Apostila de Administração de Recursos Materiais

FACULDADE DE CINCIAS ADMINISTRATIVAS E CONTBEIS DE LINS Curso de Administrao
APOSTILA DE ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS
LINS / 2005
UMA VISO GERAL SOBRE ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS
LINS / 2005
ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS

1. AS EMPRESAS E SEUS RECURSOS Toda produo depende da existncia conjunta de trs fatores de produo: natureza, capital e trabalho, integrados por um quarto fator denominado empresa. Para os economistas, todo processo produtivo se fundamenta na conjuno desses quatro fatores de produo.
Os quatro fatores de produo. Cada um dos quatro fatores de produo tem uma funo especfica, a saber: a) Natureza: o fator que fornece os insumos necessrios produo, como as matrias-primas, os materiais, a energia etc. o fator de produo que proporciona as entradas de insumos para que a produo possa se realizar. Dentre os insumos, figuram os materiais e matrias-primas; b) Capital: o fator que fornece o dinheiro necessrio para adquirir os insumos e pagar o pessoal. O capital representa o fator de produo que permite meios para comprar, adquirir e utilizar os demais fatores de produo; c) Trabalho: o fator constitudo pela mo-de-obra, que processa e transforma os insumos, atravs de operaes manuais ou de mquinas e ferramentas, em produtos acabados ou servios prestados. O trabalho representa o fator de
produo que atua sobre os demais, isto , que aciona e agiliza os outros fatores de produo. comumente denominado mo-de-obra, porque se refere principalmente ao operrio manual ou braal que realiza operaes fsicas sobre as matrias-primas, com ou sem o auxlio de mquinas e equipamentos; d) Empresa: o fator integrador capaz de aglutinar a natureza, o capital e o trabalho em um conjunto harmonioso que permite que o resultado alcanado seja muito maior do que a soma dos fatores aplicados no negcio. A empresa constitui o sistema que aglutina e coordena todos os fatores de produo envolvidos, fazendo com que o resultado do conjunto supere o resultado que teria cada fator isoladamente. Isto significa que a empresa tem um efeito multiplicador, capaz de proporcionar um ganho adicional, que o lucro. Mas adiante, ao falarmos de sistemas, teremos a oportunidade de conceituar esse efeito multiplicador, tambm denominado efeito sinergstico ou sinergia. Modernamente, esses fatores de produo costumam ser denominados recursos empresariais. Os principais recursos empresariais so: Recursos Materiais, Recursos Financeiros, Recursos Humanos, Recursos Mercadolgicos e Recursos Administrativos. Veja Figura:
2. UMA INTRODUO HISTRICA ADMINISTRAO DE MATERIAIS
A atividade de material existe desde a mais remota poca, atravs das trocas de caas e de utenslios at chegarmos aos dias de hoje, passando pela Revoluo Industrial. Produzir, estocar, trocar objetos e mercadorias algo to antigo quanto a existncia do ser humano. A Revoluo Industrial, meados dos sc. XVIII e XIX, acirrou a concorrncia de mercado e sofisticou as operaes de comercializao dos produtos, fazendo com que compras e estoques ganhassem maior importncia. Este perodo foi marcado por modificaes profundas nos mtodos do sistema de fabricao e estocagem em maior escala. O trabalho, at ento, totalmente artesanal foi em parte substitudo pelas mquinas, fazendo com a produo evolusse para um estgio tecnologicamente mais avanado e os estoques passassem a ser vistos sob um outro prisma pelas administraes. A constante evoluo fabril, o consumo, as exigncias dos consumidores, o mercado concorrente e novas tecnologias deram novo impulso Administrao de Materiais, fazendo com que a mesma fosse vista como uma arte e uma cincia das mais importantes para o alcance dos objetivos de uma organizao, seja ela qualquer que fosse. Um dos fatos mais marcantes e que comprovaram a necessidade de que materiais devem ser administrados cientificamente foi, sem dvida, as duas grandes guerras mundiais, isso sem contar com outros desejos de conquistas como, principalmente, o empreendimento de Napoleo Bonaparte. Em todos os embates ficou comprovado que o fator abastecimento ou suprimento se constituiu em elemento de vital importncia e que determinou o sucesso ou o insucesso dos empreendimentos. Soldados e estratgias por mais eficazes que fossem, eram insuficientes para o alcance dos resultados esperados. Munies, equipamentos, vveres, vesturios adequados, combustveis foram, so e sero necessrios sempre, no momento oportuno e no local certo, isto quer dizer que administrar materiais como administrar informaes: quem os tm quando necessita, no local e na quantidade necessria, possui ampla possibilidade de ser bem sucedido. Para refletir: Nos dias de hoje - Qual ser a importncia da Administrao de Materiais no projeto de um nibus espacial?.
3. ADMINISTRAO DE MATERIAIS: DEFINIES A Administrao de Materiais definida como sendo um conjunto de atividades desenvolvidas dentro de uma empresa, de forma centralizada ou no, destinadas a suprir as diversas unidades, com os materiais necessrios ao desempenho normal das respectivas atribuies. Tais atividades abrangem desde o circuito de reaprovisionamento, inclusive compras, o recebimento, a armazenagem dos materiais, o fornecimento dos mesmos aos rgos requisitantes, at as operaes gerais de controle de estoques etc. Em outras palavras: A Administrao de Materiais visa garantia de existncia contnua de um estoque, organizado de modo a nunca faltar nenhum dos itens que o compem, sem tornar excessivo o investimento total. A Administrao de Materiais moderna conceituada e estudada como um Sistema Integrado em que diversos subsistemas prprios interagem para constituir um todo organizado. Destina-se a dotar a administrao dos meios necessrios ao suprimento de materiais imprescindveis ao funcionamento da organizao, no tempo oportuno, na quantidade necessria, na qualidade requerida e pelo menor custo. A oportunidade, no momento certo para o suprimento de materiais, influi no tamanho dos estoques. Assim, suprir antes do momento oportuno acarretar, em regra, estoques altos, acima das necessidades imediatas da organizao. Por outro lado, a providncia do suprimento aps esse momento poder levar a falta do material necessrio ao atendimento de determinada necessidade da administrao. Do mesmo modo, o tamanho do Lote de Compra acarreta as mesmas conseqncias: quantidades alm do necessrio representam inverses em estoques ociosos, assim como, quantidades aqum do necessrio podem levar insuficincia de estoque, o que prejudicial eficincia operacional da organizao. Estes dois eventos, tempo oportuno e quantidade necessria, acarretam, se mal planejados, alm de custos financeiros indesejveis, lucros cessantes, fatores esses decorrentes de quaisquer das situaes assinaladas. Da mesma forma, a obteno de material sem os atributos da qualidade requerida para o uso a que se destina acarreta custos financeiros maiores, retenes ociosas de capital e oportunidades de lucro no
realizadas. Isto porque materiais, nestas condies podem implicar em paradas de mquinas, defeitos na fabricao ou no servio, inutilizao de material, compras adicionais, etc. Os subsistemas da Administrao de Materiais, integrados de forma sistmica, fornecem, portanto, os meios necessrios consecuo das quatro condies bsicas alinhadas acima, para uma boa Administrao de material. Decompondo esta atividade atravs da separao e identificao dos seus elementos componentes, encontramos as seguintes subfunes tpicas da Administrao de Materiais, alm de outras mais especficas de organizaes mais complexas: a.1 - Subsistemas Tpicos: a.1.1- Controle de Estoque - subsistema responsvel pela gesto econmica dos estoques, atravs do planejamento e da programao de material, compreendendo a anlise, a previso, o controle e o ressuprimento de material. O estoque necessrio para que o processo de produo-venda da empresa opere com um nmero mnimo de preocupaes e desnveis. Os estoques podem ser de: matria-prima, produtos em fabricao e produtos acabados. O setor de controle de estoque acompanha e controla o nvel de estoque e o investimento financeiro envolvido.
a.1.2-
Classificao
de
Material
subsistema
responsvel
pela
identificao
(especificao), classificao, codificao, cadastramento e catalogao de material. a.1.3- Aquisio / Compra de Material - subsistema responsvel pela gesto, negociao e contratao de compras de material atravs do processo de licitao. O setor de Compras preocupa-se sobremaneira com o estoque de matria-prima. da responsabilidade de Compras assegurar que as matrias-primas exigida pela Produo estejam disposio nas quantidades certas, nos perodos desejados. Compras no somente responsvel pela quantidade e pelo prazo, mas precisa tambm realizar a
compra em preo mais favorvel possvel, j que o custo da matria-prima um componente fundamental no custo do produto. a.1.4- Armazenagem / Almoxarifado - subsistema responsvel pela gesto fsica dos estoques, compreendendo as atividades de guarda, preservao, embalagem, recepo e expedio de material, segundo determinadas normas e mtodos de armazenamento. O Almoxarifado o responsvel pela guarda fsica dos materiais em estoque, com exceo dos produtos em processo. o local onde ficam armazenados os produtos, para atender a produo e os materiais entregues pelos fornecedores a.1.5- Movimentao de Material - subsistema encarregado do controle e normalizao das transaes de recebimento, fornecimento, devolues, transferncias de materiais e quaisquer outros tipos de movimentaes de entrada e de sada de material. a.1.6 - Inspeo de Recebimento - subsistema responsvel pela verificao fsica e documental do recebimento de material, podendo ainda encarregar-se da verificao dos atributos qualitativos pelas normas de controle de qualidade. a.1.7 - Cadastro - subsistema encarregado do cadastramento de fornecedores, pesquisa de mercado e compras. a.2 - Subsistemas Especficos: a.2.1 - Inspeo de Suprimentos - subsistema de apoio responsvel pela verificao da aplicao das normas e dos procedimentos estabelecidos para o funcionamento da Administrao de Materiais em toda a organizao, analisando os desvios da poltica de suprimento traada pela administrao e proporcionando solues. a.2.2 - Padronizao e Normalizao - subsistema de apoio ao qual cabe a obteno de menor nmero de variedades existentes de determinado tipo de material, por meio de unificao e especificao dos mesmos, propondo medidas de reduo de estoques.
a.2.3 - Transporte de Material - subsistema de apoio que se responsabiliza pela poltica e pela execuo do transporte, movimentao e distribuio de material. A colocao do produto acabado nos clientes e as entregas das matrias-primas na fbrica de responsabilidade do setor de Transportes e Distribuio. nesse setor que se executa a Administrao da frota de veculos da empresa, e/ou onde tambm so contratadas as transportadoras que prestam servios de entrega e coleta. A integrao destas subfunes funciona como um sistema de engrenagens que aciona a Administrao de Material e permite a interface com outros sistemas da organizao. Assim, quando um item de material recebido do fornecedor, houve, antes, todo um conjunto de aes inter-relacionadas para esse fim: o subsistema de Controle de Estoque aciona o subsistema de Compras que recorre ao subsistema de Cadastro. Quando do recebimento, do material pelo almoxarifado, o subsistema de Inspeo acionado, de modo que os itens aceitos pela inspeo fsica e documental so encaminhados ao subsistema de Armazenagem para guarda nas unidades de estocagem prprias e demais providncias, ao mesmo tempo que o subsistema de Controle de Estoque informado para proceder aos registros fsicos e contbeis da movimentao de entrada. O subsistema de Cadastro tambm informado, para encerrar o dossi de compras e processar as anotaes cadastrais pertinentes ao fornecimento. Os materiais recusados pelo subsistema de Inspeo so devolvidos ao fornecedor. A devoluo providenciada pelo subsistema de Aquisio que aciona o fornecedor para essa providncia aps ser informado, pela Inspeo, que o material no foi aceito. Igualmente, o subsistema de Cadastro informado do evento para providenciar o encerramento do processo de compra e processar, no cadastro de fornecedores, os registros pertinentes. Quando o material requisitado dos estoques, este evento comunicado ao subsistema de Controle de Estoque pelo subsistema de Armazenagem. Este procede baixa fsica e contbil, podendo, gerar com isso, uma ao de ressuprimento. Neste caso, emitida pelo subsistema de Controle de Estoques uma ordem ao subsistema de Compras, para que o material seja comprado de um dos fornecedores cadastrados e habilitados junto organizao pelo subsistema de Cadastro. Aps a concretizao da compra, o
subsistema de Cadastro tambm fica responsvel para providenciar, junto aos fornecedores, o cumprimento do prazo de entrega contratual, iniciando o ciclo, novamente, por ocasio do recebimento de material. Todos esses subsistemas no aparecem configurados na Administrao de Materiais de qualquer organizao. As partes componentes desta funo dependem do tamanho, do tipo e da complexidade da organizao, da natureza e de sua atividade-fim, e do nmero de itens do inventrio. 4. RESPONSABILIDADE E ATRIBUIES DA ADMINISTRAO DE MATERIAIS
a) b) c) d) e)
