Plan Automatizacion Procesos FEMP

Plan director para la
automatización de procedimientos
ELABORADO REVISADO APROBADO
MIGUEL ANGEL MIEMBROS SECCIÓN 3: SECRETARIO DE LA
OLIVARES PEREZ SISTEMAS DE COMISION DE
COORDINADOR DE LA INFORMACIÓN Y DE LAS MODERNIZACION Y
SECCION 3 (director de COMUNICACIONES CALIDAD DE LA
informatica y APLICADOS A LA MEJORA FEDERACION ESPAÑOLA
comunicaciones del DE LOS SERVICIOS DE MUNICIPIOS Y
Ayuntamiento de Pinto) PÚBLICOS LOCALES. PROVINCIAS
D. Miguel A. Olivares Dña. Carmen Mayoral Peña D. Jorge de la Rosa

Pérez (Ayuntamiento de Alcobendas).
D. Iñigo Marcos Sagarzazu
(Ayuntamiento de Irun).
D. Manuel Serrano Canon
(Ayuntamiento de Málaga)
D. Miguel Angel Olivares Pérez
(Ayuntamiento de Pinto).
Dña. Virginia Moreno Bonilla
(Ayuntamiento de Leganes)
D. Celso Perdomo (Cabildo
Insular de Gran Canaria)
Dña. Mª. Merce Rovira i Regás
(Ayuntamiento de Girona)
Sección Técnica de Sistemas de Información y de las Comunicaciones aplicados a la mejora de

los Servicios Públicos
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Índice
1.-Introducción .......................................... 3
2.-Situación Actual .................................... 4
3.-Coyuntura General ................................ 5
4.-Oportunidades y riesgos ........................ 6
5.-Objetivo Concreto .................................. 7
6.-Estrategias ............................................ 8
7.-Contenido del Proyecto ......................... 12
7.1.-Objetivos del plan ................................ 12
7.2.-Infraestructura informática necesaria
para implementar el Proyecto ...................... 13
7.2.1.-Introducción ........................................................ 14
7.2.2.-Infraestructura de referencia ............................... 17
7.3.-Manual de procedimientos
administrativos ............................................ 19
7.3.1.-Introducción ........................................................ 20
7.3.2.-Licencia de apertura de nueva actividad inocua ... 22
7.3.3.-Licencia de apertura de nueva actividad calificada 23
7.3.4.-Cambio de titularidad de licencia de actividad
inocua ................................................................................. 24
7.3.5.-Símbolos .............................................................. 25
7.4.-El programa informático Control de
Expedientes ................................................. 26
7.4.1.-Introducción 27
7.4.2.-Subsistemas 29
7.4.3.-Metodología de implementación 32
7.4.4.-Contexto 33
7.4.5.-Descripción de los actores 34
7.4.6.-Descripción de la organización 36
7.4.7.-Los actuantes 38
7.4.8.-Ejercicios 40
7.4.9.-Ficha técnica del expediente 41
7.4.10.-Documentos 42
7.4.11.-Plantillas 43
7.4.12.-Regla de inicio del trámite (RIT) 44

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1.- Introducción:
Sin entrar en el tópico de la oportunidad que las nuevas tecnologías
aportan a la mejora de la gestión municipal, hay algunas tendencias que
permiten anticipar grandes cambios y que permitirán aprovechar la
oportunidad que se nos brinda para poner las bases necesarias en tecnología,
organización y calidad para hacer un uso adecuado y productivo de las bases
de datos, la tecnología y el personal que trabaja en la administración pública:
Tenemos que tener claro que nos encontramos inmersos en la Sociedad

del Conocimiento. La Administración Pública se tiene que adaptar al nuevo
escenario:
• Aprender a comunicar
• Reducir la grieta digital
• Cumplir las expectativas que generan las nuevas tecnologías
• Aplicar las tecnologías de la información y las comunicaciones
• Posibilitar el acceso 7x24
• Interactuar en la relación ciudadano-administración
Conocer es la premisa para innovar.
Se debe tender hacia un servicio de calidad entendido como un servicio

que satisfaga a los grupos de interés de la organización (Ciudadanos,
trabajadores, políticos y proveedores).

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2.- Situación Actual:
Es conocido el impulso que la administración en general está realizando

para desarrollar y aprovechar las nuevas tecnologías de la información y las
comunicaciones orientadas a la llamada e-administración, así conocemos:
e-Europe 2002 – Desarrollar la Administración en línea. Representa el

compromiso político de los Estados Miembros para incorporarse a la Sociedad
de la Información, evitando, mediante la acción positiva, la info-exclusión.
INFO XXI – La sociedad de la información para todos. Conjunto de iniciativas

(más de 300 acciones y proyectos) que representan un importante impulso
para el desarrollo de la Sociedad de la Información en España.
El Libro Blanco de la Administración
Proyecto SICRES
Estos programas persiguen, en el ámbito público:
1. Información pública de fácil acceso y trámites más sencillos y cómodos.

2. Fomentar eficacia, transparencia y la oferta de servicios de calidad.
3. Acceso electrónico generalizado a los principales servicios públicos.

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3.- Coyuntura General:
La Administración Local se encuentra hoy ante una nueva etapa de

modernización. Se trata de una necesidad ineludible promovida desde
diferentes ámbitos de la sociedad en la cual se entrecruzan distintas lógicas:
económica, social, política y tecnológica. Por su amplitud y naturaleza este
proceso modernizador es coherente con las corrientes que, fuera de nuestras
fronteras, propugnan crear un nuevo paradigma de Administración Pública. El
modelo de Administración Local desarrollado en los últimos años, caracterizado
por su apego a las soluciones burocráticas, ya sea por su celo reglamentista o
por su afán por múltiples mecanismos de control, no sirve para atender las
demandas del nuevo siglo ni para organizar una administración estructurada
alrededor de la información y el conocimiento y que, además, debe
relacionarse e interactuar con un entorno altamente cambiante y cada vez más
exigente.
NECESIDAD DE CAMBIO
El entorno del gobierno local se ha modificado notablemente en estos

últimos años. La sociedad se ha vuelto más dinámica y compleja. Los procesos
de cambio son rápidos y turbulentos, y algunos de ellos provocan cierto grado
de incertidumbre. Han surgido nuevos fenómenos que demandan respuestas
creativas e innovadoras. Existen numerosos factores que presionan para que
las Administraciones Públicas cambien. Ha surgido un nuevo contexto que ha
puesto en crisis el modelo tradicional de Administración Pública. Por ello, no es
aventurado pronosticar que las Administraciones Públicas futuras se parecerán
muy poco a las actuales. Algunos de los factores que presionan a favor de este
cambio son:
Influencia de los factores económicos.

