BAB II POSISI SEKRETARIS DALAM PERUSAHAAN 2.

1 Sebagai pejabat human relation perusahaan

Kemampuan dan pengembangan dalam berinteraksi sangat diperlukan melalui pengembangan hubungan kerja yang baik dalam suatu kantor. Hubungan kerja yang baik akan bisa dicapai jika semua pihak di dalam kantor memiliki pengertian satu sama lain. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh seorang sekretaris yang berkaitan dengan fungsinya sebagai pejabat human relation perusahaan yaitu : 1. Taktik dalam berbicara Seorang sekretaris sering dihadapkan dalam suatu keadaan dimana mereka melakukan sesuatu atau mengatakan sesuatu untuk mempercepat hubungan dengan seseorang, baik dari luar maupun dari dalam perusahaan. Seorang sekretaris yang terampil menggunakan taktik berbicara, untuk meningkatkan kualitas corporate image. Sehingga dapat membantu perusahaan dalam melaksanakan aktivitas dengan baik. 2. Mendengarkan Mendengarkan adalah suatu fase penting dalam proses komunikasi. Walaupun banyak pelatihan komunikasi, tetapi lebih banyak penekanan pada peningkatan kemampuan menulis, membaca, berbicara, serta kurang membicarakan aspek mendengar sebagai bagian dari komunikasi. Sebenarnya saat berkomunikasi, kita sudah menggunakan waktu untuk mendengarkan. Menurut para ahli, kita telah menggunakan sepertiga dari waktu berkomunikasi untuk mendengar. Banyak tugas sekretaris yang menggunakan keterampilan mendengarkan, seperti menerima instruksi, menggunakan telepon, dan berkomunikasi dengan tamu atau rekan sesama kerja. Belajar untuk mendengar dengan baik sebenarnya merupakan salah satu hal yang sangat penting bagi seorang sekretaris, karena bisa meningkatkan efesiensi pekerjaan dan bisa membangun hubungan pribadi dan hubungan bisnis. Adapun hambatan-hambatan yang mungkin saja terjadi pada saat mendengarkan atau pada saat melakukan komunikasi, yaitu berupa : a. Gangguan fisik (adanya kelemahan / cacat pada diri si pendengar atau si pembaca) b. Tidak focus mendengarkan (tidak konsentrasi, si pendengar sedang tidak memusatkan perhatiannya pada orang yang berbicara) c. Ketidaktahuan akan topic yang sedang dibicarakan (si pendengar kurang memiliki pengetahuan tentang apa yang dibicarakan)

Ada beberapa petunjuk yang dapat membantu anda untuk mengurangi atau menghilangkan hambatan tersebut, sehingga bisa membuat anda menjadi seorang pendengar yang efektif; a. b. c. d. e. Selalu siap sedia Menghilangkan gangguan Konsentrasi Penuh perhatian Buat catatan

Fakta menunjukan bahwa mendengarkan merupakan bagian penting dari aktivitas kita sehari-hari, namun tidak semua orang dapat menjadi pendengar yang baik. Menjadi pendengar yang efektif bukan suatu tugas yang mudah. Akan tetapi, bagaimanapun juga kita dapat meningkatkan teknik mendengarkan dengan melakukan latihan seperti di atas. 3. Komunikasi Non Verbal Sebanyak 80% dari komunikasi yang kita lakukan merupakan komunikasi non verbal. Komunikasi tersebut dapat berupa ekpresi wajah, gesture tubuh, sikap tubuh, pakaian yang kita kenakan, warna-warna tertentu, dan penggunaan simbo-simbol tertentu yang bisa jadi merupakan komunikasi non verbal. Akan tetapi, yang lebih penting sebenarnya adalah body language seseorang dalam kantor (dari guest relation, receptionist) seperti postur tubuh, penampilan, sikap, dan ekpresi wajah seseorag atau orang yang pertama kali anda temui yang akan memberikan kesan positif. Senyum dan kontak mata merupakan salah satu bahasa tubuh yang paling utama untuk memancarkan informasi. Senyum akan memancarkan kesan menyenangkan dari diri kita. Sedangkan kontak mata sangat penting untuk menunjukan kesan baik kepada lawan bicara. Tetapi, jangan menatap terus menerus karena akan membuat lawan bicara merasa tidak enak bahkan merasa ditantang. 2.2 Peran dan Tanggung Jawab STP (Strategis Teknis Pendukung) 1. Sekretaris Sebagai Pusat Informasi Selayaknya, seorang sekretaris dapat dijadikan pusat informasi di dalam kantor, paling tidak sekretaris harus sangat mengetahui bagian yang di tanganinya sendiri. Sebagai contoh, seorang sekretaris departemen pemasaran harus sangat mengetahui bagian pemasaran terutama mengenai surat-sura, berkas, laporan, dan lain-lain yang berkaitan denngan pemasaran. Jika suatu saat dokumen itu diperlukan, sekretaris dapat memberikannya dengan mudah sesuai dengan keinginan. Sebagai seorang sekretaris professional, anda harus mampu memberikan data yang dibutuhkan oleh bagian lain. Yang menjadi masalah adalah bagaimana membedakan sifat-sifat dokumen tersebut, artinya apakah suatu dokumen boleh dilihat oleh semua bagian atau karyawan, atau hanya bagian tertentu dalam peerusahaan. Kerahasiaan suatu dokumen pada seorang sekretaris harus sangat dijaga, mengingat dokumen tersebut sangat rahasia. Jangan sampai orang yang tidak berkepentingan, membaca atau atu mengkopi dokumen tersebut.

