A GESTO DO CONHECIMENTO E A GESTO DE PROJETOS Por Ana Paula Guzela Bertolin

A era do conhecimento e inovao tornou o ambiente organizacional um novo desafio para a estratgia dos negcios, fazendo com que houvesse, por parte dos gestores, uma maior preocupao em seus planejamentos, de modo que o conhecimento adquirido pela organizao possa se tornar vantagem competitiva na aplicao de um novo ambiente inovador. Inovao, conhecimento e capital intelectual, so aspectos que uma gesto moderna no pode desconsiderar. (FNQ, 2007) A gesto de projetos, to evidente em organizaes de TI, enfatiza a necessidade de se gerir conhecimentos entre os stakeholders para que, alm da busca de inovao constante, tambm haja a preocupao com o melhor aproveitamento do conhecimento j existente, otimizando esforos e reduzindo o retrabalho, alm de prevenir a perda de capital intelectual por equipes desfeitas ao final de um projeto. DO VALLE (2010) afirma que existem perdas significativas devido falta de informaes relevantes no momento adequado, tais como: (i) decises ruins baseadas em poucas informaes; (ii) esforo duplicado porque mais de um grupo ou pessoa trabalham na mesma tarefa sem saber que esta tarefa foi parcialmente ou totalmente finalizada; (iii) perda de negcios ou vendas porque o potencial cliente no conseguiu encontrar informaes sobre o produto ou servio ou porque o responsvel pela rea de negcio no soube encontrar as informaes certas dentro da prpria organizao, e; (iv) baixa produtividade porque os colaboradores no conseguem encontrar a informao que precisam para executar uma tarefa. Devido a estas circunstncias, a gesto do conhecimento torna-se uma importante ferramenta para inovao tecnolgica na gerncia de projetos, conduzindo para anlises mais detalhadas de como as organizaes podem se preparar para o desenvolvimento de novas demandas, proporcionando aferies mais efetivas de resultados. Dentre as caractersticas deste ambiente, pode-se ressaltar o fato de que as fontes de informao mais comuns so documentos de diferentes tipos e pessoas, onde estas devem ser identificadas por meio da sua referncia como detentora da informao necessria a determinado usurio quem sabe o qu, o que torna evidente mais uma vez a necessidade da reteno, compartilhamento e disseminao do conhecimento mais eficaz.

A gesto do conhecimento pode ser aplicada a indivduos, grupos e estruturas organizacionais, afirma PROBST (2002). representada por processos operacionais que utilizam o conhecimento como recurso, destacando-se: Identificao do conhecimento: facilitar a localizao daquilo que se necessita, mapeando habilidades e dados internos e externos de forma transparente e sem duplicidade; Aquisio do conhecimento: considera as fontes de aquisio do conhecimento, tais como: relacionamentos com clientes, fornecedores, parceiros, networking, etc; Desenvolvimento do conhecimento: gerao de habilidades e produtos novos, ideias melhores e processos mais eficientes; Compartilhamento e distribuio de conhecimento: refere-se a o qu e a quem comunicar, transformando esforos isolados em aprendizado e, por conseguinte, em conhecimento organizacional. Atua sob conhecimentos j disponveis na empresa; Utilizao do conhecimento: assegura a utilidade de um conhecimento que foi gerado e encontra-se disponvel na organizao. Ou seja, consiste na aplicao, produtiva, de conhecimentos nas atividades da empresa, evitando cometer erros ou agir em duplicidade. o uso eficiente do conhecimento para atingir metas, traduzindo-o em resultados tangveis; Reteno do conhecimento: nesse processo, o papel da gesto de grande relevncia para selecionar, armazenar e atualizar, sistematicamente, os conhecimentos gerados no decorrer do processo. Destacam-se tambm a formao da memria da organizao e o suporte que as TI&C (tecnologias de informao e comunicaes) podem conferir a essa etapa da gesto de projeto do conhecimento. VIILELA e MENDES (2004) acrescentam ainda s fases expostas, a definio de metas do conhecimento (transformao de orientao estratgica em objetivos concretos) e a sua avaliao (fase de controle em ateno s metas definidas para o projeto), que lhe conferem aspectos de um sistema de gesto e afirmam que h de destacar que trabalhar a gesto do conhecimento, sob o enfoque da gesto de projetos, confere uma perspectiva de estruturao e tangibilidade ao volume de elementos intangveis envolvidos em sua prtica. Nesse sentido, o papel do escritrio de projetos tem sua funo ampliada com a incluso das orientaes descritas nos processos essenciais de GC s demandas dos projetos.

