PERBEKALAN (MATERIA) SEBAGAI UNSUR-UNSUR DALAM ADMINISTRASI

PENDAHULUAN Pengadaan perbekalan merupakan fungsi operasional pertama dalam manajemen perbekalan. Fungsi ini pada hakikatnya me rupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan perbekalan sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah maupun tempat, dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggungjawabkan. Serangkaian kegiatan pengadaan perbekalan dari kegiatan perencanaan dan penentuan kebutuhan sampai dengan penerimaan perbekalan. Setiap tahap dan langkah kegiatan pengadaan perbekalan tersebut harus mendapat perhatian secara proporsional guna mendukung kinerja setiap unit kerja maupun mendukung efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan. Dalam kegiatan pengadaan perbekalan terdapat berbagai macam alternatif maupun sistem yang dapat ditempuh. Di sisi lain, ada berbagai macam pertimbangan yang harusdiperhatikan untuk menentukan dan menetapkan pilihan atas cara dan sistem yang hendak dilaksanakan. Di samping itu, terdapat beberapa pertimbangan yang harus diperhatikan untuk menentukan dan menetapkan tindakan dalam rangka pengadaan perbekalan. Pengadaan perbekalan dengan cara pembelian merupakan cara yang paling sering dilakukan oleh suatu organisasi pada umumnya. Dalam setiap usaha kerjasama mencapai tujuan selalu terdapat seorang yang benar-benar bertanggung jawab agar tujuan tercapai dengan seefisien mungkin. Setiap orang yang terlibat di dalamnya haruslah memperhitungkan dirinya supaya menunaikan tugas masing-masing dengan baik (tepat guna dan daya guna) Peranan pimpinan adalah menggerakan orang-orang agar melakukan perbuatan yang menuju kea rah tercapainya tujuan, serta mengerahkan fasilitasnya untuk menyelesaikan pekerjaan dalam usaha kerjasama tersebut agar tercapai daya guna setinggi-tingginya. Pimpinan harus memilki pengetahuan dalam masalah perbekalan, dan yang pokok adalah bahwa material harus tersedia apabila dibutuhkan dan ditempat dimana barang tersebut digunakan. jika tidak tersedia maka akan mengalami kebangkrutan.

Fungsi administrasi perbekalan mencakup pelbagai segi administrasi dan khususnya manajemen untuk mengurus hal ikhwal perbekalan atau material (supply). Manajer sendiri dibagi beberapa tingkatan yaitu : manajer atas, manajer tengah, manajer terendah. Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan perbekalan. Beberapa alternatif cara pengadaan perbekalan tersebut adalah sebagai berikut : Membeli Membeli merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan organisasi membayar sejumlah uang tertentu kepada penjual atau supplier untuk mendapatkan sejumlah perbekalan sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak. Setelah transaksi jual-beli ini selesai, barang/perbekalan yang telah dibeli menjadi hak rnilik organi sasi. Pengadaan perbekalan dengan cara pembelian ini merupakan cara yang dominan dilakukan oleh organisasi. Meminjam Meminjam merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan yang diperoleh dari pihak lain dengan tanpa memberikan kontra prestasi (imbalan) dalam bentuk apapun. Pemenuhan kebutuhan dengan cara ini hendaknya dilakukan hanya untuk memenuhi ke butuhan perbekalan yang sifatnya sementara dan harus mempertimbangkan citra baik suatu organisasi. Menyewa Menyewa merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan yang diperoleh dari pihak lain dengan memberikan kontraprestasi (imbalan) sesuai kesepakatan kedua belah pihak. Pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan cara ini hendaknya dilakukan apabila kebutuhan perbekalan bersifat sementara dan temporer.

Membuat Sendiri Membuat sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan membuat sendiri yang dilakukan oleh pegawai atau suatu unit kerja tertentu. Pemilihan cara ini harus memper hatikan tingkat efektivitas dan efisiensinya apabila dibanding kan dengan cara pengadaan perbekalan yang lain.

Menukarkan Menukarkan merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan menukarkan perbekalan yang dimiliki dengan perbekalan yang dibutuhkan organisasi dari pihak lain. Pemilihan cara peng adaan perbekalan ini harus mempertimbangkan adanya saling meng untungkan di antara kedua belah pihak, dan perbekalan yang ditukar kan harus merupakan perbekalan yang sifatnya berlebihan atau perbekalan yang dipandang dan dinilai sudah tidak berdaya guna maupun ber nilai guna lagi.

Substitusi Substitusi merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan cara mengganti material lain yang memiliki fungsi sama untuk memenuhi suatu kebutuhan tertentu.

Pemberian/Hadiah Pemberian (hadiah) merupakan cara pemenuhan kebutuhan dengan menggunakan perbekalan yang merupakan pemberian/hadiah dari pihak lain.

