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Manual de Operación o Procedimientos

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Manual de Operaciones o Procedimientos
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Manual de Operaciones o Procedimientos
El Manual de Procedimientos reviste una gran importancia en elactuar de las empresas, ya que contiene la información necesaria parallevar a cabo de manera precisa y secuencial, las tareas y actividadesoperativas que son asignadas a cada una de las unidades administrativas,de la misma forma, determina la responsabilidad e identifica losmecanismos básicos para la instrumentación y el adecuado desarrollo,con el propósito de generalizar y unificar los criterios básicos para elanálisis de los procedimientos que realicen las distintas unidadesadministrativas de la empresa, señalando lo que se pretende obtener conla ejecución de los mismos.Es menester, destacar los requisitos que debe reunir ladocumentacn que se genere en esta materia, así como los datosnecesarios para analizar los manuales de procedimientos, instrucciones yestudios de diagnóstico del procedimiento.Con la implantación de estos requerimientos de informacn,podremos estar en condiciones de emitir juicios y dictámenes que tenganla finalidad de orientar a las unidades administrativas, en todo lo que serefiere a la instrumentación y aplicación de prácticas de mejoramiento,que obviamente contribuyan a incrementar la eficiencia y eficaciaoperativa de ellas.De igual forma, permite conocer los mecanismos útiles para larealización de las actividades de la administración, nos proporcionaesquemas o panoramas, sobre los que sustentan las acciones que serealizan en la dependencia y que refleja una actitud de la dirección.Debemos destacar lo importante que resulta ser un manual deprocedimientos, para que el desarrollo de las operaciones y estrategias se
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realicen conforme al plan previamente establecido, y que así estasactitudes informadas de forma periódica a toda la línea organizacional,poder desarrollar de una manera pronta, eficiente y eficaz, las labores delas unidades administrativas y con una buena optimización de recursos,tanto materiales como humanos y que puedan se definidas como políticasdentro de la organización.Las poticas, traducidas a un medio escrito, constituyen unmagnifico apoyo para trasmitir las actitudes de la dirección, tambiénestablecen líneas de guía, con las cuales el personal directivo puedeobrar para balancear las actividades y objetivos de la Dirección General,esto, conforme la conveniencia de las condiciones locales queprevalezcan en esos momentos.De esta forma tenemos, que los manuales de procedimientos,pueden referirse a tareas y trabajos individuales o de grupo, tal es el casode ejemplificar como opera en el ejercicio de su desarrollo, en unadeterminada actividad, dentro de un departamento, así como también serefieren a la ejemplificación de practicas técnicas en la operatividad de losequipos, o bien, se reflejan prácticas generales de un área determinadade alguna actividad, como manuales de procedimientos de servicios, depresupuestación, financieras, entre otras.Los manuales de procedimientos generalmente deben decontener un texto que señale las políticas y procedimientos a seguir en laejecucn de un trabajo, con ilustraciones con base en diagramas,cuadros y dibujos para aclarar los datos.En los procedimientos de oficina es costumbre incluir o reproducir las formas que se emplean en el procedimiento de que se trate, bien seanllenadas con un ejemplo o con instrucciones para su llenado.
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Ventajas de contar con un Manual de Procedimientos
Las ventajas de los Manuales de Procedimientos en su calidad deinstrumentos administrativos, son las siguientes:
Compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada lasactividades que realiza una dependencia, así como los formatos autilizar.
Establecer de manera formal los métodos y técnicas de trabajo quedeben seguirse para la realizacn de las actividades de lasunidades administrativas o entidad.
Definir responsabilidades operativas para la ejecución, control yevaluación de las actividades que se desempeñen.
Servir como medio de integración al personal de nuevo ingreso,facilitando su incorporación e inducción a las distintas áreas de launidad administrativa o entidad en su caso.
Representar más fácilmente, mediante el diagrama de flujo, lasoperaciones a realizar por cada área de la unidad administrativa oentidad de que se trate.
Detectar y visualizar más rápidamente las fallas en las que sepueda incurrir.
Facilitar la comunicación entre el personal, ya que a través de laimplementación de los diagramas se van determinando lasactividades que debe realizar un departamento o área, así comosus responsabilidades.
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