Unidad 01

01 LA TECNICA CONTABLE
1. Introduccin 2. Concepto de Contabilidad 3. Dualidad Econmica 4. La cuenta contable y sus tecnicismos 5. Registros Contables: libro diario, libro mayor, libro balances 6. Hecho econmico y empresa 7. Rol y fases de la contabilidad 8. La contabilidad como sistema 9. Documentacin de respaldo y comprobantes internos 10. El marco conceptual 11. Usuarios de la contabilidad 12. Requisitos de la Informacin Contable 13. Limitaciones de la Informacin Contable 14. Documentacin Contable
1.- INTRODUCCION. La contabilidad es una tcnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de apoyar a los administradores a interpretar los resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a travs de la contabilidad podrn orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadsticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compaa, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa. Se dice tambin que la contabilidad es el lenguaje de los negocios pero no existe una definicin universalmente aceptada. El objetivo de la contabilidad es proporcionar informacin a los dueos y socios de un negocio sobre lo que se debe y se tiene. Se puede dividir en objetivo administrativo y financiero. El objetivo administrativo es proporcionar informacin a los administradores para que ellos planifiquen, tomen las decisiones y control de las operaciones y el objetivo financiero
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UNIVERSIDAD DEL MAR CAMPUS GLOBAL CARRERAS PREGRADO Contabilidad Bsica UNIDAD I: La Tcnica Contable
es proporcionar informacin de las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado. Influencia de los cambios tecnolgicos La contabilidad ha tenido la caracterstica de poder adaptarse desde hace siglos a las necesidades informativas de las unidades econmicas en las que opera. Como ejemplo podemos tomar a Egipto, en donde se utilizaba slo un sistema contable basado en conocer los ingresos y gastos, anotando en papiros los activos y las obligaciones. Cabe destacar que durante este perodo era utilizado el sistema de Partida Simple. Los sistemas econmicos basados en la agricultura necesitaron slo la utilizacin de las tcnicas rudimentarias. Pero la llegada de la Revolucin Industrial y el creciente comercio demandaron mayores necesidades de informacin, las cuales tuvieron por objetivo registrar cada movimiento, fue as como se hizo necesario el desarrollo de la contabilidad por partida doble. Este nuevo sistema fue desarrollado por pioneros de la Contabilidad, uno ellos, Luca Paccioli. Para esto comenz a utilizarse el papel, surgiendo la Partida Doble y apareciendo as los primeros libros contables y la conservacin de stos. Producto de las necesidades de la Revolucin Industrial, la importancia de los activos y por supuesto al deseo de conocer el beneficio de ste se produjo un desarrollo en los Estados financieros. El mtodo utilizado era el papel y la imprenta. En la segunda mitad del siglo XX (1960), se va a producir un acontecimiento muy importante, la invencin de los ordenadores y su posterior aplicacin a la contabilidad; sta fue la primera revolucin en la tecnologa de la informacin. Con ella se poda manejar ms informacin y con ms rapidez, aunque slo se limitaba a reproducir los sistemas de contabilidad manuales. El siguiente paso en la evolucin de las tecnologas de la informacin (TI) corresponde al desarrollo de la computacin personal (1981). Esto gener el efecto de descentralizar el uso del ordenador, adems de servir como sistemas de informacin contable integrados en base de datos. Las necesidades informativas se basaban en obtener informacin financiera til para la toma de decisiones. En la actualidad encontramos que las necesidades de informacin han cambiado, ahora son, entre otras, informacin en tiempo real: el Comercio Electrnico y medir Activos Intangibles para gestionar el conocimiento. Esto llev a que las tecnologas utilizadas fueran ahora de uso y precios cada vez ms asequibles como ordenadores en Red: Internet y Tecnologa de Comunicacin, lo que a su vez llev a la contabilidad a responder en la
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forma de automatizacin de la captura de datos, intercambio electrnico de documentos y a la desaparicin del papel. La utilizacin intensiva de herramientas ligadas al sector de las telecomunicaciones introducir cambios importantes en muchas de las actividades tpicas del contable. Un buen ejemplo son las aplicaciones de Internet, como el World, Wide, Web, el correo electrnico, las listas de distribucin, los boletines de noticias, el acceso remoto a cualquier computador de Internet, los sistemas para transferir ficheros, la utilizacin de agentes informticos para realizar informes que combinen informacin interna y externa, las charlas interactivas y las videoconferencias son algunas de las tecnologas con gran impacto en las actividades tpicas del contador. El contador dispone de nuevas herramientas informticas que tratan de administrar, compartir y canalizar tanto la informacin real como el conocimiento intangible de la empresa de forma que ste fluya en la organizacin. Bases de datos (Data Base file BDF), gestin de documentos, etc., aunque de entre todas ellas destaca el Intercambio Electrnico de Datos (EDI). Cuando el intercambio electrnico de datos est perfectamente integrado con el resto de aplicaciones informticas, la mayora de los asientos contables se realizan de forma automtica. Actividades como la facturacin o el control de las existencias, con el intercambio electrnico de datos son automticas. Ser el fin de la imagen del contador rodeado de papeles, como pedidos, guas de despacho, notas de crdito y facturas. Cuadro sinptico de la evolucin histrica de la contabilidad Periodo Histrico Necesidades informativas Posibilidades tecnolgicas Respuesta de Contabilidad la la
Las Grandes Conocer los Papiro, escritura Utilizar Civilizacione ingresos y gastos cuneiforme simple s El inicio del Registrar comercio movimiento La Revolucin Industrial 1960 cada Papel
partida
Surge la partida doble. Primeros libros contables Se perfecciona la partida doble. Estados financieros automatizan los
Importancia de los Papel, imprenta activos y conocer el beneficio Manejar ms Los
primeros Se
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informacin y con ordenadores: sistemas ms rapidez muchos usuarios manuales para un equipo 1981 Obtener Ordenador informacin personal: financiera til para informtica la toma de populariza decisiones Informacin en tiempo real. Comercio electrnico. Medir activos intangibles para gestionar el conocimiento
contables
Sistemas de la informacin contables se integrados en bases de datos. Informes, grficos
Siglo XXI
Ordenadores en Automatizar la red: Internet captura de datos. Tecnologas de la Intercambio comunicacin electrnico de documentos. Desaparece el papel
2.- CONCEPTO DE CONTABILIDAD. La palabra contabilidad proviene del verbo latino coputare, el cual significa contar, tanto en el sentido de comparar magnitudes con la unidad de medida, o sea sacar cuentas, como en el sentido de relatar o hacer historia. La contabilidad es la ciencia de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en trminos de dinero, las operaciones y los hechos que son cuando menos de carcter financiero, as como el de interpretar el resultado. La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa informacin convirtindola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar decisiones. La contabilidad es el arte de medir y describir la actividad econmica. La contabilidad es el lenguaje que utilizan los empresarios para poder medir y presentar los resultados obtenidos en el ejercicio econmico, la situacin financieras de las empresas, los cambios en la posicin financiera y/o en el flujo de efectivo. Se puede decir que la contabilidad es una ciencia que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpreta sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a travs de la contabilidad podrn orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadstico. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compaa, la corriente de
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cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa. Se dice tambin que La contabilidad es el lenguaje de los negocios. No existe una definicin universalmente aceptada. La Contabilidad como Sistema de Informacin Constituye parte del sistema de informacin del ente, es el conjunto coordinado de procedimientos y tcnicas que proporcionan datos validos, luego de ordenar, clasificar, resumir y registrar hechos y operaciones econmicas, que brinda informacin sobre la composicin del patrimonio del ente. La informacin contable debe atender a situaciones del pasado, presente y futuro. Del pasado, por que sirven de base para las comparaciones que permiten determinar los vaivenes y la situacin de la organizacin en pocas distintas. Del presente, porque va indicando la calidad y la direccin del desarrollo de los acontecimientos, marca la realidad concreta a la fecha. Del futuro por que sin descuidar lo que pasa hoy, permite poner un ojo en la maana y gerenciar con anticipacin.
Relacin de la Contabilidad con otras Ciencias. La contabilidad intercambia elementos con otras ciencias estas son principalmente de orden econmico, matemtico jurdico, perteneciente a la teora de la informacin y se interrelacionan con: La administracin que se ocupa de la optimizacin de los recursos al servicio de la entidad econmica. El derecho que es le que se encarga del manejo legal de las entidades econmicas. Las leyes repercuten la contabilidad en diversas formas, puesto que los contadores actan en un ambiente jurdico. Las matemticas a travs de cuantificaciones y modelos matemticos se resuelven los problemas financieros de la empresa. el engranaje contable es de naturaleza esencialmente matemtica, pues a menudo se emplean axiomas y formulas matemticas en las resoluciones de problemas contables. Las matemticas son un instrumento til y valioso para los contadores en la formulacin de procedimientos contables sistemticos, distinto a la simple recopilacin de prcticas contables.
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La informtica, que se encarga del diseo e implementacin de sistema general ofreciendo modelos y sistemas.
Con esto concluimos que ninguna ciencia es autosuficiente, es decir, que para poder desarrollarse a cabalidad necesita de los conocimientos de otras ciencias. Evolucin del concepto de contabilidad. Paralelamente a la historia de la Contabilidad se ha desarrollado el concepto de Contabilidad, existen tres enfoques: Legalista. Econmico. Formalizado. El enfoque legalista, es el que predomina desde los orgenes realmente. La contabilidad se lleva (y se entiende esta manera), por imposicin de la ley. El enfoque econmico, se basa en que la informacin que suministra la Contabilidad sirve como fundamento para la toma de decisiones econmico - financiera de la empresa. El enfoque formalizado, desde este punto de vista se considera a la Contabilidad como una ciencia de informacin, surgiendo como consecuencia de la aplicacin a la Contabilidad de tcnicas tales como la investigacin operativa, clculos, proyecciones, etc. En este enfoque aunque la Contabilidad todava no ha dejado de ser econmico si lo ha hecho en el sentido de que ya se sabe que es aplicable, tambin, a fenmenos que tengan una estructura circulatoria, es decir, a los animales, plantas,...
3.- LA DUALIDAD ECONOMICA Aunque parezca curioso, la literatura contable americana con sus importantes marcos conceptuales, no se refiere a este fenmeno. Hay que no solo saber, pero tambin reconocer de donde podemos aplicar Dualidad econmica, cual es su origen. Como fue desarrollada y usada por la gente en los siglos anteriores. Exista? O solamente fue nombrada y olvidada?.
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Esta tcnica de registro contable (partida doble o dualidad econmica) la podemos expresar diciendo que: Todo movimiento que afecta a cualquier elemento del balance debe ir acompaado de un movimiento contrario, del mismo valor, que afecte a otro elemento, de manera que ecuacin: ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO Como el mismo Luca Pacioli menciona en su libro, que el objetivo mas relevante es entregar al comerciante la informacin oportuna de sus activos y deudas (obligaciones). En el libro indica que para llevar los libros contables y documentos de los comerciantes, estos deben ser sellados y registrados, antes de su uso, por autoridades de ciudad. Y utilizados con honradez y correccin. En la primera parte de su libro Luca Pacioli se refiere a tres condiciones para ser un buen mercante: Contar con suficientes recursos (efectivo o crdito) Destreza en el calculo mercantil Dominar las tcnicas contables El sistema de contabilidad explicado por el autor se basaba en tres libros: Memorial (borrador) Giornale (Diario) Quaderno (Mayor) Para empezar a utilizar estos libros el comerciante deba hacer un inventario completo, con detalle de los bienes comprados y compromisos adquiridos, tanto lo que corresponda a la explotacin comercial como a los propios y personales. Pacioli pretenda que debera llevarse solo una contabilidad, comercial y privada, ya que en esta poca el comerciante responda a sus deudas con todos sus bienes personales. El memorial o libro borrador deba contener un detalle de cada una de las operaciones que el comerciante realizaba; constitua una historia diaria de las actividades realizadas. Actualmente no se le considerara como un registro contable; pero servia de base para las anotaciones del Libro Diario, el que no poda contener registros de operaciones que no figuraran en el memorial. Segn su escrito, al referirse a las operaciones a anotar en el Memorial, indicaba que deba registrarse en el orden en que se presenten y anotar, sin omitir una coma, el que, el quien, el cuando y el donde. Tambin deba registrarse en que moneda fue realizada la transaccin, para posteriormente llevarla a una sola moneda.
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El Libro Diario era el verdadero registro de las operaciones y en el se anotaba mediante de asientos de Diario, en estos se indicaban las cuentas que se cargaban y las que se abonaban, utilizando la expresin: Per para los cargos y A para los abonos. De esta forma, una compra de mercaderas al crdito simple se habra registrado (utilizando la terminologa actual para determinar las cuentas): Per A : : Mercaderas Proveedores
En el Libro Diario podan registrarse las transacciones provenientes del Borrador; por esto los asientos iniciales y de cierre (apertura y/o cierre del ejercicio) y los traspasos de cuentas u otros ajustes contables y se registraban directamente en el Mayor. En la misma seccin en que describe el uso del Diario, Paciolo define lo que representan la Caja y el Capital para el comerciante indicando que la Caja es una cuenta deudora y el capital deber ser siempre acreedor. Al describir los traspasos del Diario al Mayor, Paciolo demuestra claramente el mecanismo tcnico de la partida doble y la igualdad matemtica de los debitos y crditos; para ello dice textualmente: de cada partida anotada en el Diario, debers pasar siempre dos en Mayor (a lo menos), es decir una al debe y otra al haber... la partida del deudor se coloca a la mano izquierda y la del acreedor a la mano derecha. En la del deudor se debe indicar la pgina de su acreedor a la mano derecha. En la del deudor se debe indicar la pagina de su acreedor y en la del acreedor la pagina del deudor y as continua con la serie de detalles sobre la forma de hacer registros en este libro, siendo de importancia solamente el hecho de indicar que en el balance que se hace cuando se cierra el libro, lo mismo tenga que dar el debe que el haber. Estos totales se denominan Suma Summarum y si fueran diferentes indicaran la existencia de un error. En la continuacin de su obra, Pacioli se refiere al estudio de la cuenta Perdidas y Ganancias, explicando como deben saldarse las cuentas mediante ella y como esta cuenta, a su vez, se salda contra la cuenta capital; adems, recomienda el uso de un libro memorando para anotar las cosas que, de poca importancia. No existen grandes cambios entre lo expuesto por Paccioli y el diseo de un sistema actual de contabilidad y aun cuando las tcnicas de registro han ido evolucionando, hasta llegar a los sistemas computacionales actuales, los fundamentos bsicos y los principios elementales establecidos por Paccioli continan vigentes. La principal critica que se hace la obra de Paccioli es que en ningn momento presenta un balance que determine el resultado de las operaciones y que el balance al cual se
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refiere es solo un balance de comprobacin de saldos para verificar las anotaciones del Libro Mayor y que se realiza despus de efectuados los traspasos de las cuentas Gastos y Perdidas y Ganancias. Sin embargo y, pese a esta critica, no se puede dejar de reconocer que el sistema descrito por Paccioli en 1494, lleva mas de 500 aos en uso, lo que demuestra su validez y vigencia. Podr haber sido perfeccionado, nuevas necesidades de informacin hicieron que experimentara mejoras y modificaciones; pero en lo fundamental, en su espritu, continua plenamente vigente. Esto lleva a pensar si Paccioli se limito a describir una tcnica, o si tenia claro que esta tcnica se fundamentaba en una base econmica, en lo que hoy llamaramos un principio econmico y que era este el sustento de la practica. Indudablemente que tcnica de la partida doble, tal como fue descrita por Paccioli, corresponda al sistema de negocios imperante en esta poca, y que, en la medida que fueron apareciendo o se fueron presentando nuevas modalidades de accin, la tcnica fue superndose; pero sus fundamentos permanecen invariables, y su base esta en la economa, aun cuando Paccioli no lo explicitara. Evolucin de Partida Doble Bsicamente existen dos teoras para determinar el origen y evolucin de Partida Doble: Evolucin espontnea a partir de las cuentas de personas.
Esta teora no indica que en los tiempos pasados, como los de Venecia con sus comerciantes, las cuentas se llevaban por persona. Es decir el comerciante anotaba a ambos lados de la cuenta. Al lado izquierdo si le deba la persona y al lado derecho si se disminua la deuda. Con esto surgieron los crditos debitos y su saldo. Evolucin a partir de la cuenta caja.
Los que estn a favor de esta teora sostienen que el movimiento antes indicado, necesariamente deba pasar por la cuenta Caja, el que en sus orgenes puede haber sido la cuenta nica que registraba entradas y salidas de dinero, explicando la procedencia de este y el uso que se le haba dado. Debitos = Los Deudores. A quienes el comerciante presto y quienes deben devolverlo Crditos = Los Acreedores. Quienes le prestaron al comerciante y a quienes ha de devolverlo, tiene que devolverlo.
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Principio de Dualidad Econmica Para poder explicar el principio de Dualidad Econmica debemos recordar que un objetivo de contabilidad es la medicin del patrimonio, y esto se cumple a travs del balance. El balance informa sobre el conjunto de bienes y derechos propios de la empresa, vale decir, sus recursos, que constituyen su Activo; pero, al mismo tiempo, registra los compromisos que la empresa ha contrado para su adquisicin, compromisos que constituyen su Pasivo; a la vez que informa sobre los aportes que los dueos o socios han entregado para este mismo fin: su patrimonio. Esquema Balance PASIVO PATRIMONIO Esto nos indica que todos los recursos de la empresa (activos), deben provenir de una fuente determinada, no podran existir activos de una empresa sin los recursos necesarios para su adquisicin y estos recursos deben tener un origen. No existen recursos que se produzcan por generacin espontnea, todos deben tener una fuente. Al mismo tiempo, todo recurso que entra a una empresa, entra con un fin determinado, un fin especifico, un destino especial, que incluso puede ser mantenido en Caja. En otras palabras tiene un uso. Esto resumido se puede plantear: Todo recurso empleado tiene que estar financiado por una fuente y toda fuente de recursos, financia un uso de ellos. Si consideramos esto aplicando a un balance, podemos decir que el Activo esta compuesto por los recursos usados por la empresa y que el Pasivo y el Patrimonio constituyen el origen o fuente de ellos, as podemos concluir que todo recurso debe provenir de una fuente y debe tener un uso o destino. Esto nos permite definir el principio de Dualidad Econmica, principio rector de la contabilidad, nico enunciando que puede recibir el nombre de principio y que constituye el axioma en la cual se afirma la teora contable y de cual se deriva su aplicacin practica. Principio basado en una ley econmica que, al reconocer que todo recurso debe provenir de una fuente y debe tener un uso o destino, se puede derivar a: La sumatoria de recursos recibidos (de las distintas fuentes) es igual a la sumatoria de los recursos empleados (los distintos usos). Si a eso le asignamos la teora contable, vemos que:
ACTIVO
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Destinos (usos) La sumatoria de los recursos empelados usos Activos Fuentes
Origen (fuentes) La sumatoria de los recursos recibidos fuentes Pasivos + patrimonio
de fondos: Los recursos pueden provenir de : Una disminucin de activos; Un aumento de pasivos; Un aumento de patrimonio debido a un incremento de valor en una transformacin de recursos, y Un aumento de patrimonio debido a un mayor aporte; fondos: Los recursos usados pueden deberse a: Un aumento de activos(compras); Una disminucin de pasivos(pago de compromisos); Una disminucin de patrimonio, como fruto de una disminucin de valor en una transformacin, y Una disminucin de patrimonio por devolucin a quienes lo aportaron o por retiro de utilidades;
