Welcome to Scribd, the world's digital library. Read, publish, and share books and documents. See more
Download
Standard view
Full view
of .
Save to My Library
Look up keyword
Like this
1Activity
0 of .
Results for:
No results containing your search query
P. 1
10 Sistem Informasi Manajemen Agenda Pada Badan Pelayanan …

10 Sistem Informasi Manajemen Agenda Pada Badan Pelayanan …

Ratings: (0)|Views: 142 |Likes:
Published by bambang_purnama_4

More info:

Published by: bambang_purnama_4 on Mar 26, 2013
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

05/14/2014

pdf

text

original

 
Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed (IJCSS) 15 FTI UNSA Vol 10 No 1 – Februari 2012 - ijcss.unsa.ac.id 
 ISSN : 1979-9330 (Print) -
2088-0154 
(Online) - 2088-0162 (CDROM)
68
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN AGENDA PADA BADANPELAYANAN PERIJINAN TERPADU KABUPATEN KARANGANYAR
Yonatan Liliek Prihartanto
 Program Studi Teknik Informatika, Universitas Surakarta 
1)
yonatanlp@yahoo.com 
Abstrak :
Kebutuhan akan sistem informasi agenda diperlukan bagi Badan Pelayanan PerizinanTerpadu (BPPT) Kabupaten Karanganyar dalam mengolah penggagendaan surat masuk dan suratkeluar, berdasarkan alasan tersebut maka dibuat aplikasi sistem informasi manajemen agendayang dapat membantu mempermudah mengolah surat masuk dan surat keluar. Pada BadanPelayanan Perizinan Terpadu (BPPT) Kabupaten Karanganyar, surat merupakan sarana penting,informasi-informasi penting dan rahasia terkait dengan instansi tersebut terkandung di dalamnya.Pada saat ini, prosedur yang diterapkan pada manajemen surat masuk dan surat keluar padaBadan Pelayanan Perizinan Terpadu (BPPT) Kabupaten Karanganyar mulai dari penerimaan,pembuatan, penyimpanan, pendokumentasian, hingga verifikasi surat, semua dilakukan secarakonvensional. Dokumentasi surat masuk dan keluar hanya berupa penulisan di buku besar.Sedangkan pada tahap pengarsipan surat hanya berupa penyimpanan dokumen
hardcopy.
Denganadanya masalah yang telah sebutkan, Badan Pelayanan Perizinan Terpadu (BPPT) KabupatenKaranganyar dirasa perlu untuk merubah metode manajemen persuratan yang saat ini merekagunakan, yaitu metode konvensional, menjadi metode manajemen persuratan yang terkomputerisasidan otomatis. Dengan adanya Sistem Informasi Manajemen Agenda, diharapkan menghasilkanaplikasi yang dapat mengelola surat masuk dan keluar sesuai alur yang di tetapkan, dan dapatmenyelesaikan masalah yang ada saat ini. Penelitian ini dilakukan untuk membuat aplikasi berbasisweb, yang dapat mengelola surat masuk dan keluar secara efektif sesuai alur yang telah ditetapkanoleh Badan Pelayanan Perizinan Terpadu (BPPT) Kabupaten Karanganyar. Adapun metodepenelitian yang digunakan untuk menyelesaikan berbagai permasalahan yang terjadi adalah pustaka,observasi, wawancara, analisis data dan system, perancangan system, pembuatan program,pengujian program, implementasi program.
Kata Kunci : Sistem Informasi Manajemen Agenda 
Abstract :
The need for information systems necessary agenda for Badan Pelayanan PerizinanTerpadu (BPPT) Kabupaten Karanganyar in processing incoming and outgoing mail, by reason theagenda is the application of information systems that can help facilitate the processing incoming andoutgoing mail. In the Badan Pelayanan Perizinan Terpadu (BPPT) Kabupaten Karanganyar, lettersare an important means, important information and secrets relating to the agencies contained therein.At present, the procedure is applied to the management of incoming and outgoing mail onBadan Pelayanan Perizinan Terpadu (BPPT) Kabupaten Karanganyar from receipt, manufacture,storage, documentation, until the verification letters, all done conventionally. Documentation ofincoming and outgoing mail only in the form of writing in the ledger. While at this stage only a letterarchiving hardcopy document storage. Given the problems that have been mentioned, the BadanPelayanan Perizinan Terpadu (BPPT) Kabupaten Karanganyar is necessary to change the method ofcorrespondence management that they currently use, which is the conventional method, a method ofcomputerized management and automated mailing. With the Agenda Management InformationSystems, is expected to generate applications that can manage incoming and outgoing mail inaccordance path is set, and it can resolve the problems that exist today. Research is underway tocreate a web-based application, which can manage incoming and outgoing mail effectivelycorresponding groove set by the Badan Pelayanan Perizinan Terpadu (BPPT) KabupatenKaranganyar. The research method used to solve a variety of problems that happens is library,observation, interviews, and data analysis systems, system design, programming, testing programs,the implementation of the program. today.
Keywords: Information Systems Management Agenda 
1.a. Latar Belakang
 
