Manajemen mutu merupakan sebuah filsafat dan budaya organisasi yang menekankan kepada upaya menciptakan mutu yang

konstan melalui setiap aspek dalam kegiatan organisasi. Manajemen mutu membutuhkan pemahaman mengenai sifat mutu dan sifat sistem mutu serta komitmen manajemen untuk bekerja dalm berbagai cara. Manajemen mutu sangat memerlukan figure pemimpin yang mampu memotivasi agar seluruh anggota dalam organisai dapat memberikan konstribusi semaksimal mungkin kepada organisasi. Hal tersebut dapat dibangkitkan melalui pemahaman dan penjiwaan secara sadar bahwa mutu suatu produk atau jasa tidak hanya menjadi tanggung jawab pimpinan, tetapi menjadi tanggung jawab seluruh anggota dalam organisasi. Pengertian Mutu Dugaan dan penafsiran yang sering timbul bahwa "mutu" diartikan sebagai sesuatu yang : - Unggul dan bermutu tinggi - Mahal harganya - Kelas, tingkat atau bernilai tinggi Dugaan dan penafsiran tersebut di atas kurang tepat untuk dijadikan dasar dalam menganalisa dan menilai mutu suatu produk atau pelayanan. Tidak jauh berbeda dengan kebiasan mendefinisikan "mutu" dengan cara membandingkan satu produk dengan produklainnya. Misalnya jam tangan Seiko lebih baik dari jam tangan Alba. Kedua pengertian mutu tersebut pada dasarnya mengartikan tingkat keseragaman yang dapat diramalkan dan diandalkan, disesuaikan dengan kebutuhan serta dapat diterima oleh pelanggan (custumer). Secara singkat mutu dapat diartikan: kesesuaian penggunaan atau kesesuaian tujuan atau kepuasan pelanggan atau pemenuhan terhadap persyaratan. Mutu Harus Berfokus pada Kebutuhan Pelanggan Prinsip mutu, yaitu memenuhi kepuasan pelanggan (customer satisfaction). Dalam manajemen mutu, pelanggan dibedakan menjadi dua, yaitu: - Pelanggan internal (di dalam organisasi) - Pelanggan eksternak (di luar organisasi) Pada pengertian manajemen tradisional, yang dimaksud pelanggan adalah pelanggan eksternal (di luar organisasi). Mengapa pelanggan internal menjadi perhatian manajemen mutu? Jawabnya, adalah apabila pribadi yang ada di dalam organisasi tersebut dilayani dengan baik, otomatis mereka akan melayani pelanggan eksternal secara baik pula. Organisasi dikatakan bermutu apabila kebutuhan pelanggan bisa dipenuhi dengan baik. Dalam arti bahwa pelanggan internal, missal guru, selalu mendapat pelayanan yang memuaskan dari petugas TU, Kepala Sekolah selalu puas terhadap hasil kerja guru dan guru selalu menanggapi keinginan siswa.

PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN MUTU Manajemen mutu adalah aspek dari seluruh fungsi manajemen yang menetapkan dan melaksanakan kebijakan mutu. Pencapaian mutu yang diinginkan memerlukan kesepakatan dan partisipasi seluruh anggota organisasi, sedangkan tanggung jawab manajemen mutu ada pada pimpinan puncak. Untuk melaksanakan manajemen mutu dengan baik dan menuju keberhasilan, diperlukan prinsip-prinsip dasar yang kuat. Prinsip dasar manajemen mutu terdiri dari 8 butir, sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Setiap orang memiliki pelanggan Setiap orang bekerja dalam sebuah sistem Semua sistem menunjukkan variasi Mutu bukan pengeluaran biaya tetapi investasi Peningkatan mutu harus dilakukan sesuai perencanaan Peningkatan mutu harus menjadi pandangan hidup Manajemen berdasarkan fakta dan data Fokus pengendalian (control) pada proses, bukan hanya pada hasil out put

Prinsip Manajemen Mutu sebagaimana yang dikemukakan Masaake Imae ( 1971) yang ditulis dalam bukunya berjudul 10 QC Maxims yang kemudian juga menjadi acuan dalam standar ISO 9001. Instisari dari sepuluh prinsip itu dapat dijelaskan secara singkat sbb : 1.Terapkan PDCA dalam Setiap Tindakan Pengendalian dan perbaikan mutu merupakan kegiatan yang berkelanjutan yang harus dijalankan secara sistematis dengan menerapkan pendekatan manajemen (PDCA) PLAN, DO, CHECK and ACTION ( Urutan Prioritas) dari setiap Karakteristik Setelah memahami ekspektasi pelanggan terhadap karakteristik mutu produk, kita dapat melanjutkan pertanyaan ketiga tentang bagaimana kepentingan relatif ( urutan prioritas ) dari setiap karakteristik itu. Untuk menjawab pertanyaan ini, kita dapat menggunakan suatu alat yang populer dewasa ini, yaitu: Penyebaran Fungsi Mutu ( Quality Function Deployment = QFD ). Dalam kenyataan , karakteristik mutu yang diinginkan oleh pelanggan, tingkat ekspektasi pelanggan dan kepentingan relatif dari setiap kreteria dapat saling bertentangan, sebagai misal : Mobil dengan akselerasi cepat dan hemat dalam penggunaan bahan bakar merupakan karakteristik yang diinginkan pelanggan, namun memiliki trade off di antara kedua karakteristik itu. Restoran dengan pelayanan prima, makanan yang enak, dan harga yang rendah, merupakan karakteristik mutu yang dinginkan oleh pelanggan, namun saling bertentangan dengan satu dan lainnya. Sistem komputer dengan keamaman tinggi dan akses yang mudah, merupakan karakteristik mutu yangdiinginkan pelanggan, namun saling bertentangan antara satu dengan yanglkainnya engineering design yang aman, andal, efesien, dan tidak mahal merupakan karakteristik mutu yang dinginkan pelanggan, namun). 2.Kendalikan kegiatan sejak awal Pengendalian mutu hendaknya dilakukan sejak awal atau sedini mungkin pada setiap proses, sebab keterlambatan pengendalian akan menjadi penerobosan yang tidak perlu yang sebenarnya dicegah. 3.Jangan menyalahkan orang lain Sikap menyalahkan orang lain tidak akan menyelesaikan masalah. Sebaliknya akan menimbulkan masalah baru. Bila ditemukan masalah, jangan mencari siapa yang bersalah.Tetapi pikirkanlah penyebab terjadinya masalah dan temukan langkah-langkah perbaikannya. 4.Bertindak berdasarkan prinsip prioritas Prinsip prioritas adalah prinsip mengutamakan yang utama, atau mendahulukan yang penting dalam melakukan suatu tindakan. Sebelum bertindak, pertimbangkan tingkat kepentingan dari apa yang akan dilakukan. Bila tindakan itu terkait dengan pemecahan masalah, prioritas hendaknya diberikan pada masalah yang paling penting atau paling besar pengaruhnya dalam pencapaian tujuan. Biasanya dalam pemecahan masalah juga berlaku prinsip pareto atau prinsip 20:80, artinya dalam pemecahan suatu masalah, hendaknya prioritas diberikan pada 20% penyebab utamanya yang menimbulakn dampak perbaikan 80%. 5.Proses berikutnya adalah Pelanggan Pelanggan adalah proses berikutnya yang menerima atau menggunakan jasa atau produk dari proses sebelumnya. Dalam rangkaian diagram diatas, A sampai L adalah pelanggan. Konsep

