1.Introduo..............................................................................................................................3 Arquivos: Elementos e Definies............................................................................................3 Natureza dos documentos.....................................................................................................4 Gnero (caracterstica)..........................................................................................................5 Natureza do Assunto (caracterstica)....................................................................................5 Tipo de Arquivamento..........................................................................................................

5 Diferenciao entre biblioteca e arquivo..............................................................................5 Organizao e Administrao de Arquivos Correntes..............................................................6 Levantamento de Dados........................................................................................................8 Anlise dos dados coletados.................................................................................................8 Escolha de mtodos de arquivamento e classificao.......................................................8 Escolha das Instalaes e equipamentos...........................................................................9 Gesto de documentos............................................................................................................10 Protocolo.............................................................................................................................10 1.1.Registro e movimentao..............................................................................................11 1.2.Expedio......................................................................................................................11 1.3.Organizao e Arquivamento.......................................................................................11 Mtodos de Arquivamento..............................................................................................11 Mtodo Alfabtico (mtodo bsico)...............................................................................12 Regras de Alfabetao................................................................................................13 Mtodo Geogrfico.........................................................................................................15 Nome do estado, cidade e correspondente (quem enviou a correspondncia)...........15 Nome da cidade, estado e correspondente..................................................................16 Mtodo numrico simples...............................................................................................16 Mtodo numrico cronolgico........................................................................................17 Mtodo Dgito-terminal..................................................................................................17 Mtodos por assunto (ideogrficos)................................................................................17 Mtodo ideogrfico alfabtico enciclopdico.............................................................17 Mtodo ideogrfico alfabtico dicionrio...................................................................17 Mtodo ideogrfico numrico duplex......................................................................18 Mtodo ideogrfico numrico decimal....................................................................18 Mtodo ideogrfico unitermo (ou indexao coordenada).........................................18 Mtodos padronizados................................................................................................19 Mtodos padronizados automtico..........................................................................19 Mtodos padronizados soundex...............................................................................19 Mtodos padronizados rneo e mnemnico............................................................20 Mtodos padronizados variadex..............................................................................20 Mtodo alfanumrico......................................................................................................20 Etapas de arquivamento..................................................................................................20 Inspeo......................................................................................................................20 Estudo.........................................................................................................................20 Classificao...............................................................................................................20 Codificao.................................................................................................................20 Ordenao...................................................................................................................21 Guarda dos documentos..............................................................................................21 Arquivos permanentes............................................................................................................21

Dos Arquivos Pblicos.......................................................................................................22 Dos Arquivos Privados.......................................................................................................23

1. Introduo
Os arquivos permanentes formam-se a partir de documentos recolhidos dos arquivos correntes, portanto a administrao destes influencia diretamente os arquivos de custdia. Em vista disso, importantssima a atuao do arquivista na fase de administrao dos arquivos ativos, incluindo o controle e planejamento da produo documental. Os arquivos como instituio tiveram origem na antiga civilizao grega. Nos sculos V e IV a.C. os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo da me dos deuses (Metroon). O imperador Justiniano ordenou que se reservasse um prdio pblico no qual o magistrado pudesse guardar os documentos, escolhendo algum que os mantivesse sob custdia. A finalidade era a de impedir a adulterao e propiciar as condies necessrias para que pudessem ser encontrados rapidamente. Entretanto foi a partir da Revoluo Francesa que se reconheceu definitivamente a importncia dos documentos para a sociedade. Desse reconhecimento resultou em trs importantes realizaes no campo arquivstico: a) criao de uma administrao nacional e independente dos arquivos; b) proclamao do princpio de acesso do pblico aos arquivos; c) reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservao dos documentos de valor, do passado Vrias razes levaram os pases a instituir arquivos pblicos: a) necessidade prtica de incrementar a eficincia governamental; b) motivos de ordem cultural, visto que os arquivos pblicos constituem uma espcie de fonte de cultura, ao lado de livros, manuscritos e peas de museus; c) razes de interesse pessoal, especialmente na Frana, que objetivando a aniquilao de uma sociedade antiga e acreditando que tais documentos eram imprescindveis proteo de direitos feudais e privilgios, criaram um rgo especial Agence Temporaire des Titres cuja atividade principal era separar, para eliminao, todos os documentos alusivos a tais direitos e privilgios. Entretanto, at bem pouco tempo os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos. Quando no atendiam mais a essa exigncia, eram transferidos para museus e bibliotecas, surgindo da a idia de arquivo administrativo e arquivo histrico. Em meados do sculo XIX comea a desabrochar um crescente interesse pelo valor histrico dos arquivos e os documentos ganham o status de testemunhos da histria.

Arquivos: Elementos e Definies

O primeiro elemento essencial refere-se razo pela qual os materiais foram produzidos e acumulados. Sero arquivos os documentos criados e acumulados na

