Sociedad Nacional para el Desarrollo de Empresas y reas Rurales - SONDEAR -

Manual de Polticas Administrativas y Financieras

Panam, Julio 2000

NDICE
INTRODUCCIN................................................................................................................
1

I.

VISIN Y MISIN CORPORATIVA....................................................... 2

A. B. C. D. E. F. G. MARCO CONCEPTUAL...................................................................................... 2 VISIN..................................................................................................... 5 MISIN 2000-2005.............................................................................................. 5 LNEAS MAESTRAS PARA LA ACCIN............................................................ 5 LINEAMIENTOS PARA EL TRABAJO.................................................... 6 DECLARACIN DE POLTICA SOBRE LA MUJER EN EL DESARROLLO........................................................................................ 6 DECLARACIN DE POLTICA SOBRE EL AMBIENTE..................................... 7

II.

ESTNDARES DE CONDUCTA......................................................................
A. B. C. D. E. F. G. H.

INTEGRIDAD...................................................................................................... 9 CONFLICTOS DE INTERS............................................................................... 9 ACEPTACIN DE AGASAJOS O REGALOS.................................................. 10 HOSPITALIDAD A FUNCIONARIOS GUBERNAMENTALES........................... 10 ACTIVIDADES POLTICAS............................................................................... 10 OBTENCIN DE FONDOS............................................................................... 10 CUMPLIMIENTO DE LEYES Y REGULACIONES............................................ 10 RESPONSABILIDAD E INTEGRIDAD ORGANIZACIONAL............................. 10

III.

RECURSOS HUMANOS...................................................................................
A.

11

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL................................................................. 11

B. C. D. E.

SEMANA DE TRABAJO................................................................................... 11 HORARIO DE OFICINA..................................................................................... 11 PERODO DE ORIENTACIN Y PRUEBA....................................................... 11 REGULACIONES DEL AMBIENTE DEL TRABAJO........................................ 11 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Uso del Cigarrillo................................................................................... Uso de Alcohol y Drogas....................................................................... Acoso Sexual......................................................................................... Resolucin de Reserva.......................................................................... Cinturones de Seguridad....................................................................... Chalecos (Salvavidas) de Seguridad..................................................... Seguridad.............................................................................................. 11 13 13 14 15 16 16

F.

POLTICA DE REMUNERACIONES................................................................. 16 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Perodo de Pago.................................................................................... Clasificacin del Trabajo........................................................................ Evaluacin de Desempeo.................................................................... Revisin Salarial.................................................................................... Pagos Salariales.................................................................................... Adelantos de Salario............................................................................. Retenciones y Descuentos del Salario.................................................. Terminacin Voluntaria.......................................................................... Terminacin Involuntaria....................................................................... Eliminacin de Trabajo - Reduccin de Personal o Reorganizacin................................................................................... 16 16 16 17 17 17 17 18 18 18

G.

POLTICA SOBRE DAS DE FIESTA, DUELO NACIONAL VACACIONES Y LICENCIAS............................................................................ 18 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Das de Fiesta o Duelo Nacional........................................................... Vacaciones............................................................................................ Licencia por Enfermedad....................................................................... Licencia por Embarazo / Licencia por Maternidad................................. Licencia por Paternidad......................................................................... Licencia por Condolencia...................................................................... Tiempo Compensatorio......................................................................... 18 18 18 20 20 20 20

H.

BENEFICIOS MISCELNEOS.......................................................................... 20 1. 2. 3. 4. Uso del Telfono................................................................................... Caf/T.................................................................................................. Uso de la Fotocopiadora....................................................................... Autora y Atribuciones de Documentos de Circulacin Externa e Interna........................................................... 20 21 21 21

I.

RESTRICCIONES MISCELNEAS................................................................... 21 1. 2. 3. 4. 5. Conflicto de Inters................................................................................ Material Escrito...................................................................................... Confidencialidad.................................................................................... Daos/Accidente/Prdida...................................................................... Situaciones de Emergencia................................................................... 21 22 22 22 22

IV.

PROCEDIMIENTOS DE APROBACIN............................................ 23
A. ASUNTOS ADMINISTRATIVOS........................................................................ 23 1. 2. B. C. D. E. Asamblea General................................................................................. 23 Junta Directiva....................................................................................... 23

FORMALIZACIN DE DOCUMENTOS............................................................. 23 ASESORA LEGAL........................................................................................... 24 CONTROL DE CONVENIOS ESPECIALES..................................................... 24 INFORMES Y EVALUACIONES EXTERNAS................................................... 25 1. 2. 3. 4. Informes Regulares............................................................................... Informes Especiales.............................................................................. Evaluaciones Externas.......................................................................... Difusin Pblica de Documentos........................................................... 25 25 25 26

F. G. H.

CRITERIOS DE ASISTENCIA A PROYECTOS................................................ 26 CRITERIOS DE ASISTENCIA A INSTITUCIONES........................................... 27 CRITERIOS PARA CONSULTORA Y CONTRATACIN................................. 28

V.

FINANZAS Y CONTABILIDAD............................................................. 29
A. B. C. D. E. F. APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS......................................................... 29 ACEPTACIN DE DONACIONES................................................................ 29 AUDITORAS INTERNAS.................................................................................. 29 PORCENTAJE DE COSTOS ADMINISTRATIVOS.......................................... 29 PROCESO PARA LA ELABORACIN DEL PRESUPUESTO ......................... 29 INFORMES FINANCIEROS............................................................................... 30

G. H. I. J. L. M. N.

CONTROL DE GASTOS................................................................................... 30 SISTEMA CONTABLE...................................................................................... 30 COSTEO DE PROYECTOS .............................................................................. 31 ACTIVOS FIJOS............................................................................................... 31 POLTICA DE COMPRAS................................................................................. 32 POLTICA DE VITICOS.................................................................................. 32 POLTICA PARA EL USO DE VEHCULOS..................................................... 33

INTRODUCCIN
Los lineamientos de polticas para la administracin de SONDEAR aqu contenidos estn dirigidos al personal administrativo. Incluyen la estructura de autoridad e importantes declaraciones de polticas que gobiernan la toma de decisiones en SONDEAR. Es un documento de referencia con relacin a polticas, procedimientos y estndares en las reas de administracin financiera, personal, administracin, control de operaciones y sistemas de informacin, y ofrece informacin general que afecta a la organizacin como un todo. Este manual debe ayudar al personal a... familiarizarse con las polticas y procedimientos de SONDEAR encontrar rpidamente informacin o fuentes de referencia, y definir los estndares mnimos requeridos para laborar dentro de la organizacin

Los estatutos de SONDEAR otorgan poder a la Junta Directiva para establecer polticas dentro de los propsitos definidos en el acta constitutiva. La Junta Directiva acta en nombre de la Asamblea General. La Junta Directiva tiene el derecho de cambiar estas polticas y/o exceptuarlas en la medida que lo consideren necesario para lograr una adecuada administracin y control. Estas directrices de polticas son congruentes con las acciones de la Asamblea General y la Junta Directiva de SONDEAR y toman precedencia sobre otros documentos o declaraciones en el caso de que surjan preguntas de interpretacin. En una sola declaracin no se pueden contener todas las contingencias. Se espera que la Asamblea General o la Junta Directiva usen su autoridad para tomar todas las acciones que considere necesarias para la adecuada administracin y control de SONDEAR sin ser restringida por estas polticas y directrices. Dentro de la autoridad otorgada por los estatutos y las acciones de la Asamblea General/Junta Directiva, el Presidente adems est autorizado para tomar dichas medidas como se indica arriba. Este conjunto de lineamientos incluye aspectos fundamentales en la agenda organizacional tales como estndares de conducta, aprobacin de programas y proyectos, apertura de cuentas bancarias, elaboracin y diseminacin de documentos / informes / evaluaciones.

I.
A.

VISIN Y MISIN CORPORATIVA

MARCO CONCEPTUAL SONDEAR adopta, como visin de trabajo, el concepto de desarrollo sostenible, relacionado a un desarrollo durable en lo ecolgico, social, cultural y econmico. La sostenibilidad se ha convertido en un requerimiento vital para la sociedad nacional y mundial y para lograrla se reconocen como necesarias acciones que sean, a la vez factibles desde el punto de vista tecnolgico seguras desde el punto de vista ecolgico viables desde el punto de vista econmico equitativas desde el punto de vista social aceptables desde el punto de vista antropolgico deseables desde el punto de vista poltico, y manejables desde el punto de vista administrativo

SONDEAR quiere y promueve la creacin de un mejor sistema eco-social como caracterstica esencial de un modelo ms equitativo, participativo y sostenible. Lograrlo implica un proceso de cambio que conlleva prioridades simultneas: Ayudar a los grupos ms vulnerables a satisfacer sus necesidades bsicas con acciones a nivel local - para asegurar mejor alimento, vivienda, abastecimiento de agua, ambiente sano, servicio de salud y educacin mediante la generacin de empleo y un mayor ingreso real. Proteger y aumentar los recursos naturales asegurando que los grupos ms vulnerables puedan usufructuarlos mediante el acceso a tierra, tecnologas apropiadas, capacitacin y crdito. Reestablecer los procesos ecolgicos, la diversidad biolgica y los recursos naturales renovables. Proteger la dignidad humana facilitando el acceso a conocimientos y tecnologas y hacer frente a las necesidades muy particulares de los grupos ms vulnerables dndoles el derecho a participar en decisiones sobre administracin y desarrollo de recursos, no solo por razones de justicia social sino tambin para asegurar un uso sostenible de dichos recursos. Alentar la interdependencia de pases y pueblos para compartir tecnologas y experiencias en pro de un desarrollo sostenible impulsando alianzas estratgicas y aprovechando la cooperacin para el desarrollo de carcter horizontal, bilateral y multilateral

Llamar la atencin sobre el aceleramiento de la crisis ambiental que amenaza a todos, especialmente a los grupos ms vulnerables, y sobre la necesidad urgente de tomar acciones al respecto.

