GUIDE PRATIQUE

Agent coordinateur spectacles au Futuroscope

HB Spectacles Vivants Octobre 2012

LORGANISATION DU SERVICE :
Vous intgrez le service Spectacles Vivants du Parc du Futuroscope, bienvenue ! Lessentiel de son activit vous impactant concerne les vacances scolaires et les week-ends (surtout les week-ends de Pont). Le service Animation Evnement Spectacles Vivants est constitu de 4 permanents : - Mme Nadine AUBINEAU : la responsable du service - M. Herv BRUNEAU : le charg de Projet Exploitation - Mme Marie-Laurence CLAM : en charge des budgets et du Jeune Public - Mme Annie PICARD : en charge du secrtariat du service Ponctuellement le service fait appel des consultants qui sont plus ou moins prsents en fonction des priodes : - M. Richard PERRET : Metteur en scne et consultant sur toute la partie artistique - M. DELACROIX Jean-Baptiste : Rgisseur Gnral et consultant sur toute la partie technique - Mme Carine BOULESTEIX et M. ROUDIER Rgis : Rfrents artistiques sur les journes dexploitation en labsence de Richard PERRET Plus concrtement, en cas de questions, vous faites appel : Annie PICARD pour : - Gestion des Contrats - Hbergement - Restauration Marie-Laurence CLAM : - Suivi des costumes - Ralisation de Commandes - Donner le montant des retraits au Magasin Parc Herv BRUNEAU : - Rfrent direct des rgisseurs - Management de lquipe - Relations avec les Cies extrieures - Organisation des Rgisseurs et des Journes dExploitation Nadine AUBINEAU et Richard PERRET : - Toutes questions relatives lartistique Jean-Baptiste DELACROIX : - Toute question relative la technique Quand les consultants ne sont pas l, je deviens votre relais par voie de consquence.

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INFOS SUR LES LOGES :

Il y a plusieurs loges rparties sur le Parc cf Annexe 1. Toutes les cls des loges sont au bureau dans la boite cls et vous tes autonomes chaque matin pour la constitution de votre trousseau. Attention aux doublons avec vos collgues quand vous tes plusieurs travailler (surtout pour le Pass Gnral = PP100) Ce quil faut savoir : Loge Entre principale - lEntre Principale : est utilise parfois par certains Personnages (ex : Le Guerliguet, FutuRobot, fanfare) - DONC : attention, quand une Cie est l-bas, elle ne sera pas toute seule Pour accder la loge, il y a 2 jeux de cls (avec la cl de la rserve) qui sont au bureau. Dans la loge, il y a une rserve. A proximit, un bloc sanitaire.

Loge Mtropole Dfi - proximit de lEntre Principale : nest pas utilise en ce moment. Pour accder la loge, il faut son Futuropass et la cl de la loge (que nous navons quen un seul exemplaire). Dans la loge un sanitaire + vier. Loges Moonlight - dans le Petit Prince : 2 petites loges. Chaque loge possde un double jeu de cls. Loges disposition pour les compagnies de passage Bloc sanitaire proximit. Loge Pauses htesses - dans le Petit Prince : Loge assez grande. 2 Jeux de Cls au bureau. Elle est parfois utilise par Sin et Nao, un binme ayant besoin de confidentialit, attention donc TOUJOURS bien frapper avant dentrer et sassurer en cas de loge partage que le binme est OK. Pas de bloc sanitaire proximit direct. Loge Arthur - dans le pavillon Arthur : Petite loge au 3me tage Niveau rgie Accs via Ascenseur et Escaliers. 2 Jeux de Cls. Les costumes dArthur et Slnia y sont stocks. Bloc sanitaire au 5me tage. Loges Cit du Numrique : Espace central de toutes nos loges. 7 Loges disposition des artistes + 1 rserve et un lieu de vie. Une salle de rptitions proximit immdiate. Un bloc sanitaire avec douches et toilettes. Une sortie en rez de jardin (sans marches donc) et plusieurs autres accs avec marches. Le catering se fait dans le lieu de vie, il est commun tous les artistes. o o o o o o o Loge 1 : Cie extrieure Loge 2 : Cie extrieure Loge 3 : Sin et Nao et Magntiques Loge 4 : Messagers Loge 5 : Rserves Vetements Loge 6 : Le Maitre de lEau Loge 7 : Biomina

