires : DateNaissance et ge. Vrifiez l'instruction SQL avec des calculs Pour plus d'informations sur le mode d'criture des expressions calculant les valeurs d'une requte, voir l'article Crer une expression.
3.
Synthtiser les valeurs de la requte Il est plus facile de synthtiser les colonnes d'une requte dans Office Access 2007 que dans les versions prcdentes d'Access. Vous pouvez ajouter, compter ou calculer d'autres valeurs d'agrgat, puis les afficher sur une ligne spciale (appele ligne Totaux ) qui apparat sous la ligne marque d'un astrisque (*) en mode Feuille de donnes. Vous pouvez utiliser une fonction d'agrgat diffrente pour chaque colonne ou choisir de ne pas synthtiser une colonne. Dans cet exercice, vous allez modifier la requte Contacts Paris de sorte que la ligne Total soit affiche. 1. 2. Ouvrez la requte en mode Feuille de donnes. Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Totaux.
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3.
Cliquez sur la ligne Total dans la colonne Contact.
Dans la liste droulante, slectionnez Aucun ou Nombre. Comme la colonne Nom du contact affiche des valeurs textuelles, les fonctions telles que Somme et Moyenne ne sont d'aucune utilit, et par consquent, ne sont pas disponibles. 4. Slectionnez Nombre pour compter le nombre de contacts obtenus. Le chiffre 5 est affich sur la ligne Total. 5. Dans le champ ge, slectionnez Moyenne. Comme le champ ge renvoie un nombre, les fonctions Somme, Moyenne, Nombre, Maximum, Minimum, cart type et Variance sont disponibles. Access affiche l'ge moyen dans la ligne Total. Pour effacer le total d'une colonne, cliquez dans la ligne Total sous la colonne en question et slectionnez Aucun dans la liste droulante. Pour masquer la ligne Total, sous l'onglet Accueil, dans le groupe Type de donnes et mise en forme, cliquez sur Totaux. REMARQUE L'utilisation de la ligne Total ne modifie pas l'instruction SQL sous-jacente.
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Crer une requte base sur plusieurs tables
Parfois, pour crer et utiliser des requtes, il suffit de slectionner des champs dans une table, d'appliquer ventuellement certains critres et d'afficher les rsultats. Mais, comment faut-il procder quand, et c'est souvent le cas, les donnes dont vous avez besoin se trouvent dans plusieurs tables ? Heureusement, il est possible de crer une requte qui combine des informations de plusieurs sources. cet gard, cette rubrique prsente quelques scnarios dans lesquels des donnes sont extraites de plusieurs tables et vous indique comment procder.
Utiliser les donnes d'une table lie pour complter les informations dans une requte Connecter les donnes dans deux tables en utilisant leurs relations avec une troisime table Afficher tous les enregistrements de deux tables similaires
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Utiliser les donnes d'une table lie pour complter les informations dans une requte
Dans certains cas, une requte base sur une table vous fournit les informations dont vous avez besoin, mais extraire des donnes d'une autre table peut rendre les rsultats plus faciles interprter et plus utiles. Par exemple, supposons que vous disposez d'une liste des identificateurs des employs qui apparaissent dans les rsultats de la requte. Vous ralisez alors qu'il serait plus utile de voir le nom des employs dans les rsultats, mais ces noms se trouvent dans une autre table. Pour que le nom des employs apparaisse dans les rsultats de la requte, vous devez donc inclure les deux tables dans la requte. Utiliser l'Assistant Requte pour crer une requte partir d'une table principale et d'une table lie celle-ci 1. Vrifiez que la relation des tables est dfinie dans la fentre Relations. Procdure 2. 3. 4. 5. Sous l'onglet Crer, dans le groupe Autre, cliquez sur Assistant Requte. Dans la bote de dialogue Nouvelle requte, cliquez sur Assistant Requte simple, puis sur OK. Dans la zone de liste droulante Tables/Requtes, cliquez sur la table qui contient les informations essentielles inclure dans la requte. Dans la liste Champs disponibles, cliquez sur le premier champ inclure dans la requte, puis cliquez sur la flche vers la droite pour dplacer ce champ dans la liste Champs slectionns. Procdez de la mme manire pour chaque champ de cette table inclure dans la requte. Il peut s'agir de champs que vous souhaitez voir apparatre dans les rsultats de la requte ou de champs que vous voulez utiliser pour limiter les lignes dans les rsultats en appliquant des critres. Dans la zone de liste droulante Tables/Requtes, cliquez sur la table qui contient les donnes connexes utiliser pour que la requte renvoie des rsultats plus prcis. Ajoutez les champs que vous voulez utiliser pour affiner les rsultats de la requte la liste Champs slectionns, puis cliquez sur Suivant. Sous Souhaitez-vous une requte dtaille ou une synthse ?, cliquez sur Dtaille ou Synthse. Si vous ne voulez pas que votre requte excute des fonctions d'agrgation ( Somme, Moy, Min, Max, Total, EcartType ou Var), choisissez une requte dtaille. Dans le cas contraire, choisissez une requte de synthse. Lorsque vous avez choisi, cliquez sur Suivant. 9. Cliquez sur Terminer pour afficher les rsultats. Exemple avec la base de donnes Comptoirs Dans l'exemple suivant, vous devez utiliser l'Assistant Requte pour crer une requte qui affiche une liste de commandes avec les frais d'expdition et le nom de l'employ qui a trait chaque commande. REMARQUE Dans cet exemple, la base de donnes Comptoirs doit tre modifie. Avant d'aller plus loin, il peut tre judicieux de crer une copie de sauvegarde de cette base de donnes et d'utiliser la copie pour l'exemple. Utiliser l'Assistant Requte pour crer la requte 1. Ouvrez la base de donnes exemple Comptoirs. Fermez le formulaire d'ouverture.
6. 7. 8.
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2. 3. 4. 5.
Sous l'onglet Crer, dans le groupe Autre, cliquez sur Assistant Requte.
6. 7.
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9.
Dans la bote de dialogue Nouvelle requte, cliquez sur Assistant Requte simple, puis sur OK. Dans la zone de liste droulanteTables/Requtes, cliquez sur Table : Commandes. Dans la liste Champs disponibles, double-cliquez sur RfCommande pour dplacer ce champ dans la liste Champs slectionns. Double-cliquez sur Frais d'expdition pour dplacer ce champ dans la liste Champs slectionns. Dans la liste de zone droulante Tables/Requtes, cliquez sur Table : Employs. Dans la liste Champs disponibles, double-cliquez sur Prnom pour dplacer ce champ dans la liste Champs slectionns. Double-cliquez sur NomFamille pour dplacer ce champ dans la liste Champs slectionns. Cliquez sur Suivant. tant donn que vous crez une liste de toutes les commandes, il est prfrable d'utiliser une requte dtaille. Si vous voulez obtenir une synthse des frais d'expdition sur les commandes par employ ou effectuer une autre fonction d'agrgation, utilisez une requte de synthse. Cliquez sur Dtaille (affiche chaque champ de tous les enregistrements) , puis sur Suivant. Cliquez sur Terminer pour afficher les rsultats. La requte renvoie une liste des commandes, avec pour chaque commande, les frais d'expdition ainsi que les prnom et nom de l'employ qui l'a traite.
Connecter les donnes dans deux tables en utilisant leurs relations avec une troisime table Il arrive souvent que les donnes de deux tables soient relies entre elles par l'intermdiaire d'une troisime table. C'est en gnral le cas lorsque les donnes des deux premires tables sont lies dans une relation plusieurs--plusieurs. Dans une base de donnes, il est souvent prfrable de sparer une relation plusieurs--plusieurs entre deux tables en deux relations un--plusieurs impliquant trois tables. Pour cela, vous devez crer une troisime table, appele table de jointure ou table de relation qui comporte une cl primaire et une cl trangre pour chacune des deux autres tables. Une relation un--plusieurs est alors cre entre chaque cl trangre dans la table de jointure et la cl primaire correspondante d'une des deux autres tables. Dans ce type de situation, vous devez inclure les trois tables dans votre requte, mme si vous ne voulez extraire les donnes que de deux d'entre elles. Crer une requte de slection partir de deux tables comportant une relation plusieurs-plusieurs 1. Sous l'onglet Crer, dans le groupe Autre, cliquez sur Cration de requte. La bote de dialogue Afficher la table s'ouvre. 2. Dans la bote de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur les deux tables qui contiennent les donnes que vous voulez inclure dans votre requte et sur la table de jointure qui les relie, puis cliquez sur Fermer. Les trois tables apparaissent dans l'espace de cration de la requte, jointes par les champs appropris. 3. Double-cliquez sur chacun des champs que vous voulez utiliser dans les rsultats de la requte. Chaque champ apparat dans la grille de cration de la requte.
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4.
5.
6.
Dans la grille de cration, utilisez la ligne Critres pour entrer des critres de champ. Pour utiliser un critre de champ sans afficher le champ dans les rsultats de la requte, dsactivez la case cocher dans la ligne Afficher pour ce champ. Pour trier les rsultats partir des valeurs d'un champ, dans la grille de cration de la requte, cliquez sur Croissant ou Dcroissant (en fonction du sens dans lequel vous voulez trier les enregistrements) dans la ligne Trier de ce champ. Sous l'onglet Crer, dans le groupe Rsultats, cliquez sur Excuter. Access affiche les rsultats de la requte en mode Feuille de donnes. Exemple avec la base de donnes Comptoirs REMARQUE Dans cet exemple, la base de donnes Comptoirs doit tre modifie. Avant d'aller plus loin, il peut tre judicieux de crer une copie de sauvegarde de cette base de donnes et d'utiliser la copie pour l'exemple. Si vous avez une nouvelle opportunit, savoir un fournisseur Rio de Janeiro qui a trouv votre site Web et qui souhaite traiter avec vous. Cepedant, ce fournisseur n'opre qu'avec des contacts bas Rio et prs de Sao Paulo. Il fournit chaque catgorie de produit alimentaire qui vous intresse. Il reprsente une socit d'une taille relativement importante et il veut que vous lui garantissiez suffisamment de ventes potentielles pour rendre cette affaire intressante : au moins 20 000,00 R$ (soit environ 9 300,00 USD) par an. Pouvez-vous lui procurer le march qu'il recherche ? Les donnes ncessaires pour rpondre cette question se trouvent dans deux tables diffrente : la table Clients et la table Dtails commande. Ces tables sont lies l'une l'autre par une table Commandes. Les relations entre les tables ont dj t dfinies. Dans la table Commandes, chaque commande ne peut avoir qu'un seul client, associ la table Clients par le champ RfClient. Chaque enregistrement de la table Dtails des commandes est associ une commande unique dans la table Commandes, dans le champ RfCommande. Par consquent, un client donn peut avoir plusieurs commandes, chacune comportant plusieurs dtails de commande. Dans cet exemple, vous allez crer une requte analyse croise qui affiche le total des ventes par an, dans les villes de Rio de Janeiro et Sao Paulo. Crer la requte en mode Cration
1. 2.
Ouvrez la base de donnes Comptoirs. Fermez le formulaire d'ouverture. Sous l'onglet Crer, dans le groupe Autre, cliquez sur Cration de requte. La bote de dialogue Afficher la table s'affiche.
3.
Dans la bote de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur Clients, Commandes, et Dtails commande, puis cliquez sur Fermer. Les trois tables apparaissent dans l'espace de cration de la requte.
4. 5.
Dans la table Clients, double-cliquez sur le champ Ville pour l'ajouter dans la grille de cration de requte. Dans la grille de cration de requte, dans la colonne Ville, dans la ligne Critres, tapez In ("Rio de Janeiro","Sao Paulo") . Seuls les enregistrements, dont le client se trouve dans l'une des deux villes, sont inclus dans la requte.
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6.
Dans la table Dtails commande, double-cliquez sur les champs DateExpdition et PrixUnitaire. Les deux champs sont ajouts la grille de cration de la requte.
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9.
Dans la colonne DateExpdition de la grille de cration de requte, slectionnez la ligne Champ. Remplacez [DateExpdition] par Anne : Format([DateExpdition],"aaaa"). C'est ainsi qu'est cr un alias de champ, Anne, qui vous permet d'utiliser la section anne de la valeur dans le champ DateExpdition. Dans la colonne PrixUnitaire de la grille de cration de requte, slectionnez la ligne Champ . Remplacez [PrixUnitaire] par : Ventes : [Dtails commande].[PrixUnitaire]*[Quantit]-[Dtails commande].[PrixUnitaire]*[Quantit]*[Remise] . C'est ainsi qu'est cr un alias de champ, Ventes, qui calcule les ventes pour chaque enregistrement. Sous l'onglet Cration, dans le groupe Type de requte, cliquez sur Analyse croise. Les deux nouvelles lignes suivantes : Total et Analyse croise apparaissent dans la grille de cration de requte.
10. Dans la colonne Ville de la grille de cration de requte, cliquez sur la ligne Analyse croise, puis cliquez sur En-tte de ligne. C'est ainsi que sont affiches les villes comme des en-ttes de ligne (en d'autres termes, la requte renvoie une ligne par ville). 11. Dans la colonne Anne, cliquez sur la ligne Analyse croise, puis cliquez sur En-tte de colonne. C'est ainsi que sont affiches les annes comme des en-ttes de colonne (en d'autres termes, la requte renvoie une colonne par anne). 12. Dans la colonne Ventes, cliquez sur la ligne Analyse croise, puis cliquez sur Valeur. C'est ainsi que sont affiches les ventes l'intersection des lignes et des colonnes (en d'autres termes, la requte renvoie les ventes pour chaque combinaison de ville et d'anne). 13. Dans la colonne Ventes, cliquez sur la ligne Totaux, puis cliquez sur Additionner. C'est ainsi que la requte additionne les valeurs de cette colonne. Vous pouvez dfinir la ligne Totaux pour les deux autres colonnes sur la valeur par dfaut Grouper par, car vous souhaitez afficher chaque valeur pour ces colonnes, et non les valeurs d'agrgation. 14. Sous l'onglet Crer, dans le groupe Rsultats, cliquez sur Excuter. Votre requte renvoie dornavant le total des ventes enregistr par an Rio de Janeiro et Sao Paulo.
Afficher tous les enregistrements de deux tables similaires Il arrive parfois que vous deviez combiner des donnes de deux tables ayant une structure identique mais se trouvant dans des bases de donnes diffrentes. Considrez le scnario suivant.
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Supposons que vous tes un analyste qui travaille avec des donnes concernant les lves d'une cole. Vous voulez mettre sur pied un partage de donnes entre votre cole et une autre pour que les deux tablissements puissent amliorer leurs programmes. Pour certaines des questions que vous voulez examiner, il peut tre plus judicieux d'tudier les donnes des deux coles ensemble que sparment. Vous pourriez importer les donnes de l'autre cole dans de nouvelles tables de votre base de donnes. Dans ce cas, si les donnes de l'autre cole devaient changer, les modifications ne seraient pas refltes dans votre base de donnes. Une meilleure solution consiste lier vos tables celles de l'autre cole, puis crer des requtes qui combinent les donnes lorsque vous les excutez. Vous serez alors en mesure d'analyser un seul ensemble de donnes, au lieu d'effectuer deux analyses et d'essayer de les interprter comme si elles n'en formaient qu'une seule. Pour afficher tous les enregistrements de deux tables aveca une structure identique, utilisez une requte union. Les requtes union ne peuvent pas tre affiches en mode Cration. Vous devez les crer l'aide de commandes SQL que vous entrez dans un onglet d'objet dumode SQL. Crer une requte union partir de deux tables 1. Sous l'onglet Crer, dans le groupe Autre, cliquez sur Cration de requte. Une nouvelle grille de cration de requte s'ouvre et la bote de dialogue Afficher la table apparat. 2. 3. Dans la bote de dialogue Afficher la table, cliquez sur Fermer. Sous l'onglet Crer, dans le groupe Type de requte, cliquez sur Union. La requte bascule du mode Cration au mode SQL. L'onglet d'objet du mode SQL est pour l'instant vide. En mode SQL, tapez SELECT suivi de la liste des champs de la premire table inclure dans la requte. Le nom des champs doit tre plac entre crochets et spar par des virgules. Une fois que vous avez tap ces noms, appuyez sur Entre. Le curseur se dplace d'une ligne vers le bas dans le mode SQL. 5. Tapez FROM suivi du nom de la premire table inclure dans la requte. Appuyez sur ENTRE. 6. Si vous voulez spcifier un critre pour un champ de la premire table, tapez WHERE, suivi du nom du champ, un oprateur de comparaison (en gnral, un signe gal ( =)) et le critre. Vous pouvez ajouter des critres supplmentaires la fin de la clause WHERE, en utilisant le mot cl AND et la mme syntaxe que celle du premier critre ; par exemple, WHERE [NiveauClasse]="100" AND [HeuresCrdit]>2. Une fois que vous avez spcifi les critres, appuyez sur Entre. 7. Tapez UNION, puis appuyez sur Entre. 8. Tapez SELECT suivi d'une liste des champs de la seconde table inclure dans la requte. Vous devez inclure les mmes champs que ceux de la premire table et dans le mme ordre. Le nom des champs doit tre plac entre crochets et spar par des virgules. Une fois que vous avez tap ces noms, appuyez sur Entre. 9. Tapez FROM suivi du nom de la seconde table inclure dans la requte. Appuyez sur ENTRE. 10. Si vous le souhaitez, ajoutez une clause WHERE, comme indiqu l'tape 6 de cette procdure. 11. Tapez un point-virgule (;) pour indiquer la fin de votre requte. 12. Sous l'onglet Crer, dans le groupe Rsultats, cliquez sur Excuter. 4. Les rsultats apparaissent en mode Feuille de donnes.
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Crer un formulaire
Un formulaire est un objet de base de donnes qui permet d'entrer, de modifier ou d'afficher les donnes d'une table ou d'une requte. Les formulaires permettent galement de contrler l'accs aux donnes en n'affichant, par exemple, que certains champs ou lignes de donnes. Par exemple, il est possible que certains utilisateurs n'aient besoin d'afficher que certains champs d'une table constitue d'une multitude de champs. En leur proposant un formulaire qui ne contient que ces champs, il leur sera plus facile d'utiliser la base de donnes. Vous pouvez galement ajouter des boutons et d'autres fonctionnalits un formulaire afin d'automatiser les oprations frquemment effectues. Les formulaires peuvent tre compars des fentres travers lesquelles les personnes voient et atteignent votre base de donnes. Un formulaire efficace permet d'acclrer l'utilisation d'une base de donnes dans la mesure o les personnes n'ont pas besoin de rechercher les lments dont elles ont besoin. Un formulaire d'aspect agrable amliore non seulement la convivialit et l'efficacit de la base de donnes, mais il permet galement d'viter la saisie de donnes incorrectes. Microsoft Office Access 2007 contient de nouveaux outils destins simplifier la cration de formulaires, et propose de nouveaux types de formulaires et de nouvelles fonctionnalits qui amliorent la facilit d'emploi de votre base de donnes.
Crer un formulaire l'aide de l'outil Formulaire Crer un formulaire double affichage l'aide de l'outil Formulaire double affichage Crer un formulaire affichant plusieurs enregistrements l'aide de l'outil Plusieurs lments Crer un formulaire l'aide de l'Assistant Formulaire Crer un formulaire l'aide de l'outil Vide Prsentation des contrles Prsentation des dispositions de contrle Prsentation des modes Page et Cration Ajuster votre formulaire en mode Page Ajuster votre formulaire en mode Cration Ajouter des contrles votre formulaire Enregistrer votre travail
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Crer un formulaire l'aide de l'outil Formulaire
L'outil Formulaire permet de crer facilement et rapidement un formulaire. Lorsque vous utilisez cet outil, tous les champs de la source de donnes sous-jacente sont placs dans le formulaire. Vous pouvez commencer utiliser le nouveau formulaire immdiatement, comme vous pouvez le modifier en mode Page ou Cration pour l'adapter vos besoins. Utiliser l'outil Formulaire pour crer un formulaire 1. 2. Dans le volet de navigation, cliquez sur la table ou la requte qui contient les donnes que vous souhaitez faire figurer dans le formulaire. Sous l'onglet Crer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Formulaire.
Access cre le formulaire et l'affiche en mode Page. Ce mode vous permet d'apporter des modifications la conception du formulaire tout en ayant les donnes affiches. Par exemple, vous pouvez ajuster la taille des zones de texte en fonction des donnes afficher, si ncessaire. Pour plus d'informations sur les modes d'affichage de formulaires, voir la section Prsentation des modes Page et Cration. Si Access dtermine que seule une table a une relation un--plusieurs avec la table ou la requte qui a servi la cration du formulaire, Access ajoute une feuille de donnes au formulaire, base sur la table ou la requte associe. Par exemple, si vous crez un formulaire standard partir de la table Employs, et qu'une relation un--plusieurs est dfinie entre la table Employs et la table Commandes, la feuille de donnes affiche tous les enregistrements de la table Commandes se rapportant l'enregistrement Employ actif. Vous pouvez supprimer la feuille de donnes du formulaire si vous jugez ne pas en avoir besoin. S'il existe plusieurs tables lies par une relation un--plusieurs avec la table qui a servi crer le formulaire, Access n'ajoute pas de feuilles de donnes au formulaire.
Crer un formulaire double affichage l'aide de l'outil Formulaire double affichage Le formulaire double affichage est une nouvelle fonctionnalit de Microsoft Office Access 2007 qui offre deux affichages simultans des donnes : un affichage Formulaire et un affichage Feuille de donnes.
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Ces deux affichages sont rattachs la mme source de donnes et sont toujours synchroniss. Ainsi, si vous slectionnez un champ dans une partie du formulaire, le mme champ est slectionn dans l'autre partie du formulaire. Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des donnes dans chacune des parties, comme en modifier ou en supprimer ( condition que la source d'enregistrement soit modifiable et que vous n'ayez pas configur le formulaire de faon empcher ces oprations). L'utilisation de formulaires double affichage offre les avantages de deux types de formulaires dans un seul et mme formulaire. Par exemple, vous pouvez utiliser la partie feuille de donnes du formulaire pour retrouver rapidement un enregistrement, et utiliser ensuite la partie formulaire pour consulter ou modifier l'enregistrement. Pour crer un formulaire double affichage l'aide de l'outil Formulaire double affichage : 1. Dans le volet de navigation, cliquez sur la table ou la requte qui contient les donnes que vous souhaitez faire figurer dans le formulaire. Vous pouvez galement ouvrir la table ou la requte en mode Feuille de donnes. Sous l'onglet Crer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Formulaire double affichage. Access cre le formulaire et l'affiche en mode Page. Ce mode vous permet d'apporter des modifications la conception du formulaire tout en ayant les donnes affiches. Par exemple, vous pouvez ajuster la taille des zones de texte en fonction des donnes afficher, si ncessaire. Pour plus d'informations sur les modes d'affichage de formulaires, voir la section Prsentation des modes Page et Cration. Pour plus d'informations sur la cration et l'utilisation d'un formulaire double affichage, voir l'article Crer un formulaire double affichage.
2.
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Crer un formulaire affichant plusieurs enregistrements l'aide de l'outil Plusieurs lments Lorsque vous crez un formulaire l'aide de l'outil Formulaire standard, le formulaire cr par Access affiche un seul enregistrement la fois. Si vous avez besoin d'un formulaire qui affiche plusieurs enregistrements tout en offrant davantage de possibilits en termes de personnalisation qu'une feuille de donnes, vous pouvez utiliser l'outil Plusieurs lments. 1. 2. Dans le volet de navigation, cliquez sur la table ou la requte qui contient les donnes que vous souhaitez faire figurer dans le formulaire. Sous l'onglet Crer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Plusieurs lments. Access cre le formulaire et l'affiche en mode Page. Ce mode vous permet d'apporter des modifications la conception du formulaire tout en ayant les donnes affiches. Par exemple, vous pouvez adapter la taille des zones de texte en fonction des donnes afficher. Pour plus d'informations sur les modes d'affichage des formulaires, voir la section Prsentation des modes Page et Cration. Lorsque vous utilisez l'outil Plusieurs lments, le formulaire cr par Access ressemble une feuille de donnes. Les donnes sont disposes dans des lignes et des colonnes, et vous voyez plusieurs enregistrements la fois. Toutefois, un formulaire Plusieurs lments offre davantage d'options de personnalisation qu'une feuille de donnes, avec notamment la possibilit d'ajouter des lments graphiques, des boutons et d'autres contrles. Pour plus d'informations sur la personnalisation de votre formulaire, voir les sections Ajuster votre formulaire en mode Page, Ajuster votre formulaire en mode Cration et Ajouter des contrles votre formulaire.
Crer un formulaire l'aide de l'Assistant Formulaire Pour tre plus slectif quant aux champs faire figurer sur votre formulaire, vous pouvez utiliser l'Assistant Formulaire la place des divers outils de cration de formulaires mentionns prcdemment. Vous pouvez galement dfinir la faon dont les donnes sont regroupes et tries, et vous pouvez utiliser les champs de plusieurs tables ou requtes, si tant est que vous ayez pralablement spcifi les relations entre les tables et les requtes. Pour plus d'informations sur la cration de relations, voir les liens situs dans la section Voir aussi de cet article. 1. Sous longlet Crer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Plus de formulaires, puis sur Assistant Formulaire 2. .
Suivez les instructions fournies dans les pages de l'Assistant Formulaire. REMARQUE Si vous souhaitez inclure des champs de plusieurs tables ou requtes dans votre formulaire, ne cliquez pas sur Suivant ou sur Terminer aprs avoir slectionn les champs de la premire table ou requte dans la premire page de l'Assistant Formulaire. Au lieu de cela, rptez les tapes afin de slectionner une table ou une requte, puis cliquez sur les champs supplmentaires que vous souhaitez inclure dans le formulaire. Cliquez ensuite sur Suivant ou sur Terminer pour continuer.
3.
Dans la dernire page de l'Assistant, cliquez sur Terminer.
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Crer un formulaire l'aide de l'outil Vide Si l'Assistant ou les outils de cration de formulaires ne rpondent pas vos besoins, vous pouvez utiliser l'outil Vide pour crer un formulaire. Celui-ci permet de crer un formulaire en peu de temps, surtout si vous prvoyez de placer un nombre limit de champs dans votre formulaire. 1. Sous l'onglet Crer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Formulaire vierge. Access ouvre un formulaire vide en mode Page et affiche le volet Liste de champs.
2. 3.
Dans le volet Liste de champs, cliquez sur le signe plus (+) en regard de la ou des tables contenant les champs que vous souhaitez faire figurer sur le formulaire. Pour ajouter un champ au formulaire, double-cliquez dessus ou faites-le glisser vers le formulaire. Pour ajouter plusieurs champs la fois, maintenez la touche Ctrl enfonce, cliquez sur plusieurs champs, puis faites-les glisser simultanment vers le formulaire. REMARQUE L'ordre des tables dans le volet de Liste de champs peut varier selon la partie du formulaire actuellement slectionne. Si vous ne pouvez pas ajouter un champ au formulaire,
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slectionnez une autre partie du formulaire et ressayez d'ajouter le champ. Pour plus d'informations sur l'utilisation du volet Liste de champs, consultez l'article Ajouter un champ un formulaire ou un tat. 4. Pour ajouter un logo, un titre, des numros de page ou la date et l'heure au formulaire, utilisez les outils figurant dans le groupe Contrles, sous l'onglet Mise en forme.
5.
Si vous souhaitez ajouter une plus grande varit de contrles au formulaire, passez en mode Cration en cliquant avec le bouton droit sur le formulaire, puis en cliquant sur Mode Cration . Vous pourrez ds lors utiliser les outils figurant dans le groupe Contrles, sous l'onglet Cration.
Prsentation des contrles Les contrles sont des objets qui affichent des donnes, excutent des actions et permettent d'afficher et utiliser des informations qui amliorent l'interface utilisateur, telles que les tiquettes et les images. Outre la zone de texte, qui est le contrle le plus couramment utilis, les tiquettes, les cases cocher et les contrles de sous-formulaire/sous-tat comptent parmi les autres contrles. Les contrles peuvent tre dpendants, indpendants ou calculs : Contrle dpendant Un contrle dont la source de donnes est un champ de table ou de requte est appel contrle dpendant . Les contrles dpendants servent afficher des valeurs issues de champs d'une base de donnes. Ces valeurs peuvent consister en du texte, des dates, des valeurs numriques, des valeurs Oui/Non, des images ou des graphiques. Par exemple, une zone de texte de formulaire qui prsente le nom d'un employ peut tirer cette information du champ Nom de la table Employs. Contrle indpendant Un contrle qui n'a pas de source de donnes (comme un champ ou une expression) est appel contrle indpendant . Les contrles indpendants s'avrent particulirement utiles pour afficher des informations, des lignes, des rectangles et des images. Par exemple, une tiquette qui affiche le titre d'un formulaire est un contrle indpendant. Contrle calcul Un contrle dont la source de donnes est une expression, et non un champ, est appel contrle calcul . C'est vous qui spcifiez la valeur utiliser comme source de donnes du contrle en dfinissant une expression. Une expression peut tre une combinaison d'oprateurs (tels que = et + ), de noms de contrles, de noms de champs, de fonctions renvoyant une valeur unique et de valeurs de constante. Par exemple, l'expression suivante calcule le prix d'un article avec une remise de 25 % en multipliant la valeur figurant dans le champ Prix unitaire par une valeur de constante (0,75). =[Prix unitaire] * 0,75
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Une expression peut utiliser les donnes d'un champ de la table ou de la requte sous-jacente du formulaire, ou encore les donnes d'un autre contrle du formulaire. Pour plus d'informations sur les expressions, voir les liens de la section Voir aussi.
Lorsque vous crez un formulaire, il est sans doute plus judicieux de commencer par ajouter et disposer tous les contrles dpendants, surtout s'ils forment la majorit des contrles du formulaire. Vous pouvez ensuite ajouter les contrles indpendants et calculs qui compltent la structure l'aide des outils du groupe Contrles, sous l'onglet Crer du mode Cration. Pour lier un contrle un champ, vous devez identifier le champ partir duquel le contrle obtient ses donnes. Vous pouvez crer un contrle li au champ slectionn en faisant glisser le champ du volet Liste de champs vers le formulaire. Le volet Liste de champs contient les champs de la table ou de la requte sous-jacente du formulaire. Pour afficher le volet Liste de champs, appuyez sur Alt+F8 ou, sous l'onglet Crer, dans le groupe Outils, cliquez sur Ajouter des champs existants. Lorsque vous double-cliquez sur un champ dans le volet Liste de champs, Access ajoute le type de contrle correspondant ce champ dans le formulaire. Vous pouvez galement lier un champ un contrle en tapant le nom du champ dans le contrle proprement dit ou dans la zone de saisie de la proprit Source contrle qui se trouve dans la feuille de proprits du contrle. La feuille de proprits dfinit les caractristiques du contrle, savoir, son nom, la source de ses donnes et son format. Pour ouvrir la feuille de proprits, appuyez sur F4. Le meilleur moyen de crer un contrle dpendant est d'utiliser le volet Liste de champs, et ce pour deux raisons : Access complte automatiquement l'tiquette attache au contrle en y insrant le nom du champ (ou de la lgende dfinie pour ce champ dans la table ou la requte sous-jacente). Vous n'avez donc pas besoin de taper vous-mme l'intitul du contrle. Access attribue automatiquement la plupart des proprits du contrle des valeurs adquates qui tiennent compte des proprits du champ de la table ou de la requte sous-jacente (comme les proprits Format, Nombre de dcimales et Masque de saisie). Si vous avez dj cr un contrle indpendant et souhaitez le lier un champ, entrez le nom de ce champ dans la zone de la proprit Source contrle du contrle. Pour plus d'informations sur la proprit Source contrle, appuyez sur F1 lorsque le curseur se trouve dans la liste droulante de la proprit.
