PROJECT COST MANAGEMENT

Rp
Rp

Cost Estimating Cost Budgeting Cost Control

COST BUDGETING
RENCANA ANGGARAN BIAYA
Untuk kegiatan pembelanjaan selama proses pelaksanaan proyek, perlu adanya suatu pedoman, agar pelaksanaan pembiayaan proyek dapat dikendalikan dengan baik, dan efisien.

Maksud & Tujuan

Mematok biaya untuk pelaksanaan atau memberikan batasan uang yang tersedia untuk keperluan
bahan, upah, alat, subkontraktor, dan lain lain dalam total biaya proyek.

Cost Budget (Anggaran Biaya)

Dapat digunakan acuan/pedoman didalam membuat Rencana Anggaran Pelaksanaan (PEP) Harus realistik

Harus disusun/dibuat, sebelum kegiatan pembelanjaan proyek dimulai.

Diperlukan untuk menetapkan biaya produksi (biaya pelaksanaan) Diperlukan untuk keperluan perusahaan sendiri (intern) Menggunaan format satu macam, sesuai yang ditetapkan oleh perusahaan, secara internal. Dokumen ini biasanya merupakan suatu dokumen rahasia. Sebagai tolok ukur /alat kendali biaya yang dipakai sebagai dasar dalam pembuatan program pengendalian biaya (cost control) Cost estimate yang tidak akurat, akan menampilkan cost budget yang tidak realistik, yang akhirnya akan mengakibatkan tidak tercapainya sasaran cost control.

COST BUDGETING PROCESS

INPUTS
.1. Project Scope Statement .2. Work Breakdown Structure .3. WBS Dictionary .4. Activity Cost Estimates .5. Activity Cost Estimates Supporting Detail .6. Project Schedule .7. Resources Calendars .8. Contract .9. Cost Management Plan

TOOLS & TECHNIQUES

.1. Cost Aggregation .2. Reserve analysis .3. Parametric Estimating .4. Funding limit reconciliation

OUTPUTS
.1. Cost Baseline .2. Poject Funding Requirements .3. Cost Management Plan (Updates) .4. Requested Canges

COST BUDGETING inputs

.1. Project scope statement p.110
Menjelaskan secara detail project deliverables dan persyaratan pekerjaan yang dibutuhkan untuk menciptakan deliverables tersebut. Detail project scope statement termasuk :
Project objectives Product scope description Project requirements Project boundaries Project deliverables Product acceptance criteria Project constraints Project assumptions

Initial project organization

Initial defined risks Schedule milestones Fund limitation Cost estimate Project configuration management requirements Project specifications Approval Requirements

COST BUDGETING inputs

.2. WBS (Work Breakdown Structure)
GEDUNG KANTOR 01. LEVEL 1

BANGUNAN 01.01

MEKANIKAL & ELEKTRIKAL 01.02

UMUM & PENDUKUNG 01.03

LEVEL 2

SUBSTRUKTUR 01.01.01

STRUKTUR ATAS 01.01.02

FINISHING 01.01.03

ELEKTRIKAL ARUS KUAT 01.02.01

ELEKTRIKAL ARUS LEMAH 01.02.02

MEKANIKAL UMUM 01.02.03

SITE 01.03.01

SAFETY 01.03.02

LEVEL 3

GALIAN & DEWATERING

01.01.01.01

KOLOM LT.1-40 01.01.02.01

DINDING LT.1-40 01.01.03.01

EL.STD LT.1-40 01.02.01.01

TLP.LT.1-40 01.02.02.01

PLUMBING LT.1-40 01.02.03.01

SITE CLEARING 01.03.01.01

ACC.ROAD 01.03.02.01

PONDASI 01.01.01.02

BLK & PLAT LT.1-40 01.01.02.02

PLAFOND LT.1-40 01.01.03.02

EL.N0NSTD LT.1-40 01.02.01.02

T.SUARA LT.1-40 01.02.02.02

HVAC LT.1-40 01.02.03.02

SITE FACILITIES 01.03.01.02

LEVEL 4
GEDUNG 01.03.02.02

URUGAN KEMBALI 01.01.01.03

TANGGA LT.1-40 01.01.02.03

LANTAI LT.1-40 01.01.03.03

EL.KUSUS LT.1-40 01.02.01.03

MATVCCTV LT.1-40 01.02.02.03

LIFT/ESC LT.1-40 01.02.03.03

EQUIP. 01.03.01.03

DIAFR.WLL 01.01.01.02. 01

FW.BLK&PL LT.1-40 01.01.01.02. 01

PL.ACUS LT.1-40 01.01.03.02. 01

COND LT.1-40 01.02.01.01.

