You are on page 1of 26

BUSINESS PROCESS REENGINEERING STUDI KASUS PT.

GAM

OLEH SUTONO

ABSTRACT

In the ideal business, information technology strategic planning go hand in hand with business strattegis planning organization, the integration of Vision, mission and strategic alignment between business and information technology will be answering the need for data and information to support decision-making processes at all levels of the organization. Intense competition from various industry enterprises in Indonesia at present requires companies to continually improve its performance. Companies that are unable to adjust this situation will suffer a setback in his business, either directly or indirectly. Improved performance, among other ways, through changes made in the company's business processes. One of the concepts that can be applied is to perform business process reengineering (Business Process Reengineering), which is a radical change management techniques to business processes that take place that can improve the efficiency, effectiveness, quality, service, and reduce costs.

The purpose and scope of this journal is to analyze, study and discussion of process reengineering of business processes (Business Process Reengineering)

ABSTRAKSI Dalam bisnis yang ideal,

baik itu secara langsung maupun tidak langsung. Peningkatan kinerja tersebut antara lain adalah melalui perubahan yang dilakukan dalam proses bisnis perusahaan. Salah satu konsep yang dapat diterapkan adalah dengan melakukan

perencanaan strategis teknologi informasi berjalan seiring dengan perencanaan

strattegis bisnis organisasi, integrasi VISI ,misi dan strategis antara bisnis dan teknologi informasi akan menjawan

rekayasa ulang proses bisnis (Business Process Reengineering), yaitu suatu teknik manajemen terhadap perubahan proses-proses yang bisnis radikal yang

kebutuhan data dan informasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan pada semua tingkat organisasi. Ketatnya persaingan industri dari berbagai perusahaan di Indonesia pada saat ini menuntut perusahaan untuk dapat terusmenerus meningkatkan kinerjanya.

berlangsung yang dapat meningkatkan efisiensi, efektivitas, kualitas,pelayanan, serta mengurangi biaya. Tujuan dan ruang lingkup dari jurnal ini adalah untuk menganalisa , studi dan pembahasan mengenai proses

Perusahaan-perusahaan yang tidak mampu untuk menyesuaikan keadaan ini akan mengalami kemunduran dalam bisnisnya,

rekayasa ulang proses bisnis (Business Process Reengineering)

I.

Pendahuluan 1.1 Latar Belakang

teratur, mulai dari mulai mengambil, menyusun , menyimpan sampai menyajikan data.

Sebuah perusahaan dapat memperoleh keuntungan dari analisa terhadap sejarah datanya. Sebagai contoh sebuah pengamatan dari trand yang tidak biasanya dalam penjualan terhadap permintaan konsumen yang terdahulu dapat menjadi berguna untuk peramalan terhadap kebutuhan produksi. Data warehouse adalah koleksi terintegrasi dari data perusahaan yang orientasinya kepada pengambilan keputusan . Analisa terhadap data tidak dilakukan secara langsung pada dataware house , tetapi lebih pada tempat penyimpanan data khusus dan sering disebut dengan Hypercubus. Ini dimulai dari fakta bahwa kefektifan dari analisa adalah berhubungan terhadap kemampuan menggambarkan dan memanipulasi data yang factual berdasarkan kepada perbedaan dan terhadap pandangan yang bebas atau dimensional. PT. Gramedia Asri Media memiliki beberapa database yang tersebar di berbagai devisi diantaranya devisi penjualan, devisi pembelian, devisi penerimaan barang. Di bagian system informasi pada sebuah perusahaan yang salah satu kegiatannya adalah mengelola data system pelaporan dan terjadi suatu masalah. Masalah tersebut misalnya dalam pengolahan data pada sejumlah system pelaporan yang saling berhubungan, sehingga diperlukan suatu system yang

1.2

Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas dapat dirumuskan permasalah sebagai berikut : 1. Bagaimana melakukan rekayasa ulang proses bisnis (Business Process

Reengineering) sehingga di hasilkan sistem informasi yang terintegrasi

berdasarkan analisis dan referensi 2. Bagaimana menentukan bentuk

rekomendasi aplikasi yang strategis dan sangat potensial untuk dibangun guna mendukung organisasi pencapaian tujuan

1.3

Tujuan

Tujuan yang diharapkan dari rekayasa ulang proses bisnis (Business Process Reengineering) ini adalah : 1. Melakukan bisnis Rekayasa ulang proses (Business Process

