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Microsoft InfoPath 2007 A FONDO

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INDICE
MICROSOFT INFOPATH 2007

Captulo 1......................................................................................................................... 5
Introduccin a Microsoft InfoPath 2007........................................................................ 5
1.1.

INICIAR INFOPATH ............................................................................................... 5

1.2.

ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE INFOPATH............................................ 7

1.2.1.
1.2.2.
1.2.3.
1.2.4.
1.2.5.
1.2.6.
1.2.7.

Cuadro de dilogo Introduccin ...........................................................................................7

Elementos de la ventana principal ......................................................................................10
Men...................................................................................................................................10
Barras de herramientas .......................................................................................................11
Panel de Tareas...................................................................................................................12
Disear y rellenar................................................................................................................13
A continuacin................................................................................................................13

Captulo 2....................................................................................................................... 15
Rellenar un formulario ................................................................................................. 15
2.1.

RELLENAR UN FORMULARIO ......................................................................... 19

2.1.1. Tareas bsicas.....................................................................................................................19

2.1.1.1.
Dar formato al texto.......................................................................................................19
2.1.1.1.1.
Cambiar el tipo de fuente .....................................................................................20
2.1.1.1.2.
Aplicar efectos......................................................................................................22
2.1.1.1.3.
Cambiar el color del texto ....................................................................................23
2.1.1.1.4.
Cambiar el color de fondo o resaltar el texto........................................................24
2.1.1.1.5.
Borrar todo el formato de un texto .......................................................................24
2.1.1.1.6.
Alineacin del texto .............................................................................................25
2.1.1.1.7.
Aplicar sangra de texto........................................................................................25
2.1.1.2.
Caractersticas de autocompletar ...................................................................................25
2.1.1.3.
Insertar hipervnculos ....................................................................................................27
2.1.1.4.
Insertar una imagen........................................................................................................28
2.1.1.4.1.
Imgenes prediseadas .........................................................................................28
2.1.1.4.2.
Insertar una imagen desde un archivo ..................................................................31
2.1.1.5.
Buscar y reemplazar textos ............................................................................................32
2.1.1.5.1.
Buscar un texto.....................................................................................................32
2.1.1.5.2.
Reemplazar texto..................................................................................................33
2.1.1.6.
Deshacer y rehacer.........................................................................................................33
2.1.2. Trabajar con Tablas ............................................................................................................33
2.1.2.1.
Insertar una tabla............................................................................................................34
2.1.2.2.
Eliminar una tabla..........................................................................................................35
2.1.2.3.
Alinear una tabla............................................................................................................35
2.1.2.4.
Agregar fila o columnas a una tabla...............................................................................36
2.1.2.5.
Eliminar filas o columnas ..............................................................................................37
2.1.3. Listas ..................................................................................................................................38
2.1.3.1.
Insertar listas..................................................................................................................38
2.1.3.2.
Quitar listas....................................................................................................................39
2.1.4. Vistas ..................................................................................................................................39
2.1.4.1.
Cambiar de una vista a otra............................................................................................39
2.1.5. Ortografa ...........................................................................................................................39
2.1.5.1.
Revisar la ortografa.......................................................................................................40
2.1.6. Guardar un formulario ........................................................................................................41
2.1.6.1.
Guardar un formulario como pagina Web .....................................................................42

Captulo 3....................................................................................................................... 44
Disear un formulario................................................................................................... 44
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3.1.

DISEAR UN FORMULARIO ............................................................................. 45

3.1.1. Tareas de Diseo ................................................................................................................47

