Sistemul ERP si eficienta departamentului financiar contabil

Contabilitatea – o echipa mica de oameni care trebuie sa stie cifrele tuturor

Una dintre provocarile la care un ERP eficient trebuie sa aiba un raspuns pozitiv este legata de transferarea
activitatilor operationale specifice departamentului financiar-contabil din sfera de operare a documentelor catre
analiza indicatorilor financiari si controlul fluxurilor de lucru.

Acest lucru trebuie realizat in conditiile in care, de obicei, acest departament este subdimensionat in raport cu restul
structurii companiei, numarul celor care direct sau indirect genereaza efecte contabile fiind nu numai mult mai mare,
ci si distribuit geografic si, mai ales, neavand cunostinte contabile de specialitate.

In aceste conditii, pentru a asigura o calitate ridicata a informatiilor pe care operationalul il genereaza in
contabilitate, este necesara o mare flexibilitate in configurarea parametrilor initiali, dublata de restrictii specifice
rolurilor operationale si de instrumente puternice de analiza si verificare.

Flexibilitatea incepe de la definirea planului contabil, fara restrictii privind numarul de nivele de conturi analitice,
continuand cu configurarile monografiilor contabile specifice subiectilor de gestiune operationala (articole,
parteneri, banci, casierii, tva, taxe vamale, mijloace fixe, personal etc) si finalizand cu formulele de generare
automata a notelor contabile specifice fiecarei operatiuni. Datorita unei abordari eficiente a structurii inregistrarilor
contabile generate, nu este necesara crearea unui numar mare de conturi analitice, pastrand planul de conturi intr-o
structura accesibila, fara a afecta posibilitatile de detaliere a situatiilor contabile pe sumele componente si pe sursele
de provenienta.

Sistemul ERP, avand un caracter integrator, ridica urmatoarea problema: cum poti genera efecte contabile corecte, in
momentul in care majoritatea covarsitoare a operatorilor din sistem nu au notiuni de specialitate? Raspunsul este
simplu: punctele de legatura dintre modulele operationale si cel contabil trebuiesc definite foarte simplu, clar,
flexibil, sa poata fi controlate usor, iar odata configurate, sa nu se mai poata interveni asupra lor decat daca persoana
respectiva are nivelul de acces si cunostinte/raspundere corespunzator.

Automatizarea a peste 95% din operatiunile ( inregistrarile / notele ) contabile

In practica se poate ajunge la un procent de automatizare de peste 95% din totalul operatiunilor care afecteaza
contabilitatea. Spre exemplu, pentru o companie de import si distributie la nivel national, cu 7 puncte de lucru si un
numar de 352.197 de operatiuni la nivelul anului 2006, s-au efectuat un numar de 226 de inregistrari contabile
manuale.

In cazul aparitiei de modificari legislative, machetele de generare de note contabile, de repartizare pe jurnale de TVA
sau pe registre contabile sunt mentiune ca istoric, asfel incat in momentul regenerarii notei contabile aferente unui
document operational, formula aleasa va fi cea activa in momentul crearii respectivului document, si nu cea
curenta.

Flexibilitatea in efectuarea de operatiuni

Lucrul in timp real garanteaza posibilitatea de a analiza rezultatele partiale in orice moment, putandu-se interveni
proactiv in vederea efectuarii de operatiuni corectoare necesare. Spre exemplu, in cadrul procesului de bugetare si
urmarire a realizarii acestora, se poate intercala o etapa intermediara de aprobare a oricarui necesar de cheltuiala,
departamentul financiar putand esalona cererile astfel incat sa asigure respectarea parametrilor stabiliti. De
asemenea inchiderea de venituri si cheltuieli inregistrate in avans (neexigibile), desi in principiu automata, poate fi
ajustata manual asfel incat acestea sa poata fi redistribuite conform necesitatilor.
O alta problema des mentionata este legata de verificarile contabile de sfarsit de luna. Aceste verificari trebuie sa fie
efectuate pe tipuri de operatiuni, per punct de lucru, iar odata finalizate, datele verificate este recomandat sa fie
validate. Daca s-a finalizat de verificat intreaga perioada, aceasta se inchide, pentru a impiedica noi operatiuni care
sa afecteze rezultatele contabile.

Daca am constatat o eroare, se mai poate reveni intr-o luna inchisa?

