Once the scope of the investigation broadened to the majority of Carlton Chemicals customers, Patrick hired additional temporary

accountants from outside the company. The investigation process involved calling each customer and requesting that the customer send in a listing of all accounts payable activity related to Carlton Chemical for the last four years, starting the period just before Seneca was hired as the AR clerk. Optimally, customers were requested to provide these data in electronic text files. Armed with this data, Alexa wrote a series of data-processing programs to match data from the electronic customer files to Carltons AR files. Open items were numerous and of a wide variety. Most disturbingly, the analysis revealed large numbers of alleged customer payments that did not appear in the customer AR detail for that customer. Fortunately, the payments were traced to bank statements to ensure the money was deposited in company accounts. But what Alexa found was that the money had been posted to the AR details of other customers, a sort of shell game. Another common open item included unpaid invoices and unpaid partial invoices older than 15 days. These open items were manually investigated by Max and the temporary accountants. Once the clean balance of AR was obtained, all remaining invoices were written off. These write-offs were manually tracked by customer in an Excel spreadsheet. Some of the anomalies included: There was no apparent follow-up with customers regarding unpaid invoices. Some customers place the burden on Carlton Chemical to provide accurate invoices and supporting documentation before making payment. In order to process a payment,most customers require a valid purchase order, proof of delivery, and an accurate invoice. The absence of any of these three documents can delay payment. Seneca was supposed to contact customers about unpaid invoices and, where necessary, fax them the appropriate documentation. This process was not
_

followed. Deposits from one customer were posted to another. In an effort to hide the fact that older invoices were unpaid, Seneca took new payments and posted them to old invoices, regardless of the source of the check. This created massive problems for reconciling AR balances and required extensive cooperation from Carlton Chemicals clientele. In that regard, some customers failed to acknowledge requests for information. However, no missing cash was discovered for those who provided documentation for payments we had not initially credited.
_

There were payments to balances instead of invoices and payments applied to the oldest open invoices instead of those listed on the check remittance. To hide this activity, approximately two and a half years before he quit the company, Seneca stopped mailing monthly statements to customers. This anomaly was not noticed by Accounting Department leadership but was noted by customers during the reconciliation process.
_

Setelah lingkup penyelidikan diperluas ke mayoritas pelanggan Carlton Kimia, Patrick menyewa akuntan sementara tambahan dari luar perusahaan. Proses penyidikan melibatkan pemanggilan setiap pelanggan dan meminta pelanggan mengirimkan daftar dari semua aktivitas yang berhubungan dengan hutang Carlton Kimia selama empat tahun, mulai periode sebelum Seneca dipekerjakan sebagai petugas AR. Secara optimal, pelanggan diminta untuk menyediakan data dalam file teks elektronik. Berbekal Data, Alexa menulis serangkaian pengolahan data program untuk mencocokkan data dari elektronik pelanggan file ke file Carlton AR. Membuka item yang banyak dan dari berbagai macam. Kebanyakan mengganggu, analisis menunjukkan jumlah pembayaran pelanggan yang besar di duga tidak muncul dalam detail Pelanggan AR. Untungnya, pembayaran dijiplak ke bank laporan memastikan uang itu disimpan dalam rekening perusahaan. Tapi ternyata Alexa

menemukan ada uang yang telah diposting ke rincian AR dari pelanggan lain, semacam sebuah permainan shell (Tempurung). Item lain yang terbuka untuk umum termasuk faktur yang belum dibayar dan belum dibayar sebagian lebih tua(lama) dari invoice selama 15 hari . Item ini dibuka secara manual yang diselidiki oleh Max dan akuntan sementara . Setelah saldo bersih AR diperoleh, semua yang tersisa faktur (invoice) dihapus bukukan. penulisan-off secara manual ini dilacak oleh pelanggan dalam Lembar kerja excel. Sebagian dari keganjilan termasuk: Tidak ada jelas tindak lanjut dengan pelanggan tentang tagihan yang belum dibayar. Beberapa pelanggan meletakkan beban pada Carlton Chemical untuk memberikan faktur(invoice) yang akurat dan dokumen pendukung sebelum melakukan pembayaran. Ketiadaan salah satu dari tiga dokumen dapat menunda pembayaran. Seneca seharusnya menghubungi pelanggan tentang tagihan yang belum dibayar dan, bila perlu, meminta faxkan mereka dokumentasi yang diperlukan jika proses ini tidak di ikuti. Deposits Simpanan dari salah satu pelanggan yang diposting ke lainnya. Dalam upaya untuk menyembunyikan fakta tersebut, bahwa ada faktur (invoice) tua (lama) yang belum dibayar, Seneca mengambil pembayaran baru dan diposting ke faktur tua pelanggan, terlepas dari sumber cek. Ini menciptakan masalah besar untuk mencocokkan saldo AR dan diperlukan kerjasama ekstensif dari klien Carlton Chemical. Dalam hal itu, beberapa pelanggan gagal untuk mengakui informasi permintaan. Namun, tidak ada kas yang hilang. kas ditemukan bagi mereka yang memberikan dokumentasi untuk pembayaran yang dipunyai yang pada awalnya tidak dikreditkan. Ada pembayaran ke saldo yang bukan faktur dan pembayaran diterapkan terbuka pada faktur tertua bukan yang tercantum pada jumlah setoran cek. Untuk menyembunyikan kegiatan ini, sekitar dua setengah tahun sebelum ia mengundurkan diri dari perusahaan, Seneca menghentikan Laporan pengiriman bulanan kepada pelanggan. Keganjilan ini tidak diperhatikan oleh pimpinan Departemen Akuntansi tetapi dicatat oleh pelanggan selama proses rekonsiliasi (pencocokan).