MINIT MESYUARAT PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK) BILANGAN 6 KALI KEDUA TAHUN 2010 PERBADANAN PERPUSTAKAAN AWAM

NEGERI PERAK Tarikh Masa Tempat : 01 Jun 2010 : 2.30 petang : Bilik Mawar Perbadanan Perpustakaan Awam Negeri Perak

AHLI YANG HADIR 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 15. 16. 17. Pn. Suraya bt. Hj. Ariffin, AMP Pustakawan Pn. Rozita bt. Hassan Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Pn. Hajah Zahariah bt. Hj. Zakaria Penolong Pegawai Perpustakaan En. Zamri bin Daman Huri Penolong Akauntan Pn. Noor Fadilah bt. Hj. Abdul Aziz Penolong Pegawai Tadbir Pn. Wirda Lisa @ Hanim Dalina bt. Mohd Arsad Penolong Pegawai Perpustakaan Pn. Junaimi bt. Abdul Moin Penolong Pegawai Perpustakaan Pn. Asiah bt. Bohbery Pegawai Pemantau Zon 3 Pn. Farahanum Shuhaily bt. Ab. Malek Zaki Pegawai Pemantau Zon 4 Pn. Norawati bt. Mohd Ali Pegawai Pemantau Zon 5 Pn. Norziha bt. Osman Pegawai Pemantau Zon 6 Pn Rosnani Bt Jamaluddin Pembantu Perpustakaan Pn. Norhamilah bt. Mohd Noor Penolong Pegawai Perpustakaan Setiausaha Pengerusi

TIDAK HADIR 1. Tuan Haji Mohammad Nazari bin Haji Abdul Hamid Pengarah, Perbadanan Perpustakaan Awam Negeri Perak Pn. Noor Rozita bt. Osman (cuti bersalin) Pegawai Pemantau Zon 2

2.

1.

UCAPAN PENGERUSI Pengerusi memberi salam dan mengalu-alukan kehadiran semua Ahli Jawatankuasa JKPAK ke Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK) Kali Ke-6 Bil. 2/2010.

2.

MEMBENTANGKAN MENGESAHKAN MINIT MESYUARAT YANG LALU Minit mesyuarat disahkan oleh Pn. Wirda Lisa@Hanim Dalina binti Mohd Arsad dan disokong sebulat suara dengan pindaan seperti berikut : 2.1 2.2 2.3 Perkara 3.2, Bahagian Gerakan Literasi dipinda kepada Bahagian Perkhidmatan Perpustakaan & Maklumat; Perkara 5, Pindaan tarikh 14 April 2010 kepada 7 Januari 2010; dan Pindaan tarikh minit mesyuarat disediakan 22 Januari 2010 kepada 05 April 2010.

3.

PERKARA BERBANGKIT 3.1 Pelupusan Fail di Bahagian Pengurusan dan Pembangunan Koleksi Pelupusan di Bahagian Pengurusan dan Pembangunan Koleksi dan fail dari PA Taiping akan dibuat bersama. Jangkaan pelupusan pada bulan Julai. Tindakan : Bahagian Pengurusan Pentadbiran 3.2 Toy Library di PD Felda Bersia Pustakawan masih belum mendapat masa yang sesuai untuk mengadakan perbincangan dengan pihak Pengurusan Felda Bersia. Perbincangan akan dilakukan secepat mungkin. Tindakan : Pustakawan Peralatan USP Bahagian Teknologi Maklumat dan Komunikasi masih menunggu surat hak milik peralatan USP dari KPKK. Tindakan : Bahagian Teknologi Maklumat dan Komunikasi 3.4 Aset Semasa Unit Aset & Senggara dalam proses mengenal pasti dan melengkapkan senarai aset alih kerajaan yang tidak mempunyai punca maklumat untuk tindakan