Impacto de las nuevas tecnologías.
Búsqueda de una nueva legitimidad.
Nuevo sentido de lo local.
Demanda de un nuevo modelo de gestión.
Actualmente las administraciones públicas no gozan de la plena confianza

de los ciudadanos

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4.- Oportunidad:
• Las tendencias en urbanismo: las CCAA están iniciando proyectos hacia
la normalización del planeamiento, la cartografía y el catastro (Madrid,
Canarias, Navarra y Baleares) con sistemas del Información territorial
que tienden la unificación de los grandes elementos territoriales: la
cartografía básica, el parcelario, el callejero y toponimia, la ordenación y
gestión urbanas y que puede llegar a la finca registral.
• Los modelos de gestión municipal unificada: con mayor o menor rigor y

sistematización, los Ayuntamientos deben abordar la necesidad de
construir un sistema de información que separe claramente el núcleo de
datos corporativo de las aplicaciones y herramientas sectoriales que
resuelven las tareas de carga, validación, explotación y difusión de esa
información.
• Las Comunidades Autónomas y los Ayuntamientos pueden formar parte

de un sistema de beneficios mutuos en el que la Comunidad transfiere
medios, tecnología, formación e información supramunicipal a los
Ayuntamientos a cambio de información municipal o participación en la
gestión. Esta interacción puede recibir un apoyo significativo por parte de
las entidades de derecho público como la FEMP o las Cámaras de
Comercio.
• Dado el peso específico que el urbanismo tiene en las administraciones

locales tanto a nivel organizativo como económico y financiero, creemos
que empezar por estos departamentos o concejalías es la situación ideal
ya que precisa del apoyo y trabajo de otros departamentos claves en la
organización y que arrastraran a éstos a la modernización, organización
y adaptación (hacienda, Régimen interno, Secretaría ......)
• La Comunidad de Madrid acaba de adjudicar el contrato para la

elaboración de la sistematización de las determinaciones del
planeamiento urbanístico para su integración en la base de datos de
urbanismo, con el fin de homogeneizar conceptual y terminológicamente
las determinaciones de planeamiento. Con ello obligará a todas las
administraciones locales de la comunidad a adaptarse a estas
determinaciones, y la intención de este trabajo es el preparar a los
ayuntamientos de la mejor forma posible para esta adaptación y
aprovechar esta situación para modernizar los procedimientos generales
de la administración local.

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5.- Objetivo:
Preparar a los Ayuntamientos para afrontar estas oportunidades con una
estrategia escalable:
Será muy complicado embarcar a los Ayuntamientos pequeños y

medianos en proyectos tecnológicos maximalistas que implican grandes
recursos humanos y materiales y tienen plazos de realización
prolongados sin resultados visibles a corto plazo.
Deben ofrecerse servicios y sistemas para resolver necesidades

concretas, con tiempos de implantación que se midan en semanas y que
ofrezcan resultados inmediatos. Pero estos servicios deben ser producto
de una cuidadosa selección y adaptación para funcionen como partes de
un sistema y no como piezas independientes e incluso incompatibles.
En este aspecto las experiencias de Canarias, Navarra o Pinto son un

ejemplo perfecto de creación de sistemas de información mediante la
sucesiva agregación de subsistemas compatibles y coordinados entre sí,
en unos casos por propia iniciativa municipal como Pinto, en otros por
transferencia tecnológica desde los Cabildos.
Conseguir la creación o puesta a punto de las bases de datos municipales

lo más homogéneas posibles.
El objetivo principal es la solución para las administraciones locales para

adaptarse a la nueva normativa y tomar esto como base para el cambio
de la cultura burocrática, al ciudadano como centro de atención

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6.- Estrategias:
• Los Ayuntamientos deben ver el proyecto como una oferta de servicios,
no como una asistencia puntual que “instala y desaparece” sino como un
apoyo permanente y de mejora continua.
• Se debe hacer ver que se parte de una experiencia constatable, no se

trata de utilizar a los Ayuntamientos como conejillos de Indias.
• Aunque se resuelvan áreas municipales concretas hay una directriz de

integración y de consolidación progresiva de un sistema de información
municipal.
• No obligar a los ayuntamientos al cambio de aplicaciones que ya tengan

en uso, sino orientar sobre las mejores aplicaciones a aquellas que estén
interesadas en adquirir o cambiar.
1. Desarrollo de un concepto de la actividad informática,

formándose una visión de hacia dónde se necesita dirigir a la
Organización. Se trata, en definitiva, de cubrir las necesidades de
información, informática y comunicaciones del Organismo, de
Intranet/Internet, en un marco de servicio público, asegurando su
calidad científico–técnica, la satisfacción de los ciudadanos y de los
trabajadores del sistema, con un aprovechamiento óptimo de los
recursos.
2. Transformación de la misión en objetivos específicos de

resultados. La misión anteriormente enunciada, se traduce en
objetivos específicos, donde los sistemas de información, informática
y comunicaciones juegan un papel trascendental. Más en concreto, se
trata de reducir los costes operativos, con un control de la información
al servicio de la dirección y de los responsables de los servicios,
mejorando la calidad en la atención de los ciudadanos, en salud o
enfermedad, aportando calidad, eficacia y productividad a la cadena
de valor del Organismo. En esta fase, es obvio considerar la
importancia de la implantación de la Intranet/Internet Corporativa
como metodología de información y comunicación en el concepto más
integral del término que podamos pensar.
3. Elaboración de una estrategia que permitirá lograr el resultado

pretendido, en la clave esencial de la participación: la consecución de
los objetivos en informática, con los que se está comprometido, no es
posible sin tener en cuenta a los profesionales en el sentido más
genérico del término, rescatando la esencia de la gestión integral. Es una

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responsabilidad estratégica y así se debe recoge en las líneas básicas de
actuación del Organismo.
4. Implantación y puesta en práctica la estrategia seleccionada

de manera eficiente y eficaz. Dicha estrategia se centra en la
búsqueda de la mayor eficacia, descentralización, desconcentración y
coordinación, aunque el efecto facilitador de las comunicaciones en vía
telemática, de voz, dato e imagen, es decir, la utilización de
navegadores/ browsers, deje de cuestionar en sentido estricto en qué
lugar se tomen las decisiones o se sitúen los servicios de información. Es
indudable el denominador común en estas acciones específicas, a través
de la economía y el beneficio de escala.
5. Evaluación del proceso, la estructura y el resultado, revisando la

situación e iniciando ajustes correctivos en la misión, objetivos,
estrategias e implantación, donde lo importante será emitir juicios bien
informados, constituyéndonos en sustitutos bien informados del usuario
del sistema, en el esquema de la evaluación formativa y siendo la piedra
angular de la ética profesional en dicho trabajo evaluativo, trabajar con
una conciencia social informada.
Integración de Plataformas
ARCHIVO – WORK FLOW – RENTAS – SERV. SOCIALES – PADRON – NOMINAS –
CONTABILIDAD – CARTOGRAFIA – CAD – REGISTRO – SOCIOS – POLICIA –
ELECCIONES- TRANSCRIPCION DE PLENOS – CAMARAS GRABACION ...
P I
A N
G BASE DE DATOS UNIFICADA T
I R
N BD
A
BD BD
A N
W DOCUMENTAL ALFANUMERICA GRAFICA E
E T
B
Servicio de Atención
Carta de Servicios
Ciudadana

