UNIVERSIDAD METROPOLITANA CASTRO CARAZO PUNTARENAS GESTIN DE COMPRAS

GESTIN DE COMPRAS Y ADMINISTRACION DE INVENTARIOS CONCEPTO E IMPORTANCIA POR: KIMBERLY CASTILLO CASTILLO RICARDO URIBE OLIVAS MBA. GUSTAVO CHAVARRIA V FEBRERO ,2012
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INTROCUCCION
En la poca actual por la que estamos pasando, que es de crisis econmica, escasez de dinero, precios inestables, dependencia de materia prima importada, as como de tecnologa, contraccin de mercados, etc., es de vital importancia la eficiente inversin del dinero de una organizacin industrial, ya que de no hacerlo adecuadamente se presentar la irremediable desaparicin de la misma. Es por eso de la importancia del Departamento de Compras, y sobre todo de su sistema de informacin, ya que sin importar su tamao y el giro a que se dedique, siempre va a resaltar la funcin tan trascendente que es la de invertir el dinero presupuestado. La funcin de compras ha sido llevada a cabo por personas sin una preparacin especializada durante mucho tiempo, pero debido a las situaciones cada da ms complejas, se requiere de profesionales en esta rea y es aqu donde el profesional de la administracin tiene un campo muy extenso y frtil para desarrollarse, debido la formacin que adquiere durante sus estudios profesionales.

1. FUNCION DE ORGANIZACION.

COMPRAS

ABASTECIMIENTOS

CON

LA

Es necesario poseer una clara comprensin de los objetivos y principios bsicos de la funcin de compras que nos permita adaptar las decisiones pertinentes que toda empresa moderna requiere ya que los esfuerzos coordinados de una organizacin, que ejecutan diversas labores necesarias para lograr el objetivo final de una organizacin, estn interrelacionadas ya que toda empresa necesita adquirir recursos para la realizacin de sus operaciones. La gestin de compras es el conjunto de actividades a realizar en la empresa para satisfacer esa necesidad del mejor modo. Este conjunto de actividades se pueden enumerar segn las siguientes funciones:

Deteccin de la necesidad Solicitud y anlisis de alternativas de compra Negociacin con los proveedores Colocacin de rdenes de compra(doc. que inicia el procedimiento de compras) Seguimiento y activacin de rdenes de compra Recepcin de efectos comprados Almacenaje y registro Entrega de los insumos al sector que los requiri. Estudio permanente del mercado de oferta Mantenimiento de registros de stock Control de calidad.

Importancia de la funcin de compras Medir la competitividad de una empresa es medir su participacin en el mercado. Uno de los medios para mejorar la competitividad es producir a bajos costos y con alta calidad. Esta afirmacin implica que el sistema de produccin debe ser abastecido de insumos que cumplan con las condiciones ms ventajosas posibles, las cuales son:

El precio de compra El plazo de pago El plazo de entrega el servicio de posventa La calidad

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La estabilidad del proveedor

Una de las responsabilidades de los que conducen empresas es dirigir y coordinar el proceso de compras para cumplir con la produccin y las ventas. La planificacin de este proceso se relaciona directamente con las funciones de stock. La gestin exitosa en las compras y en el manejo de inventarios permite: asegurar el normal flujo de materiales para las reas que los transforman en los productos que la empresa comercializa; y la distribucin y entrega del producto terminado a los clientes. La eficacia en la gestin de compras se medir en funcin de:

El control de gastos y costos que permita ahorrar recursos financieros El manejo de stocks mnimos que aseguren el cumplimiento de las ventas esperadas La habilidad para encontrar fuentes de abastecimiento La posibilidad de investigar y conocer nuevos materiales disponibles en el mercado.

La funcin de compras, que abarca todas las actividades necesarias para procurarse los abastecimientos de materiales y servicios para la organizacin, se desarrolla en conjunto con los esfuerzos de la funcin de produccin para manufacturar o procesar el producto, con la funcin de ventas y distribucin, y con todas las otras funciones de ejecucin en el esfuerzo global organizado. 1.1. DIRECCION La relacin con la Direccin general es mediante reportes oportunos de las actividades de compras en lo que se refiere a la totalidad de sus funciones por determinado perodo de tiempo y los conceptos por grandes rubros. Estos reportes tienen elementos estadsticos de los mercados de insumos y la posicin de la organizacin ante stos lo cual nos permite la evaluacin y toma de decisiones para el mejor desarrollo global de la organizacin. 1.2. PRODUCCION Esta es la funcin del grupo comprometido en la elaboracin del producto, sea manufacturarlo, procesarlo o realizar operaciones de refinamiento. La relacin cardinal entre compras y produccin, es la de que compras procure los materiales necesarios para la produccin y de qu produccin descanse en compras para tal servicio. 1.3. VENTAS