3.3

pendokumentasian dan tindakan pelupusan sekiranya perlu. Senarai ini perlu diselesaikan pada atau sebelum 26 Jun 2010. Tindakan : Unit Aset & Senggara 3.5 Pendaftaran Aset KEW 312 & KEW 313 telah lengkap diisi dengan maklumat harga mengikut nilaian semasa. Makluman Pelupusan Perabot/Peralatan di Taiping Bahagian masih menunggu surat jawapan dari JKR berkaitan pengesahan aset sumbangan di PA Taiping. Tindakan : Bahagian Pengurusan Pentadbiran Bahan Bacaan Perpustakaan Bas Bergerak ACH 4560 Pemantau Zon 3 perlu menyediakan senarai koleksi Perkhidmatan Perpustakaan Bas Bergerak di Teluk Intan dengan menggunakan Borang KEW PA 17 dan Borang Arkib untuk tujuan pelupusan pada atau sebelum 30 Jun 2010. Tindakan : Pegawai Pemantau Zon 3 3.8 KEW.PA-7 Tindakan menyelaraskan jenis aset dan mencetak semula KEW.PA-7 sedang dilakukan. Ruang yang masih belum mempunyai KEW.PA-7 telah dikenal pasti dan dalam tindakan. Unit Aset perlu menyelesaikan perkara ini selewat-lewatnya 30 Jun 2010. Tindakan : Unit Aset & Senggara Aset di Perkhidmatan Semakan aset di Perpustakaan Cawangan dan Desa akan dilakukan setelah semakan aset alih kerajaan di Perkhidmatan Perpustakaan Awam Negeri selesai. Pemantau diminta melengkapkan Kad KEW 312, KEW 313, KEW PA 2 dan KEW PA 3 dan diserahkan kepada Unit Aset pada atau sebelum 12 Julai 2010 untuk tindakan selanjutnya. Tindakan : Unit Aset & Senggara/Pemantau 3.10 Aset Sumbangan Surat Akuan Penyumbang bagi aset sumbangan perlu dilengkapkan semasa penerimaan aset sumbangan berkenaan. Bagi penerimaan sumbangan koleksi, mohon Ketua Bahagian Pengurusan Dan Pembangunan Koleksi membuat pindaan yang sesuai bagi Surat Akaun Penyumbang dan emailkan Surat Akaun Penyumbang berkenaan kepada pemantau untuk diguna pakai. Tindakan : Penerima Aset/Bahagian Pengurusan & Pembangunan Koleksi 3.11 Kotak Pameran Hak Milik PA Taiping 7 buah kotak pameran berkaca PA Taiping telah ditempatkan di Perkhidmatan Perpustakaan Awam Negeri. Pergerakan aset telah didaftarkan dalam KEW.PA-6. Makluman Sumbangan LCD Projector di PA Pulau Pangkor Pegawai Pemantau Zon 5 dipohon untuk mendapatkan maklumat penyumbang LCD Projector berkenaan bagi tujuan perekodan aset.

3.6

3.7

3.9

3.12

Tindakan : Pegawai Pemantau Zon 5 3.13 Pengurusan Stor Unit Aset & Senggara perlu melengkapkan maklumat perolehan semua stok bekalan pejabat yang terdapat di Stor Bekalan Pejabat. Mohon diselesaikan perkara ini pada atau sebelum 20 Jun 2010. Tindakan : Unit Aset & Senggara

4.

MEMBENTANGKAN KEDUDUKAN SEMASA ASET ALIH KERAJAAN 4.1 Penerimaan Aset Alih Januari Mei 2010 Jabatan telah menerima 1 penerimaan harta modal untuk perolehan kamera digital berjumlah RM 3,100.00 sahaja. Bagi penerimaan inventori nilaian perolehan berjumlah RM 13,317.00 sahaja. Sehingga tarikh 31 Mei 2010 jumlah keseluruhan penerimaan aset alih kerajaan ialah 16,417.00 sahaja. Senarai perolehan aset alih kerajaan adalah seperti di lampiran 1. Semua penerimaan aset telah didaftarkan ke dalam KEW. PA-2 dan KEW. PA-3. Pendaftaran Aset Unit Aset telah menerima 1 perolehan Harta Modal dan 12 perolehan inventori. Semua penerimaan aset ini telah didaftar ke dalam KEW PA 2 dan KEW PA 3. Tindakan susulan Unit Aset ialah mengemaskini rekod KEW PA 7 di Bahagian/Unit yang menerima aset berkenaan. Selenggara Aset Unit Aset Dan Senggara akan mengambil tindakan penyelenggaraan berdasarkan borang aduan kerosakan yang diterima. Sehingga kini, Unit Aset Dan Senggara tiada menerima aduan kerosakan dari kakitangan. Kehilangan Dan Hapus Kira Kehilangan terkini aset alih ialah pada 29 Mac 2010 melibat 4 unit LCD monitor komputer, 1 unit wayar mesin fotokopi dan wang syiling berjumlah RM 1.00 sahaja telah dilaporkan ke Pejabat Kewangan Negeri . Walau bagaimanapun, wayar mesin fotokopi telah pun dijumpai semula.

4.2

4.3

4.4

5.

LAPORAN HASIL PEMERIKSAAN ASET ALIH KERAJAAN Tiada

6.

LAPORAN TINDAKAN PELUPUSAN Satu mesyuarat Lembaga Pengarah akan diadakan bagi memutuskan Kuasa Melulus bagi tindakan pelupusan dan hapus kira jabatan. Makluman

7.