3.1.1.1.
Diseo ............................................................................................................................47
3.1.2. Tablas .................................................................................................................................49
3.1.2.1.
Seleccin de tablas.........................................................................................................50
3.1.2.2.
Tamao de tabla, filas y columnas.................................................................................52
3.1.2.3.
Eliminar filas o columnas ..............................................................................................53
3.1.2.4.
Insertando tablas ............................................................................................................54
3.1.2.5.
Insertando filas y columnas ...........................................................................................55
3.1.2.6.
Combinando celdas........................................................................................................55
3.1.2.7.
Dividiendo celdas ..........................................................................................................56
3.1.2.8.
Bordes y sombreados .....................................................................................................58
3.1.2.9.
Propiedades de tabla ......................................................................................................61
3.1.2.10. Tablas anidadas..............................................................................................................63
3.1.3. Controles.............................................................................................................................64
3.1.3.1.
Cuadro de texto..............................................................................................................65
3.1.3.2.
Validando datos .............................................................................................................71
3.1.3.3.
Formato condicional ......................................................................................................73
3.1.3.4.
Control de imagen..........................................................................................................76
3.1.3.5.
Cuadro de lista y cuadro de lista desplegable ................................................................77
3.1.3.5.1.
Cuadro de lista ..........................................................................................................78
3.1.3.5.2.
Cuadro de lista desplegable.......................................................................................80
3.1.3.6.
Selector de fechas ..........................................................................................................82
3.1.3.7.
Secciones .......................................................................................................................84
3.1.3.7.1.
Seccin......................................................................................................................84
3.1.3.7.2.
Seccin Extensible ....................................................................................................84
3.1.3.7.3.
Seccin Opcional ......................................................................................................89
3.1.3.8.
Casilla de verificacin ...................................................................................................91
3.1.3.9.
Botn de Opcin ............................................................................................................93
3.1.3.10. Cuadro de texto enriquecido ..........................................................................................98
3.1.3.11. Tablas Extensibles .......................................................................................................100
3.1.3.12. Maestro y detalle..........................................................................................................109
3.1.3.13. Listas............................................................................................................................110
3.1.3.13.1.
Lista con vietas......................................................................................................110
3.1.3.13.2.
Lista numerada........................................................................................................113
3.1.3.13.3.
Lista simple .............................................................................................................113
3.1.3.14. Hipervnculo ................................................................................................................114
3.1.3.15. Imagen manuscrita.......................................................................................................119
3.1.3.16. Cuadro de expresin ....................................................................................................120
3.1.3.16.1.
Sumar, restar, multiplicar y dividir valores de campos ...........................................124
3.1.3.16.2.
Sumar una columna de nmeros .............................................................................125
3.1.3.16.3.
Media de una columna de nmeros.........................................................................125
3.1.3.16.4.
Enumerar las filas de una tabla extensible ..............................................................125
3.1.3.16.5.
Concatenar datos .....................................................................................................125
3.1.3.16.6.
Resumen..................................................................................................................125
3.1.4. Origen de datos.................................................................................................................126
3.1.4.1.
Utilizar el panel de tareas Origen de datos para insertar controles ..............................127
3.1.4.2.
Modificar campos y grupos en el origen de datos........................................................129
3.1.4.2.1.
Eliminar un campo ..................................................................................................129
3.1.4.2.2.
Mover un campo .....................................................................................................129
3.1.4.2.3.
Probar los controles.................................................................................................130
3.1.5. Vistas ................................................................................................................................131
3.1.5.1.
Crear una nueva vista...................................................................................................136
3.1.5.2.
Eliminar una vista ........................................................................................................137
3.1.6. Guardar o publicar un formulario .....................................................................................138
3.1.6.1.
Publicar en un sitio de red............................................................................................139
3.1.6.2.
Publicar en un sitio SharePoint ....................................................................................142
3.1.7. Seguridad..........................................................................................................................148
3.1.7.1.
Zonas de seguridad de Microsoft Internet Explorer.....................................................148
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3.1.7.2.
Proteger el diseo del formulario.................................................................................151
3.1.7.3.
Firmas digitales............................................................................................................155
3.1.7.3.1.
Agregar y quitar firmas digitales........................................................................155
3.1.7.3.2.
Agregar una firma digital ...................................................................................156
3.1.7.3.2.1. Quitar una firma digital...................................................................................158

Captulo 4..................................................................................................................... 159

Imprimir un formulario............................................................................................... 159
4.1.
4.1.1.
4.1.2.

Imprimir un formulario ........................................................................................ 159

Vista previa.......................................................................................................................159
Ms opciones de impresin ..............................................................................................161

Captulo 5..................................................................................................................... 162

Personalizacin de InfoPath 2007 .............................................................................. 162
5.1.
5.1.1.
5.1.2.