01

COND LT.1-40 01.02.02.01. 01

AIR BERSIH LT.1-40 01.02.03.01. 01

TC 01.03.01.03. 01

STRT 01.01.01.02. 02

BS.BLK&PL LT.1-40 01.01.01.02. 02

PL.GYP LT.1-40 01.01.03.02. 02

KABEL LT.1-40 01.02.01.01. 02

KABEL LT.1-40 01.02.02.01. 02

AIR KOTOR LT.1-40 01.02.03.01. 02

LIFT ORG 01.03.01.03. 02

LEVEL 5

BALANC. 01.01.01.02. 03

PR.BLK&PL LT.1-40 01.01.01.02. 03

PL.MET LT.1-40 01.01.03.02. 03

ARMATUR LT.1-40 01.02.01.01. 03

PABX&UNIT LT.1-40 01.02.02.01. 03

HYDRAN LT.1-40 01.02.03.01. 03

SCHAFF 01.03.01.03. 03

WBS SAMPLE

COST BUDGETING inputs

3. WBS Dictionary
Dokumen yang dihasilkan pada waktu proses menciptakan WBS disebut WBS dictionary termasuk :

Code of account identifier, a statement of work, responsible organization, list of schedule mailestones. Informasi lain adalah contract information, quality requirements, dan technical references untuk memberikan memfasilitasi kinerja pekerjaan. Informasi lain untuk maksud pengendalian account dengan menggunakan cost code.

COST BUDGETING inputs

3. WBS Dictionary
Dokumen yang dihasilkan pada waktu proses menciptakan WBS disebut WBS dictionary termasuk :

Code of account identifier, a statement of work, responsible organization, list of schedule mailestones. Informasi lain adalah contract information, quality requirements, dan technical references untuk memberikan memfasilitasi kinerja pekerjaan. Informasi lain untuk maksud pengendalian account dengan menggunakan cost code.

COST BUDGETING inputs

4. Activity Cost Estimates
Penilaian secara kuantitative dari biaya seperti biaya sumberdaya yang diperlukan untuk menyelesaikan jadwal kegiatan. Type estimate ini bisa disajikan dalam bentuk ringkasan atau secara detail. Termasuk didalamnya Upah, Material, equipment, layanan, fasilitas, IT, dan spesial kategori seperti inflasi atau biaya cadangan.

CONTOH FORMULIR ESTIMASI ( gedung )

No.
1. 2. 3. 4. Item Pekerjaan Preliminaries Pek. Substruktur . Pek. Struktur . Pek.M / E . Pek. Finishing . Pek. Landscaping Jumlah Quantity Harga satuan Jumlah harga

5.
6.

Ppn 10%
Jumlah akhir
Asianto

Cost Group Template (Buildings)

1. Substructure 2. Superstructure 3. Internal Finishes 4. Fittings and Furnishings 5. Services : o o o o o o Plumbing & Sanitary Instalations Electrical Instalations HVAC Instalations Lift Instalations Fire Alarm & Fire Fighting Instalations Etc

6. External works 7. Preliminary & Insurances

COST BUDGETING inputs

5. Activity Cost Estimates Supporting Detail
Jumlah dan jenis dari rincian tambahan didalam menunjang estimasi biaya kegiatan tergantung dari aplikasinya. Sehubungan dengan level dari detail, dokumen yang menunjangnya harus disediakan secara jelas, profesional, dan lengkap dengan gambar yang mana estimasi biaya diperoleh.
Termasuk : Deskripsi scope of work Dokumen sebagai dasar untuk estimating. Dokumen berbagai asumsi yang digunakan

Dokumen berbagai batasan batasan

Indikasi range seperti US$ 10,000 (-10%/+15%) mengindikasikan item tersebut diperkirakan antara US$9,000 and US$ 11,500)

COST BUDGETING inputs

6. Project Schedule
Jadwal proyek termasuk perencanaan tanggal start dan finish untuk jadwal kegiatan proyek, Jadwal milstone, Paket pekerjaan, Perencanaan paket, dan control accounts. Informasi ini digunakan untuk mengumpulkan biaya biaya terhadap periode waktu kapan biaya direncanakan untuk digunakan.

