TEHNICI DE CONTROL APLICATE ASUPRA BALANTEI CONTABILE LUNARE ( Partea I ) Misiunea unui profesionist contabil este sa se asigure ca exista

metode de organizare interna a departamentului de contabilitate privind metodele de ordonare / clasare a documentelor, tehnicile de inregistrare contabile, controlul secventelor numerice ale documentelor, urmarire conturilor de clienti/furnizori, reconcilierea soldurilor de trezorerie cu soldurile contabile, tinerea registrelor conform legislatiei in vigoare. Lunar, este obligatorie si necesara verificarea Registrului Jurnal al operatiunilor desfasurate in baza obiectului de activitate al societatii. Astfel, trebuie avute in vedere urmatoarele: - daca inregistrarile contabile se bazeaza pe documente justificative corespunzatoare; - repartizarea corecta pe cheltuieli/venituri sau alte conturi; - inregistrarea la data corecta; - daca documentele justificative sunt corect clasate / numerotate, dupa caz; - daca inregistrarile contabile include mentiuni adecvate conform naturii documentelor justificative si daca aceste indicatii sunt in acord cu legislatia in vigoare. In continuare, vom prezenta trei tehnici de control aplicate asupra conturilor din Balanta Contabila. Aceste metode trebuie aplicate cu consecventa la finalul fiecarei inchideri de balanta contabila, evitandu-se astfel posibilitatea depistarii unor erori mai tarziu. Analiza continutului fiecarui cont contabil, cu precadere a soldului final Aceasta tehnica de verificare a balantei contabile implica: - precizarea componentei soldului prin defalcarea acestuia in elementele lui identificabile - verificarea corectei totalizari a componentei soldului de cont - aprecierea componentelor soldului: data, suma totala, denumirea, scadenta etc. - analiza corectei contabilizari a componentei soldului (inregistrarea initiala); - pentru anumite situatii, verificarea in totalitate a operatiilor componente soldului . De exemplu, incasaerea unor conturi de creante sau obligatii. Reconcilierea anumitor date cu documentele justificative externe sau interne ale societatii - Reconcilierea datelor contabile cu documentele justificative externe Astfel, inregistrarile contabile ale documentelor justificative sunt verificate cu ocazia tinerii/inregistrarii in registrele contabile. Aceasta tehnica este necesara si utila a se efectua la finalul fiecarui exercitiu pentru urmatoarele posturi: imobilizari facturi sau documente imprumuturi contracte, documente si situatii de rambursare datorii fiscale si sociale registrele fiscale, declaratiile fiscale si recapitulatiile conturile financiare extrase de cont bancare - Reconcilierea datelor contabile cu documentele justificative interne Aceasta control permite verificarea urmatoarelor posturi: capitalurile proprii procesul verbal al A.G.A., documentele justificative pentru conturile de capitaluri ale asociatilor stocuri si productie in curs de executie situatia centralizatoare a listelor de inventariere si alte detalii primite din partea clientului provizioanele pentru creantele litigioase situatiile extraselor de cont confirmate sau procesele verbale de punctaj pentru inventarierea creantelor si motivarea scrisa pentru cauzele deteriorarii creantelor;

 contul de profit si pierdere situatia vanzarilor cu declaratiile de TVA, situatiia salariilor platite cu declaratiile de impozite sit axe etc. Controlul coerentei datelor si al credibilitatii acestora Aceasta tehnica de analiza a continutului conturilor si de concordanta a acestora cu documentele justificative asigura coerenta si credibilitatea conturilor luate individual. De exemplu, coerenta si credibilitatea conturilor tertilor controlati. Al doilea nivel de control al coerentei si credibilitatii datelor trebuie sa fie efectuat asupra situatiilor financiare si aspra declaratiilor fiscale, controlate in mod global. Deci, pe de o parte trebuie sa avem in vedere conturile luate individual, iar pe de alta parte, situatiile de reporting ( situatii financiare & declaratii fiscale). Pentru efectuarea in conditii optime a verificarii conturilor din balanta, contabilul se bazeaza pe: - Cartea mare in copie, insotita de un scurt comentariu atasat fiecarui cont contabil; - Un dosar de organizare a controlului de balanta, inclusiv pe suport electronic; Acest dosar poate fi structurat fie pe cicluri de exploatare (achiziti, vanzari, imobilizari, stocuri, trezorerie etc.), fie pe conturi sau grupe de conturi. - Un dosar cu declaratiile fiscale, la care trebuie sa aiba in vedere baza de impozitare in raport cu datele contabile, buna aplicare a reglementarilor legale, respectarea termenelor de plata. Nota: In editia de maine, veti putea citi despre ce corelatii trebuie avute in vedere atunci cand se realizeaza controlul incrucisat al conturilor din balanta contabila . TEHNICI DE CONTROL APLICATE ASUPRA BALANTEI CONTABILE LUNARE ( Partea II ) Luna de luna, profesionistul contabil din Romania are perioada de inchidere de balanta contabila. Cu alte cuvinte, are obligatia de a revizui integral toate operatiunilor inregistrate in contabilitatea si de a pune in oglida soldurile conturilor cu documentele justificative. Analiza si verificarea lunara a balantei de conturi implica efectuarea unor corelatii si verificari, dupa cum urmeaza: PROVIZIOANE