Perbaikan/Rekondisi Perbaikan merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan perbaiki perbekalan yang telah mengalami ke rusakan, baik dengan perbaikan satu unit perbekalan maupun dengan jalan penukaran instrumen yang baik di antara instrumen perbekalan yang rusak sehingga instrumeninstrumen yang baik tersebut dapat disatukan dalam satu unit atau beberapa unit perbekalan, data pada akhirnya satu atau beberapa unit perbekalan tersebut dapat dioperasikan, dan kebutuhan perbekalan dapat dipenuhi.

PENGERTIAN DASAR Administrasi perbekalan membutuhkan pikiran kreatif yang digolongkan sebagai seni. Hal ini dapat berlaku apabila diterapkan pada dua orang dengan tingkat pendidikan sama, hasilnya akan berbeda. Analisa selanjutnya berksimpulan bahwa berhasil atau gagalnya suatu pekerjaan adalah tergantung dari kepribadian si manajer itu. Dalam administrasi dibutuhkan lebih banyak praktek dalam memecahkan persoalan daripada pekerjaan lain.

A. Hubungan Diantara Fungsi Perbekalan Fungsi perbekalan merupakan perpaduan dari bidang-bidang perkiraan kebutuhan, anggaran, pengadaan, penimbunan, distribusi, pemeliharaan, dan penghapusan. Perkiraan kebutuhan berdasarkan kenyataan dari berbagai tempat kerja, bahkan merupakan hasil dari penelitian dan pengembangan. Oleh karena itu, petugasnya dapat memecahkan masalah dan menentukan tindakan demi keuntungan instansi yang bersangkutan. Tindakan pengadaan ini menimbulkan penimbunaan, pemeliharaan dan pemberian kepada pemakai. Kegiatan pengadaan sebagai lanjutannya mencakup pembelian barang bekal yang ditentukan sebagai jumlah yang dibutuhkan, serta penyerahan barang sesuai syarat yang ditetapkan oleh petugas dan pihak yang terkait. Dengan sendirinya harus ada koordinasi yang sempurna atau kerjasama diantara yang membeli dan membutuhkan, untuk tercapainya daya guna sebesarbesarnya.

B. Perencanaan pengadaan dan penentuan kebutuhan Perencanaan pengadaan perbekalan merupakan kegiatan pemikiran, penelitian, perhitungan dalam upaya untuk mengadakan kebutuhan berkaitan dengan penentuan kebutuhan, cara-cara pengadaan/prosedur pengadaan, maupun aturan-aturan yang harus diperhatikan dan dipatuhi dalam pelaksanaan peng adaan perbekalan. Sebagaimana kegiatan perencanaan pada umumnya, dalam perencanaan perbekalan pun senantiasa merujuk pada pertanyaan what (apa), why (mengapa), when (kapan), where (di mana), who (siapa), dan how (bagaimana). Sehubungan dengan hal itu, dalam perencanaan perbekalan harus senantiasa dikembangkan dan diperhatikan beberapa pertanyaan berikut ini: Barang apa yang akan diadakan? Mengapa barang tersebut diadakan? Kapan barang tersebut akan dibutuhkan?

 Kapan barang tersebut akan diadakan? Di mana barang tersebut akan diperoleh? Siapa yang akan menggunakan barang tersebut? Siapa yang akan mengadakan barang tersebut? Berapa banyak barang yang akan diadakan? Berapa harga barang-barang yang akan diadakan? Bagaimana cara pengadaan barangnya? Bagaimana prosedur pengadaan barang tersebut? Bagaimana aturan-aturan pengadaan barang tersebut? Dengan bantuan beberapa pertanyaan tersebut akan dapat di peroleh berbagai pemikiran akan jenis dan spesifikasi barang yang akan diadakan, alasan-alasan yang kuat atas pengadaan barang, waktu pengadaan barang, sumber/tempat barang akan diperoleh, pihak-pihak yang bertanggung jawab dan berwenang dalam pengadaan barang, jumlah barang, harga barang, cara pengadaan barang, prosedur pengadaan barang, dan aturan-aturan yang harus dipenuhi dalam pelaksanaan pengadaan barang. Dengan berbagai macam pemikiran dan pertimbangan, akhir nya dapat ditentukan dan ditetapkan beberapa dan berbagai macam kebutuhan perbekalan. Penentuan dan penetapan kebutuhan perbekalan adalah kegiatan perumusan daftar nama-nama barang yang pasti akan diadakan oleh suatu organisasi dalam periode waktu tertentu. Daftar nama-nama barang tersebut biasa disebut dengan istilah Daftar Nominasi Barang. Penyusunan dan perumusan Daftar Nominasi Barang ini harus melibatkan beberapa pihak yang kompeten, antara lain pimpinan puncak, penanggung jawab keuangan (misalnya manajer keuangan), dan penanggung jawab dalam operasionalisasi perbekalan, pengawasan perbekalan, dan pelaksanaan pengadaan perbekalan (misalnya kepala bagian perbekalan dan atau kepala bagian rumah tangga). Daftar Nominasi Barang inilah yang dijadikan pedoman bagi pimpinan puncak, penanggung jawab keuangan, dan penanggung jawab pengadaan perbekalan untuk menyetujui maupun melaksanakan kegiatan operasional pengadaan perbekalan. Dalam Daftar Nominasi Barang ini selain memuat gambar an informasi mengenai nama dan spesifikasi barang serta jumlah barang yang akan diadakan, juga