COST BUDGETING inputs

7. Resources Calendars
Penanggalan sumberdaya gabungan untuk hari kerja dan hari libur/tidak kerja ditetapkan pada sumberdaya khusus. Meskipun tenaga kerja dan material bisa aktive atau idle. Pada umumnya digunakan untuk mengidentifikasi hari tidak kerja untuk sumberdaya khusus dalam waktu ketersediaan sumberdaya.

Kalender sumberdaya proyek mengidentifikasikan kuantitas dari setiap ketersediaan sumberdaya pada periode waktu yang diperlukan.

COST BUDGETING inputs

8. Contract
Kontrak - informasi yang berhubungan dengan pruduksi, jasa layanan, atau hasil yang telah dibeli biayanya semua digunakan untuk pengembangan penetapan anggaran

9. Cost Management Plan

Cost Management Plan adalah komponen dari Project Management Plan dan derivasi perencanaan lain disesuaikan sepanjang penetapan cost budgeting.

COST BUDGETING tools & techniques

1. Cost Aggregation
Menjadwalkan perkiraan biaya kegiatan yang dikumpulkan pada paket pekerjaan sesuai dengan WBS. Estimasi biaya paket pekerjaan kemudian dikumpulkan pada level komponen yang lebih tinggi dalam WBS. Seperti control accounts, dan pada akhirnya untuk seluruh proyek.

COST BUDGETING tools & techniques

2. Reserve Analysis
Banyak estimator mempertimbangkan adanya suatu biaya cadangan ( contingency allowances). Pertimbangan dalam mengantisipasi, akan tetapi belum tentu terjadi. Kejadian ini disebut Known-unknowns dan ini menjadi bagian dari ruang lingkup proyek dan garis acuan biaya (cost baseline) Agar mendekati akurat, pilih yang bukan pessimestic

COST BUDGETING tools & techniques

3. Parametric Estimating
Parametric Modeling, Melibatkan penggunaan parameter dari karakteristik proyek kedalam model matematik untuk memprediksi biaya proyek. Penggunaan statistik antara Informasi secara historis dan variable lain (SqM, LM di konstruksi, Code pada software dan kebutuhan jam orang/hari orang) digunakan untuk mengembangkan model dalam mengestimasi biaya pada jadwal kegiatan sumberdaya. Teknik ini bisa meningkatkan keakuratannya pada level yang lebih tinggi dan tergantung dari komplexitas atau tingkat kesulitan sepanjang jumlah dan data biaya termasuk dalam model. Quantity X harga satuan historis = estimasi biaya.

COST BUDGETING tools & techniques

4. Funding limit reconciliation
Banyak macam didalam periode penggunaan dana, biasanya dibawah pengaturan operasional. Namun didalam penggunaan dana proyek dikonsulidasikan dengan batasan pendanaan yang dibutuhkan pelanggan atau perusahaan. Rescheduling bisa berdampak pada pengalokasian sumberdaya. Jika dana digunakan sebagai sumberdaya yang terbatas didalam proses penjadwalan proyek, maka harus melakukan peninjauan terhadap batasan waktu.

Produk final dari perencanaan berulang menjadi Cost baseline.

COST BUDGETING outputs

1. Cost Baseline
Cost Baseline adalah komponent dari Project management plan Sebagai acuan anggaran yang digunakan sebagai dasar pengukuran, monitor, dan kontrol seluruh kinerja biaya proyek.

Biasanya disajikan dalam bentuk S-curve

100

Commulative Value

50

Time

Progress

CURVA S
Bentuk curva S , berbeda tiap strategi insert mark up

Rp.