suprir, atravs de Compras, a empresa, de todos os materiais necessrios ao seu funcionamento; avaliar outras empresas como possveis fornecedores; supervisionar os almoxarifados da empresa; controlar os estoques; aplicar um sistema de reaprovisionamento adequado, fixando Estoques Mnimos, Lotes Econmicos e outros ndices necessrios ao gerenciamento dos estoques, segundo critrios aprovados pela direo da empresa;
f) g) h)
manter contato com as Gerncias de Produo, Controle de Qualidade, Engenharia de Produto, Financeira etc. estabelecer sistema de estocagem adequado; coordenar os inventrios rotativos.
5.
OBJETIVOS PRINCIPAIS DA
ADMINISTRAO
DE
MATERIAIS
REC.
PATRIMONIAIS
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A Administrao de Materiais tem por finalidade principal assegurar o contnuo abastecimento de artigos necessrios para comercializao direta ou capaz de atender aos servios executados pela empresa. As empresas objetivam diminuir os custos operacionais para que elas e seus produtos possam ser competitivos no mercado. Mais especificamente, os materiais precisam ser de qualidade produtiva para assegurar a aceitao do produto final. Precisam estar na empresa prontos para o consumo na data desejada e com um preo de aquisio acessvel, a fim de que o produto possa ser competitivo e assim, dar empresa um retorno satisfatrio do capital investido. Segue os principais objetivos da rea de Administrao de Recursos Materiais e Patrimoniais: a) Preo Baixo - este o objetivo mais bvio e, certamente um dos mais importantes. Reduzir o preo de compra implica em aumentar os lucros, se mantida a mesma qualidade; b) c) d) Alto Giro de Estoques - implica em melhor utilizao do capital, aumentando o retorno sobre os investimentos e reduzindo o valor do capital de giro; Baixo Custo de Aquisio e Posse - dependem fundamentalmente da eficcia das reas de Controle de Estoques, Armazenamento e Compras; Continuidade de Fornecimento - resultado de uma anlise criteriosa quando da escolha dos fornecedores. Os custos de produo, expedio e transportes so afetados diretamente por este item; e) Consistncia de Qualidade - a rea de materiais responsvel apenas pela qualidade de materiais e servios provenientes de fornecedores externos. Em algumas empresas a qualidade dos produtos e/ou servios constituem-se no nico objetivo da Gerncia de Materiais; f) Despesas com Pessoal - obteno de melhores resultados com a mesma despesa ou, mesmo resultado com menor despesa - em ambos os casos o objetivo obter maior lucro final. As vezes compensa investir mais em pessoal porque pode-se alcanar com isto outros objetivos, propiciando maior benefcio com relao aos custos ;
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g)
Relaes Favorveis com Fornecedores - a posio de uma empresa no mundo dos negcios , em alto grau determinada pela maneira como negocia com seus fornecedores;
h) i)
Aperfeioamento de Pessoal - toda unidade deve estar interessada em aumentar a aptido de seu pessoal; Bons Registros - so considerados como o objetivo primrio, pois contribuem para o papel da Administrao de Material, na sobrevivncia e nos lucros da empresa, de forma indireta.
6. TERMINOLOGIAS UTILIZADAS NA ADMINISTRAO DE MATERIAIS
a) Artigo ou Item - designa qualquer material, matria-prima ou produto acabado que faa parte do estoque; b) Unidade - identifica a medida, tipo de acondicionamento, caractersticas de apresentao fsica ( caixa, bloco, rolo, folha, litro, galo, resma, vidro, pea, quilograma, metro, .... ); c) Pontos de Estocagem - locais aonde os itens em estoque so armazenados e sujeitos ao controle da administrao; d) Estoque - conjunto de mercadorias, materiais ou artigos existentes fisicamente no almoxarifado espera de utilizao futura e que permite suprir regularmente os usurios, sem causar interrupes s unidades funcionais da organizao; e) Estoque Ativo ou Normal - o estoque que sofre flutuaes quanto a quantidade, volume, peso e custo em conseqncia de entradas e sadas; f) Estoque Morto ou Inativo - no sofre flutuaes, esttico; g) Estoque Empenhado ou Reservado - quantidade de determinado item, com utilizao certa, comprometida previamente e que por alguma razo permanece temporariamente em almoxarifado. Est disponvel somente para uma aplicao ou unidade funcional especfica; h) Estoque de Recuperao - quantidades de itens constitudas por sobras de retiradas de estoque, salvados ( retirados de uso atravs de desmontagens)
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etc., sem condies de uso, mas passveis de aproveitamento aps recuperao, podendo vir a integrar o Estoque Normal ou Estoque de Materiais Recuperados, aps a obteno de sua condies normais; i) Estoque de Excedentes, Obsoletos ou Inservveis - constitui as quantidades de itens em estoque, novos ou recuperados, obsoletos ou inteis que devem ser eliminados. Constitui um Estoque Morto; j) Estoque Disponvel - a quantidade de um determinado item existente em estoque, livre para uso; k) Estoque Terico - o resultado da soma do disponvel com a quantidade pedida, aguardando o fornecimento; l) Estoque Mnimo: a menor quantidade de um artigo ou item que dever existir em estoque para prevenir qualquer eventualidade ou emergncia ( falta ) provocada por consumo anormal ou atraso de entrega; m) Estoque Mdio, Operacional: considerado como sendo a metade da quantidade necessria para um determinado perodo mais o Estoque de Segurana; n) Estoque Mximo: a quantidade necessria de um item para suprir a organizao em um perodo estabelecido mais o Estoque de Segurana; o) Ponto de Pedido, Limite de Chamada ou Ponto de Ressuprimento: a quantidade de item de estoque que ao ser atingida requer a anlise para ressuprimento do item; p) Ponto de Chamada de Emergncia: a quantidade que quando atingida requer medidas especiais para que no ocorra ruptura no estoque. Normalmente igual a metade do Estoque Mnimo; q) Ruptura de Estoque: ocorre quando o estoque de determinado item zera ( E = 0 ). A continuao das solicitaes e o no atendimento a caracteriza; r) Freqncia - o nmero de vezes que um item solicitado ou comprado em um determinado perodo; s) Quantidade a Pedir - a quantidade de um item que dever ser fornecida ou comprada;
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t) Tempo de Tramitao Interna: o tempo que um documento leva, desde o momento em que emitido at o momento em que a compra formalizada; u) Prazo de Entrega: tempo decorrido da data de formalizao do contrato bilateral de compra at a data de recebimento da mercadoria; v) Tempo de Reposio, Ressuprimento: tempo decorrido desde a emisso do documento de compra ( requisio ) at o recebimento da mercadoria; w) Requisio ou Pedido de Compra - documento interno que desencadeia o processo de compra; x) Coleta ou Cotao de Preos: documento emitido pela unidade de Compras, solicitando ao fornecedor Proposta de Fornecimento. Esta Coleta dever conter todas as especificaes que identifiquem individualmente cada item; y) Proposta de Fornecimento - documento no qual o fornecedor explicita as condies nas quais se prope a atender (preo, prazo de entrega, condies de pagamento etc); z) Mapa Comparativo de Preos - documento que serve para confrontar condies de fornecimento e decidir sobre a mais vivel; aa) Contato, Ordem ou Autorizao de Fornecimento: documento formal, firmado entre comprador e fornecedor, que juridicamente deve garantir a ambos (fornecimento x pagamento); bb)Custo Fixo:- o custo que independe das quantidades estocadas ou compradas ( mo-de-obra, despesas administrativas, de manuteno etc. ); cc) Custo Varivel - existe em funo das variaes de quantidade e de despesas operacionais; dd)Custo de Manuteno de Estoque, Posse ou Armazenagem: so os custos decorrentes da existncia do item ou artigo no estoque. Varia em funo do nmero de vezes ou da quantidade comprada; ee) Custo de Obteno de Estoque, do Pedido ou Aquisio: constitudo pela somatria de todas as despesas efetivamente realizadas no processamento de uma compra. Varia em funo do nmero de pedidos emitidos ou das quantidades compradas.
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ff) Custo Total: o resultado da soma do Custo Fixo com o Custo de Posse e o Custo de Aquisio; gg)Custo Ideal: aquele obtido no ponto de encontro ou interseo das curvas dos Custos de Posse e de Aquisio. Representa o menor valor do Custo Total.
7. FLUXO DAS ATIVIDADES
Anlise economico financeira
Com de Anlise mercado ou nec Prod
Programao e controle de estoque
Compra
Recebimento
Armazenamento
Controle do Estoque
Consumo ou comercializao
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Analisando o esquema acima, percebemos a relao de interdependncia. investimento. Programao e controle de estoque: consiste em definir o estoque ideal para as necessidades da empresa, e o controle visa, rapidez de atendimento, menor aplicao do capital de giro, possibilidades de rotatividade do estoque, etc. Compras: A funo de compras um segmento essencial do departamento de materiais ou suprimentos, que tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou servios, planej-las quantitativamente e satisfaz-las no momento certo com as quantidades corretas, verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar armazenamento. Os objetivos bsicos de uma seo de compras so: A) Comprar materiais e insumos aos menores preos, obedecendo padres de qualidade e quantidade; B) Procurar sempre dentro de uma negociao justa e honesta as melhores condies para a empresa, principalmente as de pagamento. Para efetuar uma boa compra, a empresa deve seguir certos mandamentos que incluem a verificao de prazos, preos, qualidade e volume. Deve-se manter cadastros de fornecedores, analis-los, fazer uma seleo e procurar ter uma bom relacionamento com o mercado fornecedor. Entre as caracteristicas bsicas de um sistema adequado de compras, podemos destacar: A) Sistema de compras a trs cotaes: Tem por finalidade partir de um nmero mnimo de cotaes para encorajar novos competidores. A prseleo dos concorrentes qualificados evita o dispndio de tempo com um grande nmero de fornecedores. Anlise de mercado ou necessidade de produo: permite avaliar a
capacidade de consumo. Anlise economico financeira: atravs dela que se analisa a capacidade empresarial, as despesas e a lucratividade, visualizando assim as possibilidades de
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B)
Sistema de preos objetivos: O conhecimento prvio do preo justo, alm de ajudar nas decises do comprador, proporciona uma verificao dupla no sistema de cotaes. Pode ainda ajudar os fornecedores a serem competitivos, mostrando-lhes que seus preos esto fora de concorrncia.
C)
Duas ou mais aprovaes: No mnimo duas pessoas esto envolvidas em cada deciso da escolha do fornecedor. Isto estabelece uma defesa dos interesses da empresa pela garantia de um melhor julgamento, protegendo o comprador ao possibilitar reviso de uma deciso individual.
D)
Documentao escrita: Documentao anexa ao pedido, possibilita no ato da Segunda assinatura, o exame de cada fase de negociao, permite reviso e estar sempre disponvel junto ao processo de compra para esclarecer qualquer dvida posterior.
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GESTO DE ESTOQUE
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GESTO DE ESTOQUES
1. A GESTO DE ESTOQUE
A gesto de estoque , basicamente, o ato de gerir recursos ociosos possuidores de valor econmico e destinado ao suprimento das necessidades futuras de material , numa organizao. Os investimentos no so dirigidos por uma organizao somente para aplicaes diretas que produzam lucros, tais como os investimentos em mquinas e em equipamentos destinados ao aumento da produo e, conseqentemente, das vendas. Outros tipos de investimentos, aparentemente, no produzem lucros. Entre estes esto as inverses de capital destinadas a cobrir fatores de risco em circunstncias imprevisveis e de soluo imediata. o caso dos investimentos em estoque, que evitam que se perca dinheiro em situao potencial de risco presente. Por exemplo, na falta de materiais ou de produtos que levam a no realizao de vendas, a paralisao de fabricao, a descontinuidade das operaes ou servios etc., alm dos custos adicionais e excessivos que, a partir destes fatores, igualam, em importncia estratgica e econmica, os investimentos em estoque aos investimentos ditos diretos. Porm, toda a aplicao de capital em inventrio priva de investimentos mais rentveis uma organizao industrial ou comercial. Numa organizao pblica, a privao em relao a investimentos sociais ou em servios de utilidade pblica. A gesto dos estoques visa, portanto, numa primeira abordagem, manter os recursos ociosos expressos pelo inventrio, em constante equilbrio em relao ao nvel econmico timo dos investimentos. E isto obtido mantendo estoques mnimos, sem correr o risco de no t-los em quantidades suficientes e necessrias para manter o fluxo da produo da encomenda em equilbrio com o fluxo de consumo.
