PROCEDURA OPERAIONAL

PROCEDURA CONTROLUL DOCUMENTELOR STATUT: APLICARE COD: PO 01

EDIIA: 1 REVIZIA: 0

SCOPUL: Prezenta procedur descrie modalitatea de gestionare a informaiei prin controlul documentelor n cadrul colii Sanitare Postliceale Carol Davila Clan DEFINIII/PRECIZRI P.O. Procedur operaional Informaie - Date privind elevii: nume, prenume, CNP, rezultate la nvtur, rezultate la examene, modalitatea de plat a taxei colare, etc. - Date privind cadrele didactice, didactic auxiliare: nume, prenume, studii, specializarea, grade didactice, statut, funcii n cadrul colii, module predate, nr. de ore predate, participare la formri, etc. - Date privind managementul unitii colare: date care se desprind din toate documentele manageriale, materiale promoionale, oferta colii, etc. - Date privind situaia financiar a unitii: date care se desprind din actele contabile i anexele acestora - Date privind relaia unitii colare cu terii: date care se desprind din contracte, documente, informri etc. ntre unitatea colar i ISJ, MECT, ARACIP, alte uniti colare, uniti sanitare, farmacii, laboratoare, baze de tratament, etc. Confidenialitate: - msuri de protecie a informaiilor care se refer la date personale ale cursanilor i angajailor colii; Informaii publice: - date la care are acces orice persoan interesat; Autenticitatea informaiei: -acele informaii care sunt susinute de documente n original sau copii autentificate; Sigurana informaiei: -asigurarea confidenialitii i autenticitii informaiilor; Documente cu circuit intern: - acele documente care sunt folosite ntre entitile unitii colare: not de servici, decizii, fia de evaluare, proceduri interne etc.; Documente cu circuit extern: - acele documente care au provenien extern sau au provenien intern i sunt trimise n exterior; Arhiv: - ansamblu de documente constituite organic (elaborate sau primite) referitoare la istoria grdiniei, destinate prin natura lor a fi conservate; Arhiv curent: - arhiva constituit din documente primite, expediate sau ntocmite pentru uz intern, rezultate din activitatea cotidian a entitilor grdiniei, -de exemplu: versiuni de reglementri care nu mai sunt valabile, reglementri a cror durat de aplicare a expirat, rapoarte a cror efect s-a consumat-, documente care sunt

Arhiv electronic: Document: Formular: Instruciune de lucru: nregistrare: Mediu de stocare: Procedur:

pstrate la entiti un timp limitat, timp n care sunt constituite n dosare sau colecii de documente pe suport electronic; sistemul electronic de arhivare, mpreun cu totalitatea documentelor n form electronic arhivate; - suport de hartie sau informatic putand fi consultat sau pe care se pot inregistra valori sau date; - suport prestabilit permind nregistrarea valorilor sau datelor ntr-o maniera original i uor de exploatat; - document de referin care prezint modul cum se realizeaz cu consecven activitile i procesele n unitatea de nvmnt - document care furnizeaz dovezi tangibile ale activitilor efectuate sau ale rezultatelor obinute; - orice mediu pe care se poate nregistra sau de pe care se poate reda un document n form electronic; - modalitatea specific de desfurare a unei activiti sau a unui proces;

ARIA DE CUPRINDERE: Procedura se refer la toate datele gestionate n cadrul unitii colare i se va aplica de ctre: -serviciul secretariat -echipa managerial -toate cadrele didactice i didactic auxiliare din cadrul colii DOCUMENTE DE REFERIN SR EN ISO 9001:2008 - Sisteme de management al calitii. Cerine. EN ISO 9000:2000 - Sisteme de management al calitii. Elemente fundamentale i vocabular. EN ISO 9004:2000 - Sisteme de management al calitii. Linii directoare pentru mbunatatirea performantelor. SR ISO 19011: 2003 - Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calitii i/sau mediu. SR ISO 10013: 2003 - Linii directoare pentru documentaia sistemului de management al calitii H.G.21:10.01.2007 - Standarde de acreditare i evaluare periodic a unitilor de nvmnt preuniversitar H.G. 1534/25.11.2008- Privind aprobarea standardelor de referin i a indicatorilor de performan pentru evaluarea i asigurarea calitii n nvmntul preuniversitar Asigurarea calitii - Ghid pentru unitile colare Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, ordin de zi nr. 217/1996 al Arhivelor Naionale. Legea nr. 135/2007 privind Arhivarea documentelor n form electronic.

