PERSETUJUAN SIDANG YUDISIUM

Nama NPM Jurusan Jenjang Pendidikan Objek Penelitian Judul

: BOWO WISNUGROHO : 43A97006034093 : Teknik Informatika : Strata Satu (S1) : STMIK PRANATA INDONESIA : PROGRAM APLIKASI KEARSIPAN PADA PT MULTIFILING MITRA INDONESIACIKARANG DENGAN DELPHI 0.6

Dinyatakan telah SELESAI / BELUM SELESAI * melaksanakan penulisan Skripsi, sehingga yang bersangkutan DIIJINKAN / TIDAK DIIJINKAN * mengikuti sidang ujian Skripsi.

Bekasi, Pembimbing I

September 2007

Pembimbing II

Ir. Wahyono, MMSI NIK. 04.03.01.1.3.0079 Mengetahui

Drs. Joko Prasojo NIK. 01.03.01.1.1.0044

Ketua Jurusan Teknik Informatika

Ir. M. Khaerudin NIK. 00.03.01.1.1.0027

iii

PENGESAHAN SIDANG YUDISIUM

Skrispsi ini telah diujikan di hadapan Dewan Penguji pada tanggal ...... Bulan tahun . Dan dinyatakan: LULUS / TIDAK LULUS / LULUS BERSYARAT. Disahkan pada tanggal

Penguji

Nama

Tanda Tangan

1. Penguji 1

2. Penguji 2

3. Penguji 3

Mengetahui Ketua STMIK Pranata Indonesia Ketua Sidang

Drs. Bagyo Handoko.S.M.M NIK. 97.03.01.1.1.0002

Drs. Hary Subagjo, MM NIK. 96.03.01.1.1.0002

iv

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

Sekecil Apapun Yang Saya Dapat Hari Ini, Saya Bersyukur, Saya Yakin Esok Akan Dapat Yang Lebih Besar. Jangan Takut Akan Salah, Berusahalah Untuk Tidak Salah

Kedua Orang Tua ku yang yang selalu Mendoakanku. Dosen pembimbing yang selalu membantu menyelesaikan skripsi ini.

ABSTRAKSI
Bowo Wisnugroho, PROGRAM APLIKASI KEARSIPAN PADA PT. MULTIFILING MITRA INDONESIA-CIKARANG Masalah yang dihadapi perusahaan saat ini adalah sistem dapat memberikan suatu informasi akurat dan cepat, informasi ini akhirnya dapat dimanfaatkan untuk menunjang kecepatan kerja dalam pencarian arsip. Sebagai imbal balik pada pihak yang terkait dan menindaklanjuti. Salah satu alternatif pemecahan masalah, maka di buat program yang terintegrasi. Di mana program tersebut dapat mencakup hal-hal yang dapat membuat roda perusahaan lancar, dengan harapan persoalan yang muncul pada masalah terkait tersebut dapat teratasi dengan baik. Program tersebut adalah program aplikasi kearsipan. Alasan dibuat program Aplikasi ini dikarenakan program sebelumnya dalam teknis penyimpananya per bok dan teknis peminjamannya per arsip sehingga jika konsumen meminjam arsip user harus melihat RA (Registrasi Arsip), baru mencari lokasi penyimpanan dengan program yang ada dari sini dapat dilihat bahwa program tersebut kurang efisien, pembuatan program aplikasi ini diharapkan dapat membantu pengolahan arsip dapat lebih baik, teknis pencarian arsip dapat lebih cepat, akurat dan terhindar dari kesalahan. Program ini dibuat untuk mendukung program lain/merupakan sub dari program yang sudah ada. Selain itu dapat untuk perbandingan dari kinerja tahun sebelumnya, kita tahu jika kita menggunakan sistem yang berbasis komputer, datanya tidak akan hilang dan berubah, karena tersimpan dalam software yang i

keamanannya sangat tinggi dan penyajiannya dapat dilihat secara cepat dan dapat dikalkulasi, dimanipulasi sesuai dengan yang kita kehendaki. Sebagai mahasiswa yang berlatar balakang ilmu komputer, sudah seharusnya dapat membuat dan menguasai sistem yang berbasis komputer. Maka dari itu penulis menuangkan sistem tersebut dalam skripsi yang berjudul PROGRAM APLIKAI KEARSIPAN PADA PT MULTIFILING MITRA INDONESIA-CIKARANG,dengan harapan adalah agar skripsi ini dapat berguna bagi PT MULTIFILING MITRA INDONESIA, terutama dibidang kearsipan.

Kata Kunci : Kearsipan, Aplikasi, Sistem dan Komputer Daftar Pustaka : 13 buku cetakan 1984-2001 dan website

ii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dari birokrasi didalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat. Salah satu sumber informasi yang penting supaya dapat menunjang proses kegiatan administrasi adalah arsip. Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisai yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus mempunyai menajeman atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan arsip sampai dengan penyusutan. Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjung kegiatan administrasi agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam 1

2 itu kurang memberikan dukungan dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai bidang pinggiran diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya. Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai kesempatan diskusi dan seminar bidang kearsipan yang senantiasa muncul keluhan dan persoalan klasik seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan suatu instansi atau organisasi, pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi selalu ingin pelayanan cepat dan tentu saja persoalan tidak sebandingnya insentif yang diperoleh pengelola kearsipan dengan beban kerja yang ditanggungnya. Problema-problema tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya adalah pada citra yang tidak baik pada bidang kearsipan. Padahal bidang inilah yang sangat mendukung dalam kerangka kerja suatu administrasi. Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi omong kosong apabila tidak dimulai dari tertib kearsipannya. Dipandang dari nilai pentingnya arsip, semua orang akan mengatakan penting atau sangat penting bahkan seorang pakar kearsipan mengungkapkan bahwa dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa memori, tanpa kepastian hukum, tanpa sejarah, tanpa kebudayaan dan tanpa ilmu pengetahuan, serta tanpa identitas kolektif. Tetapi tidak dengan sendirinya arsip-arsip akan menjadi memori, kebudayaan, jaminan kepastian hukum, bahkan pembangun identitas kolektif suatu bangsa jika tidak diikuti dengan upaya pengelolaan arsip secara baik dan benar serta konsisten memandang dan menempatkan arsip sebagai informasi lebih dari sekedar by product kegiatan organisasi. Arsip memang bukan hanya sekedar hasil samping dari kegiatan organisasi, arsip diterima

3 dan diciptakan oleh organinasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kebijakan dan aktivitasnya. Sebagai salah satu sumber informasi arsip memiliki banyak fungsi yang signifikan untuk menunjang kegiatan administratif dan fungsi-fungsi manajemen, disamping sebagai sumber primer bagi para peneliti. Semakin pentingnya keamanan arsip banyak perusahaan-perusahaan memilih jasa-jasa penyimpanan arsip sebagai alat untuk menyimpan arsip mereka agar lebih aman dan tidak memerlukan tempat yang luas di perusahaan mereka. PT Multifiling Mitra Indonesia adalah salah satu dari penyedia jasa pengelolaan arsip atau dokumen organisasi (Outsourcing Vendor). Adapun jasa yang diberikan oleh PT Multifiling Mitra Indonesia meliputi Pengelolaan Kearsipan Modern (Modern Archives Management) dan Jasa Alih Media (Business Imaging Senfices), dimana PT Multifiling Mitra Indonesia melaksanakan keseluruhan proses kearsipan dari mulai seleksi arsip, penyimpanan sampai dengan perawatan. Sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa penyimpanan arsip PT Multifiling Mitra Indonesia telah mengembangkan beberapa teknik dalam penyimpanan data baik Pengelolaan Kearsipan Modern (Modern Archives Management) dan Jasa Alih Media (Business Imaging Senfices). Untuk kemudahan dalam pengelolaan dan kinerja kearsipan modern dan Jasa Alih Media PT Mulitifiling Mitra Indonesia menggunakan program-program aplikasi di setiap departementnya dianataranya departement Warehouse yang menggunakan Aplikasi RMS (Record Management Service), PT Multifiling

4 Mitra Indonesia banyak mengembangkan program-program aplikasi data

entry, program ini untuk memperjelas lalulintas arsip yang keluar masuk PT Multifiling Mitra Indonesia. Fungsi dan keguanaan program aplikasi disesuaikan dengan masing-masing devisi. Penulis berada pada departement Warehouse, pada departement ini program aplikasi yang digunakan adalah RMS ( Record Management Service ), fungsi dari RMS untuk mangatur lalu lintas arsip dengan cakupan Bok dari setiap customer. Lain dengan FIF ( Federal International Finance ), customer ini cara penyimpananya perbok, tetapi peminjamanya perarsip, arsip tersebut berupa arsip kontrak. Berhubung cara penyimpanan perbok dan peminjaman perarsip maka proses pencarian lokasinya membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Hal itu dikarenan sebelum diketahui kode lokasi pemakai harus mengatahui kode lokasinya dulu. Untuk mengetahui kode lokasi pemakai harus mengetahui Kode MMInya dulu,dan untuk mengetahui kode MMI pemakai harus melihat RA ( Regristation Arsip). Untuk itu penulis mencoba memecahkan masalah tersebut dengan membuat Progam Aplikasi Kearsipan untuk customer FIF. Program aplikasi ini akan mempercepat pencarian arsip. Pemakai cukup memasukan kode customer, nomer kontrak dan periode, secara langsung akan mendapatkan kode MMI dan kode Lokasi. Progam Aplikasi kearsipan selain untuk mempermudah pencarian arsip dan membuat laporan peminjaman, juga untuk mengetahui status arsip yang dipinjam.

5 B. Maksud dan Tujuan Penulisan Skripsi 1. Maksud Penulisan Skripsi: a. Untuk menerapkan Ilmu yang telah penulis dapat selama menjadi Mahasiswa perusahaan. b. Guna memenuhi salah satu syarat dalam rangka meraih gelar sarjana pada program Strata Satu (S1) jurusan Teknik Informatika (TI) STMIK Pranata Indonesia di Bekasi. 2. Tujuan Penulisan Skripsi: a. Dapat memberi masukan kepada pihak perusahaan dalam memperbaiki sistem yang sedang berjalan agar lebih efektif dan efisien. b. Dapat menerapkan teori yang didapat STMIK Pranata Indonesia di bekasi. c. Membuat Program Aplikasi Kearsipan. d. Menginformasikan kode MMI dan kode lokasi kepada pemakai. selama menjadi mahasiswa STMIK Pranata Indonesia terhadap lingkungan

C. Metode Penetelitian Dalam penyusunan skripsi ini, metode yang digunakan penulis adalah metode Deskritif. Metode Dekritif adalah metode penelitian dengan kunjungan langsung ke objek yang ingin penulis teliti, sedangkan teknik pengumpulan data yang penulis gunakan adalah:

6 1. Studi Lapangan: a. Observasi Dari beberapa pengamatan yang penulis temukan dilapangan kemudian penulis mencoba untuk membuat progam aplikasi kearsipan b. Wawancara Melakukan tanya jawab secara langsung kepada pihak perusahaan dan mengambil data-data dari perusahaan. 2. Studi Pustaka Mempelajari teori yang terdapat dalam istilah-istilah yang digunakan perusahaan melalui berbagai sumber seperti buku-buku, diktat, Catatan Kuliah, fasilitas Internet dan sumber-sumber lain sebagai penunjang dalam penganalisaan masalah dalam perusahaan.

