La Legalizacion Notarial de Firmas y Documentos Nery Munoz

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LA LEGALIZACIN NOTARIAL DE FIRMAS Y DOCUMENTOS
I. LA LEGALIZACIN DE FIRMAS: Nery Roberto Muoz En principio diremos que el Notario puede legalizar firmas que han sido puestas o reconocidas en su presencia. DEFINICIN: Es la fe que da el Notario, de que una firma fue puesta o reconocida ante l, por las personas signatarias, y por consiguiente, deben tenerse como verdaderas, en virtud de la fe pblica de la cual est investido el Notario. El acta de legalizacin de firmas se le denomina y es ms conocida como Autntica, el nombre tcnico es Acta de Legalizacin de Firmas, aunque dentro del acta se da fe de que una firma es autntica. CONTENIDO: El acta de legalizacin de firmas debe contener: a) El lugar y la fecha b) Nombre del signatario c) Identificacin, si no fuere conocido por el Notario d) Fe de que la firma es autntica e) Firma nuevamente del signatario f) Las palabras ANTE MI, y g) La firma y sello del Notario FORMALIDADES: El acta de legalizacin se redacta a continuacin de la firma que se legaliza, no importando el papel en que est escrito el documento, el cual puede ser bond, espaol, sellado, etc...
INSTITUTO DE DERECHO NOTARIAL GUATEMALTECO

Direccin: 7. Ave. 5-36, Zona 2 Ciudad de Guatemala E-Mail: info@igdnotarial.org.gt Telefax: (502)2254-1172 - 5293-0242 Horario de atencin: Lunes Viernes 8:00 a 13:00 horas
PERSONAS QUE NO SABEN FIRMAR: En caso de que una persona no sepa o no pueda firmar, para efectuar la legalizacin, debe firmar otra persona a su ruego y la firma de esta persona es la que se legaliza; desde luego siempre queda la impresin digital junto con la firma. ACTA DE LEGALIZACIN EN HOJA INDEPENDIENTE: Cuando el acta de legalizacin, por falta de espacio, no pueda redactarse en la misma hoja en donde aparece la firma, se debe redactar en hoja independiente y debe hacerse relacin de sta en el acta. As tambin el Notario debe firmar y sellar las hojas anteriores a la que se encuentra suscrita el acta de legalizacin y har constar esa circunstancia. IMPUESTOS: Los impuestos que debe cubrir el Acta de Legalizacin de firmas son: Un timbre fiscal de veinticinco centavos y un timbre notarial de diez centavos. Como dijimos anteriormente, no importa el papel en que est escrito el documento, ya que el acta de legalizacin cubre su propio impuesto; ahora bien, si el documento debe ir en papel sellado, se cubre el impuesto del papel sellado por el documento y los timbres por la autntica, uno no es excluyente del otro. VALIDEZ: El acta de legalizacin de firmas tiene plena validez, con respecto al signatario del documento y a la fecha. El acta de legalizacin, no prejuzga acerca de la validez del documento ni la capacidad ni personera de los firmantes. OBLIGACIONES POSTERIORES: La obligacin posterior que nace de la legalizacin de firmas es la razn que debe tomar el Notario en su propio protocolo, dentro de un trmino que no debe exceder d9 ocho das. La regulacin legal del Acta de Legalizacin de Firmas - y le toma de razn, se encuentra contenida en los artculos 54 al 59 del Cdigo de Notariado.

