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INTRODUCCION
El objetivo de esta competencia es proporcionar los conocimientos de los diferentes procesos que se llevan a cabo en el sub-departamento de Caja en la industria hotelera; el desarrollo de las funciones dentro de este, conocer los pasos a seguir a la hora de llevar a cabo la operacin del manejo de los valores e ingresos en el hotel.

GENERALIDADES
El rea de Caja pertenece al departamento de Recepcin. En los hoteles con un gran nmero de habitaciones, sta rea es considerada prcticamente independiente del rea de Telfono y el rea de Reservaciones y las funciones de la misma se le otorgan al Cajero de Recepcin, bajo el control del Gerente de Habitaciones y el Supervisor de Recepcin. En establecimientos pequeos o medianos, con organizacin familiar, la caja de recepcin asume las funciones de una caja central. Ya en este caso, el recepcionista, realiza las funciones de telefonista, reservas y cajero, debido a que no existe la divisin de reas del Departamento de Recepcin, como en el caso de hoteles con mayor nmero de habitaciones. El sistema de trabajo del rea de Caja, puede manejarse ya sea manual, o informatizado, en dependencia del tipo de hotel en que nos encontremos, sus recursos y de los mecanismos establecidos por el Departamento de Contabilidad de cada empresa hotelera. Los cajeros de del rea de Recepcin, deben seguir los procedimientos administrativos establecidos por el hotel, para brindar a los clientes un servicio de Caja y Facturacin amable y diligente. El cajero de Recepcin, es un miembro del Departamento de Recepcin, pero trabaja segn las normas que recibe del Departamento de Contabilidad del Hotel.

CARGOS ESTABLECIDOS PARA EL AREA DE CAJA DE RECEPCION.

1. CAJEROS DE RECEPCION 2. AUDITOR NOCTURNO CAJEROS DE RECEPCION: es el responsable de controlar y cobrar todos los estados de cuenta de los huspedes, desde su arribo al hotel hasta su salida registrando todos los consumos efectuados durante su estancia. Aunque desde el punto de vista operativo el cajero de recepcin est bajo el control directo del departamento de contabilidad, el jefe de recepcin lo supervisar en aspectos relacionados con la presentacin personal, la cortesa y las actitudes en el trabajo.

El CAJERO DE RECEPCION IDEAL, debe contar con las siguientes caractersticas: a) PERSONALES: Amable, corts, pulcro y de excelente presentacin, puntual, honesto, discreto, apariencia agradable. b) RELACIONES HUMANAS: Buen fisonomista, memoria fotogrfica, discreto, honrado, asertivo, responsable, capaz de trabajar en equipo, consciente de lo que su labor representa.

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c) CUALIDADES: Buen carcter, extrovertido, amable, simptico, observador, servicial, colaborador, agil, honrado, responsable, puntual, buen oyente, capaz de trabajar en equipo, ordenado, capaz de adaptarse a cualquier situacin, con iniciativa, leal, educado, respetuoso, comprensivo, fluidez verbal. d) EDUCACION Y EXPERIENCIA: Conocimientos generales sobre hotelera y turismo; conocimientos de contabilidad bsica; conocimientos y experiencia en el manejo de software hotelero de caja y manejo de cajas registradoras; manejo de otro idioma adems del nativo.

AUDITOR NOCTURNO: Es el responsable de revisar diariamente los cortes de cajas de los diferentes departamentos del hotel y otros reportes que le permiten cerciorarse que los ingresos del da se hayan determinado, cobrado, clasificado y registrado conforme a las polticas establecidas. Se llama nocturno porque el trabajo del auditor nocturno comienza a las 11:00 PM; ya que a esa hora o un poco ms tarde es cuando llegan a la caja de recepcin los ltimos diarios de ventas y sus respectivos comprobantes de los departamentos de alimentos y bebidas. El nmero de auditores depende de la magnitud del hotel y del promedio de habitaciones ocupadas.

El AUDITOR NOCTURNO IDEAL, debe contar con las siguientes caractersticas dentro de su perfil: ESCOLARIDAD: Estudiante o egresado de Administracin Hotelera, Contadura Pblica, Administracin de Empresas. CONOCIMIENTOS TCNICOS: Nociones bsicas de Contabilidad, Auditoria, Contabilidad y Administracin Hotelera.

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EXPERIENCIA LABORAL: Preferiblemente un (1) ao como auxiliar de Contabilidad o Auditoria de Ingresos; o en la industria hotelera, formando parte de la administracin, cajero departamental, recepcionista, etc. CARACTERSTICAS PERSONALES: Dinmico, buena presencia, trato agradable, discreto, responsable, honesto, disponibilidad para trabajar en horario nocturno, habilidad analtica y de juicio, meticuloso.