Aktivitas sekretaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu memfasilitasi pimpinan untuk menjalanka fungsinya denngan baik. Dengan demikian, semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris pun semakin intensif. Peran lain yand dijalankan sekretaris adalah peran pendukung, yaitu peran yang diharapkan berpengaruh positif pada anggota organisasi lainnya yang dapat dicapai dengan perindustrian informasi (incoming and outgoing). 2. Loyalitas Seorang Sekretaris Terhadap Perusahaan Salah satu peran strategis yang dapat dijalankan seorang sekretaris adalah sebagai penjaga rahasia perusahaan. Karena menguasai berbagai informasi perusahaan, sekretaris harus mampu mengelola informasi tersebut dengan baik dan tidak menyebarkannya secara serampangan, terutama kepada pihak luar perusahaan. Seorang sekretaris harus menerapkan fleksibilitas dan adaptibilitas dalam menghadapi pihak yang membutuhkan informasi perusahaan. Artinya, ia harus memiliki kemampuan untuk membedakan pihak mana yang bermaksud mengambil rahasia perusahaan untuk tujuan yang kurang baik. Dengan demikian, ia dapat memberikan informasi kepada orang yang tepat. Loyalitas sekretaris juga dapat diperlihatkan dari perannya terhadap pihak internal perusahaan, yaitu denga menaruh kepercayaan terhadap tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan dan berkeinginan untuk mencapai tujuan tersebut bersama dengan rekan kerja dalam organisasi tersebut. Harus diingat bahwa seorang sekretaris harus loyal kepada siapa ia bekerja, dalam kaitan pelaksanaan tugas dan tanggung jawabnya sesuia sasaran yang diinginkan oleh perusahaan. 3. Cakupan Tanggung Jawab Strategis Secara strategis, teknis, dan pendukung. Pertama-tama sekretaris bertanggung jawab terhadap kinerja diri sendiri dan upaya pengembangannya ke arah yang lebih berkualitas. Tanggung jawab itu disebut tanggung jawab pribadi (personal responsibility). Dengan mengelola diri sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam melaksanakan tugas pokok sehari-hari; antara lain mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efesien, mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat, mendukung kelancaran dan alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya, memberikan peluang kepada pimpinan untuk focus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang, memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan. Selain itu sekretaris pun bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan secara holistic, merupakan tanggung jawab sekretaris secara internal (internal responsibility). Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan, menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja dan mendukung penciptaan budaya kerja yang positif, membantu menciptakan kelomppok informal positif di lingkungan perusahaan, serta mengelola bawahan untuk meningkatkan efektivitas dan efesiensi kerja kantor.

2.3

Dan terakhir adalah network responsibility, yaitu tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Fleksibilitas Sekretaris Berkaitan dengan Eksistensinya Dalam Perusahaan Kesuksesan kerja bagi seorang sekretaris tidak terlepas dari keterikatan hubungan kerja dengan bagian lain. Dalam hubunngan kerja ini ada tiga tahap yang harus dilalui oleh seorang sekretaris agar berhasil, yaitu: 1. Dependence 2. Independence 3. Inter- dependence Pada tahap awal, seorang sekretaris memiliki tingkat ketergantungan yang tinggi kepada karyawan maupun bagian yang lain, khususnya dengan pimpinanya yaitu tahap dependence. Cir-cirinya sebagai berikut: 1. Beraksi setelah adanya aksi atau menunggu perintah. 2. Banyak pertimbangan 3. Belum mampu memprioritaskan yang sesuai dengan kepentingannya. Lama-kelamaan, seiring dengan adaptibilitas dan fleksibilitas terhadap ruang lingkup kerjanya, sekretaris akan memasuki tahap independence. Hal ini terjadi karena semakin banyak pekerjaan untuk diselesaikan secara efektifitas dan efesiensi yang tinggi. Dalam tahap kedua ini sekretaris merasa sudah menjadi seorang yang diinginkan oleh perusahaan. Karena ia tidak lagi bergantung kepada pimpinannya dan bagian lainnya. Padahal seoranng sekretaris harus dapat memberikan perhatiannya pada bagian lain. Artinya seorang sekretaris dapat memanfaatkan kesempatan yang ada untuk kepentingan perusahaan dan dimanfaatkan oleh perusahaan dan bagian lain untuk kelancaran perusahaan. Dalam tahap inter-pendence, seorang sekretaris sudah memiliki konsep berfikir yang lebih konstuktif, seperti: 1. Merasa memiliki perusahaan untuk kepentingan perusahaan 2. Mencoba untuk mengerti tentang kepentingan perusahaan 3. Menjalin keterkaitan kerja dengan bagian lain untuk menciptakan kekuatan kelompok kerja yang baik. Dari ketiga tahap ini sekretaris harus dapat melihat dan menyadari keberadaannya sehingga proses pada tahap ini akan membantu setiap karyawan yang ada di perusahaan meningkatkan kinerja dan produktifitas.