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• Se debe avanzar en una estrategia de adelgazamiento progresivo del
aparato informático municipal, de forma que se aplane la curva actual de
incremento costes de implantación y mantenimiento informáticos e
incluso se llegue a su reducción, mediante estas acciones:
o Iniciar el proceso de migración de aplicaciones y repositorios hacia

Internet (soluciones .Net o Java)
o Externalizar el servicio informático, administración del hosting.
o Externalizar otros servicios municipales ahí donde no sea posible

asumirlo por la propia administración.
o Modernización progresiva de las administraciones locales.
o Iniciar o continuar el camino hacia la calidad y mejora continua.
o Basarse en experiencias demostrables y en funcionamiento

supervisadas y avaladas de alguna forma por la FEMP.
En el mismo orden de cosas, la estrategia informática implica, en

síntesis, los siguientes aspectos:
• Sistemas para el tratamiento de la información: diseño, desarrollo

e implantación de sistemas de información y bancos de datos,
• Redes de comunicación y transmisión de datos: creación de la

Red Corporativa de Comunicaciones del organismo, en una clara apuesta
por la conectividad integral de sistemas y comunicaciones, con objeto de
definir los protocolos de comunicaciones más convenientes para la
organización e integrar todos los circuitos y protocolos actualmente
existentes a través del sistema más adecuado a cada necesidad.
• Sistemas para la automatización de los centros, unidades

administrativas y servicios, a través de la creación del sistema de
comunicaciones interno y externo, en la plataforma Intranet Corporativa,
con la creación de un Web Site.
• La protección y seguridad de los datos y medios informáticos,

mediante la implantación rigurosa de lo dispuesto en la Ley Orgánica
Reguladora del Tratamiento Automatizado de Datos de Carácter Personal
(LORTAD), en todas las plataformas de comunicación que utilice la

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Organización, atendiendo igualmente a lo previsto en la Directiva
95/46/CE, que desarrolla y clarifica las condiciones en que son lícitos los
tratamientos de datos personales.
Ello implica desarrollos relativos a la calidad de los datos, a la

legitimación del tratamiento de datos, de las categorías especiales de datos
personales y de la libertad de expresión, a la información del interesado, al
derecho de acceso del interesado a los datos, con excepciones y limitaciones al
derecho de oposición, a la confidencialidad y seguridad del tratamiento, y a los
procedimientos de notificación a la autoridad de control, controles previos y
publicidad de los tratamientos.

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7.1.- Objetivos del plan
Una parte muy importante de la actividad de la administración local gira
en torno a la tramitación de expedientes. Los expedientes se generan en las
distintas unidades administrativas y su tramitación está regulada estatalmente
o por acuerdos municipales. Es decir, un expediente implica una serie de pasos
establecidos y regulados que, en la mayoría de los casos, tienen una incidencia
en sujetos físicos o jurídicos. Un expediente debe considerarse desde una
perspectiva interna (trabajo administrativo municipal) y también desde una
perspectiva externa (de interés para el solicitante o afectado).
Un expediente, visto desde la perspectiva administrativa municipal, es un

nuevo trabajo a desarrollar. Probablemente estarán afectados varios
funcionarios en su tramitación, serán necesarios acuerdos de Comisión de
Gobierno o Pleno, deberán ser notificados los acuerdos, etc. Además de todo
esto, están los plazos a cumplir, hay que resolver determinados expedientes
en un determinado periodo de tiempo, realizar una o varias notificaciones en
un momento concreto de la tramitación, etc. Resumiendo, cada expediente
tiene multitud de trámites y es necesario realizarlos en unos plazos
establecidos.
Desde la perspectiva externa, el ciudadano espera la resolución del

expediente siempre con impaciencia. Las tramitaciones toman cierto tiempo y
el ciudadano desea, en determinados momentos, conocer en que situación se
encuentra “su expediente”. Hasta ahora el método utilizado para conocer el
estado de su expediente era la visita al funcionario que se encargaba, o se
encargó en determinado momento, de la tramitación; la respuesta a la
solicitud del ciudadano puede requerir buscar el expediente, examinarlo,
contactar con el funcionario que ahora lleva determinado trámite, etc.
Resumiendo, el ciudadano desea conocer la situación actual de su expediente y
de lo que falta para su conclusión.
El objetivo del presente plan es ayudar a los Ayuntamiento en la

gestión de sus expedientes por medios informáticos para mejorar la
calidad del servicio prestado en los dos siguientes aspectos:
1.- Gestión de los expedientes.
2.- Información a los interesados.

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7.2.- Infraestructura informática
necesaria para implementar la
automatización de procedimientos

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7.2.1.- Introducción
La puesta en funcionamiento de un programa informático de control de
expedientes requiere determinadas actuaciones preliminares y la construcción
de cierta infraestructura informática. Por ejemplo, si un departamento va a
utilizar el programa Control de Expedientes es necesario que la información de
los tipos de expedientes, los documentos de esos expedientes, las personas
que pueden tener acceso a la información y multitud de datos mas, residan en
una base de datos relacional (Oracle, Informix, SQLServer,etc.). Debe existir
una red local que posibilite la comunicación entre los diversos ordenadores y
también debe existir un mínimo de tecnología para Intranet e Internet.
Estas tecnologías son baratas, fáciles de instalar y de utilizar. Los costes

de la inversión realizada se amortizan rápidamente y, dependiendo de las
posibilidades económicas se puede ir expandiendo las prestaciones iniciales.
Las actuaciones a desarrollar dependerán de la infraestructura

informática que actualmente tiene el Ayuntamiento mas que (o además de) el
numero de habitantes del municipio. Es decir, puede que un Ayuntamiento
relativamente pequeño (3.000 habitantes) tenga una infraestructura
informática mucho más desarrollada que uno más grande. Por ello haremos
una división de los tipos de Ayuntamientos no por su población sino por el
estado de su infraestructura informática. No obstante se dan cifras de
población pero, insistimos, sólo como indicación.
Nivel 1
Ayuntamientos que disponen de ordenadores personales pero que no

están conectados en red local. También englobaríamos aquí aquellos que
tienen ciertos ordenadores conectados pero que de ninguna manera se puede
hablar de red local general del Ayuntamiento. Pueden ser municipios de menos
de 3.000 habitantes.
Actuaciones necesarias:
1.- Instalar una red local. La red local es imprescindible desde cualquier punto
de vista y debe incluir todas las dependencias municipales aunque estén
situadas en edificios distintos. Es posible construir una red de estas
características con un coste relativamente bajo y los beneficios a corto y largo
plazo son muy importantes. Es posible, en esta red, incluir también los
servicios telefónicos. El proyecto puede realizarse por fases, incluyendo
primero los edificios más importantes y continuando con el resto. En cualquier