CONCEPTUALIZACION DEL VOCABULARIO EMPLEADO EN EL AREA DE CAJA:

1. VALORES: Es aquel importe neto que un vendedor podra recibir por la venta de un bien o servicio en condiciones normales de transaccin econmica en el mercado. 2. INGRESOS: Son las cantidades que recibe una empresa por la venta de sus productos o servicios. es la entrada bruta de beneficios econmicos, durante el periodo, surgidos en el curso de las actividades ordinarias de una entidad, siempre que tal entrada de lugar a aumentos del patrimonio neto, que no est relacionado con las aportaciones de los propietarios de ese patrimonio. 3. EFECTIVO: Es un activo circulante, el de mayor liquidez con el que cuenta una Organizacin para cubrir sus obligaciones inmediata. Consideramos como efectivo el dinero de curso legal (moneda de aceptacin en el pas), Depsitos realizados en bancos (cuentas corrientes y de ahorros) a favor de la empresa, Instrumentos de crdito de cobranza inmediata: cheques de gerencia, cheques viajeros, dineros recibidos con tarjetas dbitos; divisas o monedas extranjeras de libre cotizacin en la Banca Nacional. 4. CHEQUE: es un ttulo valor por medio del cual una persona llamada girador (quien posee la cuenta), ordena a un banco llamado girado, que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero denominado beneficiario. Existen diferentes tipos de cheques: Cheque al portador: Es un documento que se emite sin nombre especfico, se colocan la palabra portador, ya que puede ser cobrado por cualquiera persona que lo presente en el banco. Cheque a la orden: Se le paga solamente a la persona cuyo nombre indica, o a otra a quien le desee transferir el pago el beneficiario del cheque, para hacer esta transferencia del derecho a pago se hace mediante el endoso, que consiste en la firma de la persona mencionada en el cheque en la parte de atrs del documento. Al realizar esta accin este documento se convierte automticamente en un cheque al portador. Cheque nominativo: Solo puede ser cobrado por la persona que indica el documento y no puede ser endosado. Aparece la frase de pguese nicamente al primer beneficiario. Cheque cruzado: Sirve para ser depositado en una cuenta corriente, ya que solo puede ser cobrado por algn banco; se reconoce por llevar dos lneas paralelas sobre el documento. 5. TARJETAS DEBITO: Son emitidas por una entidad bancaria. Son utilizadas para pagar en efectivo y extraer dinero de los cajeros teniendo un monto mximo de retiro diario. 6. DIVISAS Medio de cambio cifrado en una moneda distinta a la nacional o domstica. Hoy en da, las divisas toman como referencia para calcular su valor otros factores como la produccin de bienes y servicios (PIB) o la balanza comercial del Pas. Cada divisa viene referenciada por un cdigo de 3 letras, que nos servir de ahora en adelante para nombrarlas. Dlar: Euro: Libra: Dlar Canadiense: CAD Yen: YPN Franco USD EUR GBP Suizo: CHF

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7. CONTABILIDAD: Es la Ciencia y/o tcnica que ensea a clasificar y registrar todas las transacciones financieras de un negocio o empresa para proporcionar informes que sirven de base para la toma de decisiones sobre la actividad. De acuerdo a la Asociacin Nacional de Contadores, "La Contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en trminos de dinero, transacciones y eventos que son en parte, por lo menos, de carcter financiero e interpretar los resultados de estos" 8. CONTABILIDAD HOTELERA: es un rea del conocimiento gerencial que se ocupa de recopilar, registrar, clasificar, resumir y analizar informacin expresada en trminos monetarios, sobre las operaciones mercantiles del hotel con el fin de interpretar los resultados econmicos y financieros de la empresa que facilite la toma de decisiones de la gerencia. Por consiguiente, los gerentes a travs de la contabilidad podrn orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadsticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia del hotel, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros, de manera que se pueda conocer la capacidad econmica y financiera de la empresa. 9. CONSUMO: es el uso que hace el hombre de los bienes o servicios que estn a su disposicin con el fin de satisfacer sus necesidades. En hotelera es el uso que hace el husped o cliente de los servicios que tiene el hotel, los cuales les ser cargado a su cuenta. 10. POS: Point of sale. Punto de venta, en hotelera los diferentes ambientes del hotel donde se prestan servicios complementarios para el husped, tales como restaurantes, spa, bares, etc. 11. FACTURA; es un documento con valor probatorio y que constituye un ttulo valor, que el vendedor entrega al comprador y que acredita que ha realizado una compra por el valor y productos relacionados en la misma (ARTICULO 772 Co de Co) . La factura contiene la identificacin de las partes, la clase y cantidad de la mercanca vendida o servicio prestado, el nmero y fecha de emisin, el precio unitario y el total, los gastos que por diversos conceptos deban abonarse al comprador y los valores correspondientes a los impuestos a los que est sujeta la respectiva operacin econmica. Este documento suele llamarse factura de compraventa. 12. INCONSISTENCIA: Es falta de relacin lgica de un proceso. La coincidencia de la informacin escrita con la realidad del proceso. 13. AJUSTE: Es la unin, adaptacin, o acomodacin de una informacin respecto a otra que est estrechamente vinculada a la primera y que de este modo nos permite el correcto funcionamiento de la caja y del proceso contable 14. CICLO DEL HUESPED: Son las diferentes actividades de los huspedes desde el momento de su reserva, hasta su retiro definitivo del hotel. El ciclo del husped lo comprenden cuatro fases: Pre-arribo (reserva); arribo, llegada o check in; estancia u ocupacin y salida o check out. En cada fase se identifican tareas relacionadas con la contabilidad del husped y los servicios prestados.