Strategi Front Loading Strategi merata

Bln
Asianto

COST BUDGETING outputs

2. Project Funding Requirements
Total & Periode didapat dari cost baseline dan bisa ditetapkan melebihi, biasanya menggunakan margin didalam menentukan early progress atau cost overruns. Funding terjadi biasanya pada kenaikan tertentu yang tidak sama jumlah maupun periodenya. Kebutuhan funding termasuk didalam cost baseline ditambah management contingency, tergantung kebijakan perusahaan.
Funding requirements The difference between the maximum funding and the end of the cost baseline is Management Reserve Cost Baseline Expected Cash flow

Commulative Value

Time

Contoh Formulir Master Cost Budget

Kel.
I 1. 2. 3.

Sub.Kel

PEMBEBANAN

Rp.

Keterangan

BIAYA LANGSUNG PROYEK

BAHAN / MATERIAL UPAH ALAT

4.
5. 6.

SUBKONTRAKTOR
PERSIAPAN / PENYELESAIAN OVERHEAD LAPANGAN SUB TOTAL

II

KEWAJIBAN PAJAK
1.
2.

PPN ( 10% )
UANG MUKA PPH / PPH final SUB TOTAL

III

BIAYA TIDAK LANGSUNG

1. OVERHEAD PUSAT / CABANG/ PERW.

2.

PENYUSUTAN AKTIVA TETAP

SUB TOTAL

CADANGAN
TOTAL
( NILAI KONTRAK )
Asianto

COST CONTROL
Merupakan salah satu aspek dalam pengendalian proyek (Project Control) Harapan Manajemen : Tercapainya kualitas pekerjaan sesuai persyaratan yang ditetapkan,

Dapat diselesaikan dalam waktu yang telah ditetapkan,

Dalam batas anggaran yang disediakan (Budget), bahkan kalau bisa dibawah budget yang ada.

Cost Control : Sebaiknya berpedoman pada cost Budget yang realistis, artinya walaupun cost estimatenya tidak akurat, cost budgetnya harus tetap realistik.

Hasilnya memberikan umpan balik (feed back) terhadap Cost Estimete

COST CONTROL
Mempunyai kaitan dengan : a). Faktor yang menciptakan perubahan pedoman biaya guna memastikan bahwa perubahan dapat disetujui, b). Penetapan perubahan pedoman biaya yang terjadi, dan pengelolaan perubahan yang nyata ketika perubahan terjadi. c). Jaminan bahwa cost overrun tidak melebihi pembiayaan yang diberi hak pada waktu tertentu dan di dalam total proyek.

d) Monitoring kinerja biaya untuk mendeteksi dan memahami perbedaan (cost variance) dari cost baseline.
e). Pencatatan semua perubahan secara teliti terhadap cost baseline.

f). Pencegahan kesalahan, ketidak sesuaian, atau perubahan yang tidak disetujui terhadap maksud laporan biaya atau pemakaian sumber daya.
g). Pemberitahuan kepada stakeholders terhadap perubahan yang disetujui. h). Tindakan untuk membawa terjadinya cost overrun dalam batas yang bisa diterima.

COST CONTROL PROCESS

INPUTS
.1. Cost Baseline .2. Project Funding Requirements .3. Performance Reports .4. Work Performance Information .5. Approved Changes Requests .6. Project Management Plan

TOOLS & TECHNIQUES

.1. Cost Change Control System .2. Performance Measurement Analysis .3. Forcasting .4. Project Performance Reviews .5. Project Management Software

OUTPUTS
.1. Cost Estimate (updates) .2. Cost Baseline (updates) .3. Performance Measurements .4. Forcasted Completion .5. Requested Changes .6. Recommended Corrective Actions .7. Organizational Process Assets (updates) .8. Project Management Plan (updates)

COST CONTROL inputs

1. Cost Baseline
Cost Baseline adalah komponent dari Project management plan Sebagai acuan anggaran yang digunakan sebagai dasar pengukuran, monitor, dan kontrol seluruh kinerja biaya proyek.