Prsentation des mises en forme de contrle Les mises en forme de contrle sont des guides qui alignent horizontalement et verticalement vos contrles pour donner une apparence uniforme votre formulaire. Vous pouvez considrer une disposition de contrle comme un tableau dont chaque cellule contient un contrle. Les procdures suivantes vous indiquent comment ajouter, supprimer ou rorganiser des contrles dans les mises en forme de contrle. Les mises en forme de contrle sont de deux types : tabulaire et empil. Dans les mises en forme de contrle tabulaires, les contrles sont disposs en lignes et en colonnes la manire d'une feuille de calcul, avec des tiquettes en haut. Les mises en forme de contrle
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tabulaires s'tendent toujours sur deux sections d'un formulaire : quelle que soit la section o se trouvent les contrles, les tiquettes figurent dans la section prcdente.
Dans les mises en forme empiles, les contrles sont disposs verticalement la manire d'un formulaire papier, avec une tiquette gauche de chaque contrle. Les mises en forme empiles figurent toujours dans une mme section de formulaire.
Vous pouvez avoir plusieurs mises en forme de contrle de type quelconque sur un formulaire. Vous pouvez par exemple avoir une disposition tabulaire pour crer une ligne de donnes pour chaque enregistrement et une ou plusieurs mises en forme empiles au-dessous, qui contiennent davantage d'informations pour le mme enregistrement . Crer une nouvelle disposition de contrle Access cre automatiquement des mises en forme de contrle empiles dans l'une des circonstances suivantes : Vous crez un nouveau formulaire en cliquant sur Formulaire dans le groupe Formulaires de l'onglet Crer. Vous crez un nouveau formulaire en cliquant sur Formulaire vierge dans le groupe Formulaires de l'onglet Crer, puis en faisant glisser un champ du volet Liste de champs vers le formulaire. Sur un formulaire existant, vous pouvez crer une nouvelle disposition de contrle en procdant comme suit : 1. 2. 3. Slectionnez un contrle que vous voulez ajouter la disposition. Si vous voulez ajouter d'autres contrles la mme disposition, maintenez la touche Maj enfonce tout en slectionnant ces contrles. Effectuez l'une des oprations suivantes :
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Sur l'onglet Rorganiser, dans le groupe Contrler la disposition, cliquez sur Tabulaire ou Empil . Cliquez avec le bouton droit sur le ou les contrles slectionns, pointez sur Disposition, puis cliquez sur Tabulaire ou Empil .
Access cre la disposition du contrle et lui ajoute les contrles slectionns. Basculer d'une disposition de contrle tabulaire empile et inversement Pour basculer la totalit d'une disposition d'un type un autre : Slectionnez la disposition de contrle en cliquant sur le slecteur orange de disposition dans le coin suprieur gauche de la disposition. Toutes les cellules de la disposition sont slectionnes. Effectuez l'une des oprations suivantes : Sur l'onglet Rorganiser, dans le groupe Contrler la disposition, cliquez sur le type de disposition souhait (Tabulaire ou Empil . Cliquez avec le bouton droit sur la disposition de contrle, pointez sur Disposition et cliquez sur le type de disposition souhait. Accs rorganise les contrles dans le type de disposition souhait. Fractionner une disposition de contrle en deux dispositions Vous pouvez fractionner une disposition de contrle en deux dispositions en procdant comme suit : 1. 2. Maintenez la touche Maj enfonce et cliquez sur les contrles que vous souhaitez dplacer vers la nouvelle disposition de contrle. Effectuez l'une des oprations suivantes : Sur l'onglet Rorganiser, dans le groupe Contrler la disposition, cliquez sur le type de disposition souhait pour la nouvelle disposition ( Tabulaire ou Empil . Cliquez avec le bouton droit sur les contrles slectionns, pointez sur Disposition, puis cliquez sur le type souhait pour la nouvelle disposition.
Access cre une nouvelle disposition de contrle et lui ajoute les contrles slectionns. Rorganiser les contrles d'une disposition de contrle Vous pouvez dplacer un contrle d'une disposition de contrle en le faisant glisser jusqu' l'emplacement souhait. En faisant glisser le champ, une barre horizontale ou verticale indique o il sera plac lorsque vous relchez le bouton de la souris. Vous pouvez dplacer un contrle d'une mise en page de contrle vers une autre du mme type. Vous pouvez par exemple faire glisser un contrle d'une disposition empile vers une autre disposition empile, mais pas vers une disposition tabulaire. Ajouter des contrles une disposition de contrle Pour ajouter un champ du volet Liste de champs une disposition de contrle existante
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Faites glisser le champ du volet Liste des champs vers la disposition. Une barre horizontale ou verticale indique o le champ sera plac lorsque vous relchez le bouton de la souris. Pour ajouter des contrles existants une disposition de contrle existante
1. 2.
3.
Slectionnez le premier contrle que vous voulez ajouter la disposition de contrle. Si vous voulez ajouter d'autres contrles la mme disposition, maintenez la touche Maj enfonce tout en slectionnant ces contrles. Vous pouvez slectionner des contrles d'autres mises en forme de contrle. Effectuez l'une des oprations suivantes : Si le formulaire est ouvert en mode Cration, faites glisser les champs slectionns vers la disposition. Une barre horizontale ou verticale indique o les champs seront placs lorsque vous relchez le bouton de la souris. Si le formulaire est ouvert en mode Page : 1. Sous l'onglet Rorganiser, dans le groupe Contrler la disposition, cliquez sur le type de disposition auquel vous ajoutez les contrles. Si vous ajoutez des contrles une disposition tabulaire, cliquez sur Tabulaire une disposition empile, cliquez sur Empil . . Si vous ajoutez des contrles
Access cre une nouvelle disposition et lui ajoute les contrles slectionns. 2. Faites glisser la nouvelle disposition vers la disposition existante. Une barre horizontale ou verticale indique o les champs seront placs lorsque vous relchez le bouton de la souris.
Supprimer des contrles d'une disposition de contrle La suppression d'un contrle d'une disposition de contrle vous permet de le placer n'importe o sur le formulaire sans incidence sur la position des autres contrles. Slectionnez le contrle supprimer de la disposition. Pour slectionner plusieurs contrles, maintenez la touche Maj enfonce tout en cliquant sur les contrles supprimer. Pour slectionner tous les contrles de la disposition, cliquez sur la zone du slecteur de disposition dans le coin suprieur gauche de la disposition. Effectuez l'une des oprations suivantes : Sous l'onglet Rorganiser, dans le groupe Contrler la disposition, cliquez sur Supprimer . Cliquez avec le bouton droit sur l'un des contrles slectionns, pointez sur Disposition, puis cliquez sur Supprimer .
Accs supprime les contrles slectionns de la disposition.
Prsentation des modes Page et Cration Mode Page Le mode Page est l'affichage le plus intuitif lorsqu'il s'agit de modifier un formulaire. Vous pouvez y effectuer pratiquement toutes les modifications qu'il est possible d'apporter un formulaire dans Office Access 2007. En mode Page, le formulaire est bel et bien en cours d'excution, si bien que vous pouvez voir vos donnes telles qu'elles apparatront en mode Formulaire. Nanmoins, ce mode vous permet galement d'apporter des modifications la conception du formulaire. tant
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donn que les donnes sont visibles pendant que vous modifiez le formulaire, il s'agit d'un mode trs pratique pour dfinir la taille des contrles ou pour effectuer presque toutes les autres tches qui ont une incidence sur l'aspect et l'utilisation du formulaire. Certaines tches ne peuvent pas tre effectues en mode Page et ncessitent de passer en mode Cration. Dans certaines situations, Access affiche un message vous indiquant que vous devez passer en mode Cration pour effectuer une modification particulire.
Mode Cration Le mode Cration offre une vue plus dtaille de la structure de votre formulaire, avec une dcomposition des sections En-tte, Dtail et Pied de page du formulaire. Le formulaire n'est pas rellement en cours d'excution lorsqu'il est affich en mode Cration, si bien que vous ne pouvez pas voir les donnes sous-jacentes pendant que vous apportez des modifications la structure ; toutefois, certaines tches s'effectuent plus facilement en mode Cration qu'en mode Page. En effet, vous pouvez : ajouter une plus grande diversit de contrles votre formulaire, notamment des tiquettes, des images, des lignes et des rectangles ; modifier la source des contrles Zone de texte dans les zones de texte elles-mmes, sans passer par la feuille de proprits ; Redimensionnez des sections de formulaire, comme la section En-tte de formulaire ou Dtail. modifier certaines proprits de formulaire qui ne peuvent pas l'tre en mode Page (comme les proprits Affichage par dfaut et Autoriser le mode Formulaire).
Ajuster votre formulaire en mode Page Une fois que vous avez cr un formulaire, vous pouvez ajuster facilement sa conception en travaillant en mode Page. En vous basant sur les donnes relles du formulaire, vous pouvez rorganiser les contrles et ajuster leur taille. Vous pouvez placer de nouveaux contrles dans le formulaire et dfinir les proprits de ce dernier et des contrles qu'il contient. Pour passer au mode Page, cliquez avec le bouton droit sur le nom du formulaire dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Page. Access affiche le formulaire en mode Page. Vous pouvez utiliser la feuille de proprits pour modifier les proprits du formulaire et des contrles et des sections qu'il contient. Pour afficher la feuille de proprits, appuyez sur F4. Vous pouvez utiliser le volet Liste de champs pour ajouter des champs de la table ou de la requte sous-jacente la structure de votre formulaire. Pour afficher le volet Liste de champs, effectuez l'une des actions suivantes : Sous l'onglet Cration, dans le groupe Outils, cliquez sur Ajouter des champs existants. Appuyez sur Alt+F8. Vous pouvez ensuite faire glisser les champs directement du volet Liste de champs vers votre formulaire. .
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Pour ajouter un champ unique, double-cliquez dessus ou faites-le glisser du volet Liste de champs vers la section du formulaire o vous souhaitez le faire apparatre. Pour ajouter plusieurs champs la fois, maintenez la touche Ctrl enfonce, puis cliquez sur les champs que vous souhaitez ajouter. Faites ensuite glisser les champs slectionns vers le formulaire.
Ajuster votre formulaire en mode Cration Vous pouvez galement ajuster la structure de votre formulaire en mode Cration. Vous pouvez ajouter de nouveaux contrles et champs au formulaire en les ajoutant la grille de cration. La feuille de proprits vous donne accs un grand nombre de proprits que vous pouvez dfinir en vue de personnaliser votre formulaire. Pour passer au mode Cration, cliquez avec le bouton droit sur le nom du formulaire dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Cration Access affiche le formulaire en mode Cration. Vous pouvez utiliser la feuille de proprits pour modifier les proprits du formulaire et des contrles et des sections qu'il contient. Pour afficher la feuille de proprits, appuyez sur F4. Vous pouvez utiliser le volet Liste de champs pour ajouter des champs de la table ou de la requte sous-jacente la structure de votre formulaire. Pour afficher le volet Liste de champs, effectuez l'une des actions suivantes : Sous l'onglet Cration, dans le groupe Outils, cliquez sur Ajouter des champs existants. Appuyez sur Alt+F8. Vous pouvez ensuite faire glisser les champs directement du volet Liste de champs vers votre formulaire. Pour ajouter un champ unique, double-cliquez dessus ou faites-le glisser du volet Liste de champs vers la section du formulaire o vous souhaitez le faire apparatre. Pour ajouter plusieurs champs la fois, maintenez la touche Ctrl enfonce, puis cliquez sur les champs que vous souhaitez ajouter. Faites ensuite glisser les champs slectionns vers le formulaire. Pour ajouter un champ unique, double-cliquez dessus ou faites-le glisser du volet Liste de champs vers la section du formulaire o vous souhaitez le faire apparatre. Pour ajouter plusieurs champs la fois, maintenez la touche Ctrl enfonce, puis cliquez sur les champs que vous souhaitez ajouter. Faites ensuite glisser les champs slectionns vers le formulaire. .
Ajouter des contrles votre formulaire Certains contrles sont crs automatiquement, comme le contrle dpendant qui est cr lorsque vous ajoutez un champ du volet Liste de champs au formulaire. De nombreux autres contrles peuvent tre crs en mode Cration l'aide des outils du groupe Contrles, sous l'onglet Crer.
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REMARQUE Plusieurs outils du groupe Contrles ne sont accessibles que lorsque votre formulaire est ouvert en mode Cration. Pour passer au mode Cration, cliquez avec le bouton droit sur le nom du formulaire dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Cration Dterminer le nom d'un outil Placez le pointeur de la souris sur l'outil. Access affiche le nom de l'outil. Utiliser les Assistants Contrle Vous pouvez utiliser les Assistants pour crer des boutons de commande, des zones de liste, des sousformulaires, des zones de liste droulante et des groupes d'options. Sous l'onglet Crer, dans le groupe Contrles, si l'option Utiliser les Assistants contrle n'est pas active, cliquez dessus pour l'activer. .
Si vous prfrez crer des contrles sans l'aide de l'Assistant, cliquez sur l'option Utiliser les Assistants contrle pour la dsactiver.
Crer un contrle l'aide des outils du groupe Contrles 1. 2. Cliquez sur l'outil correspondant au type de contrle que vous souhaitez ajouter. Par exemple, pour crer une case cocher, cliquez sur l'outil Case cocher. Cliquez dans la grille de cration de formulaire l'endroit o vous souhaitez positionner le coin suprieur gauche du contrle. Cliquez une fois pour crer un contrle de taille standard, ou cliquez sur l'outil et faites glisser le pointeur de la souris dans la grille de cration de formulaire pour crer un contrle de taille personnalise. Si vous avez activ l'option Utiliser les Assistants contrle et que le contrle que vous souhaitez placer est associ un Assistant, celui-ci dmarre et vous guide tout au long du processus de paramtrage du contrle. Si vous ne positionnez pas parfaitement le contrle, vous pouvez le dplacer en procdant comme suit : 1. Cliquez sur le contrle pour le slectionner. 2. Placez le pointeur de la souris sur le contrle pour qu'il se transforme en flche cruciforme . 3. Cliquez sur le contrle et faites-le glisser jusqu' l'emplacement souhait. Si vous utilisez un Assistant Contrle, il est possible qu'il contienne une procdure pour lier le contrle un champ. dfaut, cette procdure cre un contrle indpendant. Si, de par son type, le contrle est en mesure d'afficher des donnes (par exemple, une zone de texte ou une case cocher), vous
3.
4.
124
devez entrer le nom d'un champ ou une expression dans la zone de la proprit Source contrle du contrle pour que ce dernier puisse afficher des donnes. Pour afficher les proprits d'un contrle, slectionnez le contrle et appuyez sur F4.
Enregistrer votre travail Ds lors que vous enregistrez la structure de votre formulaire, vous pouvez excuter le formulaire aussi souvent que vous le souhaitez. Si la structure ne change pas, les donnes sont actualises chaque fois que vous affichez le formulaire. Si vos besoins voluent, vous pouvez modifier la structure du formulaire, voire crer un nouveau formulaire bas sur l'original. Enregistrer la structure d'un formulaire Cliquez sur le bouton Microsoft Office Cliquez sur Enregistrer 2. , puis cliquez sur Enregistrer ou appuyez sur Ctrl+S.
1.
dans la Barre d'outils Accs rapide ou appuyez sur Ctrl+S.
Si le formulaire est sans titre, tapez un nom dans la zone Nom de formulaire, puis cliquez sur OK. Enregistrer la structure d'un formulaire sous un nouveau nom Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis sur Enregistrer sous.
1. 2.
Dans la bote de dialogue Enregistrer sous, tapez un nom dans la zone Enregistrer le formulaire dans, slectionnez Formulaire dans la liste En tant que, puis cliquez sur OK.
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Crer un formulaire contenant un sous-formulaire (formulaire un--plusieurs)
Lorsque vous utilisez des donnes relationnelles (donnes lies stockes dans des tables distinctes), il est souvent ncessaire d'afficher les donnes de plusieurs tables ou requtes dans le mme formulaire. Par exemple, il est possible que vous souhaitiez consulter les donnes d'un client en mme temps que les dtails concernant les commandes de celui-ci. Le sous-formulaire est un outil pratique qui permet de raliser cette opration. Microsoft Office Access 2007 propose plusieurs mthodes pour crer rapidement des sous-formulaires.
Prsentation des sous-formulaires Crer un formulaire contenant un sous-formulaire en utilisant l'Assistant Formulaire Crer un sous-formulaire en faisant glisser un formulaire sur un autre Crer un formulaire contenant deux sous-formulaires Crer un formulaire contenant des sous-formulaires imbriqus
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Prsentation des sous-formulaires
Un sous-formulaire est un formulaire insr dans un autre formulaire. Le formulaire de base est appel formulaire principal et le formulaire qu'il contient, sous-formulaire. Une combinaison formulaire/sousformulaire est parfois appele formulaire hirarchique ou formulaire pre/fils. Les sous-formulaires s'avrent particulirement utiles lorsque vous souhaitez afficher les donnes de tables ou de requtes qui ont une relation un--plusieurs.. Par exemple, vous pouvez crer un formulaire contenant un sous-formulaire pour afficher les donnes d'une table Catgories et celles d'une table Produits. Les donnes de la table Catgories reprsentent le ct un de la relation, tandis que les donnes de la table Produits reprsentent le ct plusieurs de la relation. Autrement dit, chaque catgorie peut avoir plusieurs produits.
Le formulaire principal affiche les donnes du ct un de la relation. Le sous-formulaire affiche les donnes du ct plusieurs de la relation. Dans ce type de formulaire, le formulaire principal et le sous-formulaire sont lis, si bien que le sousformulaire ne prsente que les enregistrements associs l'enregistrement actif du formulaire principal. Ainsi, lorsque le formulaire principal prsente la catgorie Boissons, le sous-formulaire prsente uniquement les produits de cette catgorie. Si le formulaire et le sous-formulaire n'taient pas lis, le sous-formulaire prsenterait tous les produits, et pas seulement ceux de la catgorie Boissons. Le tableau suivant dfinit quelques termes relatifs aux sous-formulaires. Mme si Access traite la plupart des dtails lis l'utilisation des procdures dcrites , il est utile de savoir ce qui se passe en coulisses pour apporter des modifications ultrieures. Terme Dfinition
Contrle de Contrle qui permet d'incorporer un formulaire dans un autre formulaire. Vous pouvez sous-formulairecomparer le contrle de sous-formulaire une vue d'un autre objet de votre base de donnes, qu'il s'agisse d'un autre formulaire, d'une table ou d'une requte. Le contrle de sous-formulaire possde des proprits qui vous permettent de lier les donnes affiches dans le contrle aux donnes du formulaire principal. Proprit ObjetProprit du contrle de sous-formulaire qui indique l'objet qui s'affiche dans le source contrle. Feuille de Affichage simple de donnes sous forme de lignes et de colonnes, la manire d'une feuille de calcul. Le contrle de sous-formulaire affiche une feuille de donnes lorsque
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donnes
son objet source est une table ou une requte, ou encore un formulaire dont la proprit Affichage par dfaut est dfinie sur Feuille de donnes. Dans ces cas, le sous-formulaire est parfois appel feuille de donnes et non sous-formulaire.
Proprit Lier Proprit du contrle de sous-formulaire qui indique le ou les champs du sousles champs formulaire qui sont lis au formulaire principal. enfants Proprit Lier Proprit du contrle de sous-formulaire qui indique le ou les champs du formulaire les champs principal qui sont lis au sous-formulaire. pres
Pour optimiser les rsultats, commencez par tablir toutes les relations. Access peut ainsi crer automatiquement les liens entre les sous-formulaires et les formulaires principaux. Pour afficher ou modifier les relations existantes entre les tables de votre base de donnes ou pour en crer de nouvelles, sous l'onglet Outils avancs, dans le groupe Analyser, cliquez sur Relations. Pour plus d'informations sur la cration de relations, voir les liens de la section Voir aussi. Lorsqu'un contrle de sous-formulaire a pour objet source un formulaire, il contient les champs que vous placez dans ce formulaire, et il peut tre affich en tant que formulaire standard, formulaire continu ou feuille de donnes. Baser un sous-formulaire sur un objet de formulaire vous permet d'ajouter des champs calculs au sous-formulaire, par exemple, [Quantit] * [Prix unitaire]. Vous pouvez galement insrer une feuille de donnes dans un formulaire en crant un contrle de sous-formulaire dont l'objet source est une table ou une requte. Une feuille de donnes ne peut pas tre personnalise comme un sous-formulaire ; par exemple, vous ne pouvez pas ajouter un champ calcul une feuille de donnes. En revanche, vous pouvez crer un sous-formulaire bas sur un formulaire qui contient un champ calcul, puis dfinir la proprit Affichage par dfaut de ce formulaire sur Feuille de donnes. Vous obtenez ainsi un sous-formulaire de type feuille de donnes qui contient un champ calcul.
Crer un formulaire contenant sous-formulaire l'aide de l'Assistant Formulaire Cette procdure permet de crer une combinaison formulaire/sous-formulaire l'aide de l'Assistant Formulaire. 1. Sous longlet Crer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Plus de formulaires, puis sur Assistant Formulaire .
Si l'Assistant ne dmarre pas 2. Dans la liste droulante Tables/Requtes de la premire page de l'Assistant, slectionnez une table ou une requte. Dans le cadre de cet exemple, pour crer un formulaire Catgories qui prsente les produits de chaque catgorie dans un sous-formulaire, slectionnez Table : Catgories (le ct un de la relation un--plusieurs). REMARQUE Peu importe la table ou la requte que vous choisissez en premier.
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3. 4.
Double-cliquez sur les champs de cette table ou requte que vous souhaitez inclure. Dans la mme page de l'Assistant, slectionnez une autre table ou requte dans la liste droulante Tables/Requtes. Pour cet exemple, slectionnez la table Produits (le ct plusieurs de la relation un--plusieurs). 5. Double-cliquez sur les champs de cette table ou requte que vous souhaitez inclure. 6. Lorsque vous cliquez sur Suivant, supposer que vous ayez correctement configur les relations avant de dmarrer l'Assistant, celui-ci vous pose la question suivante : Comment souhaitez-vous afficher vos donnes ? (c'est--dire, en fonction de quelle table ou requte). Dans le cadre de cet exemple, pour crer le formulaire Catgories, cliquez sur par Catgories. L'Assistant affiche une image rduite du formulaire. La zone dans la partie infrieure du formulaire reprsente le sous-formulaire. 7. En bas de la page de l'Assistant, slectionnez l'option Formulaire avec sous-formulaire(s) et puis sur Suivant. 8. Dans la page Quelle disposition souhaitez-vous pour votre sous-formulaire ? de l'Assistant, cliquez sur Tabulaire ou Feuille de donnes selon la disposition souhaite pour votre sous-formulaire. Les deux styles dispose les donnes du sous-formulaire sous forme de lignes et de colonnes, mais la disposition tabulaire est plus personnalisable. Vous pouvez ajouter de la couleur, des graphiques et d'autres lments de mise en forme, tandis qu'une feuille de donnes est plus compact, tout comme le mode Feuille de donnes d'une table. Lorsque vous avez effectu votre slection, cliquez sur Suivant. 9. Dans la page Quel style souhaitez-vous ? de l'Assistant, slectionnez un style de mise en forme pour le formulaire. Si vous avez choisi Tabulaire la page prcdente, le style de mise en forme choisi est galement appliqu au sous-formulaire. Une fois votre slection effectue, cliquez sur Suivant. 10. la dernire page de l'Assistant, entrez les titres des formulaires. Access nomme les formulaires en fonction des titres entrs et cre l'tiquette du sous-formulaire en fonction du titre attribu celui-ci. Indiquez galement dans cette page si vous souhaitez ouvrir le formulaire en mode Formulaire afin de pouvoir afficher ou modifier les informations ou si vous souhaitez l'ouvrir en mode Cration afin de modifier sa conception. Une fois votre slection effectue, cliquez sur Terminer. Access cre deux formulaires : un pour le formulaire principal comprenant le contrle de sousformulaire et un pour le sous-formulaire proprement dit.
Crer un sous-formulaire en faisant glisser un formulaire sur un autre Suivez cette procdure si vous disposez de deux formulaires existants et que vous souhaitez en utiliser un comme sous-formulaire de l'autre formulaire. 1. 2. En mode Cration, ouvrez le formulaire que vous souhaitez utiliser comme formulaire principal. Dans le groupe Contrles de l'onglet Crer, si l'outil Utiliser les Assistants contrle est slectionn, cliquez dessus pour le slectionner.
3.
Faites glisser un formulaire du volet de navigation vers le formulaire principal. Access ajoute un contrle de sous-formulaire au formulaire principal et lie le contrle au formulaire que vous avez fait glisser depuis le volet de navigation. Access tente galement de lier le sousformulaire au formulaire principal, en fonction des relations qui ont t dfinies dans votre base de donnes. Si Access n'est pas en mesure de lier le sous-formulaire au formulaire principal, les proprits
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Lier les champs enfants et Lier les champs pres du contrle de sous-formulaire sont vides, et vous devez les dfinir manuellement en procdant comme suit : 1. 2. 3. 4. Cliquez avec le bouton droit sur le formulaire principal dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Cration . Cliquez sur le contrle de sous-formulaire pour le slectionner. Si la feuille de proprits n'est pas dj affiche, appuyez sur F4 pour l'afficher. Dans l'onglet Donnes de la feuille des proprits, cliquez sur Lier les champs fils.
en regard de la bote des proprits
La bote de dialogue diteur de liens des champs des sous-formulaires apparat. 5. Dans les listes droulantes Champs pres et Champs enfants, slectionnez les champs auxquels vous souhaitez lier les formulaires. Si vous hsitez quant aux champs choisir, cliquez sur Suggrer pour qu'Access tente de dterminer les champs de liaison. Lorsque vous avez termin, cliquez sur OK. Si vous ne voyez pas le champ que vous souhaitez utiliser pour lier les formulaires, vous devrez peut-tre modifier la source d'enregistrement du formulaire fils ou du formulaire enfant de sorte que le champ de liaison s'y trouve. Par exemple, si le formulaire est bas sur une requte, vous devez vous assurer que le champ de liaison est prsent dans les rsultats de la requte. 6. Enregistrez le formulaire principal et passez en mode Formulaire pour vrifier que le formulaire fonctionne comme prvu. Ouvrir un sous-formulaire dans une nouvelle fentre en mode Cration Si vous souhaitez apporter des modifications la structure d'un sous-formulaire alors que vous utilisez son formulaire principal en mode Cration, vous pouvez ouvrir le sous-formulaire dans sa propre fentre : 1. 2. Cliquez sur le sous-formulaire pour le slectionner. Sous longlet Cration, dans le groupe Outils, cliquez sur Sous-formulaire dans une nouvelle fentre .
Crer un formulaire contenant deux sous-formulaires Cette procdure permet de crer un formulaire et deux sous-formulaires prsentant les caractristiques suivantes : Le formulaire principal a une relation un--plusieurs avec le premier sous-formulaire. Le premier sous-formulaire a une relation un--plusieurs avec le deuxime sous-formulaire. Le formulaire principal contient les deux contrles de sous-formulaire. Crer le formulaire 1. Sous longlet Crer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Plus de formulaires, puis sur Assistant Formulaire .
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Si l'Assistant ne dmarre pas 2.
Dans la liste droulante Tables/Requtes de la premire page de l'Assistant, slectionnez la table ou la requte pour le formulaire principal. Par exemple, supposons que vous souhaitiez crer un formulaire Clients intgrant deux sous-formulaires (un sous-formulaire Commandes et un sousformulaire Dtails des commandes). Slectionnez la table Clients (le ct un de la premire relation un--plusieurs). REMARQUE Peu importe la table ou la requte que vous choisissez en premier.
3. 4.
5.
6.
7. 8.
Double-cliquez sur les champs de cette table ou requte que vous souhaitez inclure. Dans la mme page de l'Assistant, slectionnez la table ou la requte pour le premier sous-formulaire dans la liste droulante Tables/Requtes. Pour cet exemple, cliquez sur la table Commandes (le ct plusieurs de la premire relation un--plusieurs), puis double-cliquez sur les champs de cette table ou requte que vous souhaitez inclure. Dans la mme page de l'Assistant, slectionnez la table ou la requte pour le deuxime sousformulaire dans la liste droulante Tables/Requtes. Pour cet exemple, cliquez sur la table Dtails des commandes (le ct plusieurs de la deuxime relation un--plusieurs), puis double-cliquez sur les champs de cette table ou requte que vous souhaitez inclure. Lorsque vous cliquez sur Suivant, supposer que vous ayez correctement configur les relations avant de dmarrer l'Assistant, celui-ci vous pose la question suivante : Comment souhaitez-vous afficher vos donnes ? (c'est--dire, en fonction de quelle table ou requte). Dans le cadre de cet exemple, pour crer le formulaire Clients, cliquez sur Par Clients. Slectionnez l'option Formulaire avec sous-formulaire(s). Suivez les instructions fournies dans les pages restantes de l'Assistant. Ds lors que vous cliquez sur Terminer, Access cre d'une part un formulaire principal qui contient deux contrles de sousformulaire et d'autre part deux autres objets de formulaire (un pour chaque sous-formulaire).
Crer un formulaire contenant des sous-formulaires imbriqus Cette procdure permet de crer un formulaire et deux sous-formulaires prsentant les caractristiques suivantes : Le formulaire principal a une relation un--plusieurs avec le premier sous-formulaire. Le premier sous-formulaire a une relation un--plusieurs avec le deuxime sous-formulaire. Le premier sous-formulaire contient le deuxime sous-formulaire. REMARQUE Cette procdure cre deux niveaux de sous-formulaires, mais vous pouvez la rpter de faon crer jusqu' sept niveaux. 1. 2. 3. 4. Crez un formulaire contenant un sous-formulaire. Pour obtenir davantage d'informations, voir la section Crer un formulaire contenant un sous-formulaire au moyen de l'Assisant Formulaire. Ouvrez le formulaire principal en mode Cration. Cliquez sur le sous-formulaire pour le slectionner. Sous longlet Cration, dans le groupe Outils, cliquez sur Sous-formulaire dans une nouvelle fentre .
Access ouvre le sous-formulaire dans une nouvelle fentre.
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5.
Faites glisser un formulaire, une table ou une requte du volet de navigation vers le sous-formulaire. Access cre un autre sous-formulaire l'intrieur du premier sous-formulaire, ainsi qu'un formulaire pour le sous-formulaire.
Access ajoute un contrle de sous-formulaire au sous-formulaire et lie ce dernier au formulaire que vous avez fait glisser depuis le volet de navigation. Access tente galement de lier les sous-formulaires, en fonction des relations qui ont t dfinies dans votre base de donnes. Si Access n'est pas en mesure d'effectuer la liaison, les proprits Lier les champs enfants et Lier les champs pres du contrle de sous-formulaire sont vides, et vous devez les dfinir manuellement en procdant comme suit : 1. 2. 3. Cliquez une fois sur le contrle de sous-formulaire pour le slectionner. Si la feuille de proprits n'est pas dj affiche, appuyez sur F4 pour l'afficher. Dans l'onglet Donnes de la feuille des proprits, cliquez sur Lier les champs fils. en regard de la bote des proprits
La bote de dialogue Gestionnaire de liaisons du sous-formulaire s'affiche. 4. Dans les listes droulantes Champs pres et Champs enfants, slectionnez les champs auxquels vous souhaitez lier les formulaires. Si vous hsitez quant aux champs choisir, cliquez sur Suggrer pour qu'Access tente de dterminer les champs de liaison. Lorsque vous avez termin, cliquez sur OK. Si vous ne voyez pas le champ que vous souhaitez utiliser pour lier les formulaires, vous devrez peut-tre modifier la source d'enregistrement du formulaire fils ou du formulaire enfant de sorte que le champ de liaison s'y trouve. Par exemple, si le formulaire est bas sur une requte, vous devez vous assurer que le champ de liaison est prsent dans les rsultats de la requte. 5. Enregistrez les formulaires et passez en mode Formulaire pour vrifier que le formulaire fonctionne comme prvu.
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Crer un tat simple

