时间管理

兰迪 · 波许
卡耐基 - 梅隆大 学
2007 年 8 月 15 日 : “ 三至六 个
月”
今天是 三个 月零 十二天 .
History folks here?
目标

避免浪费时间

上级和委派

专门的技巧和工具

压力与拖延
www.randypausch.com

= 真正的重 点
记住 时间 就是金 钱
--- 本 · 富兰 克林

你的一个 小时 值多少 钱 ?
时间必须被管理起来 , 就像金钱 一
样.

今天的许多内容你只会在未来才能
理解 .

老板 / 辅导员 / 家长

速度快 , 着重于技 巧
一个 好窃贼 顶过 十个好 学者
:
• Time Management for Teachers,
Cathy Collins, 1987

• Career Track Seminar: Taking

control of Your Work Day 1990
“ 时间饥 荒”

不良 的时 间管理 = 压力

这是 对人生的建 议 .
总目 标就 是
快乐 !
 每天 浪费 掉两个 小时
杂乱 的书 桌

找不 到东 西

忘记 掉约 会

对会 议毫 无准备

疲倦 / 精神 无法 集中
• 成功 并不意 味着 你能管 理
好你 的时间 .

• 管理 好你的 时间 能使你 成
功.
 目标 , 优先级 , 与做 计划
为什么 我要做 这件 事 ? 目标 是什么 ?

为什么 我能成 功 ?

如果我 选择不 去做 它 , 会发生 什么 ?

正确的 做事 vs. 做正 确的事

一生中 要做的 100 件事

 80/20 定律
重要的 极少数 与 无足轻重的大 多数

有依照 自己看法的 勇气

好的决 定来源于经 验

经验来 源于坏的决 定
 灵感

“ 有梦想 , 就能行动 .”
-- 沃尔特 · 迪斯尼

迪斯尼 乐园 366 天就建成了 .

 做计 划
• 不去做计划就是 计划去失败 .

• 为每天 , 每周 , 每学 期做计划 .

• 你总是可以调整 你的计划 , 但前提是

你得先 有个计 划 !
 任务清 单
• 大事化小

• 就像孩子整理他 / 她的房 间一样

• 先做最难办的事 .
 柯维的 四象 限任务 分类

紧急 不紧急

重要

不重要
 柯维的 四象 限任务 分类

紧急 不紧急

重要 1
不重要
 柯维的 四象 限任务 分类

紧急 不紧急

重要 1
不重要
4
 柯维的 四象 限任务 分类

紧急 不紧急

重要 1 2
不重要
3 4
 文书工 作
• 杂乱无章的桌面 将导致失败 . 保持桌
面整洁 : 每次集中 精力做一 件事 .
• 一张纸仅碰一次
• 一份邮件仅看一 起 ; 你的收 件箱 不是
你的任务清单
一个好 的文件系统 很有必要 .
我的书 桌
Speaker phone
lowers stress
 电话
保持谈 话简短 ; 打电话 时站 着

电话一 开始就 表明 目标

别把脚 搭在桌 子上

把接下 来打算 做的 东西放 在眼 前 .

 电话
搞定 : “ 我有学生在等着呢 ”

怎样挂断推销员的电话

电话放在一起打 : 早上 11:30 和下
午 4:30
我每天 的“ 电话一 小时”
 办公 室里的 后勤 学

让你的 办公室对 你很舒适 , 并有选择性

的对别人舒适 .

不要放 软软的舒 服的椅子 ! 我有折叠椅

, 有些人 锯掉了凳子 的前腿 .
 规划自 己
你不是 在重要的 事情 找时间 , 而是为重
要的事情 腾时间 .

你所做 的每件事 都有它的 机会成本

学会说 “不”
 礼貌的说 “不 ”
“ 要是 没人 帮你的话 , 我就帮你 ”
or “ 我将是你坚实的后盾 ,” 不过
你得先去找找别人 .

读研时的搬家 …
 每个人 都有 高峰和 低谷期
找到你 充满创造 力的时光 . 用一切 办法
守住它 , 独自 度过这段时 光 , 或许可
以呆在家里 .

找到你 死气沉沉 的时间 . 在这段 时间里

安排会议 , 电话 , 锻炼和那些平淡 无奇
的时间 .
 中断
占据 6-9 分钟 , 需要 4-5 分钟来 恢复 – 五次中
断 , 一个小 时就没 了

你必须 减少中 断的 频率和 持续 时间 ( 把电话

变成电 子邮件 )

收到新 电子邮 件时 发出的 “叮叮 ”响就是 一种

中断 -> 把这 声音关 了 !!
东西攒到一起
 把事情 变短
“ 我现在 正干某 事干 到一半 …”

开始的 时候说 好 “我只有 五分钟 ” – 你总是 可

以延长 时间

起身 , 走向 门 , 赞赏 , 感谢 , 握手

看表的 方式 ; 表放在他 们身 后的墙 上

 时间记 录
你所知 道的将让 你惊讶 .