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A ct du Bloc Central de la Cit du Numrique, se trouve plusieurs espaces de stockage : o 2 petites loges dans le couloir menant au bloc sanitaire : ancienne loge Arthur Cit et loge 4 Haute Freq o La rserve des Ateliers de la Cit Cls : Marie Laurence Clam o La rserve du Specta Molculaire - Cls : Marie Laurence Clam o Loge Specta Molculaire au niveau rez de chausse de la Cit Cl PP100 Une salle assez grande en face de 60 secondes Chrono peut galement tre amene vous servir, il sagit de Cest Pas Sorcier . Cette salle est gre par les Attractions et nous ne pouvons pas lutiliser sans leur autorisation. Grande salle quipe de siges pouvant servir sur les castings Chaque loge est quipe de tables, chaises, miroirs, portants, poubelles Bref, le minimum de base. Dans chaque loge, il y a galement de quoi faire un catering : bouilloire + cafetire ou dfaut bouilloire + caf soluble.

ATTENTION !!! : Quasiment toutes les loges sont sous alarme. Tous les
matins et tous les soirs : appeler la Scurit pour enlever/remettre les loges sous alarme ! Infos sur le site : CATERING : Beaucoup de rserves sont disposition ct des loges. Elles servent constituer un stock de nourriture pour viter de courir tous les soirs lorsque lon fait le catering. Chaque loge est quipe de catering. Le rassortiment se fait chaque soir ou tt le matin : on va dans les rserves se servir. Les rgisseurs sont en charge de surveiller les stocks et doivent avertir AVANT que les stocks soient vides. Quand la rserve commence se vider, il faut aller au quai ( lconomat sud). Chaque Lundi, faire un tat stock pour les commandes ventuelles Marie-Laurence Clam. DOUCHES : Elles se trouvent dans la Cit du Numrique ct du bloc loges, sinon il y en a au restaurant du personnel et prs de la Signaltique (derrire Astromouches). MACHINES : Un lave-linge et un sche-linge sont disposition aux loges Cit du Numrique. SERVIETTES : Plusieurs serviettes de toilettes sont dispo dans la rserve de la cit. Il faudra rgulirement les mettre dans les machines pour pouvoir constamment les mettre disposition soit dans les toilettes comme essuie main, soit pour les artistes en contrat de cession.

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A SAVOIR : Hbergement / Restauration

Nous accueillons deux types dartistes : - Les artistes internaliss en tant que salaris du Parc - Les artistes en contrat de cession Leur condition daccueil ne sont pas les mme. Dtail : Les artistes internaliss en tant que salaris du Parc : Ils sont prsents de nombreuses dates lanne. Ils bnficient des avantages de lentreprise comme tout salari. Comme tout salari, nous ne prenons en charge ni leur hbergement, ni leur restauration, ni leur transport. Ce sont donc plutt des gens qui habitent la Rgion. Les artistes en contrat de cession : Ils ne viennent tous que trs ponctuellement sur le Parc. Nous prenons en charge leur hbergement, leur restauration et leur transport. Toutes les informations ncessaires sont prpares en amont et retranscrites dans une feuille de route. Cf exemple en annexe 4 Hbergement : Nous travaillons essentiellement avec deux Htels : - LHtel du Futuroscope o vont la plupart des artistes cf plan en annexe 3. - LAltora o vont parfois les artistes quand lHtel du Futuroscope est ferm ou complet cf plan en annexe 3. Toutes les formules que nous prenons pour les artistes sont petits djeuners inclus. Htel du Futuroscope Non Class : - Rception ouverte 24H/24 - Bagagerie disposition - WIFI dans le Hall de lHtel - Prise des chambres possible ds 15H Chambres librer pour 11H - Petit Djeuners de 8H 10H - Htel en cours de ramnagement pour le passer en intgralit en deux toiles Ngociation possible pour avoir petits djeuners plus tt ou rcuprer chambres plus tt. Tous les artistes peuvent venir sur le Parc pied : 50 100m max Htel Altora Deux et Trois toiles : - Rception ouverte 24H/24 - Bagagerie disposition - Wifi dans toutes les chambres - Prise des chambres possible ds 15H Chambres librer pour 12H - Petit Djeuners de 7H 10H - Piscine (que lEt) et Salle Cardio ouverts de 8H30 22H - Restaurant Dners possible jusqu 22H (toujours conseiller 21H45 en dernire heure darrive) Navettes gratuites pendant les vacances scolaires de 9H15 11H15 et de 18H30 23H30 (rotations toutes les 15 minutes) le cas chant compagnie autonome.