Usos de
Todo lo desarrollado anteriormente, permite concluir: La dualidad Econmica consiste en que los recursos aportados y los recursos transformados, esto es, las fuentes y usos de fondos, incluyendo la disminucin o el incremento del valor que se produzca en la transformacin, deben representar valores equivalentes, lo que en la practica contable (normativa) se expresa a travs de la partida doble y de la ecuacin contable, elementos fundamentales en la suma de pasivo mas el patrimonio.
4.- LA CUENTA CONTABLE Y SUS TECNICISMOS El sistema contable se basa en la contabilizacin en base a la partida doble, en una cuenta contable, se clasifican y registran todas las
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operaciones econmicas y financieras de una misma naturaleza y significacin, permitiendo as un primer grado de sintetizacin. Las cuentas son registros que recogen las variaciones a causa de los hechos econmicos y ponen de manifiesto su situacin a una fecha determinada. Cada cuenta nos ofrece una visin del elemento que representa. Es una agrupacin sistemtica de transacciones relacionadas con un mismo asunto, y bajo un ttulo apropiado. Para el estudio, ejercicio y anlisis de la contabilidad se emplea un modelo esquemtico en forma de T, llamado comnmente cuenta T, que sirve para graficar en forma muy didctica el movimiento de una cuenta y sus componentes. La cuenta, se divide en dos partes: una de ellos se destina a recoger los aumentos de valor y otra las disminuciones. Se establece el convenio (consensuado universalmente) siguiente, la parte izquierda de la cuenta va a llamarse DEBE y la parte de la derecha HABER. D y H.
Debe
ombre de la cuenta
Haber
Cargos
10.000 20.000 30.000 40.000 100.000
5.000 10.000
Abonos
15.000
DEBITOS
CREDITOS
El saldo corresponde a la diferencia entre debitos y crditos, de acuerdo al siguiente razonamiento: Saldo Deudor : Debitos > crditos Saldo Acreedor : Crditos > dbitos Saldo Cero (cuenta Saldada : dbitos = crditos
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Debe: es el lado izquierdo de una cuenta: Cargo: es toda anotacin que se haga al debe de una cuenta Cargar: (adeudar o debitar) es anotar una cifra al debe Dbitos: es la suma de los cargos
Haber: es el lado derecho de una cuenta: Abono: Todo registro que se haga al haber de una cuenta Abonar: (o acreditar) es anotar una cantidad al haber Crditos: es la suma de los abonos.
Significado de saldo: corresponde a la interpretacin analtica y cualitativa del saldo obtenido en una cuenta. Hay muchas formas de proceder en la clasificacin de las cuentas. Una de ellas es la que distingue cuentas de activo, cuentas de pasivo y cuentas de patrimonio. As sern las cuentas de activo las que registren la evolucin de los elementos del activo de cmo por ejemplo los movimientos de caja, cuentas por cobrar, mercaderas, vehculos, etc. La cuenta se considera el instrumento conceptual contable bsico ya que facilita la captacin de la realidad econmica representando la situacin y evolucin de todos y cada uno de los elementos que constituyen el patrimonio. As pues, a travs de un conjunto de cuentas organizado adecuadamente se puede obtener una representacin completa del patrimonio, de la situacin financiera y de los resultados de una unidad econmica cualquiera. Se mantiene la igualdad de saldos deudores y saldos acreedores mediante la aplicacin de la regla siguiente: cuando aumenta una cuenta de activo, se carga, es decir, se realiza una anotacin en el debe, y si disminuye se abona, en tanto que las cuentas del pasivo y de patrimonio que aumentan se abonan, es decir, se realiza una anotacin en el haber, y si disminuyen se cargan. Los saldos de la cuenta, al sumarse, se ajustan a las dos ecuaciones siguientes: 1) Activo = Pasivo + Patrimonio 2) Saldos Deudores = Saldos Acreedores Este ordenamiento da lugar a la formacin de tres reglas : 1.- Cuando una cuenta de activo aumenta, se disminuciones se abonan. carga las
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2.-
Cuando una cuenta de pasivo aumenta, se abona; disminuciones se cargan. 3.- Cuando una cuenta de patrimonio aumenta, se abona; las disminuciones se cargan.
las
Las reglas para las cuentas de gastos e ingresos se pueden deducir si tomamos en cuenta que los gastos son disminuciones patrimoniales y los ingresos aumentos. 1. Cuando una cuenta de gasto aumenta se carga. 2. Cuando una cuenta de ingreso aumenta se abona. Estas reglas se ilustran en el diagrama siguiente. TRATAMIENTO DE LAS CUENTAS DEBE Aumentos de Activo Disminuciones de Pasivos Disminuciones de patrimonio Disminuciones de Ingresos Aumentos de Gastos HABER Disminuciones de Activos Aumentos de Pasivos Aumentos de Patrimonio Aumentos de Ingresos Disminuciones de Gastos
5.- REGISTRO CONTABLES: LIBRO DIARIO, BALANCES El libro diario.
LIBRO MAYOR, LIBRO
Es un documento numerado, que permite registrar en forma cronolgica todas las transacciones realizadas por la empresa. El libro diario es el registro contable principal en cualquier sistema contable, en el cual se anotan todas las operaciones. Es el libro en el cual se registran todos los ingresos y egresos efectuados por la empresa, en el orden que se vaya realizando durante el perodo (compra, ventas, pagos, cobros, gastos, etc.). ste libro consta de dos columnas: la del Debe y la del Haber. Para que los registros sean vlidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado.
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A esta operacin se le llama asentar en el diario. El diario es un libro de registro original o de primera anotacin. El asiento de cada transaccin indica qu cuentas deben cargarse y cules deben acreditarse posteriormente en el mayor. Al conjunto de asientos que quedan registrados durante un perodo de tiempo se le llama Libro Diario. El libro diario simplemente nos informa del movimiento en s, o sea, qu cuentas han intervenido, la fecha, las cantidades y el concepto. En orden cronolgico, mediante asientos, se registrarn en el Diario todas las operaciones que se realicen. El diario constituye la fuente de informacin para hacer los pases al mayor, proceso que consiste en anotar en cada cuenta del mayor los asientos de dbitos y crditos. Ventajas del Diario. El diario cumple tres tiles funciones: En primer lugar reduce la posibilidad de errores, pues si las operaciones se registrasen directamente en el mayor, existiera el serio peligro de omitir el dbito o el crdito de un asiento, o de asentar dos veces un mismo dbito o crdito. Este peligro se rededuce al mnimo con el uso del diario. Aqu, los dbitos y crditos de cada operacin se registran juntos, lo cual permite descubrir fcilmente esta clase de errores. En segundo lugar los dbitos y crditos de cada transaccin se asientan en el diario guardando perfecto balance, logrndose as el registro completo de la operacin en un solo lugar. Adems, el diario ofrece amplio espacio para describir la operacin con el detalle que se desee. En tercer lugar todos los datos relativos a las operaciones aparecen en el diario en su orden cronolgico. En el libro diario se encuentra los llamados asientos contables. Pequea definicin de asientos contables: asientos contables es el registro bsico de la contabilidad. Tipos de asientos: 1. Asientos simples: Es aquel donde intervienen solo dos cuenta .Una se carga y la otra se abona. 2. Asientos compuestos: Son aquellos en que intervienen ms de dos cuentas. 3. Asientos de apertura: Es aquel que se confecciona al inicio de las actividades mercantiles. 4. Asiento de centralizacin: Es aquel que se confeccionaron el objeto de centralizar un libro auxiliar diario, en el libro diario. 5. Asiento de contrapartida: Son aquellos que se confecciona con el objeto de corregir algn error en la contabilidad.
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6. Asiento de ajuste: Se confecciona para cumplir alguna disposicin legal o bien regularizar algunas cuentas contables. 7. Asiento de cierre de suplementarios: Son aquellos que se confeccionan para cerrar las cuentas contables que fueron usadas en el ejercicio contable. 8. Asiento de apertura: Se confecciona para reabrir las cuentas contables, despus de un ejercicio contable. En la ilustracin siguiente puede verse una sencilla forma de Libro Diario. Se facilitar la comprensin de las transacciones si el lector analiza los hechos que dieron origen a cada asiento contable. Fech a 2/3 N C. Cuentas C. 2021 Mercaderas IVA Crdito Fiscal Banco Glosa: Compra mercaderas seg. factura 3125 Cuentas por cobrar Ingresos por ventas IVA dbito fiscal Glosa: Venta mercaderas al crdito, segn factura 3126 Costo de Ventas Mercaderas Glosa: Por la salida (venta) de stock 1030 Caja Cuentas por cobrar Glosa: Pago de clientes Ref. Deb Hab e er 805 5.00 3 0 900 5.90 0 532 3 1.70 0
5/3
1.44 1 259
5/3
1.00 0
1.00 0
10/3
4.00 0
4.00 0
En cuanto al formato, obsrvese lo siguiente: las cuentas deudoras figuran en la primera de las dos columnas, la columna "debe y las partidas acreedoras se asientan en la columna "haber. En algunos sistemas
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contables se anota una breve explicacin debajo de cada asiento, que se llama "glosa. El N C.C (Nmero de comprobante contable) se refiere al correlativo de comprobante de diario. Cada asiento en el Libro Diario tiene su origen en un Comprobante de Ingreso (C.I.), un Comprobante de Egreso (C.E.) o un Comprobante de Traspaso (C.T.). Todos estos comprobantes contables contienen la documentacin sustentatoria que origin la transaccin, (facturas, boletas, rendiciones de cuentas, memorandun internos, liquidaciones de remuneraciones, documentos bancarios, retenciones de AFP o ISAPRES, etc.). Estos comprobantes contables establecen tambin mediante firmas, los niveles de autorizacin para el registro de la transaccin, lo que contiene un importante procedimiento de control. El libro mayor. El Libro Mayor contiene exactamente la misma informacin del Libro Diario, pero clasificada por cuentas y no por transaccin. Sirve para clasificar y resumir, mediante cuentas, informacin registrada originalmente, en orden cronolgico, en el Libro Diario. Los asientos se hacen en el Libro Diario y posteriormente se pasan a las cuentas del Libro Mayor, este procedimiento se llama mayorizacin. No hay lmite (aparte del gasto de llevar los registros), a la proliferacin de cuentas y sub-cuentas que puede hallarse en la prctica. Considrese, por ejemplo las transacciones concernientes a los ingresos por ventas. En el Libro Mayor ms simple habra una sola cuenta: Ingreso por Ventas. Si la gerencia quisiera tener informacin sobre las ventas por zonas geogrficas, habra en ese libro una serie de cuentas, una para las ventas efectuadas en cada regin. La suma de los saldos de todas esas cuentas sera igual al total de los ingresos por ventas. Yendo un paso ms adelante, si la gerencia quisiera tener informacin clasificada por regin y por clase de productos, habra una cuenta para las ventas de cada clase de producto en el mbito de cada regin y cada transaccin de venta se registrara en una sola subcuenta. Con un plan de cuentas (como el indicado) se obtendr el ingreso por ventas en una regin sumando todas las cuentas de clase de producto en esa regin, mientras que el ingreso por ventas para una determinada clase de producto se obtendra sumando todas las cuentas regionales para esa clase de producto. En un sistema contable manual la proliferacin de las cuentas resultantes del deseo de tener informacin pormenorizada y clasificada en diversidad de maneras es muy limitada, en cambio en un sistema computacional las
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limitaciones son mucho menores pudiendo alcanzar niveles de informacin muy detalladas. Al valor que presenta una cuenta en una fecha dada se le conoce con el nombre de saldo. ste viene dado por la diferencia entre la suma del Debe y la suma del Haber de la correspondiente cuenta. El saldo puede ser: Deudor, si la suma del Debe es mayor que la del Haber. Acreedor, si la suma del Debe es inferior a la suma del Haber. Nulo, si el valor de ambas sumas coincide. En cualquier fecha, en el libro Mayor se cumplir que la suma de los saldos deudores coincidir con la suma de los saldos acreedores y, adems, el valor total de las sumas del Debe ser igual al importe total de las sumas del Haber.
Importancia y Finalidad. Cuando se habla de Activo, el Pasivo y caractersticas de disminuciones que nominales. la cuenta, en el medio contable permite clasificar el el patrimonio, y agruparlos de acuerdo a ciertas afinidad; permitiendo controlar los aumentos y experimentan las diferentes partidas reales y
El Libro Mayor constituye un libro obligatorio que debe llevar toda empresa este libro agrupa todas las cuentas de Activo, Pasivo, patrimonio, Ingresos y Egresos que son utilizadas en una organizacin para llevar la contabilidad. Existen variados diseos de libro mayor y estos obedecen a as necesidades de informacin y control, a continuacin se presentan dos modelos de los ms tradicionales: Modelo de mayor n 1 NOMBRE DE LA CUENTA: _______________________________________________________ FOLIO: 9999 FECHA REF DETALLE DEBE HABER SALDO .
Modelo de mayor n 2 NOMBRE DE LA CUENTA: _______________________________________________________ FOLIO: xxxxxxx FECH RE DETALLE DEBE FECH RE DETALLE HABE A F. A F. R
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El libro Balance. El tercer libro exigido por el Art. n25 del cdigo del comercio es el libro balance, en el se copia los inventarios y balances que se hayan realizado en los distintos periodos. Este libro es de fabricacin simple es decir cada pagina tiene un folio distinto en sucesin continua, y posee un numero variable de columnas para los valores el n de ellas depende de las necesidades se mayor o menor informacin siendo los mas conocidos los de 2-3-4 columnas. Al iniciar la actividad comercial, la empresa debe elaborar un inventario y un balance general que le permitan conocer de manera clara y completa la situacin de su patrimonio, en este libro deben registrarse todos estos rubros, de acuerdo con las normas legales. La informacin que debe contener este libro es: La cantidad de artculos inventariados al inicio del periodo contable. (Generalmente son los inventarios y los activos fijos). El nombre y cdigo de las cuentas y las subcuentas que conforman los rubros anteriormente descritos. El valor que corresponde al valor unitario de cada artculo. El valor parcial de las operaciones. El valor total correspondiente a cada cuenta.
6.- HECHO ECONOMICO Y EMPRESA Se define a la actividad econmica como toda accin del hombre encaminada a la satisfaccin de necesidades materiales o intelectuales. En ella participan cumpliendo diferentes roles, los elementos humanos y materiales conjugados en los que se denominan unidades econmicas y cuyo esfuerzo se traduce en la obtencin de un conjunto de bienes y servicios destinados a servir de medio de satisfaccin de dichas necesidades presentes y futuras. Los recursos econmicos son todos aquellos bienes y derechos que posee la empresa cuya finalidad es participar directa o indirectamente en la
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obtencin de un resultado. Esta participacin puede ser obtenida a travs de un proceso de transformacin, elaboracin o comercializacin de dichos bienes (mercaderas), o bien a travs de su utilizacin como agentes de carcter activo (maquinarias, edificios, instalaciones, vehculos, etc). Por otro lado los recursos financieros estn constituidos por todos aquellos recursos (activos de fcil disponibilidad como medio de pago para los compromisos de la empresa, dineros en efectivo o cuentas corrientes, etc) o que tienden a transformarse en efectivo con relativa facilidad (cuentas por cobrar, letras y cheques por cobrar, etc.). Los recursos as descritos van experimentando diversas variaciones, como consecuencia de los innumerables hechos econmicos que experimenta la empresa durante su vida jurdica. Variaciones (aumentos o disminuciones) que capta la contabilidad y los transforma en registros contables susceptibles de ser analizados e interpretados. Si tomamos en cuenta los antecedentes hasta ahora conocidos y tratamos de establecer una primera aproximacin al concepto de contabilidad podramos decir que es aquella tcnica auxiliar de la administracin que ha travs de la captacin, registro y sntesis sistematizada de todos los fenmenos susceptibles de ser medidos y cuantificados en trminos monetarios, que ocurren en el interior de una entidad econmica especfica, permite a los usuarios tomar decisiones econmicas y financieras adecuadas, para el logro eficiente de sus objetivos. Al referirnos al rea de las finanzas, diremos que para el logro de sus objetivos la empresa cuenta con recursos de carcter econmico y recursos de ndole financiero. Los Hechos Contables La actividad que exige la gestin de una empresa, da lugar a una variacin continua de los elementos patrimoniales que posee. Estos acontecimientos que afectan, o pueden afectar significativamente al patrimonio de la empresa, de forma directa y concreta, se denominan hechos contables. Con relacin a la informacin suministrada a partir de los hechos contables, esta deber cumplir con un objetivo administrativo y uno financiero: Administrativo: Ofrecer informacin a los usuarios internos para suministrar y facilitar a la administracin intrnseca la planificacin, toma de decisiones y control de operaciones. Para ello, comprende informacin histrica presente y futura de cada departamento en que se subdivida la organizacin de la empresa.
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Financiero: Proporcionar informacin a usuarios externos de las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que tambin se le denomina contabilidad histrica.
El concepto de Contabilidad se puede abarcar en una serie de aspectos fundamentales: 1.- Conjunto de conocimientos rigurosamente elaborados a travs de los cauces de la metodologa cientfica ms avanzada. 2.- Conjunto de conocimientos que tiende a la proyeccin prctica (metodologa de aplicacin de los principios cientficos): Mtodo de la Partida Doble. 3.- Tanto el conjunto de conocimientos cientficos como las tcnicas de aplicacin de los mismos, tienen que ver, fundamentalmente, con la elaboracin de la informacin econmica. 4.- Esta informacin econmica no se elabora para quedar oculta, sino para ser comunicada a diferentes destinatarios (propietarios o socios de la empresa, la Administracin Pblica del Estado, entidades financieras, etc.) 5.- El campo del conocimiento contable abarca tambin aquellas tcnicas que persiguen la verificacin de la informacin (auditora de estados financieros), llevada a cabo por profesionales independientes de la empresa. 6.- La Contabilidad incluye dentro de sus conocimientos y tcnicas, el anlisis e interpretacin de la informacin que elabora. Un banco, por ejemplo, no solo lee la documentacin contable que le proporciona el solicitante de un crdito, sino que la interpreta para ver si ste va a ser capaz de devolverlo llegado el vencimiento. De acuerdo con todo lo anteriormente indicado, podemos formular la siguiente definicin para la CONTABILIDAD DE EMPRESAS:
Es el conjunto de conocimientos y funciones que tienen por objeto la elaboraci, comunicaci, an isis e interpretaci de la informaci relevante acerca de la situaci y evoluci de la realidad econica y financiera de la empresa, expresada en su mayor parte en unidades monetarias, con el fin de que, tanto las terceras personas interesadas como los directivos de la empresa puedan adoptar decisiones. (Definici a partir de los conceptos analizados)
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La Contabilidad de Empresas se circunscribe en definitiva a la informacin relevante acerca de la situacin y evolucin de la realidad econmica y financiera de la empresa. Puede considerarse, por otro lado, como un subsistema del sistema integrado de informacin para la gestin, es decir, un sistema que conecta todo tipo de informaciones que se producen en la empresa, tales como estadsticas, leyes sociales, facturacin, remuneraciones, etc. con la Contabilidad, en un tratamiento conjunto. En este aspecto, los avances logrados en los ltimos aos son espectaculares gracias a los medios informticos y teleinformticos hoy en da existentes. Objeto y fin de la contabilidad. Este anlisis se realizar desde el punto de vista econmico, desde este punto de vista podemos decir que toda unidad econmica nace vinculada a la contabilidad, un conjunto de elementos econmicos y sus correspondientes fuentes de financiacin lo que, en definitiva, define la estructura econmica y estructura financiera de una empresa, elementos, todos ellos, que agrupados, de acuerdo con sus caracteres de homogeneidad, generarn unos grupos de bienes y servicios denominadas masas estructurales (disponible, realizable, fijo). La Contabilidad realiza el estudio de todos ellos, en definitiva, de la realidad econmica, tanto desde un punto de vista dinmico y esttico y como un punto de vista cualitativo y cuantitativo, pero el estudio de la realidad econmica no es algo exclusivo de la Contabilidad, existen otras ciencias que tambin se ocupan de esa realidad econmica ( Economa de la Empresa, Teora Econmica,...) Esto hace que cuando hablamos del objeto de una ciencia tengamos que distinguir entre objeto material y comn y objeto formal. El primero de ello es aquel de lo que se ocupa una ciencia y que puede ser comn a otras ciencias mientras que el objeto formal es aquel que lo distingue de otras ciencias. Bajo este punto de vista diremos que el objeto material o comn de la Contabilidad ser la realidad econmica y el objeto formal el conocimiento cuantitativo y cualitativo de su realidad. Fines de la contabilidad. La Contabilidad sabemos que se ocupa de la captacin, interpretacin y representacin de la situacin dinmica de la empresa, poniendo de relieve, en definitiva, la forma en que se desarrolla los movimientos estructurales, pero adems tambin la Contabilidad nos muestra como se ha generado el resultado y su discriminacin, adems la Contabilidad nos