以十五 分钟为间 隔 , 监视你自己的行 为 .

坚持三天到两个 星期 .

半小时 记一次 : 不是在一日 之末再去回

想
弗雷德 · 布鲁克的 计时表
 利用 时间记 录的 数据
哪些不 用做 ?

哪些其 他人去可 以做 ?

哪些事 我能做的 更有效率 ?

我在怎 样地浪费 别人的时间 ?

工作 - 生活
平衡
来查洛 特威 尔
 拖延

“ 拖延是 偷走时 间的 窃
贼”

爱德华 · 杨
夜间随想 , 1742
 平衡效 应

“ 事情 总是尽可 能的占
据掉所 有可 用的时 间 .
”

帕金 森定 律
赛里尔 · 帕金 森 , 1957
 避免拖 延
最后一 分钟才把 事情搞定的 代价比在最
后一分钟 稍前一 会做完都要高 很多 .
截止日 期非常重 要 : 自己定截止日期 !
 重回正 轨
找出你 为什么对 这件事没有 热情

害怕难 堪

害怕失 败

有的时 候你所要 做的就是去 问 !

 委派

没人是 一座 孤岛

通过别 人的 帮助 , 你可 以成
就更 多 .
 委派不是 倒垃 圾
将责任 和权限一起 授予别人

最难的 事留给自己

好好待 自己人

职员和 秘书是你的 救急通道 , 好好待他们 !

 阿尔 夫 · 威尔 教给我 …
明确的 事

明确的 日期 / 时间

明确的 惩罚
或者是 奖励
… 给他们
 给人以 挑战
• 人们希 望得到 挑战 : 委派到 他们 抱怨为 止

• 交流要 清晰 : “ 把东西写 下来 ” – 瓦普 纳法
官

• 给人以 目标 , 而不 是过程

• 告诉他 们每个 任务 的相对 重要 性

再年 轻也 能委 派
 社会 学
委派的时候要小心 !

强化你希望被重复的行为

无知是你的朋友 – 我不知道怎么去
弄复印机和传真机
 会议
经理平 均 : > 40% 的时间
锁门 , 拔掉电话线
最大化 的利用一 个小时
准备 : 必须要 有会议议程
关乎很 多分钟的 一分钟 : 一个有效
的记录会议中做 出的决定 的方法 : :
谁 , 要对 何事 负责 , 截止日 期是
何时 ?
 科技

清洁工 的评论

仅仅利 用有价值的 科技
改变 你做 事
的方 式
兰迪 处理 Email 的魔 法
保存 所有 的信件 , 用来搜索
要想搞定某事 , 只给一个人发信 .
要真想搞定某事 , 把副本发给有能
力的人 .
48 小时之后 , 你就可以叨扰他们了
.
 和老板打 交道
时间 管理建 议

把事情写下来
我们下次什么时候开会 ?
那之前我需要做完什么任务 ?
能找谁帮忙 ?
记住 : 老板们要 的是 结果 !
 关于度假 的建 议
打电话 的人将有 两个选择 :
1. 如果紧 急的话 , 联系约 翰 · 史密斯 555-
1212
2. 不然就 等六月 一日 再打过 来

当你看 邮件的时 候 , 那就不是假期了 .

 重要建 议
远离电视机 – 28 小时 / 周

将钱换成时间 – 对于有小孩的人尤
其重要 .

吃饭 , 睡觉 , 锻炼比什么都重要 !
 一般的建议
不要违 背承诺 , 如果需 要 , 重新和 人协商 .

如果你 没有时 间把 事情做 对 , 那么 你也没 有

时间把 事情做 错 .

认识到 很多事 情就 是 成功 / 失败这 样简单 .

反馈环 : 有自信 的问别 人 .

推荐阅 读
 行动事 项
1. 弄个日历或者是 PDA
2. 以优先级顺序排 列你的任务 清单
3. 做时间记录 , 或者就数数 花在电视上 的
时间
4. 在日历上注出 30 天之内来回 顾这次讲座
, 问问自 己“我改变了哪 些 ?”
 时间管理

兰迪 · 波许
卡耐基 - 梅隆大 学
www.randypausch.com