Vous pouvez crer un grand nombre d'tats diffrents dans Microsoft Office Access 2007, du plus simple au plus complexe. Pour commencer, penchez-vous sur la source d'enregistrements de votre tat. Si votre tat est constitu d'une simple liste d'enregistrements ou d'un tat des ventes dans une rgion, vous devez d'abord dfinir les champs qui contiendront les donnes afficher dans l'tat, ainsi que les tables ou les requtes dans lesquelles elles seront stockes. Aprs avoir choisi votre source d'enregistrement, vous trouverez gnralement plus facile de crer votre tat en utilisant l'Assistant tat. L'Assistant tat est une fonctionnalit Access qui vous guide, via une srie de questions, et gnre ensuite un tat bas sur vos rponses.
Choisir une source d'enregistrements Crer un tat l'aide de l'Assistant tat Crer un tat l'aide de l'Assistant tat Crer un tat en utilisant l'outil tat vide Prsentation des sections d'un tat Prsentation des contrles Affiner la prsentation de votre tat en mode Page Affiner la prsentation de votre tat en mode Cration Ajouter des contrles l'tat Enregistrer votre travail Afficher, ou envoyer votre tat sous forme de message lectronique
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Choisir une source d'enregistrement
Un tat est constitu d'informations provenant de tables ou de requtes, ainsi que d'informations stockes dans la structure mme de l'tat, telles que des tiquettes, des en-ttes et des graphiques. Les tables et les requtes contenant les donnes sous-jacentes sont galement appeles source d'enregistrement de l'tat . Si les champs inclure sont tous stocks dans une seule table, utilisez cette table comme source d'enregistrement. Si les champs proviennent de plusieurs tables, vous devez utiliser une ou plusieurs requtes comme source d'enregistrement. Dans certains cas, ces requtes existent dj dans la base de donnes. Dans d'autres cas, vous devez crer de nouvelles requtes, en fonction des besoins de l'tat. La section Voir aussi contient des liens vers des informations complmentaires.
Crer un tat l'aide de l'Assistant tat L'outil tat est le moyen de cration d'tat le plus rapide, car la gnration d'tat est automatique, sans demande d'informations. L'tat affiche tous les champs provenant de la table ou de la requte sousjacente. L'outil tat ne peut crer le produit finalis, mais il est trs pratique pour donner un aperu rapide des donnes sous-jacentes. Vous pouvez enregistrer l'tat en mode Page ou en mode Cration, en fonction de vos besoins. 1. 2. Dans le volet de navigation, cliquez sur la table sur laquelle vous voulez baser le rapport ou la requte. Sous l'onglet Crer, dans le groupe tats, cliquez sur tat. Access cre et affiche l'tat en mode Page. 3. La section Afficher, ou envoyer votre tat sous forme de message lectronique contient plus d'informations sur l'affichage et l'impression de votre tat. Une fois l'tat affich, vous pouvez l'enregistrer, puis fermer, soit l'tat et les donnes sous-jacentes, soit la requte utilise comme source d'enregistrement. la prochaine ouverture de l'tat, Access affichera les donnes les plus rcentes de la source d'enregistrement.
Crer un tat en utilisant l'Assistant tat Vous pouvez utiliser l'Assistant tat pour affiner la slection des champs constitutifs de votre tat. Vous pouvez galement spcifier le mode de regroupement et de tri des donnes, et utiliser des champs provenant de plusieurs tables ou requtes, condition d'avoir dfini au pralable les relations entre les tables et les requtes. La section Voir aussi contient plus d'informations sur la cration des relations. 1. 2. Sous l'onglet Crer, dans le groupe tats, cliquez sur Assistant tat. Suivez les instructions de l'Assistant tat. Sur la dernire page de l'Assistant, cliquez sur Terminer. Sur l'aperu de l'tat, vous apercevez l'tat tel qu'il apparatra l'impression. Vous pouvez galement augmenter le grossissement en utilisant la fonction zoom pour un aperu dtaill. La
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section Visualiser, ou envoyer votre tat sous la forme d'un courrier lectronique contient plus d'informations sur l'affichage et l'impression de votre tat.
REMARQUE Si vous souhaitez inclure des champs provenant de plusieurs tables et requtes dans votre tat, ne cliquez pas sur Suivant ou Terminer aprs la slection des champs de la premire table ou requte, dans l'Assistant tat. Rptez les tapes de slection d'une table ou d'une requte, et cliquez sur les champs supplmentaires inclure dans l'tat. Cliquez ensuite sur Suivant ou sur Terminer pour continuer. Crer des tiquettes par le biais de l'Assistant tiquette L'Assistant tiquette permet de crer facilement des tiquettes, pour un grand nombre de tailles d'tiquette standard. 1. 2. 3. Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table ou la requte qui servira de source d'enregistrement pour l'ouvrir. Sous l'onglet Crer, dans le groupe tats, cliquez sur tiquettes. Suivez les instructions de l'Assistant tiquette. Sur la dernire page de l'Assistant, cliquez sur Terminer. Access affiche vos tiquettes en mode Aperu avant impression, de faon les afficher telles qu'elles apparatront impression. Le contrle de curseur dans la barre d'tat vous permet d'agrandir les dtails. La section Visualiser, ou envoyer votre tat sous la forme d'un courrier lectronique contient plus d'informations sur l'affichage et l'impression de votre tat. REMARQUE Aperu avant impression est la seule vue que vous pouvez utiliser pour afficher plusieurs colonnes, toutes les autres vues affichent les donnes dans une seule colonne.
Crer un tat en utilisant l'outil tat vide Si vous ne souhaitez pas utiliser l'outil tat ou l'Assistant tat, vous pouvez utiliser l'outil tat vide pour crer un tat vide. Il s'agit d'un moyen trs rapide de crer un tat, en particulier si vous envisagez de n'insrer que quelques champs dans votre tat. Pour utiliser l'outil tat vide, procdez comme suit : 1. Sous l'onglet Crer, dans le groupe tats, cliquez sur tat vide. Un tat vide s'affiche, en mode Page, et la Liste des champs s'affiche sur la partie droite de la fentre Access. 2. 3. 4. Dans la Liste des champs, cliquez sur le signe plus affich en regard de la ou des tables contenant les champs afficher dans l'tat. Faites glisser les champs un un dans l'tat ou, tout en maintenant la touche CTRL enfonce, slectionnez plusieurs champs et faites-les glisser simultanment dans l'tat. Utilisez les outils du groupe Contrles, sous l'onglet Mise en forme , pour ajouter le logo, le titre, les numros de page, la date et l'heure l'tat.
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Pour plus d'informations sur l'ajout de fonctionnalits votre tat, suivez les liens de la section Voir aussi.
Prsentation des sections d'un tat La structure d'un tat Access est divise en sections. Affichez votre tat en mode Cration pour afficher ces sections. Pour crer des tats performants, il est important de comprendre le fonctionnement de chaque section. Par exemple, la section dans laquelle vous placerez un contrle calcul dtermine le mode de calcul des rsultats dans Access. La liste suivante prsente la synthse des types de sections, et leur utilisation respective : En-tte d'tat L'en-tte est imprim une seule fois, dans la partie suprieure de l'tat. En rgle gnrale, l'en-tte d'un tat regroupe les informations habituelles d'une page de garde, telles que logo, titre ou date. Lorsque vous placez un contrle calcul qui utilise la fonction de regroupement Somme dans l'en-tte d'tat, la somme est calcule pour l'tat entier. L'en-tte d'tat est imprim avant l'en-tte de page. En-tte de page Cette section est imprime en haut de chaque page. Par exemple, utilisez un entte de page pour rpter le titre d'un tat sur chaque page. En-tte de groupe L'en-tte de groupe est imprim au dbut de chaque nouveau groupe d'enregistrements. Cet en-tte de groupe permet d' le nom du groupe. Par exemple, dans un tat o les lments sont regroups par produit, utilisez l'en-tte de groupe pour le nom du produit. Lorsque vous placez un contrle calcul utilisant la fonction de regroupement Somme dans l'entte de groupe, la somme est calcule pour le groupe actif. Dtail Le dtail est imprim une seule fois, pour chaque ligne de la source d'enregistrement. L'emplacement des contrles constitue le corps de l'tat. Pied de page de groupe Imprim au bas de chaque groupe d'enregistrements. Utilisez un pied de page pour un rsum des informations d'un groupe. Pied de page Imprim au bas de chaque page. Utilisez un pied de page pour les numros de page ou des informations sur les pages. Pied d'tat Imprim une seule fois, au bas de l'tat. Le pied d'tat permet d' le total des tats, ou d'autres informations de synthse relatives l'ensemble de l'tat. REMARQUE En mode Cration, le pied d'tats'affiche sous le pied de page. Notez toutefois que lors de l'impression, ou en mode Aperu avant impression, le pied d'tat s'affiche sous le pied de page, juste aprs le dernier pied de groupe ou la ligne de dtail de la dernire page.
Prsentation des contrles Les contrles sont des objets qui affichent des donnes, effectuent des actions et vous permettent d'afficher et d'utiliser des informations susceptibles d'amliorer l'interface utilisateur, telles que des tiquettes et des images. Accs prend en charge trois types de contrles : dpendants, indpendants et calculs :
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Contrle dpendant Un contrle dont la source de donnes est un champ de table ou de requte est un contrle dpendant. Les contrles dpendants permettent d'afficher des valeurs provenant des champs de votre base de donnes. Ces valeurs peuvent tre de natures diverses : texte, dates, nombres, valeurs Oui/Non, images ou graphiques. Les contrles dpendants sont gnralement constitus de zones de texte. Par exemple, une zone de texte d'un formulaire affichant le nom d'un employ peut extraire cette information du champ Nom de la table Employs. Contrle indpendant Un contrle qui n'est pas li une source de donnes (champ ou expression) est un contrle indpendant. Utilisez les contrles indpendants pour afficher des informations, des lignes, des rectangles et des images. Par exemple, une tiquette affichant le titre d'un tat est un contrle indpendant. Contrle calcul Un contrle dont la source de donnes est une expression, et non un champ, est un contrle calcul. Vous pouvez dfinir la valeur de votre choix pour le contrle en dfinissant une expression comme source de donnes pour le contrle. Une expression est une combinaison d'oprateurs (tels que = et + ), des noms de contrles, des noms de champs, des fonctions renvoyant une valeur unique et des valeurs constantes. Par exemple, l'expression suivante calcule le prix d'un article avec une remise de 25 pourcent en multipliant la valeur du champ Prix unitaire par une valeur constante (0,75). = [Prix unitaire] * 0,75 Une expression peut utiliser des donnes provenant d'un champ de la table ou de la requte sous-jacente, ou d'un contrle de l'tat. Pour plus d'informations sur les expressions, suivez les liens de la section Voir aussi. Lors de la cration d'un tat, il est recommand d'ajouter et d'organiser d'abord tous les contrles dpendants, surtout s'ils constituent la majeure partie de l'tat. Vous pouvez ensuite ajouter les contrles indpendants et calculs qui compltent la conception avec les outils du groupe Contrles de l'ongletCration.
Vous pouvez lier un contrle de zone de texte un champ en identifiant le champ d'o proviennent les donnes du contrle. Vous pouvez crer un contrle li au champ slectionn en faisant glisser le champ depuis la zone Liste de champs sur l'tat. La Liste de champs affiche les champs provenant de la table ou de la requte sous-jacente de l'tat. Pour afficher la Liste de champs, sous l'ongletCration, dans le groupe Contrles, cliquez sur Ajouter des champs existants. Vous pouvez galement lier un champ un contrle en tapant le nom de champ, directement dans le contrle ou dans la zone de la valeur SourceContrle dans la feuille de proprits du contrle. La feuille de proprits permet de dfinir les caractristiques du contrle, par exemple son nom, la source de ses donnes et son format. La Liste de champs constitue le meilleur moyen de crer un contrle, pour deux raisons : Un contrle dpendant possde un libell attach, qui porte systmatiquement le nom du champ (ou de la lgende dfinie pour ce champ dans la table ou requte sous-jacente), de sorte que vous ne devez pas taper le nom de la lgende manuellement. Un contrle dpendante hrite de la plupart des paramtres du champ de la table sous-jacente, telles que les proprits Format, Dcimales et MasqueSaisie). Vous pouvez donc vous assurer que ces proprits de champ resteront les mmes chaque cration d'une zone de texte lie ce champ.
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Si vous avez dj cr un contrle indpendant que vous voulez lier un champ, dfinissez la propritSourceContrlesur le nom du champ. Pour plus d'informations sur la proprit SourceContrle, lancez une recherche du terme SourceContrle dans l'aide en ligne.
Affiner la prsentation de votre tat en mode Page Aprs avoir cr un tat, vous pouvez facilement affiner sa prsentation en utilisant le mode d'affichage Page. En vous basant sur les donnes de l'tat actif, vous pouvez ajuster la largeur des colonnes et les rorganiser, et ajouter des niveaux de regroupement et de totaux. Vous pouvez placer de nouveaux champs dans l'tat, et dfinir les proprits pour l'tat et les contrles correspondants. Pour basculer en mode Page, cliquez avec le bouton droit sur le nom de l'tat dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Page Access affiche l'tat en mode Page. La feuille de proprits permet de modifier les proprits de l'tat, ainsi que ses contrles et ses sections. Pour afficher la feuille de proprits, appuyez sur F4. Le volet Liste des champs permet d'ajouter des champs de la table ou de la requte sous-jacente la prsentation de votre tat. Pour afficher le volet Liste des champs, effectuez l'une des oprations suivantes : Sous l'onglet Cration, dans le groupe Outils, cliquez sur Ajouter des champs existants. Appuyez sur Alt+F8. Vous pouvez alors ajouter des champs en les faisant glisser du volet Liste des champs dans l'tat. ..
Affiner la prsentation de votre tat en mode Cration Vous pouvez galement affiner la prsentation de votre tat en travaillant en mode Cration. Vous pouvez ajouter de nouveaux contrles et champs dans votre tat, en les ajoutant la grille de cration. La feuille de proprits vous permet d'accder un grand nombre de proprits que vous pouvez dfinir pour personnaliser votre tat. Pour basculer en mode Cration, cliquez avec le bouton droit sur le nom de l'tat dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Cration. Access affiche l'tat en mode Cration. La feuille de proprits permet de modifier les proprits de l'tat, ainsi que ses contrles et ses sections. Pour afficher la feuille de proprits, appuyez sur F4. .
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Le volet Liste des champs permet d'ajouter des champs de la table ou de la requte sous-jacente la prsentation de votre tat. Pour afficher le volet Liste des champs, effectuez l'une des oprations suivantes : Sous l'onglet Cration, dans le groupe Outils, cliquez sur Ajouter des champs existants. Appuyez sur Alt+F8. Vous pouvez alors ajouter des champs en les faisant glisser du volet Liste des champs dans l'tat.
Ajouter des champs du volet Liste des champs Pour ajouter un seul champ, faites glisser le champ de la Liste des champs vers la section dans laquelle il doit s'afficher dans l'tat. Pour ajouter plusieurs champs en mme temps, maintenez la touche CTRL enfonce et cliquez sur les champs de votre choix. Faites glisser les champs slectionns dans l'tat. Lorsque vous placez les champs dans une section d'tat, Access cre automatiquement une zone de texte dpendante pour chaque champ et insre un contrle d'tiquette en regard de chaque champ.
Ajouter des contrles l'tat Certains contrles sont automatiquement crs, comme le contrle li de zone de texte, cr automatiquement lors de l'ajout d'un champ depuis la Liste des champs dans l'tat Vous pouvez crer un grand nombre d'autres contrles en mode Cration, en utilisant les outils du groupe Contrles, sous l'onglet Cration.
Afficher le nom d'un outil Dplacez le curseur au-dessus de l'outil. Access affiche le nom de l'outil. Crer un contrle l'aide des outils du groupe Contrles 1. 2. Cliquez sur l'outil du type de contrle que vous ajoutez. Par exemple pour crer une case cocher, cliquez sur l'outil Case cocher . Cliquez dans la grille de cration de l'tat, l'emplacement souhait pour le coin suprieur droit du contrle. Cliquez une fois pour crer un contrle dont la taille est dfinie par dfaut, ou cliquez sur l'outil et faites-le glisser dans la grille de cration d'tat pour crer un contrle de la taille de votre choix.
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3.
Si vous ne positionnez pas le contrle parfaitement la premire tentative, vous pourrez le dplacer ultrieurement, en procdant comme suit : 1. Cliquez sur le contrle pour le slectionner. 2. Positionnez le pointeur de la souris sur le bord du contrle jusqu' ce que ce pointeur devienne une flche quatre pointes . 3. Cliquez et faites glisser le contrle l'emplacement souhait.
Cette procdure cre un contrle indpendant . Si le type du contrle permet d'afficher des donnes (une zone de texte ou une case cocher, par exemple), vous devez taper un nom de champ ou une expression dans la proprit Source contrle pour paramtrer l'affichage des donnes. Pour plus d'informations, consultez la section Prsentation des contrles dans cette rubrique. Afficher la feuille de proprits Pour afficher la feuille de proprits en mode Cration, procdez comme suit : Sous l'onglet Crer, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Feuille de proprits. Appuyez sur F4.
Enregistrer votre travail Aprs avoir enregistr la structure de votre tat, vous pouvez l'excuter aussi souvent que vous le souhaitez. La structure de l'tat reste inchange, mais vous accderez aux donnes actuelles chaque impression de l'tat. En cas de modification des besoins, vous pouvez modifier la structure de l'tat, ou crer un nouvel tat similaire, bas sur l'original. Enregistrer la structure de votre tat 1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis cliquez sur Enregistrer ou appuyez sur Ctrl+S. dans la barre d'outils Accs rapide.
Vous pouvez galement cliquer sur Enregistrer 2.
Si l'tat ne possde pas de titre, tapez un nom dans la zone Nom de l'tat, puis cliquez sur OK . Enregistrer votre structure d'tat sous un nouveau nom
1. 2.
, puis sur Enregistrer sous.
Dans la bote de dialogue Enregistrer sous, tapez un nom dans la zone Enregistrer l'tat sous, slectionnez tat dans la zoneSous , et cliquez sur OK.
Afficher, ou envoyer votre tat sous forme de message lectronique
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Aprs avoir enregistr votre structure d'tat, vous pouvez l'utiliser autant de fois que ncessaire. La structure reste inchange, mais vous accderez aux donnes actuelles chaque affichage ou impression de l'tat. Si vos besoins changent, vous pouvez modifier la structure de l'tat et en crer un autre, similaire l'original. Afficher votre tat Il existe plusieurs faons d'afficher un tat. Le mode d'affichage choisi doit dpendre de l'utilisation laquelle votre tat et ses donnes sont destins : Si vous souhaitez apporter des modifications temporaires aux donnes affiches sur l'tat avant de l', ou si vous souhaitez copier certaines donnes de l'tat dans le Presse-papiers, utilisez le mode Affichage de l'tat. Ce mode d'affichage vous permet de pouvoir changer la structure de l'tat, tout en gardant les donnes affiches. Si vous souhaitez simplement afficher l'tat tel qu'il sera imprim, utilisez le mode d'affichage Aperu avant impression. REMARQUE Si votre tat est compos de plusieurs colonnes, vous ne pouvez voir la disposition des colonnes que dans dans l'aperu avant impression. La vue Page et la vue tat affichent l'tat sous la forme d'une colonne simple. Afficher votre tat en mode Affichage de l'tat Ce mode d'affichage est utilis par dfaut lorsque vous double-cliquez sur un tat dans le volet de navigation. Si l'tat n'est pas ouvert, double-cliquez dessus dans le volet de navigation pour l'afficher en mode Affichage de l'tat. Si l'tat est dj ouvert, cliquez avec le bouton droit sur le nom de l'tat dans le volet de navigation, puis cliquez surAffichage de l'tat. Utiliser vos donnes en mode Affichage de l'tat
En mode Affichage de l'tat, vous pouvez slectionner un texte et le copier dans le Presse-papiers. Pour slectionner des lignes entires, cliquez et faites-les glisser dans la marge situe en regard des lignes que vous souhaitez slectionner. Vous pouvez ensuite copier par l'une des oprations suivantes : Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Presse-papiers, cliquez sur Copier. Cliquez avec le bouton droit sur les lignes slectionnes, puis cliquez sur Copier. Raccourci clavier Appuyez sur Ctrl+C. Afficher uniquement les lignes voulues en appliquant des filtres Vous pouvez appliquer directement des filtres votre tat, sans quitter le mode Affichage de l'tat. Par exemple, si vous possdez une colonne Pays et que vous souhaitez afficher uniquement les lignes dont Canada est le pays, procdez comme suit : 1. 2. Recherchez le mot Canada dans l'tat et cliquez dessus avec le bouton droit. Cliquez sur Est gal Canada .
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Access cre et applique le filtre. Crer un filtre plus dtaill 1. 2. 3. 4. Cliquez avec le bouton droit sur le champ que vous voulez filtrer. Cliquez sur Filtres courants. Cliquez sur la condition de filtre de votre choix. Entrez vos critres. Activer ou dsactiver un filtre
Vous pouvez commuter entre les affichages filtr et non filtr en cliquant sur Basculer le filtre du groupe Tri et filtre de l'onglet Accueil. Ceci ne supprime pas le filtre, mais l'active ou le dsactive. Supprimer un champ 1. 2. Cliquez avec le bouton droit sur le champ duquel vous souhaitez supprimer le filtre. Cliquez sur Supprimer le filtre. Lorsqu'un filtre a t supprim, vous ne pouvez pas le rappeler avec la commande Basculer le filtre. Vous devez d'abord recrer le filtre. REMARQUE Si vous appliquez un filtre un tat avant de l'enregistrer et de le fermer, le filtre sera enregistr. En revanche, la prochaine ouverture de l'tat, Access ne l'appliquera pas. Pour rappliquer le filtre, sous l'onglet Accueil du groupe Trier et filtrer, cliquez sur Basculer le filtre. Afficher l'aperu de votre tat en utilisant l'aperu avant impression Cliquez avec le bouton droit sur son nom dans le volet de navigation, puis cliquez sur Aperu avant impression dans le menu contextuel. Vous pouvez utiliser les boutons de navigation pour afficher les pages d'un tat dans un ordre squentiel, ou pour passer une page spcifique de l'tat.
Cliquez pour afficher la premire page. Cliquez pour afficher la page prcdente. Cliquez pour afficher la page suivante. Cliquez pour afficher la dernire page. Tapez un numro de page dans cette zone et puis appuyez sur ENTRE pour accder une page spcifique.
En mode Aperu avant impression, vous pouvez effectuer un zoom avant pour agrandir des dtails ou un zoom arrire pour avoir une vue d'ensemble des donnes sur la page. Dplacez le pointeur de la souris sur l'tat et cliquez une fois. Pour annuler l'effet du zoom, cliquez une seconde fois. Vous
142
pouvez galement utiliser la commande Zoom dans la barre d'tat pour effectuer un zoom avant ou arrire. Pour fermer l'aperu avant impression, effectuez l'une des oprations suivantes : Dans l'onglet Aperu avant impression, cliquez sur Fermer l'aperu avant impression. Cliquez avec le bouton droit sur l'tat dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Page Mode Cration dans le menu contextuel.
ou
CONSEIL Aprs avoir affich l'aperu de votre tat, vous pouvez exporter les rsultats dans Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007, ou dans plusieurs autres programmes Office. Sous l'onglet Donnes externes, dans le groupe Exporter les donnes, cliquez sur le bouton correspondant au format souhait et suivez les instructions affiches.
votre tat Vous pouvez un tat ouvert dans l'un des modes ou mme s'il est ferm. Avant de lancer l'impression, vrifiez attentivement les paramtres de mise en page, telles que les marges ou l'orientation de la page. tant donn qu'Access enregistre les paramtres de mise en page avec l'tat, vous ne devez les dfinir qu'une seule fois. Vous pourrez ensuite les redfinir si ncessaire. Modifier les paramtres de mise en page 1. Ouvrez l'tat en mode Aperu avant impression. Vous pouvez modifier les pramtres de mise en page dans chaque vue, mais il est prfrable d'utiliser l'Aperu avant impression, car vous pouvez y consulter directement les effets des diffrents changements. Dans l'onglet Aperu avant impression du groupe Mise en page, cliquez sur Portrait Paysage 3. pour dfinir l'orientation de la page, cliquez ensuite sur Format ou pour dfinir la taille
2.
du papier, sur Marges pour dfinir les marges, etc. Aprs avoir apport une modification, utilisez les boutons de navigation pour afficher les autres pages et vrifier que vous n'avez cr aucun problme de mise en forme sur les pages suivantes. Envoyer votre tat vers une imprimante
1. 2.
Ouvrez l'tat dans n'importe quel mode ou slectionnez l'tat dans le volet de navigation. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Access affiche la bote de dialogue . , puis sur .
3. 4.
Slectionnez les options appropries telles que le choix de l'imprimante, la plage d'impression et le nombre de copies. Cliquez sur OK.
Envoyer votre tat sous forme de message lectronique
143
Vous pouvez envoyer votre tat au destinataire de votre choix, sous forme d'un message lectronique, au lieu d'en une copie sur papier : 1. 2. Dans le volet de navigation, cliquez sur l'tat pour le slectionner puis cliquez sur le Bouton
Microsoft Office puis cliquez sur Envoyer . Dans la bote de dialogue Envoyer, dans la liste Slectionner format d'envoi, cliquez sur le format de fichier que vous voulez utiliser.
3. 4.
Compltez les zones des autres botes de dialogue. Dans votre application de messagerie, tapez le message et envoyez-le.
144
Crer et utiliser des sous-tats
Lorsque vous utilisez des donnes relationnelles (les donnes associes sont stockes dans des tables distinctes), vous avez souvent besoin d'afficher des informations provenant de plusieurs tables ou requtes sur le mme tat. Vous pouvez, par exemple, afficher des donnes de client mais vouloir galement consulter des informations sur les commandes de ce client en mme temps. Un sous-tat est un outil qui se rvle utile pour cette tche, car il vous permet d'afficher des informations de commande sur l'tat avec des informations sur le client, de manire logique et lisible. Microsoft Office Access 2007 fournit plusieurs moyens pour vous aider crer rapidement des sous-tats.
Comprendre les sous-tats Crer un sous-tat Modifier la conception d'un sous-tat
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Comprendre les sous-tats
Un sous-tat est un tat qui est insr dans un autre tat. Lorsque vous combinez des tats, l'un d'eux doit servir d'tat principal qui contient l'autre tat. Un tat principal est soit li, soit indpendant. Un tat li est celui qui peut afficher des donnes et possde une table, une requte ou une instruction SQL spcifie dans sa proprit Source. Un tat indpendant est un tat qui ne repose pas sur une table, une requte ou une instruction SQL (autrement dit, la proprit Source de l'tat est vide). Exemple d'un tat principal indpendant avec deux sous-tats non associs Un tat principal indpendant ne peut pas afficher des donnes lui-mme, mais il peut toujours servir d'tat principal pour les sous-tats non associs que vous souhaitez combiner.
L'tat principal indpendant contient deux sous-tats. Un sous-tat rsume les ventes par employ. L'autre sous-tat rsume les ventes par catgorie. Exemple d'un tat principal et d'un sous-tat lis la mme source d'enregistrement Vous pouvez utiliser l'tat principal pour afficher des enregistrements de dtail, tels que chaque vente d'une anne, puis utiliser un sous-tat pour afficher des informations de synthse, telles que le total des ventes de chaque trimestre.
Le sous-tat rsume les ventes de l'anne par trimestre. L'tat principal rpertorie les ventes quotidiennes. Exemple d'un tat principal et d'un sous-tat lis des sources d'enregistrement associes Un tat principal peut contenir des donnes communes un ou plusieurs sous-tats. Dans ce cas, le sous-tat contient les donnes associes aux donnes dans l'tat principal.
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L'tat principal rpertorie le nom et la ville de chaque foire. Le sous-tat rpertorie les reprsentants qui doivent assister chaque foire. Sous-formulaires sur un tat Un tat principal peut inclure des sous-formulaires en plus de sous-tats. Il peut aussi contenir autant de sous-formulaires et de sous-tats que vous voulez. De plus, un tat principal peut contenir jusqu' sept niveaux de sous-formulaires et de sous-tats. Par exemple, un tat peut contenir un sous-tat et ce sous-tat peut possder un sous-formulaire ou un sous-tat, et ainsi de suite, jusqu' atteindre 7 niveaux de profondeur. Si vous ajoutez un sous-formulaire un tat et que vous ouvrez ensuite l'tat en mode tat, vous pouvez utiliser le sous-formulaire pour filtrer et parcourir les enregistrements. Le code Visual Basic dition Applications (VBA) et les macros incorpores lies au formulaire et ses contrles s'excutent toujours, bien que certains vnements sont dsactivs dans ce contexte. Vous ne pouvez pas ajouter, modifier ou supprimer des enregistrements l'aide d'un sous-formulaire sur un tat. Liaison entre un tat et un sous-formulaire ou un sous-tat Lorsque vous insrez un sous-formulaire ou un sous-tat contenant des informations qui sont lies aux donnes dans l'tat principal, le contrle de sous-tat doit tre li l'tat principal. Ce lien garantit que les enregistrements affichs dans le sous-formulaire ou le sous-tat correspondent exactement aux enregistrements imprims dans l'tat principal. Lorsque vous crez un sous-formulaire ou un sous-tat l'aide d'un Assistant ou en faisant glisser un objet partir du volet de navigation vers un tat, Access lie automatiquement le sous-formulaire ou le sous-tat l'tat principal si l'une des conditions suivantes est remplie. Vous dfinissez des relations pour les tables que vous slectionnez, ou vous dfinissez des relations pour les tables sous-jacentes aux requtes que vous slectionnez. Pour plus d'informations sur la cration de relations, consultez les liens dans la section Voir aussi. L'tat principal est bas sur une table avec une cl primaire et le sous-formulaire ou sous-tat repose sur une table qui contient un champ portant le mme nom que la cl primaire et possde le mme type de donnes ou un type compatible. Si, par exemple, la cl primaire de la table sous-jacente l'tat principal est un champ NumroAuto et que sa proprit Taille du champ a la valeur Entier long, le champ correspondant dans la table sous-jacente au sous-formulaire ou au sous-tat doit tre un champ numrique dont la proprit Taille du champ possde la valeur Entier long. Si vous slectionnez une ou plusieurs requtes comme source d'enregistrement d'un sous-formulaire ou d'un sous-tat, les tables sous-jacentes dans la ou les requtes doivent respecter les mmes conditions.
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Crer un sous-tat Si le sous-tat doit tre li l'tat principal, vrifiez que les sources d'enregistrement sous-jacentes sont lies avant d'utiliser la procdure suivante. Pour plus d'informations sur la cration de relations, consultez les liens dans la section Voir aussi. Utilisez l'Assistant Sous-tat pour crer un sous-tat 1. 2. Ouvrez l'tat que vous souhaitez utiliser comme tat principal en mode Cration. Sous longlet Cration, dans le groupe Contrles, vrifiez que Utiliser les Assistants contrle slectionn. 3. 4. 5. Sous l'onglet Crer, dans le groupe Contrles, cliquez sur Sous-formulaire/Sous-tat. Dans l'tat, cliquez o vous souhaitez placer le sous-tat. Dans la premire page de l'Assistant Sous-tat, si vous souhaitez crer un nouveau sous-formulaire ou sous-tat et le baser sur une table ou une requte, cliquez sur Utiliser les tables et les requtes existantes. S'il existe un tat ou un formulaire que vous souhaitez utiliser en tant que sous-tat, cliquez sur Utiliser un tat ou un formulaire existant, slectionnez l'tat ou le formulaire dans la liste, puis cliquez sur Suivant. est
6.
Si vous choisissez Utiliser un tat ou un formulaire existant sur la page prcdente de l'Assistant, ignorez cette tape et passez directement l'tape 7. Dans le cas contraire, dans la liste Tables/Requtes, slectionnez la table ou la requte qui contient les champs inclure dans le soustat, puis double-cliquez sur les champs de votre choix dans la liste Champs disponibles pour les ajouter au sous-tat.
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Si vous prvoyez de lier le sous-tat l'tat principal, veillez inclure le(s) champ(s) devant servir crer le lien, mme si vous ne voulez pas qu'il(s) s'affiche(nt). En rgle gnrale, le champ de liaison est un champ identifiant. Dans l'illustration prcdente, la table Commandes est la source d'enregistrement pour le sous-tat, tandis que la table Clients constitue la source d'enregistrement de l'tat principal. Puisque la table Commandes est lie la table Clients par le champ Code client, ce champ est ajout la liste Champs slectionns. REMARQUE Vous pouvez inclure des champs provenant de plusieurs tables ou requtes votre sous-tat. Lorsque vous avez termin d'ajouter des champs d'une table, slectionnez la table ou la requte suivante dans la liste Tables/Requtes, puis ajoutez les champs de votre choix. Cliquez sur Suivant pour continuer. 7. Sur cette page de l'Assistant, vous dterminez la liaison du sous-tat l'tat principal. Si Access dtecte des champs qui semblent convenir la liaison du sous-tat l'tat principal, l'Assistant affiche une liste de suggestions de liaison possibles.
149
Vous pouvez slectionner la suggestion de liaison qui semble la plus approprie votre situation ou, si vous ne souhaitez pas que le sous-tat soit li l'tat principal, slectionnez Aucun champ. Pour lier le sous-tat l'tat principal, mais qu'aucune des suggestions ne semble approprie, cliquez sur Les dfinir moi-mme. REMARQUE Si l'Assistant ne peut pas trouver de champs appropris pour la liaison, il ne fournit pas de liste de suggestions de liaison et slectionne automatiquement l'option Les dfinir moi-mme.
Lorsque l'option Les dfinir moi-mme est slectionne, l'Assistant affiche deux ensembles de listes. Sous Champs du formulaire/tat, slectionnez le ou les champs de l'tat principal que vous souhaitez utiliser pour lier l'tat principal au sous-formulaire ou au sous-tat. Vous pouvez slectionner jusqu' trois champs et chaque champ que vous slectionnez doit correspondre un champ connexe dans la source de donnes du sous-formulaire ou du sous-tat. Sous Champs du sous-formulaire/tat, slectionnez le ou les champs correspondants dans le sous-formulaire ou le sous-tat li aux champs de l'tat principal que vous avez slectionn. Pour conserver le sous-formulaire ou le sous-tat indpendant par rapport l'tat principal, vrifiez que toutes les listes sont vides. Cliquez sur Suivant pour continuer. 8. Dans la dernire page de l'Assistant, tapez un nom pour le sous-formulaire ou le sous-tat, ou cliquez simplement sur Terminer pour accepter les valeurs par dfaut.
150
Access ajoute un contrle de sous-tat votre tat et lie le contrle (autrement dit, il dfinit la proprit Objet source du contrle) comme suit : Si vous avez slectionn Utiliser un tat ou un formulaire existant sur la premire page de l'Assistant, Access lie le contrle du sous-tat l'tat ou formulaire que vous avez spcifi. Si vous avez slectionn Utiliser les tables et les requtes existantes sur la premire page de l'Assistant, Access cre un nouvel objet d'tat dans le volet de navigation, puis lie le contrle du soustat celui-ci. Le nom du nouvel objet d'tat est le mme que celui que vous avez tap sur la dernire page de l'Assistant. Ajouter une table, une requte, un formulaire ou un tat un tat en tant que sous-tat Une mthode rapide pour ajouter un sous-tat un tat consiste ouvrir l'tat principal en mode Cration, puis de faire glisser un objet depuis le volet de navigation vers celui-ci. Si vous souhaitez que le sous-formulaire ou le sous-tat soit li l'tat principal, vrifiez que les sources d'enregistrement sous-jacentes sont lies et que les sources d'enregistrement incluent les champs qui serviront lier le sous-formulaire ou le sous-tat l'tat principal. Pour plus d'informations sur la cration de relations, consultez les liens dans la section Voir aussi. 1. 2. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'tat utiliser en tant qu'tat principal, puis cliquez sur Mode Cration dans le menu contextuel. Faites glisser une table, une requte, un formulaire ou un autre tat partir du volet de navigation vers la section de l'tat principal o vous souhaitez que le sous-tat apparaisse. Access effectue l'une des oprations suivantes : Si Access peut dterminer comment lier les deux objets, le programme ajoute un contrle de soustat l'tat. Si vous ajoutez un formulaire ou un tat, Access lie le contrle de sous-tat cet objet. Si vous ajoutez une table ou une requte, Access cre d'abord un objet d'tat puis lie le contrle de sous-tat ce nouvel objet. Si Access ne peut pas dterminer comment lier les deux objets, l'Assistant Sous-tat apparat. Pour continuer, suivez la procdure dcrite dans la section Crer un sous-tat, en commenant par l'tape 7. Une fois l'excution de l'Assistant termine, Access ajoute le sous-tat l'tat.
151
Utilisez la procdure suivante pour revrifier que le sous-formulaire ou le sous-tat est correctement li l'tat principal. 1. 2. 3.
Cliquez sur le contrle de sous-tat pour le slectionner. Si la feuille de proprits n'est pas dj affiche, appuyez sur F4. Sous l'onglet Donnes de la feuille de proprits, examinez les proprits Champs pres et Champs fils. Pour un sous-formulaire ou un sous-tat indpendant, ces deux proprits doivent tre vides. Pour un sous-formulaire ou un sous-tat li, les proprits Champs pres et Champs fils doivent afficher le ou les champs qui associent les deux objets entre eux. Si, par exemple, l'tat principal affiche des informations depuis la table Employs et que le sous-formulaire ou le sous-tat affiche des informations partir de la table Commandes, la proprit Champs pres doit afficher le champ identifiant de la table Employs et la proprit Champs fils doit afficher le champ identifiant Employ partir de la table Commandes. Vous pouvez dcouvrir que ces proprits doivent tre modifies pour que le sous-formulaire ou le sous-tat fonctionne correctement. Utilisez la procdure suivante.
1.
Sous l'onglet Donnes de la feuille de proprits, cliquez sur la zone de proprit Champs pres, puis sur . La bote de dialogue diteur de liens des champs des sous-tats s'affiche.
2.
Dans les listes Champs pres et Champs fils, slectionnez les champs auxquels vous souhaitez lier les tats. Si vous n'tes pas certain des champs utiliser, cliquez sur Suggrer afin qu'Access tente de dterminer les champs de liaison. Lorsque vous avez termin, cliquez sur OK Si vous ne voyez pas le champ que vous voulez utiliser pour lier l'tat, vous devez modifier la source d'enregistrement de l'tat principal, du sous-formulaire ou du sous-tat pour vous assurer qu'il contient le champ de liaison. Par exemple, si l'tat est bas sur une requte, vous devez vous assurer que le champ de liaison est prsent dans les rsultats de la requte.
3.
Enregistrez l'tat principal et basculez vers le mode tat, puis vrifiez que l'tat fonctionne comme prvu. Ajouter une table ou une requte un tat en tant que feuille de donnes Une feuille de donnes est une reprsentation visuelle simple de donnes, semblable une feuille de calcul. Chaque colonne d'une feuille de donnes reprsente un champ dans la table ou la requte source et chaque ligne reprsente un enregistrement. Vous pouvez utiliser le sous-formulaire/soustat pour afficher une feuille de donnes sur un tat. Il s'agit d'une technique adquate utiliser dans des situations o vous souhaitez un affichage compact des donnes, mais o vous n'avez pas besoin
152
de fonctionnalits de mise en forme d'un objet formulaire ou tat. Pour ajouter une feuille de donnes un tat : 1. 2. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'tat utiliser en tant qu'tat principal, puis cliquez sur Mode Cration dans le menu contextuel. Sous l'onglet Cration, dans le groupe Contrles, vrifiez que Utiliser les Assistants contrle n'est pas slectionn. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Sous l'onglet Cration, dans le groupe Contrles, cliquez sur l'outil Sous-formulaire/Sous-tat. Dans l'tat, cliquez o vous souhaitez placer le sous-tat. Si l'Assistant Sous-tat dmarre, cliquez sur Annuler pour le fermer. Si la feuille de proprits n'est pas dj affiche, appuyez sur F4. Sur l'tat, cliquez sur le nouveau contrle de sous-tat pour le slectionner. Sous l'onglet Donnes de la feuille de proprits, cliquez sur la flche dans la zone de proprit Objet source, puis cliquez sur la table ou la requte que vous voulez afficher dans le contrle de sous-tat. Par exemple, pour afficher la table Commandes, cliquez sur Table.Commandes. Access tente de lier la feuille de donnes l'tat principal, en fonction des relations qui ont t dfinies dans la base de donnes.
9.
Sous l'onglet Donnes de la feuille de proprits, examinez les proprits Champs pres et Champs fils. Pour une feuille de donnes non lie, vrifiez que ces deux proprits sont vides. Pour une feuille de donnes lie, vrifiez que les proprits Champs pres et Champs fils affichent le ou les champs qui associent l'tat principal la feuille de donnes. Si, par exemple, l'tat principal affiche des informations depuis la table Employs et que la feuille de donnes affiche des informations partir de la table Commandes, la proprit Champs pres doit afficher le champ identifiant de la table Employs et la proprit Champs fils doit afficher le champ identifiant Employ partir de la table Commandes. Dans certains cas, vous devez ventuellement dfinir les proprits du champ de lien vous-mme. Pour cela, procdez comme suit.
1.
Sous l'onglet Donnes de la feuille de proprits, cliquez sur la zone de proprit Champs pres, puis sur . La bote de dialogue diteur de liens des champs des sous-tats s'affiche.
2.
Dans les listes Champs pres et Champs fils, slectionnez les champs que vous souhaitez utiliser pour lier l'tat principal la feuille de donnes. Si vous n'tes pas certain des champs utiliser, cliquez sur Suggrer afin qu'Access tente de dterminer les champs de liaison. Lorsque vous avez termin, cliquez sur OK
153
Si vous ne voyez pas un champ que vous voulez utiliser pour la liaison, vous devez modifier la source d'enregistrement de l'tat matre ou de la feuille de donnes pour vous assurer qu'elle contient le champ de liaison. Par exemple, si la feuille de donnes est base sur une requte, vous devez vous assurer que le champ de liaison est prsent dans les rsultats de la requte. 3. Enregistrez l'tat principal et basculez vers le mode tat, puis vrifiez que l'tat fonctionne comme prvu.
Modifier la conception d'un sous-tat Une fois que vous avez ajout un sous-tat un tat, vous pouvez apporter des modifications la conception du sous-tat, ou faire rfrence des donnes du sous-tat sur l'tat principal. Les sections suivantes fournissent des conseils sur la faon d'effectuer ces tches. Ouvrir un sous-formulaire ou un sous-tat dans une nouvelle fentre en mode Cration Pour apporter des modifications de conception un sous-formulaire ou un sous-tat pendant que vous travaillez sur son tat principal en mode Cration, vous pouvez ouvrir le sous-formulaire ou le sous-tat dans sa propre fentre. 1. 2. Cliquez sur le sous-formulaire ou le sous-tat pour le slectionner. Sous l'onglet Cration, dans le groupe Outils, cliquez sur Sous-tat dans une nouvelle fentre. REMARQUE Cette commande n'est pas disponible si le sous-formulaire/sous-tat est li une table ou une requte. Afficher un total partir d'un sous-tat sur l'tat principal Supposons que vous utilisiez un sous-tat nomm Commandes qui contient une zone de texte nomme Total frais d'expdition et que cette zone de texte calcule la somme de la colonne Frais d'expdition. Pour afficher la somme partir du sous-tat dans l'tat principal, vous devez ajouter une zone de texte l'tat principal, puis utiliser une expression pour faire rfrence la zone de texte Total frais d'expdition sur le sous-tat. Pour cela, procdez comme suit. 1. 2. 3. 4. 5. Cliquez avec le bouton droit sur l'tat principal dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Cration dans le menu contextuel. Sous l'onglet Cration, dans le groupe Contrles, cliquez sur Zone de texte. Sur l'tat principal, cliquez o vous voulez placer la nouvelle zone de texte. Si la feuille de proprits n'est pas dj affiche, appuyez sur F4. Sous l'onglet Donnes de la feuille de proprits, dans la zone de proprit Source contrle, tapez l'expression suivante. =IIf(IsError([Sous-tat Commandes].[tat]![Total frais d'expdition]),0,[Sous-tat Commandes].[tat]![Total frais d'expdition]) REMARQUES
154
Dans cet exemple, vous pouvez utiliser l'expression la plus simple = [Sous-tat commandes].[tat]![Total frais d'expdition] mais ensuite, si le sous-tat ne contient aucune donne, le contrle sur l'tat principal affiche #Erreur. L'utilisation de la fonction EstErreur dans la fonction VraiFaux, comme indiqu dans la premire expression, garantit que la zone de texte sur l'tat principal affiche un zro (0) si le sous-tat ne renvoie pas de donnes. Vous pouvez utiliser le Gnrateur d'expression pour crer l'expression en cliquant sur la zone de proprit Source contrle. dans
6. 7.
Sous l'onglet Format de la feuille de proprits, affectez la valeur approprie la proprit Format (dans ce cas, Devise). Enregistrez l'tat et basculez en mode tat pour vrifier que le calcul fonctionne comme prvu.
155
Crer un tat group ou de synthse