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va a facilitar tambin la obtencin de conclusiones a efectos de la fijacin de normas futuras. Como consecuencia podemos decir que la Contabilidad tiene un fin genrico, nico, que es la determinacin de la situacin de la unidad econmica y su evolucin en el tiempo, ahora bien este fin genrico puede ser llevado bajo distintos aspectos, es decir, desde un punto de vista econmico, financiero, administrativo, jurdico, fiscal,... Cada uno de estos ltimos fines seran fines especfico de la Contabilidad, pero desde un enfoque ms moderno, es decir, enfoque formal se considera a la Contabilidad como ciencia de informacin cuyo fin genrico va a ser, precisamente, la captacin de esa informacin, su procesamiento y por ltimo la emisin de esta.
7.- ROL Y FASES DE LA CONTABILIDAD Rol de la contabilidad El rol fundamental de contabilidad dice relacin con proporcionar informacin a: dueos, accionistas, bancos y gerentes, con relacin a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, la cosas posedas por el negocio. Sin embargo, su primordial objetivo es suministrar informacin razonada, con base en registros tcnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o pblico. Para ello deber realizar: Registros con bases en sistemas y procedimientos tcnicos adaptados a la diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente. Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos propuestos. Interpretar los resultados con el fin de dar informacin detallada y razonada.
Fases de la contabilidad 1.- La actividad contable implica la elaboracin de informacin para ser utilizada por los diferentes usuarios. Proceso el cual determina una serie de tareas a realizar, como son: La identificacin de los hechos contables.
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La valoracin o medida en unidades monetarias de las consecuencias de los diferentes acontecimientos econmicos El registro de los acontecimientos que afectan econmicamente a la empresa, es decir, traducir al lenguaje contable los diferentes acontecimientos que se han identificado, que afectan a la empresa econmicamente y que se encuentran debidamente cuantificados en unidades monetarias.
2.- La comunicacin de la informacin contable, la cual no est al alcance de los destinatarios de ella, motivo por el cual se hace necesario que las empresas consigan la comunicacin, la cual exige dos tareas: Preparacin de estados contables: Donde se ordenan en forma sinttica los hechos econmicos que se registran a diario Transmisin de los estados contables: Utilizando para ello distintos cauces, balances, estados de resultados, estados de flujo de efectivo, y otros de carcter especial como serian informes especiales a la gerencia.
3.- El anlisis e interpretacin de la informacin contable que ser realizado por los destinatarios valindose de los conocimientos y las tcnicas existentes al efecto. Los usuarios de la informacin contable, a la vista de los que resulte de su anlisis e interpretacin, adoptarn las decisiones que estimen pertinentes y oportunas. El sujeto de la contabilidad La empresa, es una organizacin de medios productivos, que goza de autonoma para el establecimiento y ejecucin de planes econmicos, encaminados a la produccin de bienes y servicios; lo que determina distintos tipos de empresas segn el elemento diferenciados que se tome como referencia: Por su tamao: Hay empresas grandes medianas y pequeas. Existen diversos criterios para determinar el tamao de la empresa; nmero de trabajadores, volumen de ventas, nivel de inversin, etc. Por la actividad que desarrollan: Existen empresas agrcolas, comerciales industriales, de servicio, etc. Por el mbito de actuacin: Hay empresas locales, regionales, nacionales, multinacionales, ltimamente relacionado con lo
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anterior, las viceversa.
empresas
grandes
suelen ser multinacionales
Por la forma jurdica del titular: Hay empresas individuales y sociedades. Por los integrantes: Hay empresas pblicas y empresas privadas.
La empresa es el sujeto de la contabilidad por lo que conviene diferenciar al menos dos formas jurdicas de titularidad de la empresa: Las empresas individuales y las empresas constituidas como sociedades. Las empresas individuales: Son unidades econmicas, cuyo propietario es un persona natural (fsica), con nombres y apellidos. Se trata de la forma ms sencilla de titularidad de la empresa. Las empresas sociedades: Cuyo titular es una sociedad mercantil, Consiste en una asociacin de personas que crean un fondo patrimonial comn, para explotar una o varias actividades comerciales, industriales o de servicio, con la independencia de quienes la constituyen, y que se limitan a repartir los beneficios que se obtengan. Tienen personalidad jurdica propia. Cada sociedad mercantil tiene un nombre que las distinguen de las personas naturales, y se inscriben en el llamado Registro de Comercio. Funcin y objetivos de la contabilidad En las tres ltimas dcadas, mas rpidamente que antes, la Economa y la Administracin han venido desarrollndose a travs de nuevas teoras y aplicaciones prcticas en la bsqueda de solucin a la diversidad de problemas socioeconmicos de los hombres en la sociedad. Estrechamente relacionada a ellas, la contabilidad tambin ha experimentado un significativo avance, particularmente en la medicin y registro de los hechos econmicos para proveer de informacin a sus mltiples usuarios. Antes, la contabilidad se orientaba hacia el clculo de resultados y a servir la base para la determinacin de impuestos. Hoy, en cambio, se la considera un sistema de informacin al servicio de la Administracin; es decir, una herramienta de uso y consulta diaria para apoyar el proceso de toma de decisiones, amplindose de este modo su inicial propsito: clculo de utilidades o prdida y determinacin de los impuestos.
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Nocin bsica de Economa La Economa es la ciencia que se ocupa del estudio de los problemas que debe enfrentar el hombre para satisfacer sus necesidades mltiples y crecientes, con recursos que son relativamente escasos y limitados. Las necesidades aqu referidas son las que requieren bienes y servicios econmicos para ser satisfechas, los cuales no siempre estn disponibles libremente en la naturaleza. Para conseguirlos se precisa del esfuerzo humano y de este esfuerzo resulta el hecho econmico, accin que puede ser realizada individual o colectivamente. Hay otras necesidades vitales que para ser satisfechas se emplean satisfactores que estn disponibles en la naturaleza para uso o consumo, no se les ha asignado un precio y no exige mayores esfuerzos para obtenerlos. En alguna medida son recursos mas abundantes e ilimitados que los de tipo econmico. Por ejemplo, la necesidad primaria de luz y calor se satisface con la luz y el calor natural del sol, la necesidad de oxgeno se satisface aspirando aire. Mientras el hombre se autoabasteci, es decir, produjo para su propio sustento, todo el proceso econmico estuvo centrado en l o circunscrito tan slo a su grupo familiar. A medida que la comunidad fue creciendo, amplindose el crculo de relaciones entre familias, pueblos y pases, la actividad econmica fue poco a poco diferenciando etapas, hasta llegar a lo que hoy reconocemos como etapas de produccin, de circulacin, de distribucin y de consumo de los bienes y servicios. El desarrollo de la humanidad ha exigido e impulsado el desarrollo de la economa. Los mltiples avances e innovaciones en el modo de vida de las personas, de convivencia de la humanidad, han dejado atrs a las economas autrquicas donde prevaleci el autoabastecimiento, dando paso a las economas interdependientes caracterizadas por los beneficios recprocos del intercambio de bienes, servicios y hasta de culturas. En la actualidad, la actividad econmica, en sus diversas etapas, es cumplida por las organizaciones que combinan la naturaleza, el trabajo, la tecnologa y el capital para la obtencin de los bienes y servicios que satisfagan, al menos parcialmente, las necesidades humanas. Estas organizaciones son las denominadas unidades econmicas o empresas, cuyo objetivo puede o no estar orientado por el nimo de lucro, y para cuyo logro utilizan los factores productivos antes sealados para producir bienes y servicios. Nocin bsica de Administracin
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La Administracin, por su parte, es la ciencia que norma, regula y orienta a la empresa en su creacin, crecimiento, desarrollo y logro de objetivos a travs de un proceso que involucra las fases de : planeacin, organizacin, direccin, ejecucin y control, sin excluir las acciones de coordinacin. En una pequea empresa, todo este proceso est centrado, generalmente, en un nico propietario, quien, conociendo la naturaleza de las actividades y el volumen reducido de operaciones, est en condiciones aunque no siempre- de decidir sobre la vida de la empresa crece, la administracin de la misma se torna ms compleja por lo que el o los dueos ya no pueden actuar por s solos como administradores: se produce una divisin casi natural del trabajo en donde la informacin y el control se constituyen en requisitos insustituibles para los encargados de la direccin y ejecucin de los proyectos empresariales. La Contabilidad: Relacin con la Economa y la Administracin La contabilidad, por su parte, si se la identifica por su funcin y objetivo, diremos que es una disciplina que mide, registra e informa de los hechos econmicos ocurridos en la unidad econmica que hemos denominado empresa. Qu mide y registra la Contabilidad? Hechos econmicos es la respuesta. He ah la relacin entre Contabilidad y Economa. Esta relacin se encuentra vinculada a la accin de medicin y registro de hechos de carcter econmico y que constituyen la funcin que cumple la Contabilidad. Para qu la contabilidad mide y registra estos hechos econmicos? Para proveer de informacin y posibilitar el control a quienes deben tomar decisiones acerca de la empresa; es decir, a los administradores de ella y a usuarios externos interesados en la marcha de la empresa. He ah la relacin entre contabilidad y Administracin. Una decisin razonada requiere de informacin. Esta es considerada la materia prima en el proceso de toma de decisiones. La relacin est, entonces, vinculada al objetivo principal de la Contabilidad: proveer de informacin acerca de los hechos econmicos, para que los directivos formulen sus decisiones de gestin (acciones diarias) y de planeacin (acciones peridicas de proyeccin). En resumen, es posible sintetizar la relacin de la Economa con la contabilidad a travs de la funcin de esta ltima; es decir, la medicin y registro de los hechos econmicos. Y la relacin de la Administracin con
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la Contabilidad se da a travs del objetivo principal de sta; esto es, proveer de informacin acerca de los hechos econmicos registrados, como se aprecia en el esquema siguiente: Funciones y objetivos de la contabilidad Funcin de la Contabilidad MEDIR Y REGISTRAR Hechos Econmicos Relacin con la Economa Objetivo de la contabilidad INFORMACION Y CONTROL De los Hechos Econmicos para apoyar las decisiones de los administradores Relacin con la Administracin
8.- LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA La Contabilidad se define como un sistema adaptado para clasificar los hechos econmicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se constituya en el eje central para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirn a la obtencin del mximo rendimiento econmico que implica el constituir una empresa determinada. De modo que, el presente apunte contiene una visin introductoria en torno a la resea histrica de la contabilidad, su definicin, objetivos, importancia, tenedura de libros, diferencia entre ste y la contabilidad y principios y procedimientos contables. En lneas generales se espera que, como estudiantes de Contabilidad, se efecte un primer contacto con los conocimientos bsicos que se requieren para el desempeo efectivo en la misma. La Contabilidad es una tcnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a travs de la contabilidad podrn orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadsticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compaa, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa. Importancia de la contabilidad
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La Contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. As obtendr mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener informacin de carcter legal. La contabilidad tiene dos roles fundamentales: El primero de estos, est determinado por la medicin del resultado econmico de la gestin de la empresa, este resultado se utiliza para la toma de decisiones de administradores, inversionistas, etc, y adems para determinar la cuanta de los impuestos que gravan una serie de hechos econmicos como el impuesto a la renta. Al respecto conviene tener presente que, en resguardo del inters fiscal , la ley impone ciertos criterios que hacen variar el resultado contable. En todo caso, se debern aplicar fielmente los principios contables generalmente aceptados sin perjuicio de hacer posteriormente los ajustes para determinar las bases imponibles, partiendo de la utilidad contable para llegar a la utilidad tributaria.
El segundo de estos constituye una resea de los hechos econmicos derivados de la relacin de la empresa con otras entidades o personas. Algunos de estos hechos o relaciones estn gravados con impuestos, como por ejemplo el impuesto a las ventas y servicios, impuesto nico a los trabajadores, etc., que la empresa debe recaudar por cuenta del Estado e ingresarlos posteriormente en arcas fiscales, a travs de los registros contables, por consiguiente, el Servicio de Impuestos Internos, encargado de la fiscalizacin, controla el cumplimiento tributario de la empresa y de terceros.
La contabilidad como un sistema de informacin La contabilidad juega un importante papel en nuestro sistema econmico y social. Las decisiones tomadas por los individuos, las empresas, el gobierno y otras entidades son esenciales para la distribucin y el uso eficiente de los escasos recursos del pas. Para tomar estas decisiones dichos grupos deben contar con informacin confiable provista por los sistemas contables. El objetivo de la contabilidad, por lo tanto, es el de registrar, resumir, informar e interpretar los datos econmicos para que sean utilizados por los diversos grupos que conforman al sistema econmico y social. La contabilidad a menudo es conocida como el idioma de los negocios. Este idioma puede ser visto como un sistema de informacin, que provee informacin esencial acerca de las actividades financieras de una entidad
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para que diversos individuos o grupos emitan juicios y decisiones informadas. Como tal, la contabilidad financiera est compuesta principalmente de datos financieros acerca de las transacciones comerciales expresadas en trminos monetarios. El registro de los datos puede hacerse de diversas formas tales como: escritura manual con lpices, impresin con dispositivos mecnicos y digitales, impresiones magnticas sobre cintas o discos. El slo registro de la transaccin es insuficiente para emitir juicios y decisiones informadas. Los datos registrados deben ordenarse y resumirse para luego ser presentados en informes relevantes. La utilidad de los informes es a menudo mejorada por anlisis porcentuales y de tendencia. Usuarios del sistema contable La Contabilidad provee las tcnicas para reunir hechos econmicos y un idioma para comunicar estos datos a diferentes individuos e instituciones. Los inversionistas de una organizacin necesitan informacin acerca de su situacin financiera y sus proyecciones futuras. Los bancos y los proveedores pueden evaluar los riesgos de otorgar crdito a la organizacin. Las entidades gubernamentales pueden utilizar la informacin con propsitos impositivos y de regulacin (pensemos, por ejemplo en las superintendencias de Bancos e Instituciones Financieras, de Valores y Seguros, de AFP, en el Servicio de Impuestos Internos, etc.) Campos de especializacin de la contabilidad Como en muchas otras reas de la actividad humana, la contabilidad ha originado diversas categoras de especializacin. Los campos ms importantes son descritos brevemente a continuacin: Contabilidad Financiera: Est relacionada con el registro de las transacciones de una empresa o alguna otra unidad econmica adems de la preparacin peridica de informes relacionados. Una importancia relevante tienen para los contadores las reglas contables, denominadas Principios Contables Generalmente Aceptados. Auditora: Es un rea que involucra la revisin independiente de los registros contables. Debe distinguirse adems entre la auditora interna y la externa. Contabilidad de costos: Como se indic anteriormente, la contabilidad de costos est relacionada con informacin que debe ser utilizada slo por
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la administracin de la empresa, pues se trata de informacin estratgica. Esto la diferencia de la contabilidad financiera. Sistemas contables: Es el rea que se relaciona con la implementacin y diseo de procedimientos para la acumulacin y emisin de datos financieros. Los sistemas contables deben contar con adecuados controles para resguardar los activos y proveer un flujo de informacin eficiente y til a la gerencia. Para esto es esencial familiarizarse con distintos tipos de equipamiento para procesar datos (informtica.)
9.- DOCUMENTACION DE RESPALDO Y COMPROBANTES INTERNOS Concepto de libros contables Un libro contable es un medio material en el que se registran de cualquiera de las formas posibles los hechos patrimoniales. En la prctica, nos referimos a aquellos que cumplen los requisitos establecidos en el Cdigo de comercio. A estos libros de contabilidad se les da el nombre genrico de registros contables en razn a que no se trata slo del modelo convencional del libro, sino que sin perder su condicin, pueden ser llevados en hojas sueltas, tarjetas individuales, listados computacionales, medios magnticos de registro. El artculo 25 y posteriores del Cdigo de Comercio obliga a todo empresario a llevar una contabilidad ordenada y adecuada a su actividad empresarial, pudiendo delegar en otras personas la realizacin de sta, lo que no quita que la responsabilidad la asuma l, salvo en supuestos particulares. Los libros de contabilidad se pueden clasificar en libros contables principales y auxiliares: Principales: Estos libros en nuestro pas son exigidos legalmente y estn contenidos en el artculo 25 del cdigo de comercio: Libro Libro Libro Libro Diario Mayor de Balances copiados de cartas.
El libro copiador de cartas se ha sustituido en la prctica, por los archivos de correspondencia y documentacin mercantil que contienen las transacciones realizadas por las empresas. Adems cabe tener presente que la mayora de los hechos econmicos de las empresas exige hoy en
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da la utilizacin de un documento mercantil autorizado por el servicio de impuestos internos dndole as la calidad legal a la operacin. Auxiliares: Son exigidos por diversas disposiciones legales y los podemos subdividir en auxiliares del diario y del mayor., ejemplo Libro Auxiliar de Remuneraciones Libro Auxiliar de Compra Libro Auxiliar de Venta Etc. Otros de estos libros son de uso discrecional por las empresas, los que se emplean de acuerdo con sus necesidades de informacin y caractersticas del sistema de contabilidad empleado. Entre ellos pueden estar el libro caja, libro banco u otros. Los libros auxiliares del mayor por su parte, estn parcialmente prescritos como obligatorios, su empleo depende mas bien de las necesidades de informacin y control, tipo de sistema contable y niveles de desagregacin de las cuentas principales del mayor. Los libros han de llevarse en forma escrita, pudiendo utilizar procedimientos mecanizados, debiendo estar valoradas todas las partidas en moneda de curso vigente. Registros y/o Libros, Timbrados por el SII Libro Diario Libro Mayor Libro de Inventario y Balances Libro Americano Libro de Caja Libro de Compra y Venta Libro de Impuestos retenidos Libro de Honorarios Libro de Remuneraciones Registo y Control de Letras de Cambio Pagare y demas documentpos Registro de Existencias Registro de la Renta Liquida Imponible de Primera Categora y de utilidades acumuladas FUT Libro de Control de Documentos Otros Sin Timbraje SII Cuentas Corrientes de Clientes
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Cuentas Corrientes de Proveedores Libro de Vencimiento Libro de Asistencia Libro de Correspondencia Libro de Actas Otros