Reengineering)

sistem informasi

sehingga

dihasilkan

sistem

yang

informasi

data

yang

relevan

dengan

terintegrasi untuk memudahkan dan mempercepat proses bisnis 2. Menentukan bentuk rekomendasi

penelitian tesis ini diperoleh dengan cara literature reviews planning initiation,

current systems and technology, data architecture, technology architecture dan design 1. Literature reviews Berisi uraian tentang teori, temuan dan bahan penelitian lain yang diperoleh dari bahan acuan untuk dijadikan

Rekayasa ulang proses bisnis (Business Process Reengineering) aplikasi yang strategis untuk mengintegrasikan sistem informasi kuhus nya untuk divisi gudang dan penjualan.

1.4

Batasan Masalah

landasan kegiatan penelitian. 2. Inisiasi perencanaan/Planning Initiation Berisi mengenai identifikasi dan

Batasan masalah yang diharapkan dari Rekayasa ulang proses bisnis (Business Process Reengineering) ini adalah : 1. Business Process Reengineering Sistem

dokumentasi terhadap ruang lingkup, informasi Gudang dari penerimaan sasaran, barang peneriman pemodelan 2. Business Process Reengineering Sistem presentasi, dan rencana kerja. informasi Penjualan 3. Current Systems and Technology Berisi tentang katalog sumber daya 1.5 Metodologi informasi dan skema dari sistem dan teknologi yang telah ada. Metodologi penelitian dilakukan dengan pendekatan studi kasus, analisis terhadap sasaran dan arahan pengembangan sistem informasi perguruan tinggi di mana yang akan digunakan, sampai dengan proses metodologi dan penentuan alat-alat visi, misi dan pemilihan

II.

LANDASAN TEORI

(b) Hand-off activities Aktivitas yang memindahkan aliran kerja dengan melewati hambatanfungsional,

Melakukan Konsep Rekayasa Ulang Proses Bisnis 2.1 Arti dan Tujuan Rekayasa

hambatan

Ulang Proses Bisnis ( Business Process Reengineering ) Rekayasa adalah proses dan ulang proses bisnis kembali perancangan mendasar memperoleh

departemental atau organisasional dan (c) Control activities yang tercipta untuk

aktivitas

berpikir proses

mengendalikan Hand-off activities. 2. Strategik and value added. Target utama rekayasa ulang proses bisnis adalah stratgei dan nilai tambah. Untuk memaksimalkan investasi tingkat dalam

(rethinking) kembali

(redesign)

secara

(fundamental)

untuk

perbaikan yang memuaskan atas kinerja perusahaan yang mencakup cost, quality, delivery, service, and speed dengan

pengembalian

rekayasa ulang, perusahaan mulai memfokuskan pada proses yang terpenting dalam perusahaan, yaitu tidak hanya strategi dan nilai tambah tetapi keseluruhan system, kebijakan dan struktur organisasi yang mendukung proses. 3. Optimization of work flow and productivity in organization, yaitu meningkatkan produktivitas,

pengukuran yang teliti atau kontemporer. Menurut Manganelli dan Klein (1994 : 7): Reengineering is the rapid and radical redesign of strategik, value-added business process and the systems, policies and organizational structures that support them to optimize the work flows and productivity in an organizatin.

pangsa pasar, pendapatan, tingkat Definisi rekayasa ulang ini memuat empat kata kunci, yaitu: 1. Process, yaitu serangkaian pengembalian investasi dan asset. Rekayasa ulang proses bisnis dapat diukur dari pengurangan biaya per unit. 4. Rapid, radical and redesign.

aktivitas yang mengubah masukan menjadi keluaran. Terdapat tiga aktivitas dalam proses yaitu: (a) Value-adding activities aktivitas untuk menghasilkan nilai tambah,

Rekayasa ulang harus dilaksanakan secara cepat dan radikal serta merancang kembali proses bisnis

untuk

menghilangkan

aktivitas

belajar

individu

dan

(12).

yang tidak perlu. Rekayasa ulang proses bisnis

Pengembangan organisasi (renewing). Pada organisasi jasa terdapat tiga dimensi yang harus diperbaiki yaitu dimensi tenaga kerja, proses kerja dan teknologi (human dimension, work process dimension and technology dimension). Reengineering membantu perusahaan untuk kerja mengatasi secara

mencoba untuk memisahkan proses lama dengan proses baru tentang bagaimana mengorganisasikan bisnis. Hal dan ini

memperlakukan

mencakup penggantian metode lama dan mencari metode suatu baru untuk

menyelesaikan

pekerjaan.