Organizaes voltadas para a elaborao de projetos criam seus conhecimentos pela prtica do que foi desenvolvido em cada um de seus projetos, ou seja, pelo conhecimento disseminado das experincias de seus colaboradores. VALERIANO (2001) afirma que para organizaes que esto constantemente envolvidas com novos projetos e, naturalmente, com problemas em cada um deles, desde as fases iniciais at o seu encerramento, nada mais recomendvel que procurar extrair o mximo das lies aprendidas. A Gesto do Conhecimento no mbito organizacional trata as lies aprendidas como parte do processo de aprendizagem organizacional, que implicitamente sempre esteve presente neste ambiente, mas, para que este processo seja eficiente e eficaz, o mesmo deve fazer parte das boas prticas para disseminao do conhecimento organizacional. Este processo inovador nas organizaes s ser vivel se fizer parte da estratgia e cultura da organizao, materializando-se atravs de um programa efetivo de comunicao onde a disseminao do conhecimento desenvolvido em seus projetos seja uma prtica. (BERTOLIN et al, p. 6). Ao utilizar o conhecimento como foco estratgico assegurando a sua utilizao durante e aps o encerramento dos projetos para que suas lies aprendidas possam ser reutilizadas, mantm-se a sua continuidade para que a organizao aprenda constantemente com sua experincia. VILELA e MENDES (2004) evidenciam a necessidade de acrescer, s funes do escritrio de projetos, elementos da gesto do conhecimento para fundamentar estratgias orientadas criao, disseminao e uso do conhecimento. Essas funes, conforme ilustrado na Figura 1, perpassam pela gesto das competncias que compem a equipe, pela capacitao do pessoal envolvido no processo e mobilizao de esforos cooperados entre os projetos desenvolvidos, no sentido de assegurar longevidade e aprendizagem permanente temporalidade dos projetos, assegurando ao escritrio de projetos o papel de articulador e catalisador de aes de gesto do conhecimento.

ESCRITRIO DE PROJETOS
- Assessoramento; - Auditoria de projetos; - Interao inter setores; - Respeito a metodologia, regulamentos e padres; - Treinamento; - Garantia da qualidade; - Suporte na elaborao de propostas; - Difuso das melhores prticas; - Controle do desempenho; - Acompanhamento de tendncias; - Estmulo gerncia vista; - Comunicao.

GESTO DO CONHECIMENTO

Estratgia; Gesto de Pessoas; Cooperao; Capacitao; Continuidade; Mobilizao. - Utilizao

- Identificao; - Aquisio; - Desenvolvimento; - Compartilhamento e Distribuio; - Reteno. - Utilizao

Figura 1: Fundamentao de gesto do conhecimento ao gerenciamento de projetos Fonte: VILELA e MENDES (2004)

COLLISON e PARCELL (2004) citam que reutilizar conhecimento mais rpido que recriar. O resultado alcanado mais rapidamente e com menos esforo ao se concentrar em o que preciso saber e ento procurando o melhor caminho para aprender sobre isso antes de focar em o que precisa fazer. Afirma, portanto, que para se ter capacidade de aprender o processo ocorre antes, durante e depois, enfatizando que: Aprender antes: significa aprender ao se iniciar uma tarefa, pois provvel que algum, dentro ou fora da organizao, j fez algo similar antes; Aprender durante: significa que se pode aprender sobre o que est se fazendo e como sendo feito, acrescentando a verificao constante entre o previsto e o realizado; Aprender depois: significa verificar como fazer melhor do que antes, e como capturar e compartilhar o que aprendemos, alm do que pode ser feito com este conhecimento. Capturar o conhecimento no o suficiente, ele ser mais til e melhor se as pessoas possurem o desejo de receb-lo. De qualquer maneira, pode-se nortear o correto comportamento e cultivar/encorajar uma cultura organizacional. Para que essa cultura tenha xito, deve-se permitir espao para a equipe inovar. Segundo COLLINSON e PARCELL (2004), aprender antes a chave para a inovao. Nesse sentido, SABBAG (2009) defende a implantao da Gesto do Conhecimento como uma nova rea do conhecimento a ser acrescentada metodologia do PMBOK (2004). Para o autor, a definio de gesto do conhecimento em

organizaes como um sistema integrado para desenvolver competncias humanas e organizacionais, com os objetivos de ampliar o capital intelectual da organizao e a sabedoria das pessoas (p. 12). Sugere ento que sejam acrescentados quatro processos relativos a esta rea: Planejar a Gesto do Conhecimento, Ativar Base de Conhecimento, Disseminar Conhecimento, Monitorar e Controlar Capital Intelectual. Planejar Gesto do Conhecimento significa estimular a criao de

conhecimentos tcnicos e gerenciais pela equipe, de modo a propiciar um ambiente que permita a criao de mtodos e tcnicas inovadoras proativamente, registrando as criaes individuais e a informao requerida para o aprendizado. Deve ser adaptado neste processo o plano de gerenciamento das comunicaes para que a equipe e interessados compartilhem conhecimentos periodicamente. Requer ainda avaliao de impacto das criaes, da efetividade dos processos e da ampliao das competncias individuais. O processo de ativar sistemas de conhecimentos, como refere SABBAG (2009), uma base de conhecimentos para uso dos projetos e programas e com visibilidade para toda a organizao (p. 13). , na verdade, uma ampliao do sistema de informao gerencial do projeto. Como apoio podem ser utilizadas ferramentas sociais para estimular discusses e reflexes. Disseminar conhecimentos envolve compartilhamento. Para tal, segundo SABBAG (2009, p. 13) necessrio estimular a inovao, coletar ideias, realizar levantamentos, mapeamentos e estudos, alimentando a base de conhecimentos, assim como aes de compartilhamento: reunies, eventos, seminrios, road-show. Para incentivar o compartilhamento, SABBAG (2009) defende que todo indivduo, dentro e fora da organizao, anseia por oportunidades de reconhecimento e visibilidade, portanto, reputao, reciprocidade e altrusmo so razes pelas quais um indivduo compartilha seu conhecimento (SABBAG, p. 13). a poltica da reteno de talentos a responsvel na organizao por satisfazer a auto-realizao deste indivduo, valorizando aqueles que compartilham e disseminam seus conhecimentos. O processo de monitorar e controlar capital intelectual, a verdadeira fora geradora dos negcios alm de ser seu principal capital. neste processo que o valor intangvel do conhecimento reconhecido pela mensurao dos produtos dos conhecimentos, demonstrado no por meio de processos contbeis, mas sim do seu goodwill, permitindo controles.