Aunque la voluntad poltica y la capacidad de liderazgo son elementos crticos para poner en prctica cualquier plan, programa o proyecto de desarrollo y ambiente, no se puede emprender tales actividades sin la participacin activa de aqullos que dependen de su solo esfuerzo para la supervivencia. Por eso se necesita poner un empeo mucho mayor en la aplicacin de enfoques de "abajo-arriba" a fin de equilibrar las polticas y programas prevalecientes de "arribaabajo". Panam, como casi todo pas en vas de desarrollo, carece de suficientes recursos humanos y financieros como para llevar a cabo programas de desarrollo en escala tal que contrarresten los niveles actuales de atraso. Entonces, se hace cada da ms imperativo involucrar a las comunidades locales para que participen directamente en acciones que redunden en su propio beneficio. Ahora bien, esta necesidad de integrar la participacin local a acciones de desarrollo y ambiente ha creado una funcin importante para las ONGs: facilitar iniciativas y participacin locales, vincular el gobierno a las comunidades y promover el principio de solidaridad en el sector privado. As, SONDEAR juega un papel importante en la definicin y fortalecimiento de mecanismos que hagan posible la adecuada participacin local en la planificacin y puesta en prctica de polticas y programas de desarrollo y ambiente. La participacin local es elemento crtico para asegurar la pertinencia y eficacia de programas y proyectos nacionales de desarrollo y ambiente. Aquellas ONGs con conocimiento de las necesidades locales y aptitud para trabajar a nivel popular tienen una funcin vital que desempear en cuanto a facilitar dicha participacin local y proporcionar un vnculo entre las comunidades, los gobiernos, los organismos internacionales y el sector empresarial solidario, apoyando esfuerzos encaminados a dar poder a la gente de modo que sus necesidades sean reconocidas, sus voces escuchadas y sus experiencias compartidas. Su contribucin principal al proceso de desarrollo sostenible es, pues, la promocin de base comunitaria y la ejecucin de acciones que beneficien a los grupos ms vulnerables de la sociedad. Para cumplir estos objetivos SONDEAR, como una de las organizaciones no gubernamentales ms pujantes del pas, puede y debe fortalecer funciones esenciales como: Recopilacin de informacin e investigacin aplicada a nivel local , analizando de qu manera las comunidades perciben problemas y necesidades, llevando a cabo investigacin aplicada y observando y evaluando proyectos sobre el terreno. De esta manera, puede aumentar la cantidad y
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calidad de informacin que fluye hacia el gobierno y el sector privado y los organismos internacionales de ayuda, tanto para mejorar la comunicacin y la comprensin como para asegurar que las polticas y programas se ajustan a las necesidades y condiciones locales. Capacitacin y asistencia tcnica , utilizando distintas fuentes de informacin sobre investigacin aplicada para disear y ensayar modelos apropiados de desarrollo sostenible; tambin facilitando la ejecucin de proyectos gubernamentales que sean compatibles con sus propios objetivos y vinculando al sector privado solidario en la realizacin de iniciativas de desarrollo con orientacin de mercado. Promocin y defensa de los intereses locales en su calidad de "vigilantes", observando con detenimiento las repercusiones ambientales, sociales, culturales y econmicas de programas gubernamentales, en particular sus consecuencias sobre los grupos ms vulnerables; llevando la perspectiva "popular" a la formulacin de polticas de gobierno y propugnando por normas de actuacin y reformas institucionales, a fin de apoyar esfuerzos locales para establecer modalidades de desarrollo sostenible.

El desafo que enfrenta SONDEAR es llevar a cabo acciones de mejoramiento orientado hacia la gente que promueva mejores alternativas de vida y sustento entre personas que... son mayoritariamente analfabetas funcionales viven en lugares de difcil acceso y en ambientes ecolgicos vulnerables estn desorganizadas (o pobremente organizadas) no tienen poder ni acceso a l no estn acostumbradas al cambio carecen de capital, de capacidad para correr riesgos, de suficiente tierra y de experiencia en manejar -u oportunidades de conseguir- crdito estn influidas por un paternalismo pernicioso

A esto hay que agregar la carencia de aspectos fundamentales como... motivacin al logro confianza en s mismos capacidad para tomar decisiones voluntad de trabajar fuerte y en grupo sentido de emprender
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Adems, cada vez con mayor frecuencia los cuatro recursos ms importantes de la economa rural (tierra, agua, energa y fertilizantes) se estn agotando, y las presiones creadas por la demanda creciente de estos recursos estn destruyendo la ecologa de importantes sistemas de produccin. Este es el desafo. B. VISIN La organizacin define su visin en los siguientes trminos: SONDEAR ha contribuido a mitigar los estragos de la pobreza en personas de escasos recursos impulsando el desarrollo de la economa rural en su dimensin humana, productiva, social y ambiental, vinculndola al mercado y respondiendo integralmente a criterios de sostenibilidad . MISIN 2000-2005 Promover el desarrollo humano sostenible de personas de escasos recursos proveyndoles de conocimientos y tecnologas apropiados, promoviendo su organizacin, vinculndolas a los servicios pblicos y privados de desarrollo e incorporndolas a la economa de mercado . SONDEAR har esto ofreciendo servicios de asistencia tcnica, capacitacin y administracin en cuatro lneas de productos: organizacin comunitaria, desarrollo empresarial comunitario, desarrollo de iniciativas ambientales y fortalecimiento institucional D. LNEAS MAESTRAS PARA LA ACCIN Las lneas maestras para la accin de SONDEAR se definen as: En trminos de regin, significa trabajar en cuencas hidrogrficas comarcas indgenas reas protegidas zonas de amortiguamiento zonas de produccin agropecuaria y/o forestal En trminos de sector de la economa, significa trabajar en produccin agropecuaria tradicional y no tradicional produccin agroforestal y forestal pequea y mediana empresa turismo ecolgico En trminos de poblacin (grupos marginados), significa trabajar con... campesinos pueblos indgenas mujeres jvenes En trminos de servicios, significa ofrecer asistencia tcnica capacitacin
5

C.

administracin produccin y comercializacin

En trminos de productos, significa promover desarrollo de la organizacin y participacin social y comunitaria desarrollo de empresas rurales desarrollo de iniciativas y servicios ambientales fortalecimiento institucional de ONGs y gobiernos locales

E.

LINEAMIENTOS PARA EL TRABAJO A continuacin se presenta una serie de lineamientos que SONDEAR toma en cuenta para planificar acciones a nivel comunitario. Estos lineamientos son el resultado de experiencias de mucha gente en muchos pases del mundo que ha probado una metodologa tras otra, que ha buscado constantemente procedimientos de trabajo nuevos y ms efectivos para impulsar acciones que lleven a un mejoramiento orientado hacia la gente: Programar en pequeo Ensear un proceso No ser paternalista Generar entusiasmo Promover la participacin y la organizacin Localizar las acciones Comenzar despacio Dosificar y transferir tecnologa apropiada Ensayar en pequeo Valorizar el conocimiento existente Adecuar el personal tcnico a las necesidades de la comunidad Pensar en el mercado como fuente de crecimiento

F.

DECLARACION DE POLITCA SOBRE LA MUJER EN EL DESARROLLO La mujer juega un papel vital en la economa de los pases en vas de desarrollo. En Amrica Latina, el papel primordial que juega la mujer en el sector agrcola es ampliamente conocido y aceptado. Las mujeres no son solamente participantes claves en sectores de la economa, sino tambin las participantes en actividades de mano de obra que contribuyen al funcionamiento de la economa (cuidado de nios, abastecimiento de combustible y agua, procesamiento y preparacin de alimentos, etc.). La doble carga sobre la mujer formula serias confusiones en su tiempo y limita
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su habilidad para dedicar tiempo completo a una empresa comercial. Cualquier empresa en la cual la mujer es participante directa debe velar por, y considerar, estas restricciones en sus diseos. Debido a que la mayora de los grupos rurales y/o empresas asistidos por SONDEAR son de base agrcola, muchas de ellos, de hecho, incluyen directamente y tienen impacto en la mujer. De all que SONDEAR est comprometido a dirigir el tema de la mujer en el desarrollo y promueve una mayor conciencia por parte de su personal sobre la necesidad de considerar estos temas.

Involucrar a la mujer es un elemento crtico en la viabilidad y autosuficiencia de los grupos y empresas que apoya SONDEAR. Su proceso de programacin incluye considerar el papel de, y el impacto sobre, la mujer en todas sus etapas: Uno de los criterios para la seleccin de proyecto es el grado en el que dicho proyecto permite a la mujer involucrarse y la influye positivamente. Su enfoque en reas rurales agrcolas naturalmente lleva a SONDEAR a trabajar en lugares donde la mujer juega un papel fundamental. En la planificacin y desarrollo de proyectos/empresas, los miembros de la comunidad -- hombres y mujeres por igual -participan activamente en el proceso de planificacin En la fase de ejecucin de proyectos/empresas, el personal de campo de SONDEAR adapta programas de capacitacin y otros esfuerzos de asistencia en reconocimiento de los horarios ocupados y variados de las mujeres participantes En la evaluacin y seguimiento de proyectos/empresas, el sistema de informacin de SONDEAR est diseado para recoger informacin especfica de gnero sobre los grupos de participantes y beneficiarios. Esto permite determinar algunas de las formas en que los grupos asistidos impactan a la mujer en la comunidad.

