OFERTA

Oferta este scrisoarea de iniiativ sau de rspuns la o cerere de ofert, prin care ofertantul face cunoscut unor poteniali clieni (persoane fizice sau juridice) c pune la dispoziia acestora mrfuri sau servicii n anumite condiii. Oferta este a doua scrisoare comercial important i alturi de cererea de ofert este foarte frecvent n relaiile interne i externe.

n mod obinuit, ofertele se transmit prin pot, fax, e-mail, n cadrul reclamei comerciale prin pres, radio, televiziune, afiaj, prin reprezentani sau pe cale telefonic (dac n prealabil se realizeaz o nelegere pe baza unor discuii ntre delegai, este bine s fie confirmat letric).

Aparent, doar mesajele care provin pe aceste ci pot constitui oferte. n realitate, ofertarea unui produs sau serviciu, poate avea nfiri dintre cele mai neateptate.

Aa de exemplu, instalarea unui automat pentru ngheat ntr-un loc public reprezint un mod de a face o ofert. Oricrui trector i se ofer un produs bine determinat n schimbul unei anumite sume de bani. Dac trectorul introduce n automat suma precizat, el este n drept s primeasc exact produsul descris, n cantitatea menionat. La fel, orice chioc care pune n vnzare bilete pentru mijloacele de transport n comun, face ceea ce se cheam o ofert: pentru fiecare bilet vndut, contra unei sume de bani, se va asigura cumprtorului o cltorie pe unul din traseele existente.

Cu ct oferta cuprinde mai multe elemente i acestea sunt mai precis formulate, cu att obligaiile pe care i le asum ofertantul sunt mai numeroase i mai stricte. n rile occidentale, nici nu este nevoie de o descriere n cele mai mici amnunte a produsului sau serviciului oferit, pentru c acolo exist standarde minime de calitate i reguli de comer consacrate, exist legi pentru protecia consumatorului etc. n Romnia, legislaia este nc slab reprezentat n aceast privin.

O ofert comercial nu este neaprat o ofert scris. Putem vorbi despre oferte scrise sau verbale, ca i de oferte explicite sau tacite. Mesajele tacite

pot constitui, n anumite condiii, i mesajele publicitare lansate pe canalele mass-media. Exist un criteriu suficient de simplu i de clar care ne arat cum s deosebim o reclam de o ofert. Astfel, atunci cnd un productor de automobile, prezint un nou model ntr-un spot publicitar televizat, fr indicaii de pre sau alte precizri care s incube obligaii, nu poate fi vorba de o ofert n sens juridic. Atunci cnd un distribuitor de computere menioneaz ntr-o scrisoare de reclam date precise legate de pre, condiii de livrare, de plat etc., el nu face doar promovarea produsului, ci i o ofert care l angajeaz din punct de vedere juridic.

Tipuri de ofert

Din punct de vedere comercial, deosebim patru categorii de oferte i anume:

1) oferta nesolicitat este o scrisoare trimis de ofertant din proprie iniiativ i se adreseaz unor clieni cunoscui sau necunoscui;

2) ofert solicitat este rspunsul la o cerere de ofert;

3) oferta repetat n situaia cnd este rennoit o mai veche ofert sau se transmite o variant a acesteia;

4) oferta la contraofert se practic atunci cnd clientul rspunde la o ofert anterioar printr-o contraoferta, n care el accept doar o parte din marfa oferit sau din condiiile menionate.

Din punct de vedere juridic, respectiv al obligaiilor pe care i le asum ofertantul distingem mai multe tipuri de oferte:

1) oferta ferm este oferta asupra creia vnztorul nu mai poate reveni. n cazul n care destinatarul a acceptat o ofert ferm, atunci aceasta devine obligatorie pentru ambele pri ca i un contract. Pentru acest motiv, n cazul n care se utilizeaz oferta ferm, nu se mai ncheie contract de vnzare-

cumprare ntre pri, comenzile i execuia lor, fcndu-se pe baza ofertei ferme.

2) oferta fr clauze speciale chiar dac nu include precizri privind o anumit dat pentru primirea comenzii sau alte ndatoriri deosebite i acest tip de ofert genereaz obligaii, de o parte i de alta, astfel:

a) atunci cnd oferta este prezentat direct unei persoane, aceasta trebuie s o accepte imediat sau s o decline. n caz contrar, oferta se stinge.

b) regula de mai sus este valabil i pentru cazul n care oferta este prezentat telefonic sau prin fax.

c) oferta prezentat printr-o scrisoare este considerat valabil ntr-un interval de timp suficient, pentru a se trimite o comand sau orice alt tip de rspuns. n cazul corespondenei potale, acest interval este de 7-14 zile.