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CICLO DEL HUESPED Y FUNCIONES RELACIONADAS CON LA OFICINA DE RECEPCION Y CONTABILIDAD (*) (*) Direccion de las operaciones de la oficina de recepcin. Kasavana/Brooks. American Hotel&lodging Association. 2002 15. TARIFA: Escala que seala los diversos precios, derechos o impuestos que debe pagar por un husped por el servicio prestado en un establecimiento hotelero. La tarifa de los hoteles depender del tipo de habitacin, confort y el nmero de actividades y propuestas que ofrezcan, claramente, alojarse en los llamados hoteles de cinco estrellas no nos costar lo mismo que hacerlo en uno de dos estrellas, por ejemplo. 16. TIPOS DE TARIFAS: a. Tarifa rack: es la tarifa principal del hotel, se aplicara a todas aquellas reservaciones que su origen sea individual, sea que no sea a travs de alguna compaa, agencia de viajes, entidad turstica, etc. b. Tarifa comercial: es la tarifa que se oferta para el mercado corporativo, el cual es el de mayor produccin en el hotel. Tarifa neta o mayorista: es la tarifa que se aplica mediante contrato previo con las mayoristas que prometen una cierta produccin en el hotel. Es de carcter confidencial, no se comisiona. c. Travl industry: es una tarifa muy especial, creada para los colegas del sector turstico, sea empleados hoteleros, de lneas areas, restaurantes, etc. Se otorga previa presentacin de identificacin, y aplica solo para el empleado del sector turstico, no familiares o amigos d. Tarifas para largas estadas: se aplicara bajo contrato directo con el departamento de ventas, cuando la estada sea de 1 mes en adelante. e. Lay over: tarifa exclusiva para los vuelos cancelados, que la lnea area tramite su estada con nosotros. f. Air crew: es la tarifa que se establece bajo contrato con una determinada lnea area, con el fin de alojar su tripulacin con nosotros.

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A. B. C. D. E. F.

g. Tarifas de gobierno & embajadas: esta tarifa esta contemplada dentro de las tarifas corporativas locales y se aplicara a las instituciones pertinentes con la debida identificacin. h. Paquete de luna de miel : es un paquete especial que se ofrece, como su nombre lo indica para recin casados, y ofrece a una tarifa muy especial , suite, desayuno a la carta, frutas, champagne, impuestos y un recuerdo del hotel. i. Tarifa o paquete de fin de semana: es una tarifa especial elaborada con la intencin de aumentar la ocupacin de los fines de semana a un precio accesible, ya que con mayor frecuencia las cuentas corporativas dejan el hotel los viernes para regresar domingo o lunes. j. Tarifas especiales o negociadas: son tarifas arregladas con ciertas condiciones entre la compaa y el hotel, prometiendo la primera una produccin de habitaciones noches de mayor intensidad que otras compaas y se les concede el privilegio de gozar de una tarifa menor, que la establecida PLANES DE ALOJAMIENTO: Estos se elaboran para ofrecerle a los clientes la oportunidad de escoger el servicio adicional de alimentacin y otros servicios complementarios. Estos planes son: PE: PLAN EUROPEO: Incluye Alojamiento. No incluye: impuestos y seguro hotelero. El alojamiento y la alimentacin se facturan por separado PC: PLAN CONTINENTAL: Alojamiento y desayuno continental. No incluye impuestos y seguro hotelero PCDA: PLAN CONTINENTAL CON DESAYUNO AMERICANO: Alojamiento y desayuno americano PAM: PLAN AMERICANO MODIFICADO: Alojamiento, desayuno y cena. PA: PLAN AMERICANO: Alojamiento, desayuno, almuerzo y cena AI: All Inclusive (todo incluido): alojamiento, alimentacin incluida, bebidas, snacks ilimitados, actividades recreativas