halangan/hambatan

Rekayasa ulang proses bisnis memaksa orang untuk berkonsentrasi pada

sistematis yang terjadi pada saat pihak manajemen berusaha untuk

proses tertentu yang sudah mapan, dan tidak mampu menghasilkan strategi yang lebih luas lagi, sehingga harus diganti dengan transformasi.

memberikan kepuasan tertinggi pada pelanggan. Rekayasa ulang proses bisnis mencakup perancangan kembali proses bisnis untuk memperoleh

Transformasi meliputi 4R (Nasution, 2004: 217) yaitu reframing

keuntungan dari potensi besar yang dimiliki perusahaan seperti komputer dan teknologi informasi. Tujuan rekayasa ulang proses

(pembingkaian kembali), restructuring (restrukturisasi), revitalizing (revitalisi) dan renewing (pembaharuan kembali). Terdapat duabelas kromosom (konsep) transformasi 4R tersebut pada

bisnis adalah perbaikan proses untuk meningktkan kepuasan total baik bagi pelanggan internal maupun pelanggan eksternal. Tujuan rekayasa ulang

organisasi yaitu : (1) Komponen Mobilisasi (2). Visi (3). Sistem

proses bisnis menurut Andrews dan Stalick (1994 : 8) adalah sebagai berikut (1). Meningktkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan barang atau jasa yang khusus serta

pengukuran target (reframing) (4). Model ekonomi usaha (5). Penataan infrastruktur (6). Perbaikan cara kerja (restructuring) (7). Fokus pemasaran dan penjualan (8). Perluasan usaha (9). Teknologi informasi (revitalizing)

mempertahankan produksi masal (2). Meningktkan kepuasan atas barang atau jasa sehingga pelanggan akan

(10). Sistem imbal jasa (11). Kebiasaan

memilih barang atau jasa perusahaan daripada Membuat perusahaan lebih pesaing mudah (3). dan

organisasi sehingga organisasi tidak tergantung pada keahlian beberapa orang saja.

menyenangkan bagi pelanggan untuk melakukan bisnis dengan perusahaan (4). Memutuskan batasan 2.2 Konsep Business Process

organisasional, membawa pelanggan kepada saluran informasi melalui

Reengineering Menurut Maureen Weicher and friends (2004) Business Process

komunikasi, jaringan dan teknologi komputer (5). Mempercepat waktu respon kepada pelanggan,

Reengineering atau rekayasa ulang proses bisnis merupakan metode

mengeleminasi kesalahan dan ketidak puasan, serta mengurangi

perbaikan yang radikal dan mendasar bagi perusahaan karena metode ini menganalisa, menemukan kesalahan, serta merekayasa ulang proses-proses bisnis yang berlangsung dalam

pengembangan barang atau jasa dalam waktu siklus pabrik (6). Memproses permintaan pelanggan yang lebih dan peningkatan volume dari setiap

perusahaan tertentu. Prinsip kerja ini sangatlah berbeda dengan metode

pelanggan serta menetapkan harga value-driven untuk pelanggan tanpa mengurangi Memperbaiki kemampuan memberikan perusahaan dan profitabilitas kualitas individu kontribusi (8). kerja (7). dan dalam pada

continuous improvement, karena konsep ini menganggap bahwa proses yang digunakan saat ini sudah tidak relevan lagi sehingga proses tersebut harus dibuang dan diganti dengan proses yang sama sekali baru.

Memperbaiki

pembagian dan kegunaan pengetahuan

Gambar 2.1 Konsep Reenginering Sistem

2.3 Continous Improvement Menurut Maureen Weicherand friends (2004) kebanyakan kinerja dengan cara perusahaan, dalam terus-

memperbaiki organisasinya

menerus, atau yang biasa dikenal sebagai metode continuous

improvement. Metode ini merupakan model perbaikan secara biasa. Berikut adalah langkah-langkah yang umum dilakukan dalam metode ini, yaitu : memperhatikan dan mencatat hal apa yang sedang dilakukan saat ini. Mengukur proses berdasar pada kehendak pelanggan. Melakukan proses berdasarkan pada kehendak pelanggan. Mengukur hasil dari proses baru. Meneliti dan mencatat perbaikan apa yang telah dilakukan. Lalu langkah-langkah ini terus diulangi sampai mencapai titik kepuasan tertentu yang diinginkan. Metode seperti ini menghasilkan perbaikan pada proses bisnis perusahaan yang

sifatnya gradual dan bertahap. Pada masa sekarang ini metode seperti ini agaknya sudah kurang tepat untuk digunakan lagi, ini terjadi karena ketatnya persaingan dalam dunia bisnis dan pesatnya perkembangan teknologi yang terjadi. Untuk menjawab kebutuhan yang ada, diperlukanlah suatu metode yang dapat memberikan solusi terbaik yang cepat dan mendasar bagi perusahaan-perusahaan yang ingin melakukan perbaikan dalam kinerja bisnis mereka. Business Process Reengineering merupakan jawabannya.