G.

DECLARACIN DE POLTICA SOBRE EL AMBIENTE No es posible permanecer aislados de los efectos de la degradacin ambiental. El agua sucia y el aire malo no conocen lmites internacionales y ya pas el tiempo en que las preocupaciones ambientales eran consideradas como un lujo. Para prevenir desastres futuros, muchas personas sugieren poner en ejecucin medidas estrictas para prevenir una degradacin ambiental mayor a nivel mundial. La destruccin del ambiente est ocurriendo a una velocidad sin precedentes, incluyendo los bosques. El deseo por materias primas y nuevas reas de cultivo en Panam lleva al consumo de unas 70,000 hectreas de bosques al ao. Debido a que una buena parte de la deforestacin viene de la expansin agrcola -- enfoque principal de desarrollo de SONDEAR -- existe una responsabilidad especial para promover un desarrollo agrcola ambientalmente sostenible. La causa principal de degradacin ambiental del Tercer Mundo es la pobreza. La mayor parte del Tercer Mundo tiene niveles de ingresos casi inimaginablemente bajos. Atrapados en una doble presin de pobreza y crecimiento explosivo de poblacin, los pases del Tercer Mundo ven poca oportunidad excepto expandir sus economas tan rpido como sea posible. Pocas personas favorecen aquella agricultura o aquella industria que destruyen el ambiente, pero los mtodos y tecnologas ambientalmente sensitivas cuestan dinero. Para los gobiernos del Tercer Mundo, las necesidades inmediatas a corto plazo a menudo toman precedencia. La comida y el trabajo, no la preocupacin ambiental a largo plazo a nivel mundial, vienen primero. SONDEAR cree que la clave para cambiar las perspectivas a corto plazo no es forzando a los pases pobres a adoptar soluciones no populares para los ricos. En cambio, el Tercer Mundo y los pases industrializados deben trabajar en conjunto para desarrollar alternativas

econmicamente viables. Los nuevos mtodos deben ofrecer al menos seguridad y oportunidad econmica a medida que se pide a los agricultores abandonar sus prcticas. Los agricultores deben ver los beneficios individuales a corto plazo. Sin tales alternativas, la necesidad de un ambiente limpio siempre ser un lujo para la gente pobre que lucha por alimentar a sus familias. El crecimiento econmico le da al Tercer Mundo el espacio de maniobra para adoptar polticas ambientalmente viables. El desarrollo sostenible signific una vez el desarrollo de proyectos que quebraron el ciclo de dependencia y continuaron despus de que las organizaciones asistentes terminaron su trabajo. Ahora, el desarrollo sostenible tambin implica programas que no destruyan el ambiente, mientras ayudan a mejorar las oportunidades sociales y econmicas del Tercer Mundo. SONDEAR busca promover polticas que fusionen ambos conceptos. Los esfuerzos de SONDEAR se enfocan en identificar prcticas agrcolas alternativas que prevengan la destruccin del ambiente y contribuyan a restaurar la capacidad productiva perdida de las tierras trabajadas por agricultores pobres. Ensea a los agricultores sistemas "no de azadn", plantaciones en curvas a nivel, control biolgico de plagas y otras tcnicas que preservan el rendimiento y producen potencial para la tierra de los agricultores. Ahora, por lo tanto, como poltica bsica relativa al ambiente, SONDEAR busca satisfacer tanto las necesidades a corto plazo como a largo plazo de los pobres rurales por medio del fomento de proyectos de desarrollo ambientalmente sanos.

II.

ESTNDARES DE CONDUCTA

Los socios, directores y empleados de SONDEAR deben adherirse al ms alto nivel de conducta tica y profesional y deben evitar inclusive la apariencia de cualquier conflicto de inters o indecoro en la ejecucin de sus programas y proyectos. En consecuencia, se han aprobado las polticas expuestas adelante y ordenado que todos los involucrados con SONDEAR las cumplan. No es posible, ni conveniente redactar una serie detallada de regulaciones que cubra todas las reas de conducta tica y profesional. Ms bien, el propsito de esta declaracin es triple: A. Ofrecer directrices generales para la evaluacin de situaciones especficas a medida que surjan Proporcionar a los empleados de SONDEAR advertencias sobre las reas en las cuales pueda existir indecoro aparente o potencial Brindar un mecanismo para descubrir situaciones problemticas y su solucin. INTEGRIDAD SONDEAR valora la reputacin y la integridad. Pretende que sus prcticas sean compatibles con las prioridades econmicas y sociales de la localidad en que opera, pero cree que la honestidad no est sujeta a crtica en ninguna cultura. Por lo tanto, aunque las costumbres varan entre grupos humanos y los estndares de tica y conducta profesional pueden variar en diferentes ambientes, la honestidad y la integridad deben caracterizar las actividades de SONDEAR. Algunos ejemplos de actividades contrarias a la poltica de SONDEAR son: Cualquier prctica que resulte en beneficio financiero personal contrario a las conductas de moral para cualquier personal de SONDEAR Aceptar cualquier remuneracin de un suplidor, consultor, contratista u otra persona que se relacione con SONDEAR, con cualquier proyecto asistido por SONDEAR, o con cualquier entidad con la que SONDEAR tenga una relacin Cualquier transaccin monetaria amoral por cualquier empleado para su provecho o el provecho de una tercera persona Recibir beneficio por compras de -o ventas a- SONDEAR en aquellos casos donde el empleado est en una posicin de influir dichas transacciones

B.

CONFLICTOS DE INTERS SONDEAR respeta los derechos de sus empleados con respecto a las actividades fuera de su empleo, los cuales son privados por naturaleza, y los cuales no chocan con, o reflejan adversidad contra, SONDEAR. Se espera que los socios y empleados asalariados de SONDEAR se dediquen a tiempo completo a la promocin de los intereses estipulados de la organizacin y se

abstengan de usar sus puestos o lazos con SONDEAR para aumentar, directamente o indirectamente, sus ingresos o para obtener cualquier beneficio material. C. ACEPTACIN DE AGASAJOS O REGALOS Usualmente, un empleado no debe aceptar agasajos o regalos que puedan implicar conflicto entre los intereses del empleado y SONDEAR. Cuando tales agasajos o regalos sean inevitables debido a las costumbres locales, cualquier agasajo o regalo con un valor superior a losUS$50.00 deber ser informado a la direccin administrativa para determinar hasta dnde deber ser considerado como propiedad personal del recipiente. HOSPITALIDAD A FUNCIONARIOS GUBERNAMENTALES Los actos de hospitalidad hacia funcionarios gubernamentales debern ser de tal escala y naturaleza que eviten comprometer la integridad o impugnen la reputacin del funcionario o de SONDEAR. Todos estos actos debern hacerse con la expectativa de que se tornen un asunto de conocimiento pblico. ACTIVIDADES POLTICAS Los empleados no debern interferir en los asuntos polticos del pas. OBTENCIN DE FONDOS SONDEAR solicitar contribuciones sin pago de comisiones o presin indebida. Establecer y mantendr controles adecuados sobre actividades para conseguir fondos llevadas a cabo a su nombre por su personal, voluntarios, consultores o contratistas. Cualquier convenio con consultores o contratistas para la obtencin de fondos ser por escrito y compartido con los altos mandos administrativos de SONDEAR. Mantendr controles internos adecuados sobre las contribuciones. Tales controles estarn disponibles, y si fuera necesario, sern aprobados por los auditores externos. SONDEAR honrar las solicitudes de los donantes con confidencialidad y no publicar la identidad de donantes individuales sin permiso escrito previo. SONDEAR luchar por mantener los costos de obtencin de fondos a un nivel razonable dentro del presupuesto organizativo general. Estos costos no excedern el 25% del presupuesto total de gastos sin previa aprobacin de la Junta Directiva. G. CUMPLIMIENTO DE LEYES Y REGULACIONES SONDEAR se esfuerza por cumplir estrictamente con todas las leyes y regulaciones que son aplicables a sus actividades. En algunos casos, las leyes y regulaciones pueden ser ambiguas y difciles de interpretar. La Administracin tiene acceso a la asesora legal necesaria para determinar el cumplimiento con esta poltica y observar todas las leyes y regulaciones. El recurso de tal asesora deber utilizarse si surge alguna pregunta. DESCUBRIMIENTO DE VIOLACIONES DE POLTICAS CONCERNIENTES A LA RESPONSABILIDAD E INTEGRIDAD ORGANIZACIONAL El descubrimiento de eventos de naturaleza cuestionable, fraudulenta o ilegal que, para alguien ajeno a SONDEAR, puedan ser o puedan parecer una violacin a la poltica de la organizacin, deber ser reportado inmediatamente a la Direccin Administrativa por cualquier empleado o directivo o miembro que tenga conocimiento

D.

E. F.

H.

de ello. Si tales casos son identificados en personas de niveles superiores dentro de SONDEAR, el asunto debe ser reportado al Presidente de la Junta o al Fiscal de la Junta Directiva.

III.
A.

RECURSOS HUMANOS
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL SONDEAR tiene la estructura organizacional que se presenta en la siguiente pgina. El presidente, con el apoyo del director administrativo y el asesor legal, supervisa todos los aspectos de la organizacin, incluyendo las operaciones de los programas y proyectos, las finanzas, el personal y la administracin, y sirve de enlace con la Junta Directiva y la Asamblea General. El presidente es responsable por la elaboracin del presupuesto y los planes anuales. El director administrativo es responsable de supervisar todos los aspectos relacionados con la contabilidad, el personal y el sistema computacional.