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caso el proyecto debe incluir la totalidad de los edificios municipales en la
mayoría de los casos. La red local se compone, además del cableado, de los
equipos y sistemas operativos necesarios para su funcionamiento.
2.- Disponer de un servidor de base de datos. Los sistemas gestores de bases

de datos tienen en estos momentos precios razonables como para que se
utilicen en todo tipo de municipios. No es recomendable conservar la
información y los datos en otro tipo de sistemas. Se pueden ir adquiriendo las
licencias según las necesidades de trabajo.
3.- Intranet y conexión a Internet. El coste es reducido y los beneficios son

muy importantes. Control de Expedientes utiliza ampliamente estos servicios.
Nivel 2
Ayuntamientos con red local plenamente operativa en uno o varios

edificios municipales pero que no están interconectadas entre si o, en caso de
estarlo, no comparten los recursos plenamente. Pueden ser municipios de
3.000 a 15.000 habitantes).
1.- Interconectar las diversas dependencias municipales para formar una red
corporativa. Puede que los edificios estén ya interconectados; si no es así, se
debe realizar un proyecto de interconexión para incorporar todas las
dependencias.
2.- Uno o varios servidores de base de datos. Puede suceder que existan varios
sistemas gestores de bases de datos de fabricantes distintos que se han ido
instalando en determinados departamentos. Si ello es así, podría ser
interesante tratar de unificar los productos para una sola base de datos con el
fin de reducir el mantenimiento y optimizar recursos.
3.- Dependiendo del municipio podría instalarse una base de datos gráfica y
catastral que, además, sería utilizada por Control de Expedientes para
georeferenciar los expedientes.
3.- Intranet e Internet.

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Nivel 3
Ayuntamientos con redes corporativas plenamente desarrolladas en las

que todas sus dependencias estas interconectadas y comparten los recursos de
una manera eficiente, con control de usuarios, Intranet, presencia en la Web,
etc. Pueden ser municipios de 15.000 a 200.00 habitantes.
1.- Dado que, probablemente, ya tenga instalada una base de datos

alfanumérica se debería instalar una base de datos gráfica y catastral.
2.- Los documentos que componen un expediente pueden ser de tipos muy
diversos: texto, planos de CAD, audio, video, etc. Todos estos documentos
pueden guardarse en el sistema de archivos utilizado; puede instalarse una
base de datos documental para el tratamiento mas sofisticado de los
documentos y su posterior archivo. Control de Expedientes puede utilizar el
sistema de archivos o una base de datos documental.
Nivel 4
Grandes municipios con sistemas informáticos sofisticados.
1.- Instalar un Control de Expedientes.

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7.2.2.- Infraestructura informática de referencia
Como puede deducirse de las páginas anteriores, el sistema informático
es la red local interconectada con Internet. En este apartado indicamos esta
idea de una forma gráfica y resaltamos ciertos aspectos importantes de la
infraestructura informática.
Es decir, el sistema informático consta de:
1.- La red local corporativa con los mecanismos de seguridad adecuados.
2.- Un sistema gestor de base de datos alfanumérica (Oracle, Informix,

SQLServer, etc.) y, si se puede, un sistema de información geográfico y
catastral además de una base de datos documental.
3.- Intranet e Internet.
4.- Herramientas ofimáticas.
5.- Los programas informáticos necesarios para gestionar los datos

almacenados en las bases de datos (contabilidad, gestión tributaria, padrón de
habitantes, Control de Expedientes, etc.).
Estos puntos se observan el la siguiente figura:

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Firewall Servidor Otros
Internet Router WEB servidores
Ciudadano
LAN 1
Servidores Servidores Router

bases departamentales
de datos o corporativos
Funcionario Funcionario
LAN n
Servidores
departamentales
o corporativos
Funcionario Funcionario

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7.3.- Manual de procedimientos
administrativos

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•Para saber qué hacemos, cómo lo hacemos y por qué:
Catálogo de procedimientos
•Para rediseñar:
Reingeniería de procedimientos
•Para implantar un sistema de información de gestión de flujos de trabajo:
Herramienta CONTROL DE EXPEDIENTES (Control de
Expedientes,
•Para transmitir una nueva cultura:
Planes de Modernización, Planes de Calidad, Planes estratégicos,
etc.
•Para actuar y mejorar:
Conocer a través de la evaluación continua.
Como en todos los proyectos es necesario contar con:
•Liderazgo para el cambio:

Una persona de la dirección con el peso necesario para que el proyecto
se inicie y mantenga su fuerza
•Comunicación adecuada y continua del proyecto:
Si queremos que se produzca un cambio real, es imprescindible implicar
a la organización y comunicarle los avances durante todo el proyecto.
•El equipo del proyecto:
Un equipo de profesionales con la capacidad necesaria para afrontarlo.
•Medir el impacto de las acciones realizadas:
Durante toda la vida del proyecto debe haber un sistema de retro-
alimentación de los objetivos, que pueden hacer cambiar prioridades.
Catalogo de Reingeniería Diseño del Validación y Formación Puesta en

procedimient de procedimien pruebas marcha
Manual de
Procedimien
BASE DE DATOS
Información yBD
Sección Técnica de Sistemas deBD BD
de las Comunicaciones aplicados a la mejora de
los Servicios Públicos DOCUME ALFANUM
PLANI
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El manual de procedimientos comprende los detalles de tramitación de
cada tipo de expediente de cada negociado o departamento del Ayuntamiento.
Para cada tipo de expediente se indican dos aspectos fundamentales:
1.- Los documentos iniciales, los tiempos de resolución, la descripción del

procedimiento, etc.
2.- El diagrama de la tramitación.
Con el fin de ilustrar estas ideas se indica el diagrama de la

tramitación para tres tipos de expedientes:
Licencia de apertura de nueva actividad inocua.

Licencia de apertura de nueva actividad calificada.
Cambio de titularidad de licencia de actividad inocua.