2.4 Business

process

reengineering

dan Keberhasilan Business process reengineering 1. Bila Perusahaan Melakukan Business process reengineering Menurut Peppard dan Rowland (1995:40), saat yang tepat untuk
High

memutuskan kapan melakukan Business process reengineering untuk organisasi, tergantung pada sejumlah factor dan menggunakan framework yang dikembangkan oleh Nolan Norton and Company, seperti dikemukakan dalam Gambar 1. berikut :

Low

Risk Zone

Strike Zone Quadrant II : Launch Launch process soon Invest in capabity

High

Quadrant I : Survival
Business need

Launch Compaign Now Manage Risk Maximize Commitment

Business reengineering

Critical Zone

Quadrant II : Reconsider

Quadrant IV : Advantage Invent the new paradigm Focus on business case Leverage capabilities

Managed Zone

Focus on continous improvement Launch program awareness

Low

High Low Readliness Sumber : Joe Peppard dan Philip Rowland (1995 : 40).

Gambar 2.2 : Business process reengineering Business Need/Readliness Analysis Framework

Keterangan

menuju keberhasilan rekayasa ulang adalah mengenali kegagalan umum dan Kuadran I : Bertahan Hidup (survived) belajar mencegahnya. Untuk mencapai keberhasilan dalam Business process Mengindikasikan kritik untuk memperbaiki kinerja bisnis secepatnya. reengineering, terdapat beberapa Kuadran II : Meluncurkan (Launch) faktor kunci yaitu : vision, skills, incentives, resources dan action plan. Mengindikasikan kritik untuk memperbaiki kinerja. Perusahaan akan mendapatkan keuntungan dari menginvestasikan untuk gambar pengembangan a. Vision. Visi adalah tentang apa yangdandikehendaki yang kemampuan Business process reengineering mengadakan usaha menyangkut : orang, produk, secepatnya. pelayanan, proses, fasilitas, kultur dan pelanggan. Setiap orang dalam Kuadran III : Mempertimbangkan Kembali (Reconsider ) organisasi harus mamapu mengerti, Mengindikasikan bahwa perusahaan sehat dan membutuhkan memahami, menjiwai sedikit dan menggambarkan visi Sebagian tersebut perbaikan yang dramatis di masa yang akan datang. sehingga semua tindakan dan perusahaan sebaiknya mempertimbangkan kembali mengadakan BPR keputusan selalu membawa dan berfokus pada perbaikan yang kontinu. perusahaan makin dekat pada visi yang telah ditentukan. KegiatanKuadran IV : Keuntungan (Advantage) kegiatan yang menyangkut visi antara : (1)desakan Menentukan Mengindikasikan bahwa meskipun tidak lain terdapat untuk strategi yang tepat (2) Menjelaskan perbaikan yang dramatis, namun merupakan suatu keuntungan strategic alasan mengapa dilakukan untuk mengambil inisiatif untuk melaksanakan BPR. Business process reengineering (3) Mengembangkan suatu cita-cita Dari setiap kuadran tersebut di atas, masa depan yang dipahami semua ternyata bahwa BPR tetap diperlukan orang. (4) Menentukan target yang dalam setiap kuadran terutama pada harus dicapai (5) Menjelaskan skuadran Survival dan Launch. hubungan antara usaha Business process reengineering dengan usaha yang sudah dilakukan dan (6) Membuat peta perubahan2.5 Faktor kunci keberhasilan dalam perubahan sampai pada tahap Business process reengineering akhir. b. Skills. Ketrampilan baik Hammer dan Champy (1995 : ketrampilan interpersonal maupun 198) mengatakan bahwa kunci ketrampilan teknik diperlukan agar keberhasilan dalam melakukan karyawan mampu melaksanakan rekayasa ulang terletak pada tugas-tugas dalam proses baru. Aktivitas yang dilakukan dalam pengetahuan dan kemampuan peningkatan ketrampilan antara melaksanakannya, bukan lain : (1) Mendidik pimpinan keberuntungan. Bila mengetahui puncak mengenai konsep dan aturan-aturannya dan menghindari implikasi Business process berbuat kesalahan, maka kemungkinan reengineering. (2) besar akan berhasil. Langkah pertama Menginventarisasi tipe