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1.1 NATUREZA DOS ESTOQUES Estoque a composio de materiais - materiais em processamento, materiais semi-acabados, materiais acabados - que no utilizada em determinado momento na empresa, mas que precisa existir em funo de futuras necessidades. Assim, o estoque constitui todo o sortimento de materiais que a empresa possui e utiliza no processo de produo de seus produtos/servios. Os estoques podem ser entendidos ainda, de forma generalizada, como certa quantidade de itens mantidos em disponibilidade constante e renovados, permanentemente, para produzir lucros e servios. So lucros provenientes das vendas e servios, por permitirem a continuidade do processo produtivo das organizaes. Representam uma necessidade real em qualquer tipo de organizao e, ao mesmo tempo, fonte permanente de problemas, cuja magnitude funo do porte, da complexidade e da natureza das operaes da produo, das vendas ou dos servios. A manuteno dos estoques requer investimentos e gastos muitas vezes elevados. Evitar sua formao ou, quando muito, t-los em nmero reduzido de itens e em quantidades mnimas, sem que, em contrapartida, aumente o risco de no ser satisfeita a demanda dos usurios ou dos consumidores em geral, representa um ideal conflitante com a realidade do dia-a-dia e que aumenta a importncia da sua gesto. A acumulao de estoques em nveis adequados uma necessidade para o normal funcionamento do sistema produtivo. Em contrapartida, os estoques representam um enorme investimento financeiro. Deste ponto de vista, os estoques constituem um ativo circulante necessrio para que a empresa possa produzir e vender com um mnimo risco de paralisao ou de preocupao. Os estoques representam um meio de investimento de recursos e podem alcanar uma respeitvel parcela dos ativos totais da empresa. A administrao dos estoques apresenta alguns aspectos financeiros que exigem um estreito relacionamento com a rea de finanas, pois enquanto a Administrao de Materiais est voltada para a facilitao do fluxo fsico dos materiais e o abastecimento adequado produo e a vendas, a rea financeira est preocupada com o lucro, a liquidez da empresa e a boa aplicao dos recursos empresariais.
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A incerteza de demanda futura ou de sua variao ao longo do perodo de planejamento; da disponibilidade imediata de material nos fornecedores e do cumprimento dos prazos de entrega; da necessidade de continuidade operacional e da remunerao do capital investido, so as principais causas que exigem estoques permanentemente mo para o pronto atendimento do consumo interno e/ou das vendas. Isto mantm a paridade entre esta necessidade e as exigncias de capital de giro. essencial, entretanto, para a compreenso mais ntida dos estoques, o conhecimento das principais funes que os mesmos desempenham nos mais variados tipos de organizao, e que conheamos as suas diferentes espcies. Ter noo clara das diversas naturezas de inventrio, dentro do estudo da Administrao de Material, evita distores no planejamento e indica gesto a forma de tratamento que deve ser dispensado a cada um deles, alm de evitar que medidas corretas, aplicadas ao estoque errado, levem a resultados desastrosos, sobretudo, se considerarmos que, vezes, considerveis montantes de recursos esto vinculados a determinadas modalidades de estoque. Cada espcie de inventrio segue comportamentos prprios e sofre influncias distintas, embora se sujeitando, em regra, aos mesmos princpios e s mesmas estruturas de controle. Assim, por exemplo, os estoques destinados venda so sensveis s solicitaes impostas pelo mercado e decorrentes das alteraes da oferta e procura e da capacidade de produo, enquanto os destinados ao consumo interno da empresa so influenciados pelas necessidades contnuas da produo, manuteno, das oficinas e dos demais servios existentes. J outras naturezas de estoque podem apresentar caractersticas bem prprias que, no esto sujeitas a influncia alguma. o caso dos estoques de sucata, no destinada ao reprocessamento ou beneficiamento e formados de refugos de fabricao ou de materiais obsoletos e inservveis destinados alienao e outros fins. Em uma indstria, estes estoques podem vir a formar-se aleatoriamente, ao longo do tempo, caracterizando-se como contingncias de armazenagem. Acabam representando, mesmo, para algumas organizaes, verdadeiras fontes de receitas ( extra-operacional ), enquanto os estoques destinados ao consumo interno constituem-se, to somente, em despesas. Entretanto, esta diviso por si s, pode trazer dvidas a partir da definio da
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natureza de cada um destes estoques. Se entendermos por produto acabado todo material resultante de um processo qualquer de fabricao, e por matrias-primas todo elemento bruto necessrio ao fabrico de alguma coisa, perdendo as suas caractersticas fsicas originais, mediante o processo de transformao a que foi submetido, podemos dizer, por exemplo, que a terra adubada, o cimento, a areia de fundio preparada com a bentonita, o melao e outros produtos que so misturados a ela para dar maior consistncia aos moldes que recebero o ao derretido para a confeco de peas constituem-se em produtos acabados para seus fabricantes, e em matrias-primas para seus consumidores que os utilizaro na fabricao de outros produtos. Do mesmo modo, a terra, a argila, o melao e a areia, em seu estado natural, podem constituir-se em insumos bsicos de produo ou em produtos acabados, dependendo da finalidade ou do uso destes itens para a empresa. As porcas, as arruelas, os parafusos etc., empregados na montagem de um equipamento, por exemplo, so produtos semi-acabados para o montador, mas, para o fabricante que os vendeu, trata-se de produtos-finais. Diante dos exemplos apresentados, surge, naturalmente, outra classificao: estoques de venda e de consumo interno. Para uma indstria, os produtos de sua fabricao integraro os estoques de venda e, para outra, que os utilizar na produo de outro bem, integraro os estoques de material de consumo. Por sua vez, o estoque de venda pode desdobrar-se em estoque de varejo e de atacado. O estoque de consumo pode subdividir-se em estoque de material especfico e geral. Este ltimo pode desdobrarse, ainda, em estoque de artigos de escritrio, de limpeza e conservao etc. Temos assim, diferentes maneiras de se distinguir os estoques, considerando a natureza, finalidade, uso ou aplicao etc. dos materiais que os compem. O importante, todavia, nestas classificaes, que procuram mostrar os diferentes tipos de estoque e o que eles representam para cada empresa, que elas servem de subsdios valiosos para a (o): configurao de um sistema de material; estruturao dos almoxarifados; estabelecimento do fluxo de informao do sistema; estabelecimento de uma classificao de material; poltica de centralizao e descentralizao dos almoxarifados; dimensionamento das reas de armazenagem; planejamento na forma de controle fsico e contbil.
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1.2 FUNES DO ESTOQUE As principais funes do estoque so: a) Garantir o abastecimento de materiais empresa, neutralizando os efeitos de: - demora ou atraso no fornecimento de materiais; - sazonalidade no suprimento; - riscos de dificuldade no fornecimento. b) Proporcionar economias de escala: - atravs da compra ou produo em lotes econmicos; - pela flexibilidade do processo produtivo; - pela rapidez e eficincia no atendimento s necessidades. Os estoques constituem um vnculo entre as etapas do processo de compra e venda no processo de comercializao em empresas comerciais - e entre as etapas de compra, transformao e venda - no processo de produo em empresas industrias. Em qualquer ponto do processo formado por essas etapas, os estoques desempenham um papel importante na flexibilidade operacional da empresa. Funcionam como amortecedores das entradas e sadas entre as duas etapas dos processos de comercializao e de produo, pois minimizam os efeitos de erros de planejamento e as oscilaes inesperadas de oferta e procura, ao mesmo tempo em que isolam ou diminuem as interdependncias das diversas partes da organizao empresarial. 1.3 CLASSIFICAO DE ESTOQUES 1.3.1 Estoques de Matrias-Primas (MPs) Os estoques de MPs constituem os insumos e materiais bsicos que ingressam no processo produtivo da empresa. So os tens iniciais para a produo dos produtos/servios da empresa.
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1.3.2 Estoques de Materiais em Processamento ou em Vias Os estoques de materiais em processamento - tambm denominados materiais em vias - so constitudos de materiais que esto sendo processados ao longo das diversas sees que compem o processo produtivo da empresa. No esto nem no almoxarifado - por no serem mais MPs iniciais - nem no depsito - por ainda no serem Pas. Mais adiante sero transformadas em Pas. 1.3.3 Estoques de Materiais Semi-acabados Os estoques de materiais semi-acabados referem-se aos materiais parcialmente acabados, cujo processamento est em algum estgio intermedirio de acabamento e que se encontram tambm ao longo das diversas sees que compem o processo produtivo. Diferem dos materiais em processamento pelo seu estgio mais avanado, pois se encontram quase acabados, faltando apenas mais algumas etapas do processo produtivo para se transformarem em materiais acabados ou em PAs. 1.3.4 Estoques de Materiais Acabados ou Componentes Os estoques de materiais acabados - tambm denominados componentes referem-se a peas isoladas ou componentes j acabados e prontos para serem anexados ao produto. So, na realidade, partes prontas ou montadas que, quando juntadas, constituiro o PA.
1.3.5 Estoques de Produtos Acabados (Pas) Os Estoques de Pas se referem aos produtos j prontos e acabados, cujo processamento foi completado inteiramente. Constituem o estgio final do processo produtivo e j passaram por todas as fases, como MP, materiais em processamento, materiais semi-acabados, materiais acabados e Ps.
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1.4 CONTROLE DE ESTOQUES O objetivo bsico do controle de estoques evitar a falta de material sem que esta diligncia resulte em estoque excessivos s reais necessidades da empresa. O controle procura manter os nveis estabelecidos em equilbrio com as necessidades de consumo ou das vendas e os custos da decorrentes. Para mantermos este nvel de gua, no tanque, preciso que a abertura ou o dimetro do ralo permita vazo proporcional ao volume de gua que sai pela torneira. Se fecharmos com o ralo destampado, interrompendo, assim, o fornecimento de gua, o nvel, em unidades volumtricas, chegar, aps algum tempo, a zero. Por outro lado, se a mantivermos aberta e fecharmos o ralo, impedindo a vazo, o nvel subir at o ponto de transbordar. Ou, se o dimetro do raio permite a sada da gua, em volume maior que a entrada no tanque, precisaremos abrir mais a torneira, permitindo o fluxo maior para compensar o excesso de escapamento e evitar o esvaziamento do tanque. De forma semelhante, os nveis dos estoques esto sujeitos velocidade da demanda. Se a constncia da procura sobre o material for maior que o tempo de ressuprimento, ou estas providncias no forem tomadas em tempo oportuno, a fim de evitar a interrupo do fluxo de reabastecimento, teremos a situao de ruptura ou de esvaziamento do seu estoque, com prejuzos visveis para a produo, manuteno, vendas etc. Se, em outro caso, no dimensionarmos bem as necessidades do estoque, poderemos chegar ao ponto de excesso de material ou ao transbordamento dos seus nveis em relao demanda real, com prejuzos para a circulao de capital. O equilbrio entre a demanda e a obteno de material, onde atua , sobretudo, o controle de estoque, um dos objetivos da gesto. 1.4.1 FUNES DO CONTROLE DE ESTOQUE Para organizar um setor de controle de estoques, inicialmente devemos descrever suas funes principais que so:
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a) b) c) d) e) f) g) h)
determinar "o que" deve permanecer em estoque. Nmero de itens; determinar "quando" se devem reabastecer os estoques. Periodicidade; determinar "quanto" de estoque ser necessrio para um perodo predeterminado; quantidade de compra; acionar o Depto de Compras para executar aquisio de estoque; receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as necessidades; controlar os estoques em termos de quantidade e valor, e fornecer informaes sobre a posio do estoque; manter inventrios peridicos para avaliao das quantidades e estados dos materiais estocados; identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados.
1.4.2 CLASSIFICAO ABC A curva ABC um importante instrumento para o administrador; ela permite identificar aqueles itens que justificam ateno e tratamento adequados quanto sua administrao. Obtm-se a curva ABC atravs da ordenao dos itens conforme a sua importncia relativa. Verifica-se, portanto, que, uma vez obtida a seqncia dos itens e sua classificao ABC, disso resulta imediatamente a aplicao preferencial das tcnicas de gesto administrativas, conforme a importncia dos itens. A curva ABC tem sido usada para a administrao de estoques, para definio de polticas de vendas, estabelecimento de prioridades para a programao da produo e uma srie de outros problemas usuais na empresa. Aps os itens terem sido ordenados pela importncia relativa, as classes da curva ABC podem ser definidas das seguintes maneiras: Classe A: Classe B: Grupo de itens mais importante que devem ser trabalhados com uma Grupo intermedirio. ateno especial pela administrao.
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Classe C:
Grupo de itens menos importantes em termos de movimentao,
noentanto, requerem ateno pelo fato de gerarem custo de manter estoque. Exemplo:
faturamento
1009080706050403020100
CLASSE
"B"
CLASSE
"C"
CLASSE
"A"
200 A = 480 itens B = 720 itens
400
600
800
1000 1200 1400 1600 1800 2000 2200 2400