D. Fungsi Penelitian Dengan melakukan penelitian secara langsung penulis dapat mengetahui masalah yang sebenarnya. Hal ini sangat berpengaruh terhadap program aplikasi yang akan dibuat. Sehingga menghasilkan informasi yang benar-benar dibutuhkan. Dapat mengurangi masalah yang sering timbul selama masih manual.

7 E. Ruang Lingkup Permasalahan Dalam penulisan skripsi ini, penulis membatasi masalah penyimpann arsip Kontrak pada Customer FIF di bagian warehouse. Sedangkan pembahasan penulis lebih ditekankan pada ruang lingkup masalah penyimpanan dan peminjaman file kontrak.

E. Sistematika Penulisan Sebelum memulai dan merumuskan masalah yang terdapat dalam perusahaan sebagai pembahasan, terlebih dahulu di kemukakan sistematika penulisan yang dipergunakan dalam penulisan skripsi ini agar lebih terarah sesuai dengan tujuan yang dikehendaki. Adapun sistematika penulisan dari sripsi ini adalah sebagai berikut : BAB I. PENDAHULUAN Dalam Bab ini penulis mengemukakan gambaran keseluruhan latar belakang masalah, maksud dan tujuan penulisan skripsi, metode penelitian, batas dan ruang lingkup permasalahan, serta sistematika penulisan BAB II. LANDASAN TEORI Dalam bab ini, penulis mengemukakan teori-teori penunjang kearsipan dan juga akan dibahas sedikit tentang perangakatlunak yang digunakan, spesifikasi komputer yang digunakan seperti software dan hardware yang dibutuhkan, dan teori-teori lain

8 mengenai Teknik Informatika yang berhubungan dengan masalah yang akan dibahas dalam skripsi ini BAB III. TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN Yang akan dibahas pada bab ini menyangkut seputar sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi, tugas dan tanggung jawab, analisa sistem, flowcart program aplikasi, analisa basis data, spesifikasi file dan lain sebagainya yang berkaitan dengan perusahaan tempat dimana penulis melakukan studi penelitian. BAB IV SPESIFIKASI PROGRAM Dalam bab ini penulis menjelaskan lebih konkrit lagi tentang desain yang akan ditampilkan (prototype) pada progam aplikasi pengolahan kearsipan tersebut, serta informasi apa saja yang akan dimuat di dalam program tersebut, juga hasil output listing program atau sintak-sintak yang digunakan dalam bahasa pemrograman tersebut. BAB IV. PENUTUP Dalam bab ini, penulis menyajikan tentang kesimpulan dan saransaran terhadap skripsi ini.

BAB II LANDASAN TEORI

A. Pengertian-Pengertian Sebelum mebahas lebih lanjut, terlebih dahulu penulis akan paparkan mengenai teori-teori dan devinisi-devinisi yang dikemukakan oleh para ahli yang relevan dengan permasalahan yang diteliti sebagai dasar atau teori yang akan digunakan untuk pembahasan permasalahan penelitian tersebut. Pengertian-pengertian yang akan penulis paparkan adalah sebagai berikut: 1. Pengertian Program Program menurut Rinaldi Munir (1999:8) dalam bukunya Algoritma dan Pemrograman menyebutkan: Program adalah perwujudan atau implementasi algoritma yang ditulis dalam bahasa perograman tertentu sehingga dapat dilaksanakan oleh komputer. Sedangkan dalam Buku Algoritma dan Teknik Pemrograman mendefinisikan: Program adalah kata, ekspresi, pernyataan atau kombinasinya yang disusun dan dirangkai menjadi satu kesatuan prosedur yang berupa urutan langkah untuk menyelesaikan masalah yang diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman sehingga dapat dieksekusi oleh komputer, (Budi Sutedjo,dkk, 2000:3). Dari definisi para ahli di atas, program dapat diartikan sebagai berikut: a). Program adalah perwujudan atau implementasi algoritma

10 b). Program adalah kata, ekspresi, pernyataan atau kombinasinya yang disusun dan dirangkai menjadi satu kesatuan prosedur. c). Program berupa urutan langkah untuk menyelesaikan masalah. d). Program harus diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman terlebih dahulu sehingga dapat dieksekusi oleh komputer. 2. Pengertian Pemrograman Definisi Pemrograman pemrograman yaitu : dalam buku Algoritma merupakan dan suatu Teknik proses

Pemrograman

mengimplementasikan urutan langkah untuk menyelesaikan masalah dengan menggunakan bahasa pemrograman, ( Budi Sutedjo dan Michael AN, 2000:4). Jadi pemrograman adalah suatu proses mengimplementasikan urutan langkah untuk menyelesaikan masalah dengan menggunakan suatu bahasa pemrograman yang nantinya akan dijalankan oleh komputer sehingga menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan lengkap, tepat dan akurat. 3. Pengertian Program Aplikasi Jogianto HM (1996:70) dalam bukunya yang berjudul Pengenalan Ilmu Komputer mendefinisikan program aplikasi sebagai berikut: Program aplikasi adalah program yang diterapkan pada suatu aplikasi tertentu dapat berupa (package program) yaitu program yang telah jadi dan siap digunakan.

11 Dari pendapat di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa program aplikasi adalah program yang diterapkan pada suatu aplikasi tertentu dan siap digunakan untuk menyelesaikan masalah untuk mengolah data menjadi suatu informasi yang dibutuhkan dengan tepat dan akurat. 4. Pengertian Arsip Arsi berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan Archivum yang artinya tempat untuk penyimpanan. Sering pula kata tersebut ditulis Archeon yang berarti Balai Kota (tempat untuk menyimpan dokumen) tentang masalah pemerintah. Menurut bahasa belanda yang dikatakan dengan Archief mempunyai arti: a). Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain. b). Kumpulan catatan atau bukti kegioatan yang berjudul tulisan, gambar, grafik dan sebagainya. c). Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingat. Perkataan arsip sudah secara umum dianggap sebagi istilah bahasa Indonesia, mempunyai arti: a). Tempat untuk menyimpan berkas sebagai bahan pengingat. b). Bahan-bahan, baik berujud surat, laporan, perjanjian-perjanjian, gambar-gambar hasil kegiatan, statistik, kuitansi dan sebagainya, yang disimpan sebagai bahan pengingatan. Sebenarnya ada istilah Arsip yang sudah merupakan istilah indonesia, yaitu: PERTINGGAL, yang berarti:

12 a). Berkas-berkas yang disimpan sebgai bahan pengingat. b). Lembaran catatan atau ujud lain yang disimpan untuk keperluan pengingat apabila diperlukan. Pertinggal itu sendiri dapat diartikan sebagai bahan tunggal atau jamak. Apabila orang menyebut pertinggal dimaksukan adalah:

Lembaran atau berkas yang terdapat didalam simpanan. Jadi barang tersebut sudah disimpan menurut tata cara yang berlaku. Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara menurut aturanaturan yang berlaku (yang telah ditentukan) dan apabila diperlukan sewaktu-sewaktu dapat diketemukan dengan mudah dan cepat. (Sularso Mulyono, dkk , 984:3) Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuanketentuan kearsipan (Lembaran Negara tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Nomer 2964) arsip adalah: a). Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembagalembagadan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. b). Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. ( Zulkifli Amsyah, 1993:2). Dalam Undang-undang tersebut arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk

13 perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Jadi arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada diberbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan kegiatan administrasi lain. Arsip dinamis dalam bahasa ingris disebut record. Sedangkan arsip statis adalah asip-arsip yang disimpan di Arsip Nasional (ARNAS) / swasta yang berasal dari arsip (dinamis) dari berbagai kantor. Arsip statis ini dalam bahasa ingris disebut archieve. AKTIF ARSIP DINAMIS (RECORD/DOKUMEN) INAKTIF ARSIP

ARSIP STATIS (ARCHIEVE) Gambar.1

5. Pengertian Warkat Warkat atau dalam bahasa inggris disebut records, sebenarnya adalah catatan-catatan atau dalam bentuk lain yang belum dimasukan ketempat penyimpanan.

14 Warkat yang sering disebut records yaitu setiap catatan tertulis, gambar atau rekaman yang memuat tentang sesuatu hal atau peristiwa yang digunakan orang untuk membantu pengingatan. 6. Pengertian Kearsipan Kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi: a). Penyimpanan (storing) b). Penempetan (placing) c). Penemuan kembali (finding) 7. Pengertian Konsep Dasar Sistem Terdapat dua kelompok didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponennya atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedurnya mendefinisikan sistem sebagai berikut: Suatu sistem adalah jaringan kerja dari beberapa prosedur yang saling Berhubungan, berkumpul bersama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu, http://library.gunadarma.ac.id/files/disk1/2/jbptgunadarma-gdl-s12004-basukirach-93-bab2.pdf (2007:7) Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada komponen atau elemennya mendefinisikan sistem sebagai berikut: Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dan berinteraksi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu, http://library.gunadarma.ac.id/files/disk1/2/jbptgunadarma-gdl-s12004-basukirach-93-bab2.pdf (2007:7)

15 Sistem itu sendiri memiliki karakterisitik atau beberapa sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (proses), dan sasaran suatu tujuan (goal). Adapun penjelasan dari karateristik dari suatu system adalah sebagai berikut: a). Komponen sistem (Components) Bagian sistem yang saling berinteraksi dan membentuk satu kesatuan. Komponen atau elemen sistem dapat berupa subsistem atau beberapa bagian sistem. b). Batas sistem (Boundary) Daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan lingkungannya atau dengan sistem lainnya. Batas sistem inilah yang membuat sistem dipandang sebagai satu kesatuan. c). Lingkungan Luar Sistem (Environments) Segala sesuatu yang berada diluar sistem yang mempengaruhi sistem.Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan sistem atau merugikan sistem. d). Penghubung Sistem (Interface) Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Penghubung inilah yang menyebabkan beberapa subsistem berintegrasi dan membentuk satu kesatuan.