La relacin entre compras y ventas puede ser cercana y vital. La funcin de ventas es la de vender el producto final logrado con el esfuerzo de la organizacin; el xito de este esfuerzo de ventas depende del producto, del precio, cantidad, y contabilidad de entrega, por lo cual las ventas dependen de la eficiencia de su departamento compras entre otros.

1.4. PLANIFICACIN Y PROGRAMACIN Aunque muchas veces no estn identificadas en forma separada como una entidad en la organizacin, sin embargo se planean y programan las actividades y los objetivos a largo plazo. Donde quiera que esas funciones se efecten, las relaciones bsicas de compras son las siguientes: A) Cumplir con los programas de abastecimiento (o dando razones para solicitar cambios). B) Estar alerta a los desarrollos del mercado (y rendir un aviso oportuno de los cambios que puedan influir en los programas y planes). C) Desarrollar informacin presupuestada de los abastecimientos de materiales y de los mercados, y programar las entregas. 1.5. ALMACENES Es responsabilidad de la funcin de almacenamiento con ayuda de un buen y efectivo sistema de procesamiento de datos para un control de inventarios, solicitar los materiales especificando cantidad necesaria y los requisitos y programas de entrega. 1.6. INGENIERA La relacin entre compras e ingeniera, es de servicio mutuo. Compras sirve a ingeniera procurando los abastecimientos y el equipo solicitados bajo la autoridad de ingeniera, obteniendo las cotizaciones y la asistencia tcnica de los proveedores, asistencia en la preparacin y evaluacin de alternativas e investigacin de mercado, y estudios para mejores y nuevos materiales y equipos. 1.7. CONTABILIDAD La relacin ideal entre estos es aquella de socios iguales. Compras hace gastos; contabilidad, de acuerdo con el comprobante correcto del proveedor, hace los pagos. Compras requiere de un bolsillo muy profundo para mantener los

materiales y abastecimientos fluyendo al negocio; contabilidad debe ver que existan fondos disponibles en cantidad adecuada. Para ello se dictan normas y polticas en conjunto de: -Los plazos de crdito. -Presupuestos -Pronsticos 1.8. RELACIONES PBLICAS La funcin de compras, por razones del amplio e ntimo contacto con todos sus crculos de proveedores, es de una influencia importante en las relaciones pblicas de la firma para bien o para mal. Por lo tanto, sus relaciones con este departamento son de un aliado valioso.

2. CONTROL DE CALIDAD EN LAS COMPRAS. Los tres principales factores en la decisin de una compra son: a) la calidad del producto; b) el servicio que da el producto c) el precio que se paga por el producto.

2.1.

CALIDAD, PRECIO Y COSTO

La calidad no se mide por el precio, ha sido comprobado tantas veces que el mayor precio por si mismo no denota mayor calidad en el producto que esto ya no sirve de gua para un comprador. En la medida que un producto de alta calidad es requerido por un cliente el proveedor se vuelve una parte importante de esta calidad, por lo tanto, el rea de compras no puede basar solamente su eleccin en el precio, ms bien debe analizar directamente el impacto total del costo, lo que esto significa es que en este mercado que esta volvindose hacia la calidad se requiere un esfuerzo muy importante desde el diseo para lograr la calidad que el cliente est solicitando. Las reas de compras tienen una importancia clave en lograr comprar justo los materiales que alcancen y aadan valor a los costos de produccin para que se produzca la calidad que el cliente requiere.