harus memuat gambaran informasi mengenai harga per satuan dan harga total guna memperhitungkan anggaran yang yang dibutuhkan. Secara teknis ada beberapa tahap dalam penentuan kebutuhan perbekalan, khususnya untuk kebutuhan perbekalan nonrutin. Beberapa tahap dalam penentuan kebutuhan perbekalan tersebut adalah sebagai berikut : menyusun seluruh nama-nama barang (perbekalan) yang di butuhkan dengan selalu mempertimbangkan relevansi usul an perbekalan dengan fungsi unit kerja tertentu yang mengusulkan, pertimbangan biaya dan manfaat, maupun kepentingan dan tujuan organisasi secara keseluruhan. menyusun daftar nama-nama kebutuhan perbekalan tersebut ber dasarkan skala prioritas : mutlak-penting-perlu - Mutlak, dalam arti bahwa pemenuhan kebutuhan perbekalan tersebut sifatnya sangat mendesak dan harus ada. - Penting, dalam arti pemenuhan kebutuhan perbekalan tersebut sifatnya mendesak. - Perlu, dalam arti pemenuhan kebutuhan perbekalan tersebut sifat nya kurang mendesak. Perlu dicatat bahwa ukuran skala prioritas (mutlak, penting, dan perlu) ini sifatnya relatif dan dinamis sejalan dengan per kembangan, kondisi finansial, dan kebijakan organisasi.
Menetapkan perbekalan yang pasti akan diadakan yang dituang kan

dalam Daftar Nominasi Barang (daftar nama-nama barang yang pasti akan diadakan setelah diurutkan berdasarkan skala prioritas). Karena dalam penentuan kebutuhan perbekalan yang dituangkan

C. Organisasi Bagian Perbekalan Dapat dibagi dalam pembagian tugas sebagai berikut : a. Bagian Perbekalan
Bertugas dalam bidang pengembangan dan pengawasan terhadap system

perbekalan

 Menyusun dan melaksanakan kebijaksanaan dan evaluasi kegiatan menyangkut material Mengembangkan dan mengawasi rencana perbekalan Mengordinasikan pengembangan dari kebijaksanaan dan rencana perbekalan serta pengawasannya. Menatalaksanakan anggaran pengadaan bagi hal yang rutin dan khusus Menatalaksanakan bantuan dari luar negeri serta mengadakan penelaahan periodic atas bantuan tersebut b. Bagian Penggunaan / Pemeliharaan
Bertugas mengawasi tatakerja perbekalan instansi setelah barang bekal

diterima dari penjual (leveransir) Mengembangkan dan menambah kebijaksanaan perbekalan

Mengawasi kegiatan tempat-tempat penyimpanan dan gudang, tatakerja

distribusi barang bekal. Mengembangkan, menyempurnakan dan mengawasi kegiatan angkutan dan kegiatan pembangunan. Bagian pemeliharaan bertugas mengkoordinasi dalam soal mengembangkan dan mengawasi implementasi ( perlengkapan). Mengawasi implementasi dari penyiaran petunjuk pemeliharaan dan tatakerja pemeliharaan. Mengawasi barang yang sudah tidak digunakan dan atau tidak diperbaiki lagi untuk dihapuskan dari pertanggungjawaban perbendaharaan instansi Mengidentifikasikan barang yang dianggap kelebihan (surplus). Menatalaksanakan penghapusan dengan sempurna serta dibuatkan statistiknya tentang jumlah barang tersebut.

 Menatalaksanakan hasil penjualan ataupun penukaran barang kelebihan serta barang yang sudah tidak terpakai dan rusak. Menelaah unsur kepercayaan pekerja terhadap sesuatu barang dan kemungkinan untuk merevisinya. Mengembangkan system nomor katalog untuk mencapai satu bahasa dalam penyebutan suatu barang. Merencanakan dan melaksanakan pemeriksaan berkala dan pemeriksaan mendadak guna memeriksa kesiap-siagaan karyawan.

FUNGSI FUNGSI PENGADAAN PERBEKALAN A. Penelitian Kebutuhan Perlengkapan Kerja Pimpinan yang bertugas dalam hal ini berkewajiban mengadakan penelitian terhadap benda-benda yang akan dibutuhkan instansinya, baik jumlah maupun mutunya. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam penelitian dan penentuan kebutuhan perlengkapan kerja ini antara lain : a. Faktor Fungsional Mempengaruhi secara langsung pelaksanaan kerja. Disini akan diteliti pengaruh alat tersebut apabila memakainya terhadap hasil kerja (output) manusia yang menggunakannnya. b. Faktor Ongkos Menyangkut biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh benda. Dalam hal ini memperhatikan mutu, harga, serta beberapa hal mengenai benda yang dibeli tersebut. c. Faktor Standardisasi dan Normalisasi Standardisasi alat sangat menguntungkan. Misalkan dalam

penyeragaman alat-alat (mesin) yang digunakan akan mempermudah dalam

perbaikan baik perawatan maupun komponennya. Harganya lebih murah karena system pembeliaannya yang bersamaan dan barangnya seragam. d. Faktor Prestise Faktor ini dihubungkan dengan penelitian dan kemudian pembelian alat-alat bekerja yang dipergunakan oleh pegawai-pegawai tinggi.