16 e). Masukan Sistem (Input) Sesuatu yang dimasukkan ke dalam sistem yang berasal dari lingkungan. f). Keluaran Sistem (Output) Suatu hasil dari proses pengolahan sistem yang dikeluarkan ke lingkungan. g). Pengolah Sistem (Proses) Bagian dari sistem yang mengubah masukan (input) menjadi keluaran (output). h). Sasaran Sistem (Objectives) atau Tujuan (Goal) Sasaran sistem adalah sesuatu yang menyebabkan mengapa sistem itu dibuat atau ada. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Adapun definisi sistem menurut Van de Poel dalam Winardi adalah: Een verzameling elemnten waartussen relaties bestan. Vaak treft men bovendien in de litteratuur nog de volgende toevoeging ...... elementen gericht op de verwezenlijking van bepaalde gemeenschappelijke doeleinden. Yang diterjemahkan oleh Winardi sebagai sekumpulan elemen diantara mana terdapat adanya hubungan-hubungan. Kerapkali dalam literatur dapat diketemukan kata-kata tambahan elemen-elemen mana ditunjukan ke arah pencapaian sasaran-sasaran umum tertentu. Dari pengertian diatas dapat diuraikan bahwa suatu sistem terdiri dari sekumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang

17 memiliki pencapaian sasaran yang telah ditentukan, Sedangkan Shrode dan Voich dalam Lukman mengatakan bahwa system is whole compounded of several parts... yang dapat diartikan, sistem adalah suatu keseluruhan yang tersusun dari sekian banyak bagian. Senada dengan pendapat diatas maka Awad menyatakan bahwa system is an organized, funtioning, relationship among unit or components. Yang dapat diartikan, sistem adalah hubungan yang berlangsung diantara satuansatuan atau komponen secara teratur. Riggs dalam Winardi mengemukan pengertian sistem sebagai suatu kelompok yang terdiri dari beberapa komponen atau bagian yang saling berinteraksi dalam hubungan yang dinamis. Kemudian Johnson, Katzs dan Rosenzwig dalam Lukman mendefinisikan sistem sebagai suatu kebulatan atau keseluruhan yang kompleks atau terorganisir; suatu himpunan atau perpaduan hal-hal atau bagian bagian yang membentuk suatu kebulatan atau keseluruhan yang kompleks atau utuh. Selanjutnya menurut Winardi menyatakan bahwa pada intinya sistem menunjuk pada dua hal, yaitu pertama menunjukan suatu identitas, suatu wujud benda (abstrak maupun konkrit, termasuk yang konseptual) yang memiliki susunan struktural dari bagian-bagiannya ; kedua menunjukan suatu metode atau tata cara yang menunjuk pada suatu rencana metode, alat atau tata cara untuk mencapai sesuatu. Sejalan dengan pendapat di atas, Lukman mengartikan sistem sebagai wujud (entitas). Suatu sistem seringkali dianggap sebagai suatu himpunan bagian yang saling berhubungan sehingga merupakan suatu kesatuan. Contoh wujud (entitas)

18 adalah lembaga pemerintah yang berkewajiban memberi pelayanan yang berkualitas (pelayanan prima) kepada pelanggannya,

http://library.gunadarma.ac.id/files/disk1/2/jbptgunadarma-gdl-s1-2004basukirach-93-bab2.pdf (2007:7) 8. Pengertian Database Pengertian Database secara umum dalam Tranining& Development PT.Exelcomindo Pratama adalah: kumpulan informasi yang memiliki tujuan tertentu.sedangkan database yang dimaksud didalam Microsoft Access adalah kumpulan dari objekobjek yang menyimpan informasi untuk tujuan tertentu, (Tranining& Development PT.Exelcomindo Pratama, Jakarata, 2001:8). 9. Pengertian Program Flowcart Definisi program flowchart dalam buku Algoritma dan Teknik

Pemrograman menyebutkan:Program flowcart merupakan diagram alir yang menggambarkan urutan logika dari suatu prosedur pemecahan masalah, ( Budi Sutedjo, dkk, 2000:48). Program flowchart merupakan diagram alir yang berupa simbol-simbol menggambarkan urutan logika untuk suatu prosedur pemecahan masalah. Simbol-simbol standar yang digunakan pada program flowcart adalah sebagai berikut: a) Awal/Akhir Program Digunakan untuk mengawali dan mengakhiri suatu proses kegiatan.

19 b) Nilai Awal Digunakan untuk memberikan suatu nilai awal pada sebuah objek. c) Input Output Digunakan untuk input dan output baik secara manual maupun komputerisasi. d) Proses Digunakan untuk menggambarkan suatu proses yang sedang dieksekusi secara komputerisasi.

e) Pengujian Digunakan untuk pengujian suatu kondisiyang sedang diproses. f) Keterangan Digunakan untuk memberikan suatu keterangan .

g) Konektor pada Satu Halaman Digunakan sebagai penghubung antara proses satu dengan proses lainnya yang ada dalam satu lembar halaman. h) Konektor pada Halaman Lain Digunakan sebagai penghubung antara proses satu dengan proses lainnya yang ada dalam lembar halaman yang berbeda.

20 i) Arah Digunakan untuk menggambarkan arus proses dari kegiatan satu ke kegiatan lain. 10. Pengertian Entity Relationship Diagram (ERD) Bagus Kurniawan dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Manajemen dengan Visual Basic mendefinisikan ERD sebagai berikut: Entity Relationship Diagram adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data, disimpan dalam sistem secara abstrak atau suatu model yang mendiskripsikan hubungan antara penyimpanan data dalam bentuk diagram alir data dimana di alam pelaksanaan menggunakan sejumlah notasi atau simbol untuk menggambarkan struktur dengan hubungan atar data, (Bagus Kurniawan, 2002:35).

Jadi

ERD

dapat

diartikan

sebagai

model

jaringan

dengan

menggunakan susunan data dalam bentuk diagram alir data dan dalam pelaksanaannya menggunakan sejumlah notasi atau simbol untuk menggambarkan hubungan antar data. Simbol-simbol ERD adalah sebagai berikut: a) Entitas Merupakan individu/objek yang mewakili suatu yang nyata, yang membedakan/mendifinisikan secara utuh.

b) Relasi Yaitu hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas.

21 c) Atribut Yaitu suatu sifat karakteristik sebuah entitas dimana sistem bekerja dalam memelihara, membuat suatu relationship dan menyajikan informasi secara ideal. d) Link Menghubungkan antara entitas, atribut dengan yang lainnya.

Berikut adalah konsep-konsep dari ERD: a) Satu ke Satu (One to One) Hubungan satu ke satu enity atau atribut adalah jenis hubungan yang hanya dapat dilakukan satu entity atau satu atribut dengan satu entity atau atribut yang lainnya.

Gambar 2.1 Satu ke Satu Contoh: Hubungan antar entity dosen dengan entity mata kuliah adalah satu ke satu, dengan pengertian satu dosen hanya mengajar satu mata kuliah dan satu mata kuliah diajarkan oleh satu dosen.

22 b) Satu ke Banyak (One to Many) Hubungan satu ke banyak entity atau atribut adalah jenis hubungan yang hanya dapat dilakukan satu entity atau satu atribut dengan beberapa entity atau atribut yang lainnya.

Gambar 2.2 Satu ke Banyak Contoh: Hubungan antar entity dosen dengan entity mata kuliah adalah satu ke banyak, dengan pengertian satu dosen dapat mengajar beberapa mata kuliah dan beberapa mata kuliah dapat diajarkan oleh satu dosen. c) Banyak ke Banyak (Many to Many) Hubungan banyak ke banyak entity atau atribut adalah jenis hubungan yang hanya dapat dilakukan satu entity atau satu atribut dengan beberapa entity atau atribut yang lainnya dan satu entity atau satu atribut dengan beberapa entity atau atribut yang lainnya. M M

Gambar 2.3 Banyak ke Banyak Contoh:

23 Hubungan antar entity dosen dengan entity mata kuliah adalah banyak ke banyak, dengan pengertian satu dosen dapat mengajar beberapa mata kuliah dan satu mata kuliah dapat diajarkan oleh beberapa dosen. 11. Pengertian Normalisasi (Dekomposisi) Berikut pengertian normalisasi menurut Yuniar Supardi dalam bukunya Microsoft Visual Basic Dalam Praktek: Normalisasi adalah teknik desain database dengan memecah atribut menjadi beberapa bagian kelompok/entity sehingga didapat tabel yang optimal/normal, Supardi Yuniar (2002:80). Tahap Normalisasi: a) Bentuk Tak Normal Ciri-cirinya: 1) Tidak harus mengikuti format tertentu. 2) Data tidak lengkap dan terduplikasi. 3) Disusun sesuai dengan kedatangannya. b) Bentuk Normal pertama (First Normal Form/1NF) Ciri-cirinya: 1) Setiap data dibentuk dalam flat file (Flat datar/rata). 2) Data dibentuk dalam satu record demi record dan bersifat atomic value. 3) Tidak ada multivalued attribute. c) Bentuk Normal Kedua (Second Normal Form/2NF) Ciri-cirinya:

24 1) Memenuhi criteria 1 NF. 2) Atribut bukan kunci (non key) bergantung fungsi pada kunci utama (Fungtional Depedency). d) Bentuk Normal Ketiga (Third Normal Form/3NF) Ciri-cirinya: 1) Menenuhi criteria 2 NF 2) Tidak terdapat transitive depedency (kebergantungan transitif) e) Boyce Codd Normal Form (BCNF) Ciri-cirinya: 1) Relasi memenuhi criteria 1 NF. 2) Lebih kuat dari 3 NF. 3) Setiap atribut harus bergantung fungsi .

B. Perangkat Lunak yang Digunakan 1. Borland Delphi 6.0 Borland delphi 6.0 merupakan bahasa pemograman yang bekerja dalam lingkup MS-Windows. Seperti program MS-Visual Basic 6.0, borland delphi 6.0 dapat memanfaatkan kemampuan MS-Windows secara optimal. Kemampuannya dapat dipakai untuk merancang aplikasi yang berpenampilan seperti program aplikasi lainnya berbasis MS-Windows. a). Bagian Utama Delphi 6.0 Delphi merupakan program aplikasi berbasi visual, disana disediakan sebuah IDE (Integreted Development Environment). IDE

25 itu sendiri adalah sebuah lingkungan di mana semua tools yang diperlukan untuk desain, menjalankan dan menguji sebuah aplikasi disajikan dan terhubung dengan baik sehingga memudahkan pengembangan program. IDE terdiri dari Main window,

ComponentPalette, ToolBar, Form Designer, Code Editor dan Code Exlorer. Bagian utama delphi seperti dilayar pada gambar.

Gambar 3 Tampilan IDE Delphi 6.0 b). Kelebihan Delphi 6.0 Borland delphi 6.0 adalah bahasa pemograman yang bekerja dalam lingkup MS-Windows. Seperti halnya MS-Visual Basic 6.0 delphi sudah memanfaatkan kemampuan MS-windows secara optimal. Kemampuannya dapat dipakai untuk merancang program aplikasi yang berpenampilan seperti program aplikasi lainnya berbasis MS-Windows. Selain itu disediakan komponen-komponen yang memungkinkan kita membuat aplikasi seperti tampilan

26 Windows, dan diperkuat dengan bahasa pemograman object pascal yang terkenal. Khusus pemograman database, delphi 6.0 menyediakan fasilitas objek dengan format database sendiri, yaitu format database paradox dan dBase, delphi juga dapat menangani berbagai macam format database, antara lain MS-Acces, ODBC, SyBASE, Oracle dan lainnya. c). Fasilitas dan Fungsi Operasi Delphi 6.0 1) Form Inti dari setiap aplikasi adalah form. Form dapat dianggap sebagai sebuah Window. Defaultnya, delphi memberikan sebuah form pada setiap project dan menampilkan sebuah form kosong pada saat memulai delphi. Form dipakai untuk menempatkan komponen, kontrol, dan lain-lain. informasi mengenai form disimpan didalam dua file, yaitu file .dfm dan .pas. file .dfm berisi informasi mengenai tampilan form, ukuran, lokasi dan seterusnya. Kita tidak perlu tahu mengenai isi file ini, cukup tahu file itu saja. 2) Project Project adalah sekumpulan form, unit dan beberapa hal lain. Singkatnya, project adalah program aplikasi itu sendiri. File utama project disimpan dalam file berakhiran .dpr. Selain itu pada saat merancang project , maka otomatis juga akan

27 dibuatkan oleh delphi sejumlah file yang diperlukan project tersebut, yaitu sebagai berikut : (a). File unit (.pas) File ini dipakai untuk menyimpan program (kode program), biasanya berhubungan langsung dengan form tetapi kadang kala unit hanya berupa prosedur atau fungsi tidak berhubungan dengan form. (b). File form (.dfm) Dipakai untuk menyimpan semua informasi mengenai form. (c). File project option (.dfo) Untuk meyimpan semua setting option project. (d). File resource (.res) Untuk menyimpan ikon yang dipakai project

3) Unit Unit merupakan modul kode program, satu program mempunyai satu atau lebih unit. Setiap kali dibuat satu form, maka otomatis akan dibuat pula satu unit. Manfaat unit dalam program antara lain: (a). Membagi program yang besar dalam beberapa unit, sehingga kita bisa mengedit unit-unit tertentu.