El Cdigo de Comercio dispone que todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada ao, har en el libro de inventarios una descripcin estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus crditos, activos y pasivos vinculados o no a su comercio. El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y perdidas, estas deben demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las perdidas sufridas. El libro de Inventario, constituye otro documento mas de lo que integran o constituyen la contabilidad, y en el se insertan los inventarios que forme el comerciante, bien el ordinario como el extraordinario. El inventario es una estimacin econmica de todos los bienes que tenga el comerciante al comenzar su giro y al fin de cada ao. Finalmente en el Libro Mayor se abrirn las cuentas con cada persona y objeto por debe y haber y en ellas se asentaran, en orden cronolgico, las partidas correspondientes, con referencia libro diario y en su caso, a los libros y documentos auxiliares de este. Cuando ello convenga a la mejor ordenacin de la contabilidad del comerciante, el Libro Mayor podr reemplazarse por un sistema de hojas separables, en las cuales se llevaran las cuentas respectivas. As podemos precisar que el Libro Mayor no necesita la previa habilitacin exigida para los otros libros de contabilidad, y adems su razn radica fundamentalmente, en que permite el fcil manejo del libro diario ya que viene a ser, si as se pudiese decir, un reflejo esquematizado del diario. Extracto cdigo de comercio referido a la contabilidad De la contabilidad mercantil Art. 25. Todo comerciante est obligado a llevar para su contabilidad y correspondencia: 1 El libro diario; 2 El libro mayor o de cuentas corrientes; 3 El libro de balances; 4 El libro copiador de cartas. Art. 26. Los libros debern ser llevados en lengua castellana.
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Art. 27. En el libro diario se asentarn por orden cronolgico y da por da las operaciones mercantiles que ejecute el comerciante, expresando detalladamente el carcter y circunstancias de cada una de ellas. Art. 28. Llevndose libro de caja y de facturas, podr omitirse en el diario el asiento detallado, tanto de las cantidades que entraren, como de las compras, ventas y remesas de mercaderas que el comerciante hiciere. Art. 29. Al abrir su giro, todo comerciante har en el libro de balances una enunciacin estimativa de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles, y de todos sus crditos activos y pasivos. Al fin de cada ao formar en este mismo libro un balance general de todos sus negocios, bajo las responsabilidades que se establecen en el Libro IV de este Cdigo. Art. 30. Los comerciantes por menor llevarn un libro encuadernado, forrado y foliado, y en l asentarn diariamente las compras y ventas que hagan tanto al fiado como al contado. En este mismo libro formarn al fin de cada ao un balance general de todas las operaciones de su giro. Se considera comerciante por menor al que vende directa y habitualmente al consumidor. Art. 31. Se prohbe a los comerciantes: 1 Alterar en los asientos el orden y fecha de las operaciones descritas; 2 Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuacin de ellos; 3 Hacer interlineaciones, raspaduras o enmiendas en los mismos asientos; 4 Borrar los asientos o parte de ellos; 5 Arrancar hojas, alterar la encuadernacin y foliatura y mutilar alguna parte de los libros. Art. 32. Los errores y omisiones que se cometieren al formar un asiento se salvarn en otro nuevo en la fecha en que se notare la falta. Art. 33. El comerciante que oculte alguno de sus libros, sindole ordenada la exhibicin, ser juzgado por los asientos de los libros de su colitigante que estuvieren arreglados, sin admitrsele prueba en contrario. Art. 34. Los libros que adolezcan de los vicios enunciados en el artculo 31 no tendrn valor en juicio a favor del comerciante a quien pertenezcan, y las diferencias que le ocurran con otro comerciante por hechos mercantiles, sern decididas por los libros de ste, si estuvieren arreglados a las disposiciones de este Cdigo y no se rindiere prueba en contrario.
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Art. 35. Los libros de comercio llevados en conformidad a lo dispuesto en el artculo 31, hacen fe en las causas mercantiles que los comerciantes agiten entre s. Art. 36. Si los libros de ambas partes estuvieren en desacuerdo, los tribunales decidirn las cuestiones que ocurran segn el mrito que suministren las dems pruebas que se hayan rendido. Art. 37. Si uno de los litigantes ofrece estar y pasar por lo que constare de los libros de su contendor, y ste se niega a exhibirlos sin motivo bastante en concepto de los juzgados de comercio, podrn los mismos juzgados deferir el juramento supletorio a la parte que ha exigido la exhibicin. Art. 38. Los libros hacen fe contra el comerciante que los lleva, y no se le admitir prueba que tienda a destruir lo que resultare de sus asientos. Art. 39. La fe de los libros es indivisible, y el litigante que aceptare en lo favorable los asientos de los libros de su contendor, estar obligado a pasar por todas las enunciaciones adversas que ellos contengan. Art. 40. Los libros auxiliares no hacen prueba en juicio independientemente de los que exige el artculo 25; pero si el dueo de stos los hubiere perdido sin su culpa, harn prueba aquellos libros con tal que hayan sido llevados en regla. Art. 41. Se prohbe hacer pesquisas de oficio para inquirir si los comerciantes tienen o no libros, o si estn o no arreglados a las prescripciones de este Cdigo. Art. 42. Los tribunales no pueden ordenar de oficio, ni a instancia de parte, la manifestacin y reconocimiento general de los libros, salvo en los casos de sucesin universal, comunidad de bienes, liquidacin de las sociedades legales o convencionales y quiebras. Art. 43. La exhibicin parcial de los libros de alguno de los litigantes podr ser ordenada a solicitud de parte o de oficio. Verificada la exhibicin, el reconocimiento y compulsa sern ejecutados en el lugar donde los libros se llevan y a presencia del dueo o de la persona que l comisione, y se limitarn a los asientos que tengan una relacin necesaria con la cuestin que se agitare, y a la inspeccin precisa para establecer que los libros han sido llevados con la regularidad requerida. Slo los jueces de comercio son competentes para verificar el reconocimiento de los libros.
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Art. 44. Los comerciantes debern conservar los libros de su giro hasta que termine de todo punto la liquidacin de sus negocios. La misma obligacin pesa sobre sus herederos. De la correspondencia Art. 45. Los comerciantes debern dejar copia ntegra y a la letra de todas las cartas que escribieren sobre negocios de su giro en el libro destinado a este objeto. Art. 46. Las cartas se pondrn en el libro copiador unas en pos de otras, sin dejarse blancos, y guardndose el orden de sus fechas. Art. 47. Los juzgados de comercio pueden decretar de oficio, o a instancia de parte, la exhibicin de las cartas originales que tengan relacin con el asunto litigioso, y ordenar que se compulsen de los libros respectivos las de igual clase que se hayan dirigido los litigantes. En uno y otro caso se designarn previa y determinadamente las cartas que deban exhibirse o copiarse.
10.- MARCO CONCEPTUAL El marco conceptual que el Colegio de Contadores de Chile A.G. ha difundido en su proceso de convergencia, tiene el objetivo de presentar conceptos para la preparacin de los estados contables que sean tiles para el proceso de toma de decisiones que realizan usuarios externos a las entidades. Esto se logra a travs de: Ayudar a la emisin de nuevas normas contables en el futuro. Es necesario hacer un comentario sobre este objetivo. En el texto vigente en Chile expresa textualmente: "la emisin y revisin de las normas y procedimientos relativos a la presentacin de estados financieros;". No olvidemos que quien tiene esta responsabilidad es el Colegio de Contadores. Habr sido una omisin que no quera caer en la evidente mencin al organismo gremial? Cubrir situaciones que no han sido normados an. Este objetivo es reflejo de la costumbre de muchos colegas que esperan hacer asientos contables slo si hay una normativa que expresamente lo regule. Si no hay boletn, no ser hara contabilidad, segn piensan algunos.
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Facilitar la interpretacin de la informacin de estados contables. Este es un objetivo muy importante porque establece los lmites que deben respetar los usuarios de la informacin contable cuando se basan en los datos entregados por los estados contables. Facilitar las emisiones de opiniones por los auditores externos sobre los estados contables, sealando si cumplen con las normas contables vigentes. Sealar los criterios que se tuvieron presente por las entidades que emiten normas contables. Es importante lo sealado en esta letra, pues hace transparente y coherente el ejercicio de emisin de las normas contables.
Otro aspecto que se hace notar, es el hecho de que el Marco Conceptual no es un boletn tcnico y, por ende, no tiene carcter normativo. Si hay alguna discrepancia entre el Marco Conceptual y alguna NIC particular, tendr mayor jerarqua la norma especfica, tal como se ilustr en la figura anterior. Sin embargo, se debern eliminar estas discrepancias en futuras revisiones haciendo prevalecer los criterios de este documento general. Esto evidencia que el avance de la teora contable es casustico, dando fundamento al hecho que es necesaria la investigacin contable para saber cientficamente cundo una disposicin ha dejado de tener validez. Por otro lado, la verificacin a travs de estudios de casos da consistencia emprica a la Contabilidad. Usuarios de la informacin contable El hecho de aplicar el cuerpo normativo de las NIC permitir satisfacer las necesidades de informacin de un nmero expresamente sealado por la norma, los cuales definirn los principales criterios que se aplicarn en las otras normas Inversionistas. Son aquellos agentes econmicos que de una u otra forma entregan recursos a las entidades, no siendo meros prestamistas, sino sujetos que les interesa el xito de la actividad empresarial, estando interesados en la capacidad econmica (posibilidad de generar resultados positivos) de la entidad. Se subdividen a su vez en: Suministradores de capitales de riesgos. A ellos les interesa el riesgo inherente de la entidad, el rendimiento de las inversiones ya
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efectuadas y para saber si adquirirn mayor participacin en su suministro de recursos, si los mantienen o si se alejan de la entidad Accionistas. A ellos les interesa la capacidad de la entidad para pagar dividendos.
Empleados. Es el conjunto de personas que ofrecen sus servicios a la entidad y que tienen directa relacin con la generacin de su actividad. Incluye a los trabajadores individualmente considerados y a los sindicatos como organizacin. Obviamente, el inters que tiene ente grupo es la situacin financiera de la empresa, atendiendo a su estabilidad, rentabilidad y capacidad para pagar las remuneraciones y beneficios. Financistas. Sin duda que los financistas, que seran nuestros equivalentes a bancos, otras instituciones financieras, prestamistas o simplemente quienes facilitan recursos para financiar las operaciones de la entidad. Estos agentes econmicos estn interesados en la informacin de la empresa que est revelando su situacin. Indudablemente que sus requerimientos estarn vinculados a la capacidad de pagar los prstamos, cumplir con sus intereses y los plazos en los cuales pueden cumplir las obligaciones. Es por eso que en diversas NIC hay especificaciones muy completas sobre estas materias, especialmente en notas a los estados financieros. Por otro lado, tambin es necesario revelar informacin sobre los riesgos que tienen determinados negocios, ya que as podrn evaluar los financistas en qu tipos de negocios est incursionando la entidad y qu probabilidad de xito tiene y, por ende, de lograr este xito, podrn cumplir con los prstamos y otras vas de financiamiento que han otorgado. Proveedores y otros acreedores comerciales . Son aquellos agentes que facilitan recursos relacionados con la operacin de la entidad, correspondiendo a las facturas por pagar, cuentas por pagar y todos aquellos que ayudan al financiamiento de las operaciones corrientes. Sin duda que sus requerimientos son muy similares a los correspondientes a los financistas, pero los proveedores estn ms interesados en el cumplimiento a corto plazo, a menos que se trate de proyectos de largo aliento como seran los proveedores de las empresas mineras, elctricas y otras similares. Clientes. Tambin es importante la informacin contable para estos agentes, pues ellos estn preocupados por la continuidad de la entidad, ya sea por la obligacin que ellos tengan de cumplir con sus pagos o porque son muy dependientes de las relaciones comerciales que tienen con la empresa que est presentando sus estados financieros. Pensemos en una
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empresa minera que tiene a una central hidroelctrica quien le suministra electricidad en forma exclusiva. Para esta empresa elctrica la minera es un cliente. Es por eso que para ella hay importante informacin que ser relevante y deber ser expuesta segn parmetros especficos que las NIC sealan. Organismos pblicos. Estos agentes tambin son considerados por las normas internacionales de contabilidad como usuarios de la informacin contable y para ello se destinan normativa relativa a la exposicin. Sin embargo, en la realidad chilena no existe una tradicin que se sustente en la obtencin de informacin sobre la base de la informacin extrada de los estados contables. Ahora bien, existen organismos pblicos como la Superintendencia de Valores y Seguros y la Superintendencia de Bancos e Instituciones Financieras (SBIF) que estn constantemente analizando los balances de sus supervisadas, pero sus requerimientos estn basados en estados financieros que obedecen a sus particulares normas de preparacin de estados contables. Pblico en general. El IASB, y como derivacin el Colegio de Contadores de Chile A.G., ha sealado expresamente que la informacin contables es til para "el pblico en general ", indicando implcitamente que todos los afectados directa o indirectamente por ella pueden recurrir a la Contabilidad para satisfacer sus requerimientos, establecindola como la fuente por antonomasia para estos efectos. El texto en ingls ejemplifica ms esta utilidad, sealando que los estados contables son una contribucin substancial para las economas locales entregando datos sobre el nmero de personas empleadas y los beneficios laborales que tienen. Otro elemento que es evidente, pero que igual se seala, es que los estados contables entregan informaciones sobre las tendencias e inmediata evolucin de la prosperidad de las entidades y su gama de actividades. Pese a que se ha especificado el tipo de usuarios y que se ha sealado a los estados contables como una fuente eficiente para satisfacer sus requerimientos, an es posible que surjan requerimientos de informacin no cubiertas. Sin embargo, el criterios que inspira la preparacin de estos estados es la entrega de datos a los inversionistas que estn interesados por el riesgo del capital aportado. Este es el principal objetivo que tienen los estados contables, el cual es tan amplio que puede saldar cualquier otro requerimiento. Las gerencias de las entidades son las responsables de la informacin contable entregada en a travs de los estados. Estas tienen todos los respaldos para su preparacin, incluso la que es ocupada en sus propios estados y anlisis, como la relacionada con la gestin de los negocios y
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otros antecedentes particulares en cada una de ellas. El Marco Conceptual no norma cmo preparar esa informacin reservada, aunque en algunos casos asume que puede ser ocupada como insumo para satisfacer los objetivos que este documento busca. En otras palabras, esta serie de criterios que regulan en forma general la informacin contable, asume que existe informacin privilegiada que es utilizada por la gerencia para sus propias necesidades, la cual, pese a ser reservada, puede ser empleada para una informacin pblica de la calidad esperada por esta regulacin Objetivos de los Estados Financieros El objetivo indudable de los estados contables es proveer de informacin sobre una entidad en particular, a la gama de usuarios que ya he sealado y que el mismo Marco Conceptual ha especificado claramente. Sin embargo, an quedan antecedentes que escapan al mbito contable (econmico-financiero) y que tambin es sensible para las decisiones que desean tomar los usuarios. Es por ese hecho dejar fuera algunos antecedentes- es que esta referencia terica de la Contabilidad hace hincapi que la informacin que entregan los estados financiero se vincula a la situacin financiera, sus resultados, el estado de flujos de efectivos y los resultados de la administracin que los recursos entregados a la entidad que han sido encomendados a la gerencia. Importancia que da el Marco Conceptual a la generacin de flujos de efectivo Liquidez y solvencia. Permiten predecir la capacidad de la entidad para cumplir con sus compromisos financieros segn vayan venciendo. Ante esto debemos precisar que: Liquidez implica la disponibilidad de efectivo en el futuro prximo resultante luego de para los compromisos. Tiene un carcter de corto plazo. Solvencia implica la disponibilidad de efectivo con una perspectiva a largo plazo para pagar compromisos a medida vayan venciendo las obligacin.
Capacidad para adaptarse a los cambios habidos en el medio. Puede ser evaluada segn el desempeo de la empresa, demostrando cmo ha utilizado sus recursos. El estado de flujos de efectivos ayuda a cumplir estos objetivos, ya que evala la actividad de inversin financiera realizada por la administracin, como tambin el resultado de las operaciones del ejercicio. Tambin aporta antecedentes sobre la capacidad para generar
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efectivos. Es importante resaltar lo que el mismo Marco Conceptual chileno ha indicado, separndose del texto en ingls, respecto a que en nuestro pas se entiende por "fondo" a efectivos o equivalentes a efecto, en circunstancias que en otras economas tiene una connotacin ms amplia, refirindose a recursos financieros, capital de trabajo, activos circulares o efectivo propiamente tal. Del balance general se obtiene la informacin financiera y del estado de resultados la informacin sobre el desempeo realizado. Ahora bien, es importante entender que estos estados contables estn interrelacionados y que slo un anlisis puede ser completo si se consideran los tres en forma conjunta. Los tres estados tienen objetivos distintos, ya que muestran aspectos particulares de las entidades. El balance general expone informacin econmica y financiera: al analizar el activo con el pasivo, podemos analizar el aspecto financiero de la entidad; si vemos el activo a largo plazo, podemos concluir respecto a la posibilidad de generacin de resultados. Del estado de resultados podemos ver cmo se ha generado el resultado del ejercicio y el estado de flujos de efectivos es el estado por antonomasia que refleja la situacin financiera. Esto ha sido reconocido por otros acadmicos, y me causa mucha la atencin la dispersin que se genera con esta formalizacin que hace el Marco Conceptual que, pese a no distanciarse mucho de lo que yo postulo, tiene una apreciacin distinta. Postulados Bsicos Devengado (base de acumulacin) Es mi opinin que este trmino no ha sido claramente definido por ninguna normativa contable y su referencia es recurrente. En efecto, el texto de nuestro Marco Conceptual seala: "22. Con el fin de cumplir sus objetivos, los estados financieros [contables] se preparan sobre la base de devengado. Segn esta base, los efectos de las transacciones y dems hechos se reconocen cuando ocurren (y no cuando se recibe o paga dinero u otro equivalente de efectivo), se registran en los libros contables y se informa sobre ellos en los estados financieros de los perodos con los cuales se relacionan. Los estados financieros [contables] preparados sobre la base de devengado informan a los usuarios no solo de las transacciones pasadas que significaron cobros o pagos de dinero, si no tambin de las obligaciones de pago en el futuro y de los recursos que representan efectivo a cobrar en el futuro .Por todo lo anterior, tales estados suministran el tipo de informacin, acerca de las
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transacciones y otros hechos pasados, que resultan ms tiles a los usuarios al tomar decisiones econmicas." Como podemos apreciar, la referencia al trmino "devengado" no es explicativa, sino que "utiliza" al trmino para explicar el alcance de la informacin contable: mostrar hechos ya realizados y concordantes con los ejercicios comerciales respectivos. Concepto de empresa en marcha Otra hiptesis fundamental es la relacionada con la inspiracin que se debe respetar cuando se prepara un estado contable, asumiendo que la entidad siempre seguir sus actividades, es decir, se asumen que hay continuidad en las operaciones que se estn revelando. Debemos mencionar que el balance, por ejemplo, muestra una situacin en un momento dado (ejercicio comercial) y que los activos son la utilizacin de las fuentes de recursos con que se cuentan. Indudablemente que tiene una connotacin pretrita, pero este postulado le indica al lector que de continuar las consideraciones que se han rescatado en el estado contable en particular, se puede proyectar hacia el futuro los resultados. Por otro lado, si el anlisis actual determina que la entidad est en una peligrosa situacin, de seguir con esa tendencia se podr predecir su prxima liquidacin o quiebra. Caractersticas cualitativas Las caractersticas cualitativas dicen relacin con aquellas que se vinculan con los atributos que no es posible medirlas, sino que se aprecian. Esto no quiere decir que sean subjetivas, sino que no tienen una cuantificacin, a menos que un estudioso realice una jerarqua en bajo, medio o alto, cuya ponderacin debera estar basada en una investigacin cientfica. En materia del Marco Conceptual, se han incluido y dado esta calificacin porque hacen til la informacin contable para los usuarios. Estas caractersticas son principalmente cuatro: comprensibilidad, relevancia, fiabilidad y comparabilidad. Comprensibilidad. Nuevamente estamos frente a un trmino slo utilizado y no definido, siendo recurrente su referencia. En efecto, el documento en estudio dice textualmente: "la informacin debe ser fcilmente comprensible". Para solucionar este hecho utilicemos el criterio que he tratado de consagrar en esta publicacin y estudiemos el sentido natural y obvio del vocablo. Al respecto el Diccionario de la Real Academia Espaola de la Lengua dice. Luego de profundizar las cruzadas