CONSIDERACIONES: La primera consideracin que es importante hacer es con respecto a la validez del acta de legalizacin de firmas. Se dijo que la autntica no prejuzga acerca de la validez del documento, sin embargo como Notarios debemos abstenernos de legalizar firmas de documentos que contengan actos o negocios en contra de la moral o que vayan en contra de la ley. La Notaria Mercedes Asturias de Castaeda al respecto escribi: "Se acude con frecuencia en el caso de compra venta de lotes de terreno, a celebrar promesas de compra venta, en documentos privados con legalizacin de firma. El Notario puede aducir que no asume ninguna responsabilidad profesional, por lo que establece el articulo 57 del Cdigo. Sin embargo, considero que el Notario si asume responsabilidad al avalar una negociacin en la cual no se cumplen los requisitos en cuanto a la forma que establece la ley, porque precisamente su calidad de profesional del Derecho, le obliga a cumplir con dichos requisitos y al no hacerlo, causa dao a las personas, porque en un momento determinado que pretendan ejercer su derecho de accin se encuentran que el documento privado con firma legalizada no es suficiente para ella, viendo burlados sus derechos ya que no pueden ejercitar ni accin penal, ni civil. Aunque si ha habido mala fe y nimo doloso. Esta situacin ilegal ha permitido que se estafe a muchas personas, por no otorgarse el instrumento pblico correspondiente, como lo es la escritura pblica. El Artculo 1576 del Cdigo Civil, establece que los contratos que se tengan que inscribir o anotarse en los registros, cualquiera que sea su valor, deben constar en Escritura Pblica. Por lo tanto el Notario debe estar consciente de sta y no avalar con su actuacin profesional negocios privados que puedan perjudicar a quienes actan de buena fe y confiados en el conocimiento y responsabilidad del profesional."(1) La segunda consideracin es respecto a la capacidad y personera de los firmantes. Si el acta de legalizacin o autntica, no prejuzga con respecto a la capacidad, debemos entender que podemos legalizar firmas de personas incapaces, lo cual sera incorrecto y podramos inducir a error a muchas personas, ya que estos actos quedarn viciados desde su creacin.

Respecto a la personera de los firmantes, en mi opinin, no nos est permitido, acreditar representacin dentro del acta de legalizacin, sino nicamente certificar la autenticidad de la firma de la persona; y si acreditamos la calidad con la que esta persona acta o representa sera incorrecto. Por ltimo debo referirme a las obligaciones posteriores al acta de legalizacin de firmas. La nica obligacin que queda al Notario es tomar razn en su protocolo dentro de un trmino que no debe exceder de ocho das. (Aunque en la prctica, casi no se cumple). El hecho de legalizar la firma no da facultades al Notario para hacer o dar avisos de los negocios que se han celebrado en los documentos cuyas firmas se legalizan, el Notario ha intervenido en la legislacin de firmas, pero no ha autorizado el negocio. Por lo tanto tambin es incorrecta la prctica de dar avisos, por el hecho de que autenticamos firmas en documentos privados, cuando por ejemplo en compra venta de vehculos, lneas telefnicas, 'ttulos de agua, etc., en estos casos nuestra funcin es de autenticador de firmas nicamente. Para hacer y dar los avisos, estos negocios deben constar en el instrumento pblico correspondiente, o sea la escritura pblica. Cuando notarialmente estamos actuando en la legalizacin de firmas o autnticas, estamos ejerciendo como si furamos Notarios de tipo Sajn y no Notarios pie tipo latino, ya que como ustedes saben el Notario Sajn, es un autenticador de firmas, no interviene en la redaccin del documento, no asesora a las partes, solo da fe de la autenticidad de las firmas. Respecto a esta situacin el Notario Oscar Barrios Castillo, emiti el siguiente dictamen: "ANTECEDENTES: Un Notario omite tomar razn en su protocolo de un acta de legalizacin de firma puesta en un documento privado que l autentic. Invalida esa omisin la totalidad del documento? N.- En mi opinin el documento privado sigue siendo documento privado aunque la firma que lo calce est legalizada. De ello se desprende: que haya un documento privado y un acta de legalizacin de firma, la cual de conformidad con el artculo 57 del Cdigo de Notariado no prejuzga sobre la validez del documento. Por otra parte el artculo 59 del Cdigo de Notariado, impone al Notario, que de cada acta de legalizacin de firma que efecte, tome razn en su protocolo, dentro de un trmino que no exceda de ocho das. Razn que debe constar de los requisitos all exigidos. Ello es una obligacin exclusiva del Notario ajena al documento en s. La omisin de esa razn constituye una infraccin del Notario al mandato legal, que se sanciona con una multa.