B. C.

SEMANA DE TRABAJO La semana de trabajo es de cuarenta y cuatro (44) horas. HORARIO DE OFICINA De lunes a viernes, el horario de oficina es de 8:00 am a 12:00 m y de 1:30 pm a 5:30 pm. El sbado, el horario es de 8:00 am a 12:00 m. SONDEAR cumple con el Artculo 39 del Cdigo de Trabajo que establece que todo empleador est obligado a conceder a sus trabajadores el perodo de descanso normal que necesitan para reponer sus fuerzas, el cual podr ser no menor de media hora ni mayor de dos horas. Tal perodo deber de darse en algn momento entre las doce del medio da y las dos de la tarde. Cualquier variacin individual en el cumplimiento de esta disposicin deber consultarse a la Direccin Administrativa.

D.

PERODO DE ORIENTACIN Y PRUEBA De acuerdo con lo que estipula el Cdigo de Trabajo (Artculo 78), si un empleado nuevo completa el perodo de orientacin preliminar de tres meses se har una revisin inicial de desempeo que determinar si contina la relacin de trabajo o se da por terminada sin responsabilidad alguna por parte de SONDEAR. REGULACIONES DEL AMBIENTE DE TRABAJO 1. Uso del Cigarrillo Fumar no est permitido en ninguna parte de la oficina o en los vehculos de la organizacin. La regla de no fumar tambin se aplica a los visitante a la oficina. Todo empleado debe firmar y aceptar esta poltica y su aceptacin se debe archivar en el expediente.

E.

Organigrama

2.

Uso de Alcohol y Drogas Es poltica de SONDEAR mantener el ambiente de trabajo libre del uso ilegal de drogas y alcohol en sus oficinas. La manufactura ilegal, la distribucin, la posesin o el uso de sustancias controladas se prohibe en la oficina a cualquiera hora o en cualquiera ubicacin durante el desempeo de actividades de SONDEAR. Todo empleado debe firmar y aceptar esta poltica y su aceptacin se debe archivar en el expediente. SONDEAR asistir al empleado que sufre de problemas de droga y/o abuso del alcohol ayudndolo a obtener asistencia mdica apropiada y/o psicolgica para vencer us problema. El empleado es responsable de tomar una parte activa en la correccin de sus problemas. El Director Administrativo asistir al empleado en la bsqueda de ayuda profesional. Para preservar el derecho a la privacidad del empleado, los registros y discusiones respecto a la naturaleza de problemas personales se manejarn de manera confidencial y se mantendrn separados del archivo de personal del empleado. SONDEAR tambin tiene el derecho y la responsabilidad de proteger la propiedad de la organizacin, de los beneficiarios y de los compaeros de trabajo. Un empleado que contina con el uso de sustancias controladas en el trabajo o contina reportndose a la oficina incompetente para el trabajo ser sujeto a acciones disciplinarias y puede ser sujeto de despido si SONDEAR determina que no est tomando los pasos apropiados hacia su rehabilitacin. Todo empleado nuevo recibir una copia de la Poltica de Uso de Alcohol y Drogas de SONDEAR y deber certificar que conoce dicha poltica y que acuerda cumplirla.

3.

Acoso Sexual SONDEARl garantiza a los trabajadores el derecho de trabajar en un ambiente libre de intimidacin discriminatoria, ridiculizacin y ultraje. Es poltica de SONDEAR mantener un ambiente que proteja a sus empleados de cualquier acoso sexual en el rea de trabajo. Todo empleado debe firmar y aceptar esta poltica y su aceptacin se debe archivar en el expediente. Acoso sexual debe entenderse como cualquier insinuacin sexual no bienvenida o solicitud de favores sexuales o cualquiera conducta de naturaleza sexual cuando la sumisin a tal conducta es explcita o implcitamente un fin o condicin para lograr o mantener un empleo individual la sumisin a -o rechazo de- tal conducta se utiliza como base para tomar decisiones de empleo que afecten a un individuo tal conducta tiene el propsito o efecto de interferir sustancialmente con

el desempeo en el trabajo de un individuo o crea un ambiente de trabajo intimidante, hostil y ofensivo. SONDEAR no tolerar ninguna forma de acoso sexual en el rea de trabajo. Si cualquier empleado siente que l/ella est siendo hostigado sexualmente o est en una situacin con potencial para el acoso sexual, SONDEAR sugiere los siguientes pasos: Decir de manera muy firme al hostigador que su comportamiento no se puede tolerar y es inoportuno En caso de que la advertencia verbal no surta efecto, dar aviso por escrito al Director Administrativo acerca del comportamiento indeseado, asegurndose que hay testigos de que la nota efectivamente fue recibida

El Director Administrativo se reunir con el demandante para determinar si su comportamiento es realmente de acoso sexual y luego se reunir con el empleado contra quien se present la querella. El empleado tendr la oportunidad de responder. El nombre del demandante no se revelar siempre que sea posible. Se colocar un registro del incidente en el archivo personal del individuo. Si se prueba la querella de hostigamiento, el empleado recibir una advertencia de cesar el comportamiento ofensivo. De darse futuros comportamientos ofensivos, habr bases para la destitucin. 4. Resolucin de Reserva Esta poltica orienta las practicas de informacin personal de SONDEAR sobre solicitudes de trabajo, empleados, antiguos empleados y contratistas, exceptuando aquellos casos donde la ley exige un acceso diferente. Trata sobre las pautas usadas en la recopilacin de informacin, el tipo de informacin recopilada, y su mantenimiento, uso y revelado. La poltica de reserva se establece para asegurar que toda informacin personal recopilada es necesaria y relevante prohibir mtodos de recopilacin innecesariamente intrusivos de informacin que son

asegurar que la forma en que los datos son usados en la toma de decisiones sobre el empleo es justa para los individuos asegurar que la organizacin establece y mantiene claros estndares para la proteccin de la confidencialidad de datos sobre los individuos.

SONDEAR no recopilar informacin acerca de individuos para su uso en la toma de decisiones de empleo sin una autorizacin escrita del individuo. La

autorizacin estar en lenguaje sencillo, indicando el nombre o categora de personas u organizaciones autorizadas para proporcionar informacin. Antes que SONDEAR o una firma representando a SONDEAR conduzca una investigacin de antecedentes en relacin con un empleo o decisin de nombramiento, el solicitante o empleado a ser investigado recibir una descripcin escrita sobre la naturaleza de la investigacin. Al solicitante o al empleado se le solicitar que autorice la investigacin de antecedentes, y si l o ella no lo desea hacer, no se aceptar la solicitud para el empleo o nombramiento. SONDEAR utilizar procedimientos razonables para asegurar que la informacin recopilada, mantenida, usada y revelada acerca de individuos es precisa, oportuna y completa. La mayora de los registros que mantiene SONDEAR acerca de los individuos estar disponible a ellos. SONDEAR informar a los empleados (y antiguos empleados cuando lo soliciten) qu registros guarda, qu registros pueden ser vistos y copiados y qu registros no estn disponibles a los individuos y por qu. Cualquier individuo que cree que un registro disponible acerca de l o ello no es preciso, oportuno y completo puede solicitar que la informacin sea corregida. SONDEAR corregir o explicar por qu los cambios no se harn. Si la correccin o la enmienda no se hace, el individuo puede presentar una declaracin de disputa explicando por qu l o ella cree que el registro debe ser cambiado. SONDEAR luchar por mantener informacin de personal y dems informacin confidencial, incluyendo salarios, en una forma segura, evitando su uso y acceso por parte de personas no autorizadas. Slo los empleados autorizados, con una razn valida relacionada con el trabajo, pueden tener acceso a y uso de registros de otros empleados retenidos por SONDEAR. Con ciertas excepciones, los registros acerca de un individuo que lo identifique por nombre o en cualquier otra forma, no puede revelarse a personas u organizaciones fuera de SONDEAR sin la autorizacin escrita del individuo. La autorizacin se har en lenguaje sencillo y especificar la informacin a ser revelada, a quin y el (los) propsito(s) por el (los) cual(es) sta puede ser utilizada. 5. Cinturones de Seguridad SONDEAR establece el uso obligatorio de cinturones de seguridad en automviles en tanto estn en viajes de trabajo. En otras palabras, toda persona que viaje en un vehculo propiedad de SONDEAR deber, en todo momento, utilizar los cinturones de seguridad. Todos los empleados de SONDEAR que viajen en cualquier otro vehculo con cinturones disponibles los utilizarn cuando estn trabajando en asuntos de SONDEAR. Todo empleado debe firmar y aceptar esta poltica y su aceptacin se debe archivar en el expediente.

Cualquier empleado que falle en obrar de acuerdo con la reglamentacin anterior recibir una reprimenda y estar sujeto a sanciones. Las sanciones son como siguen: con la primera ofensa, el Director Administrativo le enviar una "carta de reprensin" que se pondr en el archivo de personal; con la segunda ofensa, el incidente se notificar al Presidente, quien escribir una segunda "carta de reprensin" que se colocar en el archivo de personal; con la tercera ofensa habr causal de despido.

6.

