Project Sistem Informasi Penjualan PT.

Sinergi Persada Medica

Disusun Oleh : Ayu Permatasari (09111403018) Vebi Lathifah Marza (09111403020) Indah Rahma Sari (09111403032) Niken Ayu Swari Arizona (09111403034) : Ihsan Jambak, M.Si

Dosen Pembimbing

Sistem Informasi Bilingual 4B Fakultas Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya

Latar Belakang

Sebagai perusahaan swasta yang bergerak di bidang farmasi kesehatan PT Sinergi Persada Medica telah menjalankan kegiatan penjualan, distribusi, dan piutang pada alat alat dan keperluan dalam bidang kesehatan. Semua urusan tersebut ditangani oleh 2 manajer yaitu manajer operasional dan manajer distribusi.

Untuk meningkatkan kinerja dan perkembangan perusahaan dibutuhkan sistem yang tepat dan dapat mengatasi masalah - ,masalah yang ada. Selain itu juga dibutuhkan teknologi informasi yang berkualitas guna memenuhi kebutuhan bisnis. Salah satu sistem yang akan dikembangkan dalam hal ini adalah Sistem Informasi Penjualan pada PT Sinergi Persada Medica.

Sistem informasi penjualan ini sangatlah penting untuk menunjang kegiatan dalam perusahaan ini, karena perusahaan ini menjual / menyediakan alat alat kesehatan. Sehingga perlunya suatu manajemen yang baik dalam mengelola apa saja yang terdapat pada sistem penjualan.

Saat ini sistem penjualan pada PT Sinergi Persada Medica telah menggunakan komputer atau terkomputerisasi, namun manajer operasional menyebutkan bahwa sistem yang mereka pakai masih basic atau dasar. Walaupun mereka telah memakai program manajer mengatakan bahwa masi banyak kendala kendala yang dihadapi pada saat penggunaanya. Kendalanya antara lain yaitu program tidak dapat menampilkan informasi rugi laba, pengisian data pesanan barang yang beraneka ragam, dan belum memenuhi kebutuhan pemakai secara keseluruhan yang seharusnya ada pada suatu sistem penjualan.

Manajer mengrapkan bahwa sistem penjualan dapat dikembangkan dan diperbaiki lebih baik lagi dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, sehingga dapat mendukung dan mempermudah kinerja kegiatan dalam perusahaan. Oleh karena itu, dibutuhkan sistem informasi penjualan pada PT Sinergi Persada Medica yang terintegrasi dan sesuai dengan kebutuhan pengguna dan diharapkan dapat membawa kemajuan pada perusahaan.

PROJECT CHARTER
Judul Proyek Tanggal Mulai Proyek Tanggal Akhir Proyek Informasi Anggaran : Sistem Informasi Penjualan PT Sinergi Persada Medica : 12 Maret 2013 : 7 Mei 2013 : PT Sinergi Persada Medica menganggarkan dana sebesar Rp10.600.000 untuk biaya aplikasi software pada sistem Informasi Penjualan. Dimana dalam total biaya tersebut sudah termasuk jasa pembuat aplikasi.

Sistem Informasi Penjualan ini secara sederhana dapat digambarkan sebagai sebuah bentuk kebutuhan dalam kegiatan penjualan pada perusahaan, agar mempermudah pekerjaan seluruh elemen yang terlibat di dalam Sistem Informasi Penjualan. Sistem ini dikembangkan secara Perangkat lunak yang memiliki hak akses di dalam penggunaannya yang digunakan oleh user, dalam hal ini pihak koordinator administrasi merangkap kasir yang melakukan proses pekerjaan dalam Sistem Penjualan. Oleh karena itu, dibutuhkan sistem informasi penjualan pada PT Sinergi Persada Medica yang terintegrasi dan sesuai dengan kebutuhan pengguna dan diharapkan dapat membawa kemajuan pada perusahaan.

Keluaran (Output) yang akan diperoleh Bagi Koordinator Administrasi Merangkap Kasir Memudahkan user dalam pengerjaan kegiatan penjualan Memudahkan dalam pengerjaan kegiatan Pembelian Dapat Membaca Rugi Laba Membantu mempermudah membuat laporan penjualan setiap tahunnya

Bagi Customer : Memberikan penjelasan atas transaksi yang dilakukan Transaksi berjalan lancar, efektif dan efisien.

Keuntungan Sistem

Menggunakan bahasa indonesia. Database yang terintegrasi dapat memudahkan manajemen data atau informasi. Integrasi data dapat dijaga dengan baik. Sistem proteksi yang berlapis untuk keamanan data. Memudahkan Proses Penjualan Dapat membaca atau menghitung Rugi Laba pada penjualan.
Manajer Proyek Tujuan Proyek : Niken Ayu Swari Arizona : Mengembangkan Sistem Informasi Penjualan berbasis IT untuk

membantu mengelola pelayanan transaksi perusahaan dan pekerjaan user yang terlibat di dalamnya yaitu segala macam hal yang berhubungan dengan proses dan kegiatan penjualan. Pengembangan proyek ini berhubungan dengan pengembangan aplikasi penjualan yang dipakai perusahaan pada saat ini. Pengembangannya meliputi kekurangan dari sistem yang ada seperti menambah fitur pembacaan rugi laba, pemesanan yang masi manual dikarenakan pada aplikasi lama tidak terdapat menu menu pemesanan barang yang lengkap, penginputan data menjadi lebih mudah, efektif dan efesien, pengelompokan data yang tadinya tidak sesuai kebutuhan user dikembangkan sehingga memenuhi kebutuhan user.