PROCEDURA

Cap.1 Generaliti 1.1. Controlul documentelor (1) Controlul documentelor se refer, dup caz, la urmtoarele aspecte: - aprobarea documentelor nainte de emitere, n ceea ce privete adecvarea acestora din punctul de vedere al coninutului i formei; - analizarea, actualizarea, reaprobarea documentelor; - asigurarea identificrii modificrilor i a stadiului revizuirii curente; - asigurarea disponibilitii versiunilor aplicabile ale documentelor la toate punctele de utilizare pentru funciile i persoanele implicate; - asigurarea lizibilitii i a identificrii cu uurin a documentelor; - asigurarea identificrii i distribuiei controlate a documentelor de provenien extern; - prevenirea utilizrii neintenionate a documentelor perimate prin scoaterea lor din circuit i identificarea adecvat n cazul cnd sunt pstrate. (2) Circulaia documentelor este inut sub control atunci cnd documentele permit: - identificarea persoanelor care le-au elaborat, avizat, aprobat, difuzat, modificat, retras; - identificarea persoanelor care le-au primit pentru exercitarea anumitor responsabiliti, - asocierea unic a documentelor cu datele de emitere i transfer astfel nct s se cunoasc cu exactitate traseul n cadrul colii Sanitare Postliceale Carol Davila Clan att pentru documentele de provenien intern ct i pentru cele de provenien extern. (3) Mediul suport al documentelor poate fi hrtia sau un suport informatic. 1.2. Comunicare extern i comunicare intern (1) Prin prezenta procedur, managementul colii Sanitare Postliceale Carol Davila Clan se asigur c la nivelul proceselor i documentelor, unitatea de nvmnt are stabilite procese adecvate de comunicare, un accent deosebit avndu-l comunicarea n interiorul colii cu ntregul personal, definit comunicare intern. Not: n cazul documentelor prin care se comunic anumite responsabiliti n mod implicit se consider c persoanele care au responsabilitatea aplicrii dispoziiilor unui document, rspund n faa efului ierarhic de aplicarea lor, iar atunci cnd disponibilitatea aplicrii cade n seama unei entiti, de aplicare rspund n faa efului ierarhic superior, conductorii entitii respective. De exemplu: dac responsabilitatea revine unui membru al comisiei de evaluare i asigurarea calitii n educaie, de aplicare rspunde n faa managerului responsabilul CEAC. (2) Documentele elaborate n coala Sanitar Postliceal Carol Davila Clan faciliteaz comunicarea inteniei i consecvena aciunii att n interiorul unitii de nvmnt ct i n relaia grdiniei cu exteriorul. Problema elaborrii coninutului documentelor nu constituie obiectul prezentei proceduri. (3) Utilizarea procedurii contribuie la: - furnizarea de dovezi obiective cu privire la controlul documentelor n coala Sanitar Postliceal Carol Davila Clan ; - evaluarea eficacitii i a adecvrii continue a sistemului de management al calitii din coala Sanitar Postliceal Carol Davila Clan cerinele interne i externe; - derularea proceselor din unitatea de nvmnt n conformitate cu cerinele interne i externe i mbuntirea calitii proceselor; - asigurarea cerinelor de repetabilitate i trasabilitate; - asigurarea unei instruiri adecvate a personalului colii cu privire la controlul documentelor. (4) Personalul din coala Sanitar Postliceal Carol Davila Clan are responsabilitatea de a opera n cadrul proceselor pe care le deruleaz cu documente valabile i de a elabora documente proprii pentru mbuntirea i controlul diferitelor procese. Se recomand ca documentele proprii s fie elaborate de ctre persoanele implicate n procesele i activitile respective, prin aceasta asigurndu-se