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referencias y acepciones que aparecen de los trminos comprensible y comprender, se puede arribar al concepto que la informacin contable debe ser entendible por sus usuarios. Ahora bien, esto no significa que los estados contables deben entregar datos y antecedentes que cualquier lego en la materia puede hacer como propios, sino que con un manejo aceptable de los paradigmas contables es posible obtener un anlisis aceptable de los datos expuestos en los estados contables. Relevancia o pertinencia. Para ser til, la informacin debe ser relevante para las necesidades de toma de decisiones por parte de los usuarios. La informacin posee la cualidad d la relevancia cuando ejerce influencia sobre las decisiones econmicas de los que la utilizan, ayudndoles a evaluar hechos pasados, presentes o futuros, o bien a confirmar o corregir evaluaciones realizadas anteriormente." Lo que se est transmitiendo en el prrafo, es que la informacin contables importante para tomar decisiones, pero no en realidad, lo correcto es que la informacin contables permite (es pertinente porque conduce a un fin) que se realice el proceso de toma de decisiones. Si bien es importante para ello, no es fundamental, ya que los usuarios pueden tomar decisiones prescindiendo de la Contabilidad. Es el mismo Marco Conceptual que seala que existe informacin que queda fuera de los estados contables , motivo por el cual resulta un eufemismo decir que es importante o significativo. Se entiende que tiene ese carcter, de lo contrario no existira como disciplina. Por otro lado, el texto siguiente hace una aplicacin del concepto que comentamos, fundamental an ms el carcter de pertinencia que de relevancia. En efecto, a rengln seguido se seala que la informacin contable influye (no es fundamental) para realizar predicciones sobre la base de hechos pasados, destacando el rol predictivo de ella. El sentido de esta caracterstica cualitativa es que influye en el proceso de toma de decisiones a travs de la ayuda a las evaluaciones de situaciones conflictivas, corrige situaciones pasadas y permite predecir el futuro. Este postulado me permite ilustrar la siguiente secuencia.
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Hay un hecho que el Marco Conceptual destaca y es que el carcter predictivo de la informacin contable no est explcitamente en ella, sino que se puede extrapolar, ejercicio que se facilita a travs de una presentacin particular de los datos como sera la presentacin separada de los gastos o ingresos inusuales, anormales e infrecuentes. En otras palabras, la prediccin la realiza el usuario sobre la base (pertinente) de la informacin contenida en los estados contables. Como se puede apreciar, el desarrollo del concepto "relevancia" ilustra el concepto de "pertinencia". Importancia Relativa. Una informacin contable participar o ser til para la toma de decisiones y del control por parte de los usuarios (ser pertinente), dependiendo de su "importancia relativa" o "significancia". Este ltimo trmino lo considero ms adecuado dada ele elemento personal que est ntimamente ligado al hecho de ser el sujeto quien debe definir una escala para su ponderacin. La naturaleza o ponderacin de un antecedente contable puede tener distintos efectos o consecuencias al ser revelado en los estados contables. Es por ello que el parmetro para determinar la significancia es el grado de influencia o efecto que puede tener en las decisiones que pueden tomar los usuarios. Otro punto de vista para entender esta ponderacin, es el dao que puede causar la omisin de la revelacin de algn hecho. Los siguientes ejemplos son desarrollados por el Marco Conceptual para ilustrar estas ideas. Una entidad puede presentar un nuevo segmento de negocios que generara eventuales situaciones riesgosas para la empresa. Esta
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connotacin hace significante la revelacin, ya que el hecho de no exponerlo en los estados contables se ocultara un antecedente sensible que de constatarse el efecto negativo en resultados (la realizacin del riesgo) evidenciara una falencia en la informacin contable que no permiti una correcta toma de decisiones por parte de los usuarios. Es importante sealar que la generacin de eventuales prdidas o ganancias no exime de responsabilidad a la administracin. Todo lo contrario, la significancia pretende reflejar el efecto futuro, ya sen beneficios de perjuicios, de los actos presentes. La clasificacin de existencia tambin puede o no puede ser relevante, dependiendo del riesgo que represente, ya que el no evidenciar que una parte de ella est obsoleta o tiene algn grado de restriccin en su realizacin, constituira un elemento que influira en la opinin que los usuarios pudiera arribar de la lectura de los estados contables A su vez, alguna partida del activo fijo que se haya destinado para la venta, como tambin alguna discontinuidad en la comercializacin de una lnea de productos puede ser importante dependiendo del efecto en resultados que tuviera y, por ende, afectar de esta forma en las polticas de reparto de dividendos, en la capacidad para responder a los pagos de los proveedores o el cumplimiento de las obligaciones bancarias. Fiabilidad. Otra cualidad de la utilidad de la informacin contable es ser "fiable" para los usuarios. Este trmino est definido por el Diccionario de la Real Academia Espaola como un atributo de una persona que es digna de confianza, que ofrece seguridad o buenos resultados y que es creble, fidedigno y sin error. Tambin se seala que fiable es todo aquello que est libre de error y no genera perjuicio. Esta caracterstica tiene un elemento paradjico, ya que un antecedente relevante, como un indemnizacin muy alta que se debera pagar segn sea el resultado de un juicio que est en desarrollo, puede no ser fiable creble en su cuanta, pues hay importantes antecedentes que permitiran ganar ese pleito judicial. Debemos saber que en Derecho Procesal existe un principio que seala lo incierto que es el resultado de un juicio, ya que los jueces fallan segn el mrito de las pruebas. Es por ello que se ha llegado a concebir al "demandante temerario" que es aquel sujeto que comienza una demanda sabiendo que no tiene la razn, pero que segn sus razonamientos puede lograr xito en su cometido. Sin perjuicio del antecedente sealado en el prrafo anterior, la entidad puede evaluar y equilibrar un hecho que es pertinente (puede generar un riesgo importante para la empresa dada la cuanta de la indemnizacin),
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pero no es fiable su monto, ya que segn el desarrollo del juicio, del anlisis de la jurisprudencia aplicable y la experiencia de los asesores, es muy probable que se gane. Sin embargo, an no se tiene el fallo. Es por ello que si es posible revelarlo, pero no afectando resultados sino por medio de notas a los estados financieros. Lo fundamental que busca este atributo es respetar la "imagen fiel" de las transacciones. Esta indicacin no tiene una definicin formal, sino que se entiende por ella la constatacin objetiva de los hechos econmicos, ponderando los elementos jurdicos, econmicos, anmicos, de estrategia, etc. Imagen fiel. Este concepto es, en mi opinin, un anhelo ms que un principio. Tal vez sea como el Principio de la Justicia en materia del Derecho. Es ms, algunos estudiosos contables la consideran como una concepcin filosfica e indefinida. El Marco Conceptual tiene algunos subcriterios que facilitan la aplicacin del concepto, no definido ni desarrollado tericamente, de imagen fiel, como veremos a continuacin. Presentacin fiel. Segn el Diccionario de la Real Acadmica Espaola, el trmino fiel implica algo que guarda fe, o es constante en sus afectos, en el cumplimiento de sus obligaciones y no defrauda la confianza depositada en l. Es exacto, conforme a la verdad. Que tiene en s las condiciones y circunstancias que pide el uso a que se destina . Podemos extraer las siguientes caractersticas de las connotaciones vinculadas a este trmino. Da confianza de lo expresado Es algo verdadero Que cumple con lo esperado de l
Sin duda que lo especificado se aplica a lo esperado de la Contabilidad, ya que toda informacin contable debe ser un garante de la confianza depositada en ella, debe mostrar la verdad de los hechos y sealar lo que se espera de la informacin revelada. Segn todo esto, el Marco Conceptual ha indicado que la presentacin fiel implica la exposicin fiel de las transacciones que la entidad expone en los estados contables. A modo de ejemplo se indica que la representacin de activos, pasivos y patrimonio al cierre de un ejercicio, deben ser aquellos que son reconocidos como tal segn los requisitos contables que se han consagrado y no dejar fuera de esta clasificacin algunos que situaciones apaadas hacen meritoria su exclusin.
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Otra situacin que ilustra el concepto de presentacin fiel es cuando existen situaciones muy difcil de medir y para ello se deben aplicar evaluaciones de su representacin fiel, como sera el caso de la estimacin de la plusvala de un intangible. Por otro lado, si se ha utilizado una herramienta de estimacin, para ser justos al cumplimiento de la fidelidad que he expuesto, es imperioso revelar el riesgo de errores que puede tener la medicin efectuada - La esencia sobre la forma. Este es un elemento muy importante y trascedente en la Teora Contable porque da prioridad a sus postulados por sobre la ponderacin que otras disciplina les pueden otorgar, situacin evidente dado que toda ciencia respeta sus propias concepciones de la realidad, por sobre las que puedan realizar otras disciplinas. Es por ello que una transaccin ser contabilizada segn cmo la Contabilidad la concibe, sin importar que legamente tenga otra connotacin. Por otro lado, la informacin contable busca reflejar "fielmente" segn sus propios criterios, las transacciones. Los parmetros para establecer esa fidelidad son los fundamentos econmicos y financieros que tradicionalmente ha respetado esta ciencia. El Marco Conceptual pone mucho nfasis en el hecho de que la fidelidad slo se logra respetando la esencia y realidad econmica por sobre los aspectos legales, tal como lo ejemplifica con una venta jurdicamente perfecta, pero que acuerdos contractuales o extracontractuales de comprar los bienes cedidos, justifican que se sigan reconociendo como propios los beneficios que stos generan. Debo recordar que este principio, como los otros, ya estaba considerado en nuestro Boletn Tcnico N 1, pero bajo el nombre de Contenido de fondo sobre la forma. Neutralidad. El trmino "neutral" est definido por la RAE como "Que no participa de ninguna de las opciones en conflicto". Esta concepcin tiene mucha aplicacin a nuestros objetivos, ya que la informacin contable no debe inclinarse por ninguna posicin que sea antagnica respecto de otra, sino mostrar los hechos segn los criterios econmicos y financieros recogidos por el Marco Conceptual que estamos estudiando. En este sentido se considera a la neutralidad como un elemento para logar la fiabilidad de los estados contables, siendo "libres de sesgos o prejuicios". Para mayor abundamiento, el texto seala que "no" son neutrales los estados contables cuando la forma cmo se conciben los hechos econmicos puede influir en la toma de decisiones en tal manera que se predetermina el resultado, es decir, cuando los estados contables comulgan con conductas apaadas que hacen concluir a los usuarios de la Contabilidad resultados que son deseados por determinados actores.
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Prudencia. La forma como el Marco Conceptual ha recogido este trmino est centrado en la precaucin en la eleccin de antecedentes variables vinculado a determinadas partidas que, por su naturaleza, son susceptibles de aplicar estimaciones. Tambin hace nfasis en el hecho de que la prudencia no justifica la sobre reaccin ante situaciones variables y no es fundamento para subvaluaciones o sobrevaloraciones contables excesivas. Integridad. Este es un atributo importante para la informacin contable pues debe ser ntegra, es decir, "que no carece de ninguna de sus partes". Es importante que lo revelado en los estados contables contenga todos los antecedentes necesarios, segn un juicio de importancia relativa y de su costo, que permita una eficiente toma de decisiones. En otras palabras, la integridad est muy ligada a la pertinencia y la significancia, pues un antecedente que sea omitido, violar la integridad si ese antecedente es pertinente para la toma de decisiones y es tiene una importancia significativa que influye de una mantera que pueda generar yerros a los lectores de los estados contables. Comparabilidad. Este trmino no existe como tal en nuestro idioma castellano y es una traduccin literal del trmino en ingls "comparability". En todo caso, la idea se entiende porque la cualidad por la cual debe lucir la Contabilidad es de ser "comparable", trmino que s aparece en nuestro Diccionario de la Real Academia. Aparte este reparo, el Marco Conceptual recoge esta caracterstica como un elemento importa que deban tener los estados contables para que los usuarios de la informacin contable puedan hacer cotejos con datos de periodos distintos. Esto implica que es menester respetar criterios de informacin que se mantengan constante en el tiempo en las transacciones similares. El objetivo del carcter equiparable de la informacin contable permite identificar las tendencias en la situacin financiera y de sus resultados, tanto de una misma entidad como en otras de igual o distinta naturaleza. Este atributo es muy importante en la Contabilidad General, porque permite tomar decisiones de una empresa manufacturera y tambin de una de servicios, en relacin a un mismo rubro. Esto es posible porque los criterios aplicados son iguales. En todo caso, es imperioso que los usuarios tengan antecedentes de las polticas contables empleadas, de sus cambios y sus efectos. En lo relacionado con los cambios, la NIC 8 es muy importante porque, precisamente, norman esas situaciones. Bajo este postulado, no es problema que existan cambios en las polticas ni en los criterios, pues de ser correctamente revelados, ayudarn a tener ms fiabilidad en la informacin contable, ya que la informacin debe ser dinmica y siempre
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revelar en la mejor forma posible la situacin contable de la entidad y no hacer rgida la aplicacin de los principios para no generar distorsin en los datos Criterios generales en la aplicacin relevancia y la fiabilidad en los estados contables El Marco Conceptual tiene consideraciones normativas que regulan la aplicacin de los principios que he sealado, ayudando a ser ms operativa su aplicacin. A continuacin me referir a los criterios que se deben tener en cuenta cuando se debe discernir sobre una u otra alternativa en la preparacin de estados contables. Restricciones a la informacin relevante y fiable. Es importante tener parmetros de evaluacin cuando debemos que exponer los hechos econmicos en los estados contables, respetando un equilibro entre la relevancia y la fidelidad. Para ello, el Marco Conceptual presenta tres criterios generales: Oportunidad de la informacin Equilibrio entre beneficio y costo
Equilibrio entre caractersticas cualitativas Oportunidad de la informacin. La oportunidad cuando se revela la informacin contable es una verdadera paradoja porque no siempre es oportuno presentar una informacin, pero a su vez, el hacerlo en otras ocasiones en forma tarda, es perjudicial. El punto de equilibro es cmo satisface en mejor forma las necesidades de toma de decisiones.
Puede darse el caso que es importante (relevante) informar en los estados financieros, ya sea a travs de una nota a los estados financieros o una
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provisin, algn hecho que no ha sucedido an, pero que s tendr efectos en la informacin contable del perodo que se est informando. Si as es el caso y si as es provechoso para la toma de decisiones, se debe realizar la exposicin del evento. Sin embargo, tal como ya seal, y ah la paradoja, en otras ocasiones no es necesario hacerlo, porque el evento tiene una alta probabilidad de no ocurrencia, hay muchos factores que juegan en contra, etc. Este escenario puede ser propicio para demorar la exposicin hasta el otro ejercicio. Sin duda que la experiencia y el criterio del contador ser lo que marque la diferencia, resaltando el hecho de que con la aplicacin de las NIC y las IFRS en nuestro pas, este profesional deber tener mayor protagonismo y mayor preparacin para influenciar en las decisiones de las entidades. Equilibro entre beneficio y costo . La frmula bsica para este postulado es que los beneficios superan los costos de la exposicin.
Los beneficios de la exposicin no siempre son percibidos por los emisores, sino que pueden ser, precisamente, otros usuarios de la informacin contable. Es por ello que su cuantificacin es subjetiva y, nuevamente, se requerir de un profesional idneo para estos menesteres. Equilibro entre caractersticas cualitativas. En la aplicacin de las caractersticas cualitativas de la informacin contable, es decir, entre la comprensibilidad, relevancia, fiabilidad y la posibilidad de realizar comparaciones, puede generar algunas contradicciones o dificultades para satisfacerlas a todas, cuando exista algn hecho econmico que las aplica a ms de una. Ah es donde nuevamente entre en juego el criterio profesional. El Marco Conceptual no aporta criterios para realizar este discernimiento, situacin que es vlida porque resultara inoficioso el normar tanto detalle. Esto permite que nuestra profesin madure enriquecindose con el
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ejercicio de preparacin de estados contables, su auditora y su utilizacin por parte de los usuarios de ella. Imagen fiel / presentacin razonable. El trmino en ingls es fair view / fair presentation, es decir, imagen fiel / presentacin fiel Elementos de los Estados Financieros Los elementos de los estados contables son las categoras en las cuales son agrupados los efectos financieros de las transacciones, de acuerdo a sus caractersticas econmicas. De acuerdo a la medicin de la situacin financiera de la entidad permite sealar como activos, pasivos o patrimonios los distintos elementos. Estos son reflejados en el balance general.
Los elementos relacionados con la medicin del desempeo estn en reflejados en el estado de resultados.
El estado de flujos de efectivos refleja tanto elementos del balance general como del estado de resultados, por lo cual "este Marco Conceptual no identifica ningn elemento que sea exclusivo para este ltimo estado" .
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La forma cmo se presentan los elementos al interior de cada estado puede obedecer a otros criterios, tal como sera su naturaleza o su funcin en la actividad de la entidad. La eleccin ms idnea deber obedecer al criterio de mejor satisfaccin a la toma de decisiones. Situacin financiera Los elementos relacionados con la medicin de la situacin financiera, tal como ya indiqu, son los activos, pasivos y patrimonios. El Marco Conceptual ofrece una definicin para cada uno, exponiendo un concepto que es muy descriptivo, pero que no se debe limitar a sta descripcin para saber si es o no es un elemento. Es ms, en los prrafo 82 a 98 del documento se sealan condiciones que es menester considerar para realizar este reconocimiento. A continuacin expongo cada elemento, partiendo de su definicin, para continuar desarrollando las consideraciones necesarias a respetar para el reconocimiento de cada elemento. Activo. "Es un recurso controlado por la empresa como resultado de hechos pasados, del cual la empresa espera obtener, en el futuro, beneficios econmicos" . Es importante detenernos en dos palabra importantes: a) "Controlado". El hecho de utilizar este vocablo implica que la entidad tiene una cierta preponderancia sobre el activo en cuestin, el cual no necesariamente implica que sea del "dominio" de la entidad. Que una empresa controle los resultados no es sinnimo que sea su dueo, ya que econmica puedo beneficiarme de los frutos o productos de una cosa, pero sin ser el dueo "legal" de sta. b) "Espera". La expresin es una suposicin y no un certeza, lo cual es muy ilustrativo de la esperanza en el sentido econmico y, tal vez, probabilstico. Es un reconocimiento objetivo (imagen fiel y representacin fiel) de que existirn beneficios futuros. Por otro lado, hubiera sido interesante que el Marco Conceptual diera parmetros para determinar cundo se puede "esperar" flujos futuros. Hay menciones especiales en las NIC, como por ejemplo en el reconocimiento de activos contingentes (NIC 37) y en la aplicacin del impuesto diferido (NIC 12), pero existen activos de muchas otras naturalezas que bien hubiera sido provechoso alguna norma general para estos efectos. Nuevamente la palabra la tienen las investigaciones acadmicas y el desarrollo profesional.