18. PAID OUT: Salida de dinero de la caja con cargo a favor del husped. Dinero en efectivo desembolsado por el hotel en nombre de un invitado y cargado a la cuenta del husped como avance en efectivo. 19. PIA: PAGO POR ADELANTADO DEL HUESPED (PAID IN ADVANCE): Un husped que pagas su habitacin y consumos con dinero en efectivo durante el registro, normalmente, se niega el crdito interno a los huspedes PIA. 20. RECIBOS SOPORTE DE DINERO EN EFECTIVO NETO: La cantidad de dinero en efectivo y cheques en el cahjon del cajero, menos la cantidad de la base en efectivo inicial. 21. SALDOS: La suma que el husped debe al hotel o la suma o saldo que el hotel debe al husped en el evento de que al cancelar el saldo sea crdito. 22. SOBRANTE: Desequilibrio sobrante que ocurre cuando el total de dinero en efectivo y cheques en la cja registradora de dinero en efectivo es mayor que la base inicial mas los recibos de dinero en efectivo menos. 23. TRANSFERENCIA O VALE DE TRANSFERENCIA: Documento que soporta una reduccin en el saldo de un folio y un aumento igual en saldo de otro; se utiliza para los traslados entre las cuentas de huspedes y para las transferencias de las cuentas del husped a las cuentas del de particulares cuando ellos pagan al usas las tarjetas de crdito.

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24. VALE DE AJUSTE O DESCUENTO: Documento o soporte para descuentos o ajuste de cuenta 25. VALE DE SOPORTES DE AVANCES EN EFECTIVO: Formato de apoyo o soporte del flujo del dinero en efectivo otorgado por el hotel, ya sea directamente o en representacin a nombre de un husped o del mismo husped. 26. VALE POR CARGOS O CONSUMOS: Soporte de transaccin de cargos por compras que tuvo lugar en alguna parte diferente a la recepcin; tambin llamado recibo o vale soporte por cobrar. 27. VALE O FORMATO CORRECCION: Un formato que soporta la correccin de un error cargado que se rectifica antes del cierre del negocio y en el dia que el error fue conocido 28. VALE O RECIBO DE SOPORTE: Un documento que detalla una transaccin al ser timbra a una cuenta de la oficina de recepcin y comunicada como informacin de un punto de venta a la oficina de recepcin. 29. REPORTE DE DISCREPANCIAS: Es una situacin en la cual el estado de una habitacin para ama de llaves no coincide con el que se encuentra registrado en recepcin, este reporte ayuda a los recepcionistas en la asignacin de habitaciones huspedes. 30. REPORTE DE OCUPACION: Reporte preparado cada noche por el recepcionista donde se listan las habitaciones ocupadas esa noche e indica que huspedes se esperan salgan al da siguiente. 31. POSTEAR: Hacer un cargo a una cuenta que est en caja de consumos de cualquier rea del hotel 32. REVENUE MAGER: Mezcla de tarifas y tipos de habitacin que existen en un hotel lo que te lleva a la optima administracin de la tarifa del da. 33. UP GRADES: Aumentar ingresos manejando las tarifas de un hotel, se eleva la categora del cuarto reservado. 34. CUENTAS: Es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones que diariamente realiza una empresa. Al dar un nombre a una cuenta, ste debe ser tan claro, explcito y completo que por el solo nombre se identifique lo que representa. 35. FOLIO: Es un estado de cuenta de todas las transacciones (dbitos y crditos) que afectan los saldos de una cuenta. Cuando se paga, el folio retorna a balance o saldo cero por pago en efectivo o por traslado a un crdito aceptado o trasladado a la cuenta de facturacin directa o cuentas por cobrar ciudad. El proceso que timbra o graba las transacciones se llama posteo. Todos los folios tienen un numero consecutivo que se utiliza para el control de auditoria para indexar la informacin en el sistema contable. 36. TIPOS DE FOLIO: A. MASTER FOLIO: Se usa para grupos. Compila las transacciones en una cuenta asignada a mas de una persona o habitacin. Los folio master estn normalmente reservados para las cuentas de grupos, ellos no recopilan apropiadamente cargos timbrados en otra parte. B. FOLIO HUESPED: Un forma (papel o electrnica) donde se encuentran las transacciones en una cuenta asignada a personas individuales o habitaciones C. FOLIOS SEMIPERMANENTES: Para personas, negocios o agencias que tienen ciertos privilegios de cargos o crditos con el hotel que