SABBAG (2009) afirma que somente as organizaes onde todos aprendem esto preparadas para realizar mais projetos e mais desafiadores, no futuro. Tambm sero aquelas mais aptas a enfrentar problemas novos, crises inusitadas, rupturas e tudo mais que a sociedade do conhecimento nos reserva no sculo XXI. Sendo assim, apenas quando o sucesso de um projeto assimilado por outros projetos o potencial de sucesso passa a ser previsvel, caracterizando a organizao como empreendedora, pois so estes sucessos que realimentam a organizao para o futuro. A sustentabilidade da organizao depende menos de sucessos espordicos e mais dos sucessos aprendidos (e de sua capacidade de aprender). (SABBAG, p. 14) Organizaes inovadoras tendem a ser mais competitivas e rentveis que outras que no investem na gerao do conhecimento (FNQ, p. 54). preciso o envolvimento destes stakeholders para obter o resultado esperado. Verificando a importncia da incluso de aes de gesto do conhecimento no dia a dia de organizaes que trabalham com projetos, constata-se que a utilizao de boas prticas nesta rea j vem sendo utilizada. A Fundao Nacional da Qualidade adicionou ao Prmio Nacional da Qualidade os conceitos de ativos intangveis, mensurao, conhecimento, aprendizado e capital intelectual j na sua verso de 2005. O PMBOK (2004) utiliza o conceito de boas prticas para divulgao do conjunto de conhecimentos amplamente reconhecidos em gerncia de projetos. Utiliza tambm o conceito de lies aprendidas como sendo um depsito de informaes histricas sobre os resultados de desempenho e decises tomadas em projetos anteriores, sendo este mais um meio de aprendizagem organizacional. Valorar o intangvel na organizao tambm acreditar no seu potencial de inovar, diferenciar e crescer. Desta forma, derivados de um ambiente propcio criatividade, experimentao e implementao de novas ideias. As iniciativas voltadas gesto do conhecimento podem se tornar no somente uma boa prtica na gerncia de projetos, mas tambm uma estratgia a ser incorporada nos processos da organizao para torn-la competitiva, gil e eficiente frente aos desafios dos novos tempos.

BIBLIOGRAFIA BERTOLIN, A. P. G. et al. O registro de lies aprendidas como boa prtica para disseminar o conhecimento em equipes de projeto. Estudo de caso: Gerncia de Sistemas do Instituto Curitiba de Informtica. 40 f. Relato tcnico, 1 Frum, MBA em Gesto de Projetos ICI, Fundao Getlio Vargas, Curitiba, 2009. COLLISON, Chris; PARCELL, Geoff. Learning to fly. Practical knowledge management from leading and learning organizations. Capstone, 2004. DO VALLE, Beto. Como sua empresa retm conhecimentos crticos? Disponvel em: <http://www.terraforum.com.br/blog/default.aspx>. Acesso em 27/02/2010. FNQ FUNDAO NACIONAL DA QUALDIADE. Edies Temticas: Capital Intelectual e Inovao A gesto dos intangveis. So Paulo: Fundao Nacional da Qualidade, 2007. NONAKA, Ikujiro; TAKEUCHI, Hirotaka. Criao de conhecimento na empresa. Como as empresas japonesas geram a dinmica da inovao. 4 ed. Rio de Janeiro: Campus, 1997. PMBOK GUIDE. A guide to the project management body of knowledge. 3. ed. Project Management Institute. Pennsylvania: Four Campus Boulevard, 2004. PROBST, G. et al. Gesto do conhecimento. Os elementos construtivos do sucesso. Porto Alegre: Bookman, 2002. SABBAG, Paulo Y. Gerir projetos requer gerir conhecimentos. Project Management. Ano 5, n. 27, jun-jul 2009. Revista Mundo

VALERIANO, Dalton L. Gerenciamento estratgico e administrao por projetos. So Paulo: Makron Books, 2001. VILELA, Dalton C. J.; MENDES, Cinthia da Cunha. O papel do escritrio de projetos na disseminao do conhecimento organizacional. XXIV Encontro Nac. de Eng. de Produo - Florianpolis, Santa Catarina, Brasil, 2004.