Pendekatan: Melakukan pertemuan langsung dengan narasumber dan melakukan interview. Melakukan review terhadap template internal dan eksternal serta contoh-contoh dokumen manajemen proyek Melakukan riset perangkat lunak untuk menyediakan jaminan keamanan dan mengelola input dari user. Mengajukan pertanyaan secara online kepada narasumber. Survey ke lokasi perusahaan.

Rancangan Anggaran Biaya Perincian biaya yang dibutuhkan adalah sebagai berikut : 1. Biaya Persiapan Operasi a. Biaya Instalasi Software -biaya perbaikan software 2. Biaya Proyek a. Biaya Konsultasi : - Analisis Narasumber -Biaya sewa programer - Teknisi & Desain Grafis 1 orang b. Biaya Transportasi dan Biaya akomodasi 4 orang 3. Tahap Analisis dan Desain a. Biaya mengumpulkan data, dokumentasi b. Biaya rapat 4. Biaya Operasi dan Perawatan a. Biaya perawatan Hardware b. Biaya perawatan Software c. Biaya konsultasi Total Biaya Keseluruhan Rp. 600.000 Rp. 500.000 Rp. 200.000 Rp. 10.600.000 Rp. 300.000 Rp. 200.000 Rp. 500.000 Rp. 2.000.000 Rp. 1.000.000 Rp. 300.000 Rp. 5.000.000

Fase Pengerjaan Pengelolaan Proyek 1. Fase Definisi Mencatat kebutuhan yang diperlukan dalam membangun sistem ini dengan memperoleh informasi menggunakan metode observasi, yaitu dengan mendatangi perusahaan dan mengumpulkan data perusahaan tersebut dengan mewawancarai karyawan, manager dan direktur. Selain observasi, juga mencari dan mengolah informasi melalui media internet. 2. Fase Analisa Menganalisis system yang sedang berjalan dengan tujuan untuk mengembangkan system baru atau menyempurnakan system lama. Tujuan dari tahapan ini adalah Membuat keputusan apabila system saat ini mempunyai masalah atau sudah tidak berfungsi secara baik dan hasil analisisnya digunakan sebagai dasar untuk memperbaiki sistem. Mengetahui ruang lingkup pekerjaannya yang akan ditanganinya. Memahami sistem yang sedang berjalan saat ini. Mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya. 3. Fase Desain Pada tahap ini penentuan proses dan kebutuhan dari system yang dikembangkan dengan mendesain interface terhadap inputan dan output bagi karyawan dan pembeli agar mudah dalam menggunakannya. 4. Fase Pemrograman Pada fase ini mulai mengerjakan pengembangan sistem setelah sesudahnya melakukan fase definisi, analisis dan desain. Disini tim sangat berhati-hati dalam mengerjakan proyek karena harus sesuai dengan rencana dan kebutuhan pengguna. 5. Fase Pengujian Proses pengujian ini dilakukan pada logika internal untuk memastikan semua pernyataan sudah diuji. Pengujian eksternal fungsional untuk menemukan kesalahan-kesalahan dan memastikan bahwa data input akan memberikan hasil yang tepat.

6.

Fase Penerimaan Pengujian Dalam melakukan fase pengujian tim akan mengevaluasi kekurangan dan juga kesalahan yang ada pada program dengan melihat kesalahan dan mengkoreksi / memeriksa sehingga dapat memberikan hasil yang diinginkan.

7.

Fase Pengoperasian Fase terakhir ini melakukan pengoperasian sistem yang telah dikembangkan dan melakukan pengecekan terhadap sistem yang akan dilakukan oleh karyawan setiap 1 bulan sekali. Sehingga apabila ada kerusakan terhadap sistem maka karyawan bisa langsung melakukan perbaikan terhadap sistem tersebut. Dan juga melakukan pengupdatean terhadap stok barang yang ada.

Tim Pembuat Sistem Aplikasi No 1 Nama Niken Arizona arizona_niken@yahoo.com 2 Vebi Lathifah Marza Programmer aplikasi , Analis 082179552208 software 3 Ayu Permatasari Programmer Security System 4 Indah Rahma Sari Teknisi & Desain Grafis Vebii_bee@yahoo.com database, 081278556900 Ayu_permata@yahoo.com 085675535147 Indah_Rahma@yahoo.com Ayu Peran Swari Tim Leader , Analis Sistem Kontak 085758802972

Jadwal Proyek Untuk mengembangkan Sistem Informasi Penjualan PT. Sinergi Persada Medica kurang lebih memerlukan waktu 4 bulan dengan pengaturan waktu berikut ini : Minggu ke1 X X 2 X X X 3 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Jenis Kegiatan Definisi Analisa Desain Pemrograman Pengujian Penerimaan Pengujian Pengoperasian