Biasanya disajikan dalam bentuk S-curve

100

Commulative Value

50

Time

Progress

COST CONTROL inputs

2. Project Funding Requirements
Total & Periode didapat dari cost baseline dan bisa ditetapkan melebihi, biasanya menggunakan margin didalam menentukan early progress atau cost overruns. Funding terjadi biasanya pada kenaikan tertentu yang tidak sama jumlah maupun periodenya. Kebutuhan funding termasuk didalam cost baseline ditambah management contingency, tergantung kebijakan perusahaan.
Funding requirements The difference between the maximum funding and the end of the cost baseline is Management Reserve Cost Baseline Expected Cash flow

Commulative Value

Time

COST CONTROL inputs

3. Performance Reports
Laporan progres disusun secara ringkas dari hasil pengumpulan dari beberapa informasi lapangan. Hasilnya dianalisis dan dibandingkan dengan pengukuran kinerja baseline Laporan harus meliputi Status dan informasi progres, detail persyaratan dari stakeholder, seperti yang telah didokumentasikan pada communication management plan. Biasanya format terdiri dari bar-chart, S-curve, tabular report.

CONTOH FORMULIR COST CONTROL

No . URAIAN Total budget a Realisasi s/d tgl. Budget realisasi b Realisasi biaya c Sisa budget d=a-c Perkiraan sisa biaya e Penyimpangan (+/-) f=d-e

1.
2. 3.

Material
Upah Alat

4.
5.

Subkon
Pekerjaan persiapan

6.

Overhead lapangan
TOTAL

BCWP

ACWP

COST CONTROL inputs

4. Work Performance Information
Pengumpulan informasi dari status dan biaya proyek yang telah dilaksanakan.
Termasuk : Pekerjaan yang ditetapkan sudah selesai atau belum ? Biaya yang dianggarkan dan yang telah digunakan?

Estimasi biaya untuk menyelesaikan pekerjaan?

Berapa Percent telah selesai secara fisik?

PROGRESS REPORT FORM (PRF)

Project Project Sponsor Business Area Document Version Prepared by Document No. Approved by Project ID Client Project Manager Softcopy Name Page No. . of

WBS CODE

TASK DESCRIPTION

MAJOR DELIVERABLES

PLANED MILESTONE

CURRENT STATUS/ PROBLEM

PROPOSED SOLUTION

ACTION BY

RE-PLANNED MILESTONE

PROGRESS REPORT SUMMARY FORM (PRSF)

PROJECT PROJECT SPONSOR BUSINESS AREA PROJCT ID CLIENT PROJECT MANAGER

DOCUMENT VERSION
SOFTCOPY NAME

DOCUMENT NO.
PAGE NO. . OF

CUT OF DATE PROJECT COST ( Rp) LAST PERIOD

PREPARED BY

APPROVED BY

COMMITTED THIS PERIOD

ACTUAL COST

VARIANCE

WORK COMPLETED THIS PERIOD

CURRENT ISSUES

PROPOSED SOLUTIONS

PLAN NEXT PERIOD

ATTACHMENT

COST CONTROL inputs

5. Approved Changes Requests
Persetujuan pengajuan Perubahan dari proses pengendalian terintegrasi bisa termasuk modifikasi terminologi biaya dalam kontrak, lingkup, cost baseline, atau cost management plan.

CHANGE REQUEST FORM (CRF)

PROJECT PROJECT SPONSOR BUSINESS AREA DOCUMENT VERSION SOFTCOPY NAME PROJCT ID CLIENT PROJECT MANAGER DOCUMENT NO. PAGE NO. . OF

DESCRIPTION AND IMPACT

(on benefits, costs, timescales, resource requirements, other projects, risk etc) of proposed scope change : (use attachments if necessary)

REASON FOR CHANGE (DESCRIBE BENEFITS) : IMPLICATIONS OF NOT MAKING THIS CHANGE :

APPROVED BY : (1) (2)

DATE DATE

STATUS :

( ) APPROVED
REASONS :

( ) REJECTED

( ) DEFERRED

COST CONTROL inputs

6. Project Management Plan

Project management plan dan komponen Cost management plan dan perencanaan lain disesuaikan dan diintegrasikan ketika melaksanakan proses kontrol biaya.