B. Standardisasi dan Perincian Benda Standardisasi alat bekerja merupakan masalah yang perlu dikembangkan untuk menghadapi pembangunan kantor pemerintah maupun rehabilitasi dari industry. Masalah ini hendaknya kepada panitia ahli yang mampu menyimpulkan alat yang digunakan dalam kerjasama yang dijadikan standar bagi kantor atau perusahaannya. Langkah-langkah yang dilakukan para ahli ialah mengadakan : 1. Klasifikasi alat-alat produksi Menggolongkan berdasarkan fungsinya atau menghasilkan barangbarang tertentu. Semua alat digolongkan berdasar kriteria tertentu missal bentuk, warna, tipe, dan merk. 2. Spesifikasi alat-alat Dalam hal ini alat tersebut diuji kemampuannya untuk mengetahui mutu alat tersebut. Dari hasil penelitian dapat diambil kesimpulan mengenai alat yang akan dijadikan pola (standar)

3. Standardisasi alat-alat Keuntungan dari adanya standardisasi alat antara lain : Penghematan ongkos pengangkutan Penghematan pemakaian ruang untuk penyimpanan

 Mempermudah dalam hal pertukaran antar instansi (pabrik) Penghematan dalam perbaikan alat-alat produksi

C. Pembelian Benda Secara empiris, di antara beberapa alternatif cara pengadaan perbekalan, cara pengadaan perbekalan dengan pembelian merupakan yang dominan dilakukan oleh setiap organisasi. Oleh karena itu pengadaan perbekalan dengan cara pembelian ini akan dibahas secara lebih terperinci dan mendetail. Pada tahap perencanaan, pelaksanaan, maupun evaluasi pembelian perbekalan, setiap organisasi hendaknya senantiasa memper hatikan dan berpedoman pada tujuan dan atau orientasi pembelian itu sendiri. Adapun tujuan/orientasi pembelian tersebut adalah untuk mendapatkan perbekalan/material yang tepat, baik tepat mutu, tepat jumlah, tepat waktu, tepat sumber, tepat harga, tepat lokasi, dan tepat peraturan. Tepat Mutu Mutu (quality) yang tepat dalam arti ada kecocokan guna (suitability). Mutu yang terbaik dari suatu barang ialah bila barang yang dibeli dengan biaya terendah dapat memenuhi kebutuhan sebagaimana maksud barang tersebut dibeli. Dengan demikian pembelian barang hendaknya sesuai dengan spesifikasi dan standar yang telah ditetapkan. Tepat jumlah Tepat jumlah (quality) dalam arti pembelian barang hendaknya dalam jumlah yang cukup untuk memenuhi kebutuhan (tidak kurang dan tidak berlebihan). Tepat waktu Tepat waktu dalam arti, barang sudah tersedia pada saat di butuhkan. Tepat sumber Tepat sumber dalam arti, barang/material diperoleh dari sumber yang memenuhi persyaratan, antara lain sumber legal, punya kemampuan keuangan yang dapat diandalkan, punya keahli an dalam bidangnya, terpercaya (terjamin penyerahan barang sesuai dengan

spesifikasi/standar dan waktu yang telah di tetapkan), sanggup memberikan after sales service (bila di perlukan). Tepat harga Tepat harga dalam arti, harga dalam pembelian adalah harga yang wajar sesuai dengan situasi dan kondisi pasar pada waktu itu, yang diperoleh dari riset pasar dan analisis biaya dan harga. Tepat tempat/lokasi Tepat tempat/lokasi dalam arti, barang dikirim ke tempat yang sesuai dengan permintaan user atau pemesan. Tepat peraturan Tepat peraturan dalam arti pembelian dilaksanakan dengan mengikuti peraturan yang diberlakukan, baik oleh pemerintah maupun perusahaan. Beberapa orientasi pembelian tersebut selain dijadikan pedoman dalam melaksanakan pembelian, juga dapat dijadikan sarana untuk mengevaluasi atas pelaksanaan pembelian maupun tindakan pem belian berikutnya. Biaya untuk pembelian material merupakan pengeluaran terbesar. Maka perlu beberapa pertimbangan yang dilakukan, antara lain : Sedapat mungkin mengurangi pembiayaan baru dengan mencari benda yang dibutuhkan pada benda yang mempunyai kelebihan (excess stock) Menimbulkan persaingan produsen barang yang akan dibeli Mendapatkan keterangan terbaru mengenai benda yang dibutuhkan
Mendapatkan keterangan mengenai perkembangan terbaru atas

barang-barang yang dibutuhkan Mempertimbangkan semua biaya bagi barang bekal sampai barang siap digunakan Mengenai prosedur pembelian karena sifat barang yang sangat kompleks dapat ditempuh berbagai jalan, antara lain :