n de itens
C = 1200 itens A classe "A" so os itens que nesse caso do a sustentao de vendas, podemos perceber que apenas 20% dos itens corresponde a 80% do faturamento.(alta rotatividade). A classe B responde por 30% dos itens em estoque e 15% do faturamento.(rotatividade mdia). A classe "C" compreende a sozinha 50% dos itens em estoque, respondendo por apenas 5% do faturamento. 1.4.2.1 MONTAGEM DA CURVA ABC Relacionar os itens analisados no perodo que estiver sendo analisado; Nmero ou referencia do produto; Nome do produto; Preos unitrio atualizado; Valor total do consumo; Arrume os itens em ordem decrescente de valor;
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Some o total do faturamento; Defina os itens da classe "A" = 80% do faturamento; Fat. Classe "A" = Fat. Total x 80; 100 Defina os itens da classe "B" = 15% do faturamento; Defina os itens da classe "C" = 5% do faturamento; Aps conhecidos esses valores define-se os itens de cada classe.
1.4.3 NVEIS DE ESTOQUES 1.4.3.1 CURVA DENTE DE SERRA A apresentao da movimentao (entrada e sada) de uma pea dentro de um sistema de estoque pode ser feita por um grfico. Quantidade 140 120 100 80 60 40 20 J F
Consumo Consumo
reposio
D Tempo
Grfico 2: Dente de Serra O ciclo acima representado ser sempre repetitivo e constante se: a) no existir alterao de consumo durante o tempo T; b) no existirem falhas adm. que provoquem um esquecimento ao solicitar compra; c) o fornecedor nunca atrasar; d) nenhuma entrega do fornecedor for rejeitada pelo controle de qualidade. Como sabemos essa condio realmente no ocorre para isso devemos prever essas possveis falhas na operao como representado abaixo:
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Quantidade 140 120 100 80 60 40 20 0-20 - J -40 -60 -80 -
D Tempo
J Grfico 3 Dente de serra de ruptura
No grfico acima podemos notar, que durante os meses de junho, julho e agosto e setembro, o estoque esteve a zero e deixou de atender a uma quantidade de 80 peas. A partir dessa anlise conclumos que deveramos ento estabelecer um estoque de segurana. Quantidade 140 120 100 80 60 40 20 J F M A M J J A S
Estoque Mnimo O N D Tempo
Grfico 4 Dente de serra utilizando estoque mnimo 1.4.3.2 TEMPO DE REPOSIO; PONTO DE PEDIDO
a) b)
emisso do pedido - Tempo que se leva desde a emisso do pedido de compras at ele chegar ao fornecedor; preparao do pedido - Tempo que leva o fornecedor para fabricar os produtos, separar, emitir faturamento e deix-los em condies de serem transportados.
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c) E.Max.
Transportes - Tempo que leva da sada do fornecedor at o recebimento pela empresa dos materiais encomendados. 1- Emisso do pedido 2- Preparao do pedido 3- Transporte
PP E.Min. 1 2 3
TR Grfico 5 Dente de serra com tempo de reposio x ponto de pedido Em virtude de sua grande importncia, este tempo deve ser determinado de modo mais realista possvel, pois as variaes ocorridas durante esse tempo podem alterar toda a estrutura do sistema de estoques. 1.4.3.2.1 DETERMINAO DO PONTO DE PEDIDO (PP). PP = C x TR + E.min Onde: PP = Ponto de pedido C = Consumo mdio mensal / dia TR = Tempo de reposio E.min = Estoque mnimo Q PP C x TR
Tempo TR Grfico 6 Demonstrativo do TR.
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1.4.3.2.2 ESTOQUE MNIMO Emin = Er + C x TR Onde: d = consumo mdio do material; t = tempo de espera mdio, em dias, para reposio do material; 1.4.3.2.2.1 ESTOQUE MNIMO COM VARIAO. E.min = T1 x (C2 - C1) + C2 x T4 Onde : T1 = Tempo para o consumo. C1 = Consumo normal mensal C2 = Consumo mensal maior que o normal T4 = Atraso no tempo de reposio Exemplo: Um produto possui um consumo mensal de 55 unidades. Qual dever ser o estoque mnimo se o consumo aumentar para 60 unidades, considerando que o atraso de reposio seja de 20 dias e o tempo de reposio de 30 dias.
E.min = 1 x (60 - 55) + 60 x 0,67 E.min = 45,2 unidades ou seja 46 unidades
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1.4.3.3 SISTEMA DE MXIMOS MNIMOS: utilizado quando h muita dificuldade para determinar o consumo ou quando ocorre variao no tempo de reposio. Esse sistema consiste em estimar os estoques mximos (Emax) e mnimo (Emin) para cada tem, em funo de uma expectativa de consumo previsto para determinado perodo de tempo. A partir da, calcula-se o ponto de pedido (PP). Estoque mnimo uma quantidade em estoque que, quando atingida, determina a necessidade de encomendar um novo lote de material. O Emin igual ao estoque de reserva (Er) mais o consumo mdio do material multiplicado pelo tempo de espera mdio, em dias, para sua reposio. Emin = Er + dt Onde: d = consumo mdio do material; t = tempo de espera mdio, em dias, para reposio do material; O Er, ou de segurana, uma quantidade morta em estoque que somente consumida em caso de extrema necessidade. Destina-se cobrir eventuais atrasos e garantir a continuidade do abastecimento da produo, sem o risco de falta de material, que provoca o custo da ruptura, isto , o custo de paralisao da produo. Emax = Emin + lote de compra Ponto de pedido (PP) uma quantidade de estoque que, quando atingida, dever provocar um novo pedido de compra. Intervalo de reposio (IR), o perodo de tempo entre duas reposies de material. o intervalo de tempo entre dois PPs. Para representar os sistema mximos-mnimos, utilizamos a chamada curva dente de serra.
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Q PP PP
Emax
Emin
T IR Grfico 1 Sistema dos mximos-mnimos
1.4.3.4 CUSTO DE PEDIDO (B) Chamaremos de B o custo de um pedido de compra. Para calcularmos o custo anual de todos os pedidos colocados no perodo de um ano necessrio multiplicar o custo de cada pedido pelo nmero de vezes que, em um ano, foi processado. Se (N) for o nmero de pedidos efetuados durante um ano, o resultado ser: B x N = custo total de pedidos (CTA) O total das despesas que compe o CTA : a) Mo-de-obra - para emisso e processamento; b) Material- utilizado na confeco do pedido (papel, etc); c) Custos indiretos - despesas ligadas indiretamente com o pedido( telefone, luz, etc). Aps apurao anual destas empresas teremos o custo total anual dos pedidos. Para calcular o custo unitrio s dividir o CTA pelo nmero total anual de pedidos. B = CTA = Custo unitrio do pedido N
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- Mtodo para clculo do custo do pedido: 1) Mo de obra : Salrios e encargos + honorrios do pessoal envolvido, anual; 2) Material: Papel, caneta, envelope, material de informtica, etc, anual; 3) Custos indiretos: Telefone, luz, correios, reproduo, viagens, custo de rea ocupada, servidor de Internet, etc, anual.
1.4.3.4 CUSTO DE ARMAZENAGEM (I) Para calcular o custo de armazenagem de determinado material, podemos utilizar a seguinte expresso: Custo de armazenagem = Q/2 x T x P x I Onde: Q = Quantidade de material em estoque no tempo considerado P = Preo unitrio do material I = Taxa de armazenamento, expressa geralmente em termos de porcentagem do custo unitrio. T = Tempo considerado de armazenagem 1.4.3.4.1 TAXA DE ARMAZENAMENTO
a)
Taxa de retorno de capital Ia = 100 x lucro Valor estoques
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b)
Taxa de armazenamento fsico
Ib = 100 x S xA CxP Onde: S = rea ocupada pelo estoque A = custo anual do m de armazenamento C = consumo anual P = preo unitrio
c)
Taxa de seguro Ic = 100 x custo anual do seguro Valor estoque + edifcios
d)
Taxa de transporte, manuseio e distribuio
Id = 100 x depreciao anual do equipamento Valor do estoque
e)
Taxa de obsolescncia Ie = 100 x perdas anuais por obsolescncia Valor do estoque
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f)
Outras taxas (gua, luz...)
If = 100 x despesas anuais Valor do estoque
Conclui-se ento, que a taxa de armazenamento :
I = Ia + Ib + Ic + Id + Ie + If
Obs: Esses valores acima devem ser facilmente encontrados no setor contbil da empresa.
1.4.3.5 LOTE ECONMICO O Lote Econmico ( Le ) o resultado de um procedimento matemtico, atravs do qual a empresa adquire o material necessrio s suas atividades pelo seu custo mais baixo. Essa prtica torna possvel diluir os custos fixos entre muitas unidades e portanto, reduzir o custo unitrio. Isso, porm, no se consegue de graa: - estoques so criados e custam dinheiro. Portanto, no se deve levar tal procedimento muito longe, pois se as ordens de reposio se tornam muito grandes, os estoques resultantes crescem alm de certos limites e, os custos tanto de capital como de manuseio, excedem as possveis economias em custos de transporte, produo e administrao. Deve-se procurar um tamanho de lote que minimize o custo total anual. Os elementos que influenciam essa determinao so:
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I- Taxa de custo ou de posse A - Custo de aquisio ou de compra P- Preo unitrio do item D- Demanda anual A frmula, a seguir, se encontra deduzida em vrios livros: Exemplo: O consumo de determinada pea de 20.000 unidades por ano. O custo de armazenagem por pea e de $ 1,90 por ano e o custo de pedido de $ 500,00.
Q=
2 BC
I
2 x 500,00 x 20,000
1,90
10,5260315
= 3.245 peas
1.4.3.5
RESTRIES AO LOTE ECONMICO 1. Espao de Armazenagem - uma empresa que passa a adotar o mtodo em seus estoques, pode deparar-se com o problema de falta de espao, pois, s vezes, os lotes de compra recomendados pelo sistema no coincidem coma capacidade de armazenagem do almoxarifado; 2. Variaes do Preo de Material - Em economias inflacionarias, calcular e adquirir a quantidade ideal ou econmica de compra, com base nos preos atuais para suprir o dia de amanh, implicaria, de certa forma, refazer os clculos tantas vezes quantas fossem as alteraes de preos sofridas pelo material ao longo do perodo, o que no se verifica , com constncia, nos pases de economia relativamente estvel, onde o preo permanece estacionrio por perodos mais longos;
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3. Dificuldade de Aplicao - Esta dificuldade decorre, em grande parte, da falta de registros ou da dificuldade de levantamento dos dados de custos. Entretanto, com referncia a este aspecto, erros, por maiores que sejam, na apurao destes custos no afetam de forma significativa o resultado ou a soluo final. So poucos sensveis alteraes razoveis nos fatores de custo considerados. Estes so, portanto, sempre de preciso relativa; 4. Natureza do Material - Pode vir a se constituir em fator de dificuldade. O material poder tornar-se obsoleto ou deteriorar-se; 5. Natureza de Consumo - A aplicao do lote econmico de compra, pressupe, em regra, um tipo, de demanda regular e constante, com distribuio uniforme. Como isto nem sempre ocorre com relao boa parte dos itens, possvel que no consigamos resultados satisfatrios ou esperados com os materiais cujo consumo seja de ordem aleatria e descontnua. Podemos, nestas circunstncias, obter uma quantidade pequena que inviabilize a sua utilizao.
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ADMINISTRAO DOS SERVIOS DE COMPRAS
LINS / 2005
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1. NOES FUNDAMENTAIS DE COMPRAS "A arte de comprar est se tornando cada vez mais uma profisso e cada vez menos um jogo de sorte". "Em muitos casos no o custo que determina o preo de venda, mas o inverso. O preo de venda necessrio determina qual deve ser o custo. Qualquer economia, resultando em reduo de custo de compra, que uma parte de despesa de operao de uma industria, 100% lucro. Os lucros das compras so lquidos". (HENRY FORD)
1.1 CONSIDERAES INICIAIS Embora todos saibamos comprar, em funo do cotidiano de nossas vidas, imprescindvel a conceituao da atividade, que significa procurar e providenciar a entrega de materiais, na qualidade especificada e no prazo necessrio, a um preo justo, para o funcionamento, a manuteno ou a ampliao da empresa. 1.2 CONCEITO DE COMPRA a funo responsvel pela obteno do material no mercado fornecedor, interno ou externo, atravs da mais correta traduo das necessidades em termos de fornecedor / requisitante. ainda, a unidade organizacional que, agindo em nome das atividades requisitantes, compra o material certo1, ao preo certo2, na hora certa3, na quantidade certa4 e da fonte certa5.
