BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Kegiatan praktek lapangan merupakan kegiatan penerapan ilmu

pengetahuan dan teknologi yang di pelajari selama perkuliahan

di Politknik

Negeri Pontianak khususnya Jurusan Administrasi Bisnis pada program studi Diploma IV Administrsi Instansi Pemerintahan. Kegiatan praktek lapangan

dilakanakan di dinas/badan/kantor pemerintah daerah yang dilaksanakan di setiap akhir semester sebagai bagian dari kegiatan perkuliahan sehingga pengetahuan yang dipelajari di dalam perkuliahan dapat segera diterapkan dan dikembangkan dalam kegiatan praktek lapangan. Kegiatan ini sesuai dengan visi, misi dan tujuan Politeknik Negeri Pontianak yaitu Visi : Pada tahun 2020, Polnep merupakan lembaga pendidikan tinggi vokasi terbaik dan terpercaya pada tingkat nasional dan internasional. Adapun misi dari Politeknik Negeri Pontianak yaitu: 1. Menyelenggarakan peningkatan pendidikan vokasi dan penelitian guna terapan bagi upaya

kesejahteraan

masyarakat

menunjang

pembangunan nasional, sesuai dan sepadan dengan kebutuhan masyarakat ; 2. Membina dan mengembangkan profesionalisme yang sehat dan dinamis 3. Mengembangkan dan mendayagunakan ilmu pengetahuan teknologi untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat dengan memberdayakan sumber daya Politeknik Negeri Pontianak secara maksimal.

Sedangkan tujuan Politeknik Negeri Pontianak adalah: 1. Menyelenggarakan pendidikan vokasi dalam berbagai bidang keahlian untuk menghasilkan lulusan berkualitas yang mempunyai keunggulan komparatif dan keunggulan kempetitif, dengan cara sebagai berikut : Bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, Berdisiplin dan memiliki etos kerja yang tinggi, Memiliki pengetahuan, sikap dan ketrampilan profesional, Memiliki jiwa mandiri (wirausaha), Mampu berkomunikasi secara efektif melalui bahasa

Indonesia dan bahasa asing (terutama bahasa Inggris), serta menguasai penggunaan media komunikasi, informatika dan komputer, Tanggap dan mudah menyesuaikan diri terhadap perubahan, Memiliki kesadaran yang tinggi tentang nilai-nilai moral, budaya dan kemanusiaan serta cinta lingkungan, 2. Melaksanakan penelitian terapan dalam rangka pengembangan iptek untuk menunjang upaya pembangunan nasional, khususnya yang berkaitan dengan pembangunan industri, 3. Melaksanakan pengabdian kepada masyarakat untuk mengamalkan iptek melalui prakarsa dan peran aktif dalam membantu membangun desa tertinggal dan mengentaskan kemiskinan dengan jalan memberikan

pelayanan jasa teknologi, manajemen dan sebagainya, 4. Membina dan mengembangkan iklim kehidupan akademik yang sehat dan dinamis untuk membentuk msyarakat ilmiah yang menjunjung tinggi kebenaran, kejujuran, terbuka, kritis, bertanggungjawab, kreatif, inovatif dan tanggap terhadap perubahan jaman, 5. Membina dan mengembangkan kerjasama kelembagaan yang saling menguntungkan dan instansi pemerintah, industri, lembaga pendidikan lain, baik di dalam maupun di luar negeri, 6. Meningkatkan kinerja kelembagaan pada semua aspek kegiatan yang menjadi misi Polnep agar menjadi lembaga pendidikan tinggi profesional.

B. Tujuan dan Kegunaan Praktek Lapangan Secara umum praktek lapangan mempunyai tujuan : 1. Mahasiswa mempunyai pengalaman bekerja yang berharga melalui keterlibatan dalam pelaksanaan pekerjaan dalam praktek lapangan di badan/dinas/ kantor pemerintah daerah. 2. Mahasiswa dapat berpikir berdasrkan ilmu yang diperoleh di Perguruan Tinggi guna menjadi tenaga profesional di bidang administrasi instansi pemerintahan. 3. Meningkatkan hubungan antara Perguruan Tinggi dengan pemerintah daerah sehingga Perguruan Tinggi dapat lebih berperan dan

menyesuaikan kegiatan pendidikan dengan kebutuhan SDM Pemerintah Daerah. 4. Perguruan Tinggi memperoleh umpan balik dari masukan yang dapat berguna untuk meningkatkan pendidikan sesuai dengan kebutuhan pembangunan.

Adapun Kegunaan Praktek Lapangan : 1. Bagi Mahasiswa a. Memperdalam pengertian dan penghayatan terhadap pemanfaatan ilmu dan teknologi yang dipelajari di Perguruan Tinggi bagi penerapan secara nyata. b. Memberikan pemerintahan meningatkan pengalaman sehingga daya belajar dan bekerja cara sebgai berfikir kader seta

mendewasakan mahasiswa

penalaran

dalam

melakukan

perumusan dan pemecahan masalah yang dihadapi. 2. Bagi Pemerintah Daerah a. Memperoleh bantuan pemikiran dan tenaga, ilmu, teknologi dan seni dalam melaksanakan kegiatan pembangunan. b. Memanfaatkan bantuan tenaga mahasiswa untuk melaksanakan kegiatan pembangunan. 3. Bagi Perguruan Tinggi a. Memperoleh umpan balik sebagai hasil dari pendidikan dan penerapannya dalam kegiatan praktek lapangan sehingga kurikulum, materi perkuliahan dan pengembangan ilmu pengetahuan sesuai

dengan kebutuhan pembangunan. b. Meningkatkan, memperluas dan mempererat kerjasama Pemerintah Daerah melului kegiatan Praktek Lapangan . dengan

C. Lokasi Kegiatan Kegiatan Praktek Lapangan ( PL ) ini dilaksanakan di Kantor Perpustakaan,Arsip dan Dokumentrasi Kota Pontianak yang berlokasi di Jalan Alianyang,Kota Pontianak. D. Waktu Pelaksanaan Kegiatan Praktek Lapangan ( PL ) ini dilaksanakan mulai tanggal 10 Januari 2010 dan berakhir 18 Februari 2011.

BAB II GAMBARAN UMUM

A.

Profil Instansi Berdasarkan undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintah

Daerah dan Peraturan Pemerintah Nomor 25 tahun 2000 tentang kewenangan Pemerintah dan Kewenangan Pemerintah Provinsi sebagai daerah otonom terlihat jelas bahwa salah satu kewenangan waji yang harus dilaksanakan oleh Pemerintah Kota Pontianak dibidang kearsipan dan perpustakaan adalah menghimpun dan mengelola arsip in aktif dan statis serta menata buku- buku perpustakaan. Sebagai tindaklanjut dari undang-undang nomor 22 tahun 1999 telah dikeluarkan Peraturan Pemerintah Nomor 84 Tahun 2000 tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah, maka Pemerintah Kota Pontianak telah membentuk Lembaga Teknis Daerah yang menunjang tugas Walikota sebagai Kepala Daerah sesuai dengan tugasnya. Adapun dasar hukum keberadaan kantor arsip dan Perpustakaan Umum Daerah (ARPUSDA), dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah (PERDA) Nomor 3 Tahun 2001 dan disahkan pada tanggal Januari Tahun 2001, dan diperbaharui dengan Peraturan Daerah Nomor 17 Tahun 2004 tentang Pembentukan Lembaga Teknis Daerah Kota Pontianak tanggal 30 Desember 2004.