28 (b). Membuat library (daftar pustaka) berupa fungsi dan prosedur, sehingga memudahkan sharing antar program. (c). Unit dapat dikompilasi terpisah dari program aplikasi, sehingga program aplikasi lain yang memerlukan unit serupa, dapat menggunakannya tanpa haru menulis kambali kode programnya. 4) Program Program dibangun dari satu atau lebih unit, sebuah program secara umum mempunyai struktur sebagai berikut : (a). Heading program, yaitu bagian yang menunjukan nama program tersebut. (b). Pernyataan uses, yang berisi daftar unit yang dipakai program. (c). Blok deklarasi dan pernyataan yaitu bagian yang berisi deklarasi dan pernyataan program yang dilaksanakan pada saat program dilaksanakan, bagian ini harus diakhiri dengan pernyataan end diikuti tanda titik. 2. Microsoft Access Microsoft (MS) Access merupakan salah satu produk yang dikeluarkan oleh Microsoft yang dikemas dalam Microsoft Office 97, Microsoft Access adalah produk yang bermanfaat untuk pengolahan database yang memiliki skala menengah kebawah. Setiap database yang dibuat MS

29 Access akan tersimpan dalam file *.mdb, dan setiap database memiliki ukuran maksimum 1 gigabyte (GB). Database Access telah dirancang untuk pengunaan secara multiuser. Dimana jumlah maksimum user yang dapat mengaksessecara bersamaan adalah 225 user. Database Access memiliki objek-objek sebagai berikut: a). Table Table merupakan kumpulan dari record (row) yang terususun dari satu atau beberapa field (column). Table terisi data/informasi yang sebenarnya. b). Query Query merupakan definisi dari satu atau beberapa field yang berasal dari objek table. c). Form Form merupakan area windows yang disediakan untuk mendesain data input yang akan disimpan kedalam table.

d). Report Report merupakan area windows yang disediakan untu mendesain output sehingga data table dapat ditampilkan diatas layar dan dalam bentuk hardcopy (dicetak diatas kertas). e). Macro Macro merupakan kumpulan perintah yang disusun untuk menjalankan operasi-operasi khusus.

30 f). Module Module merupakan kumpulan perintah berupa bahasa pemrograman (VBA).

C. Spesifikasi Komputer Yang Digunakan Untuk dapat malakukan proses instalasi Borland Delphi 6.0 ditentukan beberapa spesifikasi sistem antara lain: 1. Sistem operasi Delphi dapat berjalan dengan sistem operasi pada windows 98, atau windows NT. 2. Harddisk Harddisk yang dibutuhkan untuk instalasi minimal sebesar 500 MB dengan RAM 64 MB atau lebih 3. Prosesor Kecepatan prosesor yang diperlukan untuk instalasi minimal 350 atau lebih. MHz

D. Prosedur Kearsipan Setiap pekerjaan atau kegiatan mempunyai urutan langkah-langkah untuk menyelesaikan pekerjaan bersangkutan sejak penciptaan sampai selesai. Langkah-langkah terebut disebut Prosedur Kearsipan. Prosedur kearsipan terdiri dari prosedur permulaan dan Prosedur penyimpanan. Prosedur permulaan untuk surat masuk meliputi kegiatan-kegiatan administrasi

31 pencatatan, pendistribusian, dan pengolahan. Dan Prosedur permulaan untuk surat keluar meliputi administrasi pembuatan surat, pencatatan, dan pengiriman. Prosedur penyimpanan untuk surat masuk dan surat keluar adalah sama yaitu meliputi kegiatan pemeriksaan, mengindeks, mengkode, menyortir, dan meletakan.

32

BAB III TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN

A. Sejarah Singkat Perusahaan

PT Multifiling Mitra Indonesia merupakan perusahaan patungan antara perusahaan PT Multipolar Corporation dengan PT Lippo Karawaci. Tbk, yang didirikan pada tanggal 09 Juli 1992 diatas tanah seluas 1625 m, Awal pendirian PT Multifiling Mitra Indonesia jumlah karyawan 15 orang dan baru mempunyai 5 konsumen dengan 1000 bok. Perusahaan ini bertujuan untuk melayani kebutuhan perusahaan di dalam group maupun industri. PT Multifiling Mitra Indonesia memulai layanan manajemen arsip pada bulan Januari 1993 dan mengalami pertumbuhan yang sangat pesat sepanjang tahun, sampai dengan sekarang jumlah konsumen lebih dari 115, jumlah karyawan lebih dari 450 orang, PT Multifiling Mitra Indonesia beralamat di Delta Silicon Industrial Park, jl Alkasia II, Blok A7-4A, Lippo Cikarang, Bekasi, dan mempunyai 2 cabang di Medan dan Surabaya

B. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan meninjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur

33 organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan. Pada hakekatnya struktur organisasi perusahaan merupakan suatu kegiatan yang sudah diorganisasikan, harus dikoordinasikan, dan tersusun dari sejumlah subsistem yang saling berhubungan dan ketergantungan, sehingga timbul suatu kerjasama atas dasar pembagian tugas dan wewenang yang mempunyai tujuan tertentu sebagaimana hendak dicapai dan telah ditetapkan sebelumnya. Struktur organisasi yang baik dapat menimbulkan suasana yang baik pula, dalam arti dapat mendorong kerjasama pada setiap orang yang mempunyai kesenangan untuk melakukan suatu kerja dan bergerak kearah tujuan yang diinginkan. Sementra itu, Struktur organisasi yang dimiliki oleh PT. Multifiling Mitra Indonesia adalah berbentuk organisasi garis (line orgazation) Setiap bagian bertanggung jawab secara langsung atau hirarki (tingkatan) kepada garis komando atasan untuk tercapainya tujuan. Untuk lebih jelas mengenai struktur organisasi PT. Multifiling Mitra Indonesia dibawah ini. dapat dilihat pada diagram

34 Struktur Organisasi PT. Multifiling Mitra Indonesia

PRESIDEN DIREKTUR

MANAGER IMG

MANAGER WAREHOUSE

MANAGER SDM

MANAGER KEUANGAN

MANAGER IT

SUPERVISOR E-DOC

SUPERVISOR PEMBENAHAN

SUPERVISOR KEUANGAN

SUPERVISOR IT

SUPERVISOR EDC

SUPERVISOR RMS

SUPERVISOR CDMO

STAFF IMG

STAFF WAREHOUSE

STAFF KEUANGAN

STAFF IT

C. Tugas Dan Tanggung Jawab

PT. Multifiling Mitra Indonesia dalam struktur organisasinya mempunyai tugas dan tanggung jawab pada masing-masing tingkatan, yaitu sebagai berikut: 1. Presiden Direktur Yaitu: sebagai penanggung jawab tertinggi manajemen yang mempunyai tugas sebagai berikut:

35 a). Menetapkan dan mensahkan struktur organisasi serta memperbaruhi sesuai dengan kondisi dan perkembangan perusahaan. b). Mensahkan kebijakan manajemen, dan memastikan pelaksanaan serta perawatannya. c). Mensahkan surat kontrak dasar dengan pelanggan, pemasok dan sub kontraktor. d). Memeriksa atau memprifikasi surat pesanan (PO). e). Memastikan dilaksanakannya tinjauan manajemen. f). Menunjuk wakil manajemen. 2. Manager Keuangan a). Menetapkan sistem pengandalian anggaran keuangan. b). Melaksanakan administrasi keuangan laporan pajak. c). Merencanakan, mempersiapkan, mengembangkan system

komputerisasi perangkat lunak. d). Mengendalikan aset perusahaan secara umum. e). Mengkoordinasikan pelaksanaan inventori, pengkajian biaya material, serta audit akunting. 3. Manager IT a) Bertangung jawab pengelolahan managemen yang terkomputerisasi.

36 b) Menyiapkan sistem komputerisasi yang bisa menunjang kelancaran operasional. a. Manager Sumber Daya Manusia/Personalia a) Malakukan kebijakan mengenai personalia dan kebijakanyan

mengenahi personalia dan prosedurnya. b) Menyiapkan data yang diperlukan oleh administrasi upah/ gaji karyawan dan mengerjakan arsip kepegawaian. c) Megatur dan menyelesaikan mengenai hak perburuan serta

pengangkatan dan pemberhentian pegawai pengerahan tonnage kerja, latihan dan pengembangan 4. Manager Warehouse dan Imaging Manajer Warehouse dan Imaging adalah seorang yang karena pengalaman, pengetahuan, dan keterampilannya diakui oleh organisasi untuk memimpin, mengatur, mengelola, mengendalikan dan

mengembangkan kegiatan organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Tugas-tugas seorang manajer adalah : a). Memimpin organisasi b). Mengatur organisasi c). Mengendalikan organisasi d). Mengembangkan organisasi e). Mengatasi berbagai masalah yang terjadi di dalam organisasi

37 f). Menciptakan kerja sama di dalam organisasi. g). Menjalin kerja sama dengan pihak-pihak di luar organisasi h). Menumbuhkan kepercayaan i). Meningkatkan rasa tanggung jawab j). Mengawasi/mengendalikan kegiatan organisasi k). Melakukan evaluasi terhadap kegiatan yang telah dilakukan l). Menggali dan mengembangkan potensi sumber daya 5. Supervisior Sebagai pemimpin lapangan dan perwakilan dari unit manajemen, supervisor mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: a). Peninjauan luas terhadap pengawasan lapangan, koordinasi dan monitor terhadap aktifitas pengumpulan data. b). Momonitor dan evaluasi karyawan bawah dan membuat laporan kepada pihak management. c). Bertanggung jawab terhadap program pemasukan data. Manual yang terpisah menjelaskan secara menyeluruh mengenai tanggung jawab dan proses yang berhubungan dengan tugas ini, akan dikeluarkan kemudian. 6. Staff Warehouse Tugas dan tanggung jawab staff sebagai berikut:

38 a). Melaksanakan perintah-perintah atasan dan bertanggung jawab atas apa yang dia kerjakan sesuai dengan peraturan yang berlaku. b). Membuat laporan kerja dan dapat dipertanggung jawabkan kepada atasanya.