Il est souvent plus facile d'interprter des donnes lorsqu'elles sont divises en groupes. Par exemple, un tat qui regroupe les ventes par rgion peut faire ressortir des tendances qui, dans un autre cas, n'auraient pas t releves. De plus, en plaant les totaux la fin de chaque groupe de l'tat, vous pouvez vous viter de faire maintes fois appel une calculatrice. Microsoft Office Access 2007 permet de travailler plus facilement avec les tats groups. Vous pouvez crer un tat group simple par le biais de l'Assistant tat, regrouper et trier les donnes d'un tat existant, voire mme modifier les options de regroupement et de tri dj dfinies.
Principes de fonctionnement du regroupement, des sections d'un tat et des contrles Crer un tat group l'aide de l'Assistant tat Ajuster un tat Ajouter des champs ou d'autres contrles un tat existant Spcifier ou modifier un regroupement et un tri dans un tat existant Enregistrer, imprimer ou envoyer un tat Notes
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Principes de fonctionnement du regroupement, des sections d'un tat et des contrles
Si vous tes novice en matire d'tats groups, il est utile de possder certaines connaissances sur le regroupement et le tri, et de savoir distinguer les diffrentes sections d'un tat et les diffrents types de contrles. Si vous vous sentez suffisamment l'aise en la matire, vous pouvez ignorer cette section et passer directement la section Crer un tat group l'aide de l'Assistant tat. propos du regroupement et du tri Lorsqu'il s'agit d'imprimer un tat, il est courant d'organiser les enregistrements dans un ordre particulier. Par exemple, si vous imprimez une liste de fournisseurs, vous pouvez souhaiter trier les enregistrements par ordre alphabtique des noms de socits. Dans la majorit des cas, le tri des enregistrements s'avre insuffisant pour les tats. Vous pouvez galement souhaiter les diviser en groupes. Un groupe est un ensemble d'enregistrements associs des informations de synthse et de prsentation, telles qu'un en-tte. Un groupe se compose d'un entte de groupe, de groupes imbriqus (le cas chant), d'enregistrements de dtails et d'un pied de groupe. Le regroupement permet de sparer visuellement des groupes d'enregistrements et d'afficher des donnes de synthse et de prsentation pour chaque groupe. Par exemple, l'tat suivant regroupe les ventes par date de livraison et indique le montant total des ventes pour chaque jour.
La date introduit le groupe. Le total rsume le groupe. Vous comprendrez mieux le principe du regroupement en comparant l'tat List of Products by Category (Liste de produits par catgorie) (prsent dans l'illustration suivante) la feuille de donnes utilise pour sa requte sous-jacente, Product List (Liste de produits). Si l'tat et la requte trient tous deux les produits par catgorie, l'tat imprime en outre le nom de chaque catgorie sur une ligne distincte au dbut de chaque groupe (dans l'en-tte du groupe) et le nombre de produits de chaque catgorie sur une ligne distincte la fin de chaque groupe (dans le pied de groupe).
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Le nom de la catgorie apparat dans chaque ligne de la feuille de donnes. Le nom de la catgorie apparat fois une pour chaque groupe de l'tat, dans l'en-tte de groupe. Le total de la catgorie s'affiche la fin de chaque groupe, dans le pied de groupe. Les enregistrements apparaissent sous la forme d'un grand groupe dans la feuille de donnes. Les enregistrements de chaque catgorie apparaissent sous la forme d'une section distincte dans l'tat, prcde d'un en-tte de groupe et suivie d'un pied de groupe. Vous pouvez effectuer un regroupement sur n'importe quel champ et expression faisant l'objet d'un tri (jusqu' 10). Vous pouvez oprer plusieurs regroupements sur un mme champ ou expression. Lorsque vous effectuez un regroupement sur plusieurs champs ou expressions, Office Access 2007 imbrique les groupes en fonction de leur niveau de groupe. Le premier champ faire l'objet d'un regroupement correspond au premier niveau de groupe, le plus important ; le deuxime champ sur lequel vous effectuez le regroupement correspond au niveau de groupe suivant ; et ainsi de suite. L'exemple suivant illustre la faon dont Office Access 2007 imbrique les groupes.
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Chaque en-tte de groupe est associ un pied de groupe. En rgle gnrale, un en-tte de groupe est utilis pour afficher les donnes d'identification du groupe dans une section distincte, au dbut du groupe. Le pied de groupe, quant lui, sert gnralement synthtiser les donnes du groupe dans une section distincte situe la fin du groupe. propos des sections de l'tat Dans Access, la structure d'un tat est divise en sections. Pour crer des tats utiles, vous devez comprendre le principe de fonctionnement de chaque section. Par exemple, la section dans laquelle vous choisissez de placer un contrle calcul dtermine la faon dont les rsultats sont calculs dans Access. La liste ci-dessous affiche un rsum des diffrents types de section et de leurs usages. En-tte d'tat Imprim une fois au dbut de l'tat. L'en-tte d'tat contient des informations qui apparaissent normalement dans une page de garde, comme un logo ou un titre et une date. L'en-tte d'tat s'imprime avant l'en-tte de page. Lorsque vous placez un contrle calcul dans l'en-tte d'tat, la valeur est calcule pour l'tat entier. Par exemple, si vous placez un contrle qui utilise la fonction d'agrgation Somme dans l'en-tte de l'tat, la somme est calcule pour l'tat tout entier. En-tte de page Imprim en haut de chaque page. Un en-tte de page est utile, par exemple, pour rpter le titre de l'tat dans chaque page. En-tte de groupe Imprim au dbut de chaque nouveau groupe d'enregistrements. Vous pouvez utiliser l'en-tte de groupe pour imprimer le nom du groupe. Par exemple, dans un tat regroup par produit, utilisez l'en-tte de groupe pour imprimer le nom du produit. Lorsque vous placez un contrle calcul qui utilise la fonction d'agrgation Somme dans l'en-tte de groupe, la somme est calcule pour le groupe actuel. Dtail Imprim une fois pour chaque ligne de la source d'enregistrement. La section Dtail est l'endroit o vous placez les contrles qui constituent le corps principal de l'tat. Pied de groupe Imprim la fin de chaque groupe d'enregistrements. Vous pouvez utiliser un pied de groupe pour imprimer des informations de synthse sur un groupe. Pied de page Imprim la fin de chaque page. Vous pouvez utiliser un pied de page pour imprimer les numros de page ou des informations spcifiques pour chaque page. Pied d'tat Imprim une fois au dbut de l'tat. Vous pouvez utiliser le pied d'tat pour imprimer les totaux de l'tat ou d'autres informations de synthse pour l'ensemble de l'tat. REMARQUE En mode Cration, le pied d'tat se trouve en dessous du pied de page. Toutefois, lorsque vous imprimez l'tat ou que vous l'affichez en aperu, le pied d'tat apparat
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au-dessus du pied de page, de suite aprs le dernier pied de groupe ou la ligne de dtail de la dernire page. propos des contrles Les contrles sont des objets qui prsentent des donnes, effectuent des actions et permettent de visualiser et utiliser des informations qui amliorent l'interface utilisateur, telles des tiquettes et des images. Access prend en charge trois types de contrles : dpendant, indpendant et calcul. La liste ci-dessous affiche un rsum de ces contrles et de leurs usages.
Contrle dpendant Contrle dont la source de donnes est un champ dans une table ou une requte. Vous pouvez utiliser des contrles dpendants pour afficher les valeurs de champs de votre base de donnes. Ces valeurs peuvent correspondre du texte, des dates, des nombres, des valeurs Oui/Non, des images ou des graphiques. La zone de texte est le type de contrle dpendant le plus courant. Par exemple, une zone de texte place dans un formulaire qui indique le nom d'un employ peut extraire ces informations dans le champ Nom de la table Employs. Contrle indpendant Contrle associ aucune source de donnes. Vous pouvez utiliser les contrles indpendants pour afficher des informations, des lignes, des rectangles et des images. Par exemple, une tiquette prsentant le titre d'un tat est un contrle indpendant. Contrle calcul Contrle dont la source de donnes est une expression plutt qu'un champ. Vous pouvez y spcifier la valeur de votre choix en dfinissant une expression comme source de donnes du contrle. Une expression est une combinaison d'oprateurs (tels que = et +), de noms de contrles, de noms de champs, de fonctions qui renvoient une valeur unique et des valeurs de constante. Par exemple, l'expression suivante calcule le prix d'un article avec une remise de 25 % en multipliant la valeur indique dans le champ Unit Price (Prix unitaire) par une valeur de constante (.75). = [Unit Price] * .75 Une expression peut utiliser les donnes d'un champ d'une table ou d'une requte sous-jacente de l'tat ou d'un contrle de ce dernier. Lorsque vous crez un tat, la solution la plus efficace consiste probablement ajouter et organiser tous les contrles dpendants en premier, particulirement s'ils constituent la majorit des contrles de l'tat. Vous pouvez ensuite ajouter les contrles indpendants et calculs compltant la structure en utilisant les outils disponibles dans le groupe Contrles de l'onglet Crer.
Vous pouvez lier un contrle un champ en identifiant le champ partir duquel le contrle obtient ses donnes. Vous pouvez crer un contrle li au champ slectionn en faisant glisser le champ du volet Liste de champs vers l'tat. (Le volet Liste de champs contient les champs de la table ou de la requte sous-jacente de l'tat. Pour afficher ce volet, effectuez l'ine des actions suivantes : Sous l'onglet Cration, dans le groupe Outils, cliquez sur Ajouter des champs existants. Appuyez sur Alt+F8.
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Lorsque vous double-cliquez sur un champ ou que vous le faites glisser du volet Liste de champs vers l'tat, vous crez un contrle dpendant.
Vous pouvez galement lier un champ un contrle en tapant le nom du champ dans le contrle luimme ou dans la zone correspondant la valeur de SourceContrle dans la feuille des proprits du contrle. La feuille des proprits dfinit les caractristiques du contrle, tels son nom, la source de ses donnes et son format. Pour afficher la feuille des proprits, appuyez sur F4. Le meilleur moyen de crer un contrle dpendant est d'utiliser le volet Liste de champs, et ce pour deux raisons : Un contrle dpendant est associ une tiquette qui prend le nom du champ (ou la lgende dfinie pour ce champ dans la table ou la requte sous-jacente) comme lgende par dfaut, de sorte que vous n'avez pas besoin de taper la lgende elle-mme. Un contrle dpendant hrite de nombreux paramtres communs au champ de la table ou de la requte indpendante (tel est le cas pour les proprits Format, Dcimales et MasqueSaisie). Vous tes ainsi assur que ces proprits du champ demeurent inchanges chaque fois que vous crez un contrle li ce champ. Si vous disposez dj d'un contrle indpendant et que vous voulez le lier un champ, attribuez la proprit SourceContrle du contrle le nom du champ. Crer un tat group l'aide de l'Assistant tat L'Assistant tat vous prsente une srie de questions puis gnre un tat bas sur vos rponses. Vous serez notamment invit indiquer le nom du ou des champs utiliser pour regrouper votre tat. Une fois l'tat cr, vous pouvez l'utiliser tel quel ou le modifier en fonction de vos besoins. Avant de dmarrer avec l'Assistant tat, vous devez choisir une source de donnes. Choisir une source d'enregistrement Un tat contient des informations extraites d'une table ou d'une requte, ainsi que des informations stockes avec la structure de l'tat, telles que des tiquettes, des en-ttes et des graphiques. La table ou la requte qui fournit les donnes sous-jacentes est galement appele source d'enregistrement de l'tat. Avant de vous lancer dans la cration de votre tat, vous devez tout d'abord rflchir aux informations que vous voulez y inclure. Parmi les champs que vous choisirez doivent figurer ceux sur lesquels vous souhaitez effectuer un regroupement ou une synthse. Si les champs que vous souhaitez inclure se trouvent tous dans une table unique, utilisez cette dernire comme source d'enregistrement. Si les champs sont extraits de plusieurs tables, vous aurez tout intrt utiliser une requte comme source d'enregistrement. Il se peut que cette requte existe dj dans votre base de donnes. dfaut, vous devrez peut-tre en crer une qui rponde spcifiquement aux besoins de votre tat. Pour plus d'informations sur les requtes, suivez les liens de la section Voir aussi de cet article. Dmarrer l'Assistant tat 1. Sous l'onglet Crer, dans le groupe tats, cliquez sur Assistant tat. Access dmarre l'Assistant tat.
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2. 3.
Cliquez sur la liste droulante Tables/Requtes et choisissez la table ou la requte qui contient les champs que vous souhaitez faire figurer dans l'tat. Double-cliquez ensuite sur des champs de la liste Champs disponibles pour les slectionner. Access les dplace dans la liste Champs slectionns. Vous pouvez galement cliquer sur les boutons situs entre les zones Champs disponibles et Champs slectionns pour ajouter ou supprimer le champ slectionn ou l'ensemble des champs.
4.
5.
S'il y a des champs d'une autre table ou requte que vous souhaitez placer dans l'tat, cliquez nouveau dans la liste Tables/Requtes et choisissez la table ou la requte en question, puis continuez ajouter des champs. Ds que vous avez termin d'ajouter des champs, cliquez sur Suivant. Regrouper des enregistrements dans l'Assistant tat Le regroupement permet d'organiser et de disposer les enregistrements par groupe, tel que Rgion ou Reprsentant. Il est possible d'imbriquer des groupes afin de faciliter l'identification des relations entre les groupes et retrouver rapidement les informations dont vous avez besoin. Vous pouvez galement recourir au regroupement pour calculer des informations de synthse, telles que des totaux ou des pourcentages. Lorsque vous incluez plusieurs tables un tat, l'Assistant examine les relations existant entre les tables et dtermine la faon dont vous souhaitez afficher les informations.
1. 2.
Dans la page de l'Assistant tat o vous est pose la question Souhaitez-vous ajouter un niveau de regroupement ?, cliquez sur l'un des noms de champs dans la liste, puis cliquez sur Suivant. Pour ajouter des niveaux de regroupement, double-cliquez dans la liste sur les noms de champs souhaits pour les ajouter l'tat.
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Vous pouvez galement supprimer un niveau de groupe en double-cliquant dessus dans la zone d'affichage de la page, droite de la bote de dialogue. Utilisez les boutons flchs pour ajouter et supprimer des niveaux de regroupement, et ajustez la priorit d'un niveau de groupe en le slectionnant et en cliquant sur les boutons de priorit Haut et Bas. Access ajoute chaque niveau de groupe et le prsente imbriqu dans son niveau de groupe parent.
3.
Cliquez sur Options de regroupement pour afficher la bote de dialogue Intervalles de regroupement.
4.
Pour chaque champ de regroupement, choisissez ventuellement un intervalle de regroupement. L'intervalle de regroupement permet de personnaliser la faon dont les enregistrements sont regroups. Dans l'illustration prcdente, les enregistrements sont regroups sur le champ ShippedDate (Date de livraison), dont les donnes sont de type Date/Heure. L'Assistant tat offre des choix appropris au type de champ dans la liste Intervalles de regroupement. Par
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consquent, tant donn que le champ ShippedDate contient des donnes de type Date/Time, vous pouvez choisir d'effectuer un regroupement par valeur relle ( Normal), Anne, Trimestre, Mois, Semaine, Jour, Heure et Minute. Si le champ avait t de type Texte, vous auriez pu choisir d'effectuer un regroupement en fonction du champ entier (Normal), voire d'un ou plusieurs des cinq premiers caractres. Dans le cas d'un type de donnes numrique, vous pouvez choisir d'effectuer un regroupement en fonction de la valeur ( Normal) ou d'une plage avec incrments slectionns. Aprs avoir slectionn un intervalle de regroupement, cliquez sur OK. 5. Cliquez sur Suivant pour accder la page suivante de l'Assistant. Trier et synthtiser des enregistrements. Vous pouvez trier les enregistrements en fonction d'un quatre champs, par ordre croissant ou dcroissant. 1. Cliquez sur la premire liste droulante et choisissez le champ sur lequel doit porter le tri.
Vous pouvez cliquer sur le bouton situ droite de la liste pour passer d'un ordre croissant un ordre dcroissant et inversement (Croissant est la valeur par dfaut). Cliquez ventuellement sur la deuxime, la troisime et la quatrime liste droulante pour choisir d'autres champs de tri.
2.
Cliquez sur Options de synthse si vous souhaitez synthtiser des champs numriques.
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Notez que le bouton Options de synthse ne s'affiche que si la section Dtail de votre tat comporte un ou plusieurs champs numriques. L'Assistant affiche les champs numriques disponibles.
3.
Activez la case cocher sous votre choix (Somme, Moy, Min ou Max) pour inclure ces calculs dans le pied de groupe. Vous pouvez galement choisir d'afficher les dtails et la synthse ou uniquement la synthse. Dans ce dernier cas, les totaux de chaque valeur ShippedDate sont affichs (si vous avez activ la case cocher correspondant Somme, par exemple), mais les dtails de la commande sont omis. Vous pouvez galement choisir d'afficher le pourcentage du total des calculs dans le cas des sommes.
4. 5.
6.
Cliquez sur OK. Suivez les instructions fournies dans les pages restantes de l'Assistant tat. Dans la dernire page, vous pouvez modifier le titre de l'tat. Ce titre s'affichera sur la premire page de l'tat, et Access l'attribuera l'tat comme nom de document au moment de l'enregistrement. Vous pouvez modifier ultrieurement le titre et le nom du document. Cliquez sur Terminer. Access enregistre automatiquement l'tat et l'affiche en mode Aperu avant impression, qui prsente l'tat tel qu'il sera imprim. Vous pouvez utiliser les boutons de navigation situs au bas du volet d'aperu pour visualiser les pages de l'tat par ordre squentiel ou pour atteindre n'importe quelle page de l'tat. Cliquez sur l'un des boutons de navigation ou tapez le numro de la page que vous souhaitez afficher dans la zone du numro de page, puis appuyez sur ENTRE. En mode Aperu avant impression, vous pouvez effectuer un zoom avant pour afficher les dtails ou un zoom arrire pour voir si les donnes sont correctement positionnes sur la page. Placez le pointeur de la souris sur l'tat, puis cliquez une fois. Pour inverser l'effet de zoom, cliquez nouveau. Vous pouvez galement utiliser le contrle de zoom situ dans la barre d'tat.
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Ajuster un tat
Il est probable que l'Assistant tat ne produise pas exactement les rsultats escompts au niveau de l'tat. Ainsi, peut-tre souhaiterez-vous ajouter du texte, ajuster la largeur des colonnes, ajouter un logo, etc. Access vous permet d'apporter ces modifications dans deux modes d'affichage, savoir le mode Page et le mode Cration, qui sont brivement dcrits dans cette section. propos du mode Page Le mode Page est le mode d'affichage le plus convivial lorsqu'il s'agit d'apporter des modifications un tat, et il offre la plupart des outils dont vous avez besoin pour ajuster votre tat. Vous pouvez ajuster la largeur des colonnes, rorganiser ces dernires et ajouter ou modifier des niveaux de regroupement et des totaux. Vous pouvez placer de nouveaux champs dans la structure de l'tat et dfinir les proprits de l'tat et de ses contrles. L'avantage du mode Page rside dans le fait que vos donnes restent affiches l'cran pendant que vous modifiez la mise en forme de l'tat, ce qui vous permet d'apprcier immdiatement l'effet de vos modifications sur l'affichage des donnes. Pour ouvrir un tat en mode Page, cliquez avec le bouton droit sur l'tat dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Page .
Vous pouvez utiliser la feuille des proprits pour modifier les proprits de l'tat et de ses contrles et sections. Pour afficher la feuille des proprits, appuyez sur F4. Le volet Liste de champs vous permet d'ajouter des champs de la table ou de la requte sous-jacente la structure de votre tat. Pour afficher le volet Liste de champs : Sous l'onglet Cration, dans le groupe Outils, cliquez sur Ajouter des champs existants. propos du mode Cration Si vous ne parvenez pas apporter une modification spcifique votre tat en mode Page, essayez le mode Cration. Dans ce mode, la structure sous-jacente de l'tat est affiche, et vous disposez d'outils et de possibilits de cration supplmentaires par rapport au mode Page. Par exemple, vous pouvez placer une plus grande varit de contrles dans l'tat, vous pouvez ajuster l'alignement des contrles avec une prcision accrue, et vous avez la possibilit de dfinir davantage de proprits qu'en mode Page. Pour ouvrir un tat en mode Page, cliquez avec le bouton droit sur l'tat dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Cration .
Ajouter des champs ou d'autres contrles un tat existant Chaque champ, tiquette, ligne ou image que vous voyez dans votre tat a t cr partir d'un certain type de contrle. Le contrle le plus frquemment utilis dans un tat est la zone de texte. Il s'agit normalement du type de contrle utilis pour afficher les donnes de la source d'enregistrement sous-jacente de l'tat. Vous pouvez crer des zones de texte dj lies des champs de la source d'enregistrement en ajoutant des champs partir du volet Liste de champs, ou vous pouvez les ajouter l'tat pendant que vous travaillez en mode Cration (vous devez dans ce cas les lier vousmme des champs de la source d'enregistrement). L'avantage du mode Cration rside dans le fait que vous pouvez ajouter divers autres types de contrles en plus des zones de texte dpendantes, tels
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des rectangles, des sauts de page et des graphiques. Cette section dcrit ces deux mthodes d'ajout de contrles un tat. Ajouter des champs un tat existant
Mme si le mode Page est le mode d'affichage recommand pour l'ajout de champs un tat, cette opration est galement possible en mode Cration. Avant d'ajouter un champ, vrifiez tout d'abord que le volet Liste de champs est affich. Celui-ci contient la liste de tous les champs susceptibles d'tre placs dans l'tat. Pour afficher le volet Liste de champs, appuyez sur ALT+F8. Ajouter des champs partir du volet Liste de champs Pour ajouter un seul champ, faites-le glisser du volet Liste de champs vers la section de l'tat o il doit figurer. Pour ajouter plusieurs champs la fois, cliquez sur un premier champ, maintenez la touche CTRL enfonce et cliquez sur chaque champ supplmentaire souhait. Faites ensuite glisser les champs slectionns vers l'tat. Lorsque vous dposez les champs, Access cre un contrle Zone de texte dpendante pour chaque champ et place automatiquement un contrle tiquette ct de chaque champ. REMARQUES Si vous ajoutez un champ issu d'une table associe, Access ajoute le niveau de groupe appropri votre place. Si vous ajoutez un champ provenant d'une autre table (non associe), Access affiche une bote de dialogue dans laquelle vous pouvez spcifier le mode de liaison de la table la source de donnes existante de l'tat. Pour analyser les relations de tables dj spcifies pour votre base de donnes ou pour en ajouter de nouvelles : Sous l'onglet Outils de base de donnes, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Relations.