Invalida esa omisin solo el acta de legalizacin? N.- La omisin de la razn de legalizacin, constituye una infraccin, una falta del Notario. La omisin de esa razn en su propio registro notarial constituye un incumplimiento de sus deberes, tiene sancin imponible al Notario, pero no apareja (no existe ley para ello) la invalidez del acta de legalizacin de firma. En ninguna ley encontramos que la validez del acta de legalizacin de firma est sujeta o condicionada a la existencia de la razn en el Protocolo. En Derecho Notarial priva "El Principio de Excepcionalidad" que consiste en que los casos de nulidad de los instrumentos pblicos debe ser omisin taxativo en la ley, no permitindose aplicaciones analgicas o cualquier medio de interpretacin extensivo. La doctrina notarial en esto es unnime. Esa omisin, Slo hace incurrir al Notario en una falta? En este caso, Cul sera la sancin a imponer al Notario? La sancin en caso de omisin de la razn de legalizacin de firma, no est expresada en la ley. Pero est regulada en forma general, en el prrafo primero del artculo 101 del Cdigo de Notariado que dice: "Artculo 101.- Las dems infracciones a que se refiere esta ley sern sancionadas por la Corte Suprema de Justicia, siempre que no constituyan delito, o por el tribunal que conozca, en su caso, pudiendo amonestar o censurar al Notario infractor o imponerle multa, que no exceda de veinticinco quetzales. En caso de reincidencia... etc.-" (2) CONCLUSIONES: A manera de conclusiones dir: 1. Al actuar como Notarios en la legalizacin de firmas en un documento, debemos tomar en cuenta que el mismo no contenga actos o negocios que vayan en contra de la ley o la moral, de lo contrario debemos abstenernos. 2.- Nunca debemos legalizar firmas en documentos privados, cuando el acto o negocio que contienen deba ir en Escritura Pblica. 3.- La nica obligacin que el Notario tiene despus de la legalizacin de firmas es tomar razn en su protocolo; por lo tanto no estamos facultados para dar avisos del negocio que contiene tal documento privado, lo nico autntico es la firma, lo contenido en el documento puede no serlo.

4.- Debemos cumplir con la obligacin de tomar razn en nuestro protocolo de cada legalizacin de firmas, aunque no sea exigencia para la validez de la autntica, es una obligacin que nos impone la ley. Si consideramos que la toma de razn es innecesaria, propugnemos por una modificacin en la ley de la materia. 5.- En el acta de legalizacin no debemos acreditar personera, ya que somos responsables nicamente de la firma y de la fecha. Por lo tanto debemos abstenernos de hacerlo. II. LEGALIZACIN DE FOTOCOPIAS DE DOCUMENTOS En los tiempos modernos la legalizacin de fotocopias de documentos se ha vuelto muy usual, por la facilidad de obtener copias exactas de los originales y evitarnos pedir la devolucin de documentos que son de gran utilidad para el interesado. Sin embargo, el acto jurdico notarial de legalizacin de fotocopia de documentos no lo tenamos regulado expresamente. ANTECEDENTES: Hace cuarenta aos cuando se promulg el actual Cdigo de Notariado, no se previ la legalizacin o autenticacin de fotocopia de documentos. Solo se dej prevista la posibilidad de expedir testimonios por medio de copias fotostticas o fotogrficas. El Notario Maximiliano Araujo, escribi en 1982 con respecto de este tema que: "Es indudable que en los ltimos aos Guatemala ha entrado de lleno a lo que muchos estudiosos de la Filosofa y de la sociologa han dado en llamar "La Cultura de la Tecnologa", y sin entrar en detalles sobre si esto es bueno o malo, lo cierto del caso es que nos enfrentamos a un continuo proceso de cambio; y no obstante que una de las caractersticas del Derecho es adecuacin a la realidad, vemos como las ms de las veces no existe la coincidencia deseada, siendo que en esa relacin es el Derecho el que va en atraso, as sucede que en los momentos actuales las mquinas reproductoras de documentos o fotocopiadoras, se han convertido en un instrumento til para algunas de las actividades humanas, y los notarios por la misma razn del ejercicio de su profesin no han quedado al margen de esa prctica. Sin embargo, nos encontramos que ante dicho fenmeno el Notario guatemalteco se encuentra con que las normas que pudieran regular su actividad frente al uso de las mquinas fotocopiadoras son ambiguas en su redaccin."(3)