Denah ruangan Perpustakaan pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Potianak

Keterangan Denah Lantai 2 Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Pontianak 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Ruang Kepala Kantor Ruang Kasi Pembinaan Perpustakaan. Ruang Kasi Pelayanan Perpustakaan Ruang Pelayanan. Ruang Baca Ruang Rapat BLH Toilet

Denah ruangan Arsip pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Potianak

B. Personalia ( Uraian Jabatan ) Berdasarkan Peraturan Walikota Nomor 50 Tahun 2008 Tentang Susunan Organisasi, Tugas Pokok,Fungsi dan Tata Kerja Kantor Perpustakaan,Arsip dan Dokumentasi Kota Pontianak. Susunan organisasi Kerja Kantor Perpustakaan,Arsip dan Dokumentasi Kota Pontianak terdiri dari: a. b. c. d. e. f. Kepala Kantor Kepala Sub Bagian Tata Usaha Kepala Seksi Pembinaan Perpustakaan Kepala Seksi Pelayanan Perpustakaan Kepala Seksi Pembinaan dan Pelayanan Arsip Kelompok Jabatan Fungsional Tertentu

Adapun tugas pokok dan fungsi dari jabatan diatas adalah : a. Kepala Kantor Tugas pokok Kepala Kantor adalah menyiapkan bahan dan

merumuskaan kebijakan, pemberian dukungan, pembinaan teknis, pelaporan dan evaluasi di bidang perpustakaan, arsip dan dokumentasi serta pelaksanaan tugas lain yang diberikan Walikota. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, Kepala Kantor mempunyai fungsi: 1) Penyiapan bahan dan perumusan kebijakan teknis di bidang perpustakaan, arsip dan dokumentasi. 2) Penyusunan rencana kerja di bidang perpustakaan, arsip dan dokumentasi. 3) Pelaksanaan pembinaan teknis di bidang perpustakaan, arsip dan dokumentasi 4) Penyiapan bahan laporan pelaksanaan tugas di bidang

perpustakaan, arsip dan dokumentasi 5) Penyiapan bahan evaluasi pelaksanaan tugas di bidang

perpustakaan, arsip dan dokumentasi. 6) Pemberian dukungan atas penyelenggaraan Pemerintah Daerah di bidang perpustakaan, arsip dan dokumentasi 7) Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang perpustakaan, arsip dan dokumentasi.

8) Pelaksanaan

tugas

lain

di

bidang

perpustakaan,

arsip

dan

dokumentasi yang diberikan oleh Walikota.

b. Kepala Sub Bagian Tata Usaha Tugas pokok Kepala Sub Bagian Tata Usaha menyusun bahan perumusan adalah mengolah dan

kebijakan, melaksanakan kegiatan dan

menyusun laporan di bidang kesekretariatan. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, Kepala Sub Bagian Tata Usaha mempunyai fungsi: 1) Pengolahan dan penyusunan bahan perumusan kebijakan di bidang kesekretariatan. 2) Penyusunan rencana kerja di bidang kesekretariatan. 3) Penyelenggaraan kegiatan di bidang kesekretariatan berdasarkan rencana kerja yang telah di tetapkan. 4) Penyusunan bahan laporan pelaksanaan tugas di bidang

kesekretariatan. 5) Pelaksanaan monitoring dan evaluasi di bidang kesekretariatan. 6) Pelaksanaan tugas lain di bidang kesekretariatan yang diberikan oleh Kepala Kantor. c. Kepala Seksi Pembinaan Perpustakaan Tugas pokok Kepala Seksi Pembinaan Perustakaan adalah mengolah dan dan menyusun bahan perumusan kebijakan,melaksanakan

kegiataan dan menyusun laporan di bidang pembinaan perpustakaan. 1) Pengolahan dan penyusunan bahan perumusan kebijakan di bidang pembinaan perpustakaan. 2) Penyusunan rencana kerja di bidang pembinaan perpustakaan. 3) Penyelenggaraan kegiatan di bidang pembinaan perpustakaan.

4) Penyusunan bahan laporan pelaksanaan tugas di bidang pembinaan perpustakaan. 5) Pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di bidang pembinaan perpustakaan. 6) Pelaksanaan tugas lain di bidang pembinaan perpustakaan yang diberikan oleh Kepala Kantor.

d. Kepala Seksi Pelayanan Perpustakaan Tugas pokok Kepala Seksi Pelayanan Perustakaan adalah mengolah dan menyusun bahan perumusan kebijakan,melaksanakan kegiataan dan menyusun laporan di bidang pelayanan perpustakaan. 1) Pengolahan dan penyusunan bahan perumusan kebijakan di bidang pelayanan perpustakaan. 2) Penyusunan rencana kerja di bidang pelayanan perpustakaan. 3) Penyelenggaraan kegiatan di bidang pelayanan perpustakaan. 4) Penyusunan bahan laporan pelaksanaan tugas di bidang pelayanan perpustakaan. 5) Pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di bidang pelayanan perpustakaan. 6) Pelaksanaan tugas lain di bidang pembinaan perpustakaan yang diberikan oleh Kepala Kantor. e. Kepala Seksi Pembinaan dan Pelayanan Arsip Tugas pokok Kepala Seksi Pembinaand dan Pelayanan Arsip adalah mengolah dan menyusun bahan perumusan kebijakan,melaksanakan kegiataan dan menyusun laporan di bidang pembinaan dan pelayanan arsip. 1) Pengolahan dan penyusunan bahan perumusan kebijakan di bidang pembinaan dan pelayanan arsip. 2) Penyusunan rencana kerja di bidang pembinaan dan pelayanan arsip. 3) Penyelenggaraan kegiatan di bidang pembinaan dan pelayanan arsip. 4) Penyusunan bahan laporan pelaksanaan tugas di bidang pembinaan dan pelayanan arsip. 5) Pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di bidang pembinaan dan pelayanan arsip.. 6) Pelaksanaan tugas lain di bidang pembinaan dan pelayanan arsip yang diberikan oleh Kepala Kantor. f. Kelompok Jabatan Fungsional Tertentu Beberapa ketentuan dalam jabatan fungsional yaitu:

10

1) Kelompok jabatan fungsional tertentu terdiri atas Pegawai Negeri Sipil dalam jenjang Jabatan Fungsional Tertentu berdasarkan bidang keahlian dan keterampilan tertentu. 2) Jabatan fungsional tertentu sebagaimana dimaksud dikoordinir oleh Pejabat Fungsional yang paling senior yang berada dan

bertanggungjawab secara langsung kepada Kepala Kantor. 3) Jabatan Fungsional Tertentu di lingkungan Kantor akan diatur lebih lanjut dengan Peraturan Walikota sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku. 4) Formasi Jabatan Fungsional Tertentu sebagaimana dimaksud ditetapkan lebih lanjut dengan Keputusan Walikota.

11

C. Struktur Organisasi

12

BAB III PEMBAHASAN

A. Manajemen Aset Pengelolaan asset daerah merupakan salah satu kegiatan yang

dilaksanakan Kantor Perpustakaan , Arsip dan Dokumentasi Kota Pontianak. Pengelolaan asset tersebut sebagaimana diatur dalam UU No.1 Tahun 2004 dinyatakan bahwa asset merupakan semua barang yang debeli atau diperoleh atas beban APBD atau berasal dari perolehan lainnya yang sah. Oleh sebab itu, sebagai salah SOPD di Pemerintah Kota Pontianak, Kantor Perpustakaan , Arsip dan Dokumentasi Kota Pontianak melakukan kewajiban pengelolaan asset dalam rangka penertiban dan pengelolaan harta kekayaan daerah. Adapun aset-aset yang dikelola oleh Kantor Perpustakaan , Arsip dan Dokumentasi Kota Pontianak ialah: a. Secara Umum 1. Gedung Kantor Kantor Perpustakaan , Arsip dan Dokumentasi Kota Pontianak menempati gedung yang terletak di Jalan Aliannyang No. 7. 2. Kendaraan Kendaraan yang tersedia, yaitu: a) Kendaraan roda dua b) Kendaraan roda empat 3. Sarana Pendukung dan Perlengkapan Kantor lainnya: a) Komputer PC b) Laptop c) Telephone (PABX) 4. Dan barang lainnya sebagaimana tercantum dalam kartu inventaris barang (KIB). b. Kondisi Bangunan Gedung dan Ruangan No 1 2 3 4 5 Sarana/Prasarana Gedung Kantor Ruang Kepala / Ruang Rapat Ruang Kabag.TU / TU dan Staf Perpustakaan Ruang Depo Arsip Jumlah 1 Unit 1 Ruang 1 Ruang 1 Ruang 1 Ruang Kondisi Baik Baik Baik Baik Baik Keterangan