D. Analisa Sistem 1. Presedur Sistem Berjalan a). Prosedur Penyimpanan Perusahaan Federal International Finance (FIF) menyimpan arsip di Multifiling Mitra Indonesia (MMI), dengan persetujuan bersama MMI melakukan pembenahan dan perngurutan arsip, kemudian arsip di masukan ke dalam bok yang sekaligus dilakukan pengregistrasian arsip secara manual untuk setiap boxnya. data regristrasi arsip tersebut diinput kedalam Aplikasi Record Managemen Service (RMS) sesuai dengan keterangan yang tertulis pada registrasi arsip dan dibuatkan lokasi penyimpanannya. Bok arsip yang telah memiliki nomor lokasi langsung disimpan ke dalam rak sesuai nomor lokasi yang telak ditentukan. Cara pengisian Registrasi Arsip : 1) Registration Arsip (RA) dibuat rangkap 3 (tiga)

39 2) RA di isi oleh petugas internal atau eksternal FIF yang telah ditunjuk oleh pimpinan cabang masing-masing 3) Setelah RA di isi petugas kantor cabang FIF, Lbr. 1 disimpan oleh cabang FIF dalam odner tersendiri. Lbr. 2 dikumpulkan dalam odner tersendiri untuk diberikan kepada MMI sebagai dasar pendataan ke Aplikasi RMS, lbr. 3 dari RA ditempelkan pada sisi box arsip Dalam satu box di isi arsip yang mempunyai masa retensi yang berdekatan. b). Prosedur Peminjaman Petugas kantor cabang fif telpon/fax ke MMI untuk permohonan peminjaman file kontrak yang ada di MMI, petugas MMI akan mencarikan file kontrak tersebut dari box dimana file kontrak tersebut disimpan, dengan pedoman pada regristrasi arsip (RA) yang sudah di input di program aplikasi RMS, dengan pedoman regristrasi arsip petugas MMI dapat melihat dimana arsip itu disimpan pada box berapa dan lokasi dimana.

40 E. Flow Chart Program Aplikasi 1. Login 1 START 2 Input User Name Ketik password Ketik User Name Y OK Input Status T Y Cancel Pilih Status T Y 1 Close T END 2 Semua Text Box Kosong 3 Input password

41 2. Menu Utama 3 A 1. 2. 3. 4. 5. File Master Search Transaction About

1.File T 2.Master

3.1

Y 3.2

T T 3.Search T Y 4.Transaction 3.4 Y 3.3

T Y T 5.Transaction T 6.About Tampil Sekilas Tentang Program 3.5

42 3. Menu File 3.1

1. 2. 3. 4.

New User Change Password Log Out Exit

1.New User T 2.Change Password T 3.Log Out T 4.Exit T

3.1a

3.1b

3.1c

END

43 a. Menu New User

3.1a A Y Add T Cancel T T Close Y 3 Y Semua Text Box Kosong Save T Data User Ada T Isi Data User Y Y Cek Data User Input Data User

Tampilan Data User Update Data User Hapus Data User Y Delete

T Update

44 b. Change Password 3.1b A InputPassword Lama

Password Sama T Y Cencel T T Close Y 3

KetikPassword Baru Ketik Ulang Password Baru Y

Save T

Simpan

45 c. Log Out

3.1c 1 Input User Name

Input password

Ketik User Name Ketik password Input Status OK Pilih Status T Y Cancel 1 T Y Close T END 3.1c Semua Text Box Kosong Y 3

46 4. Menu Master 3.2

1. New Customer 2. New Arsip 3. New Location

1. New Customer T 2. New File Customer T

3.2a

Y 3.2b

Y 3. New Location T 3 3.2c

47 a. New Customer

3.2a A Y Add T Cancel T T Close Y 3 Y Sudah Ada T Input Field Customer Save T Semua Text Box Kosong 1 Tampil Data Customer Y Edit T Delete T A Y Hapus Data Customer A T Simpan Data Ubah Field Customer Update Y A Simpan Data Y Input Data Customer Y

48 b. New Arsip

3.2b A Y Add T Edit Y T Cancel T T Close Y 3 A Update T Y Simpan Data Tampil Arsip Customer Y Y Input Kriteria Input Arsip Customer T

Save

49 c. New Location 3.2c A Add T Edit T Y Cancel T T Close Y 3 A Update T Y Simpan Data Y Input Location Save Y T Y Input New Location

50 5. Search

3.3

1. Find Arsip 2. Find Location 3. Find Customer

1. Find Arsip T 2. Find Location T 3. Find Customer T 3

Y 3.3a

3.3b

Y 3.3c

51 a. Find Arsip

3.3a A Input Arsip Customer Y T Refresh T T Close Y 3 A Y Semua Text Box Kosong

find

Tampil Semua komponen File

52 b. Find Location

3.3b A Input Location Customer Y T Refresh T T Close Y 3 A Y Semua Text Box Kosong

find

Tampil Semua komponen

53 c. Find Customer

3.3c A Input Customer Y T Refresh T T Close Y 3 A Y Semua Text Box Kosong

find

Tampil Semua komponen

54 6. Transaction 3.4

1. Retrieval 2. Return

1. Retrieval T 2. Return T

Y 3.4a

Y 3.4b

Y 3. Report T 3 3.4c

55 a. Retrieval 3.4a T T Add Y Input Data Y Status In Close Y 3

Tampil Data Status File Input Data Y Save T

Semua Text Box Kosong

Y Cancel T T Print Y Print

56 b. Return

3.4b T T Add Y Input Data Y Status In Close Y 3

Tampil Data Status File Input Data Y Save

Semua Text Box Kosong

Cancel

57 7. Report

3.5

Pilih kriteria

Berdasarkan No Transaksi T T Berdasarkan No Kontrak Y T Preview

Berdasarkan Tanggal Cetak T Y Berdasarkan Cabang T 3 Laporan

58 F. Analisa Basis Data 1. Entity Relationship Diagram (ERD)

Cab_Konsumen I
Memp unyai

I I

Memp unyai

Arsip
Tgl_RegArsip No_Kons M No_MMI No_Arsip Periode Status Memp Keterangan unyai Terakir_Perbaruan

No_Kons Id_Kons Tgl_RegKons Cab_Kons Pic Alamat_Perusahan No_Telp No_Fax

Memp unyai

M M

I Konsumen Id_Kons Tgl_RegKons Nm_Kons

Memb uat

Transaksi
No_Trans Tgl_Trans No_Kons Cab_Kons No_MMI No_Arsip Periode Status Keterangan PIC Nama Pemakai

Lokasi
No_MMI No_Loc

I User Nama Pemakai Status Password Departement

59 2. Normalisasi a. Bentuk Tidak Normal (Un Normal Form)

Id_Kons Tgl_RegKons Nm_Kons

No_Kons Id_Kons Tgl_RegKons Cab_Kons Pic Alamat_Perusahan No_Telp No_Fax Tgl_RegArsip No_Kons No_MMI No_Arsip Periode Status Keterangan Terakir_Perbaruan Jangka Penyimpanan No_Trans Tgl_Trans No_Kons Cab_Kons No_MMI No_Arsip Periode Status Keterangan PIC No_MMI No_Loc Nama Status Password Departement

Tabel 1 Bentuk Tidak Normal ( Un Normalisasi )

60

b. Bentuk Normal Pertama ( First Normal Form / 1NF )

Tgl_RegKons Id_Kons * Nm_Perusahaan

Cab_Kons

Alamat_Perusahan No_Telp No_Fax PIC Tgl_RegArsip No_Kons * No_Arsip Periode Status Keterangan No_MMI * No_Loc Tgl_Trans No_Trans * Nama Pemakai* Status

Tabel 1 Bentuk Normal Pertama ( First Normal Form / 1NF) c. Bentuk Normal Kedua ( Second Normal Form / 2NF ) Tabel Cab_Konsumen
No_Kons * Id_Kons Tgl_RegKons Cab_Kons Pic Alamat_Perusahan No_Telp No_Fax

Tabel Komsumen Id_Kons * Tgl_RegKons Nm_Kons Tabel Lokasi

No_MMI * No_Loc

61 Tabel Arsip
Tgl_RegArsip No_Kons No_MMI No_Arsip Periode Status Keterangan Terakir_Perbaruan Jangka Penyimpanan

Tabel Transaksi
No_Trans Tgl_Trans No_Kons Cab_Kons No_MMI No_Arsip Periode Status Keterangan PIC Nama Pemakai

d. Bentuk Normal Ketiga ( Third Normal Form / 3NF ) Tabel Komsumen Id_Kons * Tgl_RegKons Nm_Kons

Tabel Cab_Konsumen
No_Kons * Id_Kons Tgl_RegKons Cab_Kons Pic Alamat_Perusahan No_Telp No_Fax

Tabel Transaksi
No_Trans Tgl_Trans No_Kons Cab_Kons No_MMI No_Arsip Periode Status Keterangan PIC Nama Pemakai

Tabel Arsip
Tgl_RegArsip No_Kons No_MMI No_Arsip Periode Status Keterangan Terakir_Perbaruan Jangka Penyimpanan

Tabel User
Nama Pemakai* Status Password Departement

Tabel Lokasi
No_MMI * No_Loc

62 G. Spesifikasi File 1. Tabel User Nama Tabel Media Fungsi Panjang Record Primery key Field Name Nm_User Status Password Departement 2. Tabel Konsumen Nama Tabel Media Fungsi Panjang Record Primery key Field Name Id_Kons Tgl_RegKons Nm_Kons : Tabel Konsumen : Hardisk : Untuk menyimpan data-data Konsumen : 43 : Id_Kons Data Type Text Date Text Field Size 3 10 30 Description Id Konsumen Tanggal Regristrasi Konsumen : Tabel Password : Hardisk : Untuk menyimpan data User : 45 : Nm_User Data Type Text Text Text Text Field Size 20 10 15 20 Description Nama User Jenis Log In Password Departement

3. Tabel Cabang Konsumen Nama Tabe : Tabel Cab_Konsumen

63 Media Fungsi Panjang Record Primey Key Field Name No_Kons Id_Kons Tgl_RegKons Cab_Kons PIC : Hardisk : Untuk Membedakan Antar Cabang : 145 : No_Kons Data Type Text Text Date Text Text Field Size 8 3 10 30 20 Description Kode Cabang Id Konsumen Tanggal Regristrasi Nama Cabang Komsumen Orang yang bertanggung jawab di konsumen Alamat_Perusahaan No_Telp No_Fax Text Number Number 50 12 12 Alamat Cabang Lengkap Nomer Telp Nomer Fax

4. Tabel Arsip Nama Tabel Media Fungsi Panjang Record Primery key Field Name : Tabel Arsip : Hardisk : Untuk menyimpan arsip customer : 82 :Data Type Tgl_RegArsip Date Field Size 8 Tanggal Pertamakali arsip datang ke MMI No_Kons Text 8 Kode Cabang Descreption

64 No_MMI No_Arsip Periode Status Keterangan Terakir_Perbaruan Text Number Number Text Text Date 14 13 4 5 20 10 Nomer MMI Nomer Kontrak Tahun Status File Keterangan Tanggal setiap ada perbaruan Jangka Penyimpanan 5. Tabel Transaksi Nama Tabel Media Fungsi Panjang Record Primery key Field Name : Tabel Transaksi : Hardisk : Untuk menyimpan data-data transaksi : 100 :Data Type No_Trans Tgl_Trans No_Kons Cab_Kons No_MMI No_Arsip Periode Status Keterangan PIC Number Date Text Text Text Number Number Text Text Text Field Size 8 10 8 30 14 13 4 5 20 20 Nomer Transaksi Tanggal Transaksi Kode Cabang Nama Cabang Komsumen Nomer MMI Nomer Kontrak Tahun Status File Keterangan Orang yang bertanggung jawab di konsumen Nm_User Text 20 Nama Pemakai Descreption Date 8 Lama Penyimpanan

