OpenOffice.

org Writer Bab 3 : Surat Rasmi Dan Sampul Surat

Bab 3: Surat Rasmi Dan

Sampul Surat

Modul Dibangunkan Oleh : Http://hardyw3b.wordpress.com

Creative Commons
OpenOffice.org Writer Bab 3 : Surat Rasmi Dan Sampul Surat

Contoh Surat Rasmi ( Letter Head )

Enter 5-6 kali (kosongkan untuk ruangan Letter Head)

Slogan Syarikat / Jabatan Rujuk Kami:

Rujuk Tuan:
Tarikh :

Pengarah,
Jabatan sekian sekian,
Alamat sekian sekian,
Poskod sekian sekian,
Negeri Sekian.

( U/p : En Polan Bin Polan )

Tuan,

Tajuk Surat Rasmi Mestilah Ditulis Dengan Huruf Besar Pada

Permulaan Perkataan

Mukadimah ayat dalam perenggan pertama, Lorem ipsum dolor sit

amet, consectetur adipiscing elit. Praesent fermentum lectus quis mi
suscipit euismod. Vivamus placerat. Donec lorem diam, luctus non,
tincidunt fermentum, vehicula a, lorem .

2. Perenggan kedua, Cras convallis velit at nulla. Phasellus

placerat eleifend ipsum. Phasellus ut ipsum quis ante malesuada
faucibus

3. Perenggan ketiga, Curabitur egestas viverra nunc. Morbi

volutpat elementum nulla. Nunc ac velit. Nullam eu dolor. Nam
euismod aliquet lectus. Nullam viverra nulla et felis.

Penutup,

Sekian, terima kasih,

Yang benar,

________________
Nama pengirim
( Jawatan / Nombor Kad Pengenalan )

s.k
Dato' K

Fail Timbul
hardyweb../

Creative Commons
OpenOffice.org Writer Bab 3 : Surat Rasmi Dan Sampul Surat

Praktik 1

1. Set Format kertas sebagai A4

Format -> Page -> Paper Format -> A4 -> Ok

2. Enter 5 hingga 6 kali ke bawah untuk ruangan Letter Head.

3. Buat table ( dua cell ).

Creative Commons
OpenOffice.org Writer Bab 3 : Surat Rasmi Dan Sampul Surat

4. Buang garisan pada Table.

Table -> Select -> Table

Klik pada Table Toolbar, pada table tanpa garisan seperti yang
ditunjukkan dalam gambar.

5. Tuliskan slogan Jabatan atau Syarikat di sebelah kanan Table dan di

sebelah kiri pula, tuliskan rujukan surat berserta dengan tarikh

6. Bawakan cursor ke luar dari table ke kanvas utama. Enter sekali.

7. Tuliskan nama jawatan atau nama penerima serta alamat penerima.

8. Jika surat tersebut ditujukan kepada seseorang, tuliskan U/P ( untuk

perhatian ) di bawah alamat.

9. Enter dua kali ke bawah, tuliskan nama rasmi seperti Tuan atau Puan.

10. Anter dua baris ke bawah, tuliskan tajuk dengan huruf besar di
hadapan.

Creative Commons
OpenOffice.org Writer Bab 3 : Surat Rasmi Dan Sampul Surat

11. Klik tiga kali pada tajuk tersebut, dan klik B dan U untuk Bold dan
Underline.

12. Enter dua kali ke bawah untuk memulakan mukadimah perenggan

pertama, buang Bold dan Underline, Klik sekali pada butang B dan
butang U.

13. Tuliskan mukadimah dan setkan supaya perenggan tersebut

Justified.

14. Dalam surat rasmi, perenggan kedua dimulakan dengan nombor

dua diikuti dengan nombor tiga dan seterusnya.

Creative Commons
OpenOffice.org Writer Bab 3 : Surat Rasmi Dan Sampul Surat

15. Enter sekali dan tekan backspace untuk betulkan spacing antara
perenggan kedua dan ketiga.

16. Kita akan betulkan masalah pada perenggan kedua dan ketiga, oleh
kerana OpenOffice secara automatik akan membuat senarai nombor
dan akan merubah indent pada perenggan tersebut

17. Klik cursor pada perenggan kedua dan klik kanan, pilih Numbering/
Bullets

18. Satu dialogbox akan keluar, pilih Positions.

Creative Commons
OpenOffice.org Writer Bab 3 : Surat Rasmi Dan Sampul Surat

19. Ubah nilai pada aligned at dan indent at pada 0.00 dan klik OK.

20. Enter sekali dan tekan backscpace sekali.

21. Tulis penutup surat rasmi.

22. Tulis Sekian, terima kasih. Mungkin sesetengah Jabatan

mempunyai slogan, anda boleh meletakkan slogan seperti Saya
Yang Menjalankan Tugas atau yang paling biasa iaitu Yang
Benar.