13

c. Sarana dan Prasarana Pendukung Adapun beberapa sarana dan prasarana pendukung : No 1 2 3 4 5 Jenis Barang Kendaraan Roda 4 Kendaraan Roda 2 Gedung Rumah Baca Genset DVD Jumlah 3 Unit 1 Unit 2 Unit 1 Unit 2 Unit 5 Unit 1 Unit 7 Unit 13 Unit 12 Unit 1 Unit 1 Unit 4 Unit 7 Unit 21 Unit 7 Unit 5 Unit 7 Unit 3 Unit 5 Unit 1 Unit 1 Unit 4 Unit 14 Unit 1 Unit 4 Unit 1 Unit 1 Unit 25 Unit 2 Unit Kondisi Kurang Baik 1 Unit 1 Unit 1 Unit 25 Unit 2 Unit Keterangan
Bantuan dari APBD Bantuan Bantuan Bantuan Bantuan Bantuan dari APBD APBD APBD Bantuan dari APBD Bantuan dari APBD Bantuan APBD APBD APBD Bantuan dari APBD Bantuan dari APBD APBD Bantuan dari APBD Bantuan Bantuan APBD APBD APBD APBD Bantuan Bantuan dari APBD Bantuan APBD Bantuan dari APBD Bantuan

Baik 3 Unit 1 Unit 2 Unit 1 Unit 1 Unit 5 Unit 1 Unit 7 Unit 11 Unit 10 Unit 2 Unit 1 Unit 4 Unit 5 Unit 16 Unit 5 Unit 5 Unit 4 Unit 3 Unit 5 Unit 1 Unit 1 Unit 2 Unit 14 Unit 1 Unit 3 Unit

Rusak 1 Unit 2 Unit 2 Unit 2 Unit 5 Unit 2 Unit 3 Unit 2 Unit 1 Unit

6 Laptop 7 Mesin Pencacah 8 AC 9 Komputer 10 11 12 13 14 Mesin CPU DVD Room / RW Komputer Scanner Mesin UPS

15 Mesin Printer 16 Filling Kabinet 17 Racun Api 18 19 20 21 22 23 24 25 Kipas Angin Televisi Lemari Katalog Bufet Mesin Fax Telepon lemari kaca Mesin Penjilid

26 Mesin Tik 27 Lemari Besi 28 Vacum Cleaner 29 Kursi Plastik 30 Meja Plastik

14

B. Perencanaan Pembangunan Daerah Bedasarkan UU No 32 Tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah , pemerintah daerah baik provinsi maupun kab/kota memiliki hak dan kewajiban dalam pelayanan di bidang perpustakaan dan kerarsipan. Maka dalam hal ini dilingkungan pemerintah kota Pontianak, Kantor Perpustakaan,Arsip dan Dokumentasi (KPAD) merupakan unsur pelaksana pelayanan di bidang Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi yang memberikan pelayanan kepada masyarakat dan pihak-pihak yang membutuhkan pelayanan di bidang

Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi. Dalam memberikan pelayanan di bidang Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi, KPAD berdasarkan Rencana Strategis KPAD Kota Pontianak tahun 2005-2009 menetapkan beberapa tujuan yang hendak dicapai, yaitu: a. Terwujudnya pendokumentasian dan pelayanan arsip yang berbasis teknologi. b. Peningkatan pemenuhan sarana,prasarana, dan pelayanan kepustakaan dengan mewujudkan sumber daya manusia yang professional. c. Meningkatkan peran lembaga yang didukung oleh aparatur yang mampu melaksanakan tugas dengan baik dan professional dibidangnya untuk mewujudkan goog government. d. Terlaksananya administrasi ketatausahaan dan kelengkapan inventaris daerah serta menumbuh kembangkan respon dan partisipasi masyarakat dalam pembangunan. e. Berkembangnya transparansi dan akuntabilitas, serta profesionalisme dalam pengelolaan kekeyaan dan keuangan serta peningkatan efisiensi dan efektifitas dalam pengelolaan barang daerah. Untuk mewujudkan tujuan-tujuan tersebut, KPAD Kota Pontianak memiliki beberapa sasaran yaitu: a. Tersusunnya dan terpeliharanya arsip-arsip pada unit kerja dalam meningkatkan system informasi. b. Tersedianya buku-buku perpustakaan yang diperlukan dalam peningkatan pengelolaan perpustakaan dan minat baca bagi masyarakat dan aparatur.

15

c. Tersedianya sarana dan prasarana kantor yang memadai dengan meningkatkan kualitas aparatur dan pelayanan public dan kantor bagi masyarakat dan aparatur. d. Tersedianya aparatur yang professional dalam mendukung kelancaran dan penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan. e. Terselenggaranya pengelolaan keuangan daerah yang efesien dan efektif dengan dukungan optimalisasi penerimaan daerah. f. Terlaksananya peningkatan sarana dan prasarana aparatur. Dalam rangka mewujudkan tujuan dana sasaran tersebut dan dalam rangka melaksanakan tugas pokok dan fungsi di bidang Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi. Terdapat beberapa hal yang berpengaruh yaitu: 1. Sumber Daya Manusia Pada tahun 2009, KPAD Kota Pontianak dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya didukung oleh 24 orang pegawai dengan komposisi sebagai berikut: a. Pegawai Organik ( PNS ) dengan jumlah 24 orang. I. Dari segi Kepangkatan / Golongan ruang, terdiri dari: a. Golongan I b. Golongan II c. Golongan III d. Golongan IV = -

= 14 Orang = 9 Orang = 1 Orang

II. Dari Segi Jabatan Struktural / Eselon sebanyak 5 orang yaitu: Eselon II Eselon III Eselon IV = -

= 1 Orang = 3 Orang

b. Pegawai Non Organik (Tenaga Honor Rutin) dengan jumlah 13 orang terdiri dari: 2 orang PTT Tata Usaha, 3 orang PTT Arsip, 2 Orang PTT Mobil Perpustakaan Keliling dan 6 orang PTT Rumah Baca. 2. Sarana dan Prasarana Kantor Perkembangan sarana dan prasarana yang ada di KPAD Kota Pontianak adalah sebagai berikut: A. Secara Umum a. Gedung Kantor Kantor Perpustakaan , Arsip dan Dokumentasi Kota Pontianak menempati gedung yang terletak di Jalan Aliannyang No. 7. b. Kendaraan 16

Kendaraan yang tersedia, yaitu: a) Kendaraan roda dua = 1 Unit b) Kendaraan roda empat = 3 Unit c. Sarana Pendukung dan Perlengkapan Kantor lainnya: a) Komputer PC = 13 Unit b) Laptop = 5 Unit c) Telephone (PABX) = 4 Unit d. Dan barang lainnya sebagaimana tercantum dalam kartu inventaris barang (KIB). B. Kondisi Bangunan Gedung dan Ruangan No 1 2 3 4 5 Sarana/Prasarana Gedung Kantor Ruang Kepala / Ruang Rapat Ruang Kabag.TU / TU dan Staf Perpustakaan Ruang Depo Arsip Jumlah 1 Unit 1 Ruang 1 Ruang 1 Ruang 1 Ruang Kondisi Baik Baik Baik Baik Baik Keterangan