La ventana opciones............................................................................................... 162

Cuadro de dilogo Personalizar ........................................................................................164
Resumen: ..........................................................................................................................165

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Captulo 1
Introduccin a Microsoft InfoPath 2007
Microsoft Office InfoPath, aparecido por primera vez en su versin 2003, es un nuevo componente del
grupo de aplicaciones Microsoft Office System, InfoPath viene a cubrir un rea algo descuidada por las
aplicaciones conocidas. Est orientado a la generacin o creacin de formularios enriquecidos y
dinmicos con el fin de facilitar la recopilacin de informacin.
Tiene una integracin total con Microsoft SharePoint Services y Microsoft SharePoint Portal Server lo
que permite generar rpidamente nuevos formularios mediante los cuales los usuarios de la red y los
grupos de trabajo puedan ingresar nuevos datos a la red empresarial.
Al contrario que los mtodos existentes de recopilacin de informacin, como los documentos de texto o
los formularios Web o incluso los formularios en Word, la utilizacin de InfoPath ahorra tiempo y aporta
flexibilidad. InfoPath permite al usuario no slo dar formato al texto e insertar tablas directamente en los
formularios, sino tambin proporciona al usuario informacin inmediata sobre los errores cometidos al
rellenar un formulario, lo que ayuda a garantizar la calidad de los datos recopilados.
InfoPath incluye varias herramientas, como un editor de secuencias de comandos, un modelo de objetos,
controles de edicin y una utilidad de formato XML para texto sin formato. Estas herramientas aportan a
los desarrolladores la capacidad de disear vistas, agregar secuencias de comandos personalizadas,
controlar el comportamiento del formulario en tiempo de ejecucin e integrar los formularios
personalizados directamente en un servidor o servicio Web.
InfoPath se puede utilizar con otras aplicaciones de Office. Esto permite a los usuarios analizar los datos
recopilados en los formularios y trabajar con ellos, as como integrar esos datos con los procesos
empresariales existentes. Por ejemplo, es posible exportar los formularios de InfoPath a Microsoft Office
Excel 2007 o a una base de datos de Microsoft Access que, a su vez, se puede utilizar para rellenar los
campos de un formulario.

1.1.

INICIAR INFOPATH

InfoPath se puede iniciar de las maneras siguientes:

Se hace un doble clic sobre el acceso directo del Escritorio, si es que ste existe.
Clic
aqu

Ir al men de Inicio, Programas, seleccionar Microsoft InfoPath.

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Clic
aqu

Cualquiera de las opciones anteriores inicia InfoPath.

Una vez concluida la carga de la aplicacin se muestra el cuadro de dilogo Introduccin:

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1.2.

ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE INFOPATH

1.2.1. Cuadro de dilogo Introduccin

A diferencia de su antecesor, en esta versin se despliega un cuadro de dilogo que hace las veces de
asistente, su nombre es Introduccin:

Mediante este cuadro de dilogo se puede abrir un formulario ya existente, se puede disear una nueva
plantilla de formulario, importar un formulario, etc.
a
b
c

f
d
g

h
El cuadro de dilogo se encuentra organizado de la siguiente manera:
a. Muestra un historial de los ltimos formularios utilizados.

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b. InfoPath tiene su propia lista de favoritos. El usuario puede agregar o quitar archivos de dicha
lista.
c. Muestra una lista completa de todos los formularios disponibles.
d. En esta seccin aparecen los ltimos formularios utilizados, tambin se dispone de un vnculo
En mi PC que abre el clsico cuadro de dilogo abrir que permite navegar por las carpetas
en busca de un archivo.
e. Seccin dedicada al diseo de nuevos formularios, se puede disear una nueva plantilla, importar
un formulario o incluso personalizar uno de los ejemplos del propio InfoPath,
f. rea destinada a la pre visualizacin de miniaturas.
g. En esta rea se dispone de funciones que cambiarn segn sea la opcin activa en el panel
izquierdo del cuadro de dilogo. En la imagen de ejemplo se observa activo Formularios usados
recientemente (a) y por lo tanto se dispone de opciones tales como Agregar a favoritos.
h. Permite obtener plantillas desde el sitio Online de Microsoft.
Para poder describir los comandos de la pantalla principal de InfoPath 2007 de la forma ms sencilla
utilizaremos un formulario en blanco, para lo cual simplemente cierre el cuadro de dilogo Introduccin
haciendo clic en (a) :

En la pantalla en blanco que se nos presenta haga clic en el botn Disear un formulario (b):

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Se desplegar el siguiente cuadro de dilogo:

c
d

Simplemente haga clic en la opcin En blanco (c) y luego haga clic en Aceptar (d):
Se presentar la pantalla de InfoPath 2007 destinada al diseo de formularios totalmente en blanco, sobre
esta ventana describiremos los comandos ms importantes de la pantalla principal de la aplicacin.