Chalecos (Salvavidas) de Seguridad SONDEAR requiere, como medida de seguridad, que todas las visitas a proyectos que impliquen viajar en lagos, ros o ocanos incluyan el uso obligatorio de chalecos de seguridad. Todo empleado debe firmar y aceptar esta poltica y su aceptacin se debe archivar en el expediente. Seguridad La Direccin Administrativa, como responsable de la administracin de la organizacin, es responsable de proveer un ambiente de trabajo seguro para el personal de SONDEAR y har el esfuerzo de hacerlo. Sin embargo, todo los miembros del personal deben cooperar para que la oficina sea segura. Todos los pasillos y reas de movilizacin deben permanecer abiertos y libres de equipos, cables y cordones elctricos. No se debe correr en la oficina. En caso de un fuego, todo el personal debe caminar rpidamente (no correr) a la salida ms cercana, sin detenerse a recoger pertenencias personales.

7.

F.

POLTICA DE REMUNERACIONES 1. Perodos de Pago Todos los empleados recibirn su pago en el ltimo da de trabajo antes del 16 de cada mes y en el ltimo da de trabajo del mes para el perodo que termina. Clasificacin del Trabajo Los niveles de salarios y beneficios se basan en informacin del mercado de salario local y se aprueban por la Junta Directiva. Es poltica de SONDEAR desarrollar un plan que sea competitivo en el mercado local y le permita atraer y retener profesionales altamente calificados. Los niveles de salario se determinarn de acuerdo a los antecedentes, experiencias y calificaciones del candidato y de acuerdo con la descripcin del puesto de SONDEAR. SONDEAR mantendr una poltica flexible con respecto a las promociones tomando en cuenta el desempeo del trabajo, la motivacin y la compatibilidad con los objetivos de SONDEAR. 3. Evaluacin de Desempeo Todo los empleados participarn en la evaluacin de desempeo en el perodo 1-31 de diciembre de cada ao para revisar el desempeo pasado y establecer metas y objetivos para el ao prximo. Dicha evaluacin ser una parte del archivo de personal de cada empleado. Este proceso busca ayudar a los empleados a mejorar su desempeo de trabajo y que su potencial sea consistente con sus capacidades, dado que el proceso alienta una mejor comunicacin entre el supervisor y el empleado. El empleado completa su borrador inicial del proceso conjuntamente con su supervisor inmediato. El supervisor y el empleado se renen para discutir y acordar sobre resultados y planes futuro. El supervisor provee retroalimentacin informal por lo menos cada trimestre a travs del perodo de desempeo.

4.

Revisin Salarial Todo empleado recibir una revisin anual de salario en diciembre de cada ao. Cualquier aumento salarial se hara efectivo el primero de enero del siguiente ao. Los empleados nuevos contratados despus del primero de septiembre de cualquier ao no son elegibles para revisin de salarios en diciembre pero pueden ser elegibles para revisin de salario despus de los seis meses del perodo de orientacin, a discrecin de la administracin. El resultado de desempeo del empleado se tomar en consideracin cuando se revisen los salarios. La Junta Directiva revisar todas las escalas salariales en el cuarto trimestre de cada ao y autorizar los ajustes apropiados de acuerdo con la informacin del salario de mercado y la disponibilidad de fondos. Se pueden recomendar aumentos en cualquier momento que exista un cambio significativo en las responsabilidades de los empleados. Pagos Salariales Todo el personal recibir su salario por medio de cheques en Balboas (B/.). Adelantos de Salario SONDEAR no alienta el adelanto de salario pero en una situacin de emergencia puede hacer arreglos para ello con las aprobaciones apropiadas. En tales circunstancias, despus de seis meses de estar laborando en la organizacin, el presidente puede aprobar un adelanto que no exceda el salario de un mes. No se puede otorgar adelantos salariales ms de una vez cada dieciseis (16) meses y todo adelanto debe ser pagado dentro de seis (6) meses. Los adelantos de salarios dependern de la situacin financiera de la organizacin en el momento de hacerse la solicitud.

5. 6.

7.

Retenciones y Descuentos del Salario Solamente podrn realizarse las siguientes retenciones y descuentos : El importe del impuesto sobre la renta La cuota del Seguro Social en la parte que debe abonar el trabajador El Seguro Educativo El pago de las deudas que el trabajador contraiga con el empleador en concepto de anticipos de salarios o pagos hechos en exceso. Estas obligaciones sern amortizadas por el trabajador durante la vigencia del contrato, segn mutuo acuerdo, pero en ningn caso los descuentos en este concepto podrn ser superiores al quince por ciento (15%) del salario devengado en el respectivo perodo de pago El pago de las cuotas mensuales por la compra de casas habitaciones a la entidad vendedora o a una institucin crediticia, hasta el treinta por ciento (30%) del salario

El pago de pensiones alimenticias a favor de quienes tuvieren derecho a exigir alimentos, siempre que el descuento fuere decretado y ordenado por autoridad competente Las sumas que el trabajador autorice le sean descontadas para cubrir prestamos bancarios y crditos comerciales, hasta por un veinte por ciento (20%) de su salario.

8.

Terminacin Voluntaria Incluye instancias en el cual un empleado renuncia dando por lo menos dos semanas de aviso. El empleado y el supervisor debern discutir y acordar sobre una fecha de terminacin justa y razonable. El empleado que termina el empleo voluntariamente no es elegible para pagos adicionales. Terminacin Involuntaria El Presidente consultar con el Director Administrativo para discutir y determinar la razn para la terminacin de un empleado y para seguir los procedimientos que el Cdigo de Trabajo estipula para la terminacin involuntaria. El Director Administrativo coordinar y negociar todo los arreglos de terminacin con el empleado.

9.

10.

Eliminacin de Trabajo - Reduccin de Personal o Reorganizacin La eliminacin de trabajo es normalmente el resultado de reduccin de personal o de reorganizacin organizativa. La Junta Directiva examinar las necesidades de la organizacin y decidir qu posicin(es) debern ser eliminadas.

G.

POLTICAS SOBRE DAS DE FIESTA, DUELO NACIONAL, VACACIONES Y LICENCIAS 1. Das de Fiesta o Duelo Nacional Los empleados regulares de tiempo completo tienen derecho a diez (10) das de fiesta o duelo nacional al ao. Los das de fiesta y/o duelo nacional observados son: 1 de enero 9 de enero Martes de Carnaval Viernes Santos* 1 de mayo 3 de noviembre 10 de noviembre 28 de noviembre 8 de diciembre 25 de diciembre El da que toma posesin el presidente electo de la Repblica

SONDEAR estar cerrado en estas fechas.

Si por razones de trabajo se necesita trabajar en uno de estos das en que la oficina permanece cerrada, el empleado podr hacerlo a cambio de otro da posteriormente. No puede elegir trabajar en un da festivo a fin de tomar otro da libre. Si decide trabajar en un da festivo, debera obtener la aprobacin del Director Administrativo con anticipacin. 2. Vacaciones Todo empleado tiene derecho a un descanso anual remunerado. La Junta Directiva de SONDEAR exige a los empleados que se acojan a sus tiempo de vacaciones a su vencimiento a fin de descansar de la presin del trabajo. El empleado tendra derecho a treinta das por cada once meses contnuos de trabajo, a razn de un da por cada once das trabajados. El Director Administrativo sealar con dos meses de antelacin la poca en que el empleado iniciar el disfrute de las vacaciones, consultando lo mejor posible los intereses de la organizacin y los del empleado. Las vacaciones se conceden para que el empleado disfrute de descanso y no se permitir su renuncia a cambio de una remuneracin o compensacin. El tiempo de vacaciones slo puede ser tomado si se tiene derecho a l y no puede ser "prestado" contra futuras acumulaciones. No se otorgar el pago en lugar de vacaciones excepto en la jubilacin o separacin. El empleado deber planear de antemano sus vacaciones y llenar el formulario de solicitud de vacaciones por adelantado, de acuerdo a la cantidad de tiempo disponible y cundo desea hacer uso de ese tiempo, para obtener la aprobacin respectiva. El superior inmediato considerar la cantidad de trabajo pendiente y responder la solicitud, aprobndola o negndola. 3. Licencia por Enfermedad Desde el momento que inicie el contrato de trabajo, el empleado comenzar a crear un fondo de licencia por incapacidad que ser de doce horas por cada veintisis jornadas servidas, o de ciento cuarenta y cuatro horas al ao, y del cual podr disfrutar total o parcialmente con goce de salario completo en caso de enfermedad o accidente no profesional comprobado. La licencia por enfermedad pagada solo se utiliza para: Enfermedad actual o incapacidad Citas mdicas u odontolgicas de tres horas o ms ocurridas durante un da de trabajo Para cuidar de un miembro enfermo de su familia inmediata definido como padres, hijos, cnyuge o hermanos.