1. Sentralisasi Yang dimaksud dengan sistem sentralisasi dalam pengadaan logistic yaitu cara pengadaan perbekalan di mana kewenangan dalam pengadaan perbekalan bagi seluruh unit kerja dalam organisasi di berikan pada satu unit kerja tertentu sehingga segala macam peng adaan perbekalan dalam organisasi hanya dilayani oleh satu unit kerja/bagian tertentu tersebut atau Seluruh pembelian dilakukan bersama dalam suatu jawatan. Keuntungan sentralisasi antara lain : Mengurangi harga perkesatuan, biaya tambahan (overhead cost) untuk fasilitas yang diperlukan.

Menambah, atas benda-benda secara ilmiah dan standardisasi benda yang dibutuhkan.

Memudahkan pemusatan untuk tempat penelitian barang, gudang dan penjualan barang yang telah tua dan rusak.

Sedangkan kelemahan dari sentralisasi terjadi apabila petugas tidak mengetahui secara pasti tentang kebutuhan bagian-bagian perusahaan. 2. Desentralisasi Pembelian atas benda-benda dilakukan sendiri oleh masing-masing bagian. Kebaikan dari system ini adalah barang yang dibutuhkan bagian (unit) dapat diterima secara cepat dan barang tersebut benar-benar sangat diinginkan. Sedangkan kelemahan desentralisasi antara lain: Terdapatnya macam-macam alat yang berbeda bentuk, dan tipe untuk masing-masing bagiannya. Tertumpuknya barang yang tak diperlukan di masing-masing bagian Kecendurungan untuk memiliki barang baru di tiap bagian.

3. Kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi

Sistem campuran merupakan sistem atau cara pengadaan perbekalan dengan mengkombinasikan antara sistem sentralisasi dan de sentralisasi. Pertimbangan penggunaan sistem campuran ini selain menjamin ketepatan dalam pemenuhan kebutuhan perbekalan dari setiap unit kerja, khususnya kebutuhan perbekalan yang sifatnya spe sifik sesuai dengan tugas operasional unit kerja tersebut, juga untuk mendukung program standardisasi dan normalisasi organisasi. Dengan demikian, apabila perbekalan dibutuhkan oleh seluruh unit atau beberapa unit kerja, pengadaan perbekalan dilakukan dengan sistem sentralisasi, sedangkan apabila kebutuhan perbekalan ber sifat khusus untuk suatu unit kerja, pengadaan perbekalan dilakukan dengan sistem desentralisasi. Beberapa hal yang dapat dijadikan acuan untuk menetapkan system pengadaan perbekalan yang akan diterapkan oleh suatu organisasi dari beberapa alternatif sistem pengadaan perbekalan tersebut selain berdasarkan keterkaitan jenis perbekalan dengan kebutuhan perbekalan unit-unit kerja, juga dapat bertolak dari pertimbangan ukuran organisasi, profesionalitas (kompetensi dan sikap mental) pegawai, dan kompleksitas dan tingkat beban kerja unit-unit kerja.

D. Pengiriman Barang Untuk pengadaan barang perbekalan di butuhkan aktivitas pengiriman barang, dapat dilakukan antara lain untuk di darat menggunkan kereta api, truk, otobis, dan kapal udara. Untuk yang melalui laut memakai kapal laut, dan motor boat. Soal pengiriman barang diserahkan pada ahlinya yaitu expeditur untuk angkutan di darat dan cargadur untuk pengangkutan laut. Dalam setiap media yang digunakan, perlu diperhatikan antara lain : 1. Pengiriman dengan kereta api Untuk mengirim barang dengan kereta api perlu dibuat surat angkutan (vrachtbrief). Pengiriman bisa dalam bentuk :

Kiriman biasa, diangkut dengan kereta api biasa. Kiriman hantaran, dikirim lewat kereta api penumpang,

barang dapat diantar langsung kerumah oleh PJKA Kiriman cepat, diangkut dengan kereta api cepat, kiriman

dapat cepat sampai, namun biayanya mahal. Kiriman bagasi, diangkut dengan kereta api penumpang.