C. Sarana dan Prasarana Pendukung Adapun beberapa sarana dan prasarana pendukung : Kondisi Kurang Baik 1 Unit -

No 1 2 3 4 5

Jenis Barang Kendaraan Roda 4 Kendaraan Roda 2 Gedung Rumah Baca Genset DVD

Jumlah Baik 3 Unit 1 Unit 2 Unit 1 Unit 2 Unit 5 Unit 1 Unit 7 Unit 13 Unit 12 Unit 1 Unit 1 Unit 4 Unit 7 Unit 21 Unit 7 Unit 3 Unit 1 Unit 2 Unit 1 Unit 1 Unit 5 Unit 1 Unit 7 Unit 11 Unit 10 Unit 2 Unit 1 Unit 4 Unit 5 Unit 16 Unit 5 Unit 17

Keterangan Rusak 1 Unit 2 Unit 2 Unit 2 Unit 5 Unit 2 Unit

Bantuan dari APBD Bantuan Bantuan Bantuan Bantuan Bantuan dari APBD APBD APBD Bantuan dari APBD Bantuan dari APBD Bantuan APBD APBD APBD Bantuan dari APBD Bantuan dari

6 Laptop 7 Mesin Pencacah 8 AC 9 Komputer 10 11 12 13 14 Mesin CPU DVD Room / RW Komputer Scanner Mesin UPS

15 Mesin Printer 16 Filling Kabinet

APBD

17 Racun Api 18 19 20 21 22 23 24 25 Kipas Angin Televisi Lemari Katalog Bufet Mesin Fax Telepon lemari kaca Mesin Penjilid

5 Unit 7 Unit 3 Unit 5 Unit 1 Unit 1 Unit 4 Unit 14 Unit 1 Unit 4 Unit 1 Unit 1 Unit

5 Unit 4 Unit 3 Unit 5 Unit 1 Unit 1 Unit 2 Unit 14 Unit 1 Unit 3 Unit 1 Unit

1 Unit -

3 Unit 2 Unit 1 Unit -

26 Mesin Tik 27 Lemari Besi 28 Vacum Cleaner

APBD Bantuan dari APBD Bantuan Bantuan APBD APBD APBD APBD Bantuan Bantuan dari APBD Bantuan APBD

3. Sumber Dana Dana yang tersedia untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas bersumber dari APBD Kota Pontianak ditambah dengan Anggaran Biaya Tambahan (ABT) Tahun 2009. Sumber dana yang berasal dari APBD Kota Pontianak dari Dokumen Pelaksanaan Anggaran SKPD memiliki rincian sebagai berikut:

No Jenis Belanja 1 Belanja Tidak Langsung 2 Belanja Langsung Jumlah

Aparatur 1.147.007.000,00 1.242.919.600,00 1.389.926.600,00

Total 1.147.007.000,00 1.242.919.600,00 1.389.926.600,00

18

C. Dasar-Dasar Legal Drafting Dalam pelaksanaan tugas dan fungsi di bidang perpustakaan, arsip dan dokumentasi, KPAD Kota Pontianak melakukan kerjasama-kerjasama dengan pihak swasta dan intern pemerintah. Kerjasama-kerjasama ini dilakukan salah satunya melalui perjanjian-perjanjian tertulis yang memiliki kekuatan hukum tetap (legal Drafting). Adapun bentuk-benuk perjanjian yang dilakukan KPAD Kota Pontianak adalah sebagai: 1. Surat Perjanjian Kerja ( Pegawai Mobil Perpustakaan Keliling ). 2. Surat Perjanjian Kerja ( Pegawai Kontrak Arsiparis ). 3. Surat Perjanjian Kerjasama antara KPAD dengan Dinas Pendidikan ( Penggunaan Mobil Pintar ).

19

D. Pelayanan Prima Pelayanan Prima merupakan salah satu bentuk yang harus dilakukan oleh Instansi Pemerintah kepada masyarakat Pusat dengan dan tujuan Pemerintah membantu Daerah,

terlaksananya

Kebijakan

Pemerintah

berdasarkan Keputusan MENPAN Nomor 63 tahun 2003 mengenai pelayanan, Pelayanan Publik adalah segala kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh pennyelenggara pelayanan public sebagai upaya pemenuhan kebutuhan penerima pelayanan maupun pelaksanaan ketentuan peraturan perundangundangan. Pelayanan Publik dikelompokan menjadi 3 (tiga) jenis yaitu, Pelayanan Administratif, Pelayanan barang, dan Pelayanan Jasa. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Pontianak melakukan pelayanan kepada masyarakat dikelompokan dalam pelayanan Jasa dibidang perpustakaan penyediaan bukubuku pendidikan sebagai bentuk peningkatan kualitas sumber daya manusia yang khususnya di Kota Pontianak. Standar Oprasional Prosedur Pengunjung datang mengisi buku tamu Pengunjung mencari buku yang diinginkan kemudian membaca

diperpustakaan atau membawa pulang bagi yang telah menjadi anggota pepurtakaan Kemudian petugas mencatat buku yang dipinjam kedalam buku pinjaman Buku dipinjam selama 2 (dua) minggu sebanyak 2 buah buku Apabila buku yang dipinjam hilang atau rusak maka anggota perputakaan tersebut harus mengantri sesuai dengan judul buku yang dipinjam, kalau buku tersebut tisak tercetak lagi, dapat digantikan dengan judul buku yang lain sesuai klasifikasinya. Bagi yang ingin menjadi anggota perpustakaan gratis tidak dipungut biaya apapun, cukup mengisi data formulir yang telah disediakan disertai dengan melampirkan 2 pas photo dengan ukuran 2x3 berwarna dan 1 lembar foto copy KTP, bagi anak-anak hanya photo copy orang tuanya. Perpustakaan Umum Daerah Kota Pontianak menyelenggarakan

pelayanan dibidang perpustakaan dan informasi khususnya dibidang sosial,

20

teknologi dan hiburan, dengan jumlah koleksi yang dimiliki berjumlah 12.353 eksemplar. Jadwal Pelayanan: *Senin s/d kamis *Jumat (buka kembali) *Sabtu : : : pukul 07.30 15.30 wib. pukul 07.30 10.30 wib. pukul 13.30 15.00 wib. Libur.

Perpustakaan Umum Daerah Kota Pontianak selain menyelenggarakan pelayanan dibidang perpustakaan yang bertempat di gedung Kantor

Perpustakaan Daerah (KPAD), perpustakaan Umum Daerah Kota Pontianak juga menyedikan pelayanan Mobil Pintar dan Perpustakaan Keliling. Mobil Pintar dan Perpustakaan Keliling merupakan suatu kegiatan untuk melaksanakan Misi dari KPAD, Mobil Pintar membawa buku yang yang berisikan buku penetahuan dan buku dongeng yang diprioritaskan bagi anak-anak Pendidikan Anak Usia Dini (PAUD) dan Sekolah Dasar sedangkan Perpustakaan Keliling membawa buku pengetahuan dan Novel yang diprioritaskan kepada anak-anak tingkat Sekolah Menengah Pertama (SMP) /sederajat dan Sekolah Menengah Umum (SMU) / sederajat. Selain itu ARPUSDA menyediakan rumah baca yang berada di Kota Pontianak lebih tepatnya di daerah Kecamatan Pontianak Barat yang beralamat di Jln.Tambrin Ahmad (komp.Kantor Camat) dan di Pontianak Timur Jln.Tanjung Raya1. Jadwal Kunjungan Mobil Perpustakaan Keliling selama 5 (lima) hari dalam seminggu yaitu: *Senin s/d Kamis *Jumat : : pukul 09.00 11.00 wib. pukul 07.30 08.30 wib.