10

kepemimpinan yang dibutuhkan untuk melakukan proses baru. (3) Berfikir luas masa depan (4) Mengubah desain dan mengembangkan hal-hal dari luar ke dalam perusahaan (5) Memperoleh dukungan sarikat pekerja dan (6) Mengelola perbedaan atau konflik secara baik dan konstruktif. c. Incentives. Apabila karyawan dapat memahami dan merasakan perubahan secara drastis membawa perbaikan bagi karyawan, maka mereka dapat melakukan perubahan secara lebih baik. Beberapa hal yang menyangkut insentif anatara lain : (1) Perubahan harus dipimpin, disosialisasi dan dibuat target tertentu oleh pimpinan perusahaan (2) Tim manajemen bertanggung jawab atas keberhasilannya (3) Hilangkan rasa ketakutan (4) Memberi penghargaan dan pengakuan atas keberhasilan dan prestasi karyawan dan (5) Perubahan sikap dan budaya dengan sistem dan suri tauladan dari pimpinan perusahaan. d. Resources. Beberapa hal dan aktivitas dalam pengalokasian sumber daya antara lain (1) Komitmen manajemen puncak untuk melaksanakan perubahan (2) Paling sedikit 25% dari waktu manajemen puncak melaksanakan perubahan (3) Mengadakan pelatihan dan bimbingan dalam melaksanakan perubahan (4) Melakukan benchmarking dan (5) Memanfaatkan sumber daya seefektif dan efisien mungkin. e. Action plan. Action plan adalah perencanaan dari serangkaian aktivitas, penanggung jawab dan jadwal waktu serta target yang terinci.

III.

ANALISIS BERJALAN 3.1

SISTEM

YANG

PROFIL PERUSAHAAN Gramedia, atau lengkapnya PT. Gramedia Asri Media adalah anak perusahaan Kelompok Kompas Gramedia. Perusahaan ini didirikan pada tanggal 2 Februari 1970 dengan diawali dari satu toko buku kecil berukuran 25m di daerah Jakarta Barat dan sampai tahun 2002 telah berkembang menjadi lebih dari 80 toko yang tersebar di seluruh Indonesia. Produk yang ditawarkan pun saat ini tidak hanya terbatas pada buku dan alat tulis, tapi juga perlengkapan kantor, alat olahraga, kamera, kamus elektronik, DVD dan CD musik dan film, sampai alat musik. Mungkin karena menyasar konsumen pelajar dan mahasiswa, jadi diversifikasi produk-produk yang ditawarkan adalah yang dekat dengan dunia remaja. Secara garis besar, kelompok Gramedia Majalah terdiri dari tiga bagian, yaitu Bisnis, Redaksi dan Supporting. Bagian Bisnis terdiri dari Sirkulasi, Iklan dan Promosi. Redaksi terbagi dalam lima bagian, yaitu Media Wanita, Media Anak, Media Otomotif, Media Pria, serta Media Pengetahuan, Teknologi dan Umum. Sedangkan Bagian Supporting terdiri dari Anggaran, Pracetak, SDM, Umum, dan Teknologi Informasi. Salah satu nilai diferensiasi yang ditawarkan oleh Gramedia adalah adanya dukungan sistem teknologi informasi yang memberikan kemudahan bagi perusahaan dan konsumen. Bagi Gramedia sendiri, penerapan sistem teknologi informasi akan memberikan

11

gambaran tentang jumlah perputaran barang yang masuk dan keluar setiap saatnya. Hal ini bisa membantu perusahaan menjaga ketersediaan barang dan mencegah kekosongan. Di sisi konsumen, dukungan sistem teknologi informasi memberikan kemudahan untuk melacak buku yang dicari.

Hanya dengan memasukkan kata kunci berupa judul buku atau nama pengarang atau nama penerbit maka penjelajahan bisa dilakukan. Informasi itu pun lengkap dengan map tempat rak dimana buku tersebut diletakkan. Efektif, dan pastinya efisien.