Ajouter d'autres contrles un tat existant Lorsque vous ajoutez un champ votre tat partir du volet Liste de champs, un contrle Zone de texte dpendant est cr automatiquement pour ce champ. D'autres contrles tels que des tiquettes, lignes et images peuvent tre ajouts en passant en mode Cration et en utilisant les outils proposs dans le groupe Contrles de l'onglet Crer.
Dterminer le nom d'un outil Placez le pointeur de la souris sur l'outil.
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Access affiche le nom de l'outil. Crer un contrle l'aide des outils du groupe Contrles
Cliquez sur l'outil correspondant au type de contrle que vous souhaitez ajouter. Par exemple, pour crer une case cocher, cliquez sur l'outil Case cocher . Cliquez dans la structure de l'tat l'endroit o vous souhaitez positionner le coin suprieur gauche du contrle. Cliquez une fois pour crer un contrle dans la taille par dfaut, ou cliquez et faites glisser la souris dans l'tat pour crer un contrle dans la taille souhaite. Si vous ne positionnez pas le contrle idalement la premire tentative, vous pouvez le dplacer en procdant comme suit : Cliquez sur le contrle pour le slectionner. Placez le pointeur sur le contrle jusqu' ce qu'il prenne la forme d'une flche quatre pointes , puis faites glisser le contrle sur l'emplacement souhait. Ce processus entrane la cration d'un contrle indpendant . Si le type de ce contrle permet l'affichage de donnes (par exemple, une zone de texte ou une case cocher), vous devez entrer un nom de champ ou une expression dans la proprit SourceContrle du contrle pour que celui-ci affiche des donnes. Afficher la feuille des proprits
Appuyez sur F4. REMARQUE Une fois le nouvel tat termin, pensez enregistrer votre travail.
Spcifier ou modifier un regroupement et un tri dans un tat existant Si l'tat existe dj et que vous souhaitez y spcifier un tri ou un regroupement ou modifier celui existant, cette section vous explique comment procder. Spcifier un regroupement, un tri et des totaux en mode Page Vous pouvez effectuer des oprations de tri, de regroupement et de calcul de base en cliquant avec le bouton droit sur les champs en mode Page, puis en choisissant l'opration souhaite dans le menu contextuel. Pour basculer en mode Page, cliquez avec le bouton droit sur l'tat dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Page .
REMARQUE Bien que les instructions fournies dans cette section ne fassent pas directement appel au volet Regrouper, trier et total, il est judicieux d'ouvrir ce volet et d'y observer les changements mesure que vous travaillez. Vous vous ferez une meilleure ide du fonctionnement d'Access et, mesure que vous vous familiariserez l'utilisation du volet Regrouper, trier et total, vous pourrez l'utiliser pour apporter des corrections supplmentaires votre tat. Pour afficher le volet Regrouper, trier et total : Sous l'onglet Crer, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur Regrouper et trier. Trier un seul champ Cliquez avec le bouton droit sur une valeur du champ trier.
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Dans le menu contextuel, cliquez sur l'option de tri souhaite. Par exemple, pour trier un champ de texte par ordre croissant, cliquez sur Trier de A Z . Pour trier un champ numrique par ordre . dcroissant, cliquez sur Trier du plus grand au plus petit
Access trie l'tat comme spcifi. Si le volet Regrouper, trier et total est ouvert, vous pouvez constater qu'une nouvelle ligne Trier par a t ajoute pour le champ. Trier plusieurs champs REMARQUE Lorsque vous appliquez un tri en cliquant avec le bouton droit sur un champ en mode Page, vous ne pouvez trier qu'un seul champ la fois. Le fait d'appliquer un tri un autre champ entrane l'annulation du tri dans le premier champ. Ce comportement de tri diffre de celui des formulaires, o plusieurs ordres de tri peuvent tre tablis en cliquant tour tour avec le bouton droit sur chaque champ et en choisissant l'ordre de tri souhait. Pour crer plusieurs niveaux de tri, voir la section Spcifier un regroupement, un tri et des totaux via le volet Regrouper, trier et total . Effectuer un regroupement sur un champ Cliquez avec le bouton droit sur une valeur du champ sur lequel vous souhaitez effectuer un regroupement. Dans le menu contextuel, cliquez sur Regrouper sur .
Access ajoute le niveau de groupe et cre un en-tte de groupe pour celui-ci. Si le volet Regrouper, trier et total est ouvert, vous pouvez constater qu'une nouvelle ligne Regrouper sur a t ajoute pour le champ. Ajouter un total un champ Cette option vous permet de calculer une somme, une moyenne, un total ou une autre fonction d'agrgation pour un champ. Un total gnral est alors ajout la fin de l'tat ainsi qu'un total de groupe chaque groupe figurant dans l'tat. Cliquez avec le bouton droit sur une valeur du champ dont vous souhaitez obtenir le total. Cliquez sur Total. Cliquez sur l'opration que vous souhaitez effectuer : Somme, Moyenne, Compter les enregistrements (pour compter tous les enregistrements), Compter les valeurs (pour compter uniquement les enregistrements lis une valeur dans ce champ), Max., Min., cart-type ou Variance. Access ajoute un contrle Zone de texte calcule dans le pied de l'tat, crant ainsi un total gnral. Par ailleurs, si votre tat intgre des niveaux de regroupement, Access ajoute des pieds de groupe (s'il n'en existe pas dj) et place le total dans chacun d'eux. REMARQUE Vous pouvez galement ajouter des totaux en cliquant sur le champ dont le total doit tre calcul puis, sous l'onglet Mise en forme, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur Totaux .
Spcifier un regroupement, un tri et des totaux via le volet Regrouper, trier et total
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Le volet Regrouper, trier et total offre une plus grande souplesse lorsque vous souhaitez ajouter ou modifier des groupes, des ordres de tri ou des options de calcul de totaux dans un tat. Ici encore, le mode Page est l'affichage privilgier, car vous pouvez plus facilement apprcier l'effet de vos modifications sur l'affichage des donnes. Afficher le volet Regrouper, trier et total En mode Page :
Sous l'onglet Crer, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur Regrouper et trier.
En mode Cration : Sous l'onglet Crer, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur Regrouper et trier.
Access affiche le volet Regrouper, trier et total.
Pour ajouter un nouveau niveau de tri ou de regroupement, cliquez sur Ajouter un groupe ou sur Ajouter un tri. Une nouvelle ligne est ajoute au volet Regrouper, trier et total, et la liste des champs disponibles s'affiche l'cran.
Vous pouvez slectionner le nom d'un de ces champs ou cliquer sur expression en dessous de la liste de champs pour entrer une expression. Ds lors que vous avez choisi un champ ou entr une expression, Access ajoute le niveau de groupe l'tat. Si vous tes en mode Page, le regroupement apparat immdiatement l'cran. REMARQUES
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Si plusieurs niveaux de tri ou de regroupement ont dj t dfinis, vous devrez peut-tre faire dfiler le volet Regrouper, trier et total vers le bas pour atteindre les boutons Ajouter un groupe et Ajouter un tri. Vous pouvez dfinir jusqu' 10 niveaux de regroupement et de tri dans un tat. Modifier les options de regroupement Chaque niveau de tri ou de regroupement s'accompagne de diverses options que vous pouvez dfinir pour obtenir les rsultats souhaits.
Pour afficher toutes les options d'un niveau de groupe ou de tri donn, cliquez sur Plus dans le niveau modifier.
Pour masquer les options, cliquez sur Moins. Ordre de tri Vous pouvez modifier l'ordre de tri en cliquant sur la liste droulante Ordre de tri, puis sur l'option souhaite. Intervalle du groupe Ce paramtre dtermine le mode de regroupement des enregistrements. Par exemple, vous pouvez dfinir un regroupement sur le premier caractre d'un champ de texte de sorte que tout ce qui commence par A soit regroup ensemble, tout ce qui commence par B soit galement regroup ensemble, et ainsi de suite. Dans le cas d'un champ de date, vous pouvez dfinir un regroupement en fonction du jour, de la semaine, du mois, du trimestre ou entrer un intervalle personnalis. Totaux Pour ajouter des totaux, cliquez sur cette option. Vous pouvez ajouter des totaux dans plusieurs champs, et vous pouvez dfinir plusieurs types de totaux dans un mme champ.
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Cliquez sur la flche droulante Total sur et slectionnez le champ synthtiser. Cliquez sur la flche droulante Type et slectionnez le type de calcul effectuer. Activez la case Afficher le total gnral pour ajouter un total gnral la fin de l'tat (dans le pied d'tat). Activez la case Afficher les totaux de groupe comme % du total gnral pour ajouter un contrle au pied de groupe o est calcul le pourcentage du total gnral de chaque groupe. Activez la case Afficher dans l'en-tte de groupe ou Afficher dans le pied de page de groupe pour afficher le total l'emplacement souhait. Une fois que vous avez choisi toutes les options pour un champ, vous pouvez rpter cette procdure et synthtiser un autre champ en le slectionnant dans la liste droulante Total sur. Sinon, cliquez l'extrieur de la fentre contextuelle Totaux pour la fermer. Titre Cette option permet de modifier le titre du champ faisant l'objet d'une synthse. Elle est utilise pour l'en-tte de colonne et pour intituler les champs de synthse dans les en-ttes et les pieds de page. Pour ajouter ou modifier le titre :
Cliquez sur le texte de couleur bleue la suite de avec titre. La bote de dialogue Zoom s'affiche.
Tapez le nouveau titre dans la bote de dialogue, puis cliquez sur OK. Avec/sans section d'en-tte Ce paramtre permet d'ajouter ou de supprimer la section d'en-tte qui prcde chaque groupe. Lorsque vous ajoutez une section d'en-tte, le champ de regroupement est automatiquement dplac vers l'en-tte. Lorsque vous supprimez une section d'en-tte contenant d'autres contrles que le champ de regroupement, vous tes invit confirmer la suppression des contrles. Avec/sans section de pied de page Ce paramtre permet d'ajouter ou de supprimer la section de pied de page la suite de chaque groupe. Lorsque vous supprimez une section de pied de page qui contient des contrles, vous tes invit confirmer la suppression des contrles. Faire tenir tout le groupe sur une page Ce paramtre dtermine la faon dont les groupes sont disposs dans la page au moment de l'impression de l'tat. Vous pouvez souhaiter maintenir autant que possible les groupes ensemble afin d'avoir un minimum de pages feuilleter pour voir le groupe entier. Toutefois, le nombre de feuilles ncessaires l'impression de l'tat est gnralement plus important dans ce cas, car un espace vide figure au bas de la plupart des pages.
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Ne pas faire tenir le groupe sur une page Vous pouvez utiliser cette option si cela ne vous gne pas que les groupes soient morcels par des sauts de page. Par exemple, pour un groupe de 30 articles, les 10 premiers articles pourront figurer au bas d'une page et les 20 autres en haut de la page suivante. Faire tenir tout le groupe sur une page Cette option permet de rduire au minimum le nombre de sauts de page dans un groupe. Si un groupe ne peut pas tenir dans l'espace qu'il reste sur une page, cet espace reste vide et le groupe dbute sur la page suivante. Les groupes volumineux peuvent toujours s'taler sur plusieurs pages, mais cette option permet de rduire autant que possible le nombre de sauts de page au sein d'un mme groupe. Faire tenir l'en-tte et le premier enregistrement sur une page Dans le cas des groupes qui comportent des en-ttes de groupe, cette option garantit que l'en-tte de groupe ne s'imprimera pas au bas d'une page. Si Access dtermine qu'il n'y a pas suffisamment d'espace aprs l'en-tte pour l'impression d'au moins une ligne de donnes, le groupe dbute la page suivante. Changer la priorit des niveaux de regroupement et de tri Pour modifier la priorit d'un niveau de groupe ou de tri, cliquez sur la ligne dans le volet Regrouper, trier et total , puis cliquez sur la flche vers le haut ou vers la droite situe en regard de la ligne. Supprimer des niveaux de regroupement et de tri Pour supprimer un niveau de groupe ou de tri, cliquez sur la ligne supprimer dans le volet Regrouper, trier et total, puis appuyez sur Suppr ou cliquez sur le bouton Supprimer situ droite de la ligne. Lorsque vous supprimez un niveau de groupe, si le champ de regroupement tait dans l'en-tte ou le pied de groupe, Access le dplace vers la section Dtail de l'tat. Les autres contrles qui taient ventuellement prsents dans l'en-tte ou le pied de groupe sont supprims. Crer un tat de synthse (sans dtails sur les enregistrements)
Si vous ne souhaitez afficher que les totaux (c'est--dire, uniquement les informations figurant dans les lignes d'en-tte et de pied de page), sous l'onglet Mise en forme (ou sous l'onglet Crer en mode Cration), dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur Masquer les dtails. Les enregistrements situs au niveau de groupe infrieur sont alors masqus, offrant ainsi une prsentation des donnes de synthse bien plus compacte. Mme si les enregistrements sont masqus, les contrles situs dans la section masque ne sont pas supprims. Cliquez nouveau sur Masquer les dtails pour restaurer les lignes de dtail dans l'tat. Crer un effet de regroupement sans utiliser d'en-ttes Vous pouvez obtenir un effet de regroupement dans votre tat sans utiliser d'en-ttes. La suppression d'en-ttes permet d'obtenir un tat plus compact dans la mesure o l'espace vertical n'est pas occup par les lignes d'en-tte. La procdure gnrale implique la suppression de l'en-tte pour chaque groupe, ce qui entrane le dplacement de chaque champ de regroupement dans la section Dtail de l'tat. Pour restaurer l'effet de regroupement visuel, vous devez attribuer la proprit Masquer doublons de chaque champ de regroupement la valeur Oui. Exemple Penchons-nous sur ce cas typique d'un tat group avec en-ttes de groupe :
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Comme vous pouvez le constater, chaque nom de socit occupe une ligne entire, tout comme chaque numro de commande (OrderID). Dans cet exemple, vous allez modifier l'tat de sorte qu'il prsente le mme aspect que l'illustration suivante :
1. 2.
Ouvrez l'tat en mode Page en cliquant dessus avec le bouton droit dans le volet de navigation, puis en cliquant sur Mode Page . Sous l'onglet Crer, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur Regrouper et trier. REMARQUE S'agissant des groupes, il est recommand de partir du niveau le plus bas au niveau le plus haut ; dans le cas contraire, vous risquez de trouver rapidement que l'tat manque de clart mesure que vous avancez dans votre travail.
3. 4.
Cliquez sur le niveau de groupe le plus bas dans la liste, puis cliquez sur Plus. Dans la liste droulante de la section d'en-tte, slectionnez sans section d'en-tte. Lorsque vous supprimez un en-tte, Access prserve la zone de texte du champ de regroupement en la dplaant dans la section Dtail. Toutefois, tous les autres contrles prsents dans l'en-tte de groupe risquent d'tre supprims. Si cette action entrane la suppression de contrles, vous en tes averti par Access. Si l'en-tte de groupe contient des contrles et que vous souhaitez les prserver, veillez les dplacer dans une autre section de l'tat avant d'excuter cette tape. Pour ce faire, vous devez passer en mode Cration.
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L'tat ainsi obtenu est illustr dans l'illustration suivante. Notez que le premier numro de commande (OrderID) se trouve sur la mme ligne que le premier enregistrement de dtail, et non sur sa propre ligne.
Malheureusement, le numro de commande se rpte sur chaque ligne de dtail, et il devient difficile de dterminer le nombre exact de commandes. ce stade, il s'avre utile de dfinir la proprit Masquer doublons du contrle Zone de texte. Pour cela, procdez comme suit : Slectionnez l'une des valeurs rptes. Si la feuille de proprits n'est pas affiche, appuyez sur F4 pour l'afficher. Sous l'onglet Format de la feuille des proprits, cliquez sur la liste droulante en regard de Masquer doublons, puis cliquez sur Oui. Les numros de commande en double sont masqus. Notez que vous pouvez dterminer le nombre de commandes existantes, ainsi que le nombre de produits par commande.
5.
Dans cet exemple, nous allons rpter l'tape 4 pour le niveau de groupe Company Name (Nom de la socit). L'tat final se prsente comme suit :
175
La valeur Company Name (Nom de la socit) se trouve prsent sur la mme ligne que le premier enregistrement de dtail, et la proprit Masquer doublons vite que cette valeur ne se rpte sur chaque ligne. Dans le cas d'un tat volumineux utilisant plusieurs niveaux de regroupement, cela peut signifier une conomie de papier considrable. Enregistrer, imprimer ou envoyer un tat
Aprs avoir enregistr la structure de votre tat, vous pouvez l'utiliser plusieurs fois. Si la structure de l'tat reste la mme, vous obtenez chaque impression de l'tat des donnes actualises. Si, un moment donn, vos besoins en matire d'tat voluent, vous pouvez toujours modifier la structure de l'tat ou crer un tat similaire sur la base de l'tat d'origine. Enregistrer un tat 1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis cliquez sur Enregistrer ou appuyez sur Ctrl+S. dans la barre d'outils Accs rapide.
Vous pouvez galement cliquer sur Enregistrer 2.
Si l'tat ne possde pas de titre, tapez un nom dans la zone Nom de l'tat, puis cliquez sur OK . Enregistrer la structure d'un tat sous un nouveau nom
1. 2.
, puis sur Enregistrer sous.
Dans la bote de dialogue Enregistrer sous, tapez un nom dans la zone Enregistrer l'objet tat nomm ... dans , cliquez sur tat dans la zone En tant que, puis cliquez sur OK. Imprimer un tat Vous pouvez imprimer un tat dans les modes Aperu avant impression, Page, Cration, Rapport ou via le volet de navigation. Avant de lancer l'impression, il est recommand de vrifier nouveau les paramtres de mise en page, comme les marges et l'orientation des pages. tant donn qu'Access enregistre les paramtres de mise en page avec l'tat, vous n'avez besoin de les dfinir qu'une seule fois. Si vos besoins voluent par la suite, vous pourrez enregistrer les paramtres ultrieurement. Modifier les paramtres de mise en page
1. 2.
Ouvrez l'tat dans n'importe quel mode d'affichage. Sous l'onglet Mise en page, dans le groupe Page, cliquez sur une option : Taille permet d'effectuer un choix parmi plusieurs formats de papier ou d'entrer un format de papier personnalis. Portrait Paysage oriente la page verticalement. oriente la page horizontalement.
Marges vous permet d'effectuer un choix parmi plusieurs largeurs de marge, ou vous pouvez cliquer sur Avanc pour entrer des largeurs de marge personnalises via la bote de dialogue Mise en page. Afficher les marges active et dsactive l'affichage des marges (en mode Page uniquement). Colonnes donne accs la bote de dialogue Mise en page. Entrez le nombre de colonnes souhait, dfinissez la taille de colonne dsire, puis cliquez sur OK.
176
Donnes seulement empche l'impression des tiquettes ventuellement prsentes dans l'tat. Seuls les contrles lis aux donnes de la table ou de la requte sous-jacente sont imprims. Cette option peut s'avrer utile pour les tats que vous imprimez occasionnellement sur des formulaires primprims. Vous pouvez dsactiver l'impression des tiquettes ces occasions et l'activer lorsque vous imprimez l'tat sur des feuilles vierges.
REMARQUE Pour utiliser des paramtres de mise en page dtaills, cliquez sur le bouton Mise en page dans le coin infrieur droit du groupe Mise en page pour accder la bote de dialogue Mise en page. La bote de dialogue Mise en page permet d'ajuster tous les paramtres disponibles sous l'onglet Mise en page, mais galement de slectionner une imprimante spcifique pour l'tat. Envoyer un tat une imprimante 1. 2. 3. 4. Ouvrez l'tat dans n'importe quel mode d'affichage, ou slectionnez simplement l'tat dans le volet de navigation. Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis sur Imprimer.
Dans la bote de dialogue Imprimer, dfinissez les options selon vos prfrences telles que l'imprimante, l'tendue d'impression et le nombre de copies. Cliquez sur OK. Envoyer un tat sous forme de message lectronique Plutt que d'imprimer une copie papier, vous pouvez envoyer votre tat des utilisateurs sous forme de message lectronique.
1. 2.
Dans le volet de navigation, cliquez sur l'tat pour le slectionner, cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis cliquez sur Courrier lectronique . Dans la bote de dialogue Envoyer l'objet comme, cliquez sur le format de fichier que vous souhaitez utiliser.
177
3. 4.
Compltez les botes de dialogue restantes. Lorsque votre programme de messagerie apparat, tapez les dtails du message et envoyez ce dernier. Notes Un problme peut se produire si vous disposez d'un tat dans un fichier .accdb qui effectue un tri ou un regroupement selon un champ Liste de choix, et que vous souhaitez importer l'tat dans un fichier .mdb pour l'ouvrir dans une version antrieure d'Access. La mthode interne permettant de trier et de regrouper les champs Liste de choix dans les fichiers .accdb est incompatible avec les fichiers .mdb. Supposons que vous crez un tat dans un fichier .accdb utilisant le regroupement ou le tri sur un champ Liste de choix. Si vous exportez cet tat dans un fichier .mdb (ou utilisez la commande Enregistrer sous pour enregistrer la base de donnes comme fichier .mdb), puis que vous tentez de l'ouvrir dans une version antrieure d'Access, vous obtenez un chec de chargement. Pour modifier l'tat afin de pouvoir l'importer dans un fichier .mdb et l'ouvrir dans une version antrieure d'Access, procdez comme suit :
1. 2. 3.
Dans le fichier .accdb, crez une copie de l'tat. Ouvrez la copie de l'tat en mode Page. Si le volet Regrouper, trier et total n'est pas affich : Sous l'onglet Crer, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur Regrouper et trier.
4. 5. 6. 7. 8. 9.
Supprimez toutes les lignes du volet Regrouper, trier et total en cliquant sur le bouton Supprimer situ en regard de chaque ligne. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Cliquez sur le bouton Microsoft Office Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis cliquez sur Enregistrer ou appuyez sur Ctrl+S. , puis sur Fermer la base de donnes. , puis sur Ouvrir.
Recherchez le fichier .mdb dans lequel vous souhaitez importer l'tat, puis cliquez sur Ouvrir. Importez la copie de l'tat dans le fichier .mdb. Procdure
4. 5.
Ouvrez l'tat en mode Page. Si le volet Liste de champs n'est pas affich : Sous l'onglet Cration, dans le groupe Outils, cliquez sur Ajouter des champs existants.
6.
7.
Dans le volet Champs disponibles dans les tables associes , recherchez la table qui contient le champ afficher dans l'tat. Ce champ contiendra les mmes valeurs que celles actuellement affiches par le champ Liste de choix dans l'tat. Faites glisser le champ vers l'tat. Vous disposez prsent de deux colonnes affichant des informations identiques.
178
8.
Cliquez avec le bouton droit sur le champ d'affichage que vous venez d'ajouter, puis cliquez sur l'option de tri appliquer. 9. Supprimez le champ d'affichage que vous venez d'ajouter et trier. 10. Si le volet Regrouper, trier et total n'est pas affich :
Sous l'onglet Crer, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur Regrouper et trier.
11. Cliquez sur Ajouter un groupe. 12. Dans la fentre contextuelle Champ/Expression, cliquez sur le nom du champ Liste de choix dans l'tat. L'tat est prsent tri et regroup tel qu'il tait dans le fichier .accdb. Enregistrez et fermez l'tat.
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Crer une macro