Raspunsul este afirmativ, cu conditia ca persoana care redeschide perioada sa fie in cunostinta de cauza referitor la
implicatiile posibile. Este uneori mai bine sa se efectueze corectiile necesare in luna curenta, pentru ca in timpul in
care luna este redeschisa, un utilizator poate introduce din greseala sau voit un document operational care sa se
reflecte nedorit in balanta contabila.

Cat dureaza operatiunea de inchidere de luna?

Aceasta intrebare provine de la utilizatorii de softuri mai vechi, care in momentul inchiderii unei luni, arhiveaza
datele lunii, transferand soldurile de redeschidere intr-o noua baza de date. In cazul unui volum mare de dare,
aceasta operatiune este mare consumatoare de timp si resurse. Senior ERP stocheaza datele utilizand un server de
baze de date de tip enterprise, de ultima generatie, care poate gestiona volume impresionante de date, fara a necesita
arhivarea acestora. Astfel, operatiunile de inchidere/redeschidere de luna sunt extrem de facile.

Este important de stiut ca o mare parte din verificarile specifice inchiderii de luna sunt automatizate, utilizand un
framework extensibil, care permite adaugarea de noi verificari pe masura identificarii acestora ca nevoi stringente.
Este tinut un istoric al verificarilor efectuate si al rezultatelor generate de catre fiecare rulare a unei verificari, pentru
a se putea efectua in orice moment un audit privind gradul de asimilare si respectare a procedurii de lucru.

Rapoarte de verificare eficiente

Rapoartele de verificare pornesc de la situatii sintetice/consolidate, urmand ca prin tehnici de drill-down, sa se
detalieze pana la nivelul la care apare o neconformitate. Notele contabile generate primesc atat pentru contul debitor,
cat si pentru cel creditor, subiectul de gestiune operationala care a generat suma respectiva. Asftel, o balanta a
contului 401 poate fi detaliata oricand pe toti furnizorii care au avut tranzactii pe acel cont. Acest lucru este valabil
pentru orice cont contabil, eliminandu-se necesitatea crearii unui numar exagerat de analitice. In cazul unei societati
cu zeci de mii de produse si clienti, daca sistemul informatic impune crearea de conturi analitice, rezulta o balanta
contabila care seamana mai mult cu un roman, fiind practic imposibila utilizarea acesteia.

In SeniorERP, spre exemplu, o fisa de cont poate fi grupata la nivel de tip de operatiune, document sau detaliu de
document, dupa nevoie. Balanta poate fi emisa pe fiecare punct de lucru, iar contabilitatea operatiunilor in moneda
straina este evidentiata in rapoartele aferente, diferentele de curs valutar calculandu-se in mod automat. De
asemenea exista operatiuni de reevaluare distincte pe tipuri de operatiuni. Reevaluarile pot fi efectuate la sfarsit de
luna sau de an, dupa dorinta. Orice operatiune este echivalata simultan in 3 monede: cea originala (ex: US Dollar),
cea nationala (ex: RON) si cea de referinta (ex: EUR).

Acesta structura flexibila a permis (de exemplu) in momentul denominarii, sa marcam RON-ul ca fiind noua
moneda nationala, vechiul ROL fiind considerat ca o alta moneda, avand o rata fixa de conversie, si sa recalculam
doar echivalentul in moneda nationala. In acest fel, toate documentele au ramas intacte, putand fi efectuate orice fel
de operatiuni ulterioare asupra lor, fara probleme.

Controlul Fluxurilor Monetare

O componenta importanta pentru departamentul financiar contabil este urmarirea fluxurilor monetare. Pentru aceasta
situatie exista modulul de trezorerie, modul care urmareste in detaliu orice operatiune specifica, indiferent ca este
vorba de operatiuni bancare (inclusiv urmarire CEC-uri sau BO), operatiuni de casa, procese verbale de compensare,
inchidere avansuri, girari cec-uri, operatiuni cu personalul etc.

O abordare completa si unitara a proceselor

Sumarizand, prin implementarea SeniorERP, aspectele calitative ale activitatii departamentului financiar contabil se
pot evidentia pe mai multe planuri: bugete, centre de cost, urmarire cash-flow, managementul mijloacelor
fixe, controlul calitatii operarii documentelor, analize economico-financiare utilizand instrumente de tip BI,
activitatile repetitive de operare de documente putand fi automatizate intr-o proportie de peste 95%.