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7.3.2.- Licencia de apertura de nueva actividad inocua
Inicio del Visita de los

expedient técnicos a la
actividad
Informe sanitario Informe técnico Informe de medio

de industria ambiente
Comunicar al Elaboración del informe técnico Audiencia al

solicitante las definitivo interesado
medidas correctoras
Denegar Otorgar
Informes
Comprobar medidas técnicos y
correctoras jurídicos de la
audiencia
Elaborar propuesta de Elaborar propuesta de

denegación otorgamiento
Comisión de gobierno
Finalizar Informe de
expediente condiciones
urbanísticas

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7.3.3.- Licencia de apertura de nueva actividad calificada
Inicio del Comisión

expediente de gobierno
Remisión expediente a
comisión de medio ambiente
Publicar Notificar a Publicar
en tablón vecinos en
anuncios BOCAM
Informe de la comisión de
medio-ambiente
Medidas Informe técnico para licencia Audiencia

correctoras provisional interesados
Denegar Otorgar
Informe de
Comprobar la audiencia
medidas
Denegada
Otorgada
Comunicar solicitante y
Comunicar pedir informes definitivos
solicitante
Informe Informe Informe Informe

sanitario industria medio- condiciones
ambiente urbanísticas
Finalizar Medidas Audiencia

expediente correctoras Informe técnico para interesados
licencia definitiva
Comprobar Otorgar Informe de

medidas la audiencia
Denegar
Comunicar
solicitante

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7.3.4.- Cambio de titularidad en licencia de actividad inocua
Inicio del Análisis del anterior expediente de apertura

expediente
Actividad Local cerrado mas Es la misma

distinta la de seis meses actividad y no ha
original consecutivos sido cerrado
Comunicar
solicitante debe
iniciar nueva
tramitación
Medidas Visita e informe de Audiencia

correctoras los técnicos de interesados
comprobación e
inspección
Finalizar
expediente Comprobar Denegar Informe de
medidas la audiencia
Elaborar propuesta de Elaborar propuesta de

denegación otorgamiento
Comunicar Comisión de gobierno

solicitante
Otorga

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7.3.5.- Símbolos
Inicio o fin
. Trámite de inicio o fin. Aparece con la línea mas gruesa
Informe
técnico Trámite normal. Aparece con la línea fina
Transición normal
Transiciones de inicio y fin de un subtrámite
Cualquiera de las transiciones de entrada dispara la salida
Se deben cumplir todas las transiciones de entrada para

disparar la salida

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7.4.- El programa informático
Control de Expedientes

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Las empresas públicas y privadas se enfrentan cada día con una
demanda de servicios y productos más sofisticados, de mas calidad y a un
precio mas barato. Además, los productos deben cambiar rápidamente y se
debe colaborar muy estrechamente con otras empresas para la realización del
producto final.
Es necesario que el flujo de trabajo que genera cada proceso esté

debidamente estudiado, sistematizado y optimizado; que las tareas las
efectúen las personas adecuadas, en el tiempo estipulado y con el menor
coste.
El análisis y solución de esta importante actividad ha sido estudiada

ampliamente y existen en el mercado productos muy sofisticados capaces de
adaptarse a prácticamente todas las situaciones. Todos ellos se agrupan bajo
la denominación de sistemas gestores de flujo de trabajo o workflows.
La idea central es independizar las tareas a realizar de su procesamiento

en el espacio y tiempo; de la misma forma que los sistemas gestores de base
de datos independizan el proceso o tarea de los datos.
Se consideran los siguientes aspectos de un workflow:

1.- Cómo se definen los procesos o expedientes a realizar.
2.- Cómo se controla, en la práctica, su realización.
3.- Integración general en el proceso productivo.
Definición de los procesos
La definición de un proceso o un tipo de expediente es una fase

imprescindible y se debe poder realizar lo mas rápida y sencillamente posible
para que en la práctica pueda funcionar. Los workflows generalistas admiten
multitud de variantes, condiciones de disparo de procesos, definiciones de
datos, etc. que resulta imposible implementar en muchos casos porque exige
una especialización muy importante; el tiempo de aprendizaje puede consumir
el tiempo disponible y la complejidad puede arruinar los factores de éxito mas
críticos.
Realización de los procesos
Una vez que se ha definido el proceso o tipo de expediente, el motor del

workflow debe hacer que una vez creado dicho proceso o expediente, vaya

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controlando las tareas a realizar, los plazos, las personas que lo ejecutan, los
documentos que se generan, etc.
Control de Expedientes adopta la filosofía general de los sistemas

workflow y lo especializa en los procesos administrativos directos o indirectos.
Por ello se habla de tipos de expedientes en vez de procesos y de trámites en
vez de tareas.
Un proceso administrativo directo es, por ejemplo, la concesión de un

préstamo bancario, el pago de determinados impuestos, etc. La idea
fundamental es que se producen documentos entre distintos departamentos
internos y alguien explícitamente termina su trámite con cierto grado de
responsabilidad sobre él.
Un proceso administrativo indirecto es aquel que controla la secuencia de

tareas físicas que realizan otros sistemas pero que no los controla o dispara.
Por ejemplo, un taller realiza una serie de piezas que tienen un proceso y unos
plazos. Se puede seguir la traza de que procesos hay que hacer, en que orden
deben ser realizados y por que personas, pero no disparan o controlan los
procesos de producción.
El objetivo de un Control de Expedientes es el control de procesos

administrativos directos o indirectos de una forma sencilla que pueda ser
realizada por personas con poco entrenamiento e implantado de una forma
rápida en el proceso productivo.
Un Control de Expedientes necesita un sistema gestor de bases de datos

como Oracle, DB2, Informix, etc obligatoriamente para poder funcionar.
Opcionalmente el cliente puede utilizar una base de datos documental

para la gestión de los documentos o utilizar el sistema de archivos que
considere oportuno. Los documentos pueden ser instancias en papel, cintas de
vídeo, planos de CAD, etc. todo este conjunto de documentos debe ser
incorporado a un expediente y visualizado y editado de forma rápida y sencilla.
También puede referir los expedientes a elementos del territorio

mediante el enlace con el SIG (sistema de información geográfica) si lo desea.
Integración general
Independientemente del control que el workflow ejerza sobre el conjunto

de herramientas productivas, siempre será necesario implementar la
comunicación interpersonal entre los distintos actuantes. La comunicación
personal es necesaria por múltiples motivos: Los workflows no pueden abarcar
el 100% de los trabajos a realizar, existen condiciones no previstas, es

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necesario atender consultas, etc. La integración general se consigue por medio
de un sistema de correo electrónico integrado en Control de Expedientes.
7.4.2.- Subsistemas
CONTROL DE EXPEDIENTES consta de los siguientes subsistemas o programas
específicos:
1.- Diseñador de procedimientos administrativos

2.- Definición de expedientes
3.- Gestión de expedientes
4.- Administración del área de gestión
5.- Consultas del ciudadano
1.- Subsistema diseñador de procedimientos administrativos
Es una herramienta de análisis y diseño que permite la descripción de la

reforma administrativa que se pretende realizar, analiza sus objetivos y
propone un conjunto de soluciones y alternativas; especifica los tipos de
expedientes a realizar, los estados y sus tareas asociadas, etc. Este
subsistema se desarrolla en tecnología cliente/servidor de dos niveles.
Los objetivos de este subsistema son:
1.- Descripción de los objetivos fundamentales de la reforma administrativa

tales como mayor rapidez en la resolución de los expedientes, menor costo
administrativo, mayor información a los ciudadanos y a los órganos políticos,
mejora de la organización departamental y de personal, etc.
2.- La elaboración del manual de procedimientos donde se muestra los

distintos tipos de expedientes, los estados por los que pasan, etc. El manual de
procedimientos elaborado servirá para su utilización como fuente de referencia
en las oficinas de información, edición de folletos informativos, etc.
3.- La elaboración del organigrama municipal de departamentos, negociados,

etc. y el conjunto de roles y personas que desempeñan las diferentes funciones
administrativas. El personal y sus categorías laborales puede ser cargado
desde un fichero ya que normalmente será controlado desde un programa
específico de recursos humanos.
4.- El número de los diferentes tipos de expedientes que se pueden gestionar.