No se podr utilizar la licencia por enfermedad acumulada para aplicarlas a enfermedades de familiares inmediatos. El empleado enfermo o que desea utilizar la licencia por enfermedad para cuidar de un dependiente debe llamar a la oficina entre las 8:00 am y las 12:00 m e informar a su supervisor inmediato acerca de su asuencia. Adems, deber declarar dicho tiempo en el registro mensual de uso de tiempo. Para recibir el pago por enfermedad, el empleado debe obtener y entregar un certificado mdico por cada enfermedad o herida o otra incapacidad de corto plazo que dure tres o ms das consecutivos. La licencia por enfermedad no pagada se solicita cuando un empleado requiere tiempo libre adicional debido a incapacidad/enfermedad y todo su tiempo libre ya ha sido pagado; sto se puede hacer por un mximo de 88 das de trabajo. 4. Licencia por Embarazo/Licencia por Maternidad Toda empleada en estado de gravidez gozar de descanso forzoso retribuido del mismo modo que su trabajo durante las seis (6) semanas que precedan al parto y las ocho (8) que le sigan. En ningn caso el perodo de descanso total ser inferior a catorce (14) semanas, pero si hubiese retraso en el parto la empleada tendr derecho a que se le concedan, como descanso remunerado, las ocho (8) semanas siguientes al mismo. Licencia por Paternidad Despus de completar un ao de servicio contnuo, un empleado permanente puede elegir tomar cinco (5) das de licencia de paternidad antes o despus del nacimiento o adopcin de un hijo/a y para ello debe presentar su solicitud para la Licencia de Paternidad a la Direccin Administrativa. Licencia por Condolencia En el evento de una enfermedad grave o muerte en la familia cercana, se puede tomar hasta tres (3) das de licencia de condolencia con sueldo y para ello se debe presentar una solicitud a la Direccin Administrativa. Tiempo Compensatorio Tiempo compensatorio se refiere a tiempo libre a cambio de horas excesivas trabajadas. Antes de producirse, el tiempo compensatorio debe ser aprobado por la Direccin Administrativa y DEBE SER TOMADO LA MISMA O LA SIGUIENTE SEMANA EN QUE SE GANA. H. BENEFICIOS MISCELNEOS 1. Uso del Telfono A los empleados se les permite hacer un nmero razonable de llamadas personales durante el da de trabajo pero se les anima a hacerlo en su propio tiempo cuando sea posible. Los miembros del personal deben mantener una lista de sus llamadas personales que incluya el da en que se hizo y el nmero

5.

6.

7.

al que se llam y reembolsar esas llamadas a SONDEAR todas las llamadas que son mayores a los B/.5.00 mensuales. 2. Caf/T SONDEAR prove una cantidad mensual razonable de caf y t; fuera de eso la administracin puede solicitar al personal que contribuya al fondo del caf. Uso de la Fotocopiadora Los empleados pueden hacer veinte (20) copias gratis por mes; ms all de eso tendrn que pagar US$0.05 a SONDEAR. Autora y Atribuciones de Documentos de Circulacin Externa e Interna En su esfuerzo por reconocer y alentar a aquellos que desarrollan documentos tiles e importantes, SONDEAR tiene dos objetivos: primero, aumentar la visibilidad y credibilidad de SONDEAR como una institucin y, segundo, reconocer el crecimiento personal y profesional de los individuos involucrados con el trabajo de SONDEAR. Como regla general, los documentos que circulen fuera de la organizacin se atribuirn a SONDEAR y a aquellas personas involucradas en la actividad que se describe. El reconocimiento principal se atribuir a la persona responsable de dicha actividad. En el caso de documentos para uso interno solamente, deber indicarse la fecha y el nombre del autor, as como el nombre de los principales participantes en el proyecto. I. RESTRICCIONES MISCELNEAS 1. Conflicto de Inters Cualquier empleado o voluntario/consultor empleado por SONDEAR cuyos gastos sean reembolsables por SONDEAR no debe comprometerse directa o indirectamente -en nombre propio o a travs de otra persona- en cualquier empresa, negocio o proyecto al cual SONDEAR est proveyendo asistencia, ni debe hacer prstamos para inversiones en cualquier empresa, negocio o proyecto al cual SONDEAR est prestando asistencia. La intencin de SONDEAR en este respecto es evitar que un empleado se beneficie personalmente al estar involucrado en un proyecto, lo cual puede llevar a un posible conflicto de inters en el desempeo de su funciones en SONDEAR. Es responsabilidad de cada empleado informar a la Junta Directiva de SONDEAR respecto a cualquier beneficio actual o potencial para que se proceda a tomar las acciones pertinentes. Se requiere que todos los empleados firmen un documento con respecto a los patrones de conducta al momento de ser contratados.

3.

4.

2.

Material Escrito Cualquier documento originalmente producido para audiencias externas puede ser diseminado, en el entendido que la Junta Directiva ha revisado dicho documento. Los documentos internos deben ser cuidadosamente analizados por la administracin antes que puedan ser diseminados. Esto es de particular importancia con respecto a evaluaciones internas e informes finales de proyectos. Confidencialidad Los empleados tendrn acceso a informacin confidencial y materiales relacionados con los proyectos ejecutados o en ejecucin y se espera que mantengan tal confidencialidad. Daos/Accidente/Prdida En el caso de dao/accidente/prdida a la propiedad de SONDEAR debido a descuido del empleado, se le solicitar pagar algunos de los costos de reparacin o reponer hasta un mximo de 50% del valor de la reparacin. Situaciones de Emergencia El personal que confronte una crisis est libre de tomar sus propias decisiones considerando la situacin en la que se encuentre y se le asegura que contar con el apoyo de SONDEAR en cualquier accin de emergencia razonable que se vea obligado a tomar. Se entiende que los intereses de la comunidad local deben ser tomados en cuenta. La decisin del empleado de permanecer y compartir una situacin peligrosa puede fortalecer y motivar a esa comunidad, o puede probar un compromiso a ella. Deber haber la mxima consulta posible con la comunidad. Las rdenes del gobierno legalmente constituido debern ser obedecidas, a menos que hayan razones que obligen lo contrario. Si hay una situacin donde la conciencia aparenta forzar desobediencia, la persona deber consultar a sus colegas antes de expresar a la autoridad su determinacin de desobedecer; deber tener algn grado de juicio colectivo, as como su propia conviccin, para apoyar su decisin.

3.

4.

5.

IV.
A.

PROCEDIMIENTOS DE APROBACIN
ASUNTOS ADMINISTRATIVOS El proceso de aprobacin para la formulacin de cambios de polticas, la participacin en proyectos o la firma de convenios (de colaboracin, de donacin, etc.) se ha desarrollado por medio de la interpretacin de los estatutos de SONDEAR y las acciones de la Asamblea General y la Junta Directiva. La mayora de decisiones claves requieren dos aprobaciones--el supervisor que toma la decisin ms el jefe de ese supervisor, o el comit responsable. Este es el concepto de "uno sobre otro". Se debe presumir que cualquier decisin dudosa requiere una aprobacin superior. 1. Asamblea General Aprueba puntos tales como: 2. Declaracin de misin; declaraciones de polticas importantes Programas Presupuestos y planes anuales y sus revisiones Reorganizaciones organizativas Nuevas estrategias Convenios gubernamentales e institucionales Contratos, arrendamientos (gastos) o partidas de capital que excedan los veinticinco mil dlares (US$25,000.00)

Junta Directiva Aprueba puntos tales como: Auditores, apertura de cuentas bancarias, colocacin de activos Nombramientos, salarios y funciones de oficiales Convenios de donaciones (ingresos) que no excedan los US$24,999.00 Proyectos o actividades de naturaleza rutinaria Nombramiento de personal Materiales de relaciones pblicas Actividades de la auditora interna Designacin de las personas autorizadas para firmar cheques

Los cambios en salarios y escalas salariales, contratacin y nombramiento de personal, etc. requieren dos aprobaciones - "una sobre otra". Se debe presumir que cualquier decisin dudosa requiere una aprobacin superior. B. FORMALIZACIN DE DOCUMENTOS La autoridad bsica para formalizar documentos aparece en los estatutos y las acciones de la Asamblea General y la Junta Directiva y determina que el presidente de la organizacin es, a su vez, el representante legal y, por tanto, la persona autorizada para formalizar documentos y contratos a nombre de SONDEAR. Existen directrices principales que deben tener en mente todos los empleados SONDEAR 1. La autoridad para formalizar un documento no es lo mismo que la autoridad

para aprobarlo. An cuando un oficial puede formalizar un contrato, l/ella no puede hacerlo hasta que el contrato haya sido debidamente aprobado conforme los procedimientos establecidos. 2. Los "documentos legales" pueden tener varias formas: cartas, rdenes, memos, as como "contratos" formales los cuales pueden resultar en obligaciones valederas. Los estatutos de SONDEAR autorizan solamente al Presidente para formalizar documentos y contratos obligatorios. Esta autoridad puede ser delegada por el Presidente conforme a un acta de junta directiva especficamente convocada para tales efectos. Cualquier decisin dudosa debe suponer que requiere de una aprobacin superior. Los empleados debern tambin tener en mente que esta autoridad debe ser ejercida solamente dentro de los lmites de sus descripciones de funciones.

3.

4.

El Presidente tiene autoridad para formalizar los siguientes documentos aprobados: Convenios gubernamentales e internacionales Convenios de donacin Contratos de arrendamiento, documentos legales y financieros Venta de activos de la organizacin Cambios de polticas Autorizacin para abrir cuentas bancarias y para designar las personas autorizadas para firmar cheques

La autoridad del Presidente para formalizar documentos y contratos puede subdelegarse por l/ella a otro miembro de la Junta Directiva o un empleado superior; sin embargo, esta delegacin debe hacerse por escrito y solamente puede hacerse caso por caso. El Director Administrativo tiene autoridad para formalizar los siguientes documentos aprobados: Cheques y pagars Convenios de contratacin de empleados Contratos de equipos y materiales de oficina (gastos) que no excedan los US$999.99 (novescientos noventa y nuevo dlares con noventa y nueve centavos)

C.