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Restauration : Concernant la restauration, nous privilgions au maximum le restaurant dentreprise pour tous les repas, djeuners ou diners. Les artistes ont seulement une feuille dmargement signer, aucun frais avancer. Toutefois, les horaires de prestations tant tardives, il arrive que les compagnies dnent : - Studio Grill (dans le Parc) - Quai Gourmand (dans le Parc) - Campanile (Extrieur Parc) Restaurant dentreprise : Si besoin, si problme ou juste pour entendre leurs douces voix, les personnes rfrentes au restaurant du personnel sont Annick et Dominique : 5 53 50 (=N de tel interne seulement). Pour info, pas dalcool au restaurant dentreprise. Djeuners : Passage en caisse entre 10h30 et 14h (les horaires ont tendance varier en fonction des priodes vrifier sur les panneaux daffichage). Dners : Passage en caisse entre 17H30 et 19H Pour chaque repas au restaurant dentreprise, les artistes ont une formule ngocie comprenant : - Entre au choix / plat au choix / Fromage OU Dessert / Boisson / Pain et Caf demander en caisse. - Pas de facturation pour les artistes, ils ont juste signer en caisse. Pour des raisons pratiques, il se peut que pour dner pour repartir plus vite, les compagnies prfrent une Formule sandwich : Elle comprend : Un sandwich / une boisson / un fruit ou un yaourt A commander imprativement avant 11H30 et rcuprer partir de 14H jusqu 19H. 3 sandwichs au choix : - Fermier (poulet) - Tradition (jambon) - Fracheur (crudit) Quai Gourmand : - Mme formule que le midi au restaurant dentreprise sauf passage au forfait lgrement suprieur quand consommation dune entrecte ou dun verre de bire, de vin. Si consommation de plus dalcool, rglement en caisse par lartiste. - Passage en caisse partir de 19H et jusqu 22H. Privilgier un passage entre 19H et 20H car il y a toujours moins de monde (aprs 20h cest le rush, la Cie fait la queue comme tout le monde). - Mme systme que le midi margement en caisse pour prise en charge Parc Studio Grill :

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Idem que Quai Gourmand. Campanile : Pour le Campanile, cest encore un peu diffrent, nous avons bien sr un tarif ngoci, mais plus cher, donc on vite dy envoyer du monde, ou alors vraiment en dernier recours. Par exemple Nol quand tous les restaurants Parc sont ferms 2 formules possibles : - Plat / dessert / Caf => 9,5 - Plat / dessert / Caf / Boisson (1/2 eau minrale ou de vin ou 1 bire) => 13 Si dpassement au-del de ces forfaits, prise en charge par lartiste, attention, ne jamais communiquer les prix lartiste. A noter : Il est possible quentre la feuille de route et les besoins dexploitation le jour J, il y ait une diffrence. Dans ce cas-l, le rgisseur doit toujours prvenir le restaurant prvu et signaler le changement auprs du nouveau restaurant. Attention, il arrive parfois que linformation narrive pas jusque lhte ou lhtesse de caisse Ce nest pas grave, on prend son mal en patience, et on rpte et bien sr on me remonte linformation le soir. Le catering Pour chaque loge nous fournissons un catering artiste. Un catering complet comprend : - Une cafetire - Une bouilloire - Touillettes / Sucre Morceaux / Filtres - Gobelets Caf + Verres Plastiques - Eau / Jus dOrange - Fruits Secs - Caf/ Sachets de th Le catering a souvent t sujet controverse avec les quipes en interne, puisquau dbut il ny en avait pas. En 2012, cest le cas, il arrive que les artistes veuillent varier les produits. Si vous avez des retours sur le sujet, revenez vers Marie-Laurence Clam.