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1.2.1 Material Certo importante que o comprador esteja em situao de certificar-se se o material comprado, de um fornecedor est de acordo com o solicitado. O comprador deve, portanto, desenvolver um sentido tcnico a fim de descobrir eventuais discrepncias entre a cotaes de um fornecedor e as especificaes da Requisio de Compras. O comprador deve ter condies de reconhecer, em uma eventual alternativa de cotao, uma economia do custo potencial ou a idia de melhoria do produto. Evidentemente, em tais circunstancias, a deciso final no ser do comprador mas ele deve ter habilidade para encaminhar aos setores requisitantes ou tcnicos da empresa essas sugestes. Toda vez que uma requisio no for suficientemente clara, o comprador dever solicitar esclarecimentos ou, se for o caso, devolv-la a fim de que seja preenchida corretamente e de maneira que transmita exatamente o que se deseja adquirir. Em hiptese alguma o comprador deve der inicio a um processo de compras, sem ter idia exata de que quer comprar. Objetivando um melhor conhecimento do que vai comprar, o comprador, sempre que possvel, dever entrar em contato cem os setores que utilizam ou que vo utilizar o material ou servio a ser adquirido, de que maneira e se inteirar de todos os problemas e dificuldades que podero ocorrer ou ocorrem quando da utilizao do item requisitado. Em resumo: cada vez mais, hoje em dia, o comprador deve ser um tcnico. 1.2.2 Preo Certo Nas grandes empresas, subordinado a Compras, existe o Setor de Pesquisa e Anlise de Compras. Sua funo , entre outras, a de calcular o "preo objetivo" do item (com base em desenhos e especificaes) . O clculo desse "preo objetivo" feito baseando-se no tempo de execuo do item, na mo de obra direta, no custo da matria prima com mo de obra mdia no mercado; a este valor deve-se acrescentar um valor, pr-calculado, de mo de obra indireta. Ao valor encontrado deve-se somar o lucro. Todos estes valores podem ser obtidos atravs de valores mdios do mercado, e do balano e demonstraes de lucros e perdas dos diversos fornecedores.
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O "preo objetivo" que vai servir de orientao ao comprador quando de uma concorrncia. No julgamento da concorrncia duas so as possveis situaes: a) Preo muito mais alto do que o "preo objetivo": nessas circunstncias, eventualmente, o comprador poder chamar o fornecedor e solicitar esclarecimentos ou uma justifica tive do preo. O fornecedor ou est querendo ter um lucro excessivo, ou possui sistemas onerosos de fabricao ou um mau sistema de apropriao de custos; b) Preo muito mais baixo que o "preo objetivo": o menor preo no significa hoje em dia, o melhor negcio. Se o preo do fornecedor for muito mais baixo, dois podem ser os motivos: 1) O fornecedor desenvolveu uma tcnica de fabricao tal que conseguiu diminuir seus custos; 2) O fornecedor no soube calcular os seus custos e nessas circunstncias dois problemas podem ocorrer: ou ele no descobre os seus erros e fatalmente entrar em dificuldades financeiras com possibilidades de interromper seu fornecimento, ou descobre o erro e ento solicita um reajuste de preo que, na maioria das vezes, poder ser maior que o segundo preo na concorrncia original. Portanto, se o preo for muito mais baixo que o preo objetivo, o fornecedor deve ser chamado, a fim de prestar esclarecimentos. Deve-se sempre partir do princpio fundamental de que toda empresa deve ter lucro, evidentemente um lucro comedido, e que, portanto, no nos interessa que qualquer fornecedor tenha prejuzos. Se a empresa no tiver condies de determinar esse preo objetivo, pelo menos, o comprador deve abrir a concorrncia tendo uma idia de que vai encontrar pela frente. Nessas circunstncias, ele deve tomar como base ou o ltimo preo, ou, se o item for um item novo, dever fazer uma pesquisa preliminar de preos. Em resumo: nunca o comprador deve dar incio a uma concorrncia, sem ter uma idia do que vai receber como propostas.
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1.2.3 Hora.Certa O desenvolvimento industrial atual e o aumente cada vez maior do numero de empresas de produo em srie, torna o tempo de entrega, ou os prazos de entrega, um dos fatores mais importantes no julgamento de uma concorrncia. As diversas flutuaes de preos do mercado e o perigo de estoques excessivos fazem cem que e comprador necessite coordenar esses dois fatores da melhor maneira possvel, a fim de adquirir na hora certa o material para a empresa. 1.2.4 Quantidade Certa A quantidade a ser adquirida cada vez mais importante por ocasio da compra. At pouco tempo atrs aumentava-se a quantidade a ser adquirida objetivando melhorar e preo; entretanto outros fatores como custo de armazenagem, capital investido em estoques etc., fizeram com que maiores cuidados fossem tornados na determinao da quantidade certa ou na quantidade mais econmica a ser adquirida. Para isso foram deduzidas frmulas matemticas objetivando facilitar a determinao da quantidade a ser adquirida. Entretanto, qualquer que seja, a frmula ou mtodo a ser adotado no elimina a deciso final da Gerncia de Compras com eventuais alteraes destas quantidades devido as situaes peculiares do mercado. 1.2.5 Fonte Certa De nada adiantar ao comprador saber exatamente o material a adquirir, o preo certo, o prazo certo e a quantidade certa, se no puder encontrar uma fonte de fornecimento que possa agrupar todas as necessidades. A avaliao dos fornecedores e o desenvolvimento de novas fontes de fornecimento so fatores fundamentais para o funcionamento de compras. Devido a essas necessidades o comprador, exceto o setor de vendas da empresa, o elemento que mantm e deve manter o maior nmero de contatos externos na busca cada vez mais intensa de ampliar o mercado de fornecimento.
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importante este item que mais adiante vamos tratar com detalhes como escolher e selecionar novos fornecedores. 1.3 FUNO DE COMPRA A Funo Compras uma das engrenagem do grande conjunto denominado Sistema Empresa ou Organizao e deve ser devidamente considerado no contexto, para que deficincias no venham a ocorrer, provocando demoras onerosas, produo ineficiente, produtos inferiores, o no cumprimento de promessas de entregas e clientes insatisfeitos. A competitividade no mercado, quanto a vendas, e em grande parte, assim como a obteno de lucros satisfatrios, devida a realizao de boas compras, e para que isto ocorra necessrio que se adquira materiais ao mais baixo custo, desde que satisfaam as exigncias de qualidade. O custo de aquisio e o custo de manuteno dos estoques de material devem, tambm, ser mantidos em um nvel econmico. Essas consideraes elementares so a base de toda a funo e cincia de Compras. A funo Compras compreende: - Cadastramento de Fornecedores; - Coleta de Preos; - Definio quanto ao transporte do material; - Julgamento de Propostas; - Diligenciamento do preo, do prazo e da qualidade do material; - Recebimento e Colocao da Compra. 1.4 FLUXO SINTTICO DE COMPRAS 1 Recebimento da Requisio de Compras 2 Escolha dos Fornecedores 3 Consulta aos Fornecedores 4 Recebimento das Propostas
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5 Montagem do Mapa Comparativo de Preos 6 Anlise das propostas e escolha 7 Emisso do documento contratual 8 Diligenciamento 9 Recebimento 1.5 OBJETIVO DE COMPRAS De uma maneira bastante ampla, e que demonstra que a funo compras no existe somente no momento da compra propriamente dita, mas que a mesma possui uma maior amplitude, envolvendo a tomada de decises, procedendo a anlises e, determinando aes que antecedem ao ato final, podemos dizer que compras tem como objetivo "comprar os materiais certos, com a qualidade exigida pelo produto, nas quantidades necessrias, no tempo requerido, nas melhores condies de preo e na fonte certa". Para que estes objetivos sejam atingidos, deve-se buscar alcanar as seguintes metas fundamentais: 1 - Atender o cronograma de produo, atravs do fornecimento contnuo de materiais; 2 - Estocar ao mnimo, sem comprometer a segurana da produo desde que represente uma economia para a organizao; 3 - Evitar multiplicidade de itens similares, o desperdcio, deteriorao e obsolescncia; 4 - Manter a qualidade dos materiais conforme especificaes; 5 - Adquirir os materiais a baixo custo sem demrito a qualidade; 6 - Manter atualizado o cadastro de fornecedores. 1.6 TIPOS DE COMPRAS Toda e qualquer ao de compra precedida por um desejo de consumir algo ou investir. Existem pois, basicamente, dois tipos de compra:
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- a compra para consumo e; - a compra para investimento. 1.6.1 Compra para investimento Enquadram-se as compras de bens e equipamentos que compem o ativo da empresa (Recursos Patrimoniais ). 1.6.2 Compras para consumo So de matrias primas e materiais destinados a produo, incluindo-se a parcela de material de escritrio. Algumas empresas denominam este tipo de aquisio como compras de custeio. As compras para consumo, segundo alguns estudiosos do assunto, subdividem-se em: - compras de materiais produtivo e; - compras de material improdutivo. 1.6.2.1 Materiais Produtivos
So aqueles materiais que integram o produto final, portanto, neste caso, matriaprima e outros materiais que fazem parte do produto, sendo que estes diferem de indstria - em funo do que produzido. 1.6.2.2 Materiais improdutivos
So aqueles que, sendo consumido normal e rotineiramente, no integram o produto, o que quer dizer que apenas material de consumo forado ou de custeio. Em funo do local onde os materiais esto sendo adquiridos, ou de suas origens, a compra pode ser classificada como: Compras Locais ou Compras por Importao.
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1.6.3 Compras Locais As atividades de compras locais podem ser exercidas na iniciativa privada e no servio pblico. A diferena fundamental entre tais atividades a formalidade no servio pblico e a informalidade na iniciativa privada, muito embora com procedimentos praticamente idnticos, independentemente dessa particularidade. As Leis n 8.666/93 e 8.883/94, que envolvem as licitaes no servio pblico, exigem total formalidade. Seus procedimentos e aspectos legais sero detalhados em Compras no Servio Pblico. 1.6.3 Compras por Importao As compras por importao envolvem a participao do administrador com especialidade em comrcio exterior, motivo pelo qual no cabe aqui nos aprofundarmos a esse respeito. Seus procedimentos encontram-se expostos a contnuas modificaes de regulamentos, que compreendem, entre outras, as seguintes etapas: a. Processamento de faturas pro forma; b. Processamento junto ao Departamento de Comrcio Exterior - DECEX - dos documentos necessrios importao; c. Compra de cmbio, para pagamento contra carta de crdito irrevogvel; d. Acompanhamento das ordens de compra (purchase order) no exterior; e. Solicitao de averbaes de seguro de transporte martimo e/ou areo; f. Recebimento da mercadoria em aeroporto ou porto; g. Pagamento de direitos alfandegrios; h. Reclamao seguradora, quando for o caso. Quanto a formalizao das compras, as mesmas podem ser:
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1.6.4 Compras Formais So as aquisies de materiais em que obrigatria a emisso de um documento de formalizao de compra. Estas compras so determinadas em funo de valores pr estabelecidos e conforme o valor a formalidade e feita em graus diferentes. 1.6.5 Compras informais So compras que, por seu pequeno valor, no justificam maior processamento burocrtico. 1.7 SEQNCIA LGICA DE COMPRAS Para se comprar bem preciso conhecer as respostas de cinco perguntas, as quais iro compor a lgica de toda e qualquer compra: - O que comprar? R. - Especificao / Descrio do Material Esta pergunta deve ser respondida pelo requisitante, que pode ou no ser apoiado por reas tcnicas ou mesmo compras para especificar o material. - Quanto e Quando comprar? R.- funo direta da expectativa de consumo, disponibilidade financeira, capacidade de armazenamento e prazo de entrega. A maior parte das variveis acima deve ser determinada pelo rgo de material ou suprimento no setor denominado gesto de estoques. A disponibilidade financeira deve ser determinada pelo oramento financeiro da Empresa. A capacidade de armazenamento limitada pela prpria condio fsica da Empresa. - Onde comprar? R.- Cadastro de Fornecedores. de responsabilidade do rgo de compras criar e manter um cadastro confivel (qualitativamente) e numericamente adequado (quantitativa). Como suporte alimentador do cadastro de fornecedores deve figurar o usurio de material ou equipamentos e logicamente os prprios compradores.