hubungan pelanggan-pemasok ini bisa diaplikasikan secara internal maupun secara eksternal.Secara internal, setiap proses adalah pelanggan saat menerima hasil kerja dari unit lain. Secara eksternal semua mata rantai produk, mulai dari distributor, agen, pengecer sampai pembeli atau pemakai langsung suatu produk atau jasa adalah termasuk dalam pengertian hubungan pelanggan-pemasok. Setiap proses berikutnya memiliki empat hal pokok yang sangat penting dan menjadi fokus pemikiran bagi proses sebelumnya.Empat hal pokok itu adalah kebutuhan, persyratan, harapan, dan persepsi.Kedua pihak hendaknya sebelumnya harus memikirkan apa yang dibutuhkan, diisyaratkan, diharapakan dan dipersepsikan oleh proses berikutnya. Upaya sistematis untuk mengidentifikasi dan memenuhi empat hal pokok itu dinamakan fokus pelanggan. 6.Setiap Tindakan Perbaikan Diikuti Pencegahan Tindakan koneksi adalah tindakan awal untuk menghilangkan fenomena dari suatu kondisi yang tidak diinginkan. Kondisi yang tidak diinginkan adalah masalah. Misalnya terjadi penyimpangan berat produk. Setelah penyimpanagan dikoreksi, selanjutnya perlu dianalisa secara lebih teliti sampai ditemukan akar penyebab yang paling dalam. Bila akar penyebab telah dapat diidentifikasi, maka selanjutnya dipikirkan alternatif cara yang paling efektif untuk mencegah terulangnya masalah yang sama.Tindakan koreksi dan tindakan pencegahan idealnya dilakukan bersamaan terhadap suatu maslah.Contoh tindakan pencegahan pada contoh kasus di atas misalnya melakukan kalibrasi secara berkala terhadap mesin pengantongan dan menyediakan prosedur untuk pemeliharaan preventif. Apa yang dikatakan standar ISO 9001 tentang perbaikan? Perusahaan harus mengambil langkah-langkah untuk mengeliminasi penyebab terjadinya ketidak sesuaian agar masalah yang sama tidak terulang kembali.Tindakan yang diambil haruslah dengan dampak yang ditimbulkan. Apa yang dikatakan standar tentang pencegahan? Perusahaan harus memastikan langkahlangkah yang diambil untuk menghilangkan penyebab-penyebab ketidak sesuaian untuk pencegahan yang diambil haruslah sesuai dengan dampak potensi yang ditimbulkan. Fokus sistem manajemen mutu pada hakekatnya adalah mencegah terjadinya kegagalan pada seluruh tahapan mulai input,proses sampai outpru akhir dengan pendekatan sistematik holistik, sinergistik dan antisipatif. 7.Berbicara berdasarkan Data Data adalah dasar untuk melakukan suatu tinadakan. Dalam penyelesaian masalah data menjadi landasan bertindak agar keputusan yang diambil tepat dan benar. Agar pemanfaatan data dapat tepat dan benar maka pendekatan statistik sangat dianjurkan dalam sistem manajemen mutu industri otomotif ISO / TS 16949 penerapan statistik merupakan keharusan. 8.Perbaikan Diawali dengan Penetapan Sasaran Tujuan dari suatu tindakan haruslah jelas dan ditentukan sejak awal agar efektivitas tindakan dapat dinilai secara objektif. Sistem manajemen mutu ISO 9001 mensyaratkan perusahaan untuk menetapkan tujuan. Dikatakan : sasaran-sasaran muttu, termasuk sasaran lainnya yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian produk ditetapkan pada unit-unit fungsional pada berbagai tingkatan dalam perusahaan.Sasaran mutu dibuat spesifik dan sejalan dengan kebijakan mutu. 9.Market in Concept