consecuo de algum objetivo. Em nvel governamental, tal objetivo o cumprimento de sua finalidade oficial (valor primrio). Assim, filmes cinematogrficos, por exemplo, quando produzidos ou recebidos por uma administrao no cumprimento de funes especficas, podem ser considerados arquivos. Documentos escritos, ainda que classificados como manuscritos histricos, se tiverem sido produzidos em decorrncia de uma atividade organizada como por exemplo os de uma igreja, uma empresa, ou mesmo de um indivduo podero ser considerados arquivos. O segundo elemento essencial diz respeito aos valores pelos quais os arquivos so preservados. Para que os documentos sejam arquivados devem ser preservados por razes outras que no apenas aquelas para as quais foram criados e acumulados. Essas razes tanto podem ser oficiais quanto culturais. Sero ento preservados para o uso de outros alm de seus prprios criadores (valor secundrio). Devem ainda satisfazer a condio de serem realmente documentos do rgo que os oferece. Para que se possa garantir a integridade dos documentos preservados devese mant-los conservados num todo como documentos do rgo que os produziu, deve-se ainda guard-los na sua totalidade, sem mutilao, modificao ou destruio de parte deles. Conquanto no haja uma definio de arquivo que possa ser considerada definitiva, pode-se defini-los como, os documentos de qualquer instituio pblica ou privada que hajam sido consideradas de valor, merecendo preservao permanente para fins de referncia e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depsito, num arquivo permanente. (T.R.Schellenberg). Ou ainda, segundo Slon Buck, ex-arquivista dos EUA, assim o definiu: Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. Pode-se dizer que a finalidade de um arquivo a de servir Administrao; e sua funo a de tornar disponvel as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda. O art. 2 da Lei 8.159/91 define arquivo da seguinte forma: Consideram-se
arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.

Natureza dos documentos

Podem ser especiais e especializados. O arquivo especial aquele que tem sob sua guarda documentos de formas fsicas diversas fotografias, discos, fitas, slides, disquetes, CD-ROM e que, por esta razo, merecem tratamento especial. Arquivo especializado o que tem sob sua custdia os documentos resultantes da experincia humana num campo especfico, independentemente da forma que apresentem. Ex.: arquivos mdicos, arquivos de engenharia, arquivos tcnicos.

Gnero (caracterstica)
Podem ser: escritos ou textuais, cartogrficos (mapas e plantas), iconogrficos (fotografias, desenhos, gravuras), filmogrficos (filmes e fitas videomagnticas), sonoros (discos e fitas audiomagnticas), microgrficos (rolo, microficha, jaqueta), informticos (disquetes, HD, CD-ROM).

Natureza do Assunto (caracterstica)

Quanto natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos e sigilosos. Ostensivo o documento cuja divulgao no prejudica a administrao.So sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, por isso, requerem medidas especiais de guarda para sua custdia e divulgao. Em nossa legislao, os arts. 23 e 24 da Lei 8.159 estabelecem:
Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos. 1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos. 2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo. 3 O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produo. Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.

A regulamentao do artigo 23 dessa lei veio com o Decreto n 2.134 de 24 de janeiro de 1.997, que est reproduzido em seu inteiro teor no apndice I.

Tipo de Arquivamento
Pode ser horizontal ou vertical. Horizontal se os documentos ou fichas forem arquivados uns sobre os outros, bem como em caixas, estantes ou escaninhos. Ser vertical se os documentos ou fichas estiverem dispostos uns atrs dos outros, permitindo sua rpida consulta, sem a necessidade de remover outros documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha.

Diferenciao entre biblioteca e arquivo

As diferenas bsicas entre os materiais de biblioteca e de arquivo referem-se precipuamente ao modo pelo qual se originaram e ao modo pelo qual entraram para as respectivas custdias. Como j foi visto, os arquivos tm estreito vnculo com as atividades funcionais de um rgo do governo ou de qualquer outra entidade. Seu valor cultural pode ser considerado secundrio ou acidental. O material de uma biblioteca visa primordialmente a fins culturais estudo, pesquisa e consulta.

Os arquivos so rgos receptores, enquanto as bibliotecas so colecionadores. Os materiais de biblioteca so adquiridos principalmente a partir de compras e doaes, ao passo que os arquivos so produzidos ou recebidos por uma administrao para o cumprimento de funes especficas. Jamais sero colecionadores como a biblioteca e sua qualidade prpria de arquivo s se conserva integralmente enquanto a forma e a inter-relao natural forem mantidas. Uma biblioteca no deve recolher documentos oficiais. Alm disso h significativa distino quanto aos mtodos empregados em um e outro caso. Ao apreciar o valor dos documentos expedidos por um rgo oficial ou privado, o arquivista no o faz tomando por base partes do material. No examina e conclui quanto ao valor de uma simples pea avulsa como uma carta, um relatrio ou qualquer outro documento. Faz o seu julgamento em relao s demais peas, isto , em relao inteira documentao, resultante da atividade que a produziu. O bibliotecrio, ao contrrio, avalia o material a ser adquirido por sua instituio como peas isoladas. Por isso, os arquivistas no podem arranjar seus documentos de acordo com esquemas predeterminados de classificao de assunto. O bibliotecrio, no arranjo de seu material, que consiste em peas avulsas, pode empregar qualquer sistema de classificao. O principal objetivo de um sistema reunir materiais idnticos, mas o valor de determinada pea no estar necessariamente perdido se no for classificado em determinado lugar. O mesmo no ocorre no arquivo: uma vez que as peas tenham sido retiradas do seu contexto inicial, destruiu-se muito do seu valor de prova. Da surgiu o princpio da provenincia, pelo qual os documentos so agrupados pelas suas origens. O arquivista deve estabelecer uma classificao ditada pelas circunstncias originais de criao. O princpio da provenincia resultou de experincias desastrosas ocorridas na Europa, quando se tentou o emprego de diversos esquemas de classificao. Outra diferena que pode ser destacada a de os materiais de biblioteca existirem via de regra em numerosos exemplares, ao passo que os documentos de arquivos existem em um nico exemplar ou em limitado nmero de cpias. Pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais e a arquivstica, de conjuntos de documentos.