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- Como comprar? R.- Normas ou Manual de Compras da Empresa. Estas Normas devero retratar praticamente a poltica de compras na qual se fundamenta a Empresa. Originadas e definidas pela cpula Administrativa devero mostrar entre outras, competncia para comprar, contratao de servios, tipos de compras, frmulas para reajustes de preos, formulrios e rotinas de compras, etc. - Outros Fatores Alm das respostas as perguntas bsicas o comprador deve procurar, atravs da sua experincia e conhecimento, sentir em cada compra qual fator que a influencia mais, a fim de que possa ponderar melhor o seu julgamento. Os fatores de maior influncia na compra so: Preo; Prazo; Qualidade; Prazos de Pagamento; Assistncia Tcnica.
1.8 CENTRALIZAO DAS COMPRAS Em quase todas as empresas mantm-se um departamento separado para compras. A razo que as leve a proceder assim diz respeito a custos e padronizao, assim sendo, somente alguns materiais so dele gados a aquisio, e estes so aqueles de uso mais insignificante, em termos de custos, para a empresa, e que por essa razo no sofrem maiores controles. A empresa que atua em diversos locais distintos no necessariamente deve centralizar compras em um nico local, neste caso procede-se uma analise e se a mesma for favorvel deve-se regionalizar as compras visando um atendimento mais rpido e um custo menor de transporte. O abastecimento centralizado oferece as seguintes vantagens: 1 - Melhor aproveitamento das verbas para compras; - A concentrao das verbas para compras aumenta o poder de barganha; 2 - Melhor controle por parte da direo; 3 - Melhor aproveitamento de pessoal; 4 - Melhoramento das relaes com fornecedores.
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1.9 SELEO DE FORNECEDORES A escolha de um fornecedor uma das atividades fundamentais e prerrogativa exclusiva de compras. O bom fornecedor quem vai garantir que todas aquelas clausulas solicitadas, quando de uma compra, sejam cumpridas. Deve o comprador procurar, de todas as maneiras, aumentar o nmero de fornecedores em potencial a serem consultados, de maneira que se tenha certeza de que o melhor negcio foi executado em benefcio da empresa. O nmero limitado de fornecedores a serem consultados, constituem uma limitao das atividades de compras. O processo de seleo das fontes de fornecimento no se restringe a uma nica ocasio, ou seja, quando e necessria a aquisio de determinado material. A atividade deve ser exercida de forma permanente e contnua, atravs de vrias etapas, entre as quais selecionamos as seguintes: 1.9.1 ETAPA 1 - Levantamento e Pesquisa de Mercado Estabelecida a necessidade da aquisio para determinado material, e necessrio levantar e pesquisar fornecedores em potencial. O levantamento poder ser realizado atravs dos seguintes instrumentos: - Cadastro de Fornecedores do rgo de Compras; - Edital de Convocao; - Guias Comerciais e Industriais; - Catlogos de Fornecedores; - Revistas especializadas; - Catlogos Telefnicos; - Associaes Profissionais e Sindicatos Industriais.
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1.9.2 ETAPA 2 - Anlise e Classificao Compreende a anlise dos dados cadastrais do fornecedor e a respectiva classificao quanto aos tipos de materiais a fornecer, bem como, a eliminao daqueles fornecedores que no satisfizerem as exigncias da empresa. . 1.9.3 ETAPA 3 - Avaliao de Desempenho Esta etapa efetuada ps - cadastramento e nela faz-se o acompanhamento do fornecedor quanto ao cumprimento do contratado, servindo no raras vezes como elemento de eliminao das empresas fornecedoras. 1.9 COMPRAS X CUSTOS INDUSTRIAIS Modernamente a funo de compras tem sido desenvolvida dentro de um novo sistema de maturidade com tcnicas mais sofisticadas. Um dos aspectos que devem merecer muita ateno so os custos industriais que representam percentual considervel na composio final do preo de venda.
CUSTO INDUSTRIAL = CUSTO DE AQUISIO + CUSTO DE TRANSFORMAO.
O controle da eficincia dos custos de transformao j so perfeitamente realizados atravs de tcnicas consagradas, entretanto o controle da eficincia de aquisio constitui um problema de difcil equacionamento, principalmente em virtude de a atividade de aquisio estar voltada para fora da empresa e sujeita a um sem-nmero de fatores ainda no controlveis. Muitos estudos tm mostrado que os gastos relativos a compras em empresas de manufatura podem alcanar mais de 50% da receita lquida.
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TABELA 1- Gastos relativos a compras em empresas de manufatura. TIPO DE INDUSTRIA Produtos Farmacuticos Ferramenta de Matriz especial Equipamento fotogrfico Equipamento de Rdio e TV Equipamento aeronutico Cimento, Hidrulica Motores, Geradores Engrenagens Rolamentos Construo naval Componentes eletrnicos Produtos de borracha Avies Produtos qumicos inorgnicos Produtos plsticos Produtos qumicos orgnicos Mquinas de construo Mquinas agrcolas %
25,7 27,8 32,3 35,9 38,1 41,0 43,3 43,4 43,8 43,8 44,8 48,1 48,9 50,1 52,4 53,0 54,3 57,1
TIPO DE INDSTRIA Fbricas de carto Plsticos, Resinas Tecelagem de Algodo Pneus e Cmaras de Ar Receptores de rdio e TV Altos fornos, Siderurgias Tecelagem de fio sinttico Tecelagem de l Produtos sanitrios de papel Acabamento de algodo Embalagens Sacos de papel Carpetes e Tapetes Laminados e fios de alumnio Laminados e fios de cobre Cobre primrio Refinao de petrleo Alumnio primrio
%
57,4 58,7 59,8 60,5 62,2 62,8 63,5 64,8 64,9 67,0 67,7 68,6 73,6 73,9 74,0 79,6 83,4 59,1
TABELA 2 - Faixas de participao. PARTICIPAO Baixa Normal Alta % 25% a 40% 41% a 55% Acima de 56%
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1.10 ORGANIZAO DO SERVIO DE COMPRAS As compras podem ser centralizadas ou no. O tipo de empreendimento que vai definir a necessidade de centralizar. Uma prtica muito usada ter um comit de compras, em que pessoas de todas as rea da empresa participem das decises. As vantagens da centralizao dos servios de compras so sempre postas em dvida pelos departamentos que necessitam de materiais. De modo geral, a centralizao apresenta aspectos realmente positivos, pela reduo dos preos mdios de aquisio, apesar de, em certos tipos de compras, ser mais aconselhvel aquisio descentralizada. 1.10.1 Vantagens de Centralizar: a) b) c) d) e) f) g) h) i) viso do todo quanto organizao do servio; poder de negociao para melhoria dos nveis de preos obtidos dos fornecedores; influncia no mercado devido ao nvel de relacionamento com os fornecedores; anlise do mercado, com eficcia, em virtude da especializao do pessoal no servio de compras; controle financeiro dos compromissos assumidos pelas compras associado a um controle de estoques; economia de escala na aquisio centralizada, gerando custos mais baixos; melhor qualidade, por causa da maior facilidade de implantao do sistema de qualidade; sortimento de produtos com mais consistncia, para suportar as promoes nacionais; especializao das atividades para o pessoal da produo no perder muito tempo com contatos com os vendedores.
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1.10.2 O uso de comit tem as seguintes vantagens: a) b) c) d) larga faixa de experincia aplicada nas decises; as decises so tomadas numa atmosfera mais cientfica; o nvel de presses sobre compras mais baixo, melhorando as relaes dos compradores com o pessoal interno e os vendedores; a co-participao das reas dentro do esprito de engenharia simultnea, cria um ambiente favorvel para melhor desempenho tanto do ponto de vista poltico, como profissional. 1.10.3 Pontos importantes para descentralizao: a) b) c) adequao da compra devido ao conhecimento dos problemas especficos da rea onde o comprador exerce sua atividade. menor estoque e com uma variedade mais adequada, por causa de peculiaridades regionais da qualidade, quantidade, variedade. coordenao, em virtude do relacionamento direto com o fornecedor, levando a unidade operacional a atuar de acordo com as necessidades regionais. d) flexibilidade proporcionada pelo menor tempo de tramitao das ordens, provocando menores faltas. 1.11 CUIDADOS AO COMPRAR O processo de produo inicia-se com planejamento das vendas, estabelecimento de uma poltica de estoque de produtos acabados e listagem dos itens e quantidades de produtos a serem fabricados, quantidades estas distribudas ao longo de um cronograma de produo. Um sistema de planejamento de produo fixa as quantidades a comprar somente na etapa final da elaborao do plano de produo. As quantidades lquidas a comprar sero apuradas pela desagregao das fichas de produo e em especial pela listagem
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de materiais necessrios para compor cada unidade de produto a ser produzido. Ser necessrio comparar as necessidades de materiais com as existncias nos estoques de matrias-primas, para se apurar as necessidades lquidas distribudas no tempo conforme o cronograma de produo necessria para atender ao planejamento de vendas. Entretanto, a execuo da compra ser a primeira etapa executiva do programa de produo. O trmino da programao e o incio das atividades de compra caracterizam-se, portanto, como uma rea com muitas facilidades de conflitos, conflitos estes sempre agravados pelos atrasos normais e habituais do planejamento. As presses exercidas pelos setores de produo e faturamento reforam ainda mais a probabilidade de atritos na rea de compras. Neste momento todos se esquecem dos atrasos no planejamento das vendas e na programao da produo. Outro aspecto interessante do relacionamento dentro da rea de compras a inverso curiosa de atitude que se processa entre o comprador e o vendedor aps a emisso do pedido. A posio inicial de vendedor sempre solicitante e o comprador nesta fase poder usar seus recursos de presso para forar o vendedor a chegar s condies ideais para a empresa. Uma vez emitido o pedido, o comprador perde sua posio de comando e passa a uma atitude de expectativa. Procurar de agora em diante adotar uma atitude de vigilncia, procurando cuidar para que os fornecimentos sejam feitos e os prazos cumpridos. 1.12 COTAO DE PREOS O depto de compras com base nas solicitaes de mercadorias, efetua a cotao dos produtos requisitados. Aps efetuadas as cotaes o rgo competente analisa qual a proposta mais vantajosa levando em considerao os seguintes itens: a) b) prazo de pagamento; valor das parcelas;
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Para anlise, utilizamos a seguinte frmula:
VA =
VF
n (1 + i)
VA = Valor atual do produto VF = Valor futuro do produto i = Taxa de juros n = prazo de pgto Exerccios: 1) Na cotao de preos de um determinado material, a empresa recebeu as seguintes propostas de fornecimento: a) A empresa Bom Preo fornece o material ao preo de $ 81.000,00 para pgto a vista. b) A empresa Bom Negcio fornece o material ao preo de $ 86.100,00 para pgto 30/60 dias. Pergunta-se: Em que empresa dever ser adquirido o material, se a taxa de juros vigente no mercado de 10% ao ms. 2) Na cotao do produto XX, nossa empresa recebeu as seguintes propostas: a) Valor $ 99.990,00 para pgto com 15 dias. b) Valor $ 100.290,00 para pgto com 10 dias fora o ms. c) Valor $ 109.990,00 para pgto com 30/45/60/75 dias. Pergunta-se: Qual a melhor proposta considerando que a taxa de juros de 9% ao ms e que a compra est sendo efetuada no dia 10/3.
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1.13 O PEDIDO DE COMPRA Aps trmino da fase de cotao de preos dos materiais e analise da melhor proposta para fornecimento, o setor de compras emite o pedido de compras para a empresa escolhida. Esse pedido dever ter com clareza a descrio do material a ser comprado, bem como as descries tcnicas, para que no ocorra as freqentes dvidas que comumente acontecem. Preferencialmente o pedido dever ser emitido em 3 vias, sendo a 1 e 2 vias enviadas ao fornecedor, o qual colocar ciente na 2 via e a devolver, que passar a ter fora de contrato, funcionando como um "instrumento particular de compromisso de compra e venda". A 3 via funciona como follow up do pedido. Modelo 1 1 via K LOT IND. E COMERCIO LTDA.
Fornecedor: End.: PEDIDO DE COMPRA N.................. __ / __
Qde Descrio
V.Unit V. Total
Total Cotao: __ / __ / ____ Obs:
INSTRUES Para recebimento d pedido Verificar: Descrio Prazo de Entrega Preo Cond.pgto Cond. Gerais De acordo: __ / __ / ____ Ass._________________ _ Carimbo: 2 via
PEDIDO DE COMPRA N.................. __ / __
K LOT IND. E COMERCIO LTDA.