Kiriman ini harus diurus sendiri oleh pengirim. Kiriman rembours, barang dibawa ketempat yang dituju oleh

PJKA dan diserahkan setelah dibayar yang bersangkutan. 2. Pengiriman dengan kapal laut Barang yang akan dikirim lewat kapal laut harus melaui perusahaan pelayaran, maka dibuatlah resu mualim (stuurmanrecu) mengenai merk dan cirri-ciri barang, konosenem (conossenem) adalah surat yang pertama tadi dan telah ditandatangani kapten serta isinya sama dengan resu mualim. Yang terakhir adalah surat AVI (aangiftevan inlanding) berupa surat pendaftaran untuk memuat barang ke dalam kapal disebut pas pabean. 3. Pengiriman dengan kapal udara Untuk pengiriman dengan kapal udara perlu berhubungan dengan maskapai penerbangan semacam GIA untuk pengiriman dalam negeri, dapat pula menggunakan BOAC, QANTAS, SAS, dan yang lain untuk pengiriman antar negara atau luar negeri. Karena biayanya sangat mahal, maka barang yang penting saja yang dikirim lewat cara ini. 4. Pengiriman via pos Pengiriman lewat pos hanya untuk barang tertentu saja seperti bungkusan atau peti saja. Pengiriman lewat pos dapat melalui jalan antara lain : Dengan pospaket Dengan pos tercatat

Dengan bungkusan Dengan bulpos

5. Macam-macam ongkos kirim Dalam dunia perdagangan, ongkos mengirimkan barang telah ditetapkan menurut syarat tertentu antara lain : Loco gudang, artinya penjual menyerahkan barang dalam gudangnya dan semua biaya dibayar pembeli. Franco gudang pembeli, artinya semua ongkos sampai barang masuk ke gudang pembeli menjadi tanggung jawab penjual. Free on rail, artinya semua ongkos sampai gerbong stasiun negara penjual ditanggung penjual. Selanjutnya menjadi kewajiban pembeli. Free along side, artinya semua ongkos sampai pinggir kapal ditanggung penjual dan selanjutnya menjadi tanggungan pembeli. Free on board, artinya semua ongkos sampai barang dimuat ke dalam kapal ditanggung penjual. Cost insurance freight, artinya selain ongkos dalam FOB ditambah ongkos asuransi menjadi tanggungan penjual. Free at quarty, artinya semua ongkos sampai barang dibongkar di hanggar pelabuhan negeri pembeli, dipikul oleh penjual.

F.O.S. (Free Overside Ship), yakni biaya pemindahan barang dari kapal ke motor boat sudah termasuk dalam harga barang.

C.I.F.I.C.(Cost Insurance and Freight Inclusive Commision), yakni semua ongkos tambahan kapal, komisi, termasuk premi asuransi ditanggung oleh penjual

6. Cara pembayaran dan potongan harga

Bayar muka, yakni pembayaran harga sebelum barang di terima atau sebelum barang ada.

Bayar tunai (cash), yakni pembayaran harga barang secara tunai bersama dengan surat pesanan.

Bayar belakang, yakni pembayaran yang dilakukan beberapa lama setelah barang diterima.

CAC (Cash and Carry), yakni harga barang dibayar lebih dahulu sebelum dibawa, atau uang diterima lebih dahulu baru barang dikirimkan kepada pembeli.

COD (Cash on Delivery), yakni pembayaran dilakukan pada waktu barang diserahkan kepada pembeli.

Remburs, yakni pembeli harus membayar harga barang yang dibeli kepada pengangkut barang (perusahaan pengangkut an) pada waktu barang diserahkan.

Pada waktu dokumen tiba, yakni pembayaran dilaksanakan ketika dokumen barang yang dibeli tiba (di bank).

Potongan Harga

Potongan tunai, yakni potongan harga yang diberikan kepada pembeli yang membayar tunai (pembelian dalam jumlah besar). Korting atau discount, yakni potongan harga yang diberikan kepada pembeli yang membeli barang dalam jumlah besar. Rabat, yakni potongan yang diberikan kepada agen dan toko- took yang membeli barang untuk dijual lagi dengan harga jual yang ditentukan oleh penjual pertama.

Refaksi, yakni potongan harga dari penjual karena adanya kesalahan mutu pada barang yang dikirimkan.

FUNGSI PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN PERBEKALAN A. Pencatatan dan pengurusan pencatatan atas benda-benda Keharusan mengadakan pencatatan atas benda milik pemerintah tercantum pada Perpu no. 5/1962 pasal 2 ayat b yang berbunyi Mengadakan administrasi yang rapih mengenai barang yang masuk dan keluar gudang dan sebagainya. Benda milik Negara harus dapat dipertanggungjawabkan maka dari itu petugas selalu menginventarisasi, berapa jumlah, keadaaan, dan tempatnya. Terkadang petugas juga mengadakan penggolongan barang misalnya menjadi verbruikbare zaken (barang akan musnah setelah digunakan) dan onverbruikbare zaken (barang dapat digunakan berkali-kali). Bagi suatu industri, penggolongan barang menurut Charles F. Philips yaitu business goods (industrial) dapat digolongkan menjadi beberapa barang berdasarkan persamaan dalam pemakaian barang itu, antara lain : Raw materials (bahan-bahan baku) Fabricating materials part (barang produksi setelah mengalami beberapa proses pengolahan) Operating supplies (barang yang membantu kelancaran produksi) Installation (alat-alat produksi yang utama dari proses produksi) Accessory equipment (alat-alat pembantu utama instalasi)

B. Prosedur pemakaian benda Benda Negara harus dipertanggungjawabkan pemakaiannya secara maksimal. Bagi benda yang habis pakai, karyawan yang menggunakannya

harus memakai setepat mungkin. Maka harus disusun pedoman dalam pemakaian benda tersebut. Kehilangan atas benda milik negara karena kelengahan karyawan harus diganti seharga barang yang hilang. Bagi petugas agar jangan sampai lupa dengan persediaan barang tidak habis.