ASESORA LEGAL Todos los convenios, contratos, memorandos de entendimiento, etc. deben ser aprobados por un asesor legal, o ser tomados de modelos previamente aprobados, antes de la formalizacin (firma). CONTROL DE CONVENIOS ESPECIALES Es importante manejar cuidadosamente el tema de poderes generales por un abogado y de que ellos sean consecuentes con el propsito y las autorizaciones especficas de

D.

la Asamblea General y/o la Junta Directiva. Por tanto, la Direccin Administrativa es responsable de que los siguientes tipos de documentos sean adecuadamente redactados: Poderes Generales por un Abogado Resoluciones Bancarias Documentos de Seguros

Todos estos documentos deben ser aprobados por el Presidente. E. INFORMES Y EVALUACIONES EXTERNAS Como organizacin no gubernamental, sin fines de lucro, a la cual se le pueden confiar, entre otros, fondos pblicos, SONDEAR acepta plenamente su responsabilidad de hacer disponible informacin financiera y de programas a las partes interesadas y agradece la oportunidad de compartir su experiencia de desarrollo con otros. SONDEAR se complace de que sus donantes y otorgantes respeten sus estatutos independientes y agradece que las relaciones entre los donantes y SONDEAR sean las ms constructivas cuando son caracterizadas por la colaboracin y asociacin. Siendo consecuente con lo anterior, SONDEAR ha establecido una poltica con respecto a los reportes y evaluaciones externas. 1. Informes Regulares SONDEAR prepara regularmente informes financieros y de programas, estudios de casos, evaluaciones de proyectos, boletines y numerosos documentos. Para controlar costos, SONDEAR se limitar a la elaboracin de documentos regulares con informacin que considere sobre las fortalezas y debilidades de sus programas, las lecciones aprendidas, las finanzas y el impacto de sus actividades de desarrollo en general. Estos materiales estarn disponibles a todas las partes interesadas a solicitud. Informes Especiales Generalmente, los informes especiales para donantes se producirn nicamente en circunstancias especiales, o cuando un convenio de donacin as lo especifique y provea los fondos adecuados para ello. Evaluaciones Externas Los registros financieros y de programas de SONDEAR estn centralizados en la oficina. La organizacin ha establecido una poltica de evaluacin externa para facilitar el mximo entendimiento entre ella y los donantes Las evaluaciones, estudios, visitas de evaluacin, o auditoras de cualquier programa de SONDEAR, excepto donde la aplicacin de la ley o las regulaciones lo requieran, pueden ser llevadas a cabo por personas o partes no empleadas de SONDEAR solamente despus de que la aprobacin sea otorgada por la Junta Directiva. Antes de dicha aprobacin, SONDEAR trabajar con los evaluadores para asegurarse de que la informacin adecuada est disponible y para desarrollar:

2.

3.

El mbito de trabajo completo y el plan de evaluacin acordado por ambas partes y por escrito

Un convenio que brinde la oportunidad de que un empleado de SONDEAR revise y comente el borrador de tal evaluacin, estudio, visita de evaluacin, o auditora, antes de ser circulada y hecha pblica En el caso de donaciones, se entender normalmente que las evaluaciones externas no se llevarn a cabo a menos que el convenio inicial de donantes especifique una evaluacin externa y provea los fondos necesarios. En el espritu de participacin, cooperacin y asociacin, SONDEAR ayudar en todo lo posible para facilitar que los evaluadores externos realicen su trabajo. SONDEAR motiva la realizacin de visitas personales informales a proyectos por el personal donante al campo siempre y cuando se haga en compaa funcionarios de SONDEAR y cuando el propsito de tales visitas est limitado a la familiarizacin. Se define familiarizacin a visitas de personal visitante, donantes, etc., quienes desean hacer una observacin informal ad hoc de las actividades de SONDEAR. Dichas visitas de familiarizacin no deben relacionarse a una evaluacin formalmente programada, sino ser vistas como parte del inters de SONDEAR por ayudar a otros a entender lo que est haciendo. Las "evaluaciones" significan aquellas actividades requeridas formalmente por donaciones y, por lo general, resultan en un informe. Son estas evaluaciones, programadas y formales las que deben ser aprobadas segn se indica. Los empleados de campo de SONDEAR no estn autorizados para proveer informacin del programa a evaluadores externos sin el permiso escrito de un directivo de SONDEAR. Cualquier empleado de SONDEAR al que le sea solicitada una evaluacin por cualquier parte deber contactar inmediatamente al Director Administrativo para informacin. 4. Difusin Pblica de Documentos Las evaluaciones o revisiones de los donantes a los programas de SONDEAR no son, por lo general, apropiadas para distribuir pblicamente Los informes finales de proyectos en general no deben ser publicados, as como tampoco los documentos generados slo para uso interno, a menos que se hayan ledo cuidadosamente para asegurarse que no hay comentarios sobre funcionarios, gobiernos u otras entidades que podran suponer un problema poltico o una complicacin para el donante Bsicamente, cualquier documento producido originalmente para una audiencia externa puede difundirse. Los documentos producidos para una audiencia interna necesitan examinarse cuidadosamente antes de su publicacin

F.

CRITERIOS DE ASISTENCIA A PROYECTOS SONDEAR tiene criterios estandarizados para evaluar grupos de productores / empresas que solicitan su asistencia, los cuales debern: tener un potencial medible para alcanzar la viabilidad econmica tener potencial para mejorar el bienestar social de las personas de bajos ingresos responder a las necesidades de las personas de bajos ingresos y de la comunidad local considerar el papel de, e impacto en, la mujer en todos los campos tener potencial para la rplica tener una base amplia de propiedad tanto como sea posible y prctico ser intensivo en mano de obra, cuando sea tcnica y econmicamente factible usar materias primas locales, particularmente insumos agrcolas, cuando sea posible tener participacin local adecuada en inversiones equitativas ser un soporte ambiental y ecolgicamente apropiado al ambiente local no discriminar en favor de un grupo o sexo en particular no tener acceso en otra parte a los servicios que SONDEAR brinda

G.

CRITERIOS DE ASISTENCIA A INSTITUCIONES SONDEAR enfocar su asistencia en aquellas instituciones que tengan un alto potencial para demostrar su efectividad para asistir a las personas de bajos recursos econmicos. Las instituciones que buscan asistencia debern: Tener el potencial para ser efectivas en asistir a personas de bajos recursos econmicos Tener un potencial medible para aumentar el impacto de sus actividades en las personas de bajos ingresos Tener el potencial medible para convertirse en una institucin fuerte y viable Tener como objetivo el mejoramiento de bienestar econmico y social de personas de bajos ingresos por medio de procesos de asistencia tcnica y capacitacin Tener como objetivos actividades de apoyo ambiental

Considerar el papel de, e impacto en, la mujer en todos los campos de sus actividades Haber demostrado el deseo de proveer personal contraparte, compartir informacin y aumentar su efectividad como institucin de desarrollo Tener un compromiso con, o relaciones directas o indirectas con proyectos de base de desarrollo, o estar en la posicin de influir polticas en conexin con las actividades de desarrollo Complementar y hacer ms visible el trabajo de SONDEAR en una determinada regin No tener como uno de sus objetivos actividades polticas partidistas No tener acceso en otra parte a los servicios que brinda SONDEAR No estar buscando simplemente mano de obra extra para s misma sin tomar en cuenta el crecimiento y desarrollo institucional Ser visto como poseedor de una imagen ideolgica, moral y legal No utilizar los servicios de SONDEAR para beneficiar inadecuadamente a instituciones o a individuos conectados con ellas

H.

CRITERIOS PARA CONSULTORA Y CONTRATACIN Las actividades de consultora y contratacin deben complementar el logro de los objetivos de SONDEAR. Cada una de estas actividades deber: Ser accesible a SONDEAR debido a la capacidad organizativa y la ventaja comparativa tanto real como percibida Lograr una combinacin apropiada de los siguientes objetivos: Renta en exceso del costo total Aumento de la credibilidad y la visibilidad de SONDEAR Promover el crecimiento profesional y la experiencia del personal de SONDEAR Proveer servicios a un donante importante No requerir generalmente un proceso de licitacin y propuesta por escrito No tener un alto costo de oportunidad, ni interferir en las actividades de desarrollo de SONDEAR Ser de apoyo al proceso de desarrollo local

V.
A.

FINANZAS Y CONTABILIDAD
APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS La autoridad relacionada con la apertura de cuentas bancarias se deriva de acciones tomadas por la Junta Directiva. Esta autoridad por lo general se delega al presidente mediante un acta de reunin de Junta Directiva llevada a cabo expresamente para tales propsitos. ACEPTACIN DE DONACIONES Los estatutos de SONDEAR establecen la Junta Directiva autoriza al presidente suscribir contratos o establecer convenios a nombre de la organizacin. A su vez, la Junta Directiva ha autorizado al presidente para establecer lineamientos que gobiernen la ejecucin de tales contratos o convenios y para delegar autoridad. La autoridad para ejecutar un contrato o convenio no es la misma que la autoridad para aprobarlo. Un asesor con autoridad para ejecutar un contrato o convenio puede tener que esperar hasta que el contrato o convenio sea aprobado. AUDITORAS INTERNAS El Director Administrativo es responsable de la auditora interna de SONDEAR y el resultado de sus labores se presentan al presidente de la Junta Directiva y a la Asamblea General. Est autorizado para llevar a cabo uditos e investigaciones consistentes con prcticas y procedimientos de auditora comnmente aceptados. El propsito de la auditora interna financiera es determinar si se estn aplicando los controles financieros adecuados de manera consistente y asegurar que las transacciones y polticas financieras, as como otros procedimientos, responden a principios contables generalmente aceptados. El director administrativo est obligado a informar la comisin de hechos fraudulentos o ilegales al ms alto nivel necesario de modo que ste tome las acciones pertinentes, en particular si tales casos no se pueden resolver a travs de la lnea de mando regular.

B.

C.

D.