65 6. Tabel Location Nama Tabel Media Fungsi Panjang Record Primery key Field Name No_MMI No_Loc : Tabel Location : Hardisk : Untuk menyimpan data-data lokasi : 23 : No_MMI Data Type Text Text Field Size 14 9 Descreption Nomer MMI Nomer Lokasi

Table Data Base Arsip

Tgl_RegArsip 9/21/2007 9/21/2007 9/21/2007 9/21/2007 9/21/2007 No_Kons 191-0103 191-0103 191-0103 191-0103 191-0103 No_MMI 191-0103-00305 191-0103-00305 191-0103-00305 191-0103-00305 191-0103-00305 No_Arsip 10514 10515 10516 10517 10518 Periode 2005 2005 2005 2005 2005 Status In In In In IN Keterangan Terakir_Perbaruan 10/7/2022 10/7/2022 10/7/2022 10/7/2022 10/22/2007

Table Data Base Lokasi

No_MMI 191-0101-00001 191-0101-00002 191-0101-00003 191-0101-00004 191-0101-00005 No_Lok C039-0821 C039-0822 C039-0823 C039-0824 C039-0825

BAB IV PEMBAHASAN MASALAH

A. Struktur Program HIPO (Hierarchical Input Proses Output)
LOG IN Menu Utama Program Aplikasi Pengolahan Kearsipan

Master

Edit

Search

Transaction

New File Customer New Location

New Customer

Edit Customer Edit File Customer Update Delete Cancel Close

Find File Find Location Find Customer

Retrieval Return Update Cancel Close

Save Cancel Close

File

Report New User Change Password

Log Out Save Update Cancel Close About

Info

66

67 B. Rancangan Masukan (Input) dan Keluaran (Output) 1. Rancangan Masukan (Input) a) Input User Name

PT MULTIFILING MITRA INDONESIA User Name Departement Status Password Add Save Edit Update Cancel Close Logo MMI

b) Input Customer Tgl_RegCust Kd_Perusahaan Kd_Cabang Nm_Perusahaan Nm_Cabang Alamat / /

Telp Fax PIC Add Cancel Close

68 c) Input Arsip Customer Identitas Customer Kd_Cabang No_MMI Rincian Cuatomer Nm_Perusahaan Nm_Cabang Tgl_RegCust / / Alamat

Nomer Kontrak No Awal

No Akir

Add Periode Status Keterangan

Cancel

Close

Time

d) Input Lokasi Input Lokasi No_MMI No_MMI No_Lokasi No_Lokasi

Add Save

Edit Update

Cancel Close

Time

69 2. Rancangan Keluaran ( Output ) a) Output Retrieval

RETRIEVAL TRANSACTION
No_Trans : Kd_Cabang : Nm_Cabang:

PT MULTIFILING MITRA INDONESIA Delta Silicon Industrial Park Alkasia II, Blok A7 - A4 Lippo Cikarang - Bekasi 17550

No_MMI

No_Kontrak

Periode

Keterangan

User

Delivery

PIC

70 b) Output Report

PT MULTIFILING MITRA INDONESIA Delta Silicon Industrial Park Alkasia II, Blok A7 - A4 Lippo Cikarang - Bekasi 17550

RETRIEVAL TRANSACTION

No_MMI

No_Kontrak

Periode

Keterangan

User

Delivery

PIC

71 C. Rancangan Tampilan Sistem 1. Log In

2. Menu Utama

72 a). File 1). New User

2). Change Password

73 3). Log Out

b). Master 1). New Customer

74 2). New Arsip Customer

3). New Location

75 c). Edit 1). Edit Customer

2). Edit Arsip Customer

76 d). Search 1). Find Arsip Customer

2). Find Location

77 3). Find Customer

78

e). Transaction 1). Retrieval

79 2). Return

80 f). Report

g). Abaut 1). Info

PROGRAM APLIKASI KEARSIPAN PADA PT MULTIFILING MITRA INDONESIA CIKARANG DENGAN DELPHI 6.0

DISUSUN OLEH BOWO WISNUGRAOHO STMIK PRANATA INDONESIA

81 D. Listing Program ( Terlampir )

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan Berdasarkan Pengamatan, pembahasan dan pelaksanaan masalah yang penulis lakukan pada PT Multifiling Mitra Indonesia (MMI), maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Sistem pengolahan kearsipan yang dipakai MMI khususnya bagian RMS sudah cukup baik tetapi untuk spesifikasi penyimpanan arsip khususnya

konsumen PT Ferdaral International Finance (FIF) kurang detail sehingga perlu membutuhkan beberapa langkah untuk sekali peminjaman satu arsip 2. Masih banyak kekurangan karena pada waktu melakukan transaksi yang tercatat pada sistem berupa bok, detail dari arsip berupa keterangan sehingga ketika ada permintaan harus melalui beberapa proses yang cukup lama 3. Terjadi banyak kesulitan karena pada saat konsumen menanyakan status arsipnya pihak MMI lambat dalam memberi informasinya, ini dikarenakan tidak adanya keterangan yang menjelaskan keberadaan arsip(status) 4. Memakan waktu lama untuk mengetahui jumlah arsip yang keluar masuk, karena penyimpanan berupa bok

83

84 B. Saran saran Penulis memberikan masukan maupun saran saran sebagai berikut : 1. Sebaiknya dibuat sistem pengolahan arsip yang bisa mencari arsip dengan cepat dan ada laporan disetiap transaksi, disini penulis mengenalkan program Aplikasi Pengolahan Kearsipan dengan mengunankan Delphi. 2. sistem pengolahan arsip yang diusulkan penulis sudah detail sehingga dalam pencarian arsip cukup dengan beberapa langkah arsip sudah dapat di ketahui dimana arsip tersebut di letakan 3. program aplikasi pengolahan arsip yang penulis usulkan bisa mengetahui tantang keberadaan arsip (status) 4. Ketika ingin mengetahui berapa banyak arsip yang keluar dapat dengan cepat di informasikan, hal ini di karenakan pengindekannya perarsip

PROGRAM APLIKASI KEARSIPAN PADA PT MULTIFILING MITRA INDONESIA CIKARANG DENGAN DELPHI 6.0

SKRIPSI
Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Strata Satu (S1) Tahun Akademik 2007/2008

Disusun Oleh : Nama Nim Jurusan : BOWO WISNUGROHO : 43A97006034093 : TEKNIK INFORMATIKA

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER PRANATA INDONESIA BEKASI 2007

DAFTAR ISI

HALAMAN
ABSTRAKSI...........................................................................................................i LEMBAR PERSETUJUAN.................................................................................iii LEMBAR PERSETUJUAN PENGUJIAN........................................................ iv MOTTO DAN PERSEMBAHAN.........................................................................v KATA PENGANTAR...........................................................................................vi DAFTAR ISI.......................................................................................................viii

BAB I

PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah...................................................................1 B. Maksud dan Tujuan Penulisan Skripsi.............................................4 C. Metode Penelitian.............................................................................5 D. Fungsi Penelitian..............................................................................6 E. Ruang Lingkup Permasalahan..........................................................6 F. Sistematika Penulisan.......................................................................7

BAB II

LANDASAN TEORI A. Pengertian-Pengertian.......................................................................9 B. Perangkat Lunak yang Digunakan.................................................24 C. Spesifikasi Komputer yang Digunakan.........................................30 D. Prosedur Kearsipan.........................................................................30

viii

BAB III

TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN A. Sejarah Singkat Perusahan.............................................................32 B. Struktur Organisasi Perusahaan......................................................32 C. Wewenang Dan Tanggung Jawab..................................................34 D. Analisa Sistem................................................................................38 E. Flow Chart Program Aplikasi.........................................................40 F. Analisa Basis Data..........................................................................58 G. Spesifikasi File...............................................................................62

BAB IV

PEMBAHASAN MASALAH A. Struktur Program HIPO..................................................................66 B. Rancangan Masukan (Input) dan Rancangan Keluaran (Output)...67 C. Rancangan Tampilan Sistem.................................................. ........71 D. Listing Program..............................................................................81

BAB V

PENUTUP A. Kesimpulan.....................................................................................82 B. Saran-Saran.....................................................................................83

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN RIWAYAT HIDUP

ix

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. Manajemen Kearsipan. Pt Gramedia Pustak Utama, Jakarta,1993 Sutedjo Budi dan Michael A. N., Algoritma dan Teknik Pemrograman, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1999 Jogiyanto. Pengenalan Komputer. Andi Offset, Yogyakarta, 1999 Jogiyanto, Membuat Aplikasi DataBase Dengan Delphi. Elex Media Komputindo, Jakarta, 1999 Kurniawan Bagus, Sistem Informasi Manajemen dengan Visual Basic, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 2002 Martono, Boedi , Arsip Korespondensi. Pustaka Sinar Harapan, Jakarta, 1997 , Penataan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan. Pustaka Sinar Harapan, Jakarta, 1989. Munir, Rinaldi, Algoritma dan Pemrograman, Penerbit CV Informatika, Bandung, 1999 Nugroho, Widodo. Tip Dan Trik Pemrograman Delphi. Pt elex Media Komputindo, Magelang, 2002. Supardi Yuniar, Microsoft Visual Basic dalam Praktek, Penerbit Datacom Lintas Buana, Jakarta, 2003 Sularso, dkk. Dasar-Dasar Kearsipan, Penerbit Liberty Yogyakarta, Semarang, 1984 Teddy Macus, dkk. Pemrograman Delphi Dengan AdoExpress.Informatika Bandung, Bandung, 2005 Training & Development. Microsoft Access 97 Fundamental-Desain Database. Pt Exelcomindo Pratama, Jakarta, 2001. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuanpokok Kearsipan (Lembaran Negara Tahun 1971 Nomor 32,Tambahan Lembaran Negara No.2964) http://tonggo.wordpress.com

www.usd.ac.id www.pnri.go.id http://library.gunadarma.ac.id/files/disk1/2/jbptgunadarma-gdl-s1-2004basukirach-93-bab2.pdf http://library.gunadarma.ac.id/files/disk1/2/jbptgunadarma-gdl-s1-2004basukirach-93-bab2.pdf http://library.gunadarma.ac.id/files/disk1/2/jbptgunadarma-gdl-s1-2004basukirach-93-bab2.pdf http://www.ilmukomputer.com

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

A. Data Pribadi Nama Lengkap Tempat, Tgl. Lahir Jenis Kelamin Agama Alamat Telpon B. Riwayat Pendidikan 1. STMIK Pranata Indonesia, 2003-2007, Berijazah 2. STM TC Manisrenggo, 1995-1998, Berijazah 3. SMP Negeri 2 Manisrenggo, 1992-1995, Berijazah 4. SD Negeri 1 Nangsri, 1986-1992, Berijazah C. Pengalaman Kerja 1. PT Baja Kurnia beralamat di Batu, Ceper, Jawa Tengah, 1999-2000. 2. PT Saint Gobaint Winter Diamas Bekasi, 2003-2005. 3. PT Multifiling Mitra Indonesia Cikarang, Sampai saat ini D. Lain-Lain 1. BLK (Balai Latihan Kerja), 1999, Bersertifikat 2. Smile (Kursus Bhs Inggris), 2001, Bersertifikat 3. YotaBakti (Kursus Pelayaran), 2001, Tdk Bersertifikat : BOWO WISNUGROHO : Klaten, 10 Juli 1980 : Laki-laki : Islam : Jl. Dewi Sartika, Bekasi. : 021-91468902

