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Ejemplo de Procedimiento

Ejemplo de Procedimiento

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EJEMPLO DE PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
PROCEDIMIENTO DE MATRICULA
1.
OBJETIVO: Realizar la matrícula de los estudiantes antiguos y nuevos, registrar informes por periodosy anuales, entregar certificados
EL OBJETIVO TE INDICA PARA QUÉ SE ESTÁ HACIENDO ESTE PROCEDIMIENTO 
2.
ALCANCE: Se aplica desde el inicio hasta finalizar el año escolar 
EL ALCANCE ACLARA DESDE DONDE HASTA DONDE SE VA A APLICAR ESTE PROCEDIMIENTO 
3.DEFINICIONESa.Paz y salvo: documento que certifica que el estudiante se encuentra al día en los compromisosacadémicos y económicos con el establecimiento de procedencia.b.Hoja de vida: documento que muestra los aspectos académicos y de convivencia positivos ynegativos más destacados del estudiante.c.Calificaciones en membrete: documento que contiene en su encabezado la legalidad de lainstitución, informa el resultado académico por periodo o definitivo del estudiante. Al pie cita lasnormas vigentes con las firmas del Rector y Secretaria.d.Admisión: es el proceso mediante el cual un joven aspirante desea ingresar a la institucióneducativae.Matricula: es un contrato bilateral entre la institución educativa, el estudiante y el padre defamilia o acudiente.f.Planillas: listado de estudiantes en orden alfatico por apellidos que se encuentranmatriculados en un grado específico.
LAS DEFINICIONES HACEN CLARIDAD A ALGUNOS TÉRMINOS 
4.DESARROLLOACTIVIDADDESCRIPCIÓNRESPONSABLEREGISTRO1Se elabora unproceso deinscripciónLa secretaría entrega documentos alinteresado quien los fotocopia.Los estudiantes antiguos reciben circular informativa con los requisitos de lamatrícula y la reserva de cupoSecretaría Formato inscripciónInstructivo deinscripciónCircular de MatrículaReserva de cupo2Inscripcn Se revisa que la información del formatode inscripción este completamentediligenciada. En caso que no estécompleta se devuelve la inscripción alpadre de familia. Se deja registro en elformato de recepción de documentospara inscripción y matricula y firmadopor el acudienteSecretaría Formato inscripciónRecepción dedocumentos parainscripción ymatricula3Se recibe ladocumentacióndel aspiranteparainscripciónSe cita a entrevista al acudiente con losaspirantes de quienes cumplan con losrequisitosSecretaría Recepción dedocumentos parainscripción ymatricula4EntrevistaSe realiza la entrevistaEquipo decoordinadoresFormato deentrevista5Análisis deentrevista ySelección deestudiantesSe seleccionan los estudiantes deacuerdo al número de cupos disponiblesen la institución y al orden de entrega desolicitudesEquipo decoordinadoresListado de admitidos6Inducción aacudientes y aestudiantesSe cita a los acudientes y estudiantesadmitidos a inducciónEquipo decoordinadores yaula de apoyoListado de asistencia
 
admitidos7Recibidocumenta-ción para lamatrícula deestudiantesnuevosSe revisa la documentación del admitidoy en caso de que este completa podráfirmar la matrícula. En caso de que noesté completa se le devolverá lapapelería y solo se podrá matricular cuando presente la documentacióncompleta teniendo en cuenta las fechasestablecidas.Secretaría Recepción dedocumentos parainscripción ymatricula8Entrega delautorización dematrícula aestudiantesantiguosLos estudiantes antiguos reciben fichode matrícula posterior a la comisión deevaluación y promoción final dondefigura si es promovido o no y las áreasque tiene pendientesDirectores de grupoAutorización dematrícula9Renovar yfirmar matriculaHacer efectiva la matrícula. El acudientey el estudiante admitido o antiguo debenfirmar la hoja de matrícula. A su vez,ellos reciben un documento dondeconsta su matricula.Secretaría Hoja de matrículaConstancia deMatrícula10Realizar listadode estudiantesSe digita listado de estudiantes por grado y grupo.Secretaría Planillas por grupo
EL DESARROLLO CONSTA DE: ACTIVIDAD: ES EL NOMBRE DE LA ACTIVIDAD A REALIZAR DESCRIPCION: DESCRIBE EN FORMA BREVE DE QUE SE TRATA LA ACTIVIDAD AREALIZAR RESPONSABLE: SE ESCRIBE EL CARGO DEL RESPONSABLE DE COORDINAR LA ACTIVIDAD DESCRITAREGISTRO: SON LOS DOCUMENTOS D QUE SE GENERAN COMO EVIDENCIA DE QUE SE REALIZÓ LA ACTIVIDAD MENCIONADAPARA DISEÑAR ESTAS ACTIVIDADES, TENER EN CUENTA EL CICLO PHVA
5. Anexos
ESTE ES EL LISTADO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS GENERADOS EN ELPROCEDIMIENTO 
Formato inscripciónInstructivo de inscripciónAutorización de matrículaFormato de entrevistaListado de asistenciaListado de admitidosReserva de cupoHoja de matrícula
P HA V
PLANEARAJUSTARHACERVERIFICAR
 
Constancia de MatrículaPlanillas

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