PORCENTAJE DE COSTOS ADMINISTRATIVOS (overhead) SONDEAR asigna a cada proyecto un porcentaje de costos administrativos no menor de cinco porciento (5%) y no mayor de veinticinco porciento (25%), de acuerdo con las caractersticas de cada donante en particular. PROCESO PARA LA ELABORACIN DEL PRESUPUESTO DE LA ORGANIZACIN El ao fiscal de SONDEAR es del 1 de enero al 31 de diciembre. En setiembre, cada ao, la Administracin prepara planes y presupuestos de ingresos y gastos para todas sus actividades en el prximo ao. Estos planes y presupuestos son revisados por la Junta Directiva en octubre y finalmente aprobado por la Asamblea General en enero del ao siguiente. La administracin usa estos planes y presupuestos, aprobados por la Junta, para controlar las actividades de SONDEAR en el ao. Cualquier cambio subsecuente en el presupuesto deber ser aprobado por la Junta Directiva. SONDEAR tiene dos tipos de presupuestos: el de la organizacin y el de los proyectos

E.

que la organizacin tiene en ejecucin en un ao dado. organizacin se detalla por mes y por cuenta/fuente. F.

El presupuesto de la

INFORMES FINANCIEROS El Director Administrativo ser responsable de presentar, dentro de los primeros diez (10) das de cada mes, los siguientes informes: Balance de Prueba Libro de Diario Libro Mayor por Cuenta Anlisis de Variacin del Presupuesto Informe de Gastos por Nmero de Cuenta Informe de Efectivo o Facturas Informe Mensual de Planilla Matriz de Hora por Empleado y Proyecto Conciliaciones Bancarias Auxiliares para los Activos y Cuentas Pendientes

Una vez al ao se presentarn estos informes de manera consolidada. G. CONTROL DE GASTOS Los comprobantes de gastos de los directivos superiores de SONDEAR quienes tambin son empleados (Presidente y Vice Presidentes) sern revisados por dos personas dentro de SONDEAR, consecuente con los procedimientos actuales. Adems, todos los gastos extraordinarios que aparezcan en los comprobantes de gastos de los oficiales arriba citados deben ser aprobados por el Director Administrativo o el Tesorero de la Junta Directiva. Dichos gastos extraordinarios podran incluir, pero no limitarse a, lo siguiente: H. Comidas por ms de US$25 por persona Gastos personales por encima de los gastos de trabajo normales y razonables, como viajes, hospedaje, alimentacin, etc.

SISTEMA CONTABLE SONDEAR utiliza el sistema contable computarizado denominado CPRM, cuyo funcionamiento se describe en detalle en el manual de procedimientos respectivo. Es responsabilidad del Director Administrativo y del contador mantener la contabilidad al da. El sistema contable est conformado por varios mdulos, a saber: Libro Mayor registro de cuentas por cobrar registro de cuentas por pagar registro de planilla registro de asientos diarios conciliacin de estados bancarios para cada cuenta de caja Manual de Cuentas

Activos (restringidos y no restringidos) Pasivos (restringidos y no restringidos) Ingresos Gastos (beneficios y gastos del programa)

Ingresos en Efectivo Egresos de Caja Cuentas por Pagar (proveedores, planilla) Activos Fijos (capitalizacin, restringido -vs- no restringido, aprobacin de compra o venta, depreciacin, registros de contabilidad, inventario) Conciliaciones Bancarias Asientos de Diario y Reservas (asientos de acumulacin, reservas por vacaciones, reserva de pensin, reserva de ahorros, reserva por indemnizacin de trabajo, reserva de XIII mes, otras reservas)

I.

COSTEO DE PROYECTOS Los informes sobre costeo de proyectos es una forma de asignar gastos a proyectos especficos durante un perodo determinado de tiempo. La base para la asignacin es las horas-persona trabajadas durante dicho perodo en cada uno de los proyectos que ejecuta la organizacin. Para calcular el costo de los proyectos es necesario conocer: la matriz de horas, los gastos para el perodo determinado, el costo de la hora/persona y los cargos directos.

J.

ACTIVOS FIJOS SONDEAR capitaliza vehculos, computadoras y equipo que tienen un valor de compra de cinco mil dlares (US$5,000) o ms y cuya expectativa de vida es de un ao o ms. El valor de compra excluye gastos de envo, seguros, aduanas y cargos por instalacin. Un equipo compuesto de varias partes que deben existir juntas para poder cumplir con las funciones necesarias o para funcionar (i.e. el monitor y la unidad central de poder de una computadora) por lo general se capitaliza como una sola unidad, aunque figuren como elementos separados si hubieran sido comprados en diferentes meses. SONDEAR tiene dos fuentes de financiamiento para los activos fijos: sus propios fondos no restringidos y aquellas donaciones o contratos que especficamente proporcionan fondos para la compra de activos fijos (fondos restringidos). Cada ao, SONDEAR elabora un presupuesto que no slo incluye los gastos del prximo ao sino tambin la compra de activos fijos. Tales presupuestos son aprobados por la Junta Directiva y la Asamblea General de Socios. Los activos fijos que se destruyen o se tornan obsoletos y sin valor se descartan

siguiendo el criterio del Director Administrativo y una vez obtenida la aprobacin o el visto bueno del presidente. Es poltica de SONDEAR depreciar todos los activos fijos en lnea directa hasta llegar a un valor cero. Todos los vehculos se deprecian en un perodo de treinta y seis (36) meses, las computadoras en sesenta (60) meses y equipo como mquinas de escribir en ciento veinte (120) meses. La depreciacin se inicia el mes siguiente despus de la compra y se detiene un mes despus de la venta o descarte. El proceso de verificacin es un procedimiento para establecer la presencia y condicin - o ausencia - de los activos fijos mediante inventarios y uditos peridicos (generalmente, anuales). K. POLTICA DE COMPRAS La autorizacin para comprar se clasifica en cuatro niveles: US$0 a US$500; US$501 a US$2,000; US$2,0001 a US$5,000 y ms de US$5,000. Las compras superiores a US$500 requieren una orden de compra firmada y aprobada antes de la compra. Las compras por encima de US$500.00 requieren tres cotizaciones de diferentes proveedores. El Director Administrativo puede aprobar compras de hasta US$999.99 La Junta Directiva puede aprobar compras de hasta por US$24,999.99 sin la aprobacin de la Asamblea General. Para compras superiores a los US$25,000 se requiere la aprobacin de la Asamblea General. Los pagos por compras aprobadas hasta US$999.99 requieren de una sola firma, en tanto no sea la misma persona que aprueba el pago. Los pagos superiores a US$1,000.00 requieren dos firmas. L. POLTICA DE VITICOS Es poltica de SONDEAR reembolsar a sus asesores los gastos de viaje de tal manera que no deriven de eso beneficios materiales pero tampoco sufran prdidas materiales por tal causa. A todos los asesores se les recuerda que SONDEAR opera con fondos provenientes de donaciones con el propsito de brindar apoyo a personas de bajos recursos y, por lo tanto, se les alienta a ejercer juicio sano y prudente en el gasto de los fondos. Los gastos de alojamiento y alimentacin a ser reembolsados deben ser consistentes con la filosofa de SONDEAR en cuanto a utilizar instalaciones que presten un servicio justo y apropiado a precios moderados. Los reembolsos se hacen contra presentacin

de facturas que establecen el gasto real. Los viajes internos deben responder a una programacin previa y contar con la aprobacin del coordinador del proyecto y/ del director administrativo. Cuando se necesite un adelanto, deber solicitarse por escrito por lo menos tres das antes de la fecha en que se requiere el cheque. A los empleados que tienen adelantos de viajes anteriores no se les dar adelanto hasta que liquiden tal adelanto con informes de gastos, a menos que exista una razn de peso para no hacerlo. Tal solicitud debe tener una breve justificacin escrita . Dentro de los siguientes cinco das hbiles de haberse completado el viaje, el empleado debe preparar y presentar el formulario de gastos a SONDEAR. Cualquier balance del adelanto no usado en el viaje debe acompaar el informe de gasto. El supervisor debe revisar los gastos reclamados para asegurar que son consistentes con las polticas de la compaa y generalmente con razonables y de naturaleza legtimos. El supervisor debe firmar y fechar los informes de gastos y enviarlo a la Direccin Administrativa para ser procesados. La poltica de viticos se aplica a viajes locales, aunque sus principios generales se pueden adaptar para regular los viajes internacionales. Todo viaje areo debe ser por la va directa en clase econmica y debe contar con la aprobacin de la Junta Directiva. Todo viaje oficial areo debe ser con una empresa de transporte de los EE.UU. donde sea posible- si el costo de ese viaje se cubre con fondos de USAID. M. POLTICA PARA EL USO DE VEHICULOS SONDEAR no permite el uso de sus vehculos para fines personales. Sin embargo, cuando se presente un caso de emergencia, el director administrativo podr autorizar dicho uso, en el entendido que el asesor presentar luego un informe de reembolso por milla a la tasa establecida de US$0.325 por milla. Cada vehculo mantendr en su interior un libro de registro diario de uso tanto por asuntos oficiales como por asuntos personales. El empleado de SONDEAR que utiliza un vehculo para propsito personales asumir la responsabilidad de daos al vehculo y el costo de la reparacin respectiva, si se diera el caso. Si un empleado usando el vehculo para asuntos oficiales se v involucrado en un accidente, debe esperar por el parte policivo respectivo; de resultar culpable en el juicio, ser responsable por la cancelacin de los costos de reparacin u otros gastos. El uso de vehculos propios para asuntos oficiales ser reembolsado a la tasa fija de US$0.325 por milla, siempre y cuando se obtenga la aprobacin previa del director administrativo para tales efectos.