Organizao e Administrao de Arquivos Correntes

A qualidade dessa administrao ir determinar a exatido com que podem ser fixados os valores da documentao recolhida1. Determinar ainda o grau de facilidade com que os documentos de valor podem ser selecionados para reteno num arquivo permanente. O uso de documentos para fins de pesquisa depende da maneira pela qual foram originariamente ordenados. Os mtodos de administrao de arquivos permanentes desenvolvem-se em funo dos utilizados na administrao dos arquivos correntes, lembrando que um dos princpios bsicos da arquivstica conservar, nos arquivos de custdia, o arranjo original. Assim que o valor primrio (administrativo, legal, fiscal) dos documentos deixe de existir, devero ser descartados, recolhidos ao arquivo de custdia ou transferidos

Recolhimento a transferncia de documentos para o arquivo de custdia.

a um arquivo intermedirio, caso contrrio, tomaro espao estorvando o bom andamento das atividades correntes. Logo, a administrao dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazer com que os documentos sirvam s finalidades para as quais foram criados, da maneira mais eficiente e econmica possvel, e concorrer para a destinao adequada dos mesmos, depois que tenham servido a seus fins. Os documentos so eficientemente administrados quando: a) uma vez necessrios podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confuso; b) quando conservados a um custo mnimo de espao e manuteno enquanto indispensveis s atividades correntes; c) e quando nenhum documento reservado por tempo maior do que o necessrio a tais atividades, a menos que tenham valor contnuo para pesquisa e outros fins. Os objetivos de uma administrao eficiente de arquivos s podem ser alcanados quando se dispensa ateno aos documentos desde a sua criao at o momento em que so transferidos para um arquivo de custdia permanente ou so eliminados. A administrao de arquivos preocupa-se com todo o perodo de vida da maioria dos documentos, lutando para limitar sua criao, de tal forma que possa determinar os que devem ser destinados ao inferno do incinerador, ou ao cu de um arquivo permanente, ou ao limbo de um depsito intermedirio. A tarefa mais difcil da administrao de documentos prende-se aos documentos mais valiosos. Quanto mais importantes ou valiosos, mais difcil se torna administr-los. Geralmente, os documentos mais valiosos so os que se referem s origens, organizao e ao desenvolvimento funcional de um rgo, e aos seus programas essenciais. Referem-se antes direo do que execuo das funes da repartio. Os documentos importantes so difceis de classificar para uso corrente. Os que fixam uma poltica nem sempre podem ser identificados como tal, quando so inicialmente expedidos, enquanto que os documentos sobre operaes de rotina so facilmente classificveis. Os documentos de importncia so difceis de ser retirados de circulao uma vez terminado seu uso corrente. Aqueles que estabeleceram diretrizes e normas no se tornam obsoletos ou no-correntes to logo cessam as atividades que os originaram. As orientaes neles continuam, muitas vezes, em vigor. Os documentos importantes, alm disso, so difceis de reunir para serem preservados num arquivo de custdia permanente, porque muitos deles tm que ser segregados de uma grande massa de documentos insignificantes onde se acham submersos, sendo comum fazer-se essa separao aps perderem os documentos o valor para as operaes correntes, quando j se tornou obscura a sua identificao. A organizao de arquivos pode ser desenvolvida em vrias etapas ou fases: a) levantamento de dados; b) anlise dos dados coletados; c) planejamento; d) implantao e acompanhamento.

Levantamento de Dados
O levantamento deve ter incio pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituio mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de informaes sobre documentao. preciso analisar o gnero dos documentos; as espcies de documentos mais freqentes; os modelos e formulrios em uso; volume e estado de conservao do acervo; arranjo e classificao dos documentos; existncia de registros e protocolos; mdia de arquivamentos dirios; controle de emprstimo de documentos; processos adotados para conservao e reproduo de documentos; existncia de normas de arquivo, manuais, cdigos de classificao etc. Alm dessas informaes, o arquivista deve acrescentar dados e referncias sobre o pessoal encarregado do arquivo (nmero de pessoas, salrios, nvel de escolaridade, formao profissional), o equipamento (quantidade, modelos, estado de conservao), a localizao fsica (extenso da rea ocupada, condies de iluminao, umidade, estado de conservao das instalaes, proteo contra incndio), meios de comunicao disponveis (telefones, fax).

Anlise dos dados coletados

Consiste em verificar se estrutura, atividades e documentao de uma instituio correspondem sua realidade operacional. O diagnstico seria, portanto, uma constatao dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razes que impedem o funcionamento eficiente do arquivo. Escolha de mtodos de arquivamento e classificao O problema bsico na administrao de documentos correntes o de conserv-los de maneira ordenada e acessvel de forma a que possam ser rapidamente encontrados quando solicitados. Para atingir esses objetivos torna-se necessrio que os documentos sejam: a) bem classificados; e b) bem arquivados. Todos os documentos devero ser arquivados em relao ao seu uso de forma a refletir a funo do rgo. Na avaliao de documentos pblicos, o primeiro fator a ser levado em considerao o testemunho ou prova que contm da organizao e da funo. No tratamento dos documentos concernentes organizao e funcionamento, levase em conta o valor comprobatrio dos mesmos. Se a classificao dos documentos visa a refletir a organizao, pode-se remov-los para uma destinao adequada, uma vez extinta a unidade administrativa. E se, alm disso, so classificados pela funo separando-se a funo substantiva (fins) da auxiliar (meios, facilitativas), a poltica da executiva, ou em geral, distinguindo-se a documentao importante da secundria ento o mtodo de classificao proporciona as bases para a preservao e destruio, seletivamente, dos documentos depois que hajam servido aos objetivos das atividades correntes. Quanto aos sistemas de arranjo, podem ser estudados a partir de duas classes principais: sistemas de registro e sistemas de arquivamento.