Qu'est-ce qu'une macro ? Comprendre les macros Nouvelles fonctionnalits de macro dans Office Access 2007 Crer une macro Excuter une macro
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Qu'est-ce qu'une macro ?
Une macro est un outil qui permet d'automatiser des tches et d'ajouter des fonctionnalits aux formulaires, tats et contrles. Par exemple, si vous ajoutez un bouton de commande un formulaire, vous associez l'vnement SurClic une macro afin qu'elle contienne les commandes devant tre excutes par le bouton chaque fois que vous cliquez dessus. Dans Access, les macros sont comparables un langage de programmation simplifi que vous crivez en crant une liste d'actions excuter. Lorsque vous crez une macro, vous slectionnez des actions dans une liste droulante, puis vous entrez des informations leur sujet. Les macros vous permettent d'ajouter des fonctionnalits aux formulaires, tats et contrles sans devoir crire du code dans un module Visual Basic pour Applications (VBA). Elles fournissent un sous-ensemble de commandes disponibles dans VBA. Pour la majorit des utilisateurs, il est plus facile de crer une macro que d'crire du code VBA. Supposons, par exemple, que vous vouliez crer un tat directement partir de vos formulaires de saisie de donnes. Vous pouvez ajouter un bouton votre formulaire, puis crer une macro qui excute l'tat. Il peut s'agir d'une macro autonome (objet distinct dans la base de donnes) qui est ensuite associe l'vnement SurClic du bouton, ou d'une macro directement incorpore cet vnement SurClic (nouvelle fonctionnalit dans Office Access 2007). Dans les deux cas, il suffit de cliquer sur le bouton pour excuter la macro et dmarrer l'tat. Vous crez une macro en utilisant le Gnrateur de macro qui apparat dans l'illustration suivante.
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Pour afficher le gnrateur de macro : Sous l'onglet Crer, dans le groupe Autre, cliquez sur Macro. Si cette commande n'est pas disponible, cliquez sur la flche sous le bouton Module ou Module de classe, puis cliquez sur Macro. Comprendre les macros Le terme macro dsigne souvent des objets macro autonomes (objets affichs sous Macros dans le volet de navigation). En ralit, un objet macro peut contenir plusieurs macros. Dans ce cas, on parle de groupe de macros. Bien qu'il renferme plusieurs macros, un groupe de macros est affich sous forme d'un seul objet macro. Bien sr, vous pouvez crer chaque macro dans un objet macro distinct, mais nous vous conseillons plutt de regrouper plusieurs macros connexes dans un seul objet macro. Le nom qui apparat dans la colonne Nom de la macro identifie chaque macro. Une macro se compose d'actions macro individuelles qui, pour la plupart, requirent un ou plusieurs arguments. En outre, vous pouvez affecter des noms chaque macro d'un groupe et ajouter des conditions dfinissant le mode d'excution de chacune d'entre elles. Les sections suivantes traitent de chacune de ces fonctionnalits plus en dtails.
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Noms de macro
Si votre objet macro contient une seule macro, le nom est inutile. Vous pouvez y faire rfrence simplement par le nom de l'objet macro. En revanche, si vous utilisez un groupe de macros, vous devez affecter un nom chacune d'elles. Si la colonne Nom de la macro n'apparat pas dans le Gnrateur de macro, sous l'onglet Crer, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Noms de macro . Pour plus d'informations sur l'excution de macros dans des groupes, consultez la rubrique Crer un groupe de macros plus loin dans ce document. Arguments Un argument est une valeur qui fournit des informations l'action pour indiquer, par exemple, la chane afficher dans une zone de message, le contrle affecter, etc. Certains arguments doivent tre obligatoirement spcifis, tandis que d'autres sont facultatifs. Les arguments sont affichs dans le volet Arguments de l'action en bas du Gnrateur de macro.
Parmi les nouvelles fonctionnalits du Gnrateur de macro Office Access 2007, on compte la colonne Arguments, qui permet d'afficher (mais pas de modifier) les arguments d'une action sur la mme ligne que cette dernire. Comme il n'est plus ncessaire de slectionner chaque action pour afficher ses arguments, vous pouvez lire plus facilement votre macro. Pour afficher la colonne Arguments, cliquez sur Arguments Conditions Une condition dfinit les critres qui doivent tre remplis pour excuter une action. Vous pouvez utiliser toute expression donnant la valeur Vrai/Faux ou Oui/Non. L'action est excute dans tous les cas, sauf si la valeur renvoye est Faux, Non ou 0 (zro). Pour indiquer qu'une condition s'applique plusieurs actions, tapez des points de suspension (...) dans la colonne Condition pour chacune des actions suivantes laquelle la condition doit s'appliquer. Aucune action n'est excute si l'expression retourne la valeur Faux, Non ou 0 (zro). Sinon, toutes les actions sont excutes. Pour afficher la colonne Conditions dans le Gnrateur de macro, sous l'onglet Crer, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Conditions . Si : dans le groupe Afficher/Masquer de l'onglet Crer.
Utilisez cette expression pour excuter l'action
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[Ville]="Paris"
Paris est la valeur de Ville dans le champ du formulaire partir duquel la macro a t excute.
CpteDom("[RfCommande]", "Commandes")>35
Le champ RfCommande de la table Commandes contient plus de 35 entres. La table Dtails Commandes contient plus de 3 entres pour lesquelles le champ RfCommande de la table correspond au champ RfCommande du formulaire Commandes. La valeur du champ DateEnvoi du formulaire partir duquel la macro est excute n'est pas antrieure au 2-Fv-2006 ni postrieure au 2-Mar2006. La valeur du champ UnitsEnStock du formulaire Produits est infrieure 5. La valeur de Prnom sur le formulaire partir duquel la macro est excute est null (pas de valeur). Cette expression est quivalente [Prnom] Est Null. La valeur du champ Pays/Rgion dans le formulaire partir duquel la macro est excute est RoyaumeUni , et la valeur du champ Commandes cumules sur le formulaire Total des ventes est suprieure 100. La valeur du champ Pays/rgion dans le formulaire partir duquel la macro est excute est France, Italie ou Espagne et le Code postal ne contient pas plus de 5 caractres. Vous cliquez sur OK dans une bote de dialogue o la fonction BoteMsg affiche Confirmer modifications ? . Si vous cliquez sur Annuler dans la bote de dialogue, Access ignore l'action.
CpteDom("*", " Dtails Commandes ", "[RfCommande]=Forms![Commandes]![RfCommande]")>3
[DateEnvoi] Entre #2-Fv-2006# Et #2-Mar-2006#
Forms![Produits]![UnitsEnStock]<5
EstNull([Prnom])
[Pays/Rgion]="Royaume-Uni" And Forms![Total des ventes]![Commandes cumules]>100
[Pays/rgion] In ("France", "Italie", "Espagne") And Len([Code Postal])<>5
BoteMsg ("Confirmer modifications ?" ,1) = 1
184
[TempVars]![MsgBoxResult]=2
La variable temporaire qui sert stocker le rsultat d'une bote de message est compare 2 (vbCancel = 2 ).
CONSEIL Pour qu'Access ignore provisoirement une action, saisissez Faux comme condition. Cette fonction peut tre utile lorsque vous tentez de rsoudre les problmes lis une macro. Actions de macro Les actions sont les lments de base des macros. Access propose de nombreuses actions qui permettent d'excuter une multitude de commandes. Parmi les actions les plus utilises, on compte les suivantes : ouverture d'un tat, recherche d'un tat, affichage d'une bote de message, application d'un filtre un formulaire ou un tat, etc.
Nouvelles fonctionnalits de macro dans Office Access 2007 Dans les versions antrieures d'Access, vous deviez crire du code VBA pour pouvoir excuter les fonctions les plus courantes, ce qui n'est plus le cas dans Office Access 2007. Les nouvelles fonctionnalits et actions de macro optimisent l'utilisation de votre base de donnes dans un environnement scuris. Macros incorpores Dsormais, vous pouvez incorporer des macros dans les vnements fournis par un formulaire, un tat ou un contrle. Les macros incorpores ne sont pas affiches dans le volet de navigation. Elles font partie du formulaire, de l'tat ou du contrle dans lequel elles ont t cres. Si vous crez une copie d'un formulaire, d'un tat ou d'un contrle qui contient des macros incorpores, celles-ci figurent galement dans la copie. Scurit accrue Lorsque le bouton es les actions n'est pas slectionn dans le Gnrateur de macro, les seuls arguments ExcuterCommande et actions de macro disponibles sont ceux qui n'ont pas besoin d'tre approuvs pour pouvoir tre excuts. Une macro cre avec ces actions pourra tre excute mme si la base de donnes est en mode dsactiv (le programme empche l'excution de VBA). Vous devez attribuer l'tat d'approbation aux bases de donnes qui contiennent des actions de macro ne figurant pas sur la liste approuve ou aux bases de donnes contenant du code VBA. Gestion des erreurs et dbogage Office Access 2007 inclut de nouvelles actions de macro, telles que SurErreur (similaire l'instruction On Error dans VBA) et EffacerMacroErreur qui vous permettent d'excuter des actions spcifiques lorsque des erreurs surviennent pendant l'excution de votre macro. De plus, la nouvelle action de macro PasAPas permet de passer tout moment au mode pas pas pour que vous puissiez vrifier le fonctionnement de votre macro tape par tape. Variables temporaires Vous pouvez crer et utiliser des variables temporaires dans vos macros grce aux trois nouvelles actions de macro ( DfinirVarTemp, SupprimerVarTemp et SupprimerToutesVarTemp). Dans les expressions conditionnelles, elles permettent de contrler l'excution des macros ou de passer des donnes vers/depuis des tats ou formulaires ou encore d'excuter toute action ncessitant un emplacement de stockage temporaire pour une valeur. Ces variables temporaires tant galement accessibles dans VBA, vous pouvez vous en servir pour communiquer des donnes entre modules VBA.
185
Crer une macro
Dans Office Access 2007, un objet de macro (parfois appel macro autonome ) peut contenir une macro ou un groupe de macros. Une macro peut galement tre incorpore toute proprit d'vnement d'un formulaire, tat ou contrle. Les macros incorpores font partie intgrante de l'objet ou du contrle dans lequel elles sont incorpores. Contrairement aux macros incorpores, les macros autonomes sont affiches dans le volet de navigation, sous Macros. Fonctionnalits du Gnrateur de macro Faites appel au Gnrateur de macro pour crer et modifier vos macros. Pour l'ouvrir : Sous l'onglet Crer, dans le groupe Autre, cliquez sur Macro. Si cette commande n'est pas disponible, cliquez sur la flche sous le bouton Module ou Module de classe, puis cliquez sur Macro. Access affiche le Gnrateur de macro. Utilisez le Gnrateur de macro pour crer la liste des actions effectuer pendant l'excution de la macro. Lorsque vous ouvrez le Gnrateur de macro pour la premire fois, les colonnes Action , Arguments et Commentaire sont affiches. Sous Arguments de l'action, vous pouvez entrer et modifier les arguments de chaque action de macro, le cas chant. Une zone de description contenant une brve description de chaque action ou argument apparat. Cliquez sur une action ou un argument d'action pour lire la description correspondante dans cette zone. Le tableau suivant rpertorie les commandes disponibles sous l'onglet Crer du Gnrateur de macro. Groupe Outils Commande Excuter Pas pas Description Excute les actions enregistres dans la macro. Active le mode pas pas. Lorsque vous choisissez ce mode, les actions de la macro sont excutes une par une. La bote de dialogue Pas pas s'affiche chaque fois qu'une action est termine. Cliquez sur Pas pas pour passer l'action suivante. Cliquez sur Arrter toutes les macros pour arrter toutes les macros en cours d'excution. Cliquez sur Continuer pour quitter le mode pas pas et excuter les actions restantes sans interruption. Lorsque vous entrez un argument d'action qui peut contenir une expression, ce bouton est activ. Cliquez sur Gnrateur pour ouvrir la bote de dialogue Gnrateur d'expression et crer une expression. Insre une ou plusieurs lignes d'action vides au-dessus de la ligne slectionne.
Gnrateur
Lignes
Insrer une ligne
Supprimer les Supprime la ou les lignes d'action slectionnes.
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lignes Afficher/Masquer es les actions
Affiche davantage ou moins d'actions de macro dans la liste droulante Action. Pour afficher une liste contenant davantage d'actions de macro, cliquez sur es les actions. Lorsque cette liste est disponible, le bouton es les actions apparat en surbrillance. Si vous slectionnez une action de macro dans cette liste, vous devrez ventuellement attribuer l'tat d'approbation explicite la base de donnes avant d'excuter l'action. Pour passer une liste contenant moins d'actions de macro (uniquement celles qui peuvent tre utilises dans une base de donnes non approuve), assurez-vous que le bouton es les actions n'est pas slectionn. CONSEIL Si ce bouton est slectionn, cliquez dessus pour le dslectionner. Lorsque le bouton es les actions n'est pas slectionn, la liste contenant moins d'actions de macro approuves est disponible. Affiche ou masque la colonne Nom de macro. Vous devez obligatoirement spcifier des noms de macro dans les groupes de macros pour distinguer les macros individuelles les unes des autres. Pour plus d'informations, consultez la section Crer un groupe de macros plus loin . Affiche ou masque la colonne Condition dans laquelle vous pouvez entrer des expressions qui dfinissent quand une action doit tre excute. Affiche ou masque la colonne Arguments, qui contient les arguments de chaque action de macro afin de simplifier la lecture de la macro. Si la colonne Arguments n'est pas affiche, vous devez cliquer sur chaque action pour lire les arguments sous Arguments de l'action. Il est impossible d'entrer des arguments dans la colonne Arguments.
Noms de macro
Conditions
Arguments
Crer une macro autonome 1. Sous l'onglet Crer, dans le groupe Autre, cliquez sur Macro. Si cette commande n'est pas disponible, cliquez sur la flche sous le bouton Module ou Module de classe, puis cliquez sur Macro. Le Gnrateur de macro apparat. 2. Ajoutez une action la macro : Dans le Gnrateur de macro, cliquez sur la premire cellule vide de la colonne Action. Tapez l'action utiliser ou cliquez sur la flche pour afficher la liste d'actions, puis slectionnez l'action utiliser. Sous Arguments de l'action, spcifiez les arguments de l'action, le cas chant. Pour afficher une brve description de chaque argument, cliquez dans la zone d'argument, puis lisez la description correspondante droite..
187
Conseils 3. Vous pouvez galement taper un commentaire pour dcrire l'action.
Pour ajouter une action la macro, placez-vous dans une autre ligne d'action, puis rptez l'tape 2. Access excute les actions dans l'ordre dans lequel vous les placez. Crer un groupe de macros Si vous voulez grouper plusieurs macros connexes dans un mme objet macro, vous pouvez crer un groupe de macros.
1.
Sous l'onglet Crer, dans le groupe Autre, cliquez sur Macro. Si cette commande n'est pas disponible, cliquez sur la flche sous le bouton Module ou Module de classe, puis cliquez sur Macro. Le Gnrateur de macro apparat.
2.
Dans l'onglet Crer, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Noms de macro dj slectionn. La colonne Nom de macro apparat dans le Gnrateur de macro.
s'il n'est pas
REMARQUE Dans les groupes de macros, vous devez obligatoirement spcifier des noms de macro pour identifier les macros individuelles. Le nom de la macro apparat sur la mme ligne que la premire action de la macro. La colonne Nom de macro reste vide pour toutes les actions suivantes. La macro s'arrte au nom de macro suivant trouv dans la colonne Nom de macro. 3. 4. Dans la colonne Nom de macro, affectez un nom la premire macro du groupe de macros. Ajoutez les actions que la premire macro doit excuter. Dans la colonne Action, cliquez sur la flche pour afficher la liste d'actions. Cliquez sur l'action que vous voulez ajouter. Sous Arguments de l'action, spcifiez les arguments de l'action, le cas chant. Pour afficher une brve description de chaque argument, cliquez dans la zone d'argument, puis lisez la description correspondante droite.. Conseils 5. 6. 7. Vous pouvez galement taper un commentaire pour dcrire l'action.
Passez dans la colonne Nom de macro de la prochaine ligne vide, puis tapez un nom pour la macro suivante du groupe de macros. Ajoutez les actions que la macro doit excuter. Rptez les tapes 5 et 6 pour chaque macro du groupe. REMARQUES
Si pour excuter un groupe de macros, vous double-cliquez dessus dans le volet de navigation ou cliquez sur Excuter dans le groupe Outils de l'onglet Crer, Access excute la premire macro uniquement et s'arrte au nom de la seconde. Lorsque vous enregistrez le groupe de macros, le nom que vous spcifiez correspond au nom du groupe de macros. Ce nom apparat sous Macros dans le volet de navigation. Pour dsigner une macro individuelle dans un groupe de macros, adoptez la syntaxe suivante :
188
nomgroupemacro.nommacro
Par exemple, Boutons.Produits fait rfrence la macro Produits du groupe de macros Boutons. Dans une liste de macros, telle que la liste des arguments Nom Macro pour l'action ExcuterMacro, Access affiche la macro Produits sous la forme Boutons.Produits. Crer une macro incorpore Contrairement aux macros autonomes, les macros incorpores sont stockes dans les proprits d'vnement des formulaires, tats ou contrles. Elles ne sont pas affiches en tant qu'objets sous Macros dans le volet de navigation. Cela vous permet de grer plus facilement votre base de donnes, car vous n'avez pas besoin d'effectuer le suivi d'objets de macro distincts. Utilisez la procdure suivante pour crer une macro incorpore. REMARQUE Les macros incorpores ne peuvent pas tre converties en Visual Basic pour
Applications (VBA) l'aide de l'outil Convertir des macros en Visual Basic dans le groupe Macro de l'onglet Outils de base de donnes. Si vous tentez de convertir vos macros en code VBA, il est judicieux de crer des macros autonomes plutt que des macros incorpores. Vous pouvez ensuite utiliser l'outil Convertir des macros en Visual Basic pour les convertir en VBA. 1. Ouvrez le formulaire ou l'tat qui contiendra la macro en mode Cration ou en mode Page. Pour ce faire, dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le formulaire ou l'tat, puis slectionnez Mode Cration ou Mode Page . Si la feuille des proprits n'est pas dj visible, appuyez sur F4 pour l'afficher. Cliquez sur le contrle ou la section qui contient la proprit d'vnement laquelle vous souhaitez incorporer la macro. Pour slectionner la totalit du formulaire ou de l'tat, cliquez sur tat dans la liste droulante situe en haut de la feuille des proprits. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Dans la feuille des proprits, cliquez sur l'onglet vnement. Cliquez sur la proprit d'vnement dans laquelle vous souhaitez incorporer la macro, puis cliquez sur
2. 3.
en regard de la zone. Dans la bote de dialogue Choisir Gnrateur, cliquez sur Gnrateur de macro, puis sur OK. Dans le Gnrateur de macro, cliquez sur la premire ligne de la colonne Action. Dans la liste droulante Action, cliquez sur l'action de votre choix. Entrez tous les arguments obligatoires dans le volet Arguments de l'action, puis passez la ligne d'action suivante. 10. Rptez les tapes 8 et 9 jusqu' ce que votre macro soit termine. 11. Cliquez sur Enregistrer , puis sur Fermer .
La macro s'excute chaque fois que l'vnement se dclenche. REMARQUE Dans Access, il est possible de crer un groupe de macros comme macro incorpore. Toutefois, seule la premire macro du groupe est excute lorsque l'vnement est dclench. Les macros suivantes sont ignores, moins qu'elles ne soient actives partir de la macro incorpore (par l'intermdiaire de l'action SurErreur, par exemple). Exemple : incorporation d'une macro l'vnement Sur aucune donne d'un tat
189
Si vous excutez un tat dont la source de donnes ne contient aucun enregistrement, une page vide, sans donne, apparat. Pour viter que cela ne se produise et afficher une zone de message la place, utilisez une macro incorpore. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Ouvrez l'tat en mode Cration ou mode Page. Si la feuille des proprits n'est pas dj visible, appuyez sur F4 pour l'afficher. Sur la feuille des proprits, cliquez sur l'onglet vnement. Cliquez sur Sur aucune donne. Cliquez sur . Dans la bote de dialogue Choisir Gnrateur, cliquez sur Gnrateur de macro, puis sur OK. Entrez les actions et les arguments prsents dans le tableau suivant. Action BoteMsg Arguments Aucun enregistrement trouv; Oui; Informations; Aucune donne
Annulervnement[aucun argument]
8.
Les arguments ci-dessus sont affichs tels quels dans la colonne Arguments. Ils proviennent de la zone Arguments de l'action, comme indiqu dans le tableau suivant. Argument de l'action Message Bip Type Titre Valeur Aucun enregistrement trouv Oui Informations Aucune donne
9.
Cliquez sur Fermer. Le Gnrateur de macro se referme et [Macro incorpore] apparat en regard de l'vnement Sur aucune donne .
10. Enregistrez et fermez l'tat. Lorsque vous excutez l'tat et qu'aucun enregistrement n'est trouv, la zone de message apparat. Cliquez alors sur OK pour annuler l'tat (la page vide n'est pas affiche).
Modifier une macro Pour insrer une ligne d'action Cliquez sur la ligne de macro au-dessus de laquelle vous voulez insrer la nouvelle action puis, sous l'onglet Crer, dans le groupe Lignes, cliquez sur Insrer ligne .
190
Pour supprimer une ligne d'action
Cliquez sur la ligne d'action supprimer puis, sous l'onglet
Crer, dans le groupe Lignes, cliquez sur Supprimer les lignes . Pour dplacer une ligne d'action Slectionnez l'action en cliquant sur le slecteur de ligne gauche du nom de l'action, puis faites glisser le slecteur vers un autre emplacement. En savoir plus sur les actions de macro Lorsque vous travaillez dans le Gnrateur de macro, vous pouvez obtenir des informations supplmentaires sur une action ou un argument en cliquant dessus, puis en lisant la description qui s'affiche dans la partie infrieure droite de la fentre Gnrateur de macro. En outre, chaque action de macro est associe un article de l'Aide. Pour en savoir plus sur une action, cliquez dessus dans la liste d'actions et appuyez sur F1. Excuter une macro Vous pouvez excuter les macros autonomes de plusieurs faons : directement ( partir du volet de navigation, par exemple), dans un groupe de macros, partir d'une autre macro ou d'un module VBA ou encore en rponse un vnement qui se produit dans un formulaire, un tat ou un contrle. Lorsque le mode Cration est activ, vous pouvez excuter une macro incorpore dans un formulaire, tat ou contrle en cliquant sur Excuter dans l'onglet Crer. Sinon, la macro n'est excute que lorsque l'vnement auquel elle est associe est dclench. Excuter directement une macro Pour excuter directement une macro, effectuez les oprations suivantes :
Dans le volet de navigation, accdez la macro, puis double-cliquez sur son nom. Sous l'onglet Outils de base de donnes, dans le groupe Macro, cliquez sur Excuter une macro , slectionnez la macro dans la liste Nom de la macro et cliquez sur OK. Si la macro est ouverte en mode Cration, cliquez sur Excuter dans l'onglet Crer, dans le groupe Outils. Pour ouvrir la macro en mode Cration, cliquez droit sur celle-ci dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Cration .
Excuter une macro appartenant un groupe de macros Pour excuter une macro appartenant un groupe de macros, effectuez les oprations suivantes : Dans l'onglet Outils de base de donnes, dans le groupe Macro, cliquez sur Excuter une macro , puis cliquez sur la macro dans la liste Nom de la macro. Access inclut une entre pour chaque macro de chaque groupe en utilisant le format nomgroupemacro.nommacro. Cliquez sur OK. Spcifiez la macro en tant que paramtre de proprit d'vnement dans un formulaire ou un tat ou en tant qu'argument Nom de macro de l'action ExcuterMacro. Utilisez la syntaxe ci-dessous lorsque vous faites rfrence la macro : nomgroupemacro.nommacro
191
Par exemple, le paramtre de proprit d'vnement suivant permet d'excuter une macro appele Catgories dans un groupe de macros appel Boutons Menus des Formulaires. Boutons Menus des Formulaires.Catgories
Excutez une macro appartenant un groupe de macros partir d'une procdure VBA l'aide de la mthode RunMacro de l'objet DoCmd, en utilisant la syntaxe dcrite prcdemment pour faire rfrence la macro. Excuter une macro partir d'une autre macro ou d'une procdure VBA Ajoutez l'action ExcuterMacro votre macro ou procdure.
Pour ajouter l'action ExcuterMacro une macro, dans une ligne d'action vide, slectionnez ExcuterMacro dans la liste d'actions, puis dfinissez l'argument Nom de macro en fonction du nom de la macro que vous voulez excuter. Pour ajouter l'action ExcuterMacro une procdure VBA, ajoutez la mthode RunMacro de l'objet DoCmd votre procdure, puis spcifiez le nom de la macro que vous souhaitez excuter ; par exemple, l'instance suivante de la mthode RunMacro excute la macro appele My Macro : DoCmd.RunMacro "My Macro" Excuter une macro en rponse un vnement sur un formulaire, un tat ou un contrle Bien que vous puissiez dsormais incorporer des macros directement dans des proprits d'vnement de formulaires, tats et contrles, il est toujours possible de crer des macros autonomes et de les associer des vnements, comme c'tait le cas dans les versions antrieures d'Access.
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Aprs avoir cr votre macro autonome, ouvrez le formulaire ou l'tat en mode Cration ou en mode Page. Ouvrez la feuille de proprits du formulaire ou de l'tat, ou bien d'une section ou d'un contrle sur le formulaire ou l'tat. Cliquez sur l'onglet vnement. Cliquez sur la proprit de l'vnement qui doit dclencher la macro. Par exemple, pour dmarrer la macro partir de l'vnement Modifier, cliquez sur la proprit Sur changement. Dans la liste droulante, cliquez sur le nom de la macro autonome. Enregistrez le formulaire ou l'tat.
192
Utilisation du Gnrateur dexpressions