23. Tekan Shift dan _ (dash) serentak untuk membuat satu garisan, oleh
kerana OpenOffice akan membuat satu garisan panjang
( autocomplete ), anda perlu tekan enter skali dan tekan ctrl-z.

Creative Commons
OpenOffice.org Writer Bab 3 : Surat Rasmi Dan Sampul Surat

24. Tuliskan nama dan jawatan.

25. Mungkin anda ingin tambah sk dan Fail Timbul, anda boleh tulis sk
dan juga fail timbul di bawah jawatan.

Sambungan daripada surat rasmi di atas, Jika terdapat dua atau lebih
muka surat untuk surat rasmi tersebut, kita boleh buat bilangan dengan
memasukkan footer di bawah surat.

1. Masukkan footer.

Insert -> footer -> Default

Creative Commons
OpenOffice.org Writer Bab 3 : Surat Rasmi Dan Sampul Surat

2. Klik cursor dalam Footer, pilih Align Right

3. Tulis Ms ( Mukasurat ), klik Insert -> Fields -> Page Number

4. Taip slash ( / )

5. Langkah seterusnya, klik Insert -> Fileds -> Page Count

Creative Commons
OpenOffice.org Writer Bab 3 : Surat Rasmi Dan Sampul Surat

Contoh Surat Rasmi ( Header Letter Head)

Jenis surat rasmi sebegini biasanya digunakan oleh syarikat kecil yang
tiada Letter Head bercetak. Kerani atau pengurus boleh menggunakan
Header untuk mencipta Letter Head dengan rekacipta sendiri.

Praktik 2

1. Set format kertas sebagai A4.

Format -> Page -> Paper Format -> A4 -> Ok

2. Insert -> Header -> Default

Creative Commons
OpenOffice.org Writer Bab 3 : Surat Rasmi Dan Sampul Surat

3. Dalam Header, masukkan table ( 3 cell )

4. Buang garisan pada Table

Table -> Select -> Table

Klik pada Table Toolbar, pada table tanpa garisan seperti yang
ditunjukkan dalam gambar.

Creative Commons
OpenOffice.org Writer Bab 3 : Surat Rasmi Dan Sampul Surat

5. Dalam cel pertama, boleh digunakan untuk meletakkan logo

syarikat, untuk cel yang kedua pula boleh digunakan untuk letakkan
nama dan alamat syarikat, manakala untuk cel yang ketiga pula,
boleh digunakan untuk nombor telefon, nombor faks dan email
syarikat.

6. Klik di bawah Table

7. Buat satu garisan panjang. Tekan Enter dan tekan Backspace sekali

Creative Commons
OpenOffice.org Writer Bab 3 : Surat Rasmi Dan Sampul Surat

8. Masukkan logo dalam cel pertama, nama dan alamat syarikat di cel
kedua manakala untuk cel ketiga pula, masukkan nombor telefon,
nombor faks serta email syarikat.

9. Untuk isi kandungan surat, anda boleh ikut tutorial dalam Praktik 1
bermula dari nombor 3 hingga nombor 25.

10. Kerani akan menghadapi masalah apabila surat rasmi tersebut

dibuat lebih dari dua muka surat kerana header secara automatik
akan diwujudkan dalam muka surat ke dua.

Creative Commons
OpenOffice.org Writer Bab 3 : Surat Rasmi Dan Sampul Surat

11. Untuk mengatasi masalah ini, kita perlu buat satu Page Style and
Formating baru.

12. Tekan F11, satu dialog Style And

Formating akan dipaparkan.

Nota: Style And Formatting

merupakan perkakasan yang
membolehkan pengguna OpenOffice
Writer menggubah atau menambah
tetapan-tetapan yang telah dibuat
secara default.

Anda boleh mengubah teks, saiz muka

taip, perenggan, muka surat dan
macam-macam lagi.

