Penggolongan Arsip Menurut Bentuk (Wujudnya)

Pada pengertian arsip menurut Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 (tentang Ketentuanketentuan Pokok Kearsipan) disebutkan bahwa arsip merupakan naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah (juga Badan-badan Swasta dan/atau perorangan) dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah atau pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Berdasarkan bentuk atau wujudnya ini, arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam, yaitu: a. Surat. Yaitu setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi. Contohnya:

Naskah perjanjian atau kontrak; Akte pendirian perusahaan/organisasi; Notulen rapat; Laporan-laporan; Kuitansi; Naskah berita acara; Bon penjualan; Kartu pegawai; Table-tabel, gambar atau bagan; Grafik.

b. Pita rekaman; c. Piringan hitam d. Microfilm. Kaitannya dengan perkembangan teknologi dan transfer informasi dalam wujud data digital, perlu dicermati mengenai kedudukan arsip elektronik dalam bidang kearsipan. Untuk pembahasan mengenai hal ini, rencananya akan dibahas dalam artikel tersendiri.

pengertian surat 1. Pengertian Surat : Surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang kusus berlaku untuk surat-menyurat .

2. Guna Surat : Alat komunikasi tulis. Bukti tertulis yang otentik. Alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan( arsip). Alat untuk mewaklli perseorangan dan mewakili organisasi(duta organisasi). Pedoman atatu dasar untuk bertidak. Keterangan yang dapat memberi rasa aman dalam aktivitas tertentu. Bukti historis dari suatu kegiatan.

3. Syarat-syarat yang baik dalam surat- menyurat : Menggunakan kertas surat yang teat dalam hal ukuran,jenis,dan warna, serta harus disesuaikan dengan jenis surat yang akan ditulis. Menggunakan surat yang standart. Menggunakan bahasa Indonesia yang baku. Menggunakan gaya bahasa yang lugas. Menggunakan bahasa yang jelas(clear). Menggunakan bahasa yang sopan dan hormat. Menyajikan fakta yang benar dan lengkap. Tidak menggunakan singkatan yang belum lazim. Tidak menggunakan kata-kata atau istilah yang sulit.

4. Penggolongan Surat : 1) Penggolongan Surat Menurut Wujudnya Surat Bersampul Surat berkumpul adalah surat yang terdiri atas kertas beserta amplopnya. Kartu Pos Surat yang berbentuk kartu yang berukuran 10 cm x 15 cm yang dikeluarkan oleh Perumtal. Warkat Pos Surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat. Telegram dan Teleks Surat yang dikirimkan dari jauh.

 Memo dan Nota Surat yang dipakai untuk keperluan intern suatu organisasi. Surat tanda Bukti Surat khusus yang berbentuk formulir yang digunakan untuk tanda bukti suatu kegiatan. 2) Penggolongan Surat Menurut Pemakaiannya Surat Pribadi Surat dari perseorangan kepada orang lain atau kepada organisasi. Surat Pemerintah Suarat resmi yang terutama dipergunakan oleh istansi pemerintah. Surat Niaga Surat yang terutama dipakai oleh perusahaan niaga untuk urusan perdagangan atau jual beli. Surat Sosial Surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan. 3) Penggolongan Surat Menurut Kegiatan a. Surat intern Surat yang ditujukan ke dalam lingkungan atatu organisasi. b. Surat ekstern Surat yang ditujukan ke luar organisasi 4) Penggolongan Surat Menurut Bnyaknya Sasaran Yang Dituju a) Surat biasa Surat yang ditujukan kepada satu atau beberapa orang/organisasi. b) Surat edaran dan surat pengumuman Surat yang ditujukan kepada orang/organisasi yang jumlahnya banyak. 5) Penggolongan Surat Menurut Isi dan Maksudnya Surat permohonan Surat penuntutan Surat pesanan Surat keterangan 6) Penggolongan Surat Menurut sifatnnya Surat biasa Surat yang isinya bersifat biasa. Surat konfidensial Surat untuk kalangan terbatas. Surat Rahasia Surat yang hanya boleh dibuka dan hanya boleh diketahui isinya oleh orang yang dituju 7) Penggolongan Surat Menurut Urgensi Penyelesaiannya

 Surat biasa Surat yang diperlakukan secara biasa. Surat segera/ekspres Surat yang memerlukan penyelesaian dengan segera. Surat kilat Surat yang memerlukan penyelesaian sangat segera.

Bentuk alinea bergantung (hanging paragraph style)

Bentuk surat diatas mempunyai Variasi masing-masing sehingga bentuk surat berperihal secara lengkap.