C. Teknik menyimpan dan merawat benda Penyimpanan dan perawatan benda dimaksudkan agar benda dapat digunakan dalam jangka waktu yang lebih maksimal. Oleh karena itu, dikenalah istilah gudang yaitu suatu ruangan tidak bergerak yang dapat ditutup, tidak dapat dikunjungi umum melainkan untuk penyimpanan barang perniagaan. Dari segi perawatan atas benda-benda perlu diperhatikan : Penggunaan yang hati-hati oleh karyawan. Adanya spare-part untuk penggantian kerusakan bagian barang dengan segera agar tidak berlarut-larut kerusakannya. Pemeriksaan serta penggantian bagian barang tertentu menurut jangka waktu yang telah ditentukan. Pemakaian zat lain dan penggantiannya harus diatur. Pengiriman benda harus memperhatikan pengepakannya, untuk meminimalisasi kerusakan dalam perjalanan.

D. Prosedur penyingkiran benda Benda-benda milik pemerintah harus diadakan penyingkiran apabila benda tersebut telah rusak ataupun tua serta ongkos pemeliharaannya jauh lebih besar dari penggunaan benda tersebut, dan benda itu ternyata merupakan benda kelebihan walaupun bendanya masih baru. Untuk itu perlu diadakan tindakan apabila ditemukan barang dengan keadaan diatas, antara lain sebagai berikut :

Penjualan atau pelelangan Penukaran barang antar instansi Penghancuran atas benda-benda itu Perbaikan atas benda itu

PENGURUSAN PENGANGKUTAN DAN KENDARAAN A. Organisasi pool kendaraan Bagian angkutan adalah bagian yang penting dalam perbekalan, karena melayani perpindahan personal dan material. Pada sebuah instansi yang mempunyai kendaraan banyak harus ada organisasi pool yang mengurusnya, baik sopir, montir, sampai keamanan yang diusahakan secara kontinyu.

B. Perawatan terhadap kendaraan Tiap instansi pemerintah harus mempunyai garasi yang representative, system perawatan yang preventif, keamanan yang terjamin. Semua itu mengenai kebersihan kendaraan, pencegahan terjadinya kecelakaan, pemeriksaan bahan yang dibutuhkan kendaraan, dan prosedur yang dilakukan apabila terjadi kerusakan kendaraan pemerintah.

C. Teknik pengawasan terhadap pemakaian kendaraan Dalam hubungannya dengan pengawasan terhadap pemakaian

kendaraan, setiap karyawan yang bertugas dalam masalah angkutan, wajib mengetahui peraturan mengenai lalu lintas jalan

TATA RUANG Yang dimaksud tata ruang (lay out) adalah pengaturan perlengkapan material pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang sebaik-baiknya, sehingga menimbulkan kepuasan bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Tata ruang yang baik ditujukan untuk : Mencegah penghamburan tenaga dan waktu karyawan. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan. Menggunakan ruang secara efisien. Mencegah saling terganggunya antar karyawan atau pihak yang akan berhubungan dengan suatu bagian.

Dalam pelaksanaan maksud diatas asas-asas tata ruang yang harus dilakukan antara lain : Asas jarak terpendek Asas mengalirnya kegiatan Asas memudahkan pengawasan Asas fleksibilitas ruangan Asas hubungan masyarakat Asas menghilangkan gangguan

ADMINISTRASI PERBEKALAN MODERN DAN KORUPSI Cabang ilmu administrasi perbekalan mempelajari segenap rangkaian kegiatan penataan, pengadaan, pencatatan, pengaturan, pemakaian, pemeliharaan,