Escolha das Instalaes e equipamentos Equipamento a totalidade de materiais de consumo e permanente necessrios realizao do trabalho arquivstico. Material de consumo aquele que sofre desgaste a curto e mdio prazo. So as fichas, as guias, as pastas, as tiras de insero e outros. Notao a inscrio feita na projeo, podendo ser alfabtica, numrica ou alfanumrica. Tambm poder ser aberta ou fechada. Ser aberta quando indicar somente o incio da seo e fechada quando indica o princpio e o fim. Vide figuras abaixo. A posio o local que a projeo ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder metade da guia, a um tero, um quarto ou um quinto.

Guia-fora a que tem como notao a palavra Fora e indica a ausncia de uma pasta do arquivo. Tira de insero uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as notaes. Tais tiras so inseridas nas projees das pastas ou guias. Pasta miscelnea aquela onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabtica e dentro de cada grupo, pela ordenao cronolgica. Material permanente aquele que tem grande durao e pode ser utilizado vrias vezes para o mesmo fim.

Gesto de documentos
A Lei Federal 8.159, de 8 de Janeiro de 1991 conceitua gesto de documentos:
Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

Devem ser criados apenas documentos essenciais administrao da instituio e evitadas duplicaes e emisso de vias desnecessrias. A tramitao e utilizao de documentos consistem nas atividades de protocolo (recebimento, classificao, registro, distribuio, tramitao); expedio; organizao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria; elaborao de normas de acesso documentao (emprstimos e consultas). A avaliao (com vistas destinao) se desenvolve mediante anlise dos documentos acumulados nos arquivos com a finalidade de estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais sero objeto de arquivamento permanente e quais devero ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informao para a instituio e para terceiros.

Protocolo
Quanto ao recebimento e classificao pode-se adotar a seguinte rotina: Passo Atividades Receber a correspondncia 1 Separar a correspondncia oficial da particular 2 Distribuir a correspondncia particular 3 Separar a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter sigiloso 4 Encaminhar a correspondncia oficial sigilosa 5 Abrir a correspondncia ostensiva 6 Tomar conhecimento da correspondncia ostensiva verificando a existncia de 7 8 9 10 11
antecedentes Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes no estiverem no Arquivo, o Setor de Registro e Movimentao informar onde se encontram e os solicitar para ser feita a juntada Interpretar e classificar a correspondncia Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento Anotar abaixo do nmero e da data a primeira distribuio e o cdigo de assunto, se for o caso

Passo 12 13

Atividades
Elaborar o resumo do assunto a ser lanado na ficha de protocolo Encaminhar os papis ao Setor de Registro e Movimentao

1.1.

Registro e movimentao

Este setor funciona como um centro de distribuio e redistribuio de documentos e suas atribuies podem ser assim descritas: Passos 1 2 3 4 5 6 Atividades
Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: nmero de protocolo, data de entrada, procedncia, espcie, nmero e data do documento, cdigo e resumo do assunto, primeira distribuio Anexar a segunda via da ficha2 ao documento, encaminhando-o ao seu destino, juntamente com os antecedentes, aps o registro e as anotaes pertinentes nas respectivas fichas Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedncia e assunto, rearquivando-as em seguida Arquivar as fichas de protocolo em ordem numrica Receber dos vrios setores os documentos a serem redistribudos, anotar nas respectivas fichas (numricas) o novo destino Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente

1.2.
Passos 1 2 3 4 5 6

Expedio
Atividades
Receber a correspondncia Verificar se no faltam folhas ou anexos Numerar e completar a data, no original e nas cpias Separar o original da cpias Expedir o original com os anexos Encaminhar as cpias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao arquivo

Geralmente so adotadas as seguintes atividades:

1.3.

Organizao e Arquivamento

Quanto organizao, j tratamos de forma sucinta no tpico , pgina 6; e quanto ao arquivamento passaremos a descrever os principais mtodos de arquivamento existentes, bem como as fases includas na operao de arquivamento propriamente dito. Mtodos de Arquivamento O mtodo de arquivamento determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade.
2

Essa ficha ser retirada no rgo a que o documento destinado pelo responsvel pelo controle no mbito desse rgo, e ser novamente anexada ao documento quando este for encaminhado a outro rgo, devendo essa passagem ser feita por intermdio do Setor de Registro e Movimentao, que o redistribuir

Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura mecnica em relao qual os documentos devem ser arranjados. Os documentos podem ser eficazmente arranjados em quase todos os sistemas de arquivamento. Qualquer sistema de arquivamento, no importa qual seja, pode apresentar resultados satisfatrios se for adequadamente aplicado. A insuficincia do arquivamento devese, com mais freqncia s falhas humanas do que a falhas do sistema. Na escolha de um mtodo de arquivamento deve-se levar em considerao trs premissas bsicas: o sistema escolhido deve ser simples, flexvel e deve admitir expanses. Alfabtico Geogrfico Numricos Bsicos Ideogrficos Numricos Variadex Automtico Soudex Mneumnico Rneo Simples Cronolgico Digito-terminal Alfabticos Enciclopdico Dicionrio Duplex Decimal Unitermo Indexao coordenada

