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República Bolivariana de VenezuelaUniversidad Nacional Experimental“Simón Rodríguez”Convenio: ASOTANCátedra: Documentación de Sistemas
TÉCNICAS Y ELEMENTOS DE LADOCUMENTACIÓN DE SISTEMAS
Caracas, 16 de Marzo de 2009
Facilitador: Participantes:
Lino SimoesYesika LeónC.I. 14.755.284María LópezC.I. 6.653.665Hisiu DíazC.I. 14.583.099Tania ÁlvarezC.I. 15.584.137Carolina MonterolaC.I. 6.486.697Arnaldo ÁlvarezC.I. 10.068.652
 
Sistema deDocumentación
TÈCNICAS Y ELEMENTOS DE DOCUMENTACIÒN DE SISTEMAS
INTRODUCCIÓN
En el mundo globalizado de hoy es necesario que las empresas, instituciones públicas, entre otros, cuenten con un sistema documental de sus procedimientos,servicios y funciones; ya que la documentación es el soporte del sistema de gestiónde la calidad y planificación, pues en ella se plasman no sólo las formas de operar dela organización sino toda la información que permite el desarrollo de todos los procesos, la toma de decisiones y permitir las auditorías.Existen diversas técnicas, elementos y metodologías con los cuales se puedeelaborar la documentación que nos permita atacar las necesidades que tenga cualquier tipo de organización o cliente; de manera tal que la documentación a implementar cumpla con los requisitos, permita el desarrollo y la permanencia en el mercado.Con la documentación se puede mantener y actualizar los sistemas deinformación de una empresa frecuentemente, con el fin de brindar efectividad en eldiseño de las estrategias; un buen sistema de documentación debe desarrollarseutilizando un método único, estandarizado que proporcione una comunicación clara yrápida, ya que pueden reducir costos en el almacenamiento, adiestramiento de personal, adquisición de tecnologías y otros.A continuación señalaremos los aspectos que tienen que ver con las técnicas yelementos de la documentación de sistema, tales como: funciones de ladocumentación, técnicas para hallar datos, entre otros1
 
Sistema deDocumentación
TÈCNICAS Y ELEMENTOS DE DOCUMENTACIÒN DE SISTEMAS
TÉCNICAS DOCUMENTALES
Existe una confusión de término y situación que impide la definiciónunívoca de la información documental.Los profesionales que realizan funciones o actividades diversas en fondosdocumentales reciben nombres distintos como: documentalistas, bibliotecarios,analistas, científicos de la información, archivistas, informáticos documentales, etc.También los diversos centros documentales se denominan indistintamente según susobjetivos propuestos: centros de documentación, bibliotecas, bancos de datos,servicios de documentación, unidades documentales, sistemas documentales,archivos, etc. Pero estos apelativos, fruto de necesidades siempre en evolución, nocorresponden, aunque pueda perecerse, a actividades diversificadas. Por el contrario,todas quedan englobadas en una ciencia común: La Ciencia de la información.A continuación se mencionan algunos conceptos sobre Ciencia de laInformación:a) “Ciencia interdisciplinaria que investiga el comportamiento de la información, lasfuerzas que gobiernan el uso y el flujo de la misma y las técnicas, tanto manualescomo mecánicas, para procesar la información para sus óptimos almacenamientos,recuperación y diseminación.” (BORKO, 1968) b) “El campo como particularmente interesado en mensajes registrados oalmacenados, su creación o marcas distintivas o documentos, su propagación y uso.”(TAYLOR, 1966)c) “El estudio de los procesos productivos de información en cualquier sistema deinformación en que pueden ocurrir.” (HAYES y BECKER, 1970)1
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