3.2

HANDOF LEVEL SISTEM BERJALAN

12

3.3

MILESTONE LEVEL SISTEM BERJALAN

MILESTONE LEVEL
KEPALA MARKETING Buat Daftar Rekomenda si Buku Submit Daftar Rekomendasi Buku Terima daftar Buku Pesanan Buat Daftar Pemesanan Buku Buat Daftar Pemesanan Buku

KEPALA GUDANG

Terima Daftar Rekomendasi Buku

Cek Jumlah Buku digudang

Tentukan Daftar Buku dipesan

Submit daftar Buku Pesanan

KEPALA CABANG

Terima Daftar Pemesanan Buku

Cek Priorotas Pemesana Buku

KEPALA BAG. PERSEDIAAN

SUPPLIER

MILESTONE LEVEL
KEPALA MARKETING Refisi Daftar Rekomendasi Buku

KEPALA GUDANG

Cek Priorotas Pemesana Buku KEPALA CABANG Yes

No

Minta Perubahan Supplier

ACC Daftar Pemesanan Buku

Submit Daftar Pemesanan Buku

KEPALA BAG. PERSEDIAAN

Terima Daftar Pemesanan Buku

Buat Surat Pemesanan Buku

Kirim Surat Pemesanan Buku

SUPPLIER Terima Surat Pemesanan Buku Sediakan Buku Pesanan Kirim Buku Pesanan

13

MILESTONE LEVEL
KEPALA MARKETING Terima Daftar Buku

KEPALA GUDANG

Terima Laporan Stok Buku

KEPALA CABANG

Terima Laporan Penerimaan Buku

KEPALA BAG. PERSEDIAAN

Terima Kiriman Buku

Catat Penerimaan Buku

Buat Daftar Buku, Stok Buku, dan Laporan Penerimaan Buku

Kirim Laporan Penerimaan Buku

SUPPLIER

Kirim Buku Pesanan

3.4

HASIL LAMA

ANALISIS

SISTEM

2. Kepala gudang berfungsi untuk mengecek barang pesanan buku, bukan memeriksa stok persediaan yang seharusnya di lakukan oleh bagian sales dan bagian persediaan. 3. Pada diagram diatas tidak

Hasil analisa sistem lama adalah pada diagram handoff di atas tidak terlihat adanya sistem komputerisasi pada proses bisnis. Ada proses yang belum jelas tentang sistem penagalihan supplier

disertakan bagian data prosesing yang memproses pesanan buku untuk mengupdate stok barang di computer

terhadap barang yang sudah di kirim. Berikut adalah hasil detail analisa system pada diagram handoff di atas: 1. Proses lakukan pemesanan langsung buku oleh di

4. Tidak terlihat alur proses dari kepala gudang dalam memeriksa buku pesanan apakah sesuai

kepala

marketing padahal di lapangan ada bagian sales , tugas dari kepala marketing seharusnya adalah

dengan pesanan atau tidak. 5. Tidak terlihat proses penagihan supplier terhadap faktur yang

mengotorisasi dari hasil analisa bagian sales dalam proses

dikirim dari surat pesanan order.

pemesanan buku.

14

sales, 3.5 CASE FOR ACTION Melihat hasil analisa diatas bahwa proses penjualan menjadi titik

spv

sales

hanya

melakukan otorisasi dari bagian sales. 2. Kepala gudang berfungsi mengecek barang pesanan yang di order 3. Perlu ada data processing untuk melakukan update stok kedata komputer

tumpu dalama proses bisnis di Gramedia, sehingga di perlukan perubahan sistem sebagai berikut : 1. Proses dilakuakan pemesanan oleh bagian

IV.