En la medida que nosotros buscamos mayor calidad, el costo de produccin se incrementa y de esta manera, el valor agregado al cliente disminuye. Con la intencin de no estar aadiendo costo al producto, las reas de compras tienen una responsabilidad clave en lograr que todos los componentes que ellos compren sean justo lo que va a cubrir las necesidades del producto y del cliente, quien es finalmente el que percibe la calidad y el valor del producto. Tienen que comprarse las partes y los materiales que tengan un efecto directo en la calidad del producto y dos reas son importantes para cuidar lo anterior:

a) la calidad de los materiales y de los componentes, b) la calidad del cliente como un todo Lo que un lder de compras necesita para asegurar la calidad es: 1. El rea de compras necesita saber justo lo que se requiere. 2. La orden de compra o contrato de compra debe estar desarrollado con la descripcin exacta de loque se necesita. 3. El proveedor debe de ser informado de las necesidades del comprador. 4 Se deben aplicar medidas de inspeccin y prueba a todos los materiales con el fin de comprobar que cumple con todos los requerimientos. 5. Los bienes que se entreguen deben estar exactamente en conformidad con las definiciones de calidad o con los requisitos acordados, de otra manera el comprador puede rechazarlos. 6. Las especificaciones deben permitir al proveedor construir la calidad en el producto. 2.2. LA CALIDAD DEBE DE SER DEFINIDA

La calidad tiene un significado especial en el vocabulario de las reas de compra, no puede ser nada ms caracterizada como alta o pobre. Es especficamente la suma de una serie de componentes inherentes al material, estas dimensiones fueron definidas como: a) la ejecucin del producto, b) el estilo, c) la contabilidad, d) la conformidad,
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e) durabilidad, f) nivel de servicio que tiene el producto, g) la esttica y la calidad que se percibe. Las reas de compras deben estar principalmente preocupadas en atender a los primeros seis puntos. Estas seis propiedades pueden ser medidas y definidas exactamente y son las que deben ser definidas por el comprador y de esta manera el proveedor sabr justo lo que tiene que entregar. Esta definicin de calidad en mayor o menor detalle es la que se debe poner en la orden de descripcin de cada tem que compre o en cada orden de compra.

2.3.

EL PAPEL DE LAS ESPECIFICACIONES

Como en todo proceso de compras el primer paso para preparar las especificaciones es analizar las partes o materiales y determinar que funcin van a tener en el producto final. Escribir sobre las especificaciones alrededor de un diseo o describir solamente sus caractersticas no es la aproximacin adecuada. Lo importante es definir para lograr este nivel de calidad deseado, qu funcin van a tener dentro del producto, debe ser descripta esta funcin para asegurar que el proveedor trate de igualar la calidad de acuerdo a la utilidad que va a tener esta parte, y que esta parte material tenga la flexibilidad de aplicacin necesaria. Evidentemente los gerentes de las reas de compras tienen una responsabilidad muy importante en esta parte, de tratar de hacer las especificaciones no solo una descripcin de las caractersticas sino describirlas en forma prctica, para qu se utilicen y sirvan como una herramienta para lograr el valor que se espera del producto.

2.4.

TIPOS DE DESCRIPCIONES DE CALIDAD.

Para el propsito de las reas de compra la calidad puede ser definida en diferentes maneras, apropiado a los grados de variacin de los diferentes tipos de ordenes de compra, puede ser descrito por: 1. las caractersticas qumicas, fsicas o dimensiones que pueden ser mesurables. 2. de acuerdo al grado que tiene en el mercado. 3. de acuerdo a la marca. 4. de acuerdo a las especificaciones o desempeo.
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5. de acuerdo a un ejemplo. 6. de acuerdo a estndares comerciales. 7. de acuerdo a especificaciones formales como: dibujos o lo que se llama especificaciones internas. 1. Especificaciones de acuerdo a caractersticas qumicas o fsicas. Cada dimensin de calidad est basada en un estndar mesurable que debe ser el mismo para el comprador y el proveedor. Un anlisis qumico puede ser un anlisis de medicin, otro es el de pruebas fsicas que podamos medir el producto de acuerdo a propiedades como ductilidad, elasticidad, resistencia, abrasin, etc. Tambin debe estar incluido el nivel de tolerancia a cada una de estas caractersticas. 2. El grado del mercado. El grado del mercado se aplica a los artculos de consumo que estn regulados por el gobierno o agencias privadas. Este tipo de regulaciones son controladas por diferentes instituciones que sirven de inspectores para saber si el producto cumple con las especificaciones y los estndares que son permitidos. 3. Las rdenes de compra o comprar algo por la marca. La forma ms simple de definir un nivel de calidad alrededor de un producto ha sido muy utilizada y para satisfacer las necesidades, o para identificar si es justo lo que necesitamos es identificarlo por la marca del fabricante. Para los compradores este mtodo tiene bastantes ventajas por simplicidad para ser una orden ya que se puede hacer una distribucin muy bien organizada y consecuentemente la disponibilidad del producto en el mercado se puede chequear rpidamente. 4. Especificaciones del desempeo del producto o uso del producto. Una de las formas ms obvias para medir la calidad es tratar de medir como se desempea el producto. Las medidas ya mencionadas nos dan elementos para medir la calidad, sin embargo, muchas veces se tiene que utilizar varios de estos mtodos y en algunos otros casos es necesario medir el desempeo del producto directamente, ms que utilizar estos pasos intermedios o previos que ya se mencionaron. Medir el desempea o las especificaciones del producto esta volvindose un mtodo cada vez ms utilizado para definir la calidad ya que ha trado buenos resultados.

