Modul/Tatap Muka Ke.

Tujuan dan Manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia

1. TUJUAN PEMBELAJARAN UMUM (TPU) : Setelah selesai mempelajari modul perencanaan SDM yang kedua ini mahasiswa diharapkan mampu menjelaskan tentang tujuan dan manfaat perencanaan SDM dengan baik dan benar. 2. TUJUAN PEMBELAJARAN KHUSUS (TPK) : Setelah selesai mempelajari modul SDM yang kedua ini mahasiswa dapat : 1. menjelaskan tujuan perencanaan SDM dengan baik dan benar 2. menjelaskan manfaat perencanaan SDM dengan baik dan benar 3. menjelaskan keuntungan perencanaan SDM dengan baik dan benar 3. MATERI POKOK : 1. Tujuan Perencanaan SDM. 2. Manfaat Perencanaan SDM 3. Keuntungan Perencanaan SDM 4. DISKRIPSI SINGKAT Modul Perencanaan SDM yang kedua ini meliputi penjelasan tentang, tujuan perencanaan SDM, manfaat perencanaan SDM, dan keuntungan perencanaan SDM.

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

A. Budiantoro, M.Eng, MBA.

PERENCANAAN S D M

2.

TUJUAN DAN MANFAAT PERENCANAAN SDM

Perencanaan SDM sebagai kegiatan prediksi bermaksud untuk memperkirakan permintaan (demand) SDM yang diperlukan agar dapat mewujudkan kegiatan bisnis yang terdapat di dalam RENSTRA, RENOP dan Program Bisnis Tahunan di lingkungan sebuah organisasi/ perusahaan. Tujuan yang sederhana itu merupakan Tujuan Umum Perencanaan SDM, namun pelaksanaannya tidak sesederhana perumusannya, Pelaksanaannya yang tidak semudah perumusannya itu karena bisnis merupakan aspek kehidupan sosial ekonomi yang dipengaruhi oleh banyak faktor dari luar (faktor lingkungan) yang mudah berubah. Kondisi itu mengakibatkan respon dari setiap organisasi/perusahaan tidak sama, yang sangat tergantung pada kualitas SDM yang dimilikinya, sebagai hasil Perencanaan SDM dengan tujuan umum seperti disebutkan di atas. Dengan demikian berarti juga Tujuan Umum itu harus dijabarkan menjadi beberapa Tujuan Khusus Perencanaan SDM, yang mampu mendukung pencapaian Tujuan Perencanaan bisnis.

A. TUJUAN PERENCANAAN SDM 1. Tujuan Umum Sehubungari dengan uraian-uraian di atas perlu ditekankan kembali bahwa perencanaan dan program secara bisnis ideal di lingkungan untuk setiap dan semua dan organisasi/perusahaan bertujuan mempertahankan

mengembangkan eksistensinya. Tujuan itu secara operasional dan kongkrit di bidang bisnis sebuah organisasi adalah untuk meraih laba kompetitif secara berkelanjutan, karena hanya dengan laba eksistensi organisasi/perusahaan dapat dipertahankan dan/atau dikembangkan. Oleh karena itu berarti juga Perencanaan SDM harus mampu menetapkan keputusan mcngenai jumlah dan kualifikasi SDM yang memiliki kemampuan untuk mencapai tujuan organisasi/perusahaan sebagai mana disebutkan di atas. Dengan kata lain tujuan Perencanaan SDM harus mampu mendukung Tujuan Bisnis Organisasi/Perusahaan dalam arti harus terarah pada pengadaan dan mempertahankan SDM yang memiliki kemampuan melaksanakan