Manajemen mutu merupakan sebuah filsafat dan budaya organisasi yang menekankan kepada upayamenciptakan mutu yang konstan melalui setiap aspek dalam kegiatan organisasi. Manajemen mutu membutuhkan pemahaman mengenai sifat mutu dan sifat sistem mutu serta komitmen manajemen untuk bekerja dalm berbagai cara. Manajemen mutu sangat memerlukan figure pemimpin yang mampu memotivasi agar seluruh anggota dalam organisai dapat memberikan konstribusi semaksimal mungkin kepada organisasi. Hal tersebut dapat dibangkitkan melalui pemahaman dan penjiwaan secara sadar bahwa mutu suatu produk atau jasa tidak hanya menjadi tanggung jawab pimpinan, tetapi menjadi tanggung jawab seluruh anggota dalam organisasi. Pengertian Mutu Dugaan dan penafsiran yang sering timbul bahwa "mutu" diartikan sebagai sesuatu yang : Unggul dan bermutu tinggi Mahal harganya Kelas, tingkat atau bernilai tinggi Dugaan dan penafsiran tersebut di atas kurang tepat untuk dijadikan dasar dalam menganalisa dan menilai mutu suatu produk atau pelayanan. Tidak jauh berbeda dengan kebiasan mendefinisikan "mutu" dengan cara membandingkan satu produk dengan produklainnya. Misalnya jam tangan Seiko lebih baik dari jam tangan Alba. Kedua pengertian mutu tersebut pada dasarnya mengartikan tingkat keseragaman yang dapat diramalkan dan diandalkan, disesuaikan dengan kebutuhan serta dapat diterima oleh pelanggan (custumer). Secara singkat mutu dapat diartikan: kesesuaian penggunaan atau kesesuaian tujuan atau kepuasan pelanggan atau pemenuhan terhadap persyaratan. Mutu Harus Berfokus pada Kebutuhan Pelanggan Prinsip mutu, yaitu memenuhi kepuasan pelanggan (customer satisfaction). Dalam manajemen mutu, pelanggan dibedakan menjadi dua, yaitu: Pelanggan internal (di dalam organisasi) Pelanggan eksternak (di luar organisasi) Pada pengertian manajemen tradisional, yang dimaksud pelanggan adalah pelanggan eksternal (di luar organisasi). Mengapa pelanggan internal menjadi perhatian manajemen mutu? Jawabnya, adalah apabila pribadi yang ada di dalam organisasi tersebut dilayani dengan baik, otomatis mereka akan melayani pelanggan eksternal secara baik pula. Organisasi dikatakan bermutu apabila kebutuhan pelanggan bisa dipenuhi dengan baik. Dalam arti bahwa pelanggan internal, missal guru, selalu mendapat pelayanan yang memuaskan dari petugas TU, Kepala Sekolah selalu puas terhadap hasil kerja guru dan guru selalu menanggapi keinginan siswa. PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN MUTU Manajemen mutu adalah aspek dari seluruh fungsi manajemen yang menetapkan dan melaksanakan kebijakan mutu. Pencapaian mutu yang diinginkan memerlukan kesepakatan dan partisipasi seluruh anggota organisasi, sedangkan tanggung jawab manajemen mutu ada pada pimpinan puncak. Untuk melaksanakan manajemen mutu dengan baik dan menuju keberhasilan, diperlukan prinsip-prinsip dasar yang kuat. Prinsip dasar manajemen mutu terdiri dari 8 butir, sebagai berikut: 1. Setiap orang memiliki pelanggan 2. Setiap orang bekerja dalam sebuah sistem 3. Semua sistem menunjukkan variasi 4. Mutu bukan pengeluaran biaya tetapi investasi 5. Peningkatan mutu harus dilakukan sesuai perencanaan

6. Peningkatan mutu harus menjadi pandangan hidup 7. Manajemen berdasarkan fakta dan data 8. Fokus pengendalian (control) pada proses, bukan hanya pada hasil out put Sasaran Mutu merupakan tujuan yang akan dicapai dalam melakukan proses pada suatu Perusahaan / Organisasi. Seperti diketahui bahwa Kebijakan Mutu yang telah ditentukan bisa sebagai pembuka jalan dalam pembuatan Sasaran Mutu, itu merupakan salah satu cara termudah, walaupun bisa saja menggunakan masukan dari tingkatan bawah (bottom-up) atau cara - cara lainnya. Semua cara - cara tersebut setidaknya harus sesuai dengan fokus kepada pelanggan dan dikomunikasikan ke semua tingkatan dalam Perusahaan / Organisasi. Pembuatan Sasaran Mutu ini terbagi menjadi dua yaitu Sasaran Mutu untuk tingkatan Perusahaan / Organisasi dan Sasaran Mutu untuk tingkatan / fungsi terkait. Metode Pembuatan Sasaran Mutu dalam ISO 9001 mempunyai prinsip SMART yaitu harus Specific (Spesifik), Measurable (terukur), Achievable (dapat dicapai), Relevant (relevan), Time-Bound (Batas waktu). Specific : target yang ditentukan haruslah spesifik / jelas, misal: Produk NG Untuk Pengecatan. Measurable : harus terukur, ex: Produk NG untuk Pengecatan 3 % Achievable: Target yang ditentukan haruslah yang masuk akal bisa dicapai, ex: Standar kapasitas produksi sesuai hasil analisa yang telah ditetapkan untuk bagian Pengecatan adalah 1400 / bulan. Dalam hal ini tidaklah mungkin menetapkan sampai 2000 / bulan dengan waktu normal yang telah ditetapkan. Relevant: Sasaran mutu yang ditetapkan harus relevan/sesuai dengan proses / fungsi terkait. Ex: Bagian PPC setidaknya mempunyai Sasaran Mutu "Ketepatan Waktu Pembuatan Rencana Produksi" bukannya mempunyai sasaran mutu "Tidak ada Kesalahan Pengujian". Time Bound : harus mempunyai batas waktu yang jelas, ex: Produk NG untuk Pengecatan 3 % / bulan Sasaran Mutu yang telah dibuat ini pastinya harus diukur / dianalisa dalam suatu laporan Analisa Data sesuai waktu yang ditetukan dalam pencapaiannya Pengertian ISO 9000 Sistem Standar Manajamen Mutu

ISO 9001:2000 adalah suatu standar internasional untuk sistem manajemen Mutu / kualitas. ISO 9001:2000 menetapkan persyaratan - persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian dari suatu sistem manajemen mutu. ISO 9001:2000 bukan merupakan standar produk, karena tidak menyatakan persyaratan persyaratan yang harus dipenuhi oleh sebuah produk (barang atau jasa). ISO 9001:2000 hanya merupakan standar sistem manajemen kualitas. Namun, bagaimanapun juga diharapkan bahwa produk yang dihasilkan dari suatu sistem manajemen kualitas internasional, akan berkualitas baik (standar).