Hasil Proses Reengineering

4.1 KONTEK DIAGRAM TOKO BUKU (CABANG)

BUSINESS PROCESS TOKO


PERSYARATAN ISO 9001 : 2000 PUSAT

PERSYARATAN PELANGGAN

EVALUASI DAN PERENCANAAN MANAJEMEN

PEMBELIAN

SUPPLIER

DATA PROCESSING

ADMINISTRASI

PENJUALAN

TECHNICAL SUPPORT PENGUKURAN, ANALISA, PERBAIKAN

PRODUK / LAYANAN

KEPUASAN / KETIDAK PUASAN

15

4.2 KONTEK DIAGRAM SALES

CONTEXT DIAGRAM SALES

INSPEKSI

ADMINISTRASI

PEMBELIAN

MONITORING & MAINTENANCE STOCK

PEMBELIAN

RUMAH TANGGA

EDP

TERIMA PRODUK

SALES

EDP

PUSAT

CUSTOMER

HANDLING COMPLAIN

CUSTOMER

16

4.3 KONTEK DIAGRAM PURCHASING

CONTEXT DIAGRAM PURCHASING


TERIMA PRODUK TRANSFER DATA

SUPPLIER

EDP

SELEKSI

EDP

EVALUASI SUPPLIER

SUPPLIER

PUSAT

PERENCANAAN STOCK

PENJUALAN

PESAN / RETUR PRODUK

PENJUALAN

INFORMASI LAIN

17

4.3 KONTEK DIAGRAM DATA PROCESING

CONTEXT DIAGRAM DATA PROCESSING


PEMBELIAN PEMBELIAN

ADMINISTRASI

POSTING DAN TRANSFER DATA

PENJUALAN

PENJUALAN PUSAT

PUSAT PERMINTAAN, PERAWATAN HARDWARE & SOFTWARE ADMINISTRASI

RUMAH TANGGA

CUSTOMER

E-COMMERCE

CUSTOMER

18

4.4 KONTEK DIGARAM ADMINISTRASI PEMBAYARAN

CONTEXT DIAGRAM ADMINISTRASI


PUSAT TERIMA COUNTER RUMAH TANGGA

PENJUALAN PROMOSI COUNTER PENJUALAN PUSAT RUMAH TANGGA EVALUASI COUNTER

COUNTER COUNTER

EDP

PROSES TAGIHAN

EDP

SUPPLIER SUPPLIER

19

4.3 HANDOFF LEVEL HASIL PROSES Reengineering

Pemasok

Menerima Pesanan Order

Membuat Faktur & Mengirimkan Pesanan Order

Menerima Otorisasi Keseusian PO& Pengiriman

Kirim Invoice Tagihan

Bagian Sales

Buat Rekomendasi Order Buku

Supvervisor Sales

Otorisasi Rekomendasi Order Buku

Menerima Informasi Penolakan Pesanan No

Bagian Purchasing

Periksa Otorisasi Rekomendasi Order Buku

Yes

Memproses Rekomendasi Order

Membuat Dan Mengirimkan PO Ke Pemasok

Bagian Warehouse

Menerima &Mengecek Kiriman Pesanan Order

Otorisasi Keseusian Pesanan Order Dan Pengiriman

Bagian Data Procesing

Cek Pesanan Order Dan Buat Penerimaan

Cocokan Nilai PO dengan Faktur Kirim

Posting Penerimaan Barang Dan Update Stok

Membuat Receiving Order dan Label Buku

Bagian Labeling

Menempelkan Label Pada Buku

Bagian Keuangan

20

Menerima Invoice Tagihan

4.4 MILESTOE LEVEL HASIL PROSES Reengineering


Pemasok
Menerima Pesanan Order Membuat Faktur & Mengirimkan Pesanan Order Kirim Invoice Tagihan

Bagian Sales

Buat Rekomendasi Order Buku

Submit Rekomendasi Order Buku

Supvervisor Sales

Otorisasi Rekomendasi Order Buku

Menerima Informasi Penolakan Pesanan

Menerima Informasi Pesanan Order Datang

Bagian Purchasing

Periksa Otorisasi Rekomendasi Order Buku

Tentukan Buku yang di pesan dan Ditolak Pesan

Proses Buku Yang Dipesan Dan Kirim Ke Pemasok

Bagian Warehouse

Menerima &Mengecek Kiriman Pesanan Order

Bagian Data Procesing

Bagian Labeling

Bagian Keuangan

21

MILESTONE LEVEL
Pemasok
Menerima Otorisasi Kesesuain PO& Pengiriman Kirim Invoice Tagihan Pesanan

Bagian Sales

Terima Laporan Buku Sudah Dilabel

Periksa Receving Order Dengan Fisik buku Yg sudah Dilabel

Display Buku

Supvervisor Sales

Terima Laporan Receiving Order

Bagian Purchasing

Terima Laporan Receiving Order

Bagian Warehouse

Menerima &Mengecek Kiriman Pesanan Order

Otorisasi Kesesuain Pesanan Order Dan Pengiriman

Bagian Data Procesing

Cocokan Nilai Pesanan dengan Faktur Kirim

Posting Penerimaan Barang Dan Update Stok

Membuat Receiving Order & Cetak Label Buku

Bagian Labeling

Terima Label Buku

Tempelkan Label Buku

Bagian Keuangan

4.5

22

MILESTONE LEVEL
Pemasok
Kirim Invoice Tagihan Pesanan Terima Teransfer Pembayaran