La maquinaria es un ejemplo muy comn de los casos que se tiene que medir las especificaciones. En estos casos de la maquinaria es posible describir y medir las dimensiones y el diseo del producto, de hecho, es necesario hacer esto para la persona que lo va a disear. 5. Ordenar una compra por un ejemplo. Esta forma de solicitar o comprar algo es invitar a nuestro proveedor a que iguale justo las caractersticas de un ejemplo que nosotros le vamos a dar. Esta es una de las formas ms simples de decirle a nuestro proveedor lo que queremos. Esta forma parece ser la ms fcil pero no siempre al llegar el producto es lo que uno necesita y se tiene que invertir ms tiempo en probar y determinar si el producto alcanza las necesidades que uno quera. 6. Estndares comerciales o de la industria Los parmetros de calidad establecidos por la industria y grupos que comercializan algunos metales para manejar la calidad son muy altos, estndares como los que tiene la industria automotriz y el instituto en electrnica. Esto ha trado muchas ventajas para crear estndares en los productos como es: el incremento y la disponibilidad de los productos ya que todo proveedor tiene que cumplir con estas especificaciones; ms fuentes para conseguir el producto; mejor precio y una reduccin en la cantidad de inventarios que se tiene que tener.

2.5.

MANEJO DE PROBLEMAS DE CALIDAD

Probablemente es muy acadmico el argumento que de quin es la responsabilidad tcnica de aceptar o rechazar y un producto por haber alcanzado o no la calidad, pero es importante tener en mente que hay diferentes niveles de responsabilidad, la obligacin del Depto. de compras es comprar materiales de la calidad adecuada y la obligacin del vendedor es de entregar estos productos de acuerdo a la orden establecida. El propsito bsico de inspeccin es probar y confirmar que las acciones del Depto. de compras hayan sido las adecuadas y guiar al proveedor de su decisin, de si el producto tiene las caractersticas que se especificaron en el contrato. El vendedor evidentemente argumentar que estos estndares fueron alcanzados durante el proceso de produccin pero es prudente por parte de la oficina de compras tener una consulta tcnica y utilizar a los Departamentos. Internos para probar si esta calidad se logro o no.

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Hay 3 mtodos de proceder para rechazar una orden que no alcanza los estndares establecidos: a) rechazar el pedido (a quien se le van a entregar los papeles, copias, etc.) b) rechazarlo para ser remplazado (cuando se fabrico algo especialmente para uno y no en materiales en General.) c) cuando se rechaza para un ajuste tcnico. 9. Variacin en la planificacin estratgica para las compras.

3. JUSTO A TIEMPO Es una filosofa industrial, que considera la reduccin o eliminacin de todo lo que implique desperdicio en las actividades de compras, fabricacin, distribucin y apoyo a la fabricacin (actividades de oficina) en un negocio" El desperdicio se concibe como "todo aquello que sea distinto de los recursos mnimos absolutos de materiales, mquinas y mano de obra necesarios para agregar valor al producto". Algunos ejemplos de recursos mnimos absolutos - Un solo proveedor, si ste tiene capacidad suficiente. son los siguientes:

Nada de personas, equipos ni espacios dedicados a rehacer piezas defectuosas. Nada de existencias de seguridad. Ningn tiempo de produccin en exceso. Nadie dedicado a cumplir tareas que no agreguen valor. Por su parte el agregar valor implica aumentar el valor del producto ante los ojos del cliente. Algunos ejemplos que agregan valor se mencionan a continuacin: Ensamblar, mezclar, fundir, moldear, soldar, tejer, empacar. Otras cosas que generalmente ocurren en el proceso de fabricacin son contar, mover, almacenar, programar, inspeccionar y traspasar un producto, actividades que no agregan valor en s mismas. Justo a tiempo implica producir slo exactamente lo necesario para cumplir las metas pedidas por el cliente, es decir producir el mnimo nmero de unidades en las menores cantidades posibles y en el ltimo momento posible, eliminando la necesidad de almacenaje, ya que las existencias mnimas y suficientes llegan justo a tiempo para reponer las que acaban de utilizarse y la eliminacin de el inventario de producto terminado.
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Se considera que el exceso de existencias: - Absorbe capital que no es necesario y que podra invertirse de una mejor forma - Genera mayores costos de almacenaje - Aumenta los riesgos de daos y de obsolescencia - Puede ocultar oportunidades para realizar mejoras operativas.

4. INVENTARIO. Qu son los inventarios? La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancas, porque la venta del inventario es el corazn del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancas vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados. Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser sta su principal funcin y la que dar origen a todas las restantes operaciones, necesitarn de una constante informacin resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:

Inventario (inicial) Compras Devoluciones en compra Gastos de compras Ventas Devoluciones en ventas Mercancas en trnsito Mercancas en consignacin Inventario (final)
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El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancas en la fecha que comenz el perodo contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al mtodo especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el perodo contable cuando se cerrar con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Prdidas directamente. En la cuenta Compras se incluyen las mercancas compradas durante el perodo contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para el cual fue creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la empresa, y se cierra por Ganancias y Prdidas o Costo de Ventas. Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercanca comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta disminuir la compra de mercancas no se abonar a la cuenta compras. Los gastos ocasionados por las compras de mercancas deben dirigirse a la cuenta titulada: Gastos de Compras. Esta cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el Balance General. Ventas: Esta cuenta controlar todas las ventas de mercancas realizadas por la Empresa y que fueron compradas con ste fin. Por otro lado tambin tenemos Devoluciones en Venta, la cual est creada para reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la empresa. En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza compras en el exterior, nos encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o adquirido compromisos de pago (documentos o giros) por mercancas que la empresa compr pero que, por razones de distancia o cualquier otra circunstancia, aun no han sido recibidas en el almacn. Para contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar la cuenta: Mercancas en Trnsito. Por otro lado tenemos la cuenta llamada Mercanca en Consignacin, que no es ms que la cuenta que reflejar las mercancas que han sido adquiridas por la empresa en "consignacin", sobre la cual no se tiene ningn derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no est en la obligacin de cancelarlas hasta que no se hayan vendido. El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar el perodo contable y corresponde al inventario fsico de la mercanca de la empresa y su correspondiente valoracin.
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Al relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del periodo se obtendr las Ganancias o Prdidas Brutas en Ventas de ese perodo. El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deber gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras. Funciones De Los Inventarios Algunos inventarios son inevitables. Todo o cuando menos una parte del inventario de manufactura en proceso es inevitable. Al momento de llevar a cabo el recuento del inventario, parte de l estar en las mquinas otra parte estar en la fase de traslado de una mquina a otra, o en trnsito del almacn de materias primas a la lnea de produccin o de sta, al almacn de artculos terminados. Si vamos a tener produccin es inevitable tener inventarios en proceso. Sin embargo, frecuentemente podemos minimizar este inventario mediante una mejor programacin de la produccin, o bien mediante una organizacin ms eficiente de la lnea de produccin, o bien mediante una organizacin ms eficiente de la lnea de produccin. Como una alternativa, podramos pensar en subcontratar parte del trabajo, de tal manera que la carga de llevar dicho inventario en proceso fuera para el subcontratista. En ocasiones conviene acumular inventario en proceso para evitar problemas relacionados con la programacin y planeacin de la produccin. Si se trata de una poltica bien pensada, esta bien; sin embargo frecuentemente resulta ser un camino fcil para obviar una tarea difcil. El resto del inventario que se tenga en accesorios, materias primas, artculos en proceso y artculos terminados simplemente se mantiene por una razn bsica. Principalmente se tiene inventarios porque nos permite realizar las funciones de compras, produccin y ventas a distintos niveles. Planificacin De Las Polticas De Inventario En la mayora de los negocios, los inventarios representan una inversin relativamente alta y producen efectos importantes sobre todas las funciones principales de la empresa. Cada funcin tiene a generar demandas de inventario diferente y a menudo incongruente: Ventas.- Se necesitan inventarios elevados para hacer frente con rapidez a las exigencias del mercado. Produccin.- se necesitan elevados inventarios de materias primas para garantizar la disponibilidad en las actividades de fabricacin; y un colchn permisiblemente grande de inventarios de productos terminados facilita niveles de produccin estables. Compras.- las compras elevadas minimizan los costos por unidad y los gastos de compras en general. Financiacin.- los inventarios reducidos minimizan las necesidades de inversin
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(corriente de efectivo) y disminuyen los costos de mantener inventarios (almacenamiento, antigedad, riesgos, etc.). Los propsitos de las polticas de inventarios 1.- Planificar el nivel ptimo de inversin en inventarios. deben ser:

2.- A travs de control, mantener los niveles ptimos tan cerca como sea posible de lo planificado. Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel excesivo que causa costos de operacin, riesgos e inversin insostenibles, y un nivel inadecuado que tiene como resultado la imposibilidad de hacer frente rpidamente a las demandas de ventas y produccin (Alto costo por falta de existencia). Las Funciones Que Efecta El Inventario Qu funciones cumple el Inventario? En cualquier organizacin, los inventarios aaden una flexibilidad de operacin que de otra manera no existira. En fabricacin, los inventarios de producto en proceso son una necesidad absoluta, a menos que cada parte individual se lleve de maquina a mquina y que estas se preparen para producir una sola parte. Funciones:

Eliminacin de irregularidades en la oferta Compra o produccin en lotes o tandas Permitir a la organizacin manejar materiales perecederos Almacenamiento de mano de obra

Decisiones sobre inventario: Hay dos decisiones bsicas de inventario que los gerentes deben hacer cuando intentan llevar a cabo las funciones de inventario recin revisadas. Estas dos decisiones se hacen para cada artculo en el inventario: 1.- Que cantidad de un artculo ordenar cuando el inventario de ese tem se va a reabastecer. 2.- Cuando reabastecer el inventario de ese artculo. Tipos De Inventario

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Inventario Perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacn, por medio de un registro detallado que puede servir tambin como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades fsicas. A intervalos cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones del almacn y se ajustan las cantidades o los importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta fsica. Los registros perpetuos son tiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. El negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancas vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario estn siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automviles; hoy da con este mtodo los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijacin de precios al cliente y los trminos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario. Inventario Intermitente: Es un inventario que se efecta varias veces al ao. Se recurre al, por razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente, al que se trata de suplir en parte. Inventario Final: Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio econmico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situacin patrimonial en ese sentido, despus de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo. Inventario Inicial: Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones. Inventario Fsico: Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancas), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias. Inventario determinado por observacin y comprobado con una lista de conteo, del peso o a la medida real obtenidos. Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente posedo. La realizacin de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal. La preparacin de la realizacin del inventario fsico consta de cuatro fases, a saber: 1. Manejo de inventarios (preparativos) 2. Identificacin 3. Instruccin