dan penyingkiran benda dalam kerjasama kelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Dengan begitu beberapa pokok administrasi perbekalan yang dipersoalkan antara lain adalah Penentuan kebutuhan perbekalan kerja, Pembukuan dan perincian benda perbekalan, Proses pembelian barang, Penawaran barang, Perundingan barang, Pembuatan kontrak barang, Pembayaran barang, Prosedur pemakaian barang, Pencatatan penggunaan barang perbekalan, Perawatan, pemeliharan, penyimpanan barang, Penyingkiran barang yang tidak diperlukan, Pengurusan dan pemeliharaan gedung, Pengurusan pengangkutan dan kendaraan, Penyusunan tata ruang kantor Dari semua persoalan tersebut telah terhimpun kelompok kelompok pengetahuan yang cukup luas, diantaranya administrasi harta benda yang tidak hanya mengurusi barang barang tetapi sampai pada terjadinya korupsi dan kolusi diantara pejabat dan pengusaha. Begitu juga administrasi tata ruang kantor tidak hanya meja dan kursi, tetapi juga mengisi faktor lain yang mempengaruhi ruang kerja kerja seperti cahaya, warna. Udara, dan suara. Jadi perbekalan yang mengelola pengadaan barang ini dalam suatu kantor memang amat penting keberadaanya. Karena kegiatan produksi tidak akan berjalan lancar bila bahan yang diperlukan tidak tersedia, peralatan rusak, atau tidak siap digunakan. Oleh karena itu, sebelum instruksi memulai pekerjaan diberikan perlu dipersiapkan semua bahan yang diperlukan. Bahan baku harus tersedia dalam jumlah yang cukup dan mutu yang terpilih Begitu pentingnya bagian penyediaan perbekan ini sehingga pada suatu kantor ( organisasi ) pembiayaannya dipersiapkan khusus, hal ini yang membuat kemungkinan terjadinya korupsi dan kolusi misalnya : Apabila bagian keuangan dan bagian perbakalan berkonsentrasi atau dikepalai oleh satu pihak, maka dapat terjadi manipulasi fakta melalui faktur dan kuitansi pembayaran tentang harga, biaya, dan honor yang sebenarnya. Apabila kepala bagian yang posisinya menentukan, sering menerima komisi, pemberian parcel, hadiah, dan sejenisnya dari pengusaha

yang pada giliran berikutnya sang pengusaha dapat menekan memenangkan tender jual beli dan penyetoran barang yang tidak diinginkan mutunya. Dari penjelasan di atas, terlebih dahulu kita pisahkan kejelasan korupsi dan kolusi tersebut sebagai berikut. Untuk pertama kalinya korupsi menjadi masalah yuridis dalam peraturan penguasa militer PRT/PM/06/1957 tentang pemberantasan korupsi. Di dalam peraturan ini korupsi diartikan sebagai perbuatan-perbuatan yang merugikan keuangan dan perekonomian Negara selanjutnya dirumuskan pola-pola tindakan-tindakan yang dikategorikan sebagai korupsi yaitu : Setiap perbuatan yang dilakukan siapapun juga untuk kepentingan diri sendiri, kepentingan orang lain, atau untuk kepentingan suatu badan yang langsung menyebabkan kerugian bagi keuangan dan perekonomian suatu negara. Setiap perbuatan yang dilakukan oleh pejabat yang menerima gaji atau upah keuangan negara atau suatu badan yang menerima bantuan dari keuangan negara atau daerah yang dengan mempergunakan kesempatan, kewenangan, atau kekuasaan yang diberikan kepadanya untuk jabatan langsung atau tidak langsung membawa keuntungan keuangan atau material baginya. Selain disebutkan di atas, undang-undang korupsi yang sekarang ini yaitu UU No. 3/1971 itupun sudah diperbaiki, karena bagaimanapun yang ditekankan adalah untuk menanggulangi bocornya uang negara ke tangan pribadi. Korupsi perlu dianggap sebagai pengurangan dana dan materi yang seharusnya oleh negara untuk kesejahteraan ekonomi masyarakat. Selain itu ada pula uang dan barang yang tidak hilang dari negara, tetapi negara mengalami kerugian karena mestinya memperoleh hasil pembangunan yang lebih baik tetapi tidak diterima secara utuh misalnya karena adanya pejabat yang memperoleh komisi dari pengusaha. Sehingga pada suatu ketika nanti, apabila pada penyediaan barang-barang, pembelanjaan perbekalan dan bangunan yang dilakukan pemborong ternyata tidak memenuhi syarat. Oleh karena itu, para pejabat birokrasi mempunyai kewajiban untuk memprotesnya.

Di negara yang sudah maju administrasi perbekalan ini mendapatkan perhatian yang memadai. Sedangkan masalah umum administrasi perbekalan di Indonesia antara lain : Pemecahan tingkat kebijaksanaan, seperti pemilihan yang tepat antara system sentralisasi atau desentralisasi. Pemecahan tingkat teknis, yakni yang harus dilaksanakan pada tingkat operasional dengan menerapkan pelbagai teknologi manajemen modern. Teknologi manajemen modern yang diterapkan dalam bidang perbekalan yaitu : Rochrematics, management science yang membahas penataan logistik sebagai total system mulai perencanaan sampai penilaiannnya.

Queing theory, membahas penataan distribusi barang dan jasa secara efisien.

Inventory control, teknik pengawasan inventaris yang menjamin ketersediaan barang.

Operations research, membahas hubungan logistik dengan pelaksanaan kegiatan-kegiatan operasional

DAFTAR PUSTAKA

Westra, Pariata, dkk. 1980. Aneka Sari Ilmu Administrasi. Yogyakarta : Balai Pembinaan Administrasi, Akademi Administrasi Negara

Soeprapto, Ch. 1962. Pengetahuan Administrsi Kantor. Jakarta : CV Muria Baru

www.google.com/search/administrasi/administrasi_perbekalan_modern/php/pdf