Bagian Sales

Supvervisor Sales

Bagian Purchasing

Bagian Warehouse

Bagian Data Procesing

Bagian Labeling

Bagian Keuangan

Menerima Invoice Tagihan

Mencocokan Invoce Tagihan denagn Faktur Terima

Membuat Bukti Pembayaran Ke supplier

Kirim Transfer Pembayaran Ke supplier

23

4.5 EKTERNAL PROBLEM Untuk menganalisa masalah di luar yatu maslaha dengan

2. Pelatihan suvervisory

pembekalan manangen

untuk para Kepala Sales (Kepala Marketing) 3. Melakukan Purchasing 4. Mengarahkan semua pelatihan

pelangga (kepuasan pelanggan) maka perusahana menyediakan buku bad command dan good command. 1. Bad merupakan command catatan

bagian

mempunyai

Action Plan pekerjaan setiap bulannya

keluhan pelanggan dan solusi yang di perbaiki oleh pihak manajemen 2. Good merupakan command catatan

4.7 Diagnostic Diagnostic merupakan kegiatan dimana para lini manajemen membahas permaslahan baik

pelanggan merasa pusa dengan palayanan

permasalahan internal maupun permasalah melakukan : 1. Management review ekternal dengan

pihak perusahaan 4.6 INTERNAL PROBLEM Selain melakukan maintenance pelanggan tetunya perusahaan mempunya yaitu problem internal karyawan Untuk

adalah kegiatan dimana semua permasalah baik ekternal dengan maupun bahas (berkaitan pelanggan) internal dan di di cari

dikalangan

perusahaan.

meningkatkan mutu karyawan sehingga karyawan mampu

melayani pelanggan dengan baik maka perlu diadakan training misalnya 1. Peletihan pembekalan

solusinya 2. Progres Report adalaha kegiatan target membahas yang telah oleh

MAKE OVER untuk para sales promotion Girl

ditetapkan perusahaan

24

penumpang dengan menyederhanakan proses dan menyenangkan penumpang. 4.8 VISION 3. Tahapan dasar rekayasa ulang proses bisnis adalah rethink, redesign dan retool yang meliputi tahapan persiapan, identifikasi, visi, pemecahan dan transformasi dengan menggunakan dua puluh tujuh teknik manajemen. 4. Untuk mencapai keberhasilan dalam rekayasa ulang proses bisnis ada lima faktor kunci yaitu : vision, skills, incentives, resources dan action plan. Kegiatan Rekayasa ulang proses bisnis tetntunya tidak akan jika tidak

mencapai perusahaan

maksimal tersebut

mempunyai visi yag jelas. Dilihat dari proses bisnis yang baru maka perusahaan gramedia mempunyai visi sebgai berikut : 1. Menyediakan produk-produk buku unggulan yang Mempunyai unsur pendidikan dan informasi 2. Menyediakan produk unggulan yang mengandung unsur hiburan yang mendidik 3. Menyediakan Produk yang berbasis Ilmu pengetahuan

V.

KESIMPULAN 1. Rekayasa ulang proses bisnis merupakan salah satu pendekatan untuk meningkatkan keunggulan kompetitif di tengah persaingan yang makin ketat. 2. Tujuan rekayasa ulang proses bisnis adalah perbaikan proses atau prosedur pelayanan untuk meningkatkan kepuasan total

25

DAFTAR PUSTAKA Andrew, Dorine C., dan Stalick, Susan K. (1994). Business reengineering : The Survival guide. Englewood Cliffs, New Jersey : Prentice Hall, Inc. Hammer, Michael, dan Champy, James (1995). Rekayasa ulang perusahaan : Sebuah manifesto bagi resolusi bisnis. (Alih bahasa : Marcus Prihminto Widodo), Jakarta, Gramedia. Manganelli, Raymond L., dan Klein Mark M (1994). The reengineering handbook : A- Step-by-step guide to business transformation. United States of American Management Association (AMACOM). Nasution, M.N (2004). Manajemen mutu terpadu, cetakan ke tiga. Jakarta : PT. Ghalia Indonesia. Peppard, Joe dan Rowland, Phillip (1995). The essence of business process reengineering, Hertfordshire. UK ; Prentice Hall International (UK) Limited.

26

You might also like