COST CONTROL tools & techniques

1. Cost Change Control System Didokumentasikan pada cost management plan, menggambarkan prosedur yang mana cost baseline bisa dirubah. Termasuk bentuk formulir, dokumen, cara penelusuran, dan persetujuan perubahan Integrated dengan integrated change control process.

COST CONTROL tools & techniques

2. Performance Measurement Analysis Dengan cara Earned Value analysis
mengukur kinerja dengan membandingkan besar pekerjaan yang direncanakan dengan actual pekerjaan yang selesai, untuk menentukan kinerja jadwal & biaya sesuai rencana. Memungkinkan manager proyek mendetaksi penyimpangan dari rencana sedini mungkin dan mengambil tindakan korektif yang sesuai.

Basic Value in Earned Project value Analysis

The planned Value (PV) or Budgeted Cost of Work Scheduled (BCWS) :
The sum of approved cost estimates for activities scheduled to be performed.

The Earned Value (EV) or Budgeted Cost of Work Performed (BCWP) :

The sum of the approved cost estimates for activities completed.

The Actual Cost (AC) or Actual Cost of QWork Performed (ACWP) :

Total cost incurred in accomplishing work.

Konsep Earned Value

50 Rencana Kerja

56% Biaya

50% Aktual biaya

10

Waktu

Gambar 1 : Grafik status kinerja biaya pelaksanaan proyek

Konsep Earned Value

50 Rencana Kerja 56% Rencana kerja Biaya 50% Aktual biaya 10 45% Aktual Fisik

Waktu

Gambar 2 : Grafik Earned Value

Elemen Elemen Earned Value

50

BCWS (PV) Biaya ACWP (AC) 10 BCWP (EV)

Waktu

Gambar 3 : Elemen-elemen Earned Value

Basic Formulas in Earned Value

Project
Cost Varian (CV) = EV - AC

Schedule Variance (SV)

% Over/Under Earned Value Cost Performance Index (CPI)

= EV - PV
= (AC EV) / EV * 100 = % complete * BAC = EV / AC

Schedule Performance Index (SPI)

= EV / PV

CV < 0 : ?, CV = 0 : ?, CV > 0 : ?, CPI < 1 : ?, CPI = 1 : ?, CPI > 1 : ? SV < 0 : ?, SV = 0 : ?, SV > 0 : ?, SPI < 1 : ?, SPI = 1 ?, SPI > 1 : ?

Example :
Contract :

Project

To build 10 houses in 12 months Construction budget : 10 houses @ Rp 100 mio = Rp 1,000 mio Construction period : 12 months Condition After 5 Moths : Planned Value ( PV) : Rp. 360 mio or 36 (from S-curve). Actual Cost (AC) Earned Value (EV) : Rp. 310 mio or 31 (from accounting dept). : Rp. 250 mio or 25 (from site actuals)

Curve
Project
100

PROGRESS

PV - CURVE
50

36 PV 31 AC 25 EV 0 1 2 3 4 5 6 7 8

PV = 36 (Planned Value) AC = 31 (Actual Cost) EV = 25 (Earned Value) Time 9 10 11 12 (MONTHS)

Progress for EV
House No 1 = 40 House No 2 = 30 House No 3 = 50 House No 4 = 50 House No 5 = 10 House No 6 = 20 House No 7 = 20 House No 8 = 10 House No 9 = 10 House No 10 = 10

Project

Average

= 250 / 10 = 25

Variances & Indexes :

Project
Cost Variance (CV) Schedule Variance (SV) Cost Performance Index (CPI) : EV-AC : EV PV = 25 31 = - 6 = 25 36 = - 11

: (EV) / (AC) = 25 / 31 = .806

Schedule Performance Index (SPI) : (EV) / (PV) = 25 / 36 = .694

Estimate at Completion (EAC)

Alternative 1:

Project

EAC = Actual + Remining Budget

= 310 + (1000 250) = 1,060 mio

Alternative 2:
EAC = Actual + New estimate for Remining Budget = 310 + 800 (est) = 1,110 mio

Alternative 3:
EAC = Actual + Remining Budget/CPI = 310 + (750/0.806) = 1,240 mio

Alternative 4:
EAC = Actual + Remining /CPI/SPI = 310 + (750/0.806) : 0.694

= 310 + 1341 = 1,651mio

COST CONTROL tools & techniques

3. Forecasting
Forecasting termasuk membuat estimate atau memprediksi kondisi proyek yang akan datang berdasarkan informasi dan pengetahuan yang ada pada saat melakukan forecasting. Forecasts dihasilkan, diupdate, dan di review atas dasar informasi progres.