Rulajul creditor al 151% = rulajul debitor al 6812 Rulajul debitor al 151% = rulajul creditor al 7812 Centralizatorul provizioanelor pentru riscuri si cheltuieli IMOBILIZARI SI PARTICIPATII

Rulajul debitor al grupei 68 = rulajul debitor al grupei 28 Rulajul debitor al grupei 21 = rulajul creditor al grupei 23 Rulajul creditor al contului 291% = rulajul debitor al contului 6813 Rulajul debitor al contului 291% = rulajul creditor al contului 7813 Registrul mijloacelor fixe = Balanta de verificare a conturilor de imobilizari De verificat existenta contractelor de inchiriere, in conformitatea cu normele contabile aplicabile si corectitudinea inregistrarii acestora Verificarea listei cu participatii; metodele de evaluare; clasificarea acestora IMPRUMUTURI

Situatia imprumuturilor;

 De determinat daca totalul din situatia imprumuturilor corespunde cu soldul contului din balanta de verificare; De verificat clasificarea scadentelor pe termen scurt si pe termen lung; STOCURI

Soldul listei de inventar trebuie sa corespunda cu soldul balantei generale; Listele de inventar trebuie sa ai la baza inventarierea fizica a stocurilor; Sa se specifice daca stocurile sunt evaluate la costul cel mai scazut sau valoarea lor neta de realizare; Balanta fizica a stocurilor = Balanta contabila a conturilor de stocuri; De comparat rotatia stocurilor cu cea a exercitiilor precedente; De verificat daca sunt stocuri garantate, depuse in depozitul tertilor, si in acest caz verificarea corectitudinii inregistrarilor; AJUSTARI de STOCURI, CREANTE SI DISPONIBILITATI

Rulajul creditor al 39% = rulajul debitor al 6814 Rulajul debitor al 39% = rulajul creditor al 7814 Rulajul creditor al 49% = rulajul debitor 6814 Rulajul debitor al 49% = rulajul creditor 7814 Rulajul creditor al 59% = rulajul debitor 6814 Rulajul debitor al 59% = rulajul creditor 6814 Centralizatorul ajustarilor pe fiecare element bilantier DATORII FURNIZORI

Situatia furnizorilor corespunde cu Balanta analitica a conturilor de furnizori; De verificat daca mai exista datorii neinregistrate: De verificat datoria fata de actionari, administratori si alte parti legate; DATORII CU BUGETUL STATULUI

De verificat statul de salarii cu Balanta conturilor aferente salariilor De verificat situtia contributiilor si taxelor privind organismele statului cu balanta de verificare a conturilor privind datoriile catre bugetul de stat si cu declaratiile fiscale intocmite De verificat TVA din decontul de TVA cu jurnalele de TVA si cu Balanta conturilor de TVA CLIENTI

De verificat situatia analitica a clientilor cu Balanta conturilor de clienti De verificat daca exista facturi emise si netransmise catre clienti TREZORERIE

De verificat transferurile interbancare contul 581 (de regula, trebuie sa se soldeze) De determinat daca sunt conturi de trezorerie restrictionate; De verificat 512% cu fiecare extras de cont CHELTUIELI SI VENITURI

Rulaj debitor 121 = rulaj creditor 6% Rulaj creditor 121 = rulaj debitor 7% Conturile 6% si 7% se soldeaza obligatoriu. Acestea constituie o parte din verificarile ce trebuie efectuate cu ocazia inchiderii lunare a balantei de conturi. Aceste tehnici dau posibilitatea ca depistarea eventualelor erori sa se faca in timp util, iar consecintele sa fie minine.