ou

Padronizados

Cada um desses mtodos pertence a dois grandes sistemas: direto e indireto. Sistema direto aquele em que a busca feita diretamente sem a necessidade de se consultar um ndice Sistema indireto aquele em que, para se localizar o documento, preciso antes consultar um ndice ou um cdigo. O mtodo alfanumrico combinao de letras e nmeros no se inclui nas classes de mtodos bsicos e padronizados e considerado do sistema semiindireto. Mtodo Alfabtico (mtodo bsico) Mtodo alfabtico o mais simples. um mtodo direto. Nesse mtodo, as fichas ou pastas so dispostas em ordem rigorosamente alfabtica, respeitadas as normas gerais para alfabetao. As notaes nas guias podem ser abertas ou fechadas; simples ou compostas. Notaes simples abertas: A, B, C Ab, Ac etc; notaes compostas e fechadas: Aa-Al , Am-Az etc. Sua desvantagem a alta incidncia de erros de arquivamento quando o volume de documentos muito grande, devido ao cansao visual e variedade de grafia dos nomes.

Regras de Alfabetao
1. Lima Arquivam-se: Cavalcante, Juvenal; Guimares, Rita; Lima, Pedro; Silveira, Maria Obs.: havendo sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam. Exemplo: Heitor Villa-Lobos; Carlos Montes Altos; Marlia Morro Azul; Slvia Praia Vermelha Arquivam-se: Montes Altos, Carlos; Morro Azul, Marlia; Villa-Lobos, Heitor; Praia Vermelha, Slvia 3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Exemplo: Walmir Santo Cristo, Lus So Caetano, Denise Santa Rita Arquivam-se: Santa Rita, Denise; Santo Cristo, Walmir; So Caetano, Lus. 4. As iniciais abreviativas de pronomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais. R. Silveira, Roberto Silveira, Ricardo Silveira Silveira, R.; Silveira, Ricardo; Silveira, Roberto 2. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. Exemplo: Rita Guimares, Juvenal Cavalcante, Maria Silveira, Pedro

Exemplo: Arquivam-se: 5.

Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, no so considerados (ver tambm regra n 9) Exemplo: Paulo de Farias, Ricardo dFerreira, Rosana dAlbuquerque. Arquivam-se: Albuquerque d, Rosana, Farias de, Paulo; Ferreira d, Ricardo. 6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior, Neto, Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mas no considerados na ordenao alfabtica. Exemplo: Marco Antnio Neto, Maria Jos Sobrinho, Silvia Maria Filho. Arquivam-se: Antnio Neto, Marco; Jos Sobrinho, Maria; Maria Filho, Silvia Obs.: os graus de parentesco da alfabetao s sero considerados quando servirem de elemento de descrio. 7. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre parnteses.

Exemplo: Silva Mozila. Arquivam-se: Mozila, Slvia. 8.

Doutora Maria Helena, Juiz Armando Marques, Capito Helena, Maria (Doutora); Marques, Armando (Juiz);

Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais (ver tambm regras n 10 e 11). Exemplo: Sigmund Freud, Carl Gustav Jung, John Boy Arquivam-se: Boy, John; Freud, Sigmund; Jung, Carl Gustav 9. As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum consider-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiscula. Exemplo: Guilio di Capri, Esteban De Penedo, Charles Du Pont Arquivam-se: Capri, Guilio di; De Penedo, Esteban, Du Pont, Charles Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de famlia do pai. Exemplo: Jos de Oviedo y Baos, Francisco de Pina de Mello, Angel Del Arco y Molinero, Antonio de los Rios Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel Del; Oviedo y Baos, Jos de; Pina de Mello, Francisco de; Rios, Antonio de los 11. Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam. Exemplo: Li Xian Xin, Li Yutang Arquivam-se: Li Xian Xin, Li Yutang Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como e apresentam, no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos sejam colocados entre parnteses aps o nome. Exemplo: Embratel, A Colegial, Fundao Getlio Vargas, The Library of Congress Arquivam-se: Colegial (A); Embratel, Fundao Getlio Vargas; Library of Congress (The) Nos ttulos de congressos, conferncia, reunies, assemblias e assemelhados, os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses. Exemplo: III Conferncia de Cirurgia Cardaca, Oitavo Congresso de Engenharia Civil Urbana, 1 Congresso de Odontologia Arquivam-se: Conferncia de Cirurgia Cardaca (III); Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitavo); Congresso de Odontologia (1) 14. As correspondncias recebidas de uma unidade de uma empresa ou de uma instituio (setor, seo, gerncia, departamento, 13. 12. 10.

superintendncia) devem ser arquivadas pelo nome da empresa e no da unidade. Exemplo: Gerncia de Atendimento da TELERJ, Superintendncia Financeira da TELERJ Arquivam-se: TELERJ Gerncia de Atendimento; TELERJ Superintendncia Financeira Os nmeros que fazem parte dos nomes das empresas devem ser escritos por extenso. Exemplo: 3M do Brasil, Fbrica Estrela de 4 pontas, Madeiras Cachoeira dos 4 Arquivam-se: Fbrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas; Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro); 3 (Trs) M do Brasil Essas regras podem ser alteradas para melhor servir organizao, desde que o arquivista observe sempre o mesmo critrio e faa as remissivas necessrias para evitar dvidas futuras. As regras de ordenao podem ser adotadas segundo critrio de letra por letra ou de palavra por palavra, consideradas uma aps a outra. Exemplo de critrio letra por letra: Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Cantoneira Alegre, Canto Raiado Exemplo de critrio palavra por palavra: Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Canto Raiado, Cantoneira Alegre Como se pode observar, no critrio letra por letra no se consideram os espaos entre palavras. Mtodo Geogrfico O mtodo geogrfico um sistema de recuperao direta onde a chave de recuperao a procedncia ou local. Podemos ordenar as pastas de duas maneiras: 15.

