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Proceso Gestion Documental

Proceso Gestion Documental

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06/09/2013

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C16-2020 / 12-08Versión: 3.0Página 1 de 1
RESPONSABLE DELPROCESO:ALCANCE:
Servicio Nacional de Aprendizaje SENACARACTERIZACION DE PROCESO
Modelo de MejoraContinua
NOMBRE DEL PROCESO:
GESTION DOCUMENTAL• Grupo de Administración de Documentos• Servidores públicos de la Entidad
OBJETIVO DEL PROCESO:
Garantizar la adecuada conservación y preservación de la memoria institucional.Este proceso esta enfocado a gestionar la documentacióninstitucional y garantizar un acceso rápido y seguro a lainformación necesaria para desarrollar el quehacerPHV/ARealizar el Control de documentos y registrosTodos los procesosinstitucional
PROCESOS PROVEEDORESACTIVIDADESPROCESOS CLIENTES
Realizar seguimiento al proceso e implementar las acciones de mejoraProceso de Mejora ContinuaProceso de Planeación EstratégicaProceso de Gestión de los Recursos FinancierosFormular políticas y herramientas que garanticen el almacenamiento, recuperación, clasificación, seguridad,custodia, distribución, creación, autenticación de toda la documentación recibida y producida por la entidad• Todos los procesosProceso de Mejora ContinuaProceso de Gestión de los Recursos FinancierosProceso de Gestión de las ComunicacionesProceso de Gestión del Talento HumanoProceso de Gestión AdministrativaProceso de Gestión Informática
 
 
Versión 2 P16-2020-001 Pág. 1Este documento impreso se considera copia no controlada
PROCESO: GESTION DOCUMENTALPROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
 
Objetivo del Procedimiento:
Aplicar las reglas y principios generales que regulan la funciónarchivística en el Estado para garantizar la adecuada conservación y preservación de la memoriainstitucional.
 Responsable:
Coordinador Grupo de Administración deDocumentos de la Dirección General y suequipo
Coordinador Grupo de Mejora Continua de laGestión Institucional de la Dirección General ysu equipo
Comité de Mejora Continua de la GestiónInstitucional
Responsables de las Unidades deCorrespondencia de las DireccionesRegionales y los Centros de Formación
Servidores públicos de la Entidad
Alcance:
 Toda la documentación del SENA de valoradministrativo, fiscal, legal, científico,económico, histórico o cultural registrada encualquier tipo de soporte.
Proceso / Procedimiento Proveedor:
Todos los procesos
Proceso / Procedimiento Cliente:
Todos los procesos
Entradas:
Documentación que recibe o produce laentidad
Salidas:
Documentación del SENA manejada deacuerdo con las políticas archivísticas delestado
Indicadores:
No. de hallazgos reportados por visita de losorganismos de control en relación con elProceso de Gestión Documental
Riesgos:
 
Incumplir las políticas archivísticas delEstado en el manejo de la documentacióninstitucional
REQUISITOS BASICOS MINIMOS:
 
Es importante garantizar la participación de Talento humano con capacitación y experiencia en losprocesos de gestión de documentos en el estado, de acuerdo con lo establecido por la Ley Generalde Archivos y su reglamentación
 
Contar con la infraestructura física y tecnológica que garantice la adecuada gestión documental dela entidad
 
En la serie documental establecida para el “Control y Registro de Documentos del Modelo de MejoraContinua” se puede tener el control de documentos y registro de aquella informacióncorrespondiente a manuales, caracterizaciones, procedimientos, guías, instructivos y formatos quese enmarquen en el Modelo de Mejora Continua Institucional, los cuales deben tener como mínimolo establecido en el Instructivo para la elaboración y codificación de documentos, con el fin de darcumplimiento a los requerimientos del numeral 4.2 de la Norma Técnica de Calidad en la GestiónPública NTC GP 1000:2004.
 
GServicio Nacional de Aprendizaje SENA
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
 
Versión 2 P16-2020-001 Pág. 2Este documento impreso se considera copia no controlada
Modelo deMejora Continua
 

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