Bekasi, 23 Oktober 2007

Penulis

KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah yang telah melimpahkan rahmat dan karuniaNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Skripsi yang berjudul Program Aplikasi Aplikasi Kearsipan pada PT Multifiling Mitra Indonesia- Cikarang Dengan Delphi 6.0. Skripsi ini menyajikan solusi-solusi pengelolahan arsip yang

terkomputerisasi secara efektif, cepat dan akurat, pengelolahan arsip di PT Multifiling Mitra Indonesia khususnya bagian RMS sudah cukup baik namun masih ada celah-celah yang masih perlu di perbaiki, maka dari itu dengan penyajian skripsi ini bisa membantu kekurangan-kekurangan dari sistem yang di gunakan saat ini. Tujuan penyusunan Skripsi ini adalah sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan program Strata Satu ( S1 ) jurusan Teknik Informatika pada Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) Pranata Indonesia. Penulis menyadari meskipun telah berusaha menyelesaikan Skripsi ini dengan sebaik-baiknya, namun masih banyak kekurangan di sana-sini. Hal ini disebabkan keterbatasan kemampuan dan pengetahuan penulis. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesarbesarnya kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan Skripsi ini, yaitu:

vi

1. Bapak Drs. Yusrodi selaku ketua Yayasan Manajemen Informatika Indonesia. 2. Bapak Drs. Bagyo Handoko.S.M.M selaku ketua STMIK Pranata Indonesia. 3. Ir. Khaerudin Selaku ketua jurusan Teknik Informatika, STMIK Pranata Indonesia. 4. Bapak Ir.Wahyono. MMSI, selaku pembimbing I 5. Bapak Drs. Joko Prasojo, selaku pembimbing II 6. Semua dosen pengajar STMIK Pranata Indonesia yang telah memberi pendidikan dan masukan ilmu. 7. Pihak management PT Mulitifiling Mitra Indonesia yang telah memberi ijin kepada penulis untuk menerapkan ilmu di Perusahaan PT Multifiling Mitra Indonesia 8. Kedua orang tua yang selalu memberi doa dan dukungan kepada penulis. 9. Bapak beserta Ibu Sjafruddin yang selalu memberi dukungan 10. Riana Wulandari yang selalu menemani dan memberi motivasi 11. Teman-teman yang selalu memberikan motivasi kepada penulis. Penulis juga mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun demi penyempurnaan Skripsi ini. Penulis juga berharap semoga Skripsi ini dapat

bermanfaat bagi pembaca, terutama untuk mahasiswa STMIK Pranata Indonesia. Bekasi, 14 Oktober 2007

Penulis vii

D. Listing Program 1. Listing program untuk cabang customer baru procedure TNewCustomer.BsaveClick(Sender: TObject); begin AdoTblNewCustomer.Open; AdoTblNewCustomer.Append; AdoTblNewCustomer['tgl_RegKons']:=Etglreg.Text; AdoTblNewCustomer['Id_Kons']:=Ecomnum.Text; AdoTblNewCustomer['No_Kons']:=Ekdcab.Text; AdoTblNewCustomer['Cab_Kons']:=Ecusar.Text; AdoTblNewCustomer['Alamat1']:=Ealamat1.Text; AdoTblNewCustomer['Alamat2']:=Ealamat2.Text; AdoTblNewCustomer['Alamat3']:=Ealamat3.Text; AdoTblNewCustomer['telp 1']:=Ephone1.Text; AdoTblNewCustomer['telp 2']:=Ephone1.Text; AdoTblNewCustomer['fax 1']:=Efax1.Text; AdoTblNewCustomer['fax 2']:=Efax2.Text; AdoTblNewCustomer['PIc']:=EPerson.Text; AdoTblNewCustomer.Post; Etglreg.Text:=''; Ecomnum.Text:=''; ECusname.Text:=''; Ecusar.Text:=''; Ealamat1.Text:=''; Ealamat2.Text:=''; Ealamat3.Text:=''; Ephone1.Text:=''; Ephone2.Text:=''; Efax1.Text:=''; Efax2.Text:=''; EPerson.Text:=''; Ekdcab.Text:=''; TabSheet1.Show; Badd.Enabled:=True; Badd.Visible:=True; Bsave.Visible:=False; Bsave.Enabled:=False; Badd.SetFocus; Etglreg.Enabled:=False; Ecomnum.Enabled:=False; Ekdcab.Enabled:=False; ECusname.Enabled:=False; Ecusar.Enabled:=False; Ealamat1.Enabled:=False; Ealamat2.Enabled:=False;

Ealamat3.Enabled:=False; Ephone1.Enabled:=False; Ephone2.Enabled:=False; Efax1.Enabled:=False; Efax2.Enabled:=False; EPerson.Enabled:=False; Badd.SetFocus; end; procedure TNewCustomer.BcloseClick(Sender: TObject); begin NewCustomer.Close; end; procedure TNewCustomer.EtglregKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin if key=#13 then begin Ecomnum.Enabled:=True; if Sender=Etglreg then Ecomnum.SetFocus; end; end; procedure TNewCustomer.BfirstClick(Sender: TObject); begin ADOQuery1.Open; ADOQuery1.First; Etglreg.Text:=ADOQuery1['Tgl_RegKons']; Ecomnum.Text:=ADOQuery1['Id_Kons']; Ekdcab.Text:=ADOQuery1['No_Kons']; ECusname.Text:=ADOQuery1['Nm_Kons']; Ecusar.Text:=ADOQuery1['Cab_Kons']; Ealamat1.Text:=ADOQuery1['Alamat1']; Ealamat2.Text:=ADOQuery1['Alamat2']; Ealamat3.Text:=ADOQuery1['Alamat3']; Ephone1.Text:=ADOQuery1['telp 1']; Ephone2.Text:=ADOQuery1['telp 2']; Efax1.Text:=ADOQuery1['fax 1']; Efax2.Text:=ADOQuery1['fax 2']; EPerson.Text:=ADOQuery1['Pic']; end; procedure TNewCustomer.BpriorClick(Sender: TObject); begin ADOQuery1.Open;

ADOQuery1.Prior; Etglreg.Text:=ADOQuery1['Tgl_RegKons']; Ecomnum.Text:=ADOQuery1['Id_Kons']; Ekdcab.Text:=ADOQuery1['No_Kons']; ECusname.Text:=ADOQuery1['Nm_Kons']; Ecusar.Text:=ADOQuery1['Cab_Kons']; Ealamat1.Text:=ADOQuery1['Alamat1']; Ealamat2.Text:=ADOQuery1['Alamat2']; Ealamat3.Text:=ADOQuery1['Alamat3']; Ephone1.Text:=ADOQuery1['telp 1']; Ephone2.Text:=ADOQuery1['telp 2']; Efax1.Text:=ADOQuery1['fax 1']; Efax2.Text:=ADOQuery1['fax 2']; EPerson.Text:=ADOQuery1['Pic']; end; procedure TNewCustomer.BnextClick(Sender: TObject); begin ADOQuery1.Open; ADOQuery1.Next; Etglreg.Text:=ADOQuery1['Tgl_RegKons']; Ecomnum.Text:=ADOQuery1['Id_Kons']; Ekdcab.Text:=ADOQuery1['No_Kons']; ECusname.Text:=ADOQuery1['Nm_Kons']; Ecusar.Text:=ADOQuery1['Cab_Kons']; Ealamat1.Text:=ADOQuery1['Alamat1']; Ealamat2.Text:=ADOQuery1['Alamat2']; Ealamat3.Text:=ADOQuery1['Alamat3']; Ephone1.Text:=ADOQuery1['telp 1']; Ephone2.Text:=ADOQuery1['telp 2']; Efax1.Text:=ADOQuery1['fax 1']; Efax2.Text:=ADOQuery1['fax 2']; EPerson.Text:=ADOQuery1['Pic']; end; procedure TNewCustomer.BlastClick(Sender: TObject); begin ADOQuery1.Open; ADOQuery1.Last; Etglreg.Text:=ADOQuery1['Tgl_RegKons']; Ecomnum.Text:=ADOQuery1['Id_Kons']; Ekdcab.Text:=ADOQuery1['No_Kons']; ECusname.Text:=ADOQuery1['Nm_Kons']; Ecusar.Text:=ADOQuery1['Cab_Kons']; Ealamat1.Text:=ADOQuery1['Alamat1']; Ealamat2.Text:=ADOQuery1['Alamat2'];

Ealamat3.Text:=ADOQuery1['Alamat3']; Ephone1.Text:=ADOQuery1['telp 1']; Ephone2.Text:=ADOQuery1['telp 2']; Efax1.Text:=ADOQuery1['fax 1']; Efax2.Text:=ADOQuery1['fax 2']; EPerson.Text:=ADOQuery1['Pic']; end; procedure TNewCustomer.BcancelClick(Sender: TObject); begin Etglreg.Text:=''; Ecomnum.Text:=''; ECusname.Text:=''; Ecusar.Text:=''; Ealamat1.Text:=''; Ealamat2.Text:=''; Ealamat3.Text:=''; Ephone1.Text:=''; Ephone2.Text:=''; Efax1.Text:=''; Efax2.Text:=''; EPerson.Text:=''; Ekdcab.Text:=''; TabSheet1.Show; Badd.Enabled:=True; Badd.Visible:=True; Bsave.Visible:=False; Bsave.Enabled:=False; Badd.SetFocus; Etglreg.Enabled:=False; Ecomnum.Enabled:=False; Ekdcab.Enabled:=False; ECusname.Enabled:=False; Ecusar.Enabled:=False; Ealamat1.Enabled:=False; Ealamat2.Enabled:=False; Ealamat3.Enabled:=False; Ephone1.Enabled:=False; Ephone2.Enabled:=False; Efax1.Enabled:=False; Efax2.Enabled:=False; EPerson.Enabled:=False; Badd.SetFocus; end;

procedure TNewCustomer.FormActivate(Sender: TObject); begin TabSheet1.Show; Badd.Enabled:=True; Badd.Visible:=True; Bsave.Visible:=False; Bsave.Enabled:=False; Badd.SetFocus; Etglreg.Enabled:=False; Ecomnum.Enabled:=False; Ekdcab.Enabled:=False; Panel6.Enabled:=False; ECusname.Enabled:=False; Ecusar.Enabled:=False; Ealamat1.Enabled:=False; Ealamat2.Enabled:=False; Ealamat3.Enabled:=False; Ephone1.Enabled:=False; Ephone2.Enabled:=False; Efax1.Enabled:=False; Efax2.Enabled:=False; EPerson.Enabled:=False; end; procedure TNewCustomer.BaddClick(Sender: TObject); begin Etglreg.Enabled:=True; Etglreg.SetFocus; Etglreg.Text:=''; Ecomnum.Text:=''; ECusname.Text:=''; Ecusar.Text:=''; Ealamat1.Text:=''; Ealamat2.Text:=''; Ealamat3.Text:=''; Ephone1.Text:=''; Ephone2.Text:=''; Efax1.Text:=''; Efax2.Text:=''; EPerson.Text:=''; Ekdcab.Text:=''; Bsave.Visible:=True; Badd.Visible:=False; Panel6.Enabled:=True; end;

procedure TNewCustomer.EkdcabKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin if key=#13 then begin ECusname.Enabled:=True; ADOQuery1.Open; with AdoTblNewCustomer do if AdoTblNewCustomer.Locate('No_Kons',Ekdcab.Text,[locaseinsensitive])t hen begin Ecomnum.Text:=''; Ekdcab.Text:=''; Ekdcab.Enabled:=False; Ecomnum.SetFocus; ShowMessage('There Is Same Customer Number') end else begin ECusname.ReadOnly:=True; Ecusar.Enabled:=True; Ecusar.SetFocus; end; end; end; procedure TNewCustomer.EcomnumKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin if key=#13 then begin with NewCompany.ADOTable1 do if NewCompany.ADOTable1.Locate('id_Kons',Ecomnum.Text,[locaseinsens itive])then begin ECusname.Text:=NewCompany.ADOTable1['Nm_Kons']; Ekdcab.Enabled:=True; Ekdcab.Text:=Ecomnum.Text ; Ekdcab.SetFocus; end else begin ShowMessage('Is Not Company Number'); Badd.Enabled:=True; Badd.Visible:=True; Bsave.Visible:=False; Bsave.Enabled:=False;