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no son huspedes. Tambin se le aplica a un patrocinador responsable de un grupo con una reunin en el hotel, o un husped anterior con un saldo en la cuenta. D. FOLIO EMPLEADOS: Cuentas por compras o por ciertos privilegios. Registra todas las transacciones en una cuenta asignada a un empleado con privilegios de cargos de consumos o compras en el hotel. VALE o COMPROBANTE DE SOPORTE ( VOUCHERS): Es el soporte de posteo. Este documento lista en detalle la informacin obtenida por los cargos del husped en el hotel. PUNTOS DE VENTA POS (Point of Sales): Es el lugar en cual las compras o servicio son cobrados. CUENTAS MAYORES (LEDGER): Es una agrupacin sumaria de cuentas. Este hace parte de las cuentas por cobrar. Estas se dividen en: a. Cuentas husped (cuentas por cobra husped: GUEST LEDGER), Se encuentran registrados todos los cargos del husped o aquellos depsitos por adelantado. En algunos hoteles el GL se llama cuenta transitoria o room ledger. b. Cuentas por cobrar ciudad (CITY LEDGER): llamada tambin cargos de no huspedes, son cargos tales como los pagados con tarjetas de crdito, cuentas directas a compaas. En fin todos los pagos que nos realizados en efectivo se cargan en el CL. CUENTAS CON SALDO ELEVADO: Es una cuenta que ha alcanzado o excedido el lmite de crdito predeterminado. BALANCE O SALDOS DE CUENTA: Es un resumen de cuentas en trminos del resultante del valor o cantidad monetaria; especficamente, las diferencias entre los totales debitados y los totales de crditos en una cuenta. BASE DEL DINERO EN EFECTIVO: Es una cantidad de dinero dada a un cajero al iniciar cada turno de trabajo para que pueda manejar las variadas transacciones que ocurren; el cajero es responsable de esta base y por todo el dinero en efectivo, cheques y otros valores negociables durante el turno de trabajo. BASE LMITE: Es la cantidad de dinero en efectivo guardad dentro del cajn del dinero del cajero que es expedida al principio de un turno de trabajo. CARGO ATRASADO O TARDIO: Un cargo timbrado a una cuenta del husped despus de que pago la cuenta y parti del hotel. SALIDA VENCIDA: Huspedes que se esperan salgan pero no lo ha hecho despus de la hora de salida estipulada por el hotel. TERMINOLOGIA DEL ESTADO DE HABITACIONES O ROOM STATUS: Durante la estancia del husped, el inofmra de estado de las habitaciones del ama de llaves cambia varias veces. La terminologa es la siguiente: a. O OCUPADA: Huesped registrado actualmente en la habitacin b. C COMPLEMENTARY: (Cortesa), la habitacin est ocupada, pero el husped no tiene cargo. c. STAY OVER: (De actual permanencia en el hotel) El husped no se espera que salga hoy y permanecer por lo menos una noche ms. Es decir cumple con el itinerario de su reserva. d. EN CAMBIO: el husped se ha ido, pero la habitacin no ha sido aseada ni se ha preparado para venta

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e. NO MOLESTAR: El husped ha pedido no ser molestado f. DURMIO AFUERA OCUPADA NO DURMIO: El husped est registrado pero la cama no se ha usado. El husped no durmi en la habitacin g. ESCAPADO (Skipper): el husped ha dejado el hotel sin hacer arreglos para cancela su cuenta. h. INACTIVA POR OLVIDO (Sleeper): El husped ha pagado la cuenta y ha dejado el hotel pero el personal de la recepcin no ha puesto al da el estado de la habitacin. i. LIBRE Y LISTA: La habitacin est limpia e inspeccionada y lista para la llegada de un husped. j. FUERA DE SERVICIO: OOO (Out of order): la habitacin no se puede vender, por alguna razn especial, mantenimiento, restauracin, limpieza etc. k. CERRADA: La habitacin se ha cerrado con llave para que el husped no entre hasta que l o ella se aclaren con un oficial del hotel. l. NO REGISTRO LA SALIDA DNCO (Did not check out): el husped hizo los arreglos para pagar su cuenta, pero ha salido sin informar a la recepcin. No se considera husped escapado m. ENE DEUDA (Due-out): S e espera que la habitacin este libre despus de la hora de salida permitida, pero el husped no se ha reportado (check out time) n. EN SALIDA: El husped ha pagado su cuenta devolvi la llave y sali del hotel. o. SALE MAS TARDE LATE CHECK OUT: el husped ha solicitado y se le ha permitido salir ms tarde de la hora permitida de salida.