o nelegere mai bun a cerinelor necesare, o sporire a implicrii personalului i dezvoltarea simului apartenenei la coala Sanitar Postliceal Carol Davila Clan . Not: La elaborarea unor documente proprii de mbuntire i control a proceselor trebuie s se in seama de urmtoarele aspecte: - identificarea proceselor necesare pentru a mbunti sistemul actual; - nelegerea interaciunilor dintre aceste procese; - documentarea proceselor de mbuntire, att ct este necesar, pentru a asigura funcionarea i controlul eficace al acestora. n scopul documentrii proceselor de mbuntire se va avea n vedere, dup caz, utilizarea/adaptarea tipizatelor i/sau a documentelor existente. Prin aceasta se va scurta semnificativ timpul de elaborare a documentelor proprii i se va uura identificarea proceselor necesare pentru a mbunti sistemul actual . 1.3. Administrarea i gestionarea circulaiei documentelor (1) n cadrul colii Sanitare Postliceale Carol Davila Clan administrarea documentelor i gestionarea circulaiei acestora se realizeaz n conformitate cu organigrama din Anexa nr. 4 i cu urmtoarele instruciuni de lucru: - Administrarea i gestionarea circulaiei documentelor cu circuit intern n cadrul colii Sanitare Postliceale Carol Davila Clan - Administrarea i gestionarea circulaiei documentelor cu circuit extern de provenien extern; - Administrarea i gestionarea circulaiei documentelor cu circuit extern de provenien intern trimise de unitatea de nvmnt n exterior. (2) Cu privire la documentele cu circuit intern administrarea i gestionarea circulaiei lor are urmtoarele scopuri: - punerea n circulaie a unor documente care permit identificarea persoanelor care le-au elaborat i a entitilor colii Sanitare Postliceale Carol Davila Clan de la care provin, a persoanelor care le-au avizat sau aprobat potrivit funciilor pe care le ocup n cadrul colii Sanitare Postliceale Carol DavilaClan, a entitii care le-a pus n circulaie, a persoanelor sau entitilor crora le sunt destinate, precum i asocierea unic a documentelor cu datele de emitere; - transferul controlat al documentelor att ntre entiti, ct i ntre persoane i entiti al documentelor cu circuit intern prin nregistrarea documentelor la punerea n circulaie i la primirea lor prin registrul intrri/ieiri. (3) Cu privire la documentele cu circuit extern administrarea i gestionarea circulaiei lor are urmtoarele scopuri: - punerea n circulaie n cadrul colii Sanitare Postliceale Carol Davila Clan a unor documente de provenien extern care permit identificarea sursei care le-au elaborat i de la care provin, a persoanelor din unitatea de nvmnt care, potrivit funciilor pe care le ocup n cadrul colii Sanitare Postliceale Carol Davila Clan, le-a pus n circulaie, a persoanelor sau entitilor crora le sunt destinate, precum i asocierea unic a documentelor cu datele de intrare n coala Sanitar Postliceal Carol Davila Clan - punerea n circulaie a unor documente de provenien intern trimise n exterior care permit identificarea persoanelor care le-au elaborat i a entitilor colii Sanitare Postliceale Carol Davila Clan de la care provin, a persoanelor care le-au avizat sau aprobat potrivit funciilor pe care le ocup n cadrul unitii de nvmnt, a entitii care le-a pus n circulaie, a persoanelor sau entitilor crora le sunt destinate, precum i asocierea unic a documentelor cu datele de emitere; - transferul controlat n coala Sanitar Postliceal Carol Davila Clan att ntre entiti ct i ntre persoane i entiti, al documentelor care aparin de circuitul extern prin nregistrarea documentelor la punerea n circulaie i la primirea lor prin registrul intrri/ieiri. Cap. 2. Activiti

