Kedudukan Dokumentasi di Perpustakaan

A. Pengertian Dokumentasi terbatas pada bidang kepustakawanan Kepustakawanan adalah penerapan Ilmu Perpustakaan terhadap kegiatan perpustakaan seperti pengadaan dokumen, pengolahan, penyebaran serta perluasan jasa perpustakaan. Perpustakaan ialah gedung tempat menyimpan dokumen tercetak dan tidak tercetak, diatur menurut sistem tertentu untuk digunakan pemustaka. Jadi, bila definisi dokumentasi terbatas pada bidang kepustakawanan, maka dikelompokkan menjadi tiga kelompok, yaitu: a. Definisi supraposisi Definisi supraposisi disebut pula definisi menyeluruh atau posisi atas. Definisi berdasarkan supraposisi menganggap bahwa dokumentasi termasuk dalam perpustakaan, namun maknanya lebih luas daripada perpustakaan. Dokumentasi memiliki makna yaitu segala materi yang memuat informasi. Bila digambarkan secara sederhana maka terlihat sebagai berikut:

Dokumentasi
Perpus
Tokoh dokumentasi yang menganut paham ini adalah Paul Otlet (seorang pengacara Belgia yang ikut serta mendirikan organisasi dokumentasi bernama Federation International Documentation) dan Jesse Shera (pernah menjabat Dekan Sekolah Perpustakaan Case Western Reserve University di Cleveland, Ohio, AS). Otlet mengatakan bahwa dokumentasi ialah pengumpulan, penyusunan, dan penyaluran setiap jenis dokumen dalam setiap bidang kegiatan manusia. Sedangkan menurut Shera, dokumentasi merupakan organisasi bibliografi, yaitu penyaluran bahan grafis, untuk semua tingkat pemakaian sedemikian rupa agar dapat memanfaatkan semaksimal mungkin aktifitas social pengalaman manusia terekam.

b. Definisi parallel Definisi paralel disebut juga definisi juxtaposisi artinya dokumentasi dan perpustakaan menduduki tempat yang sejajar atau paralel. Yang termasuk kelompok ini antara lain ilmuwan Pietsch dan Fill, Komisi Dokumentasi Ikatan Pustakawan Belanda. Pietsch mengatakan pustakawan mengolah sedangkan dokumentalis mengeksploitasi koleksi. Fill mengatakan perpustakaan berkaitan dengan administrasi dokumen sedangkan dokumentasi berkaitan dengan eksploitasi dokumen. Pendapat lain juga tidak terlalu jauh dari pendapat di atas; umumnya mereka menggunakan pendekatan khusus terhadap dokumen. Misalnya, pengolahan buku adalah tugas perpustakaan sedangkan pengolahan artikel majalah merupakan tugas dokumentasi. Ada pula yang mengatakan dokumen ilmu-ilmu sosial serta kemanusiaan merupakan wewenang perpustakaan sedangkan dokumen ilmu pengetahuan dan teknologi menjadi wewenang dokumentasi.

c. Definisi infraposisi Definisi infraposisi seringkali disebut definisi subordinasi, maka peranan dokumentasi di sini lebih kecil dan posisinya berada di bawah perpustakaan. Yang termasuk kelompok ini adalah Kunze dan Bjorkbom. Kunze berpendapat dokumentasi merupakan perluasan dari fungsi kepustakawanan. Sedangkan Bjorkbom mengatakan dokumentasi bukanlah sesuatu yang baru. Dia menolak penggunaan istilah dokumentasi dan sebagai gantinya ia menggunakan istilah lain, seperti jasa literatur, jasa perpustakaan, tinjauan literatur, jasa abstrak (intisari karangan), dan pemencaran informasi. Bjorkbom memberi definisi dokumentasi sebagai pekerjaan informasi perpustakaan dan bibliografi yang disesuaikan dengan situasi pada perpustakaan khusus.

Walaupun terdapat perbedaan pada hakikatnya perbedaan pada dokumentasi dan perpustakaan terletak pada fungsinya.

Kegiatan Informasi/Komunikasi Menciptakan/menghasilkan Menerbitkan/menghimpun/ menyunting Pengembangan koleksi Temu balik koleksi Pemilihan dokumen Katalogisasi Klasifikasi Pembuatan indeks Pembuatan abstrak Bibliografi Analisa data Tinjauan literatur Penyimpanan dokumen Penelusuran dokumen Menjawab pertanyaan Rujukan Peminjaman dokumen untuk pemakai Reproduksi dokumen Jasa operasional dan administrasi

Perpustakaan Kegiatan utama Kegiatan utama Kegiatan utama Kegiatan utama Kegiatan utama Kegiatan tambahan Kegiatan tambahan

Dokumentasi Kegiatan tambahan Kegiatan tambahan Kegiatan tambahan Kegiatan tambahan Kegiatan tambahan Kegiatan utama Kegiatan utama Kegiatan utama Kegiatan utama Kegiatan utama Kegiatan utama Kegiatan utama Kegiatan utama Kegiatan utama Kegiatan utama Kegiatan utama Kegiatan utama Kegiatan utama

Kegiatan utama Kegiatan utama Kegiatan utama Kegiatan utama Kegiatan utama Kegiatan utama

Perbedaan Dokumentasi Dan Perpusatakaan

Perpustakaan Sejarah Ribuan tahun sebelum masehi Khasanah pikiran/ ide manusia Pelaku Aktivitas kemutakhiran koleksi Pustakawan/technical knowhow Kurang aktif Retrospektif + current Buku (terutama), literatur sekunder + primer pengolahan Pengolahan dokumen Pengolahan informasi dlm dokumen Dokumentasi Dikenalkan 1895 Timbul karena ledakan informasi Pustakawan khusus/ilmuwan Relatif lebih aktif current Nonbuku terutama literatur primer