Fornecedor: End.:
Qde Descrio
V.Unit V. Total
ATENCO O presente constit compromisso de compra e vend de
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acordo com o descrito convencionado nes documento Valo total:_______________ Prazo d Entr.:___________ Cond. Pgto.:_____________ De acordo:______________ Carimbo: Data: __ / __ / ____
3 via K LOT IND. E COMERCIO LTDA.

Fornecedor: End.: PEDIDO DE COMPRA N.................. __ / __
Qde Descrio
V.Unit V. Total
FOLLOW UP Pedido: __ / __ / ___ por:_________ Retorno 2 via: __ / __ por:_________ / ___
Recebimento Material: __ / __ / ___ por:_________ Obs:
58
1.14 O RECEBIMENTO DE MATERIAIS No recebimento dos materiais solicitados, alguns principais aspectos devero ser considerados como: 1) Especificao tcnica: conferencia das especificaes pedidas com as recebidas. 2) Qualidade dos materiais: conferencia fsica do material recebido. 3) Quantidade: Executar contagem fsica dos materiais, ou utilizar tcnicas de amostragem quando for invivel a contagem um a um. 4) Preo: 5) Prazo de entrega: conferencia se o prazo esta dentro do estabelecido no pedido. 6) Condies de pgto: conferencia com relao ao pedido. Modelo 2 K - Lot Ind. e Comrcio Ltda. tens que no conferem com o pedido Especificaes tcnicas Quantidade Qualidade Preo Prazo de entrega Condies de pgto FICHA DE RECEPO N............... Ref. Pedido n................................... Obs:
Data: __ / __ / ____ Resp.:
1.15 O ARMAZENAMENTO Na definio do local adequado para o armazenamento devemos considerar: - Volume das mercadorias / espao disponvel; - Resistncia / tipo das mercadorias (itens de fino acabamento);
59
- Nmero de itens; - Temperatura, umidade, incidncia de sol, chuva, etc; - Manuteno das embalagens originais / tipos de embalagens; - Velocidade necessria no atendimento; -O sistema de estocagem escolhido deve seguir algumas tcnicas imprescindveis na Adm. de Materiais. As principais tcnicas de estocagem so: a) Carga unitria: D-se o nome de carga unitria carga constituda de
embalagens de transporte que arranjam ou acondicionam uma certa quantidade de material para possibilitar o seu manuseio, transporte e armazenamento como se fosse uma unidade. A formao de carga unitria se atravs de pallets. Pallet um estrado de madeira padronizado, de diversas dimenses. Suas medidas convencionais bsicas so 1.100mm x 1.100mm, como padro internacional para se adequar aos diversos meios de transportes e armazenagem; b) Caixas ou Gavetas: a tcnica de estocagem ideal para materiais de pequenas dimenses, como parafusos, arruelas, e alguns materiais de escritrio; materiais em processamento, semi acabados ou acabados. Os tamanhos e materiais utilizados na sua construo sero os mais variados em funo das necessidades especficas de cada atividade. c) Prateleiras: uma tcnica de estocagem destinada a materiais de tamanhos diversos e para o apoio de gavetas ou caixas padronizadas. Tambm como as caixas podero ser construdas de diversos materiais conforme a convenincia da atividade. As prateleiras constitui o meio de estocagem mais simples e econmico. d) Raques: Ao raques so construdos para acomodar peas longas e estreitas como tubos, barras, tiras, etc.
e) Empilhamento:
Trata-se de uma variante da estocagem de caixas para
aproveitamento do espao vertical. As caixas ou pallets so empilhados uns sobre os outros, obedecendo a uma distribuio eqitativa de cargas. Container Flexvel: uma das tcnicas mais recentes de estocagem, uma espcie de
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saco feito com tecido resistente e borracha vulcanizada, com um revestimento interno conforme o uso.
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COMERCIALIZAO E CONSUMO
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COMERCIALIZAO E CONSUMO
1. COMERCIALIZAO E CONSUMO
1.1 Objetivos: - Suprir mercado; - Atender satisfatoriamente o cliente; - Garantia de reposio de itens; - Obteno de lucro; - Continuidade do negcio. Poderamos resumir que a comercializao no setor de materiais, dever estar preparada para vender as mercadorias do estoque, de maneira mais rentvel e prestando o melhor atendimento. Para tanto imprescindvel que a empresa conhea o mercado onde atua; os concorrentes; o produto que vende; e os meios para vend-los e os clientes. Com relao ao mercado necessrio saber qual a potencialidade, o que poder ser absorvido pelos consumidores. Poderamos fazer as seguintes perguntas: - Qual o volume aproximado de vendas que se pode estimar ? - Quais as caractersticas desse mercado ? Tende a crescer ? - Existem novos projetos para a regio que poderiam incrementar os negcios ? Essas e muitas outras questes devem ser colocadas e analisadas pela empresa, a fim de estabelecer a quantidade de m.o., volume e caractersticas do estoque e poltica de comercializao.
63
1.2 CONHECIMENTO DO PRODUTO O conhecimento do produto, pode ser decisivo, na comercializao, sendo capaz de alterar o comportamento de vendas. Devemos saber: - Origem: quem o fabricante, ou fornecedor, qual a garantia, utilizao, caractersticas tcnicas. - Nome do produto: denominao tcnica e popular. - Funo: 0nde aplicado e para que se destina, o que faz. - Inter relao: um dado precioso, pois a utilizao de um item pode influir no outro. - Intercambialidade: o mesmo componente poder ser utilizado em mais de um produto ou processo. - Preo: valor, condies de venda, prazo, desconto. 1.3 POLTICA DE COMERCIALIZAO A comercializao uma atividade que deve respeitar normas e princpios para poder se desenvolver com sucesso. Para isso a empresa deve estabelecer uma Poltica de Comercializao, isto , as normas de vendas, definindo e detalhando, todo o processo de vendas. A poltica dever, tratar de categorias de vendas, tipos de clientes, prazos, entregas, garantia e poltica de preos. Toda poltica comercial dever ser estabelecida objetivando praticas saudveis de comercializao para obter a realizao de vendas com qualidade. O item preo x margem de lucro, exige uma anlise bastante ampla, pois necessrio conquistar e manter mercado, tendo preos competitivos, com uma margem de lucro coerente com o volume comercializado e com o produto, tendo em vista as prticas da concorrncia ou as peculiaridades daquele mercado. Um cuidado muito grande pois pratica de concesso de descontos e condies descabidas, levam a realizao de vendas suicidas.
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Exemplo:
Venda saudvel Venda suicida
Preo de venda........................................ Desconto.................................................. Preo lquido............................................ C.M.V....................................................... ICMS 18%................................................ COFINS 7,6%........................................ PIS 1,65%................................................. CPMF 0,38%............................................ ICMS compra........................................... Resultado antes do IR
100 0 100 60 18 7,6 1,65 0,38 10,8 23,17
100 30 70 60 12,6 5,32 1,55 0,27 10,8 1,06
de fundamental importncia da conscincia de que no somente preo que promove a venda do produto, mas principalmente os servios prestados na venda e no ps-venda, ampliando o valor de seus produtos, com a agregao de valor, que se d basicamente nos servios de venda, ps-venda e seguimento de venda, agregadas ao valor da marca. Exerccios: 1) Produto X, preo de venda $ 1.300,00 desconto 5% e 20% margem bruta 35% ICMS venda 18% ICMS compra 7% Calcule os resultados dessas vendas nas duas situaes de desconto em valor e percentual. 2) Produto Y, preo de venda $ 2.000,00 desconto 10 e 30% C.M.V. $ 1.000,00
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Tendo em vista que a operao de compra e venda foi realizada dentro do Estado de S.Paulo, pede-se o calculo do resultado nas duas situaes de desconto em valor e percentual, margem bruta e margem lquida. Ao estabelecer a poltica de vendas, devem levar em considerao tambm as modalidades e formas: Vendas internas e diretas: so aquelas atendidas na loja, diretamente ao comprador usurio. - Vendas internas indiretas: so aquelas realizadas atravs de outros setores da prpria empresa. - Vendas a rgos governamentais: so as realizadas normalmente atravs de concorrncias pblicas. - Vendas externas: so as realizadas no "campo", por vendedores ou representantes. Todas essas formas de vendas, podero ser realizadas, no atacado ou no varejo. a) Atacado: se caracteriza por ser um importante segmento produtivo, no qual se procura atingir um maior volume de vendas, faturamento e lucro, com margens unitrias menores e condies diferenciadas. Pblico alvo: Distribuidores, grandes empresas, que tenham grande capacidade de escoamento de produtos. b) Varejo: so as vendas realizadas, diretamente ao consumidor final, em quantidades normalmente menores, com margem de lucro unitrio maior e quase sempre a vista ou financiado. Pblico alvo: consumidor final.
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ARRANJO FSICO - LAYOUT
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ARRANJO FSICO LAYOUT Planejar o arranjo fsico de uma certa instalao significa tomar decises sobre a forma como sero dispostos, nessa instalao, os centros de trabalho que a devem permanecer. Pode-se conceituar como centro de trabalho a qualquer coisa que ocupe espao: um departamento, uma sala, uma pessoa ou grupo de pessoas, mquinas, equipamentos, bancadas e estaes de trabalho, etc. Em todo o planejamento de arranjo fsico, ir existir sempre uma preocupao bsica: tornar mais fcil e suave o movimento do trabalho atravs do sistema, quer esse movimento se refira ao fluxo de pessoas ou de materiais. Podemos citar em princpio trs motivos que tornam importantes as decises sobre arranjo fsico: a) elas afetam a capacidade da instalao e a produtividade das operaes: uma mudana adequada no arranjo fsico pode muitas vezes aumentar a produo que se processa dentro da instalao no fluxo de pessoas e/ou materiais; b) mudanas no arranjo fsico podem implicar no dispndio de considerveis somas de dinheiro, dependendo da rea afetada e das alteraes fsicas necessrias nas instalaes, entre outros fatores; c) as mudanas podem apresentar elevados custos e dificuldades tcnicas para futuras reverses; podem ainda causar interrupes indesejveis no trabalho. Por todos esses motivos, poderia primeira vista parecer que um arranjo fsico, uma vez estabelecido, quase imutvel e se aplica prioritariamente a novas instalaes. Isso no verdade, entretanto, diversos fatores podem conduzir a alguma mudana em instalaes j existentes: a ineficincia de operaes, taxas altas de acidentes, mudanas no produto ou no servio ao cliente, mudanas no volume de produo ou fluxo de clientes. Num esforo de sistematizao, costuma-se agrupar os arranjos fsicos possveis em trs grandes tipos:
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projetos.
Arranjo fsico por produto: corresponde ao sistema de produo contnua Arranjo fsico por processo: corresponde ao sistema de produo de fluxo Arranjo fsico de posio fixa: corresponde ao sistema de produo em
(como linha de montagem); intermitente ( como a produo por lotes ou encomendas );
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RECURSOS HUMANOS
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RECURSOS HUMANOS
Na administrao atual fica cada vez mais evidente a importncia das relaes humanas na empresa. Ex.: Os investimentos que as empresas vem fazendo para conquista de capital humano e intelectual. No setor de materiais tambm no diferente, pois as preocupaes so as mesmas de uma organizao como um todo, s que com foco centrado na sua atividade como parte do todo empresarial, tendo suas preocupaes especficas, com relao s condies de trabalho, segurana, salrios, cargos, treinamento, hierarquia, etc. Dentro do setor de materiais as funes mais usuais so: Gerente: funo responsvel pela Administrao do setor, pelo cumprimento das metas e objetivos estabelecidos , seja pela eficincia ou pelo lucro no caso de comercializao direta. Programador: funo responsvel pelo planejamento e coordenao de Comprador: funo responsvel pelas compras, com critrios de preo, Controlador de Estoque: funo responsvel pelo controle de entrada e Estoquista: funo responsvel pelas atividades de recepo, locao e Atendente: funo responsvel pelo atendimento das requisies dos Vendedor ou Balconista: funo responsvel pelas vendas ou solicitaes compra de modo a obter um equilbrio no estoque. formas de pagamento, qualidade, quantidade, prazo de entrega, etc. sada de mercadorias do estoque. proteo das mercadorias, de modo a mant-las em perfeitas condies sempre. diversos setores da empresa. dos clientes, quando for o caso. Dentre essas funes, poderemos encontrar uma grande variao de empresa para empresa, mas algumas delas so bsicas e fundamentais. O relacionamento entre as funes e sua hierarquia tambm dever ser muito clara para todos empregados do setor.
71
REFERNCIAS
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REFERNCIAS
CHIAVENATO, Idalberto. Iniciao a Administrao de Materiais. So Paulo: Makron, McGraw-Hill, 1991.
DIAS, Marco Aurlio P. Administrao de Materiais uma abordagem logstica, So Paulo: Atlas, 1997.
_______. Administrao de Materiais: edio compacta, So Paulo: Atlas, 1995.
_______. Gerncia de Materiais. So Paulo: Atlas, 1986
GURGEL, Floriano C. A. Paulo: Atlas, 1996.
Administrao do Fluxos de Materiais e Produtos. So
MARTINS, Petrnio G. Administrao de Materiais e Recursos Empresariais, So Paulo: Saraiva, 2000.
MOREIRA, Daniel Augusto. Introduo a Administrao da Produo e Operaes. So Paulo: Pioneira, 1998.
MOROZOWSKI, Antonio C. Apostila de Administrao de Recursos Materiais e Patrimoniais. Curitiba - PR
73
MOURA, Reinaldo A . Armazenamento e Distribuio Fsica. So Paulo: IMAM, 1997.
PARENTE, Juracy. Varejo no Brasil. So Paulo: Atlas, 2000.
POZO, Hamilton. Administrao de Recursos Materiais e Patrimoniais: uma abordagem logstica. So Paulo: Atlas, 2001