2.1. Utilizarea elementelor de identificare a documentelor (1) Pentru identificarea documentelor, se folosesc ca principale elemente de identificare: antetul, semntura, numrul i data de nregistrare la primire conform registrului de intrri/ieiri. (2) Pentru documentele redactate n cadrul colii Sanitare Postliceale Carol Davila Clan antetul va conine sigla colii, numele colii, numele entitii emitente sau compartimentului emitent, adresa colii, numerele de telefon i fax ale colii, adres de e-mail, data punerii n circulaie, numrul i data de nregistrare conform registrului de intrri/ieiri, i, dup caz, numrul de exemplare n care a fost emis. (3) Numele persoanelor care au aprobat documentul ca urmare a competenelor asociate funciei ndeplinite n unitatea de nvmnt i ca reprezentani ai unei structuri de conducere a colii Sanitare Postliceale Carol Davila Clan, precum i semntura acestora se trec, dup caz la sfritul documentului sau la nceputul documentului. (4) Atunci cnd este necesar, documentul conine numele i funcia persoanei care l-a ntocmit. 2.2. Analiz, aprobare i emitere (1) nainte de aprobare documentele trebuie analizate pentru a se asigura: - adecvarea la scopul urmrit; - o bun structurare i exactitate, inclusiv din punctul de vedere al precizrii datei de intrare n vigoare; - claritate prin formulri simple, inteligibile i fr ambiguiti; - lizibilitate pentru nscrisurile de orice form. (2) Aprobarea unui document se face de ctre managerul sau directorul colii, dup caz, sau de ctre persoane delegate de acetia n conformitate cu reglementrile colii Sanitare Postliceale Carol Davila Clan. (3) Emiterea documentelor (punerea n circulaie) se face numai dup aprobarea lor. 2.3. Difuzarea documentelor (1) Scopul difuzrii l reprezint punerea la dispoziia personalului colii a documentelor de interes pentru activitatea pe care o desfoar n unitatea de nvmnt cu scopul utilizrii informaiilor pe care le conin sau cu scopul informrii generale. (2) Difuzarea este gestionat de emitentul documentului i se realizeaz prin secretara colii sau prin secretarii entitilor emitente. (3) Exemplarele difuzate vor fi disponibile n toate locurile unde se execut activiti eseniale pentru funcionarea eficient a procesului descris. (4) Se disting dou tipuri de difuzri: difuzarea controlat, caz n care fiecare document este difuzat cu confirmarea primirii i difuzarea necontrolat care se utilizeaz pentru documentele destinate doar pentru informare, fr a viza n mod expres o utilizare ulterioar. 2.4. Pstrarea documentelor (1) Persoanele care au primit documente cu difuzare controlat, pstreaz aceste documente n zona de lucru pentru exercitarea pe baza lor a responsabilitilor care le revin conform postului, sau pentru informare. Identificarea persoanelor se face prin semntura de primire, n registrul de intrri/ieiri. (2) Pstrarea documentelor cu difuzare controlat se face n condiii de siguran iar ediiile valabile sunt nregistrate n Registrul documentelor n vigoare conceput ca n Anexa nr. 1. (3) Fiecare entitate va pstra propriile documente emise i elaborate pe suport electronic, ntr-un fiier propriu, pe calculatorul din biroul managerului . Documentele emise vor fi distribuite n ordinea datei de emitere. Informaiile se vor transcrie pe DVD-uri sau pe un alt mediu de stocare, pe intervale de un an: 1 septembrie 31 august, i vor fi pstrate ntr-un loc special destinat n biroul managerului cu titlul de: Documente elaborate de.....n intervalul.... Informaia astfel pstrat va putea servi pentru arhivare i, n msura n care i pstreaz valabilitatea, pentru uz curent. 2.5. Modificarea documentelor

