Conduiteduchangement danslecontextedelamiseenplacedunPMO

Mars2013

Marouane Harmach &WailAaminou

Dfinitions

Agenda

Importance de la conduite du changement / PMO Mcanismes pour la conduite du changements avec retours d expriences dexpriences Configurations organisationnelles de la PMO et gestion du changement Synthse

De quel changement parlons nous ?

Gestion du changement dans le contexte de la ralisation dun d un programme / projet Gestion du changement induit par la mise en place dune PMO

Dfinitions

Contexte : Mise en place dun PMO

Actuel
Gestion de projet dcentralise Plusieurs standards Difficult des disposer dune vision globale sur lensemble des projets

Dfinitions

Cible :
Instaurer une culture projet p j Mise en place dune gestion de programmes / projets centraliss Standardisation des processus et des outils Mise en place dun PMO

Niveaux de maturit de la conduite de projets

5
Processus optimiss

Evolution en continue des processus et adaptions

constante aux orientations stratgiques

Matrise des outils et des processus permettant de gnrer

des rapports prvisionnels

Evaluation du niveau de maturit selon 3 dimensions

Processus matriss

Environnement de lentreprise (alignement

des projets avec les orientations gq , degr g de gestion g des projets, p j , stratgiques, culture gestion de projets) Outils et techniques utiliss en gestion de projets (normes utilises, charte en gestion de projets, outils) Facteurs humains (formation, habilit de gestion, connaissances techniques)

Gestion de projets mesure KPI dfinis et contrls

Processus normaliss

Gestion de projets normalise et documente Processus utilis de manire constante

2
Processus dfinis

Processus de gestion de projets dfinis mais non utiliss constamment Risques constants de dpassement budgtaire ou de retard dexcution

Gestion de projets initie

Mthode non documente Excution, budget et planning non contrls

Le changement : Dfinitions
Quest ce que le changement ?

Dfinitions

Le changement en tant que rsultat

Sans PMO

PMO

Le changement en tant que processus

Le changement : Dfinitions
Pourquoi changer ?
Pour sadapter un environnement externe cause exogne

Dfinitions

Pour progresser, voluer...

cause endogne

Changer, cest prendre des risques Prendre des risques, a fait peur personne naime n aime changer

les quatre principaux types de changement

Classification changement

Diagnostic du changement

Les quatre principaux types de changement

impos volontaire

progressif

Changement prescrit

Changement construit progressif

brutal

Changement de crise

Changement adaptatif

brutal

impos

volontaire

Risques du changement
Nature des risques encourus par une dimension humaine sous-estime

Risques au quotidien
Dmotivation Rumeurs Rtention d information Application stricte des consignes Perte de productivit le personnel se sent incompris, voire mpris

Risques pour lentreprise

Dgradation de limage l image de l entreprise en interne, voire en externe Dpart des plus performants Retards dans laboutissement des projets Diminution de la comptitivit

Les phasesdu du changement Les phases changement

Le mcanisme du changement sur un plan psychologique : un passage par diffrentes phases qui seront plus ou moins longues g
Les diffrentes phases du changement : le refus de comprendre la rsistance : un signal positif la dcompensation p : deuil dune situation antrieure la rsignation : acceptation intellectuelle, adhsion l intgration : modification des comportements
+
temps p

zoom sur du les rsistances Les phases changement Les causes de la rsistance au changement : Multiples et diffrentes selon les acteurs et le contexte

Les phases du changement

Causes individuelles

Causes C collectives ll ti

Causes structurelles ou culturelles

Dfinitions

Agenda

Importance de la conduite du changement / PMO Mcanismes pour la conduite du changements avec retours d dexpriences i Configurations organisationnelles de la PMO et gestion du changement Synthse y

Le 1er levier de la conduite du changement

Montrer lengagement de la hirarchie dans la russite du changement vers le mode PMO

Le 2me levier dedonner la conduite du sens du changement

Lgitimer et donner du sens la mise en place du PMO

Organiser le changement

Ce nest parce que le bnfice du changement nous parat vident quil lest aussi pour les personnes qui vont vivre le changement

Le 3me levier de la conduite rassurer et expliquer du changement

Rassurer et expliquer par :
Une communication efficace sur le dispositif PMO Une communication cible sur les rsultats obtenus

Organiser le changement

tout ce que lon veut dire ce que lon dit effectivement ce que ses interlocuteurs entendent

90% de d dperdition diti

ce qu ils coutent avec attention ce qu ils comprennent ce qu ils retiennent ce qu ils peuvent restituer ce qu ils peuvent utiliser

renforcer comptences Le 4me levier de la les conduite du changement

Organiser le changement

Renforcer les comptences...

