Surat-Menyurat

Sonezza Ladyanna, S.S., M.A.

 Surat adalah media komunikasi tertulis antara seseorang atau lembaga dengan seseorang atau lembaga lainnya untuk menyampaikan berbagai maksud dan kepentingan.

Kejelasan penggunaan ragam bahasa surat ditentukan oleh;

ketepatan ejaan, ketepatan pemilihan kata, penyusunan kalimat, dan pengaturan hubungan antarparagraf.

Selain digunakan sebagai media komunikasi, surat berfungsi sebagai berikut. Surat berfungsi sebagai alat bukti tertulis yang dapat menjadi sumber legalitas dalam sengketa hukum. Surat berfungsi sebagai alat pengingat. Surat bisa dijadikan sebagai bukti historis Dalam urusan kedinasan, surat berfungsi pula sebagai pedoman kerja dalam bertugas atau dalam melaksanakan kegiatan. Surat berfungsi sebagai duta organisasi yang mencerminkan keterpelajaran, mentalitas, dan kewibawaan penulis.

Berdasarkan isinya, surat dapat dibedakan menjadi: surat undangan, surat pengantar, surat pemberitahuan, surat permohonan bantuan, surat keterangan, surat tugas, surat edaran, surat pernyataan, surat pengumuman, surat peringatan, surat permohonan izin, surat perintah, surat perjanjian, surat keputusan, surat pengusulan, surat kuasa, surat berita acara, surat laporan, surat rekomendasi, surat balasan, surat kawat/telegram, memo, dan nota dinas.

Dalam kaitannya dengan urusan bisnis, dikenal adanya;

surat permintaan barang, surat penawaran, surat pesanan, surat penolakan pesanan, surat pengiriman, surat perjanjian.

Dalam kepentingan pribadi/keluarga dikenal; surat lamaran kerja, surat ucapan terima kasih, surat permintaan maaf, surat ucapan bela sungkawa, surat persahabatan.

Berdasarkan kepentingannya, surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut. Surat dinas, yaitu surat yang digunakan dalam kepentingan fungsi kedinasan, baik dinas pemerintah maupun dinas swasta. Surat niaga, yaitu surat yang digunakan dalam dunia bisnis atau perniagaan. Surat pribadi/keluarga, yaitu surat yang digunakan untuk kepentingan keluarga.

Dilihat dari jumlah penerimanya, surat dapat dibedakan atas; Surat biasa adalah surat dari seseorang pada sutau instansi kepada seseorang suatu instansi. Surat edaran adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang atau beberapa instansi. Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada sejumlah orang atau instansi yang identitasnya tidak diterakan secara langsung.

Dilihat dari keamanan isinya, surat dapat dibedakan atas; Surat biasa, yaitu surat yang apabila dibaca pihak lain tidak akan merugikan penerima maupun pengirimnya. Surat rahasia (RHS), yaitu surat yang isinya tida boleh diketahui pihak lain kecuali oleh orang yang dimaksud dalam surat tersebut. Surat sangat rahasia (SRHS) umumnya berupa surat yang berhubungan erat dengan keamanan negara.

Berdasarkan urgensi pengiriman/penyelesaiannya, surat dibedakan atas; Surat biasa, surat semacam ini tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian yang cepat. Surat segera, surat ini menuntut secepatnya diketahui atau ditanggapi oleh penerimanya. Surat sangat segera, surat ini harus sesegera mungkin diketahui dan ditanggapi oleh penerimanya.

Langkah-langkah menyusun surat dinas adalah sebagai berikut.

Menentukan perihal surat Menyusun kerangka surat berdasarkan urutan urutan waktu (kronologis) urutan kausalitas urutan familiaritas pola perkenalan pola langsung Pengumpulan informasi Mengembangkan kerangka surat menjadi surat yang utuh Mengetik surat Menyunting surat maksudnya merupakan kegiatan memeriksa surat, baik dari segi tata letak maupun bahasa yang digunakan termasuk menyunting penggunaan ejaannya Melipat surat dan menyampul surat Membubuhkan alamat surat, selain itu, juga dibubuhkan nomor surat dan cap dinas

Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan dapat ditandai oleh pernyataanpernyataan berikut. Dengan surat ini kami beri tahukan bahwa karyawan kami yang bernama.... Dengan ini kami beri tahukan bahwa kami menyetujui kebijakan Saudara... Berhubungan dengan surat kami..., dengan ini kami beri tahukan bahwa... Untuk memenuhi permintaan..., dengan hormat kami beri tahukan bahwa.... Bertalian dengan surat Saudara nomor..., kami beri tahukan bahwa...

Surat Perjanjian
Syarat sahnya surat perjanjian adalah sebagai berikut. Surat perjanjian harus ditulis di atas kertas segel atau kertas biasa yang dibubuhi materai. Pembuatan surat perjanjian harus atas rasa ikhlas, rela, tanpa paksaan. Isi perjanjian harus disetujui oleh kedua belah pihak yang berjanji. Pihak yang berjanji dan termasuk saksi harus sudah dewasa dan dalam keadaan waras dan sadar. Isi perjanjian harus terperinci dan jelas dan tidak mempunyai peluang untuk ditafsirkan secara berbeda (tidak bermakna ganda). Isi surat perjanjian tidak boleh bertentangan dengan undang-undang dan norma susila yang berlaku.

Guna surat perjanjian adalah untuk sebagai berikut. Menciptakan ketenangan bagi kedua belah pihak yang berjanji karena terdapatnya kepastian di dalam surat perjanjian. Mengetahui secara jelas batas hak dan kewajiban pihak yang berjanji. Menghindari terjadinya perselisihan/silang pendapat. Penyelesaian perselisihan atau perkara yang mungkin timbul sebagai akibat suatu perjanjian.

 Surat perjanjian terdiri atas beberapa macam, antara lain tentang jual-beli, sewa beli (leasing), sewa-menyewa, borongan pekerjaan, pinjam-meminjam, dan kerja sama (bagi hasil), serta perjanjian kerja sebagai karyawan.