Informasi progres terdiri dari hasil progres yang lalu dan dan informasi lain yang akan mempengaruhi proyek yang akan datang contohnya :
Estimate at completion dan Estimate to complete.

COST CONTROL tools & techniques

4. Project Performance Reviews
Review kinerja dengan membandingkan kinerja biaya melebihi waktu, Jadwal kegiatan atau melewati paket pekerjaan yang direncanakan dan tidak terpenuhinya anggaran (planed value). Variance analysis Trend analysis Earned value techniques.

Progress Monitoring
Progress Progress Progress Progress

Aggregate Progress

No

Approve

Yes

Cost budget Assessment

Earned Value Analysis

JutaIDR % 2000 100 1800 90 1600 80 1400 70 1200 60 Actual Cost (AC) (ACWP) Projected Time Completed Planned Value (PV) (BCWS) Schedule Overrun Projected Budget Completed Cost Overrun

Cost

1000 50 800 600 400 200 0 40 30 20 10 0

1 3 2 6 3 12 4 25 5 35 6 52 7 75 8 85

Work Performed (EV) (BCWP)

95 9

98 10

99 11

100 12 13

Data Date

Month

COST CONTROL tools & techniques

5. Project Management Software
Dapat menggunakan spreadsheet atau PM software seperti Artemis-7, P3, MSOP

COST CONTROL tools & techniques

6. Variance Management
Cost management plan menjelaskan bagaimana cost variance dikelola, contoh : adanya tanggapan yang berbeda terhadap masalah major atau minor. Besarnya varian menuju ke penurunan seperti tambahan pekerjaan yang terpenuhi. Variance lebih besar diijinkan pada awal proyek dan bisa menurun pada akhir proyek.

COST CONTROL outputs

OUTPUTS
.1. Cost Estimate (updates) .2. Cost Baseline (updates) .3. Performance Measurements .4. Forcasted Completion .5. Requested Changes .6. Recommended Corrective Actions .7. Organizational Process Assets (updates) .8. Project Management Plan (updates)

COST CONTROL outputs

3. Performance Measurements Hasil perhitungan CV, SV, CPI dan nilai SPI untuk komponen WBS, khususnya paket pekerjaan dan control accounts, didokumentasikan dan dikomunikasikan kepada stakeholders.

4. Forecasted Completion Perhitungan nilai EAC atau laporan nilai EAC didokumentasikan dan nilai dikomunikasikan dengan stakehloders. Perhitungan nilai ETC atau laporan nilai ETC yang disajikan perusahaan didokumentasikan dan nilai dikomunikasikan kepada stakeholders.

COST CONTROL outputs

6. Recommended Corrective Actions Tindakan koreksi dilaksanakan untuk membawa perkiraan kinerja proyek yang akan datang segaris dengan project management plan. Tindakan koreksi didalam cost management sering melibatkan penyesuaian jadwal anggaran kegiatan.

Seperti tindakan khusus diambil untuk menyeimbangkan cost variances.

Contoh Evaluasi Akhir

Kel.
I. 1. 2. 3.

Sub.Kel

PEMBEBANAN

BUDGET

REALISASI

BIAYA LANGSUNG PROYEK

BAHAN / MATERIAL UPAH ALAT

4.
5. 6.

SUBKONTRAKTOR
PERSIAPAN / PENYELESAIAN OVERHEAD LAPANGAN SUB TOTAL

II

KEWAJIBAN PAJAK
1.
2.

PPN ( 10% )
UANG MUKA PPH / PPH final SUB TOTAL

III 1.

BIAYA TIDAK LANGSUNG

OVERHEAD PUSAT / CABANG/ PERW.