Sehingga dapat disimpulkan bahwa Quality Management Systems (ISO 9001:2000) adalah: 1. Merupakan prosedur terdokumentasi dan praktek - praktek standar untuk manajemen

sistem, yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu, dimana kebutuhan atau persyaratan tertentu tersebut ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan dan organisasi. Manfaat Penerapan ISO 9001:2000 adalah : 1. Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui jaminan kualitas yang terorganisasi dan sistematik. 2. Meningkatkan brand image perusahaan serta daya saing dalam memasuki pasar global. 3. Meningkatkan kualitas dan produktivitas dari manajemen melalui kerjasama dan komunikasi yang lebih baik, sistem pengendalian yang konsisten, serta pengurangan dan pencegahan pemborosan karena operasi internal menjadi lebih baik. 4. Sistem terdokumentasi dengan baik

5. Sebagai sarana pelatihan - pelatihan secara sistematik kepada seluruh karyawan dan manajer organisasi melalui prosedur - prosedur dan instruksi - instruksi yang terdefinisi secara baik. 6. Meningkatkan Kinerja karyawan

7. Menghemat biaya dan mengurangi duplikasi audit sistem kualitas oleh pelanggan. 8. Terjadi perubahan positif dalam budaya kerja. dll

ISO 9001 : 2000 berisi standard / elemen yang memungkinkan organisasi / industry dalam melakukan perbaikan yang berkesinambungan ( Continual Improvement ) pada : 1. Proses yang terkait dengan pelangan 2. Sistem Kepemimpinan / Leadership 3. Manajemen sumber daya 4. Perbaikan dan peningkatan proses 5. Sistem manajemen 6. Sistem perbaikan yang berkesinambungan 7. Pengambilan keputusan yang Factual 8. Hubungan saling menguntungkan dengan pemasok PENGERTIAN MUTU: gambaran dan karakteristik menyeluruh dari barang/jasa, yang menunjukan kemampuannya dalam memuaskan konsumen sesuai dengan kebutuhan yang ditentukan. Memenuhi persyaratan konsumen/pelanggan Sesuai dengan kegunaan Memuaskan pelanggan pada biaya kompetitif Resultante dari karakteristik produk dan jasa pemasaran, Rekayasa, pembuatan dan pemeliharaan yang membuat produk Dan jasa yang digunakan memenuhi harapan konsumen/ Pelanggan

MANAJEMEN MUTU (QUALITY MANAGEMENT): Untuk mengantisipasi persaingan, aspek mutu perlu selalu di evaluasi dan direncanakan (perbaikan/peningkatan) melalui penerapan fungsi-fungsi manajemen mutu MANAJEMEN MUTU TERPADU (TOTAL QUALITY MANAGEMENT) / TQM: bukan hanya fungsi produksi yang mempengaruhi kepuasan pelanggan terhadap mutu tetapi tanggung jawab terhadap mutu tidak cukup dibebankan kepada bagian tertentu saja, tetapi sudah menjadi tanggung jawab seluruh individu di perusahaan . MANAJEMEN MUTU: semua aktifitas dari keseluruhan fungsi manajemen yang menetapkan kebijakan mutu, tujuan dan tanggung jawab perusahaan, serta melaksanakannya dengan cara seperti perencanaan mutu, pengendalian mutu, pemastian mutu dan peningkatan mutu di dalam sistem mutu. SISTEM MUTU: Struktur organisasi, prosedur, proses dan sumberdaya yang diperlukan untuk menerapkan manajemen mutu. MANAJEMEN SISTEM MUTU MUTU --> --> dampak dituntut tidak terhadap KEGIATANNYA WADAHNYA globalisasi: bermutu pasar ada mutu

TUJUAN AUDIT MUTU: Dilihat dari Produk Persyaratan yang Batas antar negara Dituntut kesamaan standar

Catatan: untuk konsistensi mutu produk yang dihasilkan perlu pengendalian mutu (quality control)

PENGENDALIAN MUTU: Menerima Menerima

Dilihat Memeriksa tidak

dari

aktifikasi

memakai memakai

inspeksi : produk syarat syarat

Pada awalnya ISO 9000 sebagai tuntutan pasar ternyata memberikan nilai tambah: Peningkatan produktifitas Peningkatan efisiensi Penurunan biaya Peningkatan kepuasan pelanggan Maka Awal 1987 50 dirasakan s/d % sebagai maret 1990 perusahaan kebutuhan --> 95.187 di perusahaan. sertifikat inggris

 Indonesia 1996 2001

20 sisanya

% afrika,

perusahaan asia barat,

di asia

eropa tenggara : perusahaan perusahaan

--> -->

ada

170 3000

Seri standar iso 9000 ini terdiri dari klausul klausul yang mengatur mulai tanggung jawab manajemen terhadap mutu sampai dengan hal hal teknis yang menyangkut : Pembelian bahan baku Perencanaan mutu Pengendalian proses Pengujian produk akhir Pelayanan pelanggan dll Seri ISO ISO ISO ISO 9001 9002 9003 9000 --> --> --> dibedakan ada 19 16 20 atas: klausul klausul klausul

Sertifikasi yang diperoleh di audit setiap 6 bulan oleh badan sertifikasi (auditor) ISO 9001 ; ISO 9002 ; ISO 9003 --> Kategori Kontraktual Perusahaan memerlukan bukti pengakuan dari pihak ketiga dalam bentuk sertifikat dari badan sertifikasi dalam penerapan standar diperlukan lembaga pendukung seperti : Konsultan Lembaga Sertifikasi Lembaga Akreditasi Laboratorium Penguji, dsb

ISO9001 Mengenal ISO9001 : 2000 Sistem Manajemen Mutu (SMM) atau Quality Management System (QMS) ISO9001 adalah standart internasional dalam bidang sistem manajemen, yang merupakan penyempurnaan dari standart manajemen sebelumnya. ISO9001 versi terakhir adalah tahun 2000 (ISO9001 : 2000). Namun dalam waktu dekat akan diluncurkan versi 2008 (ISO9001 : 2008) yang rencananya akan diberlakukan mulai tahun 2009 nanti. Sampai saat ini belum ada informasi resmi apakah organisasi / perusahaan yang telah menerapkan versi 2000 harus upgrade ke versi 2008 atau tidak. Standart ISO9001 dapat diimplementasi oleh semua organisasi / perusahaan / lembaga baik yang menghasilkan produk maupun hanya pelayanan jasa saja. Bahkan bisa diaplikasikan oleh organisasi semacam yayasan sosial yang betul betul menginginkan sistem manajemennya baik. Sifat standartnya masih fleksibel (ada beberapa hal yang implementasinya disesuaikan dengan kondisi dan keadaan organisasi). Prinsipnya adalah apa yang ditulis dikerjakan dan apa yang dikerjakan ditulis. Untuk standart internal organisasi tidak ada ketentuan yang baku, seperti format dokumen, jumlah dokumen dan jenis dokumen. Tetapi jika sudah tertulis atau terdokumentasi menjadi standart