Apostila de Administração de Recursos Materiais

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FACULDADE DE CINCIAS ADMINISTRATIVAS E CONTBEIS DE LINS Curso de Administrao

APOSTILA DE ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS

FACULDADE DE CINCIAS ADMINISTRATIVAS E CONTBEIS DE LINS Curso de Administrao

UMA VISO GERAL SOBRE ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS

ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS

2. UMA INTRODUO HISTRICA ADMINISTRAO DE MATERIAIS

6. TERMINOLOGIAS UTILIZADAS NA ADMINISTRAO DE MATERIAIS

7. FLUXO DAS ATIVIDADES

Anlise economico financeira

Com de Anlise mercado ou nec Prod

Programao e controle de estoque

FACULDADE DE CINCIAS ADMINISTRATIVAS E CONTBEIS DE LINS Curso de Administrao

Grupo de itens menos importantes em termos de movimentao,

200 A = 480 itens B = 720 itens

1000 1200 1400 1600 1800 2000 2200 2400

Quantidade 140 120 100 80 60 40 20 0-20 - J -40 -60 -80 -

J Grfico 3 Dente de serra de ruptura

Estoque Mnimo O N D Tempo

Tempo TR Grfico 6 Demonstrativo do TR.

E.min = 1 x (60 - 55) + 60 x 0,67 E.min = 45,2 unidades ou seja 46 unidades

T IR Grfico 1 Sistema dos mximos-mnimos

Taxa de retorno de capital Ia = 100 x lucro Valor estoques

Taxa de armazenamento fsico

Taxa de seguro Ic = 100 x custo anual do seguro Valor estoque + edifcios

Taxa de transporte, manuseio e distribuio

Id = 100 x depreciao anual do equipamento Valor do estoque

Taxa de obsolescncia Ie = 100 x perdas anuais por obsolescncia Valor do estoque

Outras taxas (gua, luz...)

If = 100 x despesas anuais Valor do estoque

Conclui-se ento, que a taxa de armazenamento :

FACULDADE DE CINCIAS ADMINISTRATIVAS E CONTBEIS DE LINS Curso de Administrao

ADMINISTRAO DOS SERVIOS DE COMPRAS

Para anlise, utilizamos a seguinte frmula:

Total Cotao: __ / __ / ____ Obs:

K LOT IND. E COMERCIO LTDA.

ATENCO O presente constit compromisso de compra e vend de

Total Cotao: __ / __ / ____ Obs:

3 via K LOT IND. E COMERCIO LTDA.

FOLLOW UP Pedido: __ / __ / ___ por:_________ Retorno 2 via: __ / __ por:_________ / ___

Total Cotao: __ / __ / ____ Obs:

Recebimento Material: __ / __ / ___ por:_________ Obs:

Data: __ / __ / ____ Resp.:

Trata-se de uma variante da estocagem de caixas para

FACULDADE DE CINCIAS ADMINISTRATIVAS E CONTBEIS DE LINS Curso de Administrao

100 0 100 60 18 7,6 1,65 0,38 10,8 23,17

100 30 70 60 12,6 5,32 1,55 0,27 10,8 1,06

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ARRANJO FSICO - LAYOUT

(como linha de montagem); intermitente ( como a produo por lotes ou encomendas );

FACULDADE DE CINCIAS ADMINISTRATIVAS E CONTBEIS DE LINS Curso de Administrao

FACULDADE DE CINCIAS ADMINISTRATIVAS E CONTBEIS DE LINS Curso de Administrao

CHIAVENATO, Idalberto. Iniciao a Administrao de Materiais. So Paulo: Makron, McGraw-Hill, 1991.

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GURGEL, Floriano C. A. Paulo: Atlas, 1996.

Administrao do Fluxos de Materiais e Produtos. So

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MOROZOWSKI, Antonio C. Apostila de Administrao de Recursos Materiais e Patrimoniais. Curitiba - PR

MOURA, Reinaldo A . Armazenamento e Distribuio Fsica. So Paulo: IMAM, 1997.

PARENTE, Juracy. Varejo no Brasil. So Paulo: Atlas, 2000.

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