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Lo importante para reconocer una activo como tal es su potencial para contribuir directa o indirectamente a flujos de efectivo u otro beneficio equivalente a efectivo. A modo de ejemplo se establecen los siguientes que ilustran los objetivos que se pueden buscar cuando se quiere reconocer un activo como tal: a) Utilizacin aislada o en combinacin con otros activos en la produccin de bienes y servicios; b) Ser intercambiados por otros activos; c) Ser utilizados para pagar un pasivo; d) Ser distribuidos a los dueos como dividendos o participaciones de utilidades. No necesariamente se deba distinguir un elemento de los estados financieros segn su apreciacin tangible como lo representan los activos fijos, sino tambin son activos los intangibles, pero, tal como ya se ha manifestado, no hay que concentrarse en la posesin del derecho real de dominio sobre un bien, sino que hay que concentrarse en el control de los beneficios (que se ilustran en lo indicado en las letras a) a la d) anterior). Los "derechos contables" Se ha sealado que contablemente se reconocen los activos cuando hay un "control sobre sus beneficios", vinculacin que no obedece necesariamente a la tenencia de un derecho legal sobre ste, como sera el de dominio. Esto me ha hecho reflexionar y concebir el concepto de "derecho contable" que sera el grado de control que una entidad tiene sobre los beneficios de una partida, que la hace merecedora de ser considerado como activo. Este derecho contable se obtiene luego de la evaluacin de la pertinencia econmica del control que se la entidad tenga, ponderacin que est vinculada a la experiencia profesional que ser el sustento para respaldarla. Es un reto para la profesin desarrollar y valorar este concepto, ya que deber estar en reiteras ocasiones en disputa con los derechos reconocidos por nuestra ordenamiento jurdico y que siempre sern la piedra de tope en disputas judiciales en que se transen las entidades. Origen de los activos Los activos pueden provenir de transacciones o hechos pasados como la compra, la produccin, descubrimientos de reservas mineras que se vinculan a las patentes mineras -, concesiones de gobierno. En todo caso, no debemos obnubilarnos con la "motivacin contable" de generar flujos futuros, pues esto nos puede llevar a errores y debilitara la objetividad del
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ejercicio profesional. El Marco Conceptual ejemplifica lo anterior con el caso de las existencias, las cuales slo son reconocidas cuando se tiene control sobre ellas y no cuando se tiene la expectativa de adquirirlas o la simple idea de incursionar en una nueva lnea de productos, sino que deben existir razones fundadas de que se tiene el control de esas nuevas existencias sobre las cuales se espera obtener beneficios. Dicho en otras palabras: no la simple intencin de adquirir un bien es suficiente para considerarlo como activo, sino que es necesario un parmetro de objetividad que demuestre el control que se tiene sobre la generacin de sus beneficios. Se podra pensar que el hecho de realizar algn desembolso fuera suficiente argumento para considerar como tal a un activo, sin embargo, el mismo Marco Conceptual seala este hecho que pasa a ser una nueva paradoja: Si bien es cierto que un desembolso pueda garantizar el control de un bien, ste no puede generar en todas las situaciones su realizacin, ya que puede ocurrir algn hecho posterior que haga fracasar el negocio (en cuya circunstancia estaramos frente a una prdida). En cambio, el hecho de no hacer una erogacin puede perfectamente ser sustento de un activo (ah la paradoja) pues una tramitacin de una donacin de la cual se tiene total certeza que se realizar, puede ser suficiente para considerar como activo el bien en cuestin. Pasivo "Es una obligacin presente de la empresa, surgida a raz de hechos pasados, al vencimiento de la cual y para pagarla, la empresa espera desprenderse de recursos que incorporaban beneficios econmicos". Nuevamente est presente el trmino "espera" cuyo alcance es el mismo que he desarrollado para los activos. Sin embargo, es menester referirnos al trmino "obligacin presente". Cundo una entidad tiene una obligacin?, se refiere a una obligacin con sustento jurdico o econmico? Es evidente que de haber alguna diferencia, primar la obligacin econmica, pero cundo tenemos una obligacin econmica? Carcter de "obligacin" de un pasivo . La esencia de un pasivo es su carcter obligatorio en el momento presente. Esta obligacin puede tener su base en distintas concepciones: a) Obligaciones legales. Es evidente que de haber algn imperativo sustentado en una norma jurdica, existe un fundamento por antonomasia para ser considerado como pasivo. Bajo este planteamiento podemos distinguir diversas fuentes de esta obligacin: I. Existencia de una ley. Tal sera el caso de las obligaciones laborales y tributarias que seran las principales y de mayor
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aplicacin a un mayor nmero de entidades. Los pasivos que se derivaran de esta fuente seran las imposiciones en AFP, ISAPRE, FONASA, seguro de cesanta, Retencin del Impuesto nico al Trabajo. No hay que confundir ni creer que esto tambin sustentara la "provisin por vacaciones", partida que tiene un fundamento contable, pero no un asidero legal II. Existencia de normativa administrativa. Tal sera el caso de alguna norma que emana de la Superintendencia de Valores y Seguros o de cualquier otra superintendencia que imparta disposiciones que deban ser respetadas por los entes fiscalizados; circulares del Servicio de Impuestos Internos, sin perjuicio de que este organismo fiscalizador no tiene potestad para regular la contabilidad de los contribuyentes, bien pude normar cmo se debe retener un impuesto, tal como es el caso del IVA o, precisamente, el Impuesto nico al Trabajo o el de Timbres y Estampillas, estableciendo plazos y modalidades de pagos. III. Existencias de contratos. En materia de Derecho Privado, los contratos son verdaderas leyes para las partes y cada una de ellas al concurrir con su firma al documento, hacen propios los derechos y obligaciones que emanan. Adems, en el campo de esta rama del Derecho, se aplica el principio de la autonoma de la voluntad pudindose acordar lo que las partes deseen mientras no est prohibido ni que atente contra la moral ni las buenas costumbres. b) Costumbre comercial. La costumbre comercial tambin es una fuente del Derecho que es reconocida expresamente por el Derecho Comercial en el artculo 4 del Cdigo de Comercio establece: Art. 4.- Las costumbres mercantiles suplen el silencio de la ley, cuando los hechos que las constituyen son uniformes, pblicos, generalmente ejecutados en la Repblica o en una determinada localidad, y reiterados por un largo espacio de tiempo, que se apreciar prudencialmente por los juzgados de comercio. c) Obligaciones contables. Tal como definimos los "derechos contables" para el caso de los activos, en los pasivos tambin podemos reconocer las "obligaciones contables" que buscan considerar como tales a elementos que econmicamente resultan una obligacin aunque no existan antecedentes legales para ello. En este punto el Marco Conceptual reconoce al "deseo de mantener buenas relaciones" y "actuar equitativamente" como sera cuando se decide pagar una indemnizacin o reembolso a un cliente por productos fuera de garanta.
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El pasivo nace cuando hay una obligacin presente y no cuando hay un compromiso futuro, es por ello que un elemento contable de esta naturaleza imperiosamente debe significar como contra partida la recepcin de un activo o la existencia de un acuerdo irrevocable para adquirir un bien o prestar un servicio. El carcter de irrevocable implica que de no cumplir existirn consecuencias econmicas y una sancin importante (significante). El pasivo propiamente tal, ya reconocido, puede ser pagado de diversas formas, a travs de erogaciones de efectivo, transferencias de otros activos, de prestaciones de servicios, de sustitucin del pasivo en cuestin por otra obligacin o por la conversin del pasivo en patrimonio (canje de bonos por acciones). Tambin se puede extinguir un pasivo por la renuncia de un acreedor a reconocer su crdito o porque ste perdi su derecho (condonacin). Existe un grupo muy importante de pasivos que son las provisiones, cuya cuanta se determina a travs del uso de mtodos objetivos que permitan cuantificar su valor, pero slo sern consideradas como pasivos cuando satisfagan los criterios generales que he expuesto anteriormente. Patrimonio "Es la parte residual en los activos de la empresa, una vez deducidos todos sus pasivos". Esta definicin es diferente a la mencin genrica que tenamos en nuestro antiguo Boletn Tcnico N 1. La definicin consagrada en el Marco Conceptual tiene un carcter residual, porque establece que es patrimonio la diferencia entre activos y pasivos. Esto aparece obvio y es lo primero que se ensea a los estudiantes el primer da de clases de Contabilidad, pero el trasfondo econmico que tiene es importante. En efecto, si atendemos a la concepcin clsica del balance, entenderemos que el activo son los recursos con que cuenta, o controla, la entidad. La otra columna representa las fuentes que proveyeron esos recursos que provienen de terceros (pasivo) o de los dueos de la entidad (patrimonio). Ahora bien, si existe esa equivalencia entre las fuentes y los recursos, se establece una prioridad para vincularlos dando mayor importancia al pasivo, dejando lo que quede, es decir el residuo, para satisfacer a los dueos. Puede parecer obvio, pero el enfoque est dando el Marco Conceptual es que los dueos deben quedar a la espera de los acreedores para beneficiarse de los activos de la entidad.
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Como el patrimonio es residual, su valorizacin est en razn de cmo se hayan valorizado los activos y los pasivos, siendo estos los elementos que pudieran generar las diferencias entre el valor contable de la entidad y su valorizacin burstil. Dejado en claro el carcter residual del patrimonio, es importante sealar que su exposicin puede ser significativa para la toma de decisiones. De esta forma, es importante exponer este rubro segn: Utilidades para los dueos. Capital pagado, reservas, utilidades Diferencia de derechos sobre dividendos. Acciones ordinarias, acciones preferentes, serie A, serie B. Algn tipo de restriccin. Tal como sera el caso de las acciones de los bancos que estn vinculada al servicio de la deuda subordinada por el Banco Central que se llev a efectos luego de la crisis del ao 1982 en nuestro pas. Reservas reglamentadas. Tal como ocurre con la Ley de Sociedades Annimas que establece ciertas reservas, el DL 701 sobre fomento forestal y del tratamiento de la Reserva Revalorizacin Retasacin Tcnica del Activo Fijo que se aplic en Chile segn instrucciones de la Superintendencia de Valores y Seguros que emiti en los aos 1979 y 1982. Partidas que se contabilizan contra "Patrimonio" y no contra resultados del ejercicio. Resultados La utilidad demuestra la medida del desempeo en la actividad de la entidad y esta medida est en la relacin entre los ingresos y los gastos. A su vez, la "utilidad neta" (diferencia entre ingresos y gastos) est muy ligada a los conceptos de Patrimonio y de mantenimiento del Patrimonio que veremos ms adelante. A continuacin desarrollo los conceptos de ingresos y gastos. Ingresos El Marco Conceptual los define como: "son los incrementos en los beneficios econmicos producidos a lo largo del periodo contable, en forma de entradas o incrementos de valor de los activos, o bien, como disminuciones de las obligaciones que dan como resultado aumentos del Patrimonio y que no estn relacionados con los aportes de capital efectuado por los propietarios ".
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Estas son caractersticas no son elementos para el reconocimiento de un ingreso, pues eso se tratar ms adelante. Se reconocen dos sub grupos en este rubro: los ingresos propiamente tal y las ganancias: a) Los ingresos corresponden a los flujos que se han obtenido por las actividades ordinarias de la entidad como ingresos por ventas, honorarios, intereses, dividendos, etc. b) Las ganancias corresponden a otras partidas que no provienen de actividades ordinarias, tales como incrementos en los beneficios econmicos de operaciones casuales, descuentos de pasivos, condonacin de obligaciones, venta de activos a largo plazo, etc. Su revelacin debe ser separada de los ingresos para facilitar la toma de decisiones. Gastos Son definidos como: "las disminuciones en los beneficios econmicos producidos a lo largo del periodo contable, en forma de egresos o disminuciones del valor de los activos, o bien, como surgimiento de obligaciones que dan como resultado disminuciones en el Patrimonio y que no estn relacionados con las distribuciones de Patrimonio efectuados a los propietarios. Tambin se reconoce la diferencia entre gastos o prdidas por la actividad normal de las extraordinarias. En la primera se distinguen a los costos de mercaderas vendidas, remuneraciones, depreciaciones, amortizaciones, etc. Estos conceptos implican una disminucin de activos o salida de recursos. En cambio las prdidas implican derivarse de operaciones especiales y de disminucin de beneficios econmicos como siniestros, venta de activos fuera de plazos y otros similares. De reconocerse una prdida, debe ser revelada en forma separada del resto de gastos. Reconocimiento de los elementos de los estados contables El "reconocimiento" es un proceso de incorporacin de elementos en los estados contables, cuando cumplen las definiciones de cada uno (activo, pasivo, patrimonio, gastos e ingresos) y satisfaccin de los requisitos que se han definido adems, para ellos. Este reconocimiento puede ser a travs del registro de su cuanta y/o a travs de notas u "otro material explicativo". Para que se cumpla con la definicin, es menester considerar:
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a) Que se establezca la posibilidad de generar beneficios que lleguen o salgan de la entidad b) Que el costo o valor de la partida pueda ser determinada con fiabilidad. En la aplicacin de los criterios sealados en las letras a) y b) anteriormente indicados, hay que tener presente la aplicacin de la "importancia relativa" segn lo definido en los prrafos 29 y 30 del Marco Conceptual, que resumidamente exponen: a) Prrafo 29: Evaluar la naturaleza de la informacin y el riesgo que representa su revelacin, en el sentido de cmo influye en el proceso de toma de decisiones b) Prrafo 30: La omisin de una informacin puede generar distorsiones en la toma de decisiones por parte de los usuarios de la informacin contable. Teniendo claro estos criterios generales, paso a sealar los criterios especficos que se han normado para el ejercicio de reconocimiento. Probabilidad de obtener beneficios econmicos futuros Esta probabilidad se planea en el sentido de poder establecer una medicin de la incertidumbre de una partida, de acuerdo a si puede generar flujos de beneficios econmicos futuros. Esto se hace a partir de la evidencia de que se disponga al preparar los estados contables, asunto que, creo, debe quedar claramente documentada para efectos de ser presentados en una auditora El caso de la estimacin de deudas incobrables es un ejemplo que sirve para ilustrar este criterios, pues para determinar la cuanta de este ajuste, es menester contar con un conjunto de antecedentes que incluyen historiales de pagos, estadsticas de crditos protestados, rotacin de la cartera, vencimientos sin pagos, etc. Todo esto sirve para establecer qu porcentaje se llevar a resultados para rebajar la cuenta principal de cuentas por cobrar. Fiabilidad de la medicin Es muy importante que se establezca la cuanta de la partida segn criterios objetivos. Si no se cuenta con ellos, se debe proceder a su mencin en notas. Ahora bien, este ejercicio debe estar acorde con los
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criterios enmarcados en la fiabilidad que est desarrollada en los prrafos 31 al 38 del Marco Conceptual, es decir: a) Informacin exenta de errores, prrafo 31 b) Revelar informacin que no lleve a equvocos, prrafo 32 c) Representacin fiel, prrafo 33 d) Esencia sobre la forma, prrafo 35 e) Neutralidad, prrafo 36 f) Prudencia, prrafo 37 g) Integridad, prrafo 38 Si una partida no cumple con la probabilidad de generar beneficios econmicos y no hay una certeza de su monto en dinero ni tampoco es posible considerar su explicacin en notas, se debe postergar su revelacin o bien consignarlo como un hecho posterior. Ahora bien, siempre es posible revelar una partida en notas, si es que se cumplen los requisitos de significancia y de imagen fiel que siempre hay que tener presente. Reconocimientos de activos. Un activo se reconoce cuando es posible generar beneficios econmicos en forma fiable y cuando es posible determinar su costo. Si esto no se concibe, es un gasto o una prdida Reconocimiento de pasivos. Un pasivo se reconoce cuando hay una certeza de las salidas de beneficios econmicos para pagar una obligacin actual que es medible fielmente. Cuando se reconoce un pasivo, se debe reconocer un activo o un gasto. Reconocimientos de ingresos. Slo se reconocen los ingresos cuando hay un grado de certidumbre suficiente para determinar el monto de incremento de activos o una disminucin de pasivos. Es importante recalcar que la medicin de la certidumbre debe ser de una forma fiable. Reconocimiento de gastos. Los gastos se reconocen cuando hay una disminucin de un beneficio econmico producto de una disminucin de activo o incremento de pasivos que es posible de medir fiablemente. Es importante constatar la correlacin entre ingresos y gastos derivados de un hecho econmico que slo se reconocen cuando son activos y pasivos de acuerdo a las definiciones y consideraciones que el mismo Marco Conceptual ha establecido para tales efectos. Cuando hay beneficios de largo aliento, la correlacin se debe hacer segn un "proceso sistemtico y racional de distribucin". Esto es aplicable tanto a bienes tangibles como a los intangibles que generan plusvala. Sin duda que en esto hay que sustentarse en clculos matemticos que deben ser de responsabilidad del profesional contable, sin perjuicio del apoyo de otros profesionales especializados.
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El Marco Conceptual pone acento en sealar que existen momentos importantes que deben ser considerados en forma inmediata como un gasto: a) Cuando no hay posibilidad de un beneficio econmico futuro b) Cuando hay una disminucin de activos c) Cuando hay un aumento de un pasivo d) Cuando hay un pasivo sin que se haya reconocido un activo (cuando hay que cubrir garantas de productos ya vendidos) Medicin de los elementos de los estados contables La medicin es un proceso que determina el monto de un activo, un pasivo, del patrimonio, de un gasto o de un ingreso. Para ello se utilizan distintas "bases de mediciones", las cuales son presentadas y definidas por el Marco Conceptual, pero no define cundo se debe aplicar uno u otro. Es ms, al parecer, queda al criterio profesional. Sin embargo, con el estudio de las otras NIC se podr apreciar que en casos especficos slo se puede aplicar uno o dos de ellos. Pese a esto, considero que un documento con el propsito de un marco conceptual como el que estamos estudiando, debera haberse pronunciado sobre los criterios generales de aplicacin. Adems, el prrafo 101 seala que el criterio bsico es el costo histrico, pero que puede ser combinado sin explicar cundo se debe hacer esto. Nuevamente estamos frente a un desafo para el desarrollo profesional. Costo histrico. Este criterio de aplica a los activos y pasivos. a) Activos: Se reconocen a su valor de desembolso de efectivo o disponible. Tambin es posible considerar como el "valor justo" que se consider cuando el bien fue incorporado al activo de la entidad. b) Pasivos: Se reconocen segn el valor del producto recibido cuando se contrajo la obligacin, o de acuerdo al monto de efectivo o disponible futuro que se ocupar para extinguir esa obligacin Costo Corriente. Equivale al transacciones similares actuales valor que se puede obtener en
a) Activos: Es el monto que se pagara si se adquiere en un momento dado un bien determinado. b) Pasivos: Es el monto a pagar para extinguir la obligacin en un momento presente, es decir, si se quisiera terminar con la deuda a la fecha
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del balance haciendo un pre pago, pagando slo los intereses vencidos, etc. Valor realizable (o de liquidacin) a) Activos: Es el monto que se recibira si se vendiera un bien determinado. No es igual al corriente, porque el anterior tiene una connotacin del valor general. En este caso se trata al valor de venta particular de un bien especfico. b) Pasivos: Es el monto que se debe pagar para extinguir la obligacin sin descontar los flujos futuros Valor Actual a) Activos: Se valorizan a su valor actual, descontando los flujos futuros esperados a una tasa de descuento esperada b) Pasivos: Se valorizan al valor actual de los pagos futuros normales que se realizarn. Concepto de patrimonio y de mantenimiento del patrimonio El Marco Conceptual utiliza este captulo para referirse al tratamiento que las entidades dan al patrimonio, considerando una serie de conceptos que me llama la atencin. En primer lugar, seala en el prrafo 102. "La mayora de las empresa adoptan el concepto financiero del Patrimonio al preparar sus estados financieros. Con este concepto que considera el dinero invertido o el poder adquisitivo invertido, Patrimonio es sinnimo de los activos netos de la empresa. Si por el contrario, se adopta el concepto fsico del Patrimonio, como sera la capacidad operacional, Patrimonio se considera como la capacidad productiva que posee la empresa basada, por ejemplo, en el nmero de unidades de productos para la venta producida diariamente." Raro resulta este prrafo, por decirlo poco, debido a que seala un hecho paradjico (otro ms): que las entidades entienden por patrimonio dos conceptos distintos No es acaso objetivo del Marco Conceptual definir los conceptos que la disciplina contable utilizar?, No tenemos una definicin residual de Patrimonio? O acaso esa definicin el mismo Marco Conceptual la considera insuficiente? Realmente, no tengo respuesta. Por otro lado, la nueva referencia que hace a los conceptos de Patrimonio, me parecen errticas. En primer lugar seala que una concepcin de este