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

A. Budiantoro, M.Eng, MBA.

PERENCANAAN S D M

tugas-tugas

(pekerjaan)

secara

efektif

dan

efisien

dalam

bidang

bisnis

organisasi/perusahaan yang mempekerjakannya. 2. Tujuan Khusus Oleh karena Perencanaan SDM menyangkut prediksi kebutuhan SDM di masa datang di lingkungan sebuah organisasi/perusahaan, maka tujuan khususnya terkait pula dengan waktu, yang terdiri dari: a. Tujuan Perencanaan SDM jangka pendek (perspektif tahunan) adalah menetapkan prediksi posisi/jabatan dan pekerjaan yang kosong sebuah organisasi/perusahaan. Tujuan ini bermaksud untuk mencegah terjadinya kekurangan SDM yang dapat berdampak pelaksanaan pekerjaan menjadi tidak efektif dan tidak efisien dalam menyelesaikan tugas-tugas dan masalah-masalah bisnis selama satu tahun mendatang b. Tujuan Perencanaan SDM Jangka Sedang/Panjang adalah menetapkan prediksi permintaan (demand) SDM selama 2-3 tahun atau lebih (maksimal 5 tahun mendatang), agar perusahaan memiliki kemampuan mempertahankan dan mengembangkan eksistensi kompetitifnya melalui kemampuan meraih laba secara berkelanjutan. Prediksi permintaan (demand) SDM cenderung sulit dilakukan untuk jangka waktu yang terlalu lama atau melebihi 5 tahun, karena tidak mudah untuk melakukan prediksi perubahan dan perkembangan lingkungan bisnis yang harus diantisipasi untuk jangka waktu yang relalif masih lama dalam Perencanaan SDM. Kedua Tujuan Khusus Perencanaan SDM tersebut di alas mengharuskan organisasi/perusahaan menetapkan prediksi jumlah dan kualifikasi SDM secara akurat, agar memperoleh SDM yang potensial sebagai SDM Kompetitif dan Berkualitas dalam bidang bisnis, yang tidak sama antara organisasi/perusahaan yang satu dengan yang lain. satu tahun mendatang yang harus diisi, baik jumlah maupun kualifikasinya di lingkungan

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

A. Budiantoro, M.Eng, MBA.

PERENCANAAN S D M

B. MANFAAT PERENCANAAN SDM Sejalan dengan Tujuan Perencanaan SDM di lingkungan sebuah

organisasi/perusahaan tersebut di atas, berarti terdapat beberapa manfaatnya jika pelaksanaannya berlangsung secara obyektif. Beberapa manfaat Perencanaan SDM dimaksud adalah sbb: 1. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi pendayagunaan SDM. Pendayagunaan SDM akan berlangsung efektif dan efisien karena Perencanaan SDM harus dimulai dengan kegiatan pengaturan kembali atau penempatan ulang (restaffing/replacement) SDM yang dimiliki. Penempatan ulang dimaksudkan agar setiap dan semua SDM yang dimiliki bekerja pada jabatan atau pekerjaan yang sesuai dengan kemampuannya. Dengan kata lain setiap jabatan/pekerjaan dilaksanakan oleh SDM yang kualifaid, yang dapat memberikan kontribusi maksimal pada pencapaian tujuan organisasi/perusahaan. 2. Menyelaraskan aktivitas SDM berdasarkan potensinya masing-masing dengan tugas-tugas yang sasaranannya berpengaruh pada peningkatan efisiensi dan efektivitas pencapaian tujuan organisasi/perusahaan. Dengan kata lain setiap dan semua SDM berpeluang untuk berperilaku proaktif dalam bekerja, karena setiap tugas dan masalah yang berada dalam lingkup kemampuannya akan dapat diselesaikan secara baik sebagai prestasi yang memberikan kepuasan dalam bekerja. 3. Meningkatkan kecermatan dan penghematan pembiayaan (cost) dan tenaga dalam melaksanakan rekrutmen dan seleksi. Rekrutmen dan Seleksi untuk menindaklanjuti Perencanaan pekerja SDM harus didahului dengan melaksanakan mempensiunkan dan memberhentikan promosi dan pemindahan jabatan,

sesuai alasan masing-masing. Dengan demikian pembiayaan (cost)

dapat dihemat, karena melalui ketepatan penempatan ulang tidak akan terjadi penempatan yang keliru, sehingga tidak perlu menyediakan pembiayaan untuk mengangkat atau menambah SDM dari sumber eksternal, jika masih tersedia dari sumber internal yang memenuhi kualifikasi untuk mengisi kekosongan. Di samping itu kontribusi SDM akan meningkat sebanding atau melebihi pembiayaan (cost) SDM yang dipergunakan.