21

E. Manajemen Strategis Rencana Strategis (Renstra) Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Pontianak Tahun 2005-2009 merupakan suatu proses yang berorientasi

pada hasil yang ingin dicapai dalam kurun waktu tahun 2005-2009 dengan memperhitungkan potensi, peluang dan Kendal yang ada dan mungkin timbul. Rencana strategis ini berkedudukan dan berfungsi antara lain merupakan acuan dan tolak ukur yang jelas dan tegas bagi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Pontianak dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi serta

kewenangan yang diberikan oleh Pemerintah kota Pontianak, sehingga keberhasilan atau kegagalan dalam implementasinya dapat diukur dengan jelas. Agar Rencana Strategis dapat mendatangkan manfaat bagi

pembanguanan Kota Pontianak ke depan, maka dalam implementasinya perlu adanya komitment, semangat, tekad, kemauan, kemampuan dan etos kerja yang tinggi, yang ditunjukkan melalui kesungguhan, kejujuran dan keterbukaan tidak hanya oleh segenap pegawai Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Pontianak, melainkan juga seluruh aparatur pemerintah kota Pontianak dan stakeholder lainnya yang ada di Kota Pontianalk. Rencana Strategis ini merupakan proses yang berkelanjutan, oleh karena itu agar mampu dan responsive terhadap perkembangan situasi yang sangat dinamis, baik dalam aspek kenegaraan, politik, ekonomi, maupun social budaya, maka secara periodic perlu diupayakan untuk dilakukan revisi baik secara parsial maupun menyeluruh. Uraian lebih lanjut Rencana Strategis Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Pontianak Tahun 2009 yang merupakan tahun kelima dari Rencana Stragegis Pembangunan Kota Pontianak Tahun 2005-2009, adalah sebagai berikut: A. Rencana Strategis 1. Peryataan Visi Visi merupakan cara pandang jauh kedepan tentang kemana Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Pontianak secara terus menerus mengembangkan peluang dan inovasi agar tetap eksis dan unggul dengan senantiasa mengupayakan perubahan kearah perbaikan.

22

Perubahan harus itu disusun dalam tahap terencana, konsisten dan berkelanjutan sehingga dapat meningkatkan akuntabilitas kinerja yang berorientasi pada pencapaian hasil (outcomes). Perumusan Visi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Pontianak, yaitu: Menjadi Institusi Terdepan Dalam Pendokumentasian, Pelayanan Arsip dan Keperpustakaan.

2. Penjelasan Makna Visi Makna dari Visi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Pontianak adalah: a. Kantor PAD Berkewajiban menghimpun, mendata dan mempunyai arsip-arsip penting (Pemerintahan,Pembangunan dan

Kemasyarakatan). b. Menyimpan dan mendokumentasikan serta memelihara arsip-arsip penting tersebut pada setiap periode Pemrintahan. c. Turut serta dalam mencerdaskan kehidupan bangsa melalui buku-buku bacaan/ilmu pengetahauan serta informs penting lainnya. d. Sebagai bahan pembuktian yang diperluPemerintahan yang akan datang serta buku sejarah bagi generasi muda dan penerus bangsa dikemudian hari. e. Pelayanan prima terhadap masyarakat akan kebutuhan arsip dan buku- buku bacaan. f. Mengadakan kerjasama dengan provinsi maupun ANRI / Perpustakaan Nasional tentang kegiatan kearsipan dan perpustakaan.

3. Pernyataan Misi Pernyataan Misi mengandung pernyataan yang mencerminkan pandangan organisasi tentang kemampuan dirinya. Pernyataan misi merupakan hal yang sangat penting untuk mengarahkan kegiatan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Pontianak untuk lebih eksis dan dapat mengikuti efek global otonomi daerah. Berkaitan dengan hal tersebut, maka Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Pontianak memiliki misi: MISI 1 : Mewujudkan pengelolaan kearsipan, pendokumentasian arsip yang baik dan modern melalui tahapan kegiatan pembinaan,

23

pendataan,

pengumpulan,

penilaian,

penyimpanan,

pemeliharaan dan penyusutan dan pemusnahan arsip. MISI 2 : Mewujudkan penyebarluasan informasi dan ilmu

pengetahuan, baik secara langsung maupun tidak langsung, melaluai dokumentasi arsip bahan bacaan/kepustakaan. MISI 3 : Terciptanya pelayan yang baik bagi pihak-pihak yang memerlukan.

4. Tujuan Tujuan strategis merupakan penjabaran atau implementasi dari

pernyataan misi yang akan dicapai atau dihasilkan dalam kurun waktu tertentu (umumnya 1 (satu) sampai 5 (lima) tahun). Dengan

diformulasikannya tujuan strategis ini maka Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Pontianak dapat secara tepat mengetahui apa yang harus dilaksanakan dalam memenuhi visi dan misinya dengan mempertimbangkan sumber daya dan kemampuan yang dimiliki.

Lebih dari itu, perumusan tjuan strategis juga memungkinkan untuk mengukur sejauh mana visi dan misi telah di capai mengingat tujuan strategis di rumuskan berdasarkan visi dan misi telah di capai mengingat tujuan strategis dirumuskan berdasarkan visi dan misi yang telah di tetapkan. Adapun tujuan strategis tersebut adalah sebagai berikut: 1. Tujuan strategis untuk mencapai misi : mewujudkan pengelolaan kearsipan, pendokumentasian arsip yang baik dan modern melalui tahapan kegiatan pembinaan, pendataan, pengumpulan, pemilahan, penilaian, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan, / pemusnahan arsip adlah Terwujudnya Pendokumentasian dan Pelayananan Arsip yang berbasis teknologi 2. Tujuan strategis untuk mencapai misi : mewujudkan penyebarluasan informasi dan ilmu pengetahuan, baik secara langsung maupun tidak langsung melalui dokumentasi arsip bahan bacaan / kepustakaaan adalah peningkatan pemenuhan sarana, prasarana dan pelayanan

24

kepustakaan professional

dengan

mewujudkan

sumber

daya

manusiayang

3. Tujuan strategis untk mencapai misi : terciptanya pelayanan yang baik bagi pihak-pihak yg memerlukan adlah : a. Meningkatkan peran lembaga yang mendukung oleh aparatur yang mmpu melaksanakan tugas dengan baik dan professional di bidangnya ntuk mewujudkan good government b. Terlaksananya inventaris administrasi serta ketatausahaaan dan kelengkapan respond an

daerah

menumbuh kembangkan

partisispasi masyarakat dalam pelaksanaan pembanunan c. Berkembangnya transparansi dan akuntabilitas, serta profesionalisme dalam pengelolaan kekayaan dan keuangan serta peningkatan efisiensi, efektivitas dan prioritas alokasi belanja daerah Tujuan merupakan hasil akhir yang akan dicapai dalam kurun waktu satu sampai lima tahun, yang menggambarkan arah strategi organisasi. Tujuan diperlukan guna meletakkn kerangka prioritas dengan

memfokuskan arah smua program dan aktifitas organisasi pada pencapaian misi. Sebagai penjabaran dan misi, tujuan harus dapatmenunjukkan kondisi yang ing dicapai dimasa mendatang. Dengan demikian tujuan dapat bersifat kualitatif atupun kuantitatif, harus searah dengan visi dan mii organisasi, merupakan jawaban atas prioritas permasalahan, mencakup jangka waktu relatip panjang, serta menunjukkkan secara jelas arah program. Untuk mencapai misi yang telah disusun sebagaimana tersebut di atas, maka ditetapkanlah tujuan antor perpustakaan, arsip dan dokumentasi kota Pontianak sebagai berikut : 1. Terwujudnya pendokumentasian dan pelayanan arsip yang berbasis teknologi. 2. Peningkatan pemenuhan sarana, prasarana, dan pelayanan

kepustakaan dengan mewujudkan sumber daya manusia yang professional.

25

3. Meningkatkan peran lembaga yang mendukung oleh aparatur yang mampu melaksanakan tugas dengan baik dan professional

dibidangnya untuk mewujudkan good government. 4. Terlaksananya administrasi ketatausahaan dan kelengkapan dan

inventaris daerah serta menumbuh kembangkan respon partisipasi masyarakat dalam pelaksanaan pembangunan.