13. Dalam Style And Formating, pilih ikon ke 4 dari kiri anda. Klik kanan
pada Default, pilih New

Creative Commons
OpenOffice.org Writer Bab 3 : Surat Rasmi Dan Sampul Surat

14. Satu dialog

bernama Page
Style akan
keluar, namakan
page tersebut.
Eg: Mukasurat
Baru

15. Klik pada Page. Ubah format kertas kepada A4 dan set margin
kepada 2 cm untuk semua. Klik OK.

Creative Commons
OpenOffice.org Writer Bab 3 : Surat Rasmi Dan Sampul Surat

16. Anda juga perlu mengubah Page Style yang bernama Default. Klik
kanan pada Page Style Default, pilih Modify.

17. Dalam tab Organizer,ubah next style kepada Mukasurat Baru, klik
OK.

Creative Commons
OpenOffice.org Writer Bab 3 : Surat Rasmi Dan Sampul Surat

18. Kembali semula ke surat rasmi tadi, sambung perenggan yang ingin
ditambah dalam muka surat baru.

19. Jangan lupa untuk menambah Footer pada muka surat tersebut.
Insert -> Footer -> Mukasurat Baru.

20. Masukkan bilangan muka surat dan jumlah muka surat. Rujuk Praktik
1.

21. Berikut adalah contoh surat rasmi yang menggunakan header dan
menggunakan dua pagestyle.

Creative Commons
OpenOffice.org Writer Bab 3 : Surat Rasmi Dan Sampul Surat

Surat Rasmi Biasa

Surat rasmi biasa seperti yang diajar di sekolah (masa zaman penulis). Sila
rujuk cikgu Bahasa Melayu untuk format surat rasmi terkini.

Creative Commons
OpenOffice.org Writer Bab 3 : Surat Rasmi Dan Sampul Surat

Praktik 3

1. Tuliskan nama dan alamat pengirim

2. Buat satu garisan panjang, anda hanya perlu gunakan Shift+dash
dan tekan Enter.
3. Tulis nama dan alamat penerima surat
4. Tarikh diletakkan sebaris dengan alamat penerima surat. Gunakan
kekunci Tab untuk menjarakkan antara alamat dan tarikh surat.
5. Sila ikut langkah 6 hingga 25 dalam Praktik 1 untuk isi kandungan
surat rasmi.

Creative Commons
OpenOffice.org Writer Bab 3 : Surat Rasmi Dan Sampul Surat

Sampul Surat

Anda boleh memasukkan sampul surat berserta dengan alamat penerima

surat di atas surat rasmi yang ditulis.

Insert -> Envelope

Satu dialog Envelope akan dipaparkan, anda hanya perlu mengisi ruangan
Addressee. Buang tanda tick pada ruangan Sender.

Apabila siap menulis alamat, anda perlu set printer, klik tab printer. Pilih
cara sampul surat dimasukkan. Sila pilih posisi yang kelima dari kiri anda.

Creative Commons
OpenOffice.org Writer Bab 3 : Surat Rasmi Dan Sampul Surat

Sesuaikan kedudukan alamat tersebut di atas sampul surat yang ingin

dicetak. Alihkan sedikit ke atas.

Creative Commons
OpenOffice.org Writer Bab 3 : Surat Rasmi Dan Sampul Surat

NOTA: Ada pelbagai jenis pencetak yang digunakan, bubblejet atau

laserjet. Ada jenis pencetak menggunakan bekas kertas di bawah, ada
pula jenis yang memasukkan kertas di bahagian atasnya. Apa pun jenis
pencetak anda, anda perlu membuat sedikit pengujian bagi memastikan
arah sampul surat yang betul semasa mencetak alamat pada sampul
surat.

Sila lihat tanda pada pencetak anda, biasanya ada

satu penanda seperti dalam gambar.

Ikut penanda bagi sampul surat, perhatikan

kedudukan stamp bagi sampul surat tersebut.

Creative Commons
OpenOffice.org Writer Bab 3 : Surat Rasmi Dan Sampul Surat

Hal-hal lain

Untuk Perhatian

Sesetengah orang suka meletakkan U/P ( untuk perhatian ) pada sampul

surat. Bukan salah, tetapi jika sekiranya penerima surat bercuti lama,
maka lagi lama lah surat tersebut berada di atas meja si penerima
surat. Jadi adalah lebih elok anda menulis U/P di bawah alamat penerima
surat supaya sekiranya si penerima surat bercuti lama, orang lain boleh
membuka surat tersebut dan memberikan surat tersebut kepada orang
yang bertanggungjawab menggantikan tugas si penerima surat yang
bercuti tersebut.

Mencetak Surat

Kadang-kala, dalam Openoffice.org, anda telah pun membuat tetapan

format kertas sebagai A4, tetapi apabila anda mencetak surat, posisi surat
kelihatan tidak seperti A4. Ini mungkin kerana, anda tidak membuat
tetapan saiz muka surat pada pencetak.

Print -> Properties -> Paper -> Tetapkan sebagai A4.

* biasa orang ramai lupa untuk tetapkan saiz kertas dalam printer.

Creative Commons