Vous pouvez utiliser le Gnrateur d'expression pour vous aider gnrer des expressions. Le Gnrateur d'expressions offre un accs ais aux noms des champs et des contrles utiliss dans votre base de donnes, ainsi qu' une grande partie des fonctions intgres qui vous sont accessibles lors de l'criture d'expressions.
Prsentation du Gnrateur dexpressions Dmarrage du Gnrateur dexpressions partir dune table Dmarrage du Gnrateur dexpressions partir dun formulaire ou dun tat Dmarrage du Gnrateur dexpressions partir dune requte
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Prsentation du Gnrateur dexpressions
On peut considrer le Gnrateur d'expression comme un outil facilitant la recherche et l'insertion de composants d'une expression dont il serait autrement difficile de se souvenir, tels que des noms d'identificateurs (par exemple des champs, des tables, des formulaires ou des requtes) et des noms et arguments de fonctions. Vous pouvez utiliser le Gnrateur d'expression pour crer une expression ou vous pouvez slectionner l'une des expressions prdfinies, notamment pour afficher les numros de pages, la date actuelle et la date et l'heure actuelles. Vous pouvez dmarrer le Gnrateur d'expression partir de la plupart des emplacements dans Microsoft Office Access 2007 o vous pouvez crire des expressions manuellement, par exemple la proprit Source contrle d'un contrle ou la proprit Valide si d'un champ de table. Si vous voyez le bouton Gnrer d'expression. , vous pouvez normalement cliquer dessus pour dmarrer le Gnrateur
Fentre d'expression La section suprieure du gnrateur contient une fentre d'expression o vous construisez votre expression. Vous pouvez taper manuellement votre expression dans cette fentre ou bien slectionner des lments dans les trois colonnes de la section infrieure du Gnrateur d'expression, puis les ajouter la fentre d'expression. Pour ajouter un lment, double-cliquez dessus, puis cliquez sur Coller. Boutons d'oprateurs La section centrale du Gnrateur d'expression contient des boutons permettant d'insrer des oprateurs arithmtiques et logiques courants dans votre expression. Pour insrer un oprateur dans la fentre d'expression, cliquez sur le bouton appropri. Pour afficher une liste plus longue d'oprateurs que vous pouvez utiliser dans des expressions, cliquez sur le dossier Oprateurs dans la colonne infrieure gauche contenant les lments d'expression, puis cliquez sur la catgorie souhaite dans la colonne centrale. La colonne de droite rpertorie alors tous les oprateurs de la catgorie slectionne. Pour insrer un oprateur, double-cliquez dessus.
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lments d'expression La section infrieure contient trois colonnes : La colonne de gauche contient des dossiers qui rpertorient les tables, requtes, formulaires et tats de votre base de donnes, ainsi que les fonctions intgres et les fonctions dfinies par l'utilisateur disponibles, des constantes, des oprateurs et des expressions courantes. La colonne centrale rpertorie des lments ou des catgories d'lments spcifiques pour le dossier slectionn dans la colonne de gauche. Par exemple, si vous cliquez sur Fonctions intgres dans la colonne de gauche, la colonne centrale rpertorie des catgories de fonctions. La colonne de droite rpertorie les valeurs (le cas chant) des lments slectionns dans les colonnes de gauche et centrale. Par exemple, si vous cliquez sur Fonctions intgres dans la colonne de gauche, puis que vous cliquez sur une catgorie de fonctions dans la colonne centrale, la colonne de droite rpertorie toutes les fonctions intgres de la catgorie slectionne. Pour crer votre expression, vous pouvez taper du texte dans la zone d'expression, puis coller des lments partir des autres zones du Gnrateur d'expression. Par exemple, vous pouvez cliquer dans la colonne infrieure gauche pour afficher l'un des objets de votre base de donnes, ainsi que les fonctions, constantes, oprateurs et expressions courantes. Lorsque vous cliquez sur un lment dans la colonne de gauche, le contenu des autres colonnes change en consquence. Par exemple, lorsque vous cliquez sur Tables dans la colonne de gauche, puis que vous cliquez sur le nom d'une table, la colonne centrale rpertorie les champs de cette table. Lorsque vous double-cliquez sur Fonctions dans la colonne de gauche, puis que vous cliquez sur Fonctions intgres, la colonne centrale affiche toutes les catgories de fonctions et la colonne de droite rpertorie toutes les fonctions de ces catgories. Lorsque vous double-cliquez sur une fonction pour l'insrer dans votre expression, la fonction et le texte indiquant les arguments requis par cette fonction apparaissent sous la forme d'espaces rservs dans la fentre d'expression. Par exemple, si vous double-cliquez sur la fonction VraiFaux, le Gnrateur d'expression ajoute les lments suivants dans la fentre d'expression : IIf (expr, partievraie, partiefausse) Vous devez replacer le texte expr, partievraie et partiefausse par les valeurs relles des arguments. Vous pouvez le faire directement dans la fentre d'expression en cliquant sur chaque espace rserv, puis en tapant l'argument ou en le slectionnant l'aide des trois listes d'lments d'expression. Si vous cliquez sur plusieurs fonctions successivement, par exemple sur la fonction VraiFaux, puis sur la fonction Round, le Gnrateur d'expression ajoute les deux fonctions la fentre d'expression en les sparant par l'espace rserv Expr : IIf (expr, partievraie, partiefausse) Expr Round (nombre, prcision) Outre les espaces rservs pour les arguments des fonctions, vous devez galement remplacer l'espace rserv Expr par un oprateur pour que l'expression entire soit valide. Lorsque vous collez un identificateur (le nom d'un champ de table ou d'un contrle) dans votre expression, le Gnrateur d'expression insre seulement les parties de l'identificateur qui sont requises dans le contexte actuel. Par exemple, si vous dmarrez le Gnrateur d'expression partir de la feuille de proprits d'un formulaire nomm Clients, puis que vous collez un identificateur pour la proprit Visible du formulaire dans votre expression, le Gnrateur d'expression colle uniquement le nom de proprit Visible. Si vous utilisez cette expression en dehors du contexte du formulaire, vous devez inclure l'identificateur dans son intgralit : Formulaires![Clients].Visible.
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Dmarrage du Gnrateur dexpressions partir dune table
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table modifier, puis cliquez sur Mode Cration dans le menu contextuel. Dans la liste Nom du champ, cliquez sur le champ que vous souhaitez modifier. Sous Proprits du champ, cliquez sur l'onglet Gnral. Cliquez sur la proprit qui contiendra l'expression, puis cliquez sur le bouton Gnrer de la proprit. Dmarrage du Gnrateur dexpressions partir dun formulaire ou dun tat en regard
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le formulaire ou l'tat modifier, puis cliquez sur Mode Cration dans le menu contextuel. Cliquez avec le bouton droit sur le contrle modifier, puis cliquez sur Proprits dans le menu contextuel. Dans la feuille de proprits, reprez la proprit qui contiendra l'expression, puis cliquez sur le bouton Gnrer en regard de la proprit.
Dmarrage du Gnrateur dexpressions partir dune requte Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la requte modifier, puis cliquez sur Mode Cration dans le menu contextuel. Cliquez sur la cellule dans la grille de cration qui contiendra l'expression. Par exemple, cliquez sur la cellule Critres de la colonne o vous souhaitez fournir des critres ou cliquez sur la cellule Champ de la colonne o vous souhaitez crer un champ calcul. Sous l'onglet Crer, dans le groupe Paramtrage de requte, cliquez sur Gnrateur.
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PRISE EN MAIN ACCESS 2007