Con el transcurso del tiempo la prctica de legalizar fotocopias se ha vuelto muy comn, adems de mucha utilidad; sin embargo se dudaba, cul era la forma correcta de hacerlo constar. El Notario mencionado, al referirse a las leyes aplicables al uso de la fotocopia dice: "El Cdigo de Notariado de Guatemala, en su artculo primero seala que: "El Notario tiene fe pblica para hacer constar y autorizar actos y contratos en que intervengan por disposicin de la ley o a requerimiento de parte". Pero sucede y ste es el problema que presentamos hoy, que ante el uso de las mquinas fotocopiadoras el Notario se encuentra nicamente con que despus de la disposicin general transcrita anteriormente, estn los siguientes preceptos ambiguos que le sirven de gua: 1) Lo contenido en el artculo 67 del Cdigo de Notariado que dice: Los testimonios podrn extenderse por medio de copias fotostticas de los instrumentos, casos en los cuales los testimonios se completarn con una hoja de papel sellado, en la que se asentar la razn final y colocarn los timbres respectivos. 2) Lo contenido en el artculo 178 del Cdigo Procesal Civil y mercantil que dice: "Podrn presentarse toda clase de documentos, as como fotografas, fotostticas, fotocopias, radiografas, mapas, diagramas, calcos y otros similares." 3) En el Cdigo Procesal Penal, que dio una norma ms directa que regula la funcin del Notario en cuanto a nuestro tema de estudio, y es la que dice en el artculo 475, que cuando se trate de copias, stas debern estar debidamente legalizadas. Tambin hay disposiciones internes de instituciones, como lo que sucede con el Registro mercantil, que dice en algunos de sus formularios, que debern presentarse duplicados de documentos (testimonios por ejemplo) debidamente legalizados." (4) Se utilizaban dos formas de legalizar fotocopias de documentos: a) Redactando en el mismo documento o en la misma hoja de fotocopia, una razn o frmula, en la cual se expresaba su autenticidad, cubriendo impuesto como si se tratara de una legalizacin de firmas. b) Por medio de un acta notarial en papel sellado del menor valor, haciendo constar el hecho de que el documento se reprodujo en su presencia como Notario. En este caso se supla el valor del papel sellado en cada hoja de fotocopia, adhirindole un timbre de veinticinco centavos a cada hoja de fotocopia.

La primera de las formas, o sea redactando en la misma hoja de fotocopia, era incorrecta, ya que el Cdigo de Notariado nos facultaba, antes de la promulgacin del Decreto 28-87 del Congreso de la Repblica, para legalizar firmas utilizando esa frmula, ms no para legalizar fotocopias de documentos. La segunda de las formas, o sea mediante Acta Notarial, era la forma correcta, aunque nos llevaba un poco ms de tiempo, ya que lo hacamos en base a lo establecido en el artculo 60 del Cdigo de Notariado, que establece que el Notario, en los actos que intervenga por disposicin de la ley o a requerimiento de parte, levantar actas notariales en las que har constar los hechos que presencie y circunstancias que le consten. Decimos que era la forma correcta, ya que en el Acta Notarial, el profesional hace constar hechos que presencie y circunstancias que le constan, en este caso haca constar el hecho de que la hoja de fotocopia haba sido tomada en su presencia, v esa circunstancia re constaba personalmente. El anterior era el procedimiento Legal. hasta que se emitir; el decreto 28- 87 de el Congreso pie la Repblica, el 14 de mayo le 1987, el cual, fue publicado el 2 de junio de 1987, que regul que el Notario puede legalizar Fotocopias, fotostticas y otras reproducciones, siempre que las mismas sean procesadas, copiadas o reproducidas del original, en su presencia. Esta forma gil y sencilla de legalizar fotocopias era necesaria y llen un vaco en la legislacin notarial guatemalteca. Un aspecto que no debemos descuidar es, que en efecto, las fotocopias que legalicemos se hayan tomado en nuestra presencia, ya que las hojas de fotocopia son fciles de alterar y si aceptamos que nos lleven las fotocopias, sin tener a la vista el documento original, podemos ser sorprendidos en nuestra fe pblica y resultar legalizando una fotocopia que no es fiel de su original, por lo que seramos responsables del delito de falsedad, al certificar algo que no es cierto. CONCLUSIONES: 1. En la prctica notarial guatemalteca, era necesaria que se regulara en forma expresa como legalizar fotocopias de documentos, evitando con ello, las diferentes formas de hacerlo. 2. La promulgacin del Decreto 28-87 del Congreso de la Repblica, regulando una forma gil y sencilla de legalizar fotocopias, Llen un vaco en la legislacin notarial guatemalteca. 3. Las hojas de fotocopia que legalicemos deben haber sido tomadas en nuestra presencia, para verificar la similitud con el original, ya que de resultar diferentes seramos responsables de ello.


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