3) oferta cu termen este practicat n situaia n care ofertantul nu are certitudinea c poate asigura aceleai condiii dincolo de o anumit limit de timp. n acest caz, se menioneaz un termen n intervalul cruia oferta rmne valabil.

De exemplu:

Preurile sunt valabile pn la 1 martie 2003 inclusiv.

Oferta noastr este valabil pn la

Reducerea de pre este valabil pn la

4) oferta necondiionat aceasta evit asumarea oricror angajamente, menionndu-se n mod explicit clauza de neobligativitate.

De exemplu:

V oferim, fr garanie

La preul zilei

n limita stocului disponibil

Evident, fcnd asemenea meniuni, capacitatea comerciantului de a atrage clieni este redus.

Condiiile pe care trebuie s le ndeplineasc o ofert pentru a produce efecte juridice sunt urmtoarele:

s fie complet (s conin toate datele eseniale ale viitoarei nelegeri: obiectul, determinri cantitative i calitative, pre, alte clauze);

s fie ferm;

s fie neechivoc (trebuie s exprime clar, fr dubiu voina ofertantului de a ncheia contractul, n eventualitatea acceptrii ofertei) s fie exprimat n scris sau verbal (se recomand ca ofertele exprimate verbal s fie dublate de o ofert scris; n acest fel va exista un document de referin n caz de litigiu).

n concluzie, putem spune c se constituie n ofert:

 un document scris care ndeplinete condiiile de mai sus, expediat prin pot, fax, e-mail etc;

un anun publicitar care enioneaz toate datele necesare efecturii tranzaciei;

un produs etalat n raftul unui magazin, preul acestuia fiind afiat sau comunicat verbal de vnztor.

Oferta mai poate fi: ofert general, atunci cnd se adreseaz unui beneficiar fr obiect precis i oferta special cnd are obiectul bine precizat. Ea se transmite unui singur beneficiar i conine o descriere amnunit a produselor, termenele de livrare, preul etc.

Pentru o informare mai complet a partenerilor de afaceri, furnizorii pot anexa la oferte i cataloage, prospecte, mostre.

Elementele structurale ale unei oferte sunt cele ale scrisorilor de iniiativ sau de rspuns.

Oferta trebuie s conin:

elemente de identificare a ofertantului denumirea exact a produselor; descrierea detaliat a mrfii, caracteristici; (eventual nsoit de mostre); calitatea produselor; cantitatea ce poate fi livrat, greutatea, volumul; preul, cu meniunea dac cheltuielile de transport i ambalaj sunt

incluse n pre; se poate indica preul total sau preul n detaliu, pentru anumite cantiti. Tot legat de pre, se pot acorda clienilor diverse reduceri de pre: rabatul (reprezint reducerea de pre acordat pentru acceptarea unei anumite cantiti de marf, fie clienilor fideli rabatul de fidelitate, fie distribuitorilor rabatul comercial, fie n legtur cu diverse prilejuri rabatul special; bonusul reprezint un rabat acordat ulterior realizrii tranzaciei, n special la sfrit de an, acordarea lui fiind dependent de atingerea unui anumit nivel al vnzrilor. Discountul reprezint reducerea sumei debitoare cu un anumit nr. de procente, ca stimulent pentru efectuarea plii ntr-un anumit termen. condiiile de livrare; termenul de livrare; condiiile de plat; precizri referitoare la locul livrrii, asigurri; durata de valabilitate a ofertei este indicat cu precizie; ambalajul; data ntocmirii ofertei; semntura mputernicitului firmei.

Anularea ofertei poate interveni ntr-una din urmtoarele situaii:

oferta este revocat nainte de a ajunge la destinatar;

destinatarul nu accept unul sau mai muli termeni ai ofertei;

ofertantul intr n incapacitatea de plat;

destinatarul nu se exprim nainte de expirarea termenului de acceptare;

Limbajul i forma scrisorii de ofert

Oferta trebuie s fie redactat clar i amnunit, aa nct s se previn eventualele ntrebri ale clientului. Indiferent de tipul de ofert se poate distinge o structur compoziional care se regsete n linii mari n majoritatea ofertelor. n partea introductiv se face referire la cererea de ofert sau la condiiile n care s-a obinut adresa destinatarului i se exprim satisfacia de a stabilii relaii comerciale cu firma respectiv. Tot n paragraful introductiv este cuprins i motivarea expedierii ofertei. Fa de cererea de ofert, elementul compoziional nou aprut l constituie paragraful publicitar[1]. El nu se regsete n toate ofertele, ns acolo unde este prezent confer textului o calitate n plus, trezind interesul celui cruia i este adresat oferta i cuprinde informaii suplimentare referitoare la produsele / serviciile oferite. n ncheiere, regsim ca i la cererea de ofert exprimarea speranei de a primi un rspuns, n cazul de fa o comand i de a se ajunge la ncheierea contractului.