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rubro sera "dinero invertido o el poder adquisitivo invertido". Esto, se supone, que es lo mismo. Cuando un inversionista invierte en un proyecto llamado "empresa" espera que, a lo menos, su capital est cubierto de la prdida del valor de la moneda. Si no fuera de esa manera, hubiera elegido alguna inversin del mercado de capitales como un instrumento de renta fija. Por lo tanto, considero que es irrelevante hacer tanta distincin y slo genera confusin en los profesionales que leemos estos documentos . Otro aspecto que me llama la atencin es la mencin al "capital fsico", ya que una empresa puede tener un capital intangible como el valor de sus marcas comerciales. Independientemente de las reflexiones anteriores, el Marco Conceptual permite que las entidades adopten una u otra concepcin para la elaboracin de sus estados contables, dependiendo de cmo satisfacen mejor a la imagen fiel de sus hechos econmicos o, especficamente, a las necesidades de los usuarios de los estados contables. Ahora bien, esto ser materia de organismos con fuerza en la creacin de formatos para la presentacin de estados contables como la Superintendencia de Valores y Seguros que emite su Ficha Estadstica Codificada nica (FECU) y seala cmo se deben presentar el rubro patrimonio. Si decidiera por una concepcin o, simplemente, desoye estos detalles, no estaramos en una aplicacin completa de las NIC. Concepto de mantenimiento del Patrimonio y la determinacin de la utilidad El mantenimiento del Patrimonio est ligado a cmo se obtiene la ganancia en la entidad. Segn los conceptos que se presentaron en el prrafo 102 existen dos forma de obtener este mantenimiento: 1) Mantenimiento del Patrimonio Financiero: Slo hay utilidad si el monto de los activos netos financieros al final del ejercicio es superior al monto de los activos netos financieros al inicio de ste periodo. A este resultado se les debe excluir los aportes y disminuciones de capital que los dueos de la entidad hayan realizado. Este resultado (este mantenimiento) se reconoce en moneda nominal o en moneda constante (corregida monetariamente, asunto que en Chile no se aplicar al no ser una economa hiperinflacionaria)
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2) Mantenimiento del Patrimonio Fsico: Slo hay utilidad si la capacidad productiva fsica al final del ejercicio es superior a la capacidad productiva fsica al inicio del periodo, despus de excluir los aumentos y disminuciones de capital por parte de los dueos de la entidad
Uno y otro mtodo tiene virtudes y debilidades que debern ponderar los profesionales contables cuando preparen los estados contables. As, ser imperioso considerar el efecto que han tenido las enajenaciones de los activos financieros, que es el factor ms importante en el resultado del mantenimiento del patrimonio financiero, en vez de cuando se haya cambiando los procedimientos de produccin cuando se adopte un mantenimiento segn patrimonio fsico. Otro desafo para la profesin contable chilena.
11.- USUARIOS DE LA CONTABILIDAD. La actividad econmica se caracteriza por un proceso de eleccin entre varias posibles decisiones. En la vida econmica, el conocimiento profundo y correcto de las circunstancias que concurren en una determinada situacin es la base indispensable para ayudar a la reflexin, primero, y para decidir con acierto despus.
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La contabilidad es una ciencia social de naturaleza econmica que tiene por objeto, mediante un mtodo especfico, elaborar una informacin en trminos cuantitativos, relativa a la realidad econmico-patrimonial que se da en una unidad econmica para que los usuarios de dicha informacin puedan adoptar sus decisiones en relacin con la expresada unidad econmica. Entre los usuarios ms comunes encontramos los siguientes: Usuarios internos: Son los que tienen poder de decisin y usan la informacin para ayudarse en la toma de decisiones. Por eso necesitan una informacin de un gran nivel de detalle. Usuarios externos: Son personas sin poder de decisin que pueden tener cierto inters en la informacin. La informacin a la que pueden acceder estos usuarios es la mnima que segn la ley debe ser liberada por las empresas. Informacin interna: Es una informacin detallada sobre la empresa, no interesa que salga a la luz. Informacin externa: Es una informacin que la empresa debe liberar por ley. Se dice que la informacin financiera satisface al usuario general, si sta le comunica elementos de juicio sobre: la solvencia (estabilidad) financiera, liquidez, eficiencia (actividad) operativa, riesgo financiero, nivel de rentabilidad (productividad), capacidad financiera de crecimiento, origen y aplicacin del flujo de efectivo, cambios en sus recursos y en sus obligaciones, desempeo de la administracin, capacidad para mantener el patrimonio, potencial para continuar operando en condiciones normales y la facultad para cumplir su responsabilidad social a un nivel satisfactorio.
Situacin financiera, recursos econmicos que controla y estructura de sus fuentes de financiamiento Actividad operativa Cambios en la situacin financiera o flujos de efectivo Revelaciones sobre polticas contables, entorno y viabilidad como negocio en marcha.
Fig. Informacin que debe comunicar la informacin financiera
Los propsitos de la informacin son diferentes para cada usuario, pero todos tienen la comunidad de inters econmico en la entidad; entre esos
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interesados se encuentran la administracin, los inversionistas, los trabajadores, los proveedores, los acreedores, las autoridades gubernamentales, etc. A este respecto las Normas Internacionales de Informacin Financiera (NIIF), se refiere a los usuarios y sus necesidades de informacin, en los siguientes trminos: a) Inversionistas. Los suministradores de capital-riesgo y sus asesores estn preocupados por el riesgo inherente y por el riesgo que van a proporcionar sus inversiones. Necesitan informacin que les ayude a determinar si deben comprar, mantener o vender las participaciones. Los accionistas estn tambin interesados en la informacin que les permita evaluar la capacidad de la empresa para pagar dividendos. b) Empleados. Los empleados y los sindicatos estn interesados en la informacin acerca de la estabilidad y rendimiento de sus empleadores. Tambin estn interesados en la informacin que les permita evaluar la capacidad de la empresa para afrontar las remuneraciones, los beneficios tras el retiro y otras ventajas obtenidas de la empresa. c) Prestamistas. Los proveedores de fondos ajenos estn interesados en la informacin que les permita determinar si las cantidades que se les adeudan sern pagadas cuando llegue su vencimiento. d) Clientes. Estn interesados en la informacin acerca de la continuidad de la empresa, especialmente cuando tienen compromisos a largo plazo, o dependen comercialmente de ella. e) El gobierno y sus organismos pblicos. Estn interesados en la distribucin de los recursos y, por tanto, en la actuacin de las empresas. Tambin recaban informacin para regular la actividad de las empresas, fijar polticas fiscales y utilizarla como base para la construccin de las estadsticas de la renta nacional y otras similares. f) Pblico en general. Cada ciudadano se ve afectado de muchas formas por la existencia y actividad de las empresas, por ejemplo, las empresas pueden contribuir al desarrollo de la economa local de varias maneras, entre las que pueden mencionarse el nmero de personas que emplean, o sus compras como clientes de proveedores locales.
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Pero no todas las empresas son iguales, aun cuando realicen el mismo tipo de actividades; su tamao, nmero de empleados, maquinaria, etc., varan, por lo que sus necesidades de informacin son distintas de cualquier otra. Ante esta situacin la contabilidad debe conocer en primer lugar la empresa, para saber quin es y cmo es, y sobre esta base de conocimiento, establecer el sistema de informacin ms adecuado a ella. Esto equivale a decir que debemos hacer un traje a la medida de la entidad imaginemos que se trata de una pequea empresa familiar, cuyo objetivo es obtener lo necesario para vivir y alguna pequea ganancia extra para otros satisfactores, es claro que para este tipo de empresa no se recomendar un sistema de contabilidad que requiera de una gran cantidad de personal encargados da tras da de sus registros, o una gran cantidad de libros, registros e informes financieros, cuyo costo sera muy elevado.
12.- REQUISITOS DE LA INFORMACION CONTABLE. El papel fundamental de la contabilidad en nuestros das, es elaborar informes relevantes y oportunos que se articulan bsicamente a travs de los llamados estados contables o cuentas anuales (Balance, Estado de Resultados y memoria) y comunicrselos a cada rgano de decisin econmica para que pueda fundamentar racionalmente la toma de decisiones. Los requisitos de la informacin econmica contenida en los estados contables son exigencias inexorables para que aquellos sean de positiva utilidad a sus usuarios y son: a. Utilidad. La informacin debe ser til y beneficiosa para lo cual debe satisfacer los requisitos de pertinencia, confiabilidad, comprensibilidad, productividad y oportunidad. b. Pertinencia o atingencia: La informacin debe ser apta para satisfacer las necesidades de sus usuarios ms comunes, entendindose por tales a los proveedores de recursos del ente (acreedores, propietarios de entes con fines de lucro, contribuyentes a entes sin fines de lucro, etc.). c. Confiabilidad: La informacin debe permitir que los usuarios puedan depender de ella al tomar sus decisiones. Para ser confiable, la informacin debe satisfacer los requisitos de representatividad y verificabilidad.
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d. Representatividad o Validez: Debe existir una razonable correspondencia entre la informacin suministrada y los fenmenos que sta pretende describir. Para que la informacin pueda considerarse representativa deben satisfacerse los requisitos de integridad, certidumbre, esencialidad, racionalidad, precisin, prudencia y objetividad. e. Integridad: La informacin debe incluir todo lo necesario para una representacin fidedigna del fenmeno econmico que se pretende describir. f. Certidumbre: La informacin debe elaborarse sobre la base de un conocimiento seguro y claro de los acontecimientos que comunica. g. Especialidad: La informacin sobre un fenmeno econmico dado debe dar preeminencia a su esencia por sobre su forma. h. Racionalidad: La informacin debe resultar de la aplicacin de un mtodo adecuado, fundado en la aplicacin del razonamiento lgico. i. Precisin: La informacin debe estar comprendida entre los estrechos lmites de la aproximacin, buscando un acercamiento a la exactitud. j. Prudencia: Al preparar la informacin, debe actuarse prudentemente en la consideracin de las incertidumbres y riesgos inherentes a la situacin representada. k. Objetividad: Las normas para preparar la informacin deben ser aplicada imparcialmente. No debe deformarse la informacin para motivar determinadas conductas por parte de sus usuarios. l. Verificabilidad: La informacin debe ser susceptible de comprobacin independiente mediante demostraciones que la acrediten y confirmen. m.Claridad o Comprensibilidad: La informacin debe ser inteligible, fcil de comprender y accesible para los acreedores, inversores otros usuarios que tengan un conocimiento razonable del mundo de los negocios y estn dispuestos a estudiarla con diligencia razonable.
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n. Comparabilidad: La informacin debe satisfacer los requisitos de comparabilidad que pudieran requerir sus usuarios. o. Productividad: El beneficio que la emisin de la informacin produzca no debera ser inferior al costo demandado por su obtencin. En los casos de informes contables para uso pblico, estos conceptos deben evaluarse desde el punto de vista de la comunidad tomada en su conjunto. p. Oportunidad: La informacin debe suministrarse en tiempo tal que tenga la mayor capacidad posible de influir en la toma de decisiones. Al aplicar los requisitos enunciado, se deben tener en cuenta conflictos como los que se presentan a continuacin: a. Existe informacin pertinente cuya cuantificacin difcilmente podra lograrse sin afectar el requisito de confiabilidad y, por ende, el de representatividad. Existe informacin costosa. representativa cuya obtencin sera
b. c.
Cuanto mayor sea la precisin deseada, ms se tardar en preparar la informacin y menos oportuna ser esta.
13.- LIMITACIONES DE LA INFORMACION CONTABLE.
En todos los casos, lo ms destacable de la contabilidad es el suministro de la informacin para uso del ente que la elabora, as como para los terceros que se pueden valer de ella para distintos fines y relaciones, como pueden ser los de los entes que apoyan al que la produce; o por el contrario, puede ser usada por la competencia para tratar de emplearla en beneficio de sus realidades y necesidades ms imperiosas e importantes. En los tipos de informacin se destacan dos posiciones muy definidas y separadas entre s, que en su conjunto definen el verdadero objetivo de la contabilidad. Podemos establecer dos grupos:
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Se realizan mediciones estticas cuando las empresas o el ente estn en un punto quieto, muerto y en razn de un solo objetivo como podra ser el de su venta en un momento determinado. Se realizan mediciones dinmicas en razn de su continuidad en el tiempo y slo se analizan los hechos en una separacin o paro ideal para tomar un estado determinado que permite la comparacin con estados anteriores, a los efectos de determinar los movimientos y su incidencia en el estado patrimonial en conjunto y el individual en particular. Se registran los hechos en forma cronolgica y tal cual se suceden segn los hechos histricos que los van produciendo, sin alterar para nada su expresin ni su contenido. Cuando se alteran por otras circunstancias como pueden ser los efectos de la inflacin, esas modificaciones no forman parte de las mediciones histricas. Se analizan los hechos que se espera que ocurran de acuerdo con los deseos y la planificacin que se hace de un ente determinado y, en funcin de esas suposiciones se establecen las mediciones proyectadas y deseadas y se pronostican de acuerdo a cmo van a suceder en la forma prevista. Y si as no ocurre, por supuesto que esa informacin predictiva y proyectada al futuro no ser de utilidad para ningn efecto. Tambin tenemos limitaciones terminolgicas: Dentro de un sistema de contabilidad programado se pueden encontrar con hechos y circunstancias que nos desvan de la valoracin o del contenido del valor para un bien determinado. Si tomramos el concepto de costo para asignar el valor a un bien determinado, hallaremos que estamos abarcando un amplio espectro de conceptos contables muy dispares ya que podramos tener distintas denominaciones de ese costo y por lo tanto, grandes desvos en la asignacin de cada valor, los cuales llevaran a denominarlos:
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Costos: histricos, de mercado o reposicin, predeterminados, variables, estndares, diferenciales, estimados, totales, de venta, de puesta en marcha, financiero, marginales, por procesos, directos, indirectos, ajustables, etc. y en cada uno de ellos tenemos valuaciones distintas en funcin de los sistemas y medios de valuacin. Limitaciones por la heterogeneidad de los elementos Debido a que los componentes del activo y del pasivo de las empresas, componentes de distinta conceptualizacin y variables en los valores normales asignados a cada partida no habr posibilidad de medicin adecuada en cuanto a la variacin que puede tener cada elemento integrante de ese patrimonio con sus respectivas incidencias en el conjunto. Por lo tanto, habr sobrevaluaciones o subvaluaciones en la mayor parte de los casos aunque se mantengan sistemas de valuacin tcnicamente correctos. Limitaciones en los sistemas Son muchos los sistemas de valuacin propuestos para que los valores se aproximen a la realidad; todos los empleados hasta el presente resultan deficientes en su forma y en su eficacia, pudindose determinar que habra dos razones para esos desvos o limitaciones que seran: a. Asignacin defectuosa al establecer el valor normal o corriente en plaza del bien. b. Imposibilidad de determinar las depreciaciones y previsiones en funcin del desgaste, deterioro o faltante, incobrabilidades, mermas, roturas o efectos fortuitos desconocidos en ese momento. Limitaciones informativas Son las que pueden ser causadas por la ineficiencia del sistema o la defectuosa preparacin de la informacin. Informacin incompleta o deficiente que no brinda los elementos necesarios como para poder abrir un juicio real sobre su verdadero sentido y realidad de lo que su mensaje presenta y representa. Puede alterarse la uniformidad de la informacin y por lo tanto se deforma su contenido e interpretacin.
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Tambin puede ocurrir el caso inverso: que se mantenga la uniformidad de las formas y que se alteren los medios que determinan la uniformidad, como pueden ser los valores base de clculo. La inflacin, la guerra u otras circunstancias que modifican totalmente la informacin como elemento uniforme. Alteracin de eficiencia por la mala eleccin de fechas para determinadas tareas como pueden ser las fechas de cierre de cada ejercicio. No resulta igual la medida ni la forma si se valan los inventarios en el punto ms alto que cuando se la hace en el ms bajo. Se presentan dificultades en la asignacin de valor a cada bien, la laboriosidad de recontar y la tarea de calcular los valores en unidades. Todo eso tiene un costo adicional que no es insignificante puesto que al ser muy engorroso, impide desarrollar las tareas normales con dedicacin y eficiencia y en definitiva no se logra ni una cosa ni la otra. Limitaciones tcnicas expuestas y encubiertas De acuerdo a lo expuesto con anterioridad y como anlisis o sntesis de ello podemos establecer que las limitaciones tendran su fundamento razonable en la imposibilidad de conocer con certeza lo siguiente: a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. El valor del factor humano. El valor real de los intangibles. El valor real de muchos bienes tangibles. La imputacin de los resultados a cada ejercicio en funcin de la realidad. El conocimiento de los hechos econmicos internos y circundantes. La dispersin de los elementos por zonas geogrficas demorando el sistema de informacin para que rinda su cometido en la forma adecuada. La limitacin del conocimiento humano para interpretar los hechos de la informacin que debe procesar. El valor de los crditos por cobrar en funcin de su plazo y del riesgo de incobrabilidad. El valor real de las deudas por sus montos y por los plazos de pago. La imposibilidad de calcular las contingencias emergentes. La vida o tiempo de utilizacin de los bienes de uso y sus respectivos cargos a cada ejercicio que los utiliz, desgast o inutiliz. La adecuacin de las normas y criterios que mejor se acomoden a la realidad de la hacienda.
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14.- DOCUMENTACION CONTABLE.
Las transacciones constituyen la materia prima del proceso contable, el cual consiste en la identificacin, el registro y el posterior resumen de sus efectos en informes peridicos, los cuales sern utilizados tanto por la administracin de la empresa como por otras personas con autoridad para decidir sobre alguna situacin en particular o personas que necesiten y deseen conocer la situacin de la empresa como potenciales nuevos inversionistas. Es por ello que la emisin de los documentos contables se debe hacer de la manera correcta, ya que resulta trascendental la informacin contenida en ellos. La documentacin mercantil proporciona evidencia de las transacciones realizadas y constituye la base de los asientos contables en que se registran las transacciones. Cuando un negocio establecido compra activos, este normalmente realiza la compra y el pago se realiza al crdito. Por la compra se recibe una factura que sirve de base para realizar la contabilizacin de la compra. Finalmente cuando se paga la factura se expide un cheque; utilizndose este cheque o una copia de el para realizar la contabilizacin del pago. El ejemplo anteriormente expuesto demuestra clara y fehacientemente que la documentacin mercantil o contable constituye el punto de partida de la contabilidad, siendo el respaldo para los datos asentados en los registros contables de la empresa. Los documentos contables deben tener un nmero determinado de copias, segn nuestra legislacin las facturas, notas de debito, notas de crdito y guas de despacho se deben emitir en cuatro ejemplares, entregndose cada uno a quien corresponda, siendo la distribucin la siguiente: La primera copia se entrega al cliente en el momento de realizar la transaccin. El duplicado se otorga al Servicio de Impuestos Internos, lo conserva el emisor
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El triplicado se utiliza para el control tributario, y se entrega al cliente El cuadruplicado se utiliza para el cobro ejecutivo conservndolo el emisor, a menos que el pago se realice en efectivo.
Los documentos anteriormente mencionados deben contener impresos los siguientes datos:

Debe llevar el nombre del documento Nombre o razn social del emisor. Numero de RUT. Domicilio de la casa matriz y sucursales. Comuna. Giro del negocio. Telfono y casilla, si corresponde. Numeracin correlativa nica para el documento.
En los documentos sealados se deben completar los siguientes datos:

Identificacin del destinatario con el nombre o razn social, Rut, giro, comuna y telfono. Fecha de emisin del documento. Detallar el concepto por el que se emite el documento. Tratndose de mercaderas, deben detallarse igual que en una factura.
La boleta de ventas y servicios, boleta de honorarios y la boleta de prestacin de servicios de terceros se emiten en duplicado quedando un ejemplar para el emisor del documento y la otra copia en poder del cliente. Los documentos anteriormente aludidos deben estar autorizados por el Servicio de Impuestos Internos, lo que se realiza a travs del timbraje de los documentos, proceso que consiste en el timbraje de un determinado nmero de documentos los que quedaran autorizados para ser emitidos. Para realizar el timbraje de los documentos se debe llenar un formulario solicitando el procedimiento. Las caractersticas generales descritas anteriormente son las que le dan la mayor importancia a los documentos contables pues como ya se ha sealado anteriormente es la informacin contenida en ellos el punto de inicio de la contabilidad reafirmando que el enunciado citado como concepto de fondo de nuestra investigacin es acertado. Los documentos contables cobran mayor relevancia cada da en un entorno en que el comercio crece a pasos agigantados por lo que se torna
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absolutamente necesario comprender la informacin contenida en ellos, saber utilizarla y conocer sus caractersticas principales que son las que se tratan en este material de estudio.

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01 LA TECNICA CONTABLE

Importancia de los Papel, imprenta activos y conocer el beneficio Manejar ms Los

Sistemas de la informacin contables se integrados en bases de datos. Informes, grficos

Destinos (usos) La sumatoria de los recursos empelados usos Activos Fuentes

Origen (fuentes) La sumatoria de los recursos recibidos fuentes Pasivos + patrimonio

10.000 20.000 30.000 40.000 100.000

5.- REGISTRO CONTABLES: LIBRO DIARIO, BALANCES El libro diario.

LIBRO MAYOR, LIBRO

anterior, las viceversa.

suelen ser multinacionales

Fig. Informacin que debe comunicar la informacin financiera

13.- LIMITACIONES DE LA INFORMACION CONTABLE.

14.- DOCUMENTACION CONTABLE.

En los documentos sealados se deben completar los siguientes datos:

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