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

A. Budiantoro, M.Eng, MBA.

PERENCANAAN S D M

4. Perencanaan SDM yang profesional mendorong usaha menciptakan dan menyempurnakan Sistem Informasi SDM agar selalu akurat siap pakai untuk berbagai kegiatan Manajemen SDM lainnya. Selanjutnya informasi dari Perencanaan SDM dapal digunakan untuk melengkapi informasi di dalam Sistem Informasi SDM. Berikutnya informasi dari Sistem Informasi SDM yang terus menerus dikembangkan itu, dapat dipergunakan untuk melengkapi Sistem Informasi Manajemen (SIM) organisasi/perusahaan. 5. Perencanaan SDM dapat meningkatkan koordinasi antar manajer unit

kerja/departemen, yang akan berkelanjutan juga dalam melaksanakan kegiatan Manajemen SDM lainnya, bahkan dapat dikembangkan dalam melaksanakan kegiatan bisnis yang memerlukan kerjasama. C. KEUNTUNGAN PERENCANAAN SDM Di samping tujuan dan manfaat Perencanaan SDM seperti diuraikan di atas, terdapat pula beberapa keuntungannya, sebagai berikut: 1. Mendorong perilaku proaktif dan terhindar melaksanakan kegiatan Perencanaan dari perilaku reaktif dalam SDM yang akan berdampak positif

pada pelaksanaan kegiatan bisnis. Perilaku proaktif dalam Perencanaan SDM, Rekrutmen dan Seleksi yang akan menghasilkan SDM yang potensial, dengan kemampuan yang dimilikinya akan bekerja secara efektif dan efisien, baik sekarang maupun di masa yang akan datang. Di samping itu SDM seperti itu akan memiliki motivasi kerja dan motivasi berprestasi tinggi dalam bekerja. Dengan kata lain SDM seperti itu yang bekerja secara proaktif akan mampu menggunakan pikirannya dan selalu bersikap dan berperilaku positif dalam mengembangkan wawasan bisnis melalui bidang kerjanya. Oleh karena itu cenderung akan selalu mempersiapkan diri agar mampu mengantisispasi perubahan dan tantangan bisnis di lingkungannya. SDM seperti diuraikan di atas akan selalu memiliki kemampuan menghindari perilaku reaktif dalam berbisnis, yang hanya memberikan respon atau bekerja jika diperintah, menghindar dari masalah, tidak kreatif dan tidak memiliki

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

A. Budiantoro, M.Eng, MBA.

PERENCANAAN S D M

pandangan jauh ke depan dalam berbisnis. Untuk itulah dalam Perencanaan SDM sangat penting menetapkan kualifikasi SDM secara akurat, agar kegiatan Rekrutmen dan Seleksi berlangsung efektif dan efisien dalam mendapatkan SDM yang potensial seperti diuraikan di atas. 2. Perencanaan SDM berfungsi untuk Memantapkan Tujuan Organi-