(1) Prin modificarea unui document se nelege aducerea de schimbri cu privire la acesta sub forma unor noi revizii sau a unor noi ediii, fr a afecta fondul de baz i destinaia documentului iniial. Reviziile constau n reformulri sau abrogri ale unor articole i/sau aliniate din documentul iniial sau rezultat dup o revizie anterioar, iar ediiile se elaboreaz atunci cnd se aduc completri prin noi articole, cnd apar schimbri de responsabiliti sau atunci cnd forma rezultat n urma uneia sau mai multor revizii difer substanial fa de revizia 0. (2) Personalul implicat n elaborarea, analiza i aprobarea modificrilor trebuie s aib acces la informaii adecvate, pe baza crora s argumenteze modificarea. Documentele modificate vor fi analizate i aprobate de structurile i funciile de conducere care au analizat i aprobat n forma iniial, dac prin lege i alte reglementri nu se specific altfel. (3) De regul, documentele modificate n cadrul colii Sanitare Postliceale Carol Davila Clan se pun n circulaie n versiune complet cu indicarea documentelor nlocuite i abrogate, a datei intrrii n vigoare a formei modificate i, dup caz, cu indicarea modificrilor fcute. n cazuri speciale, cnd modificrile sunt pariale i uor de identificat, iar documentul are adresabilitate restrns, se poate pstra documentul sub forma iniial i transmite numai modificarea nsoit de toate informaiile necesare unei corecte asocieri la documentul iniial. 2.6. Arhivarea documentelor (1) Arhiva colii Sanitare Postliceale Carol Davila Clan este alctuit din documente arhivate care se gsesc n dosare de arhiv i din documente care se gsesc la personalul grdiniei i care urmeaz s fie arhivate (Arhiva curent). (2) Organizarea Arhivei colii Sanitare Postliceale Carol Davila Clan, inclusiv la nivelul arhivei curente se face, att sub aspectul coninutului ct i al formei, prin Nomenclatorul de Arhiv al colii Sanitare Postliceale Carol Davila Clan structurat, n conformitate cu Anexa nr. 2, de ctre secretarul unitii de nvmnt. Gruparea documentelor pe baza nomenclatorului este important att pentru activitatea curent ct i pentru activiti ulterioare . (3) Nomenclatorul de Arhiv al colii Sanitare Postliceale Carol Davila Clan conine documente care sunt precizate i se gestioneaz, inclusiv sub aspectul termenului de pstrare, conform instruciunii de lucru Arhivarea documentelor colii Sanitare Postliceale Carol Davila Clan destinate arhivei interne. (4) Documentele arhivate se grupeaz, pe tematici (probleme), n dosare n cazul documentelor avnd ca mediu suport hrtia, sau n colecii de documente, alctuite tot pe principiul dosarelor, n cazul folosirii de diverse medii de stocare. 2.7. Scoaterea din circulaie a documentelor i arhiva curent. (1) Scoaterea din circulaie a documentelor se realizeaz prin trecerea lor n arhiva curent sau prin distrugere. Arhiva curent se constituie n acord cu Nomenclatorul de Arhiv al colii Sanitare Postliceale Carol Davila Clan. (2) Documentele din arhiva curent sunt pstrate la compartimente un timp limitat (un an sau doi ani, dup caz), dup care sunt transferate n arhiva colii Sanitare Postliceale Carol Davila Clan. Ori de cte ori este cazul, se va evita arhivarea multipl a unor documente de uz intern. (3) Scoaterea din circulaie prin distrugere se aplic documentelor care nu sunt precizate n instruciunile de lucru menionate la punctul 2.6. i se realizeaz de secretarul colii sub controlul conducerii entitii care a gestionat documentul.

(4) Organigrama procesului de scoaterea din circulaie a documentelor este redat n Anexa nr. 4. Orice transmitere de documente n contextul Anexei nr. 4 se consemneaz prin procese verbale de predare- primire. 2.8. Resurse pentru inerea documentelor sub control, trasabilitate (1) Pentru buna desfurare a activitilor referitoare la controlul documentelor sunt necesare, n principal, resurse informaionale, materiale i resurse pentru instruire. (2) Resursele informaionale se refer la cunoaterea i utilizarea de ctre personalul colii Sanitare Postliceale Carol Davila Clan a elementelor de identificare a documentelor i la respectarea de ctre documente a traseului stabilit. Utilizarea corect a resurselor informaionale va facilita, atunci cnd este cazul, identificarea persoanelor responsabile de elaborarea, emiterea, difuzarea, actualizarea i arhivarea de documente. (3) Resursele materiale necesare controlului documentelor se vor asigura de ctre conducerea colii Sanitare Postliceale Carol Davila Clan Ele includ materiale i echipamente de birotic, spaii adecvate pentru pstrarea i arhivarea documentelor. (4) Resursele pentru instruire sunt necesare pentru secretara colii care se ocup cu probleme de arhiv sau pentru personalul nou angajat care urmeaz s fie implicat i n activiti legate de controlul documentelor. 2.9. Implementare (1) Prezenta procedur distribuit conform Listei de difuzare anexate se aduce la cunotina ntregului personal al colii Sanitare Postliceale Carol Davila Clan. (2) Implementarea prezentei proceduri i a instruciunilor de lucru aferente este n responsabilitatea persoanei desemnate din cadrul comisiei de evaluare i asigurarea calitii n educaie care coordoneaz activitatea pe linia controlului documentelor. (3) Monitorizarea implementrii procedurii se va face periodic de ctre CEAC prin audituri interne organizate i desfurate conform programului anual de audit intern privind calitatea din coala Sanitar Postliceal Carol Davila Clan. Auditurile interne vor avea drept scop verificarea aplicrii procedurii i identificarea de oportuniti de mbuntire a controlului documentelor n cadrul colii Sanitare Postliceale Carol Davila Clan. Rezultatele vor fi analizate de ctre CEAC care ntocmete un raport de evaluare pe care l supune spre aprobare Consiliului de administraie al colii Sanitare Postliceale Carol Davila Clan. RESPONSABILITI 1. Managerul colii Sanitare Postliceale Carol Davila Clan - coordoneaz elaborarea i actualizarea instruciunilor de lucru - aprob nomenclatoarele i instruciunile de lucru la care face referire prezenta procedur; - aprob comisii de lucru, prevzute de lege sau constituite ad-hoc, n contextual activitilor la care se refer prezenta procedur. 2. Comisia de evaluare i asigurarea calitii n educaie - avizeaz instruciunile de lucru la care face referire procedur i le propune spre aprobare managerului colii; - verific, prin audituri interne, implementarea prezentei proceduri i prezint managerului colii raportul de evaluare; - actualizeaz prezenta procedur i instruciunile aferente. 3. Persoana desemnat din cadrul CEAC pentru controlul documentelor: - actualizeaz procedura controlul documentelor;