Badan Pelayanan dan PerijinanTerpadu (BPPT) Kabupaten Karanganyarmerupakan salah satu instansi dalam negeriyang menerapkan sistem informasi. Sistempelayanan satu atap dengan slogan
one stop service 
ini menawarkan berbagai macamlayanan perijinan, yang mungkin dalampelaksanaannya tiap jenis perijinan memilikiketentuan-ketentuan, syarat-syarat dan standaroperasional yang berbeda satu sama lain. Olehkarena itu BPPT (khususnya sub bidangadministrasi) menerapkan “
Sistem Informasi Manajemen Satu Pintu (SIMTAP)” 
sebagaisistem utama dalam melaksanakan layananoperasional perijinan.Dalam pelaksanaannya SIMTAP dibantubeberapa sistem penunjang baik yang berperandalam hal pelayanan maupun dalamorganisatorial BPPT yaitu, Sistem Informasi
 
Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed (IJCSS) 15 FTI UNSA Vol 10 No 1 – Februari 2012 - ijcss.unsa.ac.id 
 ISSN : 1979-9330 (Print) -
2088-0154 
(Online) - 2088-0162 (CDROM)
69
Arsip Perijinan yang dijalankan pada BidangInformasi, Pendaftaran dan PenangananPengaduan dan Sistem Informasi Kepegawaianyang dijalankan pada Bidang Sekretariat.Kebutuhan akan sistem informasi agendadiperlukan bagi Badan Pelayanan PerizinanTerpadu (BPPT) Kabupaten Karanganyar dalammengolah penggagendaan surat masuk dansurat keluar, berdasarkan alasan tersebutmaka dibuat aplikasi sistem informasi agendayang dapat membantu mempermudahmengolah surat masuk dan surat keluar.Pada Badan Pelayanan PerizinanTerpadu (BPPT) Kabupaten Karanganyar, suratmerupakan sarana penting, informasi-informasipenting dan rahasia terkait dengan instansitersebut terkandung di dalamnya. Pada saat ini,prosedur yang diterapkan pada manajemensurat masuk dan surat keluar pada BadanPelayanan Perizinan Terpadu (BPPT)Kabupaten Karanganyar mulai dari penerimaan,pembuatan, penyimpanan, pendokumentasian,hingga verifikasi surat, semua dilakukan secarakonvensional. Dokumentasi surat masuk dankeluar hanya berupa penulisan di buku besar.Sedangkan pada tahap pengarsipan surathanya berupa penyimpanan dokumen
hardcopy.
Dengan adanya masalah yang telah sebutkan,Badan Pelayanan Perizinan Terpadu (BPPT)Kabupaten Karanganyar dirasa perlu untukmerubah metode manajemen persuratan yangsaat ini mereka gunakan, yaitu metodekonvensional, menjadi metode manajemenpersuratan yang terkomputerisasi dan otomatis.Dengan adanya Sistem Informasi ManajemenAgenda, diharapkan menghasilkan aplikasi yangdapat mengelola surat masuk dan keluar sesuaialur yang di tetapkan, dan dapat menyelesaikanmasalah yang ada saat ini.Salah satu faktor alasan kami membuatsistem berbasis web adalah karena tersedianyafasilitas jaringan lokal dan internet disetiap sub-sub bidang di Kantor