.CAJA:

PROCEDIMIENTOS, SISTEMAS QUE PERMITAN LA ADECUADA RECEPCIN DE INGRESOS EN LOS DIFERENTES AMBIENTES.
ACTIVIDADES GENERALES DE ESTA AREA Estas varan de acuerdo a la categora, tipo y ubicacin del hotel. A nivel general las actividades que se realizan son: 1. Liquidacin y Cobro de facturas de clientes y huspedes 2. Control de caja fuerte y cajillas de seguridad 3. Cambio de Moneda extranjera y elaborar reportes del recibo de las mismas. 4. Registro diario de los consumos y otros cargos efectuados por el husped durante su estancia. 5. Cargar el valor diario por habitacin a cada husped. 6. Manejo de Divisas 7. Recoger ingresos en efectivo de otros departamentos 8. Cierre de Caja 9. Elaborar informes del movimiento de caja en cada turno de trabajo. 10. Control del uso de los Impresos

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Control de Cargos Realizados por los Huspedes Todos los consumos efectuados por los huspedes a travs de la caja de recepcin y/o a travs de las diferentes reas de servicio del hotel, deben registrarse en los estados de cuenta de la habitacin que corresponda. ste proceso puede llevarse de manera manual o a travs de sistemas hoteleros. Cambio de Moneda Extranjera Las operaciones de cambio de moneda extranjera, se realizan en los hoteles de acuerdo a las polticas de cada establecimiento. Debe considerarse como servicio al husped, la posibilidad de pagar su cuenta en moneda local o moneda extranjera. Casi todos los hoteles del mundo aceptan el dlar americano como segunda moneda y a nivel nacional en la mayora de los casos se aceptan tanto crdobas, dlares americanos y/o euro como forma de pago. Para las operaciones de cambio de dlares, los hoteles establecen una tasa de cambio, que no necesariamente es la oficial y adems cobran un porcentaje de comisin por cada cambio, que le realizan a sus huspedes. Manejo de Cajas de Seguridad Las cajas de seguridad, es un servicio que brinda el hotel a sus huspedes, sin cargo alguno. La utilizacin de cajas de seguridad individuales, es similar a las de los bancos, ya que el husped deposita sus valores y el hotel se limita a dar seguridad y controlar el acceso a la misma, pero no se responsabiliza por el contenido de las cajas, puesto que no lo controla. El husped es responsable por la llave (convencional o magntica) ya que es nica. Si sta se pierde el hotel deber romper la cerradura y este costo ser incluido en la cuenta del husped. Las cajas de seguridad que se utilizan en los hoteles, pueden ser de dos tipos, segn su ubicacin: Sistema Central y Sistema Habitacional. Sistema Central Estas cajas estn ubicadas en el rea de Recepcin, dentro de una gran caja de seguridad que alberga a todas. Este sistema permite que el Departamento de Recepcin controle cada caja y solicite al husped la firma de un formato en cada uso. Con este sistema casi no hay robos, ya que el ladrn debera consumar el hecho en la Recepcin, donde siempre hay personal del hotel. Sistema Habitacional Este tipo de cajas de seguridad se encuentran ubicadas generalmente en las habitaciones del hotel, dentro del closet. No hay duda de que este sistema representa un excelente servicio, ya que las cajas (dependiendo del tipo) solo abren ya sea con una llave convencional, cdigo electrnico o tarjeta de crdito personal del husped. Recepcin de Depsitos a Clientes de Eventos Esta funcin es realizada por el Cajero de Recepcin generalmente cuando el Personal de Contabilidad, no se encuentra en el hotel, quienes son los encargados de recibir el depsito y/o cancelacin de los eventos que se realizan en el hotel. Estos depsitos y/o cancelaciones por eventos son reportados en los movimientos de caja como cualquier otra cancelacin de habitacin de un husped. Cobro de Cuentas de Huspedes El proceso de check out se inicia cuando el husped, despus de haber dejado libre la habitacin, entrega la llave en Recepcin. En este proceso se mantiene el ltimo contacto del husped con el hotel e implica una serie de pasos que por su importancia, enlistaremos de forma separada: Solicitud de Llave de Habitacin y Caja de Seguridad. Consulta de cmo se Desarroll la Estancia.