Pentru oferte nu exist reguli speciale n ceea ce privete forma. Trebuie formulate, pe ct posibil propoziii scurte i clare Dac trebuie s redactm des oferte i dac ele sunt deosebit de lungi (de mai multe pagini) este bine s realizm nite formulare n acest scop, sau s introducem componentele de baz ale textului n computer (abloanele). Astfel de formulare sau paginimodel pot conine urmtoarele:

titlul ofert;

numrul clientului / numrul ofertei;

adres client / adres destinatar;

formula de adresare;

o introducere general valabil pentru oferta solicitat: Ne bucurm de interesul dumneavoastr pentru produsele noastre;

 descrierea general a obiectului, date despre productor, despre model etc.;

n legtur cu coninutul efectiv al ofertei se va alctui o list suficient de cuprinztoare cu urmtoarele date: poziia, numrul de buci, numrul articolului, descrierea lui etc;

indicaii precise despre condiiile de livrare, de plat, regulile de comer pe care le avem n vedere;

mulumiri pentru solicitarea de ofert, ca ncheiere;

semntura;

eventual, un formular care s poat fi completat de destinatar cu titlul de comand.

n cazul ofertelor mai lungi se recomand folosirea unei combinaii de genul: o scrisoare scurt, personal i un formular care s conin elementele propriu-zise care compun oferta detaliat.

Oferta cu tent publicitar

Uneori noiunile de reclam i ofert i pot suprapune nelesurile. Cine redacteaz o ofert pentru a rspunde unei solicitri face reclam, mai mult sau mai puin evident, pentru firma sa i pentru produsele sale.

Ofertele nesolicitate, deseori nu sunt altceva dect scrisori de reclam care cuprind o ofert.

Indiferent, ns, dac se trimit oferte solicitate sau nesolicitate de clieni, tehnicile utilizate pentru a face reclam ascuns sunt practic aceleai:

1) Descrierea amnunit a produselor i serviciilor pe care le oferim folosind fr reinere un stil publicitar agresiv.

2) Se d curs solicitrii clientului, dar i se ofer i alternative (dup ce am prezentat oferta cerut i vom prezenta clientului i o alt opiune. Chiar dac va constata c i-ar plcea mai mult ceea ce i dorise iniial, clientul va fi ncntat c a avut de ales i va aprecia acest lucru.

3) Adugarea de cataloage, brouri despre firma noastr i despre realizrile ei. Este un mod facil de a rspndi informaii i date n scop publicitar.

Cu toate avantajele pe care le poate aduce o ofert redactat n stil publicitar, nu trebuie ns exagerat. Nu trebuie adugat n mod excesiv reclame suplimentare textului mai ales n cazul rspunsurilor expediate clienilor vechi care sunt deja convini de calitatea serviciilor i, n general, nu trebuie uitat c acel client care a pus o ntrebare concret dorete s primeasc un rspuns concret. n caz contrar, oferta risc s ajung n coul de hrtii al destinatarului i s-l pierdem de client.

Formulri specifice ofertei:

1) Formulri introductive pentru:

a) oferta solicitat:

V mulumesc pentru:

- cererea dumneavoastr de ofert din

- scrisoarea dumneavoastr din

- interesul dumneavoastr cu privire la produsele noastre.

Suntem ncntai s primim cererea dumneavoastr de ofert din data de

Confirmm primirea scrisorii / telexului / cererii de ofert din

Ca rspuns la

- cererea dumneavoastr de ofert din

- scrisoarea dumneavoastr din data de

b) oferta nesolicitat:

Avem plcerea s

Suntem ncntai s

Prin prezenta

Vei fi interesai s aflai

2) Formule de ncheiere

Suntem convini c oferta noastr va satisface cerinele dumneavoastr/va prezenta interes pentru dumneavoastr.

Sperm / suntem convini c:

- vei accepta oferta noastr

- ne vei transmite comanda dumneavoastr

Ateptm comanda dumneavoastr

Deoarece executm comenzi n ordinea primirii, v sugerm s ne transmitei comanda dumneavoastr ct mai curnd posibil

Acceptarea ofertei trebuie s fie exprimat n scris sau verbal, explicit sau implicit (tacit), ntr-o form din care s decurg consimmntul n raport cu oferta.

Acceptarea explicit constituie comunicarea n scris sau verbal, a unei confirmri adresate ofertantului, fcndu-se referire global la oferta care ne-a parvenit prin adresa dumneavoastr numrul din data de sau punct cu punct, menionndu-se aceleai date de identificare a ofertei.

Acceptarea implicit este expedierea unei comenzi pe adresa ofertantului, n termenii propui de acesta.