- coordoneaz elaborarea procedurilor operaionale i instruciunilor de lucru necesare aplicrii prezentei prceduri; - coordoneaz ntocmirea Registrului documentelor n vigoare; - ntocmete nomenclatorul de arhiv; - stabilete atribuiilor secretarei colii pe linia administrrii i gestionrii circulaiei documentelor, a difuzrii, pstrrii, arhivrii i scoaterii din circuaie a documentelor; - stabilete atribuiilor secretarelor de consilii i comisii pe linia administrrii i gestionrii circulaiei documentelor, a difuzrii, pstrrii, arhivrii i scoaterii din circuaie a documentelor; - stabilete resursele necesare instruirii/perfecionrii personalului care se ocup cu probleme de arhiv. 4. Preedinii de consilii, responsabilii de comisii, efii de compartimente: - rspund de implementarea prezentei proceduri n entitile pe care le conduc, inclusiv de instruirea personalului din subordine cu privire la prevederile procedurii; - numesc personalul din subordine care se ocup cu probleme de arhiv; - propun comisii de lucru n contextul activitilor la care se refer prezenta procedur. 5. Secretara colii : - implementeaz i respect prezenta procedur; - desfoar activitile pe linia gestionrii circulaiei documentelor, a difuzrii, pstrrii, arhivrii i scoaterii din circuaie a documentelor; -folosete n mod raional resursele puse la dispoziie. 6. Secretarii de consilii i comisii : - implementeaz i respect prezenta procedur; - desfoar activitile pe linia gestionrii circulaiei documentelor, a difuzrii, pstrrii, arhivrii i scoaterii din circuaie a documentelor; -folosete n mod raional resursele puse la dispoziie. NREGISTRRI 1. nregistrri proprii acestei proceduri: - nregistrarea 1: Lista de difuzare a procedurii; - nregistrarea 2: Indicatorul de stare al procedurii; - nregistrarea 3: Lista procedurilor operaionale i instruciunilor de lucru. 2. nregistrri care servesc la aplicarea acestei proceduri: - Registrele de intrare/ieire ale diferitelor entiti; ANEXE 1. Anexa nr.1 - Registrul documentelor n vigoare; 2. Anexa nr.2 - Nomenclatorul de arhiv al colii Sanitare Postliceale Carol Davila Clan; 3. Anexa nr.3 Organigrama procesului de scoaterea din circulaie a documentelor; 4. Anexa nr.4 - Organigrama administrrii i gestionrii circulaiei documentelor n colii Sanitare Postliceale Carol Davila Clan.

Anexa nr. 1.

______________________________________________________________________________ Nr. ______/____________ Aprobat director Vlaic Sorin Teodor

REGISTRUL DOCUMENTELOR N VIGOARE NR. CRT DENUMIREA DOCUMENTULUI Regulamentul intern al colii 1. Sanitare Postliceale Carol Davila Deva Planul de dezvoltare 2. instituional al colii Sanitare Postliceale Carol Davila Deva Planul managerial pentru anul colar 2011-2012 Planul operaional pentru anul colar 2011-2012 Graficul de control al directorului NUMRUL DOCUMENTULUI/ DATA EMITERII CINE L-A EMIS Echipa managerial Echipa managerial Echipa managerial Echipa managerial Director OBSERVAII

3. 4. 5.