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1.2.2. Elementos de la ventana principal

b
c

La ventana principal de InfoPath se puede dividir en los siguientes elementos:

a)

Barra de mens, donde se muestran las diferentes opciones que permite InfoPath. Algunos de
estos mens contienen submens.

b) Barras de herramientas. Normalmente aparecen estas tres por defecto y son la Estndar, la de
Formato y la de Tablas. Permite tener acceso directo a las opciones ms comunes.
c)

Panel de Tareas: Caracterstica incluida desde Office XP, este panel se habilita desde el men
ver.

A continuacin vamos a describir con ms detalle estos elementos.

1.2.3. Men
Las funciones que realiza InfoPath estn agrupadas en mens, como Archivo, Edicin, etc. Cada men
contiene funciones relacionadas con su nombre, por ejemplo, en el men Tabla se encuentran opciones
tales como: Insertar tabla, Eliminar celdas, Combinar celdas, Dividir celdas, etc.

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c
b

Los mens y submens (mens dentro de otros mens) pueden tener algunas de las siguientes
caractersticas:

En algunos se indica una combinacin de teclas que tambin permite acceder a ellos (a).

Los puntos suspensivos indican que el comando presenta un cuadro de dilogo (b).

Una marca de verificacin al lado izquierdo de la opcin que indicar si sta est activada
(con un 9) o no.

Los mens que aparecen en texto atenuado no estn disponibles hasta que se selecciona el
elemento adecuado en un formulario.

Los mens que aparecen con una pequea flecha negra a su derecha indican que se desplegar
un submen al colocar el puntero sobre l. (c)

Para cerrar un men se pulsar la tecla Esc.

1.2.4. Barras de herramientas

Permiten acceder rpidamente a las opciones ms utilizadas. Al iniciar InfoPath, aparecern las barras de
herramientas Estndar (a), Formato (b) y Tablas (c), tal como se muestra a continuacin:
a
b
c
InfoPath muestra diferentes barras de herramientas segn las caractersticas que estn utilizndose en ese
momento, como bordes, dibujos, etc. Se puede seleccionar qu barras y dnde queremos que aparezcan en
la ventana de InfoPath. Para seleccionar las barras que queremos que aparezcan iremos al men Ver,
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seleccionamos Barra de herramientas y marcamos con un tick (9) (a) las barras que queremos que
aparezcan.

Este men tambin aparece si situamos el puntero del ratn sobre la lnea vertical punteada que aparece a
la izquierda de cada barra de herramientas (b) y pulsamos el botn derecho.

La ltima opcin del men, Personalizar..., la describiremos en el captulo de Personalizacin de

InfoPath. Si pinchamos sobre esa barra y movemos el ratn manteniendo pulsado el botn
conseguiremos desplazar la barra por la pantalla, permitindonos colocarla a nuestro gusto, ya sea
verticalmente a la derecha o a la izquierda, horizontalmente arriba o abajo, sobre el rea de trabajo
flotante, etc.
Al pasar el puntero del ratn por encima de un botn de cualquier barra de herramientas, InfoPath
presenta una etiqueta con su nombre.

1.2.5. Panel de Tareas

El panel de tareas es un elemento incorporado por la versin XP o 2002 de Microsoft Office y mantenido
en esta nueva versin, mediante este panel se logra que la interfaz sea mucho ms interactiva que en sus
versiones anteriores. El panel tiene varias modalidades de acuerdo al trabajo que se desea realizar.
El panel de tareas puede ser activado o desactivado desde el men Ver mediante la opcin Panel de
Tareas o presionando CTRL + F1.
Este panel suele aparecer por s solo segn el trabajo que se est realizando, normalmente lo hace sobre el
lateral derecho de la pantalla pero se lo puede trasladar arrastrndolo desde su barra de ttulo (a).

d
c

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Posee adems un par de controles que permiten avanzar o retroceder sobre los ltimos paneles utilizados
(b), una lista desplegable (c) mediante la cual se puede seleccionar el tipo de panel que se necesite y por
ltimo un botn mediante el cual se puede cerrar el panel completo (d).
En la siguiente imagen se puede observar la lista completa de paneles disponibles.