Nome do estado, cidade e correspondente (quem enviou a correspondncia)

Quando se organiza um arquivo por estado, as cidades devem estar dispostas alfabeticamente atrs do seu estado correspondente. Entretanto, entre o nome do estado e de suas cidades deve-se colocar a capital que, logicamente, no seguir a ordem alfabtica. Exemplo: Rio de Janeiro Rio de Janeiro Joo Alfredo So Paulo Campinas Pedro Luiz Maranho So Luiz Maria do Carmo Rio de Janeiro Campos Lucas Marques So Paulo So Paulo Lvia de Ftima Arquivam-se: Maranho So Luiz Maria do Carmo Rio de Janeiro Rio de Janeiro Joo Alfredo Rio de Janeiro Campos Lucas Marques So Paulo So Paulo Lvia de Ftima

So Paulo Campinas Pedro Luiz

Nome da cidade, estado e correspondente

Como a principal chave a cidade, deve-se orden-las alfabeticamente, no havendo destaque para as capitais. Exemplo: Araatuba SP Luiz Carlos So Mateus ES Maria Augusta Belm PA Adalberto Oliveira Crates PE Francisco Balbino Diadema SP Dilma da Silva Arquivam-se: Araatuba SP Luiz Carlos Belm PA Adalberto Oliveira Crates PE Francisco Balbino Diadema SP Dilma da Silva So Mateus ES Maria Augusta necessrio que as pastas tragam os nomes dos estados em segundo lugar, porque h cidades com o mesmo nome em diferentes estados. Quando se trata de correspondncia com outros pases, alfabeta-se em primeiro lugar o pas, seguido da capital e do correspondente. As demais cidades sero dispostas em ordem alfabtica, aps as respectivas capitais dos pases a que se referem. O mtodo geogrfico direto e de fcil manuseio. Sua desvantagem a de exigir duas classificaes. Mtodo numrico simples O mtodo numrico simples um mtodo indireto, pois exige a consulta a um ndice alfabtico. Nesse mtodo atribui-se a cada entrada uma numerao seqencial sem qualquer preocupao com a ordenao alfabtica. Alm disso, ser necessrio um registro para controle da numerao utilizada nas pastas a fim de impedir duplicidades. Nesse mtodo, os correspondentes eventuais tero a sua documentao arquivada em pastas miscelneas, que devem conter de dez a vinte correspondentes cada uma. Essa pasta miscelnea pode ser organizada segundo dois critrios distintos: a) numeram-se somente as pastas, arquivando-se nelas os correspondentes eventuais em ordem alfabtica, os quais recebero o nmero da pasta; b) numera-se cada correspondente eventual, precedido da letra M (de miscelnea), arquivando-os nas pastas sem considerar a ordenao alfabtica. No primeiro caso, a notao das pastas miscelneas seria M-1, M-2, M3 e, no segundo caso, M1-10, M11-20, M21-30 etc. Nesse mtodo pode-se ainda reaproveitar uma numerao que venha a vagar. Tal mtodo tem ampla aplicao nos arquivos especiais e especializados.

Mtodo numrico cronolgico Nesse mtodo, alm da ordem numrica deve-se observar a data. um mtodo adotado em quase todas as reparties pblicas. Numera-se o documento e no a pasta. Depois de autuado, o documento colocado em uma capa de cartolina, passando a ser chamado da em diante de processo. Nesse mtodo, tambm possvel o reaproveitamento de numerao, desde que seja da mesma data. o nico mtodo de arquivamento que dispensa o uso de pastas miscelnea . As vantagens desse mtodo so maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros, por ser mais fcil de lidar com nmeros do que com letras. Sua desvantagem o fato de ser um mtodo indireto, obrigando duplicidade de pesquisa. Mtodo Dgito-terminal Esse mtodo surgiu em decorrncia da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume de documentos, cujo elemento principal de identificao o nmero. Os documentos so numerados seqencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o mtodo: os nmeros, dispostos em trs grupos de dois dgitos cada um, so lidos da direita para a esquerda, formando pares. Exemplo: o nmero 831.423, ser lido 23.14.83 Quando o nmero for composto de menos de seis dgitos, sero colocados zeros sua esquerda para fins de complementao. So vantagens do mtodo dgito-terminal a reduo de erros de arquivamento e rapidez na localizao e arquivamento. Mtodos por assunto (ideogrficos) Os alfabticos podem ser enciclopdico ou dicionrio; os numricos, duplex, decimal, unitermo ou indexao coordenada.

Mtodo ideogrfico alfabtico enciclopdico

Exemplo: Cursos Especializao Formao Ps-graduao Doutorado Mestrado Pesquisas Administrao Cincia poltica Economia

Mtodo ideogrfico alfabtico dicionrio

Cursos de doutorado Cursos de especializao Cursos de formao

Cursos de mestrado Cursos de ps-graduao Pesquisas de administrao Pesquisas de cincia poltica Pesquisas de economia

Mtodo ideogrfico numrico duplex

Em todos os mtodos ideogrficos numricos necessria a elaborao de um ndice alfabtico remissivo. So portanto mtodos indiretos. Classifica-se a documentao em classes correspondendo a assuntos, partindo-se do geral para o particular. Exemplo: 0 Administrao Geral 1 Pesquisas 1-1 Psicologia 1-1-2 Aplicada ao trabalho Aplicada educao 1-2 Cincia poltica 1-3 Administrao 1-4 Economia Em relao ao mtodo decimal (visto a seguir) apresenta a vantagem de permitir a abertura ilimitada de classes.