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4. Adiestramiento Inventario Mixto: Inventario de una clase de mercancas cuyas partidas no se identifican o no pueden identificarse con un lote en particular. Inventario de Productos Terminados: Todas las mercancas que un fabricante ha producido para vender a sus clientes. Inventario en Transito: Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a la compaa con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen porque el material debe de moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una funcin til para las plantas o los clientes, existe exclusivamente por el tiempo de transporte. Inventario de Materia Prima: Representan existencias de los insumos bsicos de materiales que abran de incorporarse al proceso de fabricacin de una compaa. Inventario en Proceso: Son existencias que se tienen a medida que se aade mano de obra, otros materiales y dems costos indirectos a la materia prima bruta, la que llegar a conformar ya sea un sub-ensamble o componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso de fabricacin, ha de ser inventario en proceso. Inventario en Consignacin: Es aquella mercadera que se entrega para ser vendida pero l ttulo de propiedad lo conserva el vendedor. Inventario Mximo: Debido al enfoque de control de masas empleado, existe el riesgo que el nivel del inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artculos. Por lo tanto se establece un nivel de inventario mximo. Se mide en meses de demanda pronosticada, y la variacin del excedente es: X >Imax. Inventario Mnimo: Es la cantidad mnima de inventario a ser mantenidas en el almacn. Inventario Disponible: Es aquel que se encuentra disponible para la produccin o venta. Inventario en Lnea: Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la lnea de produccin. Inventario Agregado: Se aplica cuando al administrar las existencias de un nico artculo representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en la administracin del inventario, los artculos se agrupan ya sea en familias u otro tipo de clasificacin de materiales de acuerdo a su importancia econmica, etc. Inventario en Cuarentena: Es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo, generalmente comestibles u otros. Inventario de Previsin: Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que
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los de previsin se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo. Inventario de Seguridad: Son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Los inventarios de seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de la actuacin de proveedores debido a factores como el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de mala calidad no podrn ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda. Inventario de Mercaderas: Son las mercaderas que se tienen en existencia, aun no vendidas, en un momento determinado. Inventario de Fluctuacin: Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de produccin no pueden decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta pueden compensarse con los stocks de reserva o de seguridad. Estos inventarios existen en centros de trabajo cuando el flujo de trabajo no puede equilibrarse completamente. Estos inventarios pueden incluirse en un plan de produccin de manera que los niveles de produccin no tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda. Inventario de Anticipacin: Son los que se establecen con anticipacin a los periodos de mayor demanda, a programas de promocin comercial o aun periodo de cierre de planta. Bsicamente los inventarios de anticipacin almacenan horastrabajo y horas-mquina para futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de produccin. Inventario de Lote o de tamao de lote: Estos son inventarios que se piden en tamao de lote porque es ms econmico hacerlo as que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda. Por ejemplo, puede ser ms econmico llevar cierta cantidad de inventario que pedir o producir en grandes lotes para reducir costos de alistamiento o pedido o para obtener descuentos en los artculos adquiridos. Inventario Estacinales: Los inventarios utilizados con este fin se disean para cumplir mas econmicamente la demanda estacional variando los niveles de produccin para satisfacer fluctuaciones en la demanda. Estos inventarios se utilizan para suavizar el nivel de produccin de las operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse frecuentemente. Inventario Intermitente: Es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del periodo contable.

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Inventario Permanente: Mtodo seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks. Inventario Cclico: Son inventarios que se requieren para apoyar la decisin de operar segn tamaos de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o transportar inventarios de una unidad a la vez, se puede decidir trabajar por lotes, de esta manera, los inventarios tienden a acumularse en diferentes lugares dentro del sistema. Mtodo De Valuacin De Inventarios Existen numerosas bases aceptables para la valuacin de los inventarios; algunas de ellas se consideran aceptables solamente en circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicacin general. Entre las cuestiones relativas a la valuacin de los inventarios, la de principal importancia es la consistencia: La informacin contable debe ser obtenida mediante la aplicacin de los mismos principios durante todo el periodo contable y durante diferentes periodos contables de manera que resulte factible comparar los Estados Financieros de diferentes periodos y conocer la evolucin de la entidad econmica; as como tambin comparar con Estados Financieros de otras entidades econmicas. Las Principales bases de valuacin para los inventarios son las siguientes:

Costo Costo o Mercado, al ms bajo Precio de Venta

Base de Costo para la valuacin de los inventarios: El Costo incluye cualquier costo adicional necesario para colocar los artculos en los anaqueles. Los costos incidentales comprenden el derecho de importacin, fletes u otros gastos de transporte, almacenamiento, y seguros, mientras los artculos y/o materias primas son transportados o estn en almacn, y los gastos ocasionales por cualquier periodo de aejamiento. Base de Costo o Mercado, el ms bajo: El precio de mercado puede determinarse sobre cualquiera de las siguientes bases, segn sea el tipo de inventario de que se trate: 1. Base de compra o reposicin: esta base se aplica a las mercancas o materiales comprados.
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2.
3. Base de Costo de reposicin: se aplica a los artculos en proceso, se

determina con base a los precios del mercado para los materiales, en los costos prevalecientes de salarios y en los gastos de fabricacin corrientes.
4. Base de realizacin: para ciertas partidas de Inventario, tales como las

mercancas o materias primas desactualizadas, o las recogidas a clientes, puede no ser determinable un valor de compra o reposicin en el mercado y tal vez sea necesario aceptar, como un valor estimado de mercado el probable precio de venta, menos todos los posibles costos en que ha de incurriese para reacondicionar las mercancas o materia prima y venderlas con un margen de utilidad razonable. Teniendo como premisa lo anteriormente dicho podemos decir que los principales mtodos de valuacin de Inventarios son los siguientes:

Costo Identificado Costo Promedio Primero en Entrar, Primero en Salir o "PEPS" Ultimo en entrar, Primero en Salir o "UEPS" Mtodo Detallista.

