ANEXO 1
Aspectos a tener en cuenta en la evaluación de procesos y del plan operativo
ADOLFO LEON LOPEZ GOMEZ
1.Evaluación del proceso.Se trata de relacionar los aspectos positivos y negativos que presenta el proceso quelidera y para ello debe considerar.Al tener un listado de aspectos positivos y negativos se procede a establecer que esnecesario mantener, mejorar o innovar para alcanzar el horizonte previsto. Lapriorización en cada uno de los aspectos se debe efectuar dependiendo de laimportancia para el cumplimiento los objetivos del proceso.
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Mantener:
Los factores detectados como puntos fuertes y claves.
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Mejorar:
Los factores ubicados como medios, son los que se deben mejorar.
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Innovar:
Los factores señalados como críticos, son sobre los cuales se debenformular estrategias para convertirlos en oportunidades, son aquellos sobre loscuales se debe pensar en innovar.Cada coordinador debe conocer su proceso y esto implica identificar claramente lossiguientes aspectos.
LIMITES DEL PORCESODescribir donde inicia y donde termina.OBJETIVOPara que se hace el proceso?RESPONSABLE DEL PROCESOQuien responde por el proceso?PROVEEDORQue se requiere para que este proceso se realice.La relación del proceso con los otrosCLIENTEA quien sirve este proceso?La relacion del proceso con los otrosDATOS O ACTIVIDADES DEENTRADAQue cosas deben hacerse para que se realicen losprocesos.DATOS O ACTIVIDADES DE SALIDAQue obtengo?RECURSOS HUMANONº personas involucradas en el procesoEQUIPOSTecnología para realizar el procesoFORMAS O DOCUMENTOSFormatos, formas o documentos involucrados.FRECUENCIACada cuanto se realiza el proceso?DESCRIPCIONDescribir el proceso evidenciando los aspectos positivos ynegativos.
1.1.Evaluación de la Secuencia del proceso: Cada coordinador debe establecer cualesson las dificultades o los avances que ha presentado la secuencia lógica delproceso y las fases críticas del mismo.1.2.Evaluación de los recursos: El coordinador debe identificar con precisión losrecursos que requiere (Rr) el proceso y compararlo con los recursos con quecuenta (RC) para ejecutar el proceso.Si Rr es mayor que Rc entonces cuales son los correctivos (entrenamiento,capacitación, seguimiento etc.)Si Rr es igual a Rc entonces usted esta muy bien.Si Rr es menor Rc entonces usted esta sobrado
ANEXO 1
Aspectos a tener en cuenta en la evaluación de procesos y del plan operativo
ADOLFO LEON LOPEZ GOMEZ
1.2.1. Evaluación del recurso humano: Cada coordinador debe elaborar una evaluacionde cada uno de los colaboradores teniendo en cuenta los el perfil requerido por el procesoy el perfil del colaborador.El ejercicio incluye la auto evaluación del coordinador.1.2.2. Evaluación de los recursos físicos: En este ítem debemos considerar laslimitaciones o ventajas que presentan los equipos, computadores, calculadores y demasinsumos requeridos en el proceso.1.2.3. Evaluación de los recursos financieros: En este ítem se deben evaluar elcomportamiento de los gastos, la composición de los gastos, comparación de los gastoscon respectos a las ventas, al valor de las compras mensuales, al valor de inventarios, alvalor de lo despachado y transportado, a las ventas del centro de servicio.1.2.4. Evaluación de la información en cada proceso: Cada coordinador debe tener completamente identificada la información que requiere él y cada uno de loscolaboradores para optimizar las decisiones que se adopten y se realicen las tareas deuna manera eficiente.Es este ítem debemos evaluar el sistema de información del proceso y como mejorar latoma de decisiones.Que información se requiere de otros procesos?Que información genera su proceso y le es útil a otros procesos?Cada coordinador es responsable de la planeación y manejo de la información de unamanera efectiva en su proceso y en la empresa en general.En este ítem también presentaremos los indicadores y para ello consideraremos lossiguientes aspectos.Evaluación de los indicadores: cada coordinador debe tener claro los siguientes factorespara evaluar los indicadores de su proceso.
Objetivo
: significa que sea accesible a la comprensión, no solo de los que lo van autilizar, sino también de quienes lo van a conocer o tomar como referencia.
Cuantificable
: no sólo significa que el indicador se convierta en un número, sino querequiere del establecimiento de unidades, las cuales también deben tener la característicade ser fácilmente entendibles y que además permitan la comparación con otros procesos.
Verificable
: la posibilidad que tiene un indicador de poder ser sustentado por medio deevidencias objetivas, documentos, etc., que resistan cualquier tipo de análisis.
Que agregue valor al proceso de toma de decisiones
: le permita a los dueños de unproceso, agregar valor al proceso de toma de decisiones que sobre un proceso se tomen.
Comunicados y divulgados
: El despliegue involucra entonces el proceso decomunicación y el de divulgación, asegurando que a nivel de toda la organización elproceso se cumpla y lo más importante sea apoyado.
ANEXO 1
Aspectos a tener en cuenta en la evaluación de procesos y del plan operativo
ADOLFO LEON LOPEZ GOMEZ
Establecidos en consenso
: los participantes en el propio proceso de consenso seinvolucren con la implementación y el éxito de la decisión.
Que reflejen el compromiso de quienes lo establecieron
: El compromiso con elindicador no debe ser solo con su definición y establecimiento, sino con el levantamientode la información y con el establecimiento y cumplimiento de la meta que se establezca.Por lo tanto la matriz de indicadores debe tener los siguientes ítems.
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Clase de indicador. (Proceso, plan operativo, desempeño)
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Definición (que significa?)
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Propósito (para que sirve?)
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Escala (porcentaje, numero, veces etc.).
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Referencia (histórico, temporal etc.)
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Tendencia (creciente, decreciente, estable).
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Tipo (eficiencia o eficacia).
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Cobertura (donde se aplica).
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Metas
Estado: Valor inicial o actual de un indicador
Umbral
: Es el valor del indicador que se quiere lograr o mantener
Rango de gestión
: Es el espacio comprendido entre los valores mínimo y máximoaceptables, que el indicador puede tomar.
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Frecuencia (recolección y revisión)
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Formula de cálculo.
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Usuarios.2.Evaluación del plan operativo..El plan operativo considera el programa de trabajo a realizarse durante el año 2007.Este Plan nos ha permitido planificar y organizar el trabajo en función a lasnecesidades y posibilidades de la empresa.El plan operativo tiene las siguientes partes:1) Objetivo General: Se define el objetivo mayor que se busca alcanzar durante el añoy que contribuirá sustancialmente al desarrollo de la organización. Ejemplo: lograr plena autonomía económica de nuestra organización.2) Objetivos Específicos: Son los resultados que se desean alcanzar en el añorespectivo. Pueden ser dos o más objetivos.Ejemplos: a) Recuperar el 90% de las tarifas morosas de la Junta de Usuarios.b) Implementar la organización con unidades móviles ligeras.3) Actividades y Metas: Se determinan las actividades que se realizarán para lograr los objetivos propuestos, señalando la meta a cumplirse en cada caso. Ejemplos:a) Actividad, Campaña de regularización de pagos morosos; Meta, 300 usuarios seponen al día en sus pagos.b) Actividad, Adquisición de unidades móviles. Meta, 3 motocicletas adquiridas.
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Evaluacion Del Proceso (Anexo 1 )
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