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Revisin de la Habitacin. Ingreso a la Cuenta de Consumos de ltima Hora. Presentacin y Cobro de la Cuenta. Agradecimiento y Ofrecimiento de una futura estancia en el Hotel. Cierre de Caja Este proceso es realizado por cada Cajero de Recepcin, al finalizar el turno y consiste en la entrega del reporte de ingresos y egresos, junto con las facturas y formatos correspondientes a cada transaccin al Departamento de Contabilidad, para su debida auditoria. Adems este proceso incluye el arqueo que el Cajero realiza a su fondo de efectivo. Controlar el Uso de los Impresos El Cajero de Recepcin, debe controlar el correcto uso de las facturas y formatos, informando de cualquier falta en el orden consecutivo de la numeracin al Departamento de Contabilidad y al Gerente de Habitaciones y/o Supervisor de Turno.

SISTEMA DE CONTABILIDAD EN RECEPCION SISTEMAS DE GRABACION DE REGISTROS CONTABLES

Antiguamente las operaciones contables en el hotel eran manuales, ya que no exista casi tecnologa, pero a comienzos de la dcada de los 70s y a traves de las propiedades semiautomticas, situaron mucho de su fundamente para el desarrollo de operaciones automatizadas a finales de esta dcada. Las facturas del husped y facturas de cuenta de particulares pueden ser diferentes dependiendo del sistema de registro de la recepcin, si es manual, semiautomatizado o automatizado. Sistema no Automatizado o manual: Todo el sistema contable se hace de manera manual. Las facturas contienen una serie de columnas para anotar los dbitos y crditos acumulados durante la ocupacin, al final del da se totalizan las columnas y se determina el saldo para el dia siguiente. Sistema Semiautomtico: sirve para escritura y formas producidas a mquina. La ventaja de este sistema con respecto al anterior, es que muchos documentos se generan automticamente y de fcil lectura que detallan los pasos de una transaccin. La desventaja es que al no estar integrado con otros sistemas se pueden presentar problemas frecuentes de mantenimiento. Las transacciones del husped s imprimen secuencialmente por una mquina que timbra el folio, esta incluye la fecha, seccin o numero de referencia, monto de la transaccin y nuevo saldo de la cuenta. El saldo en el folio es la cantidad que el husped debe al hote, o la cantidad que el hotel al husped en caso de un saldo crdito al pago. EJEMPLO Nro APELLIDOS PRIMER TARIFA FOLIO Nro Habitacin NOMBRE INICIAL 103 Direccin SALIDA Ciudad LLEGADA Nro. Folio Anterior Tarjeta de Crdito Nro. Recepcionista Pasa al folio Nro FECHA CARGOS CREDITOS SALDOS ACUMULADO REFERENCIA SALDO ANTERIOR Feb 2 14200 14200 14200

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RESTAURANTE Feb 3

103 ABONO 50000 35800 35800

Sistemas Automatizados: La memoria del rea de caja y recepcin es una computadora regularmente con rutinas programadas para el tamao y las operaciones del hotel. Existen diferentes software para operacin hotelera, en Colombia encontramos algunos como el Zeus, Amadeus, Fidelio, Husped 21 etc. Pueden realizarse los cargos de los puntos de venta automticamente a un folio electrnico. Cuando se necesita una copia impras del folio los cargos y los pagos recibidos pueden aparecer en una sola columna, diferencindose por un parntesis o signo menos en los crditos. Es indispensable mantener el saldo anterior de una cuenta manual en un sistema totalmente automtico debido a que los sistemas basados en la computadora, mantienen los saldos actualizados en todos los folios. Un sistema contable efectivo de los huspedes, consiste en tareas realizadas durante cada fase del ciclo del husped. En la fase de pre-arribo, se capturan datos relacionados con el tipo de garantida de la reservacin y rastrea pagos adelantados y depsitos. En la fase de llegada, el sistema de cuentas del husped aplica la tarifa de habitacin, el impuesto hotelero y el seguro hotelero. En la fase de la estada u ocupacin del husped, se contabilizan todas las compras autorizadas por el husped Y, en la fase de Salida, se asegura el pago de bienes y servicios consumidos por el husped durante su estancia. Tambin dentro del sistema contable, tenemos en cuenta las transacciones financieras de particulares no huspedes dentro de los parmetros de la contabilidad de la recepcin, estas pueden ser transacciones relacionadas con el el negocio de eventos especiales Un sistema contable en la recepcin tiene como funciones: a. Crear y mantener un registro de contabilidad exacto para cada husped o cuenta de particulares b. Rastrear transacciones financieras a lo largo del ciclo del husped c. Asegurar control interno de caja y transacciones fuera de caja d. Establecer el record de todos los bienes y servicios proporcionados. Cualquier transaccin financiera que ocurra en un hotel puede afectar diferentes cuentas en el sistema contable. Las cuentas de la caja de recepcin y los dispositivos de registro para guardar la informacin del husped y otras cuentas son transacciones financieras. En su forma escrita mas simple, una cuenta se parece a una letra T. El uso creciente de los sistemas automatizados ha Nombre de la cuenta disminuido la popularidad de las cuentas T. CARGOS O DEBITOS PAGOS O CREDITOS Los cargos son aumentos para equilibrar o saldar la cuenta y entran por el lado izquierdo de la cuenta T, los crditos o pagos son disminuciones en el saldo de Cargos del husped Pagos del husped la cuenta y entran por el lado derecho de la cuenta T. El saldo de la cuenta es la diferencia entre los totales de las entradas en la izquierda y el lado derecho de la cuenta T. 12