implementasi, maka benar benar harus di aplikasikan sesuai dengan yang ditulis. Jika ada yang tidak diaplikasikan, maka akan menjadi bahan temuan auditor ketika dilakukan audit karena dianggap ketidaksesuaian. Bukti implementasi Sistem Manajemen Mutu berupa catatan mutu / record, sehingga setiap catatan mutu harus dipelihara dan dikendalikan. Organisasi menunjuk seorang Wakil Manajemen / Management Representative sebagai penanggung jawab berjalannya implementasi SMM ISO9001 ini. Apa yang Didokumentasikan Dalam standart / klausul ISO9001 telah disebutkan apa saja yang perlu didokumentasikan. Diantaranya adalah Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu, Manual Mutu, Prosedur Mutu, Formulir Mutu dan Dokumen Pendukung yang diperlukan yang berpengaruh terhadap SMM organisasi tersebut. Kebijakan Mutu (Quality Policy) Kebijakan Mutu adalah tujuan organisasi secara umum. Apa yang menjadi target organisasi ditetapkan dalam dokumen kebijakan mutu. Minimal setahun sekali kebijakan mutu hendaknya ditinjau ulang kesesuaiannya. Kebijakan Mutu harus disosialisasikan kepada setiap pelaku SMM, artinya setiap personil harus tahu apa yang menjadi tujuan organisasi tahun ini. Sasaran Mutu (Quality Objective) Setiap departemen / bagian / seksi dalam sebuah organisasi harus ada sasaran mutunya / target, yang masing masing mendukung / berhubungan dengan kebijakan mutu organisasi. Sasaran mutu hendaknya terukur dan berbatas waktu. Artinya harus bisa dibuktikan pencapaiannya. Sasaran mutu tidak mutlak harus tercapai. Tetapi bila tidak bisa tercapai, maka harus bisa dianalisa penyebab potensialnya dan segera ditetapkan tindak lanjut yang harus dilakukan agar bisa tercapai. Minimal setahun sekali sasaran mutu ini harus ditinjau ulang kesesuaiannya. Manual Mutu / Pedoman Mutu (Quality Manual) Manual Mutu adalah dokumen yang berisikan ringkasan mengenai sistem manajemen mutu yang diterapkan. Secara sistematis, semua kegiatan implementasi SMM diceritakan dalam dokumen ini, mulai dari bagaimana komitmen manajemen, apa saja yang diterapkan, sampai dengan struktur organisasi yang menjadi sumber daya pelaksana SMM harus ditetapkan. Prosedur Mutu (Quality Procedure) Dalam standart ISO9001 : 2000 disebutkan bahwa ada prosedur yang bersifat wajib dibuat oleh organisasi yang lebih sering dikenal sebagai enam prosedur wajib. Prosedur tersebut adalah : 1. Tinjauan Manajemen (Management Review) 2. Pengedalian Dokumen 3. Pengendalian Catatan Mutu 4. Audit Internal 5. Pengendalian Produk Tidak Sesuai 6. Tindakan Koreksi dan Pencegahan Prosedur lain yang perlu didokumentasikan diantaranya Prosedur Penanganan Keluhan Pelanggan, Seleksi & Evaluasi Supplier, Pelatihan. Prosedur yang ikut mempengaruhi system manajemen mutu perlu juga ditetapkan, tergantung keadaan organisasi yang bersangkutan. Hal hal yang tidak bisa / sulit dilakukan oleh organisasi sebaiknya tidak ditetapkan dalam sebuah prosedur, karena setiap prosedur yang sudah ditetapkan harus dilaksanakan. Jika tidak, maka akan menjadi bahan temuan audit, baik internal maupun eksternal. Formulir Mutu dan Dokumen Pendukung

Dalam pembuatan setiap prosedur, sebaiknya disebutkan juga dokumen yang dipakai, seperti formulir, berkas, buku, manual instruction dll sehingga kita bisa mengetahui dokumen yang harus dibuat. Tahapan Proses Sertifikasi Sertifikasi dilakukan oleh Lembaga Sertifikasi. Organisasi akan mendaftarkan terlebih dahulu ke lembaga sertifikasi yang ditunjuk dengan mengisi formulir yang telah disediakan lembaga sertifikasi sebagai tanda kontrak kerja sama untuk mendapatkan sertifikas SMM. Namun sebelum mendapatkan sertifikat, tahapan yang harus dilakukan oleh organisasi adalah sbb : Pelatihan Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu Semua personil / SDM yang menjadi pelaksana SMM terlebih dahulu harus diberikan pelatihan yang biasanya dilakukan oleh konsultan itu sendiri, yang telah ditunjuk organisasi. Gap Analysis Pihak konsultan bersama sama dengan manajemen organisasi menganalisa dan menetapkan kerangka dokumentasi SMM dan menetapkan dokumen dokumen yang diperlukan berdasarkan metode pendekatan proses sesuai dengan tahapan proses / alur proses yang ada dalam organisasi tersebut. Penyusunan Dokumen ISO9001 Tahap selanjutnya menyusun / membuat dokumen yang dilakukan oleh Wakil Manajemen bersama dengan timnya yang didampingi konsultan. Aplikasi Dokumen Setelah semua dokumen selesai, maka bisa dimulai penerapannya. Pelatihan Audit Internal Sebelum proses sertifikasi, minimal satu kali harus telah dilakukan audit internal yang dilakukan oleh masing masing departemen / seksi secara silang untuk memastikan kesesuaian implementasi SMM. Pihak konsultan wajib memberikan pelatihan audit internal kepada calon auditor sebelum pelaksanaan audit, karena salah satu syarat menjadi auditor adalah pernah mengikuti pelatihan audit internal yang dibuktikan minimal dengan daftar kehadiran pelatihan. Rapat Tinjauan Manajemen (Management Review) Setelah audit internal selesai, selanjutnya adalah dilaksanakan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM). Salah satu agendanya adalah pembahasan hasil temuan audit internal yang belum terselesaikan. Audit Sertifikasi Menjelang pelaksanaan audit internal, organisasi harus mengirimkan dokumen SMM kepada lembaga sertifikasi sebagai bukti kesiapan audit sertifikasi. Selanjutnya akan dilakukan Pre Audit oleh lembaga sertifikasi yang tujuannya untuk mengecek kesiapan dokumen pada organisasi tersebut. Selanjutnya adalah audit sertifikasi (audit eksternal) yang biasanya dilakukan selama 2 s/d 3 hari. Setelah semua temuan hasil audit eksternal diperbaiki dan organisasi dinyatakan lulus, maka organisasi mendapatkan sertifikat yang masa berlakunya 3 tahun. Setiap tahunnya, organisasi akan di audit oleh lembaga sertifikasi yang disebut dengan surveillance audit. Record ISO 9001:2008 Record atau rekaman ada disetiap perusahaan. Contoh rekaman misalnya notulen rapat. Notulen rapat sebuah contoh rekaman yang menunjukkan bukti bahwa suatu agenda telah dibahas dalam suatu rapat. Hasil notulen digunakan sebagai acuan mengambil keputusan. Jadi, rekaman berisi informasi sebagai dasar pengambilan keputusan. Oleh sebab itu, rekaman wajib dikelola dengan baik. Mengelola rekaman termasuk tata cara penyimpanan rekaman, perlindungan rekaman agar tidak rusak atau hilang, penetapan masa simpan supaya tidak menumpuk sebab setiap hari