Badan PelayananPerijinan Terpadu Kabupaten Karanganyarsehingga dapat mempermudah karyawan untukmengakses dan memanfaatkan karena tidaklagi terbatas oleh ruang dan waktu. Alasan lainyaitu keinginan Badan Pelayanan PerijinanTerpadu Kabupaten Karanganyar untuk tidakmembatasi pendistribusian hasil pengarsipantersebut hanya kepada pengelola arsipmelainkan kepada semua karyawan yangmembutuhkan, sehingga cara yang palingefektif adalah melalui sistem berbasis web.
1.b Rumusan Masalah
1. Kendala apa yang dihadapi oleh BadanPelayanan Perijinan Terpadu KabupatenKaranganyar dalam pengelolaan suratmasuk dan surat keluar ?2. Bagaimana prosedur pengelolaan suratmasuk dan surat keluar pada BadanPelayanan Perijinan Terpadu KabupatenKaranganyar ?
1.c. Batasan Masalah
1. Subjek Membuat Sistem InformasiManajemen Agenda di BadanPelayanan Perijinan Terpadu KabupatenKaranganyar.2. Analisis dilakukan di Badan PelayananPerijinan Terpadu Kabupaten Karanganyarnamun dikarenakan keseluruhan prosesperencanaan dan teknologi di lakukan diBidang Sekretariat maka kami membatasiruang lingkup kami pada Bidang Sekretariat.3. Dibatasi pada pembuatan aplikasi BerbasisWEB, tidak pada penyalahgunaan apapunyang berhubungan dengan aplikasi ini.4. Objek penelitian di Kantor Badan PelayananPerijinan Tepadu Kabupaten Karanganyar.
1.d. Tujuan
1. Menghasilkan Sistem InformasiManajemen Agenda pada Badan PelayananPerijinan Terpadu Kabupaten Karanganyar.2. Membuat Sistem Informasi ManajemenAgenda berbasis web yang dapatmembantu dalam pencarian data surat danmempermudah pemohon surat dalammemonitoring surat yang telah dikirim.
1.e. Manfaat Penelitian
a. Memberikan kemudahan pada BadanPelayanan Perijinan Terpadu KabupatenKaranganyar dalam mengelola surat keluardan surat masuk.b. Memberikan kemudahan dalammendokumentasikan surat masuk dan suratkeluar.c. Memberikan kemudahan dalam pecariandata surat keluar dan surat masukd. Penyimpanan dokumen secara elektronik/ oftcopy memperkecil kemungkinankehancuran data surat keluar dan suratmasuk
1. f. Metode Penelitian
 a. Studi Kepustakaan yaitu metodepengumpulan data dengan cara membaca,mencari, memahami serta meringkas hal-halyang berhubungan dengan penelitian iniseperti dari buku, majalah, jurnal online,artikel serta media cetak lainya yangberkaitan dengan Pengarsipan Digital.b. Studi Laboratorium yaitu mempelajari konsepdasar dan cara kerja client server, sertapenguasaan sistem lainnya sepertipengenalan operasi, konfigurasi dan instalasiprogram-program server, desain tampilanantarmuka PHP dan aplikasi programlainnya.c. Metode Perancangan yaitu merancangtampilan menggunakan PHP, merancangsistem basis data menggunakan MySl,
 
Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed (IJCSS) 15 FTI UNSA Vol 10 No 1 – Februari 2012 - ijcss.unsa.ac.id 
 ISSN : 1979-9330 (Print) -
2088-0154 
(Online) - 2088-0162 (CDROM)
70
merancang UML sistem yang diusulkan,mengevaluasi dan pengimplementasiansistem yang telah dirancang.d. Observasi dengan mengadakanpengamantan langsung pada Kantor BadanPelayanan Perijinan Terpadu KabupatenKaranganyare. Wawancara dengan teknik tidak terstrukturalyaitu wawancara yang tidak menggunakanpedoman wawancara hanya berupa garis-garis besar permasalahan. Wawancaradilakukan kepada kepala bidang dankaryawan karyawati Badan PelayananPerijinan Terpadu Kabupaten Karanganyar.
2.a. Pengertian Surat
Menurut
Drs. HENI SUBAGYO
dalam bukunyayang berjudul
Surat Menyurat Lengkap, 2007.
Surat adalah alat komunikasi yangmempergunakan bahasa tulisan diatasselembar kertas yang sangat erat hubungannyadengan kehidupan manusia. Sejak zaman serbamodern ini, manusia tidak dapat melepaskandirinya dari kepentingan manusia lainnya baikyang berada disekitarnya maupun ditempatyang jauh. Menurut Drs.
SULCHAN YASIN
dalam bukunya
yang berjudul Surat MenyuratPraktis Siap Pakai (2002),
megenai arti suratsebagai berikut. Surat pada dasarnya adalahalat komunikasi jarak jauh antara manusiadengan mempergunakan bahasa tulisan dansecara kertas sebagai dasarnya. Dengan katalain disebut bahwa surat adalah sarana untukmenyampaikan pikiran, isi hati, maksud, ataukehendak, pada orang lain melalui bahasa tulisdengan mempergunakan kertas sebagaisarana.
2.b. Sistem Informasi
Istilah informasi itu sendiri secara umummenyiratkan suatu pengumpulan data yangterorganisasi beserta tatacara penggunaannyayang mencakup lebih jauh daripada sekedarpenyajian data (Notohadiprawiro, 1990).Dari pernyataan demikian maka sisteminformasi dapat didefinisikan sebagai suatu alatuntuk menyajikan informasi dengan carasedemikian rupa sehingga bermanfaat bagipenerimanya (Kertahadi, 1995). Setiap sisteminformasi menyajikan tiga hal pokok (Lynch,1977) :a. Pengumpulan dan pemasukan data,b. Penyimpanan dan pengambilan kembali(
retrieval 
) data, danc. Penerapan data, yang dalam hal sisteminformasi terkomputerisasi termasukpenayangan (
display 
).
2.c. Data
Data adalah representasi dari suatu fakta, yangimodifikasidalam bentuk gambar, kata, dan/atauangka. Manfaat data adalah sebagai satuanepresentasi yang dapat diingat, direkam, dandapat diolah menjadi informasi.Karakteristiknya, data bukanlah fakta, namunrepresentasi dari fakta. Kata sederhananya,data adalah catatan tentang fakta, atau datamerupakan rekaman catatan tentang fakta. Datayang baik, adalah yang sesuai dengan faktanya.(Witarto, 2004)
2.d. PHP
PHP singkatan dari
Hypertext Preprocessor 
yang digunakan sebagai bahasa
script server- side 
dalam pengembangan Web yangdisisipkan pada dokumen HTML. PHPmerupakan software
Open-Source 
yangdisebarkan dan dilisensi secara gratis sertadapat di-download secara bebas dari situsresminya. (Kasiman Peranginangin, 2006).
2.e MySql
MySQL (My Structured Query Language)Menurut Hirin dan Virgi (2011), MySQL adalahsalah satu perangkat lunak sistem manajemenbasis data (database) SQL atau sering disebutdengan DBMS (Database ManagementSystem). Berbeda dengan basis datakonvensional seperti. Dat, .dbf, .mdb, MySQLmemiliki kelebihan yaitu bersifat
multithread,
dan
multi-user 
serta mendukung sistem jaringan. MySQL didistribuasikan secara gratisdibawah lisensi GNU General Public License(GPL), namun ada juga versi komersial bagikalangan tertentu yang menginginkannya.MySQL sebenarnya merupakan turunan salahsatu konsep utama dalam database sejak lama,yaitu SQL (Structured Query Language). SQLadalah sebuah konsep pengoperasiandatabase, terutama untuk pemilihan atau seleksidan pemasukan data, yang memungkinkanpengoperasian data dikerjakan dengan mudahsecara otomatis. Keandalan suatu sistemdatabase (DBMS) dapat diketahui dari carakerja optimizer-nya dalam melakukan prosesperintah-perintah SQL, yang dibuat oleh usermaupun program-program aplikasinya.
2.f. Tinjauan Pustaka
1. Penelitian yang dilakukan oleh Siska WahyuKartikasari Tahun 2012 yang berjudul. ”Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masukdan Surat Keluar Pada Unit PelaksanaanTeknis Taman Kanak-Kanak dan SekolahDasar Kecamatan Pringkuku”. Tujuan daripenelitian tersebut adalah Menghasilkansistem informasi pengelolaan surat masukdan surat keluar Pada Unit PelaksanaanTeknis Taman Kanak-Kanak dan SekolahDasar Kecamatan Pringkuku yang efisiendan efektif serta untuk mengetahui kendala-kendala apa yang dihadapi serta untukmempermudah pengelolaan surat masukdan surat keluar yang sebelumnya masihmenggunakan sistem konvensional pada unitpelaksanaan teknis taman kanak-kanak dan

You're Reading a Free Preview

Download
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->