Mtodo ideogrfico numrico decimal

Esse mtodo baseado na tcnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey, cuja classificao divide o conhecimento humano em nove classes principais e uma dcima reservada para os assuntos inerentemente gerais e que no podem ser includos em nenhuma das outras nove classes predefinidas. Cada classe subdividida em nove subclasses e uma dcima para generalidades, e assim sucessivamente. A parte inteira do nmero composta de trs algarismos. A parte decimal, que facultativa, pode ter um, dois, trs ou mais algarismos. As dez primeiras divises so denominadas classes, as dez seguintes, subclasses, e a seguir, sucessivamente, divises, grupos, subgrupos, subsees etc. Um bom exemplo de classificao decimal pode ser encontrado na resoluo n 14 do CONARQ. Suas principais desvantagens so a limitao de dez nmeros para cada nvel de classificao o que no ocorre no mtodo duplex e a necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da instituio.

Mtodo ideogrfico unitermo (ou indexao coordenada)

Vem sendo utilizada com grande xito nos arquivos especiais e especializados. O mtodo consiste em se atribuir a cada documento, ou grupo de documentos, um nmero em ordem crescente (nmero de registro), de acordo com sua entrada no arquivo. Sua finalidade identificar e localizar o documento quando

solicitado. Uma vez numerado, atravs da anlise do documento so identificadas as palavras-chave ou descritores, que serviro posteriormente como chave de pesquisa. Tais elementos devem ser transcritos em uma ficha-ndice, como mostra o exemplo a seguir:
Assemblia Extraordinria Resumo: Assemblia extraordinria para deliberar sobre a continuidade da greve promovida pelos metalrgicos de todo pas. Foi realizada no salo vip do Hotel Marina, na praia do Leblon, em 13 de maro de 1936. N 0012 Palavras-Chave / descritores Greve Metalrgicos Assemblia extraordinria Hotel Marina 1936

A seguir, para cada palavra-chave prepara-se uma ficha, dividida em dez colunas numeradas de 0 a 9. O nmero de registro transcrito nas fichas correspondentes s palavras-chaves escolhidas para sua identificao, na coluna cujo algarismo coincidir com o final do nmero atribudo ao documento, como no exemplo a seguir: Greve:
0 0210 0320 0450 0530 0 0120 0340 0530 1 0311 0421 0461 0531 1 0411 0521 0631 2 0172 0232 0252 3 0063 00173 00243 4 004 0134 0244 5 0135 0235 0465 6 0006 0026 0236 7 0017 0417 0317 8 0008 0098 0128 9 0099 0149 0439

Metalrgicos
2 0212 0322 0512 3 0003 00193 00283 4 0004 0144 0234 5 0145 0245 0475 6 0016 0345 0575 7 0127 0527 0427 8 0018 0108 0138 9 0199 0239 0399

Pelo exemplo acima pode-se concluir que h duas fichas que contm as palavras-chave Greve e Metalrgicos: a 0004 e a 0530. Esse mtodo recomendado para arquivos fotogrficos, sonoros e outros arquivos constitudos de documentos especiais.

Mtodos padronizados
Dentre os mtodos padronizados, o mais conhecido o automtico.

Mtodos padronizados automtico

Nesse mtodo os papis so arquivados com guias e pastas que j indicam as divises das letras do alfabeto.

Mtodos padronizados soundex

Para os arquivos alfabticos onomsticos, de grandes propores.foi inventado o sistema soundex, segundo o qual as unidades de arquivamento so ordenadas por cdigo, ao invs de o serem pela seqncia estritamente alfabtica. O cdigo baseiase no som das consoantes dos nomes. As unidades de arquivamento so assim agrupadas pelos nomes que soam de maneira idntica, sem levar em conta se a grafia ou no a mesma.

Mtodos padronizados rneo e mnemnico

No trataremos desses dois sistemas por se acharem obsoletos.

Mtodos padronizados variadex

Esse mtodo uma variao do mtodo alfabtico. Nesse mtodo so utilizadas cores como elementos auxiliares para facilitar no s o arquivamento, como a localizao de documentos. Nesse mtodo trabalha-se com uma chave constituda de cinco cores, onde cada cor representa a segunda letra do nome de entrada e no a primeira. Dessa forma, em cada letra do alfabeto podero existir pastas nas cinco cores da chave. Nesse mtodo possvel reduzir a incidncia de erros de arquivamento muito comuns no mtodo alfabtico. Mtodo alfanumrico Esse mtodo no considerado bsico nem padronizado. Esse mtodo trabalha com uma tabela constituda de divises do alfabeto, previamente planejadas e numeradas em ordem crescente. Usam-se notaes fechadas, para evitar que depois de numeradas as divises sejam alteradas. Exemplo: Aa-Af = 1 Ag-Al =2 Am-As =3 E assim, sucessivamente. Etapas de arquivamento So as seguintes as fases de arquivamento: inspeo, estudo, classificao, codificao, ordenao e guarda dos documentos.

Inspeo
Consiste no exame, por intermdio da leitura, do documento para verificar se o mesmo se destina ao arquivamento.

Estudo
Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe dever ser atribuda, a existncia de antecedentes, bem como a necessidade de serem feitas referncias cruzadas.