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Hoy da, la contabilidad de recepcin, se documenta usando un formato diario. Rn el sistema automatizado y semiautomatizado se documenta normalmente usando un formato diario. Este puede contener la siguiente informacin: Descripcin de la cuenta Cargos Crditos Saldo Este formato es similar a una cuenta T, los cargos se entran y aumentan el saldo de cuenta bajo el nombre de cargo o cargos dbitos, mientras las disminuciones se entran en la cuenta para saldar la cuenta bajo el nombre de crditos o pagos. En un sistema totalmente automtico puede listarse los cargos y pagos en una sola columna con las cantidades de pagos digitados dentro d elos parntesis o se anotan con signos menos al indicar su efecto una disminucin en el equilibro del saldo de la cuenta. CUENTA HUESPED: Una cuenta del husped es un registro de transacciones financieras que ocurren entre un husped y el hotel. Se crean cuentas husped cuando la garantiza sus reservaciones o cuando ellos registran en recepcin. Durante ocupacin, la caja de recepcin es responsable de los archivos de todas las transacciones que afectan el saldo de una cuenta husped. Es importante establecer el mtodo de pago al arribo del husped para saldar las cuentas a la salida del husped. En algunas circunstancias cuando existe el lmite de consumo se le pueden exigir que realice un pago parcial o total durante la estancia del husped. OTRAS CUENTAS DIFERENTES A HUESPEDES CUENTAS A PARTICULARES: En un hotel se pueden extender en privilegios de cargos causados por los negocios locales o agencias con medios de promocin, o a grupos que patrocinan reuniones en el hotel. Se crean las cuentas ciudad o cuentas por cobrar ciudad, las cuales se renen y facturan peridicamente bajo una base mensual por la divisin de contabilidad del hotel, y no como normalmente se cargan las cuentas husped que se deben cargar diariamente. GARANTIAS DE PAGO Para establecer una lnea de crdito en el hotel, se puede exigir al husped presentar una tarjeta de crdito o una autorizacin de facturacin directa en el momento del registro. Actualmente muchos hoteles especialmente los automatizados, permiten establecer el crdito desde el momento que se hace la reserva, obteniendo el nmero y fecha de expiracin de la tarjeta de crdito del husped, esta informacin es consultada automticamente con la compaa financiera, al igual que la cantidad solicitada como garanta, una vez sea aceptada, los huspedes estn autorizados para hacer consumos. Los hoteles no extienden privilegios de consumo o cargos a los huspedes que pagan con dinero en efectivo por el alojamiento al registrarse (Sin crdito o Huspedes PIA). Para este efecto el cajero o recepcionista distribuye una lista a todos los ambientes del hotel para que tengan la informacin a mano y le cobren directamente los consumos a los huspedes.

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SEGUIMIENTO DEL CREDITO DEL HUESPED Se debe supervisar las cuentas de huspedes y particulares para asegurar que ellos permanecen dentro de los lmites del crdito aprobado. Puede extenderse cuando los huspedes presentan una tarjeta de crdito a la llegada con un cargo igual al piso lmite autorizado por la compaa emisora de la tarjeta de crdito, all no hay necesidad de buscar aprobacin de las tarjeta de crdito si los cargos no exceden de una cantidad especificada por la compaa de la tarjeta de crdito. Siempre es importante verificar la validez de la tarjeta. El gerente de habitaciones o recepcin y el auditor nocturno son responsables de la identificacin de las cuentas que han alcanzado o han excedido los lmites del crdito predeterminados. En algunos hoteles existe el gerente de crditos y es el encargado de las cuentas con saldos elevados, este puede pedir la autorizacin adicional a las compaas de tarjetas de crdito para los huspedes por encima de sus lmites; en los establecimientos que no existe este cargo la funcin la realiza el jefe de recepcin o el auditor nocturno.

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