LAPORAN TINDAKAN SURCAJ / TATATERTIB Tiada. Makluman

8.

MASALAH-MASALAH BERKAITAN DENGAN PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN Semua masalah aset alih dan stok bekalan pejabat telah dibincangkan dan dalam proses tindakan. Makluman

9.

HAL-HAL LAIN 9.1 KEW 312 & KEW 313 PD Khas Jabatan akan mengambil semula KEW 312 & KEW 313 dari semua PD Khas. Mohon kerjasama pemantau untuk mengumpulkan KEW 312 & KEW 313 dan diserahkan kepada Unit Aset Dan Senggara pada atau sebelum 12 Julai 2010. Tindakan : Semua Pegawai Pemantau TV di PA Selama dan PA Gerik Unit Aset diminta menyemak TV baru yang dihantar ke PA Selama yang dilaporkan tidak boleh digunakan manakala bagi TV di PA Gerik, Pemantau Zon 4 diminta untuk membuat semakan sama ada TV tersebut ekonomik untuk dibaiki atau sebaliknya. PA Gerik diminta mengisi borang aduan kerosakan. Sekiranya TV tersebut tidak ekonomik untuk diperbaiki Unit Aset dan Senggara akan mengambil tindakan pelupusan. Tindakan : Pemantau Zon 4/Unit Aset & Senggara 9.3 Carta Alir Kerosakan Aset Alih Kerajaan Borang Kerosakan akan dihantar pada Pengarah untuk mendapat kelulusan pembaikan dan akan diserahkan kepada Bahagian yang terlibat untuk tindakan susulan. Tindakan : Unit Pembangunan & Rangkaian Perpustakaan Pergerakan Aset Alih Kerajaan Setiap pergerakan aset alih kerajaan di perkhidmatan perlu dilaporkan kepada Unit Aset & Senggara untuk tujuan pemantauan. Makluman : Semua Pegawai/Pemantau Kehilangan Dan Hapus kira Pemantau Zon 1 perlu mendapatkan hasil siasatan polis bagi kehilangan 4 unit monitor komputer LCD. (Rujuk No. Repot : SG SENAM2628/10). Tindakan : Pegawai Pemantau Zon 1 9.6 Agihan Stok Bekalan Pejabat Mesyuarat bersetuju agar agihan stok bekalan pejabat dilakukan 2 kali seminggu iaitu pada setiap hari Selasa dan Khamis. Makluman Penyimpanan Daftar / Rekod Aset Semua dokumen KEW PA 1 hingga KEW PA 5 perlu disimpan dalam fail kulit keras dan disimpan dalam kabinet berkunci di Unit Aset Dan Senggara. Unit Aset Dan Senggara akan menyimpan daftar asal dan salinan dokumen perlu di simpan di lokasi penempatan. Setiap bahagian dan unit yang terlibat dengan penerimaan aset perlu mendaftar dan menyelenggarakan maklumat aset tersebut bagi memudahkan pemeriksaan aset dilakukan. Tindakan : Unit Aset & Senggara

9.2

9.4

9.5

9.7

9.8

Penempatan Aset Semua aset perlu berada di lokasi yang telah dinyatakan di dalam daftar aset agar pemantauan dapat dilakukan dengan lebih berkesan. Sebarang pergerakan perlu dilaporkan kepada Unit Aset Dan Senggara. Makluman Pelabelan Aset Unit Aset dan Senggara perlu membuat semakan label kepada semua aset jabatan dan mengambil tindakan melabel kepada aset yang masih belum dilabel. Ini bertujuan untuk memudahkan proses mengenal pasti kewujudan dan penempatan aset. Tindakan : Unit Aset & Senggara Taklimat Tatacara Pengurusan Aset Kerajaan Semua pegawai dan kakitangan yang bertanggungjawab terhadap pengurusan aset perlu diberikan penerangan secara khusus berkaitan Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 Tahun 2007 agar tidak timbul kekeliruan semasa menjalankan tugas. Ini secara tidak langsung dapat memperbaiki kelemahan semasa menguruskan aset jabatan. Unit Aset dan Senggara dipohon untuk mendapatkan kelulusan taklimat ini daripada Pengarah. Tindakan : Unit Aset & Senggara

9.9

9.10

PENUTUP Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua yang hadir dan mesyuarat ditangguhkan pada jam 5.40 ptg.

Minit disediakan oleh,

(NORHAMILAH BT MOHD NOOR) Setiausaha Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK)

Disahkan oleh,

(SURAYA BINTI HJ ARIFFIN, A.M.P.) Pustakawan Perbadanan Perpustakaan Awam Negeri Perak Tarikh :25 Jun 2010