Desi Irwanta K.

108114124 / FKK B (D) PENGERTIAN CONTROLLING Pengawasan atau controlling adalah suatu upaya yang sistematik untuk menetapkan kinerja standar pada perencanaan untuk merancang sistem umpan balik informasi, untuk membandingkan kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan, untuk menetapkan apakah telah terjadi suatu penyimpangan tersebut, serta untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan telah digunakan seefektif dan seefisien mungkin guna mencapai tujuan perusahaan (Fayol, 1949). Pengawasan bisa didefinisikan sebagai suatu usaha sistematis oleh manajemen bisnis untuk membandingkan kinerja standar, rencana, atau tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu untuk menentukan apakah kinerja sejalan dengan standar tersebut dan untuk mengambil tindakan penyembuhan yang diperlukan dan melihat bahwa sumber daya manusia digunakan dengan seefektif dan seefisien mungkin didalam mencapai tujuan (Mockler, 1972).

PRINSIP PENGAWASAN 1. 2. Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan harus dimengerti oleh staf Fungsi pengawasan merupakan kegiatan manajemen yang penting untuk meyakinkan proses mencapai tujuan organisasi terlaksana dengan baik 3. Standar untuk keja (standard of performance) harus dijelaskan kepada semua staf pelaksana. Kinerja staf terus dinilai oleh pimpinan sebgaai bahan pertimbangan pemberian reward kepada mereka yang mampu bekerja profesional (Fayol, 1949).

TIPE-TIPE PENGAWASAN 1. Pengawasan Pendahuluan (feeforward control, steering controls) Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau perkembangan tujuan. 2. Pengawasan Concurrent (concurrent control) Yaitu pengawasan Ya-Tidak, dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.

4.

Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action controls) Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar (Fayol, 1949).

JENIS STANDAR PENGAWASAN 1. Standar norma Disusun berdasarkan penglaman staf dalam melaksanakan kegiatan program yang sejenis atau yang dilaksanakan dalam situasi yang sama di masa lalu. 2. Standar kriteria Diterapkan untuk menilai kegiata pelayanan yang dilaksanakan oleh petugas kesehatan yang sudah mendapat pelatihan khusus terkait dengan tugas tersebut. Standar ni dikaitkan dengan standar kerja (profesionalisme) staf (Fayol, 1949). JENIS PENGAWASAN ( Gde, 2010) Pengawasan manajerial yang umu yang dilakukan pada organisasi pemerintah terdiri dari : 1. Pengawasan fungsional (struktural) Fungsi pengawasan ini melekat pada seseorang yang memiliki jabatan lebih tinggi pada struktur organisasi 2. 3. Pengawasan publik Dilakukan oleh masyarakat terhadap jalannya pembangunan atau pelayanan publik pada umumnya 4. 5. Pengawasan non fungsonal Dilakukan oleh badan atau lembaga yang diberikan kewenangan khusus untuk melakukan pengawasan (fungsi sosial kontrol) seperti DPR dll.

MANFAAT PENGAWASAN 1. Dapat mengetahui kegiatan program yang sudah dilaksanakan oleh staf dalam kurun waktu tertentu, dan sumber daya (staf,sarana,dana) yang sudah digunakan. Dalam hal ini, fungsi pengawasan bermanfaat untuk meningkatkan efisiensi kegiatan program. 2. Dapat mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staf melaksanakan tugastugasnya. 3. Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya organisasi sudah digunakan dengan tepat dan efisien

4. 5.

Dapat mengetahui faktor penyebab terjadinya penyimpangan Dapat mengetahui staf yang perlu diberikan penghargaan (reward), apakah akan dipromosikan untuk jabata yang lebih menantang, atau diberikan pelatihan lanjutan

OBJEK PENGAWASAN 1. 2. 3. 4. 5. Objek tentang kuantitas dan kualitas barang atau jasa Objek keuangan Kegiatan program Objek strategis Kerjasama dengan sektor lain

TAHAP-TAHAP PROSES PENGAWASAN 1. Tahap Penetapan Standar Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu : - Standar phisik (kuantitas barang, jasa, jumlah langganan, atau kualitas produk) - Standar moneter (biaya) - Standar waktu (batas waktu) 2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat 3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinu, yang berupa pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan sampel. 4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan

menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer. 5. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.

Pelaksanaan pengawasan juga harus dikembangkan pimpinan organisasi sebelum kegiatan dimulai. Dalam hal ini, titik perhatian manajer terletak pada perencanaan sumber

daya (standar input). Dalam hal ini, fungsi pengawasan lebih banyak bersifat pencegahan dini terjadinya penyimpangan (preventive controlling). Fungsi pengawasan seperti ini lebih banyak memperbaiki proses, bersifat formatif atau pengembangan (formative evaluation) (Hodges, 1956).

PERANCANGAN PROSES PENGAWASAN William H. Newman menetapkan prosedur sistem pengawasan, dimana

dikemukakan lima jenis pendekatan, yaitu : 1. Merumuskan melaksanakan. 2. Menetapkan petunjuk, dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan : 3. 4. Pengukuran input Hasil pada tahap awal Gejala yang dihadapi Kondisi perubahan yang diasumsikan hasil diinginkan, yang dihubungkan dengan individu yang

Menetapkan standar petunjuk dan hasil, dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik, dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by exception yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan dari standar

5.

Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi, bila perlu suatu tindakan diganti (Mockler, 1972).