Classificao
Consiste na determinao da entrada e das referncias cruzadas que lhe sero atribudas atravs de um processo interpretativo.

Codificao
Consiste na aposio dos smbolos correspondentes ao mtodo de arquivamento adotado.

Ordenao
o agrupamento dos documentos de acordo com a classificao e codificao adotadas. Sua finalidade agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho.

Guarda dos documentos

o arquivamento propriamente dito. .

Arquivos permanentes
Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados, que so escolhidos de uma grande massa de documentos produzidos e recebidos por um governo, devido ao seu valor comprobatrio e informativo. So escolhidos tomandose por base no a apreciao de certos documentos em particular, mas devido ao seu significado no conjunto da documentao de um determinado assunto ou atividade, ou, em termos mais amplos, na documentao de um rgo, de um governo, ou mesmo da sociedade em certo estgio de desenvolvimento. O trabalho de recolhimento de documentos a arquivos permanentes tem um duplo objetivo: preserv-los e torn-los disponveis para serem usados. Os documentos pblicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade pblica. O direito a tais documentos ser exclusivamente do governo que os criou e sero conservados para a perpetuidade. Qualquer lei que diga respeito administrao de documentos pblicos deve incluir no seu texto normas para a sua reobteno no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da repartio. O princpio bsico nullum tempus occurrit regi (art. 17, 4, Decreto 4.073/2002), que foi traduzido como contra o rei no h prescrio (vide art. 15 e seguintes do Decreto 4.073/2002). A legislao sobre os documentos pblicos, alm disso, deve definir claramente as responsabilidades de custdia do arquivista. O conceito de custdia pode ser explicado em relao ao conceito de propriedade pblica. Os documentos pblicos podero ser conservados sob a custdia de qualquer rgo da administrao, sem, contudo, ser de sua propriedade. Quando os documentos pblicos so transferidos da custdia de um rgo para a de outro no h transferncia de propriedade, pois os documentos eram e continuam a ser propriedade do Estado. Legalmente, ento, o arquivista deve ter a custdia dos documentos que esto sob a sua guarda fsica, no que diz respeito ao seguinte: Primeiro, deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e privilgios que tinha a entidade que os criou, relativamente reproduo e autenticao de cpias.

Segundo, deve ter, em relao aos documentos, certos direitos e privilgios adicionais que no so comumente exercidos pelas entidades criadoras. Referem-se estes ao arranjo, descrio e publicao para fins que no aqueles para os quais foram originariamente criados para servir a usos secundrios de outras reparties e de particulares. Esses direitos e privilgios so necessrios ao arquivista para o bom cumprimento de seus deveres. Deve haver disposies legais regulamentando o problema da destruio de documentos pblicos. Essa regulamentao h que proibir a destruio de qualquer documento pblico por qualquer funcionrio sem a devida aprovao da autoridade responsvel pelos arquivos (vide art. 18, Decreto 4.073/2002). Mesmo os documentos histricos de hoje podem tornar-se novamente administrativos amanh, por diversas circunstncias, devido sua utilizao. Os princpios que se aplicam ao arranjo de documentos pblicos num arquivo de custdia devem ser distintos dos princpios expostos at agora, que se aplicam ao arranjo dos mesmos nas prprias reparties de origem. A administrao de arquivos permanentes bem mais complexa que a dos arquivos corrente e intermedirio. Classificam-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo permanente: arranjo reunio e ordenao adequada dos documentos; descrio e publicao acesso aos documentos para consulta e divulgao; conservao medidas de proteo aos documentos e, conseqentemente do local de sua guarda, visando a impedir sua destruio; referncia poltica de acesso e uso dos documentos.
Dos Arquivos Pblicos
Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. 1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. 2 A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora. Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes. 1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam de consultas freqentes.

 2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9 A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. Art. 10 Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis.

CAPTULO III Dos Arquivos Privados

Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional. Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Pargrafo nico. Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio. Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse pblico e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor. Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas. Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e social.

Art. 1 - Os acervos documentais a serem transferidos ou recolhidos s instituies arquivsticas pblicas, pelos rgos e entidades do Poder Pblico, devero estar organizados, avaliados, higienizados, acondicionados e acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificao e controle. 1 - Considera-se transferncia a passagem de documentos de um arquivo corrente para o arquivo intermedirio, onde aguardaro sua destinao final: eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 2 - Considera-se recolhimento a entrada de documentos para guarda permanente em instituies arquivsticas pblicas. Art. 2 - O instrumento descritivo mencionado no Art. 1 dever conter os seguintes dados: rgo de procedncia (responsvel pela transferncia ou recolhimento); rgo de provenincia (responsvel pela produo e acumulao do acervo); tipo e nmero das embalagens utilizadas no transporte (containers, caixas, pacotes); tipo e nmero das unidades de acondicionamento; descrio do contedo, indicando, entre outras informaes, o gnero dos documentos (textual, iconogrfico, audiovisual, cartogrfico, informtico); e datas-limite dos documentos. Pargrafo nico - O instrumento descritivo dever conter data e assinatura do responsvel pelo rgo que procede a transferncia ou o recolhimento. Art. 3 - As instituies arquivsticas pblicas devero baixar instrues normativas sobre a matria, no seu mbito de atuao.

DOCUMENTO DE ARQUIVO Aquele que produzido e/ou recebido por uma instituio pblica ou privada, no exerccio de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informao;

ELIMINAO Destruio de documentos julgados destitudos de valor para guarda permanente

TRANSFERNCIA Passagem dos documentos dos arquivos correntes para os intermedirios.