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Concepts de base sur la conception d'une base de donnes ....................................... 6

Guide pour l'interface utilisateur Access 2007..................................................................23

Afficher et grer des objets l'aide du volet de navigation ........................................36

Crer une base de donnes.....................................................................................................45

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Crer des tables dans une base de donnes.....................................................................56

Guide pour les relations entre tables ...................................................................................79

Crer une requte Slection simple......................................................................................98

Crer une requte base sur plusieurs tables ................................................................ 105

Crer un formulaire.................................................................................................................. 112

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Crer un formulaire contenant un sous-formulaire ..................................................... 126

Crer un tat simple ................................................................................................................ 133

Crer et utiliser des sous-tats ............................................................................................ 145

Comprendre les sous-tats Crer un sous-tat Modifier la conception d'un sous-tat

Crer un tat group ou de synthse Masquer tout .................................................156

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Crer une macro ....................................................................................................................... 180

Utilisation du Gnrateur dexpressions .......................................................................... 189

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Concepts de base sur la conception d'une base de donnes

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Terminologie relative aux bases de donnes

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Rpartir des informations dans des tables

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Ne pas inclure de donnes calcules

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Guide pour l'interface utilisateur Access 2007

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La page Prise en main de Microsoft Office Access s'affiche. 2. 3. 4.

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