Str. Ovid Densuianu Bl. 6, Ap. 40 Clan, 335300, jud. Hunedoara Tel/fax: +40 (0)254730668, +40(0)254731130

e-mail: davilacalan@yahoo.com

Anexa 2.

______________________________________________________________________________ Nr. ______/____________ Aprobat director Vlaic Sorin Teodor NOMENCLATORUL DE ARHIV AL colii Sanitare Postliceale Carol Davila Clan
DENUMIREA DOSARULUI (CONINUTUL PE SCURT AL PROBLEMELOR LA CARE SE 1 2 3 4 5 6 REFER) ACTE DE STUDII REGISTRE MATRICOLE REGISTRE ALE C.A. I C.P. CATALOAGE DECIZII DOSARE PERSONALE ALE

NR. CRT.

ENTITATEA EMITENT

TERMEN DE PSTRARE

OBSERVAII

1.

SECRETARIAT

PERMANENT PERMANENT PERMANENT PERMANENT PERMANENT 3 ANI 3 ANI 1 AN 5 ANI

CADRELOR DIDACTICE 7 DOSARE PERSONALE ELEVI 8 ADRESE, INFORMRI, SESIZRI 1 ACTE MANAGERIALE, 2. MANAGEMENT CONTRACTE, DISPOZIII, NOTE INTERNE 1 RAPOARTE DE EVALUARE INTERN I EXTERN 2 PROCEDURI, PLANURI 3. ADRESE, INFORMRI, SESIZRI ACTE DE PLANIFICARE, 3. COMISII METODICE ORGANIZARE, EVALUARE, PROCEDURI

3.

CEAC

5 ANI 2 ANI 1 AN

2 ANI

Str. Ovid Densuianu Bl. 6, Ap. 40 Clan, 335300, jud. Hunedoara Tel/fax: +40 (0)254730668, +40(0)254731130

e-mail: davilacalan@yahoo.com

Anexa 3.

______________________________________________________________________________ Nr. ______/____________ Aprobat director Vlaic gnes ORGANIGRAMA PROCESULUI DE SCOATERE DIN CIRCULAIE A DOCUMENTELOR MANAGER DIRECTOR CONSILIUL DE ADMINISTRAIE CONSILIUL PROFESORAL SECRETARIAT ARHIVE CURENTE C.E.A.C. COMISII METODICE COMPARTIMENT FINANCIAR-CONTABIL

ARHIVA COLII SANITARE POSTLICEALE CAROL DAVILA CLAN

SECRETARIAT

ALTE COMISII

DISTRUGERE DOCUMENTE

UMENTEL

ANEXA 4. ORGANIGRAMA ADMINISTRRII I GESTIONRII CIRCULAIEI DOCUMENTELOR C. SANITAR POSTLICEAL CAROL DAVILA MINISTERE, AUTORITATE LOCAL, INSPECTORATE, AGENII, CONSILIUL DE ADMINISTRAIE
CD, AGCD, AnD, ApD, ED, DD, PD, MD , SCD,

SECRETARIAT
CD, DD, PD, AD, SCD

MANAGER
CD, Ap,

CONSILIUL PROFESORAL
CD, AGCD, AnD, ApD, ED, DD, PD, MD , SCD,

COMPARTIMENT FINANCIAR- CONTABIL

CD, AGCD, AnD, ED, DD, PD, MD, SCD

COMPARTIMENT PROIECTE, PARTENERIATE

COMISIA DE EVALUARE I ASIGURAREA CALITII N EDUCAIE

CD, AGCD, AnD, ED, DD, PD, MD , SCD,

COMISIA METODIC
CD, AGCD, AnD, ED, DD, PD, MD , SCD,

SECTOR ADMINISTRATIV
CD, AGCD, AnD, ED, DD, PD, MD , SCD,

CONSILIUL REPREZENTATIV AL ELEVILOR

ELABORATOR
ED, MD,

LEGEND
CD- Controlul documentelor AGCD- Administrarea i gestionarea circulaiei documentelor AnD- Analiza documentelor ApD - Aprobarea documentelor ED - Emiterea documentelor DD- Difuzarea documentelor PD- Pstrarea documentelor MD- Modificarea documentelor AD - Arhivarea documentelor SCD- Scoaterea din circulaie a documentelor
12

Documente externe Documente de provenien intern