2.

PENYUSUTAN AKTIVA TETAP

SUB TOTAL

CADANGAN / LABA
TOTAL
( NILAI KONTRAK )
Asianto

CONTOH : CONSTRUCTION COST ACCOUNT Variable Cost ( biaya tidak tetap ) , adalah biaya yang selalu berubah tiap bulannya sesuai dengan intansitas kegiatan proyek . Kelompok biaya ini terdiri dari : Biaya Bahan / Material Konstruksi Biaya Upah Konstruksi Biaya Alat Konstruksi Biaya Subkontraktor ( Kontraktor ) Biaya Overhead Lapangan/ Proyek Fix Cost ( biaya tetap ) , adalah biaya yang relatif tidak berubah tiap bulannya atau tidak terkait dengan intansitas kegiatan proyek . Kelompok biaya ini terdiri dari : Biaya Overhead Perusahaan Biaya Pemasaran Perusahaan Biaya Penyusutan aktiva tetap Perusahaan

Asianto

COST CONTROL
Yang mendorong peran cost control jadi penting di konstruksi , adalah : Harga jual bersifat konservatif ( relatif tetap) Biaya produksi bersifat fluktuatif ( sangat mudah berubah bila tidak dikendalikan ) Untuk mengatasi kondisi yang delematis tsb diatas , maka diperlukan : Kemampuan tentang construction cost . Kemampuan dalam cost control

Asianto

ASPEK - ASPEK KONTROL

Untuk dapat berhasil mengendalikan biaya proyek dengan baik , maka perlu dilakukan pengendalian terhadap aspekaspek yang mempengaruhinya :

Time Control Quality Control Safety Control Cost Control

Asianto

ASPEK TIME CONTROL

Kegiatan pekerjaan harus dikendalikan sesuai jadwal yang ada .

Bila pekerjaan terlambat , dapat timbul resiko tambahan biaya akibat terkena pinalti maupun kenaikan harga Bila kegiatan harus dipercepat , karena berbagai alasan , cenderung akan menambah biaya .

Asianto

ASPEK QUALITY CONTROL

Mutu pekerjaan harus dikendalikan agar selalu masuk dalam toleransi keberterimaan

Mutu yang lebih rendah dari persyaratan , akan menambah cost untuk perbaikan .
Mutu yang lebih tinggi dari persyaratan , juga akan menambah biaya ( material / proses ) . Inti dari manajemen mutu , adalah mengurangi terjadinya kegagalan mutu ( perbaikan / penolakan pekerjaan )
Asianto

ASPEK SAFETY CONTROL

Safety harus dikendalikan untuk menekan accident cost sekecil mungkin , dengan menyediakan biaya safety yang layak . Biaya safety yang terlalu rendah , dapat menyebabkan accident yang tidak diinginkan

Biaya safety yang terlalu tinggi (oversafety), selain menambah biaya secara lngsung juga dapat menambah biaya secara tidak langsung ( turunnya produktivitas )
Inti dari manajemen safety ( K3 ) adalah mengurangi terjadinya kecelakaan proyek .
Asianto

ANALISIS / PENGUKURAN KINERJA

SV = EV PV atau BCWP BCWS CV = EV AC atau BCWP ACWP SV Ratio = BCWP : BCWS CV Ratio = BCWP : ACWP CS Ratio = SV Ratio X CV Ratio = BCWP2 : (ACWP x BCWS) CPI (Cost Performance Index) = EV:AC > = 1 SPI (Schedule Performance Index) = EV:PV > = 1 Projected Time completed = Sisa waktu : SPI + Waktu Yang sudah selesai. Projected Budget Completed atau Estimate At Completion (EAC) = Alternative 1 : Continuing the cost performance trend until project completion = AC + Remaining Budget : CPI Alternative 2 : Negative impact is limited to the first 5 months only =AC + Remaining Budget (Unchanged). Alternative 3 : Continuing the negative trend, but also have to catch up with the time delay = AC + Remaining Budget : CPI : SPI. Alternative 4 : Recalculate the remaining portion including all cost saving efforts. = AC + New estimate for remaining budget

Rp
Rp

Thank you