1.2.6. Disear y rellenar

InfoPath se puede usar tanto para rellenar un formulario existente como tambin para disear nuevos
formularios, es por ese motivo que se presentan dos maneras diferentes de utilizar la aplicacin,
denominadas Rellenar formulario y Disear Formulario, opciones que podemos ver en el panel de
tareas (a) y (b).
Estos modos se adaptan a una amplia variedad de usuarios, desde aqullos que slo desean rellenar
formularios, hasta los desarrolladores avanzados que disean formularios personalizados.
Mediante el modo Relleno de formulario, el usuario puede utilizar un formulario existente para introducir
informacin. Lo que se le permita hacer, o no, depender exclusivamente de las opciones que el diseador
incluy en el formulario durante su diseo.
Con el modo de diseo se dispone de un entorno WYSIWYG que facilita, tanto la personalizacin de los
formularios, como la creacin de un formulario personalizado desde cero. En este modo se pueden
insertar tablas, arrastrar y soltar controles, establecer la validacin de datos y el formato condicional, etc.
Para cambiar de un modo a otro puede utilizar el men Archivo seleccionando las opciones Rellenar o
Disear segn corresponda. Tambin puede hacerlo valindose del panel de tareas el cual incluye las
opciones de Rellenar y Disear formulario.

1.2.7. A continuacin
Hasta ahora hemos visto slo una breve introduccin a InfoPath 2007, en los captulos siguientes se
describen las herramientas disponibles para llevar a cabo las tareas de rellenado de formularios y de
diseo de formularios.
Comenzaremos por lo ms sencillo, describiendo las opciones de los mens y las herramientas de las que
podemos valernos a la hora de rellenar un formulario. Puede que el siguiente captulo le resulte familiar
ya que la mayora de las herramientas son similares, y en algunos casos iguales, a las que se pueden
encontrar en aplicaciones como Word o Excel, de todas formas es bueno que le d un vistazo ya que
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servir de base para el captulo de Diseo de Formularios, en el cual veremos con ms profundidad
muchas de estas opciones. Por lo pronto cierre el formulario en blanco utilizando la opcin Cerrar del
men Archivo:

Se volver a presentar el cuadro de dilogo Introduccin

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Captulo 2
Rellenar un formulario
Como podr observar a diferencia de otras aplicaciones de Office como Word o Excel, InfoPath no
presenta una pgina en blanco al ser ejecutado. Como se puede apreciar en el captulo anterior slo
presenta un cuadro de dilogo Introduccin, tampoco tiene opciones como Abrir documento o
Nuevo documento.
InfoPath cambia estas opciones por Rellenar un Formulario y Disear un Formulario. Estas opciones
se muestran en el cuadro de dilogo Introduccin (a):

InfoPath est pensado para cubrir tanto las necesidades de los usuarios como tambin de los diseadores o
desarrolladores. Es probable que en una empresa existan usuarios que slo utilizarn InfoPath para
rellenar formularios con informacin relevante, estos formularios son diseados por los desarrolladores
que pueden generar muy rpidamente nuevos formularios que satisfagan las necesidades de la empresa.
Observe que en la figura anterior slo se dispone de Disear este formulario como comando activo,
Rellenar este formulario no se encuentra activo porque nos encontramos en la opcin Personalizar este
ejemplo (b) y por lo tanto no se dispone an de un formulario definitivo.
Este captulo est dedicado a las opciones disponibles en la modalidad Rellenar un Formulario. Como
podr apreciar durante su lectura, muchas de las opciones son las mismas que podr encontrar en
aplicaciones como Word o Excel; como pueden ser las formas de insertar tablas, aplicar bordes y
sombreados, aplicar fuentes y efectos al texto, etc.
Dado que estas tareas, seguramente, son muy habituales para la mayora de los usuarios en ste captulo
se describirn superficialmente. De todas formas, en el captulo Disear un formulario se describen con
mayor profundidad.
Para poder seguir los ejemplos de este captulo deberemos disponer de un formulario para rellenar. Para
crear uno de ejemplo simplemente haga clic en Ejemplo: Administracin de bienes (c):

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