Mtodo Costo Identificado: Este mtodo puede arrojar los importes ms exactos debido a que las unidades en existencia si pueden identificarse como pertenecientes a determinadas adquisiciones. Costo Promedio: Tal y como su nombre lo indica la forma de determinarse es sobre la base de dividir el importe acumulado de las erogaciones aplicables entre el nmero de artculos adquiridos o producidos. El costo de los artculos disponibles para la venta se divide entre el total de las unidades disponibles tambin para la venta. El promedio resultante se emplea entonces para valorizar el inventario final. Los costos determinados por el mtodo de promedio ponderados son afectados por las compras, al principio del periodo; as como al final del mismo; por lo tanto,
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en un mercado que tiende al alza, el costo unitario ser menor que el costo unitario calculado corriente, y en un mercado que tiende a la baja, dicho costo unitario exceder al costo corriente. Mtodo Primero en Entrar, Primero en Salir: Este mtodo identificado tambin como "PEPS", se basa en el supuesto de que los primeros artculos y/o materias primas en entrar al almacn o a la produccin son los primeros en salir de l. Se ha considerado conveniente este mtodo porque da lugar a una evaluacin del inventario concordante con la tendencia de los precios; puesto que se presume que el inventario est integrado por las compras ms recientes y esta valorizado a los costos tambin ms recientes, la valorizacin sigue entonces la tendencia del mercado. Mtodo ltimo en Entrar, Primero en Salir o "UEPS": Este mtodo parte de la suposicin de que las ltimas entradas en el almacn o al proceso de produccin, son los primeros artculos o materias primas en salir. El mtodo U.E.P.S. asigna los costos a los inventarios bajo el supuesto que las mercancas que se adquieren de ltimo son las primeras en utilizarse o venderse, por lo tanto el costo de la mercadera vendida quedara valuado a los ltimos precios de compra con que fueron adquiridos los artculos; y de forma contraria, el inventario final es valorado a los precios de compra de cada artculo en el momento que se dio la misma. Entre los benficos que ofrece este mtodo para efectos fiscales podemos citar los siguientes.

El reconocimiento de los costos ms recientes de los artculos vendidos. Estos implica que cuando se vala el costo de la mercadera vendida se aplicarn los ltimos precios de compra, y en economas como la nuestra, se a demostrado que los precios tienden a subir, lo que provoca que el CMV sea mayor que si es valuado a precios menos recientes, por tal motivo las utilidades tienden a disminuirse y por ende en el pago de impuestos sobre la renta ser menor. La valuacin del inventario final de cada periodo genera un monto menor al que resultara de aplicar cualquier otro mtodo de valuacin, pues se utilizan los precios ms viejos de compra segn el extracto a que se refiere

Dificultades de la metodologa del U.E.P.S a la hora de su aplicacin:

Laboriosidad del mismo pues exige un control minucioso para cada lnea de producto.
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La reduccin de significativa en cantidad de algunas partida del inventario mientras que otras similares aumentan no compensan su valoracin sino por el contrario tienden a desaparecer la base U.E.P.S El efecto de la venta en cantidad de una partida da por resultado la liquidacin parcial o total de su base U.E.P.S y su reposicin al costo actual, pero se pasa por alto el efecto desusadamente grande en la cantidad de una partida similar.

CONCLUCION
La funcin de comprar es casi tan antigua como la historia del hombre. Se inici cuando el hombre por primera vez troc o cambi un bien propio por el de un congnere y siempre ha sido una funcin bsica, importante para las actividades y el bienestar del ser humano, tanto en el mbito personal como en el de sus ocupaciones organizadas. La oficina de compras ha de ser una especie de oficina central para todos los vendedores que acuda ella. Este Departamento ocupa una posicin estratgica a causa de sus ntimas relaciones con los Departamentos.
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De ingeniera y produccin, por una parte, y sus estrechos contactos con un gran nmero de diversas fuentes de suministro externas, que le permiten proponer sugerencias positivas a otros departamentos de su propia empresa respecto a materiales nuevos, perfeccionados o reemplazantes o a posibles mejoras de diseo y especificaciones. Este grupo se halla en una posicin sumamente estratgica para crear y conservar la buena voluntad de gran cantidad de firmas comerciales, muchas de las cuales son clientes actuales o potenciales, tanto como proveedores.

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