rekaman banyak dibuat, pengidentifikasian rekaman agar mudah dikenali atau dicari, tata cara pengambilan rekaman saat diperlukan, dan pemusnahan rekaman bila melewati masa simpan. Pengelolaan rekaman diatur standar ISO 9001:2008 dalam klausul 4.2.4 Pengendalian rekaman. 4.2.4 Pengendalian rekaman Rekaman sebagai bukti kesesuaian persyaratan dan pengoperasian sistem manajemen mutu yang efektif harus dikendalikan. Organisasi harus menetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan kendali yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan, dan pembuangan rekaman. Rekaman harus mudah dibaca, siap ditunjukkan dan diakses jika diperlukan.

Konsep dasar merupakan suatu pendekatan dalam pengembangan produk dengan memfokusakan perhatian pada kebutuhan pasar, bukan pada apa yang mampu diproduksi atau dibuat oleh perusahaan. Hampir sama dengan konsep fokus pelanggan, konsep pasar lebih menekankan pada kebutuhan pasar.Sebelum memproduksi secara massal sebaiknya prusahaan meliti kebutuhan pasar.Secara lebih fokus kebutuhan pasar berarti melihat kebutuhan,persyratan, harapan, calon pelanggan pad segmen yang menjadi terget. 10.Biasakan Mencatat, Membuat Prosedur dan Menetapkan Standar. Menyediakan prosedur tertuilis dan penetapan standar mutu/hasil kerja harus selalu dijadikan kebiasaan dalam setiap kegiatan, sehingga tidakan pengendalian dan penungkatan mutu dapat lebih konsisten dan mudah dilakukan.

Manajemen Mutu Pada era globalisasi sekarang ini, persaingan yang sangat tajam terjadi baik di pasar domestik maupun di pasar internasional/global. Agar perusahaan dapat berkembang dan paling tidak bisa bertahan hidup, perusahaan tersebut harus mampu menghasilkan produk barang dan jasa dengan mutu yang lebih baik, harganya lebih murah, promosi lebih efektif, penyerahan barang ke konsumen lebih cepat, dan dengan pelayanan yang lebih baik apabila dibandingkan dengan para pesaingnya. Kondisi demikian mempunyai arti, bahwa perusahaanyang akan memenangkan persaingan dalam segmenpasar yang telah dipilih harus mampu mencapai tingkatmutu, bukan hanya mutu produknya, akan tetapi mutuditinjau dari segala aspek, seperti mutu bahan mentahdan pemasok harus bagus (bahan baku yang jelekakan menghasilkan produk yang jelek pula), mutusumber daya manusia (tenaga kerja) yang mampubekerja secara efisien sehingga harga produk bias lebihmurah dari pada harga pesaingnya, promosi yangefektif (bermutu), sehingga mampu memikat parapembeli sehingga pada gilirannya akan meningkatkanjumlah pembeli. Mutu distribusi yang mampumenyerahkan produk sesuai dengan waktu yangdikehendaki