par des programmes de formation adapts sur la gestion des programmes /projets et le PMO en particulier

sans forcment sy prendre au dernier moment

La formation peut aussi tre une occasion de tmoigner, donner du concret et de la visibilit

agir Le 5me levier de lafaire conduite du changement Identifier les acteurs moteurs et les impliquer dans la construction du changement Conditions du mode participatif
existence d une marge de ngociable dans le projet Le mode participatif, cest savoir dpenser du temps pour en gagner aprs Projet construit impliquer le plus tt possible viser le consensus, en prvoyant ds le dpart les modalits darbitrage

Organiser le changement

agir Le 5me levier de lafaire conduite du changement Typologie des acteurs par rapport un changement
Attitude face au projet POUR

Organiser le changement

suiveurs

allis
nergie dveloppe envers le projet ACTIFS

PASSIFS

Risque : faire douter Risque : faire peur

attentistes
CONTRE

rsistants opposants

montrer reconnaissant Le 6me levierse de la conduite du changement Accorder de lestime et dmontrer sa reconnaissance
En fin de projet de changement : fter les succs, un rite de passage ncessaire pour marquer la transition Rcompenser les efforts Fliciter
+
temps

Organiser le changement

montrer reconnaissant Le 6me levierse de la conduite du changement

les faits

Organiser le changement

apports pour l entreprise

flicitations personnelles

rcompense ventuelle

comment reproduire ce succs / le rendre exemplaire

Dfinitions

Agenda

Importance de la conduite du changement / PMO Mcanismes pour la conduite du changements avec retours d dexpriences i Configurations organisationnelles de la PMO et gestion du changement Synthse y

Configurations organisationnelles Dfinitions et gestion du changement

Rle 1 PMO Mthodologue

Fournit les outils et la mthode de gestion de projet Vrifie la doc documentation mentation d du projet Suit les indicateurs globaux de gestion de projet

Efforts E

2 PMO Monitor

Fournit les outils et la mthode de gestion de projet Suit les indicateurs dtaills de gestion de projet Assiste la Direction de programmes dans la planification Accompagner et coache les bnficiaires du projet Assure une coordination entre les diffrents intervenants Organise des comits rguliers de suivi Remonte les points dcision/ arbitrage, les risques

3 PMO Oprationnel p

Assure les fonctions PMO Mthodologue et Monitor Ralise les projets stratgiques/ transverses Prend des dcisions sur les choix mtiers et organisationnels Gre les difficults du projet et alloue les ressources

Organiser le changement renforcer les comptences Configurations organisationnelles et gestion du changement

Plus la PMO aura du pouvoir, plus la rsistance sera plus forte, Parmi les raisons de rsistance :
Les chefs de projets peroivent le PMO comme une menace, un concurrent, un empcheur de tourner en rond , Lapport de la PMO nest pas toujours clair ou pas suffisamment expliqu aux diffrents acteurs, acteurs Le peu deffort dploy la formation et la sensibilisation en parallle la mise en place de la PMO, La cration de la PMO est souvent dcide dans un contexte traumatis : chec dun projet important, dfaillance dans la gestion du portefeuille de projets projets, Jeunesse de la fonction PMO et manque de visibilit / lgitimit

Dfinitions

Agenda

Importance de la conduite du changement / PMO Mcanismes pour la conduite du changements avec retours d dexpriences i Configurations organisationnelles de la PMO et gestion du changement Synthse y

Dfinitions Synthse
Les PMO sont des structures jeunes Le personnel est minimal

33% 33% 20% 31% 16% 1 ou moins 1 an ou moins 1 2 ans 3 5 ans plus que 5ans 23 47 8 12 23% 16% 12% 8% 13 18 plu s de 18 8%

Lautorit dcisionnelle

31% 24% 17% 18% 11% Faible Moyenne Importante Trs important e

Aucune

Organiser le changement Synthse renforcer les comptences

Quelques recettes pratiques : Le rfrentiel mthodologique doit tre construit avec les acteurs du projet viter le copy-paste et les solutions toutes faites I li Impliquer l les chefs h f d de projets j t dans d le l projet j td de standardisation t d di ti

Insister sur la valeur ajoute apporte aux autres fonctions par la PMO : PMO # audit des projets, PMO = fonction de support et daide pour le delivery des projets/programmes j t /

Dmarrage progressif et illustration par des projets-vitrines pour crer un effet dentrainement d entrainement

Merci pour votre attention

Dfinitions

Wail Aaminou Directeur Associ, Spectrum Wail@spectrumfs.com www spectrumfs com www.spectrumfs.com

Marouane Harmarch Directeur Associ, Consultor mharmach@consultor.ma www.consultor.ma cons ltor ma