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5.- La elaboración de los criterios de funcionamiento como pueden ser la
categoría del personal en los distintos departamentos, la infraestructura
requerida, etc.
6.- Permite la realización de simulaciones y realización de estadísticas de los

distintos tipos de expedientes.
7.- Permite la actualización del subsistema definición de expedientes mediante

la carga de un fichero tipo script en el lenguaje de definición de procesos
administrativos.
2.- Subsistema definición de expedientes
Este subsistema permite la definición de la organización y de los tipos de

expedientes que el sistema controlará. Este subsistema se desarrolla en
tecnología cliente/servidor de dos niveles..
1.- Contener toda la lógica de actualización de la base de datos de definición

de los expedientes
2.- Contiene una interfaz de usuario para ser utiliza por el administrador de
CONTROL DE EXPEDIENTES en la que se puede definir y actualizar
directamente datos de organización y de tipos de expedientes. La actualización
desde este subsistema se realiza contra el sistema en producción, lo que puede
ocasionar inconvenientes de funcionamiento si no lo hace la persona con la
adecuada preparación. El mejor mecanismo es realizar los cambios en el
subsistema diseñador de procedimientos administrativos y, una vez
comprobada su validez, cargarlos desde este módulo.
3.- El módulo de configuración se ocupa de los procedimientos de

configuración y del control de los accesos a los expedientes y documentos
dependiendo de los usuarios.
3.- Subsistema gestión de expedientes
Registra los expedientes y documentos reales, las fechas de ejecución de

los distintos trámites, etc. Este módulo se utiliza en Intranet y es accesible,
con los permisos adecuados, por todos los actuantes.
1.- Crear los expedientes reales de acuerdo con las definiciones dadas en los
tipos de expedientes.

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2.- Crear y controlar los documentos de cada expediente.
3.- Avisar en caso de superar los días críticos o de aviso.
4.- Señalar a cada actuante su lista de trabajos pendientes.
4.- Subsistema administración del área de gestión
Comprende todos los procesos específicos del administrador del área de

gestión. Estos procesos se realizan a través de la Intranet .
1.- Permitir que el administrador dentro de su área controle los roles

necesarios para cada tarea.
2.- Asignar actuantes a roles.
3.- Poner a los actuantes como disponibles o no.
5.- Consultas del ciudadano
Permite a los ciudadanos la consulta del estado de sus expedientes.

Estos procesos se realizan a través de Internet .
1.- Permitir la consulta del estado de los expedientes.
2.- Enviar y recibir documentos del expediente.

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7.4.3.- Metodología de implantación
Para la correcta implantación de CONTROL DE EXPEDIENTES es
necesario seguir una determinada metodología que se resume a continuación:
1.- Análisis y diseño de los procedimientos administrativos.

Con el subsistema diseñador de procedimientos administrativos se
elabora el manual de procedimientos, organigrama, definición de roles,
etc.
Se genera un fichero para ser cargado desde el subsistema de definición

de expedientes. Este fichero es un script en un lenguaje de definición de
procedimientos administrativos.
2.- Definición de los tipos de expedientes

El fichero generado se carga desde este subsistema, se comprueba su
validez y a continuación se produce la actualización de la base de datos
de producción.
Si no se ha utilizado el subsistema anterior debe introducirse

manualmente los tipos de expedientes, organización etc. Estas
introducciones se realizan directamente en la base de datos de
producción
3.- Gestión de los expedientes

Los expedientes y documentos reales siguiendo los caminos definidos
por su tipo concreto.

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Contexto
Control
Subs. diseñador de procedimientos administrativos
Base de datos
de diseño
Analista de
procesos
administrativos
WPDL
API
Subsistema definición de expedientes
Bases de Módulo organización.
datos Módulo tipos de expedientes.
(Alfanumérica,
documental y
gráfica) de Administrador
producción
Servidor Web
Subsistema gestión de expedientes
Directivo
Actuante
Subsistema administración área de gestión

Registros de
entrada y
salida (RES)
Administrador
área de
gestión
Área Intranet
Archivo general
Área Internet
Ciudadano

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7.4.5.- Descripción de los actores
Administrador CONTROL DE EXPEDIENTES
La función principal del administrador de CONTROL DE EXPEDIENTES es

introducir en el sistema los datos básicos de funcionamiento como las áreas
administrativas con su estructura jerárquica, los tipos de expedientes y su
tramitación derivada del documento titulado “Manual de procedimientos”,
controlar globalmente los ejercicios, las estadísticas anuales ,etc.
Debe ser una persona con autoridad en todas las áreas de la empresa.
Actuante
Un actuante es un empleado municipal que realiza alguna de las tareas

necesarias durante el ciclo de vida de un expediente. Un actuante, en
definitiva, es la persona que realiza el trabajo diario con los documentos y los
expedientes. Todo actuante pertenece a un rol.
Administrador de área de gestión
Mientras el administrador de CONTROL DE EXPEDIENTES tiene autoridad en

todas las áreas administrativas del Ayuntamiento, este actor tiene autoridad en
su área de gestión y puede decidir cuando un ejercicio puede estar abierto o
cerrado en su área y ver los contadores de expedientes y documentos.
Controla y tiene acceso a todos los expedientes y documentos del área de

gestión. Puede asignar actuantes a las diversas actividades, etc..
Registros de entrada y salida (RES)
Muchos documentos provienen o van a los registros, debe estar asegurada una
eficaz comunicación.
Directivo
Fundamentalmente está interesado en las estadísticas como total de

expedientes, tiempo medio de resolución de los mismos, grado de
cumplimiento, etc.

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Archivo general
Los expedientes terminan en el archivo general una vez finalizada su

actuación, también puede ser necesario su activación desde el registro.
Analista de procesos administrativos
Es la persona encargada del análisis de los procesos administrativos y su

plasmación en un manual de procedimientos que será introducido
posteriormente en el subsistema de definición de expedientes.