5. Berkembangnya transparansi dan akuntabilitas, serta profesionalisme daam pengelolaan kekayaan dan keuangan serta peningkatan efisiensi, efektivitas dan prioritas alokasi belanja daerah.

Sasaran Dan Indikator Kinerja Sasaran Sasaran strategis organisasi merupakan penjabaran dari misi dan tujuan yang telah ditetapkan, yang menggambarkan sesuatu yang akan dihasilkan setiap tahun melalui serangkaian startegi. Penetapan sasaran strategis ini diperlukan untuk memberikan focus pada penyusunan kebijaksanaan, program, dan kegiatan sesuai sumber daya yang dimiliki serta dialokasikan setiap tahun anggaran berdaarkan periode renstranya. Sasaran strategis ini merupakan bagian integral dalam proses perencanaan strategis dan merupakan dasar yang kuat untuk mengendalikan dan memantau pencapaian kinerja organisasi serta lebih menjamin suksesnya pelaksanaan rencana jangka panjang yang sifatnya menyeluruh, yang berarti meyangkut keseluruhan satuan kerja/instansi di lingkungan organisasi. Sasaran-sasaran yang ditetapkan sepenunya mendukung pencapaian tujuan strategis yang terkait. Dengan demikian, apabila seluruh sasaran yang ditetapkan telah dicapai diharapkan bahwa tujuan strategis terkait juga akan dicapai. Tujuan pertama Terwujudnya pendokumentasian dan pelayanan arsip yang berbasis teknologi dengan sasaran yaitu : Tersusunnya dan terpeliharanya arsip-arsip pada unit kerja sasaran diantaranya adalah kearsipan yang efektif, efisien, transparan, mudah untk dipublikasikan. Tujuan kedua

26

Peningkatan pemenuhan sarana, prasarana, dan pelayanan kepustakaan dengan mewujudkan sumber daya manusia yang professional, dengan sasaran yaitu : Tersedianya buk-buku perpustakaan yang di perlukan dalam peningkatan

pengelolaan perpustakaan dan minat baca bagi masyarakat dan aparatur dengan indicator kinerja antara lain : 1. Meningkatkan kemampuan dan keterampilan tenaga perpustakan yang professional. 2. Meningkatkan pengelolaaan perpustakaaan yang efektif dan efisien. 3. Meningkatkan pemenuhan kebutuhan dan buku-buku perpustakan dan menambah koleksi buk perpustakaan umum daerah

Tujuan Ketiga Meningkatkan peran lembaga yang didukung oleh aparatur yang mampu melaksanakan tugas dengan baik dan professional di bidangnya untuk mewujudkan good government dengan sasaran yaitu : Tersedianya sarana dan prasarana kantor yang memadai dengan meningkatkan kualitas aparatur dan pelayanan public dan kantor bagi masyarakat dan aparatur, dengan indicator kinerja antara lain : a. Tingkat pemenuhan/kecukupan kebutuhan alat kantor b. Kelancaran penyusunan APBD kantor PAD

Tujuan Keempat Terlaksananya administrasi ketatausahaan dan kelengkapan inventaris daerah serta menumbuh kembangkan respond an partisipasi masyarakat dalam pembangunan, dengan sasaran yaitu : Tersedianya aparatur yang professional dalam mendukung kelancaran dan penyelenggaraan pemerintah dan

pembangunan, dengan indicator kinerja antara lain : a. Berfungsi nya barang dan jasa yang diadakan b. Tingkat pemenuhan kebutuhan kantor atas barang dan jasa

27

c. Berfungsinya sarana dan prasarana instansi di lingkungan kantor secara memadai d. Tingakt kelayakan sarana dan prasarana instansi di lingkungan kantor

Tujuan Kelima Berkembangnya transparasi dan akuntabilitas, serta profesionalisme dalam pengelolaan kekayaan dan keuangan serta peningkatan efisiensi dan efektivitas, dalam prioritas belanja daerah, dengan sasaran yaitu : Terselenggaranya pengelolaan keuangan daeerah yang efisien dan efektif dengan dukungan optimalisasi penerimaan daerah, dengan indicator kinerja antara lain : a. Indeks kepuasan pegawai terhadap pelayanan kesejahteraan pegawai b. Indeks kepuasan pegawai terhadap perawatan dan pengobatan pegawai c. Indeks kepuasan pegawai pengembangan SDM pegawai d. Tingkat kesesuaian pelaksanaan tugas pokok instansi pemerintah dengan perencanaan dan ketentuan yang berlaku

6. Kebijaksanaan Dan Program Kerja Untuk mewujudkan visi dan misi maka harus di pilih strategi yang tepat agar meningkatkan kinerja. Strategi Kntor perpustakaan, arsip dan dokumentasi kota Pontianak mencakup pppenentuan kebijaksanaan , program dan kegiatan. Kebijaksanaan pada dasarnya merupakan ketentuan-ketentuan yang telah di sepakati pihak-pihak terkait dan ditetapkan oleh yang berwenang untuk di jadikan pedoman, pegangan atau petunjuk bagi setiap kegiatan agar tercapai kelancaran dan keterpaduan dalam upaya mencapai sasaran, tujuan, misi dan visi. Program adalah kumpulan kegiatan-kegiatan nyata, sistematis dan terpadu dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran yang telah di tetapkan. Dengan demikian, kegiatan merupakan penjabaran lebih lanjut dari satu program sebagai arah dari pencapaian tujuan dan sasaran strategic yang memberikan kontribusi bagi pencapaian misi dan visi. Kegiatan berdimesi waktu tidak lebih dari satu tahun. Kegiatan merupakan aspek operasional/kegiatan nyata dari

28

suatu rencana strategic yang berurut turut di arahkan untuk memenuhi sasaran, tujuan, misi dan visi. Adapun penjelasan lebih rinci adalah sebagai berikut : 1. Sasaran 1 : Tersusunnya dan terpeliharanya arsip-arsip pada unit k4erja dalam meningkatkan system informasi, ditetapkan kebijaksanaan dan program sebagai berikut :

No

Kebijakan

No

Program

Memberikan informasi tentang 1.1 arsip inaktif dan statis dalam pendokumentasian arsip 1.2

Peningkatan Informasi

kualitas

pelayanan

secara digital untuk pelestarian, pemeliharaan, perawatan dan 1.3 pengamanan

Penyelamatan

dan

pelestarian

Dokumen Arsip Daerah Pemeliharaan rutin berkala sarana dan prasarana kearsipan

Meningkatkan kompetisi dan 2.1 profesionalisme kearsipan petugas

Peningkatan manusia

sumber

daya

2. Sasaran 2 : Tersedianya buku-buku perpustakaan yang di perlukan dalam peningkatan pengelolaan perpustakaan dan minat baca bagi masyarakat dan aparatur, ditetapkan kebijaksanaan dan program sebagai berikut :

No 1

Kebijakan

No

Program Peningkatan pengetahuan aparatur dan masyarakat dan pelayanan perpustakaan serta rumah baca

Meningkatkan minat baca dan 2.1 budaya baca pada

perpustakaan dan rumah baca 2.2

Pengembangan budaya baca dan

29

pembinaan perpustakaan

3. Sasaran 3 : Tersedianya sarana dan prasarana kantor yang memadai dengan meningkatkan kualitas aparatur dan pelayanan public dan kantor bagi masyarakat dan aparatur, ditetapkan kebijaksanaan dan program sebagai berikut : No 1 Kebijakan Memberikan kepada kantor No pelayanan 1.1 dan Program Pelayanan administrasi perkantoran

masyarakat

4. Sasaran 4 : Tersedianya aparatur yang professional dalam mendukung kelancaran dan penyelenggaran pemerintah dan pembangunan,

ditetapkan kebijaksanaan dan program sebagai berikut : No 1 Kebijakan No Program Peningkatan disiplin aparatur Peningkatan sumber daya manusia