sasi/Perusahaan. Perencanaan SDM dalam menetapkan kualifikasi SDM akan menghadirkan sejumlah SDM yang memiliki know-how sejenis yang berkualitas tinggi dalam melaksanakan kegiatan bisnis. Kesamaan yang bersifat khusus itu dapat memantapkan organisasi / perusahaan dalam memilih dan menetapkan bidang bisnis dan tujuan organisasi/perusahaan. Dengan kata lain kesamaan kemampuan yang bersifat khusus itu merupakan faktor yang menyebabkan organisasi/perusahaan tidak ragu-ragu lagi dalam melaksanakan operasional bisnisnya, karena mampu melaksanakannya secara profesional. Kemantapan itu berarti juga permodalan (investasi) dapat dikonsentrasikan pada bidang bisnis unggulan sesuai dengan know-how yang dimiliki oleh SDM hasil Perencanaan SDM yang akurat. 3. Merangsang pemikiran kritis dalam menguji assumsi bisnis. SDM potensial yang dihasilkan dari Perencanaan SDM yang akurat akan selalu terangsang untuk berpikir kritis dalam menghadapi lingkungan bisnis yang mudah berubah, dengan menghasilkan berbagai asumsi bisnis baru secara operasional dan realistik, yang harus diuji dalam usaha pengembangan eksistensi organisasi/perusahaan. Dalam jangka waktu panjang SDM tersebut akan memiliki pengalaman yang akan mendukung kemampuan berpikir kritisnya, yang akan semakin meningkatkan kemampuannya dalam menguji berbagai asumsi bisnis baru sesuai kondisi lingkungan yang terus berubah dan berkembang. 4. Mendorong partisipasi tenaga profesional dalam proses produksi. Perencanaan SDM dalam menetapkan kualifikasi SDM produk lini, dapat dilakukan dengan tidak sekedar mempersyaratkan tingkat keterampilan dan/atau keahlian yang dikuasai sesuai bidang kerjanya, tetapi mempersyaratkan juga kemampuan bekerjasama dalam tim kerja. Dengan demikian setiap SDM produk lini akan mampu berpartisipasi secara aktif dalam memberikan kontribusi untuk

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

A. Budiantoro, M.Eng, MBA.

PERENCANAAN S D M

mewujudkan

tujuan

organisasi/perusahaan

karena

selalu

mampu

mempartisipasikan SDM potensial secara aktif. 5. Menjembatani jurang pemisah antara bisnis sekarang dengan visi bisnis di masa depan. Dari satu sisi Perencanaan SDM harus mengidentifikasi kualifikasi SDM yang dibutuhkan berdasarkan kondisi bisnis sekarang. Sedang di sisi lain harus memprediksi juga kualifikasi SDM yang dibutuhkan berdasarkan prediksi kondisi bisnis di masa mendatang. Dengan kata lain melalui Perencanaan SDM dapat dijembatani perbedaan kebutuhan SDM dalam melaksanakan bisnis sekarang dan di masa yang akan datang, dengan mengembangkan kemampuan potensialnya untuk mengantisipasi tantangan dan hambatan bisnis yang terjadi karena perubahan lingkungan bisnis. 6. Memantapkan alokasi SDM dan pilihan bisnis. Keberhasilan atau kegagalan sebuah kualifikasi organisasi/perusahaan SDM sesuai sangat tergantung pilihan pada SDM yang sebuah dipekerjakannya. Untuk itu melalui Perencanaan SDM harus ditetapkan dengan bidang bisnis organisasi/perusahaan dan dalam jumlah atau alokasi SDM yang sesuai kebutuhan, untuk melaksanakan operasional bisnis secara efektif, efisien, produktif dan berkualitas. Sebaliknya pilihan bidang bisnis harus disesuaikan secara akurat dengan kemampuan (keterampilan dan keahlian) yang dimiliki SDM yang ada atau yang dapat diadakan melalui Perencanaan SDM oleh organisasi/ perusahaan. 7. Menciptakan suasana kebersamaan. Dalam menetapkan kualifikasi SDM untuk semua jenjang jabatan dan semua jenis pekerjaan, Perencanaan SDM dapat mempersyaratkan mengenai sikap. kematangan emosi, penguasaan nilai-nilai, dan sifat-sifat kepribadian yang positif untuk mewujudkan pergaulan yang harmonis dalam bekerja. Kehadiran pekerja baru, harus dapat diterima, dihargai dan dihormati oleh pekerja yang lain. Dengan demikian setiap SDM akan selalu terdorong untuk menciptakan organisasi/perusahaan sebagai masyarakat kecil yang diliputi suasana kehidupan bersama dalam kebersamaan. Kondisi seperti itu terlihat dari kesediaan bekerjasama, kemampuan menghormati dan menerima