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7.4.6.- Descripción de la organización
Con el fin de facilitar la exposición llamaremos Organización a la
infraestructura sobre la que se asienta el tipo de trabajo (expedientes) que se
va a realizar en la Empresa.
Comprende los siguientes temas:
1.- Áreas de gestión

2.- Actuantes
3.- Ejercicios
Áreas de gestión
Las áreas de gestión deben reflejar la estructura organizativa de la

empresa. Esta estructura organizativa, normalmente jerárquica, se deriva del
documento “Organigrama”.
Es decir, la estructura de áreas de gestión adopta la forma:
Area principal 1 Area principal n
Area1 nivel 1 Area2 nivel 1 --- AreaN nivel 1
Area1 nivel 2 Area2 nivel 2 --- AreaN nivel 2
Figura 1
Cada área de gestión depende de un área padre y, a su vez, puede tener

una o varias áreas hijas, y así indefinidamente. Cada nivel organizativo puede
tener un nombre determinado como negociado, sección, departamento, etc.
Las áreas de trabajo se designan generalmente anteponiéndoles un título

que puede simbolizar el nivel de jerarquía, responsabilidad, etc. Por ejemplo,
Departamento, Negociado, etc. La denominación consistente del título es

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importante y se debe unificar con objeto de que el título indique lo que
realmente se desea. Todas las áreas de gestión deben tener un jefe de área.
Puede existir más de un nodo principal para el caso de querer desagregar

la estructura organizativa en función de unidades independientes.
La característica fundamental de las áreas de gestión es que definen un

conjunto específico y concreto de tipos de expedientes. Es decir, las áreas de
gestión se definen en base a una distribución de las tareas administrativas a
desarrollar en la empresa y ese conjunto de tareas se concretan en los tipos de
expedientes que cada área de gestión tiene definido en el manual de
procedimientos.
Las áreas de gestión tienen conexión con determinados registros de

entrada y salida. Puede que existan varios registros de entrada y salida, cada
área de gestión puede recibir y emitir documentos a un conjunto determinado
de éstos registros.

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7.4.7.- Los actuantes
Los actuantes siempre pertenecen orgánicamente a una (y sólo una)
área de gestión, generalmente donde tienen su mesa de trabajo; puede
suceder que algunos actuantes no pertenezcan a ningún área en concreto
porque todavía no se le ha asignado a una en concreto o por alguna otra razón
(está cedido por otro organismo, está pendiente de ser reasignado porque ha
desaparecido su área de gestión, etc.); en este caso están englobados en la
categoría “Sin área asignada” pero pueden ejecutar trámites de cualquier área
en exactamente la misma forma que los primeros.
Los actuantes, entre otros datos, tienen siempre una categoría laboral y
una fecha de alta en la empresa. Estos dos datos servirán de indicación al jefe
de área para valorar su posible inclusión en un determinado grupo de
actuantes de un trámite concreto. Es de señalar que el administrador es libre
de seleccionar cualquier usuario de cualquier categoría laboral para la
realización del trámite.
Cada trámite debe ser ejecutado siempre por un conjunto concreto de

actuantes determinado por el administrador o por el jefe del área. El reparto
de la carga de trabajo entre los miembros de dicho grupo puede realizarse de
dos formas. En la primera forma existe un actuante del conjunto que se llama
distribuidor que recibe siempre el trámite y después lo distribuye entre los
miembros del conjunto. En la segunda forma todos los actuantes del grupo ven
el trámite y cualquiera de ellos lo selecciona voluntariamente.
Cuando un actuante está trabajando su estado es “Activo”; si está de

baja por enfermedad, de vacaciones, etc. Su estado es “Inactivo” y no puede
aceptar trámites.
En determinadas circunstancias un actuante puede prestar apoyo a otras

áreas de gestión realizando trámites de esas áreas. Por ejemplo, AFGarcia es
administrativo asignado al departamento de Secretaría y en este departamento
realiza una serie de trámites. Como dispone de tiempo libre, su jefe de área
decide que, además, realice distintos trámites del área de Intervención. En
este caso AFGarcia aparecerá como un actuante de Intervención en esos
trámites (aunque orgánicamente pertenece al departamento de Secretaría).
Todos los expedientes tienen una lista de actuantes que pueden tener el
permiso de ver el expediente, el permiso de modificar los datos de la ficha
técnica del expediente, o ambos permisos.
Los trámites sólo puede modificarlos el actuante que tiene asignado el

trámite.

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Los actuantes tienen tres niveles:
1.- Actuante.- Tiene acceso a través de Intranet a su bandeja de entrada y a

los trámites y actuaciones correspondientes a ese trámite y puede ver los
expedientes sobre los que realiza algún trámite. Nadie mas que él puede
modificar el trámite que tiene asignado.
2.- Jefe de área.- Tiene acceso a las siguientes tareas dentro del ámbito de su
área de trabajo: Asignar los actuantes que deben ejecutar los trámites y como
se distribuirá la carga de trabajo entre ellos, asignar a cada actuante desde su
área los permisos de acceso a los expedientes, cambiar el estado de los
actuantes (activos o inactivos), cerrar el ejercicio en su área y poder modificar
los contadores de expedientes y documentos.
3.- Administrador.- Puede realizar cualquier tarea.
El nombre del actuante y su clave deben estar registrados en el sistema de

seguridad.

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7.4.8.- Ejercicios
El ejercicio se refiere al año natural y siempre debe existir un ejercicio
por defecto en el que se crean los expedientes y documentos. Los expedientes
y documentos de cada ejercicio deben tener una numeración consecutiva.
Un ejercicio se puede abrir o cerrar a nivel global y a nivel de área de

gestión.
Cuando se cierra un ejercicio globalmente no se pueden dar de alta

nuevos expedientes ni documentos en dicho ejercicio en ningún área de
gestión.
Cuando se inicia un ejercicio puede suceder que determinadas áreas de

gestión tengan todavía documentos o expedientes del ejercicio finalizado y, al
mismo tiempo, deban generar documentos del nuevo ejercicio. Para solucionar
este problema cada área de gestión tiene su propio ejercicio abierto o cerrado
y la posibilidad de cerrar globalmente el ejercicio asegura que ningún área de
gestión permanece indefinidamente con el ejercicio abierto.
Las reglas son:

1.- Un área de gestión puede tener un ejercicio abierto si y solo si está abierto
a nivel global.
2.- Un área de gestión puede cerrar un ejercicio si y solo si está abierto a nivel
global.
3.- Cuando se cierra un ejercicio a nivel global se cierran todos los ejercicios a
nivel de área de gestión.

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7.4.9.- Ficha técnica del expediente
Se denomina ficha técnica de un expediente a un conjunto relevante de
datos que resumen las características más importantes del mismo. El
administrador define para cada tipo de expediente los datos que debe contener
la ficha técnica y en que momento (a la finalización de qué trámite) los debe
solicitar el sistema. Los datos de la ficha técnica se van rellenando, pues,
mediante la introducción de datos en el momento adecuado
Por ejemplo, creamos un expediente del tipo indicado en la figura 2.

