e-Procurement

Pengalaman Implementasi dan Perencanaan Ke Depan di Pemerintah Kota Surabaya

Drh. SUNARNO ARIS TONO,MSi.

Latar Belakang
Pelaksanaan proyek selalu terlambat Harga kontrak relatif sama atau lebih mahal dibanding harga toko/pasar Ada tuduhan bahwa Walikota - Kepala Satuan Kerja PPK/Pimpro Panitia Pengadaan bisa menerima sesuatu dari peserta/pemenang lelang

Dasar Hukum
UU nomor 18 tahun 1999 tentang Jasa Konstruksi PP nomor 29 tahun 2000 tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi Keppres nomor 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang telah diubah ke-empat kalinya dengan Perpres nomor 8 tahun 2006 Instruksi Presiden nomor 5 tahun 2004 tentang Percepatan Pemberantasan Korupsi Peraturan Walikota Surabaya nomor 4 tahun 2008 tentang Pedoman Teknis Pelaksanaan Anggaran Belanja Langsung dan Pengadaan Barang/Jasa.

Perjalanan Implementasi
Tahun 2003 dimulai dengan Lelang Serentak dengan fasilitasi pendaftaran dan evaluasi prakualifikasi melalui internet (dasar Keppres nomor 18 thn 2000) Tahun 2004 2006 menerapkan semi eProcurement (dasar prosedur Keppres nomor 80 thn 2003) Tahun 2007 telah menerapkan 99% fully eProcurement (dasar prosedur Keppres nomor 80 thn 2003 jo Perpres nomor 8 thn 2006)

Pelaksanaan pelelangan dilaksanakan oleh Unit Layanan Pengadaan (ULP)

Tahun 2008 akan menerapkan 100% fully eProcurement (setelah UU ITE disahkan)

Konsep Dasar Implementasi

Prosedur pengadaan sebagaimana Peraturan dilaksanakan sebisa mungkin dengan cara elektronik (by internet) : Lelang tetap dilakukan oleh Panitia Pengadaan (pembuatan OE, Aanwijzing, Evaluasi Penawaran Kualifikasi, Usulan Calon Pemenang) di Unit Layanan Pengadaan (ULP) Dibentuk sekretariat layanan eProcurement sebagai admin sistem informasi & fasilitator para user/stake holder (Penyedia Brg/Jasa Panitia Pengadaan PPK) Urut urutan / tahapan lelang mengikuti ketentuan Keppres 80/2003 - jo Perpres 8/2006

Konsep Dasar Implementasi

Menghilangkan kontak langsung panitia pengadaan dengan peserta lelang, dan antara peserta dengan peserta lainnya kecuali pada pembukaan sampul Semua reason Panitia untuk menggugurkan peserta lelang dapat diakses publik di situs e-Procurement

Dokumen Pemilihan Penyedia Barang/Jasa dapat diakses oleh publik di situs e-Procurement

Menetapkan jadwal Mengevaluasi Penawaran submit

Bagan Alur

Nilai penawaran submit

Sekretariat Layanan eProc

Unit Layanan Pengadaan

Server, fire wall

Staf

Penyedia Barang/Jasa

up load

Sistem Informasi e-Proc

Admin down load

Menyusun OE Menyusun dok lelang

Pengumuman, alasan gugur, dokumen lelang, pengaduan, dll

Mempelajari dok lelang Memilih paket pekerjaan Menghitung penawaran

Alur Prosedur pada ULP

INPUT
Data staf bersertifikat keahlian pengadaan barang/jasa pemerintah Membentuk Gugus Tugas Pelelangan (2)

PROSES
Menetapkan Gugus Tugas Pelelangan (1)

OUTPUT
Gugus Tugas Pelelangan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Kepala Daerah Direktur Procurement Unit Gugus Tugas Pelelangan Manajer Procurement Unit Bagian Administrasi Bagian Teknis Bagian Sarana Prasarana Pengguna Anggaran Pejabat Pembuat Komitmen Sekretariat Layanan e-Procurement

Data Pekerjaan di SKPD

(5 hari sebelum pengumuman lelang)

(8)

Membagi pekerjaan ke Gugus Tugas Pelelangan (4)

Membuat dan menyerahkan rekap data lelang tertulis kepada Sekretariat Layanan e-Procurement (5)

Menentukan HPS (3,6)

Meng-upload dokumen pemilihan penyedia barang/jasa (3,5)

Mendaftarkan pekerjaan ke dalam putaran

(3 hari sebelum pengumuman lelang)

Memasukkan data detil pekerjaan (3,5)

(3,5) Tanda tangan Berita Acara Kesepakatan Untuk Pekerjaan Yang Akan Dilelang (3)

Perubahan data dan dokumen ?