Matriel
La plupart du matriel est stock dans la rserve. Le cas chant, il est possible de se procurer du matriel directement au Magasin Parc. Ce magasin se trouve ct du Comit dEntreprise et du service Projets. Pour tout retrait de matriel, il faut laccord de principe dHerv, il faut galement mentionner notre axe de facturation, savoir AP5001. A chaque retrait, merci de rcuprer le cot du matriel achet et le transmettre MarieLaurence Clam.

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Coupures Sons
Lorsque nous recevons des fanfares ou tout spectacle sonoris, nous sommes amens raliser des coupures sons proximit de chaque lieu de prestation. Si tout tait au mme endroit, cela aurait t beaucoup plus simple, mais beaucoup moins drle Le Parc a t construit au fur et mesure, par consquent, les rgies sons sont dissmines aux 4 coins du Parc.
REGLAGES DES NIVEAUX SONORES DES HP PARC LIGNE BUREAUX ADMINISTRATIFS 1 A (360 ) T (Voyageurs du Ciel et de la Mer) S (Lac) R (MDE) M (Alle principale) IMAX3D ASTROMOUCHES PETIT PRINCE U B C D ATLANTIS / ARTHUR OMNIMAX W V (gare) Z ( Omnimax) CITE DU NUMERIQUE E (ct Futuro) G (Futuro bas) H (DMS1) I (Kinmax) J (Crpe Entracte) K (Festival = Saveurs) ENTREE PRINCIPALE F (Parvis) N (Prault) L droite) Nbre de HP 18 13 18 5 18 18 14 19 7 12 12 ? 4 14 7 12 10 13 12 16 10 6 5 7 7 5 4 5 5 7 7 7 7 7 7 NIVEAUX SONORES 6 6 7

Penser mettre ce document jour lors de la formation Rgisseurs.

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Programmation et Fonctionnement
Cahier de liaison : Un cahier est disposition des rgisseurs. Il doit imprativement tre rempli chaque soir afin de passer les infos essentielles aux autres rgisseurs et lquipe encadrante. Un code couleur est mis en place : - En bleu, les infos classiques - En rouge les urgence pour le rgisseur de lendemain - Surlign en fluo, les infos pour Herv et/ou Nadine En 2012, on doit sastreindre remplir cet outil essentiel de communication pour le bon droulement des prestations, mme si cest le mme rgisseur le lendemain, le cahier doit tre rempli et avec une criture lisible ! (cest lexprience qui parle)

Talkie : Pour viter dutiliser vos tlphones portables respectifs, chaque rgisseur un talkie sa disposition lui permettant dtre en lien avec tous les services : - Scurit - Attractions - Orientation - Tourisme dAffaires - Etc - Et Herv bien sr ! Vhicule de Fonction : Le service Animation Evnement possde un segway disposition, il sagit dun Gyroporteur 2 roues (cf photo). Lorsquil nest pas utilis par Herv, il est disposition du reste de lquipe. Le port du casque est obligatoire. Le casque et le segway sont la Cit.

Fiche Jour par Jour : Lorsque la programmation est plus charge et moins automatique, des fiches jour par jour sont mises disposition cf annexe 5. Vous y retrouvez la programmation dtaille de la journe jour par jour. Vous tes le garant du bon droulement des prestations de la journe et faites attention aux diffrentes interactions entre les artistes.