oleh pembeli, serta mutu karyawan yangmampu melayani pembeli dengan memuaskan. Inilahyang dimaksud mutu terpadu secara menyeluruh (totalquality). Ada hubungan yang erat antara mutu produk (barang dan jasa), kepuasan pelanggan, dan laba perusahaan. Makin tinggi mutu suatu produk, makin tinggi pula kepuasan pelanggan dan pada waktu yang bersamaan akan mendukung harga yang tinggi dan seringkali biaya rendah. Oleh karena itu program perbaikan mutu bertujuan menaikkan laba. Dari penelitian membuktikan ada korelasi yang kuat antara mutu dengan laba yang dapat diraih oleh perusahaan. Sejarah Tentang Mutu Pada mulanya mutu produk ditentukan oleh produsen. Pada perkembangan selanjutnya, mutu produk ditentukan oleh pembeli, dan produsen mengetahuinya bahwa produk itu bermutu bagus yang memang dapat dijual, karena produk tersebut dibutuhkan oleh pembeli dan bukan menjual produk yang dapat diproduksi. . Manajemen mutu terpadu Kita sependapat bahwa mutu tidak ditentukan oleh pekerjaan di bengkel atau oleh tehnis pemberi jasa yang bekerja melayani pelanggan akan tetapi ditentukan oleh para manajer senior suatu organisasi yang berkat posisi yang dimilikinya bertanggung jawab kepada pelanggan, karyawan, pemasok dan pemegang saham untuk keberhasilan suatu usaha. Manajer senior ini mengalokasikan implementasi proses manajemen yang memungkinkan perusahaan memenuhi visi dan misi mereka. Dengan mengkombinasikan prinsip-prinsip tentang mutu oleh para ahli dengan pengalaman praktek telah dicapai pengembangan suatu model sederhana akan tetapi sangat efektif untuk mengimplementasikan manajemen mutu terpadu Model tersebut terdiri darikomponen-komponen Tujuan: berikut : Perbaikan terus menerus, artinya mutu selalu diperbaiki dan disesuaikan dengan perubahan yang menyangkut kebutuhan dan keinginan para pelanggan.* Prinsip: Fokus pada pelanggan, perbaikan proses Elemen:dan keterlibatan total. Kepemimpinan, pendidikan dan pelatihan, struktur pendukung, komunikasi, ganjaran dan pengakuan serta pengukuran. Model di atas dibentuk berdasarkantiga prinsip Fokus kepada pelanggan, baik mutu terpadu yaitu : pelanggan internal Fokus pada perbaikan proses kerjamaupun eksternal. untuk memproduksi secara konsisten Fokus yang memanfaatkanproduk yang dapat diterima. bakat para karyawan. Fokus pada pelanggan Mutu berdasarkan pada konsep bahwa setiap orang mempunyai pelanggan dan bahwa kebutuhan dan harapan pelanggan harus dipenuhi setiap saat kalau organisasi/perusahaan secara keseluruhan bermaksud memenuhi kebutuhan pelanggan eksternal (pembeli). Perbaikan proses Konsep perbaikan terus menerus dibentuk berdasarkan pada premisi suatu seri (urutan) langkah-langkah kegiatan yang berkaitan dengan menghasilkan output seperti produk berupa barang dan jasa. Perhatian secara terus menerus bagi setiap langkah dalam proses kerja sangat penting untuk mengurangi keragaman dari output dan memperbaiki keandalan. Tujuan pertama perbaikan secara terus menerus ialah proses yang handal, dalam arti bahwa dapat diproduksi yang diinginkan setiap saat tanpa variasi yang diminimumkan. Apabila keragaman telah dibuat minimum dan hasilnya belum dapat diterima maka tujuan kedua dari perbaikan proses ialah merancang kembali proses tersebut untuk memproduksi output yang lebih dapat memenuhi kebutuhan pelanggan, agar pelanggan puas.

15. 3. Keterlibatan total Pendekatan ini dimulai dengan kepemimpinan manajemen senior yang aktif dan mencakup usaha yang memanfaatkan bakat semua karyawan dalam suatu organisasi untuk mencapai suatu keunggulan kompetitif (competitive advantage) di pasar yang dimasuki. Karyawan pada semua tingkatan diberi wewenang/kuasa untuk memperbaiki output melalui kerjasama dalam struktur kerja baru yang luwes (fleksibel) untuk memecahkan persoalan, memperbaiki proses dan memuaskan pelanggan. Pemasok juga dilibatkan dan dari waktu ke waktu menjadi mitra melalui kerjasama dengan para karyawan yang telah diberi wewenang/kuasa yang dapat menguntungkan organisasi/perusahaan. Pada waktu yang sama keterlibatan pimpinan bekerjasama dengan karyawan yang telah diberi kuasa tersebut. Kata sistem manajemen akan selalu muncul dalam benak anda setiap kali bicara tentang ISO 9001, ISO 14001, ISO TS-16949 dan standar-standar sistem manajemen lain. Apa sebetulnya sistem manajemen? Pertama tentang sistem. Apa itu sistem? Kata sistem muncul dalam banyak kombinasi;: sistem komputer, sistem keamanan, sistem akuntansi, sistem pemerintahan dan beribu-ribu kata lain yang bisa disandingkan dengan sistem. Sistem adalah kesatuan berbagai komponen yang saling berkaitan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Jadi kata kuncinya adalah komponen-komponen dan tujuan. Contohnya, Sistem komputer adalah kesatuan dari berbagai komponen: software, monitor, hardisk, keyboard dll yang saling berkaitan untuk melakukan komputasi. Sistem keamanan adalah kesatuan dari berbagai komponen: security personnel, peralatan, pos jaga dll untuk melakukan pengamanan. Sistem manajemen mutu Bagaimana dengan sistem manajemen mutu? Arti kata dasar dari manajemen adalah pengaturan. Maka sistem manajemen mutu adalah kesatuan dari berbagai komponen (komponen dalam hal ini adalah prosedur, manual, struktur organisasi, kebijakan dan sebagainya) untuk melakukan pengaturan aktifitas-aktifitas yang mempengerahui mutu produk atau pelayanan yang dihasilkan organisasi. Banyak orang yang mempersepsikan sistem manajemen mutu sebagai sekumpulan dokumen prosedur, manual, instruksi kerja yang terkait dengan mutu. Atau lebih sederhana lagi sebagai satu bundle dokumen mutu. Persepsi tersebut sebetulnya tidak terlalu salah, karena komponen dari sistem manajemen manapun adalah hal hal yang bersifat mengatur yang biasanya dalam bentuk tertulis. Masalahnya adalah apakah sistem tersebut dapat secara efektif diterapkan atau tidak. Apakah segala aturan tertulis tersebut dapat diterapkan dan membuat kinerja mutu organisasi menjadi baik atau tidak. Bila seseoran ditanya mana sistem manajemen mutu organisasi anda? dan dia menunjukkan satu set prosedur, manual dan dokumen lainnya, dia tidak salah. Telunjuknya sudah menunjuk pada obyek yang tepat. Tetapi bila ternyata segala aturan dalam prosedur, manual jauh berbeda dari apa yang dilakukan oleh orang orang dalam organisasi tersebut, kita bisa mengambil kesimpulan bahwa sistem manajemen mutu yang ditunjuk bukan sistem manajemen organisasi tersebut. Atau