Meningkatkan disiplin aparatur 1.1 berdasarkan ketentuan yang berlaku 1.2

5. Sasaran 5 : Terselenggaranya pengelolaan keuangan daerah yang efisien dan efektif dengan dukungan optimalisasi penerimaan daerah, di tetapkan kebijaksanaan dan program segbagai berikut : No 1 Kebijakan Memberikan tahun dan laporan evaluasi No akhir 1.1 pada Program Peningkatan pengembangan

system pelaporan capian kinerja dan keuangan

setiap kegiatan

30

6. Sasaran 6 : Terlaksananya peningkatan sarana dan prasarana aparatur, ditetapkan kebijaksanaan dan program sebagai berikut : No 1 Kebijakan No Program Peningkatan sarana dan prasarana aparatur

Memberikan motivasi kepada 1.1 aparatur dalam bekerja secara disiplin menurut tupoksi masing-masing

31

F. Analisis Kebijaka Publik Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah ( AKIP ) adalah perwujudan kewajiban suatu Instansi Pemerintah untuk mempertanggungjawabkan

keberhasilan atau kegagalan pelaksanaan misi organisasi dalam mencapai tujuan dan sasaran yang telah di tetapkan melalui instrument

pertanggungjawaban secara periodic, yaitu Laporan Akuntabilitas Kinerja Pemerintah ( LAKIP ). Instrument pertanggungjawaban tersebut antara lain meliputi pengukuran, penilaian, evaluasi dan analisis kerja, serta akuntabilitas keuangan yang di laporkan secara menyeluruh dan terpadu untuk memenuhi kewajiban dalam mempertanggungjawabkan keberhasilan atau kegagalan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi, sasaran, tujuan, misi dan visi organisasi. A. PENGUKURAN KINERJA Pengukuran kinerja meliputi penetapan indicator kinerja untuk masing masing sasaran dan kegiatan, metod pengukuran kinerja dan metode penyimpulan pencapaian kinerja sasaran. 1. Penetapan Indikator Kinerja Untuk dapat mengukur kinerja suatu sasaran atau kegiatan perlu ditetapkan indicator yang mengindikasikan keberhasilan atau ketidak berhasilan pencapaian kinerja sasaran dan kegiatan tersebut. Indicator kinerja kegiatan meliputi indicator kinerja input, output, outcome, benefit, dan impact. Indicator kinerja input merupakan sekumpulan sumber daya yang di butuhkan untuk melaksanakan suatu kegiatan. Indicator kinerja output merupakan keluaran nyata dan langsung dapat di lihat setelah kegiatan tersebut dilaksanakan. Indicator kinerja outcome adalah hasil atau manfaat langsung yang diharapkan dari pelaksanaan suatu kegiatan. Benefit dan impact merupakan

32

manfaat yang berdampak lebih luas kepada masyarakat. Benefit dan impact merupakan hasil akhir dari pelaksanaan suatu kegiatan. Indicator kinerja sasaran adalah indicator yang di tetapkan untuk mengindikasikan

keberhasilan pencapaian sasaran yang telah di tetapkan. Indicator kinerja sasaran yang di tetapkan secara umum lebih mengarah kepada output atau outcome dan sebagian lagi berupa indicator hasil yang lebih tinggi ( ultimate outcome ) dan indicator benefit. Sedangkan indicator dampak secara umum baru terbatas pada identifikasi untuk melihat keterkaitannya dengan tujuan dan sasaran. Selain itu, indicator kinerja saran yang di tetapkan juga meliputi indikator indikator yang lebih makro yang terkait dan dapat mengindikasikan keberhasilan/ketidakberhasilan pencapaian kinerja tersebut. Hal ini

mengingat system pengumpulan data kinerja di lingkungan pemerintah kota belum sepenuhnya terpenuhi. Tugas tugas umum pemerintahan yang berupa pelayanan public belum dapat di tetapkan indicator keberhasilannya, mengingat Standar Pelayanan Minimum ( SPM ) yang menjadi acuan pembuatan indicator pada umum nya masih dalam proses penyusunan, sehingga capaian kinerja yang dapat dilaporkan cenderung lebih dititik beratkan pada sejauh mana program dan kegiatan pembangunan telah membawa manfaat bagi masyarakat, pemerintah maupun stakeholder lainnya. Secara umum indicator da target kinerja ditetakan secara mandiri, dengan mempertimbangkan data kinerja yang tersedia. 2. Metode Pengukuran Kinerja Pengukuran kinerja dilakukan dengan membandingkan rencana dan realisasi sebagai berikut :

33

1 ) Apabila semakin tinggi realisasi menunjukan semakin tinggi nya kinerja atau semakin rendah realisasi menunjukan semakin rendahnya kinerja, digunakan rumus : Capaian Indikator Kinerja = Realisasi Rencana

X 100%

2 ) Apabila semakin tinggi realisasi menunjukan semakin rendahnya kinerja atau semakin rendah realisasi menunjukan semakin tingginya kinerja, digunakan rumus : Capaian Indikator Kinerja = Realisasi ( Realisasi Rencana ) Rencana Atau Capaian Indikator Kinerja = (2 x Rencana ) - Realisasi Rencana

X 100%

X 100%

Pengukuran kinerja di lakukan dengan menggunakan indicator kinerja pada level sasaran dan kegiatan. Pengukuran dengan menggunakan indicator kinerja pada level sasaran digunakan untuk menunjukan secara langsung kaitan antara sasaran dengan indicator kinerjanya, sehingga keberhasilan sasaran berdasarkan rencana kinerja tahunan yang ditetapkan dapat dilihat dengan jelas. Selain itu, untuk memberikan penilaian yang lebih independn melalui indicator indicator Outcomes atau minimal outputs dari kegiatan yang terkait langsung dengan sasaran yan di inginkan. Pengukuran kinerja yang dilakukan mencakup : a. Kinerja kegiatan merupakan tingkat pencapaian target dari masing masing kelompok indicator kegiatan. Pengukuran kinerja kegiatan ini mnggunakan formulir Pengukuran Kinerja Kegiatan ( PKK ) terlampir. b. Tingkat pencapaian sasaran merupakan tingkat pencapaian target dari masing masing indicator sasaran yan telah di tetapkan, sebagaimana telah dituangkan dalam Rencana Kinerja Tahunan (RKT), dimana tingkat pencapaian sasaran didasarkan pada data hasil pengukuran kinerja

34

kegiatan dan indicator makro yang berhubungan dengan sasaran tersebut. Pengukuran pencapaia sasaran ini menggunakan formulir pengukuran pencapaian sasaraan (PPS) terlampir.

3. Metode penyimpulan Capaian Kinerja Sasaran Hasil pengukuran capaian kinerja disimpulkan untuk masing-masing indicator kinerjanya dan untuk capaian pada tingkat sasaran.