Para crear el expediente es necesario indicar:
Sujeto pasivo
Creador del expediente
Etc.
El sistema asigna un número de expediente.
Cuando el actuante termina de realizar “Trámite 1” debe indicar los

siguientes datos para la ficha técnica:
Fecha de finalización de la actuación.
Grado de satisfacción del ciudadano.
Etc.
El actuante no puede finalizar “Trámite 1” si no ha rellenado los datos

considerados obligatorios en la ficha técnica.
Cuando otro actuante ha finalizado “Trámite 2” será requerido

igualmente a rellenar los datos que para ese trámite se hayan definido.

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7.4.10.- Documentos
Los documentos se producen en las áreas de gestión o llegan a dichas
áreas procedentes del exterior o de otras áreas. Cuando un documento llega a
un área de gestión (y se decide conservarlo) puede dar lugar a lo siguiente:
1.- El documento simplemente se archiva (por ejemplo revistas técnicas,

publicidad, folletos internos, etc.).
2.- El documento debe ser incorporado a un expediente existente ya que se

trata de contestaciones a requerimientos, información adicional, etc. En este
caso el documento tendrá posiblemente un número de registro de entrada.
Antes de incorporarlo al expediente se le asigna un número interno de
documento y se imprime en lugar visible este número junto con el número de
expediente al que pertenece. Es decir, el documento tiene tres números
identificadores: El número de registro de entrada, el número de documento
interno del departamento y el número de expediente al que pertenece.
Si los documentos están en formato digital puede que no sea posible

imprimir en su soporte el número de documento y expediente al que pertenece
ya que el fichero puede carecer de soporte (fichero enviado por Internet). No
obstante el documento (en este caso fichero) queda registrado en el sistema
con los tres números identificadores.
3.- El documento origina la apertura de un expediente; por ejemplo, una

petición de licencia de obra. Una vez abierto el expediente se incorpora al
mismo de la misma forma que la indicada en el punto anterior.

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7.4.11.- Plantillas
Para cada trámite de un tipo de expediente se pueden definir un
conjunto de plantillas para que el actuante simplemente las adapte a las
necesidades de su documento. Por ejemplo, un trámite debe enviar una
notificación al ciudadano de presentar ciertos documentos adicionales. La
plantilla tiene el cuerpo del escrito y se rellena automáticamente con ciertos
datos del expediente. El actuante solo debe revisarla para producir su trabajo.
Las plantillas se guardan en una base de datos documental o en el

sistema de archivos del servidor y nadie, excepto el administrador, puede
modificarlas. Cuando un usuario solicita una plantilla, se produce una copia de
la misma y sobre esta copia trabaja el actuante; una vez terminado su trabajo,
y si decide archivar el documento, dará a la copia un nombre de fichero y se la
asignarán los números de documento y de expediente al que pertenece.

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7.4.12.- Regla de inicio del trámite (RIT)
Se denomina regla de inicio del trámite a una función booleana de las
transiciones de entrada que, en caso de verificarse, pone el trámite en estado
“En ejecución” y, por tanto, aparece en la bandeja de entrada del actuante
asignado al trámite.
Esta regla no es necesaria para el trámite de inicio ya que éste se pone

automáticamente “En ejecución” cuando se crea el expediente.
La regla de inicio puede ser:

1.- OR (representada gráficamente por un círculo adicionado al trámite o bien
por ausencia de círculo).
2.- AND (representada gráficamente por un triangulo adicionado al trámite)
Es decir, sean las transiciones de entrada t1, t2,..,tn. Si la regla es de

tipo OR, el trámite se inicia cuando se verifican cualquiera de las transiciones
t1-tn y se pone en estado “En ejecución”. Si la regla es de tipo AND se deben
verificar todas las transiciones; cuando ello sucede el trámite se pone en
estado “En ejecución”. Con la primera transición se ha creado el trámite pero
permanece en estado “En espera de mas datos” hasta que se cumpla la
condición AND.

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D. Miguel A. Olivares Dña. Carmen Mayoral Peña D. Jorge de la Rosa

Sección Técnica de Sistemas de Información y de las Comunicaciones aplicados a la mejora de

Sección Técnica de Sistemas de Información y de las Comunicaciones aplicados a la mejora de

Tenemos que tener claro que nos encontramos inmersos en la Sociedad

Conocer es la premisa para innovar.

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e-Europe 2002 – Desarrollar la Administración en línea. Representa el

INFO XXI – La sociedad de la información para todos. Conjunto de iniciativas

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Estos programas persiguen, en el ámbito público:

1. Información pública de fácil acceso y trámites más sencillos y cómodos.

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El entorno del gobierno local se ha modificado notablemente en estos

Influencia de los factores económicos.

Actualmente las administraciones públicas no gozan de la plena confianza

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• Dado el peso específico que el urbanismo tiene en las administraciones

• La Comunidad de Madrid acaba de adjudicar el contrato para la

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Deben ofrecerse servicios y sistemas para resolver necesidades

En este aspecto las experiencias de Canarias, Navarra o Pinto son un

Conseguir la creación o puesta a punto de las bases de datos municipales

El objetivo principal es la solución para las administraciones locales para

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• No obligar a los ayuntamientos al cambio de aplicaciones que ya tengan

1. Desarrollo de un concepto de la actividad informática,

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3. Elaboración de una estrategia que permitirá lograr el resultado

Sección Técnica de Sistemas de Información y de las Comunicaciones aplicados a la mejora de

4. Implantación y puesta en práctica la estrategia seleccionada

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o Iniciar el proceso de migración de aplicaciones y repositorios hacia

o Externalizar el servicio informático, administración del hosting.

o Externalizar otros servicios municipales ahí donde no sea posible

o Modernización progresiva de las administraciones locales.

o Iniciar o continuar el camino hacia la calidad y mejora continua.

o Basarse en experiencias demostrables y en funcionamiento

En el mismo orden de cosas, la estrategia informática implica, en

• Sistemas para el tratamiento de la información: diseño, desarrollo

• Redes de comunicación y transmisión de datos: creación de la

• Sistemas para la automatización de los centros, unidades

• La protección y seguridad de los datos y medios informáticos,

Sección Técnica de Sistemas de Información y de las Comunicaciones aplicados a la mejora de

Ello implica desarrollos relativos a la calidad de los datos, a la

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Un expediente, visto desde la perspectiva administrativa municipal, es un

Desde la perspectiva externa, el ciudadano espera la resolución del

El objetivo del presente plan es ayudar a los Ayuntamiento en la

1.- Gestión de los expedientes.

2.- Información a los interesados.

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Estas tecnologías son baratas, fáciles de instalar y de utilizar. Los costes

Las actuaciones a desarrollar dependerán de la infraestructura