ALAT BANTU PENGAWASAN MANAJERIAL Alat-alat pengawasan yang paling dikenal dan paling umum yang banyak digunakan adalah : 1. MANAGEMENT BY EXCEPTION ( MBE ) Management By Exception ( MBE ) atau Manajemen pengecualian adalah teknik pengawasan yang memungkinkan hanya penyimpangan kecil antara yang direncanakan dan kinerja aktual yang mendapatkan perhatian dari wirausahawan. Manajemen penegecualian didasarkan pada prinsip pengecualian, prinsip

manajemen yang muncul paling awal pada literatur manajemen. Prinsip pengecualian menyatakan bahwa bawahan menangani semua persoalan rutin

organisasional, sementara wirausahawan menangani persoalan organisasional non rutin atau diluar kebiasaan. 2. MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM ( MIS ) MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.

Tahap perancangan dari MIS yaitu : Survai pendahuluan dan perumusan masalah Desain konsepsual Desain terperinci Implementasi akhir.

Agar MIS berjalan efektif maka harus memenuhi lima kriteria, yaitu : Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan Mempertimbangkan secara hati-hati biaya sistem Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi Adanya pengujian pendahuluan Menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis bagi para operator da pemakai sistem.

Kriteria utama MIS efektif yaitu : Pengawasan terhadap kegiatan yang benar Tepat waktu dalam pemakaiannya Menekan biaya secara efektif Sistem yang digunakan harus tepat dan akurat Dapat diterima oleh yang bersangkutan

3.

ANALISA RASIO Rasio adalah hubungan antara dua angka yang dihitung dengan membagi satu angka dengan angka lainnya. Analisa rasio adalah proses menghasilkan informasi yang meringkas posisi financial dari organisasi dengan menghitung rasio yang didasarkan pada berbagai ukuran finansial yang muncul pada neraca rugi-laba organisasi.

4. PENGANGGARAN Anggaran dalam organisasi ialah rencana keuangan yang menguraikan bagaimana dana pada periode waktu tertentu akan dibelanjakan maupun bagaimana dana tersebut akan diperoleh. Anggaran juga merupakan laporan resmi mengenai sumbersumber keuangan yang telah disediakan untuk membiayai pelaksanaan aktivitas tertentu dalam kurun waktu yang ditetapkan. Disamping sebagai rencana keuangan, anggaran juga merupakan alat pengawasan. Anggaran adalah bagian fundamental dari banyak program pengawasan organisasi. Pengawasan anggaran atau Budgetary Control itu sendiri merupakan suatu sistem sasaran yang telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi kegiatan-kegiatan manajerial, dengan

membandingkan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan (Fayol, 1949).

KARAKTERISTIK-KARAKTERISTIK PENGAWASAN YANG EFEKTIF 1. 2. Ada unsur keakuratan, dimana data harus dapat dijadikan pedoman dan valid. Tepat waktu, yaitu dikumpulkan, disampaikan dan di evaluasi secara cepat dan tepat dimana kegiatan perbaikan perlu dilaksanakan. 3. 4. Objektif dan menyeluruh, dalam arti mudah dipahami. Terpusat, dengan memusatkan pada bidang-bidang penyimpangan yang paling sering terjadi. 5. Realistik secara ekonomis, dimana biaya system pengawasan harus lebih rendah atau sama dengan kegunaan yang didapat. 6. Realistik secara organizacional, yaitu cocok dengan kenyataan yang ada di organisasi. 7. Terkoordinasi dengan aliran kerja, karena dapat menimbulkan sukses atau gagalnya operasi serta harus sampai pada karyawan yang memerlukannya. 8. Fleksibel, harus dapat menyesuaikan dengan situasi yang dihadapi, sehingga tidak harus buat sistem baru bila terjadi perubahan kondisi. 9. Sebagai petunjuk dan operasional, dimana harus dapat menunjukan debais estndar sehingga dapat menentukan koreksi yang diambil. 10. Diterima para anggota organisasi, mampu mengarahkan pelaksanaan verja anggota organisasi dengan mendorong perasaan ekonomi, tanggung jawab dan prestasi (Gde, 2010).

CONTOH PENGAWASAN Pengawasan terhadap penyelenggaran sistem pemerintahan yang dilaksanakan oleh para audit dari Departemen Dalam Negeri. Pengawasan yang dilakukan meliputi kedudukan dan jabatan di bidang pemerintahan, tugas dan susunan organisasi, kinerja pemerintahan, tata kerja kementrian NKRI serta pengawasan terhadap fungsi dan pelaksanaan pemerintahan daerah. Pengawasan dilakukan berdasarkan Undang-undang dan juga peraturan presiden, dimana pengawasan dapat dilakukan oleh badan-badan pemerintahan tertentun yang telah ditunjuk untuk mengawas hal-hal di atas, biasanya dilaksanakan oleh pimpinan aparat pengawasan intern pemerintahan (APIP). Pengawasan melalui tahap-tahap menentukan tujuan, visi dan misi, pembuatan perencanaan (jangka waktu panjang, menengah atau pun pendek), sasaran pengawasan lalu pimpinan APIP akan memberikan pengarahan untuk melakukan strategi pengawasan,menjelaskan tahapan serta kesulitan yang mungkin akan dialami. Kemudian pengawasan mulai dilakukan dengan pengawasan pusat dari ibukota dan setiap staff APIP yang ditugaskan untuk pengawasan pada daerah-daerah akan diberikan jangka waktu tertentu untuk melaksanakan tugas dan melaporkan hasil yang mereka dapat apakah sesuai dengan tujuan dan visi dari APIP.

Sumber : Gde, A., 2010, Manajemen Kesehatan, EGC, Jakarta,hal. 107-113. Fayol, H., 1949, General and Industrial Management, Pitman, New York, hal. xxi. Mockler, R., 1972, The Management Control Process, Prentice-Hall, Englewood, hal. 592.