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Les N de tlphones utiles :

Scurit PC Scurit Urgence Scurit Permanence Scurit Restauration Quai Gourmand Restaurant d'entreprise Studio Grill Saveurs du Soleil Campanile Htels Hotel du Futuroscope Altora Technique Demande nettoyage Problme technique DIKEOS Permanences 5000 (Cadre de permanence) Permanence Attractions Permanence Billeterie Permanence Orientation Permanence Technique Permanence Audio Permanence Logistique Attractions Cit du Numrique Arthur Voyageurs du Ciel et de la Mer iMagic La Vienne Dynamique Le petit Prince Le 8me Continent Animaux du Futur Loges

Ligne en interne 5 50 65 888

Ligne en externe 05 49 49 59 00 05 49 49 50 61

5 53 82 5 53 50 5 54 46 5 54 38 05 49 49 06 58

5 53 18

Corinne Decq : 5 53 03 Aline Cailler : 5 53 17 05 49 49 09 10 ou Sylvie Ingrand :

5 54 00 5 54 00 5 50 00 5 53 00 5 21 28 5 21 20 5 30 72 06 08 90 34 32 06 89 92 68 43 06 85 94 69 01 06 25 66 55 57 06 24 07 38 61

5 22 06 5 21 65 5 21 58 5 50 07 5 21 63 5 21 43 5 21 27 5 50 37

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Loge Mtropole Dfi Loge Entre principale Loge Bertran Lotth Bureau Animation Nadine Aubineau Herv Bruneau Marie-Laurence Clam Annie Picard Administratif Accueil Presse Agence Carte Club Service Vtements Objets Trouves Gare TGV

5 50 22 5 50 04 5 50 06 5 22 07 5 20 28 5 21 47 5 21 33 5 30 86 5 30 17 5 53 50 5 21 24 5 22 97 06 72 88 10 27 06 07 23 90 16 06 79 84 74 80

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ANNEXES :
Annexe 1 : Plan des loges Spectacles vivants sur le Parc

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Annexe 2 : Plan des arrives possibles sur le Parc

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Annexe 3 : Plan des prestataires hteliers et restaurations travaillant avec le service

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Annexe 4 : Feuille de route type PARC DU FUTUROSCOPE HAUTE FREQUENTATION JUIN 2011
Nom de la Compagnie : Cie ID Titre du Spectacle : Jazz Combo Box ScratchoBand Adresse : 12, rue Joseph Cugnot 79 000 Niort Contact : Loic POINSENET Le Jour J : Loc POINSENET : 06 16 25 46 90 Email : contact@compagnieid.com Date dintervention : 11 et 12 Juin 2011 Type dintervention : Fanfare en Dambulation sur le Parc Arrive : les 11 et 12 Juin 2011 entre administrative RdV 9H Entre Administrative Dpart du Parc : lissu de la dernire prestation. Loge : Grande Salle Cit, loge partage avec Les Messagers. Horaires et lieux dintervention : Reprage : le 11 votre arrive, attention y consacrer un peu de temps car les parcours sont calculs en fonction des sorties de salle. Horaires : 11 Juin 2011 : 1er Set Partie Basse : 11H-11H45 2me Set Partie Haute : 13H50-14H35 3me Set Partie Haute : 17H35-18H20

12 Juin 2011 : 1er Set Partie Basse : 11H-11H45 2me Set Partie Haute : 13H50-14H35 3me Set Partie Haute : 17H15-18H

Nombre dintervenants : 10 personnes Mickal HERJAN Loc POINSENET - Benot POEUF Patrice VIGNOUD Geoffrey CHARTRE Hugo JOURNAUD Jrmy NAUD Mal CAGERON Brieuc BESTEL Cyprien FRETTE-DAMICOURT Hbergement : Htel du Futuroscope - 5 twins rserves Restauration : Djeuners les 11 et 12 Juin 2011 : Restaurant du personnel : passage en caisse avant 14h15 au plus tard Diners le 11 Juin 2011 : Caftria du Lac : Passage en caisse entre 19H et 22h au plus tard Rgisseur : - Bndicte DIDIER : 06 78 78 60 63 RDV : 9H entre administrative Vhicules : 2 Vhicules => ES 04811 Minibus Volkswagen AZ 124 NJ Ford Transit Contact Parc : Herv BRUNEAU - 05 49 49 20 28 06 07 23 90 16 NB : - Frquentation en baisse le 11/06 seulement 9700 personnes - Frquentation en hausse le 12/06 14300 personnes

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Annexe 5 : Fiche Jour par Jour

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