kesimpulan yang lebih ringan, sistem manajemen mutu yang ditunjuk tidak ada gunanya bagi organisasi tersebut. Setiap hal yang bersiafat aturan tidak akan ada gunanya bila tidak dipatuhi. Aturan selalu berpasangan pada implementasi. Begitu juga dengan sistem manajemen mutu. Kita tidak bisa menilai bagus atau tidaknya sistem manajemen mutu suatu organisasi dari sekumpulan dokumen kebijakan, struktur organsiasi, prosedur, instruksi kerja saja, tetapi dari sejauh mana sekumpulan dokumen tersebut diterapkan dan efektif memperbaiki dan menjaga kinerja mutu organisasi. Merancang Sistem manajemen mutu Sebagaimana diuraikan diatas, sistem manajemen mutu adalah kesatuan dari kebijakan, prosedur, manual, struktur organisasi dan aturan aturan lain untuk mengatur aktifitas-aktifitas terkait dengan mutu. Maka merancang sistem manajemen mutu tidak lain adalah merancang berbagai hal tersebut (kebijakan, prosedur, manulan dan lain-lain). Secara sederhana dapat dikatakan bahwa merancang sistem manajemen mutu adalah merancang berbagai aturan terkait dengan mutu, dimana berbagai aturan tersebut nantinya saling berkaitan dan membentuk sebuah sistem manajemen mutu. Aturan apa yang harus dirancang? Pastinya adalah setiap aktifitas yang mempengaruhi mutu produk. Aktifitas-aktifitas yang mempengaruhi mutu dalam setiap organisasi berbeda-beda, tergantung dari jenis organisanya (Manufaktur atau jasa) dan juga tergantung dari produknya (misalnya, aktifitas yang mempengaruhi mutu dalam organisasi penyedia jasa kesehatan tentu berbeda dengan jasa konstruksi). Contoh dari aktifitas yang harus diatur dalam merancang sistem manajemen mutu yang spesifik di organsiasi manufaktur: perancangan produk, perancangan proses produksi, penjadwalan produksi, produksi, inspeksi dan pengujian, pemeliharaan alat produksi dan sebagainya. Contoh aktifitas yang harus diatur dalam merancang sistem manajemen mutu yang spesifik di organisasi pendidikan: Penerimaan siswa, perancangan kurikulum, pengujian kurikulum, penjadwalan kelas, proses belajar mengajar, evaluasi proses belajar mengajar, remedial dan sebagainya. Beberapa aktifitas yang mempengaruhi mutu berikut ada dalam setiap organisasi manapun seperti pembelian, rekrutmen personil, pelatihan, pengendalian dokumen, pengendalian catatan dan beberapa aktifitas umum lain. ISO 9001 Standar Sistem manajemen mutu ISO-9001 lahir pada tahun 1987. Judul pada waktu terbit pertama kali adalah standard for quality assurance, baru diganti menjadi standard for quality management system pada tahun 2000. Sebagaimana judulnya, standar ini berisi persyaratan tentang bagaimana seharusnya sebuah sistem manajemen mutu, aktifitas apa saja yang harus diatur, apa saja dalam aktifitas tersebut yang harus diatur, dokumen apa yang harus dibuat dan sebagainya. ISO-9001 adalah standar sistem manajemen yang bersifat umum. Atau bisa juga dikatakan sebagai panduan umum bagaimana merancang sistem manajemen mutu.

ISO-9001 tidak memberi panduan spesifik tentuk bagaimana mengatur suatu aktiftas tetapi hanya berisi persyaratan apa saja yang harus diatur. Misalnya, dalam aktifitas pembelian, ISO-9001 mensyaratkan agar organisasi melakukan pemilihan dan evaluasi pemasok (untuk barang yang mempengaruhi produk akhir) tetapi ISO-9001 tidak berisi persyaratan yang spesifik bagaimana melakukan pemilihan dan evaluasi pemasok. Teknis pemilihan dan evaluasi diserahkan kepada organisasi masing masing.

Panduan dan Standar Sistem manajemen mutu untuk jenis organisasi spesifik Selain ISO 9001, ada beberapa standar lain yang juga dikeluarkan oleh badan yang sama (International organisation for standardization) tentang sistem manajemen mutu seperti ISO TS-16949, standar sistem manajemen mutu untuk industri automotive, ISO TL 9000 untuk industri telekomunikasi dan sebagainya. Untuk beberapa jenis organisasi, International organization for standardization juga mengeluarkan beberapa panduan untuk beberapa jenis organisasi tertentu seperti: ISO IWA 2 : International Work Agreement, panduan penerapan sistem manajemen mutu untuk organisasi yang memberikan layanan kesehatan ISO IWA 2 : Panduan penerapan sistem manajemen mutu untuk institusi pendidikan ISO IWA 4 : Panduan penerapan sistem manajemen mutu utnuk badan pemerintah ISO IWA bukanlah standar, jadi organisasi tidak ada proses sertifikasi dan sertifikat untuk panduan panduan tersebut. Sertifikat yang dikeluarkan tetap sertifikat ISO 9001. Mendapatkan Sertifikat ISO 9001 Sertifikat ISO 9001 adalah sertifikat yang membuktikan bahwa organisasi telah membangun sistem manajemen mutu, menerapkan dengan efektif dan sesuai dengan persyaratan-persyaratan ISO-9001. Sertifikat ISO 9001 dikeluarkan oleh badan sertifikasi yang telah diakreditasi dan dinyatakan berhak mengeluarkan sertifikat. Beberapa badan sertifikasi yang beroperasi di Indonesia: SGS, Lloyd, BV, Sucofindo dan lain lain. Sertifikat ISO-9001 dikeluarkan setelah auditor dari badan sertifikasi melakukan audit sistem manajemen mutu di organisasi yang ingin memperoleh sertifikat ISO 9001 dan auditor menyimpulkan bahwa organisasi tersebut telah membangun dan menerapkan sistem manajemen mutu secara efektif dan sesuai dengan persyaratan ISO 9001. Tentang Konsultan ISO 9001 Konsultan ISO 9001 adalah pihak yang membantu organisasi dalam merancang sistem manajemen mutu (berarti merancang berbagai aturan dan dokumentasi yang menjadi komponen sistem manajemen mutu), menjamin bahwa berbagai aturan tersebut layak dan dapat diterapkan secara efektif, dan membimbing organisasi sampai meraih sertifikat ISO 9001.

Ir. Iim Ibrohim Konsultan iso 9001, 14001, TS 16949, OHSAS 18001

Anda dapat memperoleh informasi tentang informasi terbaru di ibrosys.com dengan menjadi anggota ibrosys.com (silahkan create accout). Dengan menjadi anggota Anda menerima newsletter secara berkala tentang sistem manajemen, sekaligus dapat mendiskusikan berbagai hal tentang sistem manajemen di Forum. Untuk menghubungi Ir. Iim Ibrohim terkait pelaithan dan program konsultasi da