Penyimpulan dilakukan dengan mnggunakan skala pengukuran ordinal sebagai berikut : X > 85 = Sangat Berhasil 70 < X < 85 = Berhasil 55 < X < 70 = Cukup Berhasil X < 55 = Tidak Berhasil Untuk capaian masing masing indicator kinerja sasaran disimpulkan berdasarkan skala pengukuran ordinal dengan kategori sangat berhasil, berhasil, cukup berhasil dan tidak berhasil. Sedangkan penyimpulan pada tingkat sasaran yang memiliki indicator kinerja lebih dari satu, menggunakan Metode Rata-rata Tertibang Data Kelompok. dalam metode ini, capaian masing-masing indicator

dikonversi dalam skala pengukuran ordinal yaitu : Sangat Berhasil ( nilai tengah 92,5% ), Berhasil ( nilai tengah 77,5% ) Cukup Berhasil ( nilai tengah 62,5% ) Tidak Berhasil ( nilai tengah 27,5% )

Nilai akhir capaian ( % ) sasaran tersebut yaitu rata-rata dari hasil perkalian jumlah indicator pada kategori yang sama dengan nilai tengah kategori terbut, dengan menggunakan rumus sebagai berikut : X = 1/n mifik i= 1

35

Keterangan: Dimana : n mi sasaran fi interval K = jumlah interval = frekuensi nilai capaian indicator pada suatu = jumlah indicator kinerja sasaran = titik tengah interval nilai capaian indicator kinerja

B. EVALUASI DAN ANALISIS AKUNTABILITAS KINERJA Laporan akuntabilitas kinerja kantor perpustakaan, arsip dokumentasi kota Pontianak ini merupakan pertanggungjawaban kepala kantor atas pelaksanaan tugas-tugas umum pemerintahan dan pembangunan, dalam rangka mewujudkan tujuan dan sasaran sesuai visi, misi yang telah di tetapkan berdasarkan kewenangan yang dimiliki kantor perpustakaan, arsip dan dokumentasi kota Pontianak dalam melaksanakan tugas-tugas umum pemerintahan dan

pembangunan, didukung oleh dana yang berasal dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah ( APBD ). APBD tahun 2009 telah di sahkan dengan Peraturan Daerah Nomot 01 Tahun 2009, dan telah direvisi terakhir melalui Peraturan Daerah Nomor 14 Tahun 2009 tentang perubahan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah untuk Kantor Perpustakaan, arsip dan dokumentasi kota Pontianak adalah sebesar Rp. 2.389.926.600.,00 dan telah terealisasi sebesar 2.168.216.925,- ( 90,72% ). Akuntabilitas kinerja kantor perpustakaan,arsip dan dokumentasi kota Pontianak dapat di jelaskan melalui tiga hal pokok yaitu ( 1 ) hasil pengukuran kinerja, ( 2 ) evaluasi dan analisis akuntabilitas kinerja, serta ( 3 ) akuntabilitas keuangan. Berdasarkan hasil pengukuran capaian kinerja, tingkat pencapaian kinerja sasaran kantor perpustakaan kota Pontianak tahun 2009 adalah sebagai berikut :

36

No

Sasaran Terciptanya kelembagaan pemerintah yang efisien dan efektif didukung sarana dan prasarana yang memadai dengan meningkatnya kualitas aparatur dan pelayanan public dan kantor Terselenggaranya disiplin aparatur ssuai dengan ketentuan Terselenggaranya system pelaporan capaian kinerja dan keuangan yang fisien dan tepat waktu Terlaksananya peningkatan sarana dan Prasarana aparatur Tersedianya SDM yang professional dibidang arsip dan perpustakaan Peningkatan sarana dan prasarana kearsipan

Tingkat capaian sasaran SB B CB TB

Ket

SB

100

2 3 4 5 6 7 8 9

SB SB B SB SB

100 100 88,33 99,69 100 100 96,00 100 1 -

Terselenggaranya penyelamatan dan pelstarian SB Dokumen Arsip Daerah Meningkatkan gerakan pemasyarakatan minat SB baca Peningkatan pembelian buku-buku perpustakaan SB 8

Jumlah

SB = Sangat Berhasil, B = Berhasil, CB = Cukup Berhasil, TB = Tidak Berhasil Berdasarkan uraian di atas, tingkat capaian kinerja sasaran dalam rangka mewujudkan misi dan tujuan pemerintahan kota Pontianak dapat di simpulkan bahwa 8 dari 9 sasaran atau 90% adalah Sangat Berhasil, 1 dari 9 sasaran atau 10% adalah Berhasil

37

G. Komunikasi Pembangunan

Komunikasi

dan

pembangunan

merupakan

dua

hal

yang

saling

berhubungan sangat erat, Jika dilihat dari segi ilmu komunikasi yang juga mempelajari masalah proses, yaitu proses penyampaian pesan seseorang kepada orang lain untuk merubah sikap, pendapat dan perilakunya, sedangkan pembangunan adalah merupakan proses, yang penekanannya pada keselarasan antara aspek kemajuan lahiriah dan kepuasan batiniah. Sebagai satu unit kerja atau lembaga yang menyediakan jasa layanan informasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Pontianak (KPAD) mampu menyelaraskan Komunikasi dan pembangunan dalam Misi KPAD yaitu mewujudkan peneyebarluasan informasi dan ilmu pengetahuan dalam rangka mencerdaskan kehidupan Bangsa. Sebagai bentuk komunikasi pembangunan, KPAD melakukan sosialisasi sebagai berikut: perpustakaan keliling ke sekolah sekolah dan instansi / lembaga lainnya mendirikan rumah baca yang berguna untuk menumbuhkan minat baca masyarakat khususnya d kota Pontianak lomba baca tulis yang dilakukan untuk Anak Usia Dini dan Sekolah Dasar berguna menumbuhkan minat baca untuk kalangan anak-anak. Mempromosikan perpustakaan melalaui media elektronik dan media cetak.

Tujuan dari komunikasi publik yang dilakukan yang dilakukan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah kota Pontianak : mengadakan layanan dan memberikan informasi, meningkatkan kemampuan menyampaikan informasi dan pengetahuan meningkatkan kerjasama dibidang Kearsipan dan Perpustakaan.

Tujuan dari pembangunan publik yang dilakukan yang dilakukan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah kota Pontianak : Mempersiapkan dan mewujudkan Sumber Daya Manusia yang

berkualitas melalui membaca. Meningkatkan wawasan Sumber Daya Manusia pelayanan publik arsip dan perpustakaan.

38

H. Pajak dan Retribusi Daerah Pajak dan retribusi daerah merupakan sumber pendapatan daerah. Kemampuan dalam memaksimalkan potensi yang berasal dari pajak dan retribusi akan menentukan kemakmuran suatu daerah. Untuk memaksimalkan potensi ini , maka pemerintah daerah dapat menetapkan pajak dan retribusi yang dipungut melalui peraturan daerah asalkan tidak bertentangan dengan peraturan

perundang-undangan yang lebih tinggi. Pemerintah Kota Pontianak khususnya Kantor Perpustakaan,Arsip dan Dokumentasi Kota Pontianak memiliki hak-hak dan kewajiban terhadap pajak dan retribusi daerah/pusat. Kewajiban ini diantaranya membayar pajak yang dilakukan sesuai peraturan perundangan yang berlaku. Terkait retrebusi, Kantor Perpustakaan,Arsip dan Dokumentasi Kota Pontianak tidak melakukan penarikan retribusi. Adapun beberapa pajak yang dibayarkan oleh Kantor Perpustakaan,Arsip dan Dokumentasi Kota Pontianak ialah: JENIS PAJAK YANG DIKENAKAN PPN 10% PPH PSL 23 , 2% PPN 10% PPH PSL 23 , 2% PPH PSL 22, 1,5% PPN 10% PPH PSL 22, 1,5% PPH PSL 21, 15% PPH PSL 21, 15%

NO NAMA KEGIATAN 1 Belanja servis kendaraan Termasuk penggantian suku cadang 2 Sewa ruangan, sound sistem, dan sewa tenda 3 Belanja makan-minum kegiatan pada makan/restoran 4 Belanja modal pengadaan alat angkutan darat bermotor. 5 Pembayaran honorarium kesejahteraan pagawai kantor 6 Honorarium tim operasional mobil perpustakaan keliling KPAD Kota Pontianak 7 Honorarium tim operasional mobil pintar perpustakaan keliling KPAD Kota Pontianak Honorium tim pembuatan katalogisasi 8 buku dan pembuatan kartu perpustakaan secara elektronik

PPH PSL 21, 15%

PPH PSL 21, 15%

39

40