Badd.SetFocus; Etglreg.Enabled:=False; Ecomnum.Enabled:=False; Ekdcab.Enabled:=False; Panel6.Enabled:=False; ECusname.Enabled:=False; Ecusar.Enabled:=False; Ealamat1.Enabled:=False; Ealamat2.Enabled:=False; Ealamat3.Enabled:=False; Ephone1.Enabled:=False; Ephone2.Enabled:=False; Efax1.Enabled:=False; Efax2.Enabled:=False; EPerson.Enabled:=False; end; end; end; procedure TNewCustomer.ECusnameKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin if key=#13 then begin Ecusar.Enabled:=True; if Sender=ECusname then Ecusar.SetFocus; end; end; procedure TNewCustomer.EcusarKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin if key=#13 then begin Ealamat1.Enabled:=True; Ealamat2.Enabled:=True; Ealamat3.Enabled:=True; Ephone1.Enabled:=True; Ephone2.Enabled:=True; Efax1.Enabled:=True; Efax2.Enabled:=True; EPerson.Enabled:=True; if Sender=Ecusar then Ealamat1.SetFocus; if Sender=Ealamat1 then Ealamat2.SetFocus; if Sender= Ealamat2 then Ealamat3.SetFocus; if Sender=Ealamat3 then Ephone1.SetFocus; if Sender=Ephone1 then Ephone2.SetFocus;

if Sender=Ephone2 then Efax1.SetFocus; if Sender=Efax1 then Efax2.SetFocus; if Sender=Efax2 then EPerson.SetFocus; end; end; procedure TNewCustomer.EPersonKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin if key=#13 then begin Bsave.Enabled:=True; Bsave.SetFocus; end; end; end.

2. Listing Program untuk arsip baru procedure TNewFile.BcloseClick(Sender: TObject); begin NewFile.Close; end; procedure TNewFile.BcancelClick(Sender: TObject); begin Badd.Visible:=True; Badd.Enabled:=True; Badd.SetFocus; Bsave.Visible:=False; EkdCab.Text:=''; Enommi.Text:=''; Enoaw.Text:=''; Enoak.Text:=''; Eperiode.Text:=''; Estatus.Text:=''; Eket.Text:=''; Enmcus.Text:=''; Ecabcus.Text:=''; Etglreg.Text:=''; Alamat.Text:=''; EkdCab.Enabled:=False; Enommi.Enabled:=False; Enoaw.Enabled:=False; Enoak.Enabled:=False; Eperiode.Enabled:=False; Estatus.Enabled:=False;

Eket.Enabled:=False; end; procedure TNewFile.FormActivate(Sender: TObject); begin TabSheet1.Show; Badd.Enabled:=True; Badd.Visible:=True; Badd.SetFocus; Bsave.Visible:=False; EkdCab.Text:=''; Enommi.Text:=''; Enoaw.Text:=''; Enoak.Text:=''; Eperiode.Text:=''; Estatus.Text:=''; Eket.Text:=''; Enmcus.Text:=''; Ecabcus.Text:=''; Etglreg.Text:=''; Alamat.Text:=''; EkdCab.Enabled:=False; Enommi.Enabled:=False; Enoaw.Enabled:=False; Enoak.Enabled:=False; Eperiode.Enabled:=False; Estatus.Enabled:=False; Eket.Enabled:=False; end; procedure TNewFile.BsaveClick(Sender: TObject); var aw,ak,pr,nk:Integer; begin if (Enoaw.Text='') then begin ShowMessage('Early Number Not Yet In Content....man?'); Enoaw.Text:=''; Enoak.Text:=''; Enoaw.SetFocus; end else begin if (Enoaw.Text > Enoak.Text) then begin ShowMessage('First Number Smaller Than Last Number');

Enoaw.Text:=''; Enoak.Text:=''; Enoaw.SetFocus; end else begin aw:=StrToInt(Enoaw.Text); ak:=StrToInt(Enoak.Text); pr:=StrToInt(Eperiode.Text); nk:=0; while aw <= ak do begin nk := aw; AdoFileCustomer.Append; AdoFileCustomer['Tgl_RegArsip']:=DateTimePicker1.Date; AdoFileCustomer['No_Kons']:=Ekdcab.Text; AdoFileCustomer['No_MMI']:=Enommi.Text; AdoFileCustomer['No_Arsip']:=nk; AdoFileCustomer['periode']:=Eperiode.Text; AdoFileCustomer['status']:=Estatus.Text; AdoFileCustomer['Keterangan']:=Eket.Text; AdoFileCustomer['Terakir_Perbaruan']:=FormatDateTime('dd mm yy',Date); AdoFileCustomer.Post; AdoFileCustomer.Last; aw := aw + 1; Enoaw.Text:=''; Enoak.Text:=''; Eket.Text:=''; Enommi.SetFocus; end; end; end; end; procedure TNewFile.EnommiKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin if key=#13 then begin Enoaw.Enabled:=True; Enoak.Enabled:=True; Eperiode.Enabled:=True; Estatus.Enabled:=True; Eket.Enabled:=True; if Sender=Enommi then Enoaw.SetFocus; end; end;

procedure TNewFile.EkdCabKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin if key=#13 then begin NewCustomer.AdoTblNewCustomer.Open; with NewCustomer.AdoTblNewCustomer do if NewCustomer.AdoTblNewCustomer.Locate('No_Kons',EkdCab.Text, [locaseinsensitive])then begin //Enmcus.Text:=NewCustomer.AdoTblNewCustomer['Cab_Kons']; Ecabcus.Text:=NewCustomer.AdoTblNewCustomer['Cab_Kons']; Etglreg.Text:=NewCustomer.AdoTblNewCustomer['Tgl_RegKons']; Alamat.Text:=NewCustomer.AdoTblNewCustomer['Alamat1']+ (', ')+ NewCustomer.AdoTblNewCustomer['Alamat2']+ (', ')+ NewCustomer.AdoTblNewCustomer['Alamat3']; Enommi.Text:=EkdCab.Text; Enommi.ReadOnly:=False; Enommi.SetFocus; end else begin ShowMessage('Customer Not Yet Regristrations'); EkdCab.Text:=''; Enommi.Text:=''; Enoaw.Text:=''; Enoak.Text:=''; Eperiode.Text:=''; Estatus.Text:=''; Eket.Text:=''; Enommi.ReadOnly:=True; Enoaw.Enabled:=False; Enoak.Enabled:=False; Eperiode.Enabled:=False; Estatus.Enabled:=False; Eket.Enabled:=False; EkdCab.SetFocus; end; end; end; procedure TNewFile.BaddClick(Sender: TObject); begin EkdCab.Enabled:=True; Enommi.Enabled:=True; Enommi.ReadOnly:=True; Badd.Enabled:=False; Badd.Visible:=False;

Bsave.Enabled:=False; Bsave.Visible:=True; EkdCab.SetFocus; end; procedure TNewFile.EnoawKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin if key=#13 then begin if Sender=Enoaw then Enoak.SetFocus; if Sender=Enoak then Eperiode.SetFocus; if Sender=Eperiode then Estatus.SetFocus; if Sender=Estatus then Eket.SetFocus; end; end; procedure TNewFile.EketKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin if key=#13 then begin Bsave.Enabled:=True; if Sender=Eket then Bsave.SetFocus; Bsave.SetFocus; end; end; procedure TNewFile.Timer1Timer(Sender: TObject); begin StatusBar1.Panels[0].Text:='Time: '+ FormatDateTime('hh:mm:ss',Time); end; end. 3. Listing Program untuk cari arsip procedure TSearchingFileContract.FormActivate(Sender: TObject); begin Button1.SetFocus; EkdCab.Text:=''; Enofile.Text:=''; Eperiode.Text:=''; Enmcus.Text:=''; Edit1.Text:=''; Edit2.Text:=''; Ecabcus.Text:='';

Etglreg.Text:=''; EKdlok.Text:=''; Eket.Text:=''; Estatus.Text:=''; end; procedure TSearchingFileContract.Button2Click(Sender: TObject); begin EkdCab.ReadOnly:=True; Enofile.ReadOnly:=True; Eperiode.ReadOnly:=True; EkdCab.Text:=''; Enofile.Text:=''; Eperiode.Text:=''; Enmcus.Text:=''; Edit1.Text:=''; Edit2.Text:=''; Ecabcus.Text:=''; Etglreg.Text:=''; EKdlok.Text:=''; Eket.Text:=''; Estatus.Text:=''; Button1.SetFocus; end; procedure TSearchingFileContract.Button1Click(Sender: TObject); begin EkdCab.ReadOnly:=False; Enofile.ReadOnly:=False; Eperiode.ReadOnly:=False; EkdCab.SetFocus; end; procedure TSearchingFileContract.EkdCabKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin if key=#13 then begin if Sender=EkdCab then Enofile.SetFocus; if Sender=Enofile then Eperiode.SetFocus; end; end; procedure TSearchingFileContract.EperiodeKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin

if key=#13 then begin ADOQuery1.Open; with ADOQuery1 do if ADOQuery1.Locate('No_Kons;No_Arsip;Periode', VarArrayOf([ekdcab.text,enofile.Text, eperiode.text]),[locaseinsensitive]) then begin Enmcus.Text:=ADOQuery1['Nm_Kons']; Edit1.Text:=ADOQuery1['No_Kons']; Ecabcus.Text:=ADOQuery1['Cab_Kons']; Etglreg.Text:=ADOQuery1['Tgl_RegArsip']; EKdlok.Text:=ADOQuery1['No_Lok']; Eket.Text:=ADOQuery1['Keterangan']; Estatus.Text:=ADOQuery1['Status']; Edit2.Text:=ADOQuery1['Terakir_Perbaruan']; EkdCab.ReadOnly:=True; Enofile.ReadOnly:=True; Eperiode.ReadOnly:=True; Button1.SetFocus; end else begin ShowMessage('No Number Kontrak'); EkdCab.Text:=''; Enofile.Text:=''; Eperiode.Text:=''; Enmcus.Text:=''; Edit1.Text:=''; Edit2.Text:=''; Ecabcus.Text:=''; Etglreg.Text:=''; EKdlok.Text:=''; Eket.Text:=''; Estatus.Text:=''; EkdCab.SetFocus; end; end; end; procedure TSearchingFileContract.Button3Click(Sender: TObject); begin SearchingFileContract.Close; end; end.