Melakukan perubahan data dan dokumen (3,5)

Pengumuman Lelang (10)

Pertanyaan aanwijzing dan penawaran

Menjawab pertanyaan aanwijzing (3)

Mencetak BAP, mengupload BAP dan addendum (3,5)

Membuka penawaran (3)

Membuat laporan proses pemilihan penyedia barang/jasa kepada Direktur (3)

Mengusulkan calon pemenang (3)

Melakukan evaluasi (3)

Melaporkan usulan calon pemenang kepada PPKm (2)

Menetapkan Pemenang (9)

Pengumuman Hasil Lelang (10)

Teknis Operasional Implementasi

Ditetapkan Instruksi Walikota tentang

Penyelenggaraan lelang secara e-Procurement

Membentuk Sekretariat Layanan eProcurement dengan payung hukum Peraturan Walikota Membentuk Unit Layanan Pengadaan dengan payung hukum Peraturan Walikota Sosialisasi dan pelatihan serta penyediaan pusat on line bagi penyedia barang/jasa 24 jam

Teknis Operasional Implementasi

Menyusun standar dokumen pemilihan penyedia barang/jasa (untuk panitia pengadaan) Menyusun standar kontrak pengadaan

barang/jasa pemerintah (untuk panitia

pengadaan & penyedia barang/jasa)

Standarisasi Layanan
Perolehan sertifikasi ISO 9001 : 2000 Quality Management System untuk Sekretariat Layanan e-Procurement di tahun 2005 Perolehan sertifikasi ISO 27001 : 2005 Information Security Management System untuk Sekretariat Layanan e-Procurement di bulan Desember 2006, serah terima oleh Badan Sertifikasi SAI Global dgn Walikota pada 29 Maret 2007 (yang ketiga setelah Prsh Jasa Konsultan di Jkt & BI; yg pertama u/ Instansi Pemerintah)

Hasil Hasil dan manfaat yang telah diperoleh

Terjadi efisiensi : - thd biaya proses s/d 80% (krn kertas kerja terkurangi) - thd penawaran antara 20%-25% Mampu mengurangi waktu yang dibutuhkan dalam proses pengadaan barang/jasa, shg paket paket proyek berjalan relatif lebih tepat waktu (proyek lanjutan/luncuran menurun), layanan publik terjaga Panitia Pengadaan dapat melakukan evaluasi kualifikasi dan evaluasi penawaran dengan cepat dan akurat Memberikan respon yang cepat terhadap pertanyaan serta klarifikasi selama proses lelang

Hasil Hasil dan manfaat yang telah diperoleh

Mengurangi personil yang terlibat dalam penerimaan, pencatatan, maupun pendistribusian persyaratan administrasi lelang Memperbaiki rantai audit dalam rangka transparansi dan menilai integritas pihak pihak yang terkait proses lelang (akuntabilitas terjaga)

Hasil Hasil dan manfaat yang telah diperoleh

Masyarakat bisa awasi pekerjaan, karena spesifikasi teknis pekerjaan dpt di-download dari situs (rasa memiliki timbul & partisipasi bisa meningkat) Menyediakan kesempatan kerja yang luas bagi penyedia barang/jasa kategori kecil

Statistik
25% 20% 15%

24.76% 20.63% 22.27% 15.65%

10%

5%

0%

2004

2005

2006

2007

Tahun Anggaran

2004 2005 2006 2007

Issue proteksi perusahaan lokal/daerah

TAHUN
Perusahaan Pemenang Domisili dari Surabaya Domisili luar Surabaya Jumlah 380

2004
Prosentase 96,45% Jumlah 1539

2005
Prosentase 96.01% Jumlah 1099

2006
Prosentase 95.07%

14

3,55%

64

3.99%

57

4.93%

CATATAN :

Paket pekerjaan pemenang luar Surabaya tak ada yang jasa konstruksi (pemasokan barang & jasa konsultansi)

Proses kerja ULP dalam pelayanan panitia dan penyedia

Pengembangan selanjutnya
Aplikasi e-Procurement di-install di server Instansi Pemerintah lain dan dapat saling terintegrasi seolah-olah jadi 1 sistem tunggal (Sistem Pengadaan Nasional) Membentuk prototype kelembagaan Certificate Authority (CA) untuk menjalankan fungsi kendali terhadap penggunaan Infrastruktur Kunci Publik

Suplemen eProcurement yang sudah dikembangkan

e-Sourcing, sebagai katalog elektronik, rujukan standar teknis barang/jasa publik bagi para user, salah satu source harga pasar u/ OE (dikembangkan dgn prinsip Supply Chain Management SCM dgn enviroment public sector) m-Procurement, sebagai pemenuhan life style para user yang mempunyai mobilitas tinggi Help Desk application, sebagai panduan bagi semua user untuk menggunakan aplikasi eProc IKP (Infrastruktur Kunci Publik), sebagai tools untuk pendukung transaksi elektronik

Prinsip penggunaan Infrastruktur kunci publik

Pemerintah Kota Surabaya menawarkan

BAGAN ALUR PROSES PENYUSUNAN, PELAKSANAAN DAN PENGENDALIAN KEGIATAN/PROYEK DI PEMERINTAH KOTA SURABAYA YANG TELAH BERJALAN SEJAK TAHUN 2007
Hasil Kegiatan dari masing-masing PA, KPA, PPTK dibandingkan dgn Renc. e-Project

-SHSD -HSPK -ASB

Proses PengadaanBrg/Jasa

e-Contracting Pembuatan Kontrak dgn Standar Kontrak

e-Budgeting

e-Project

e-Procurement

e-Delivery

e-Controlling

e-Performance

Proses Penyusunan APBD

-Renc. Pelaks. Keg. -Renc. Penyerapan -Renc. Pemilihan Penyedia B/J

e-Sourcing Standar Teknis Brg/Jasa Publik & list kinerja penyedia brg/jasa

Proses Pencairan Keuangan

Sistem Pengukuran Kinerja : 1Target & Realisasi 2Ketepatan Waktu 3Efisiensi Anggaran

Score Kinerja

Pemakaian Teknologi Informasi untuk mewujudkan Prinsip prinsip Good Governance dan Clean Government

Panitia Pengadaan

Procurement

Penyedia Barang/Jasa

Terima kasih