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

A. Budiantoro, M.Eng, MBA.

PERENCANAAN S D M

pendapat orang lain, tolong menolong dll, baik di dalam atau di luar jam kerja, maupun di dalam dan di luar kelompok kerja (team work). Tujuan, manfaat dan keuntungan kegiatan Perencanaan SDM seperti telah diuraikan di atas, berarti di lingkungan organisasi/perusahaan berskala besar dan menengah, diisyaratkan bahwa tugas pokok Departemen SDM tidaklah mudah. Untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab Perencanaan SDM secara efektif dan efisien, sangat diperlukan tenaga profesional atau spesialis. Sedang untuk perusahaan berskala kecil sangat tergantung pada kemampuan finansial terutama dengan memperhitungkan laba yang dapat diraih organisasi/perusahaan, yang apabila tidak berimbang sebaiknya tidak dipaksakan, namun tidak berarti pelaksanaan Perencanaan SDM dapat diabaikan meskipun tidak dikelola secara khusus. Berdasarkan uraian-uraian di atas berarti pelaksanaan Perencanaan SDM profesional harus dilakukan sebagai implementasi tiga tugas pokok perencanaan yang telah diuraikan pada uraian terdahulu, terdiri dari tugas eksplenatif, tugas prediksi dan tugas kontrol. Dengan demikian berarti juga setiap kali sebuah organisasi/perusahaan akan melaksanakan Perencanaan SDM maka harus diikuti langkah-langkah sbb: 1. Menghimpun dan mengolah data dan informasi SDM yang sudah dimiliki organisasi/perusahaan untuk memperjelas kondisinya sekarang, baik dari segi jumlah (kuantitas) maupun kualifikasi (kualitasnya). 2. Memprediksi kekurangan SDM dengan membandingkan SDM yang dimiliki dengan permintaan (demand) SDM untuk dapat melaksanakan operasional bisnis sekarang dan di masa datang, baik jumlah (kuantitas) maupun kualifikasi (kualitasnya). 3. Mengontrol kesesuaian SDM yang diprediksi berupa jumlah dan kualitasnya dengan perencanaan bisnis, agar tujuan strategik dan visi organisasi/perusahaan dapat dicapai secara maksimal. Sebaliknya agar terhindar dari timbulnya masalah-masalah baru, yang dapat terjadi apabila hasil prediksi SDM secara

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

A. Budiantoro, M.Eng, MBA.

PERENCANAAN S D M

kuantitatif dan kualitatif, tidak sesuai kebutuhan mewujudkan eksistensi perusahaan yang diinginkan di masa depan. Pelaksanaan Perencanaan SDM seperti diuraikan di atas merupakan prediksi SDM yang dibutuhkan, yang harus dilakukan dalam bentuk perumusan/pembuatan perencanaan sebagai proses pengambilan keputusan, yang akan dijelaskan dalam bab berikut ini.

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

A. Budiantoro, M.Eng, MBA.

PERENCANAAN S D M

DAFTAR PUSTAKA : 1. H. Hadari Nawawi, Perencanaan SDM, untuk organisasi profit yang kompetitif. 2. Prof. Dr. Veitzhal Rivai MBA, Manajemen Sumber Daya Manusia Untuk Perusahaan dari Teori ke Praktek. 3. Dr. A.A. Anwar Prabu Mangkunegara, Perencanaan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia.

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

A. Budiantoro, M.Eng, MBA.

PERENCANAAN S D M

10