GUA TCNICA PARA LA ELABORACIN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

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INDICE

INTRODUCCIN................................................................................................ 4 OBJETIVO DE LA GUA..................................................................................... 5 CAPTULO I Lineamientos generales para la elaboracin o actualizacin de manuales de procedimientos.............................................................................. 6 CAPTULO II Caracteristicas de los manuales de procedimientos........................................... 7 2.1 Conceptos bsicos........................................................................... 7 2.2 Importancia de los procedimientos .................................................. 8 2.3 Elementos que deben contener los manuales ............................... 10 CAPTULO III Lineamientos para la integracin del manual ................................................... 11 3.1 Portada .......................................................................................... 11 3.2 ndice ............................................................................................. 12 3.3 Objetivo.......................................................................................... 13 3.4 Normas de operacin..................................................................... 14 3.5 Descripcin narrativa ..................................................................... 15 3.5.1 Clasificacin de los procedimientos ....................................... 15 3.5.2 Lineamientos para la redaccin y presentacin de la narrativa de procedimientos .......................................... 19 3.6 Diagramas de flujo ......................................................................... 23 3.6.1 Simbologa para el diseo de diagramas de flujo. ....................................................................................... 23 3.6.2 Redaccin .............................................................................. 26 3.7 Anexos ........................................................................................... 26 3.7.1 Definiciones ........................................................................... 26 3.7.2 Elaboracin de instructivos de llenado................................... 27 CAPTULO IV Lineamientos para la integracin del manual de procedimientos ..................... 30 4.1 Caratula del Manual....................................................................... 30 4.2 Contenido del Manual .................................................................... 31 4.3 Documento de aprobacin tcnica y registro del manual. .................................................................................... 32
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4.4 Documento de actualizacin de procedimientos............................ 33 4.5 Introduccin del Manual ................................................................. 34 4.6 Objetivo del Manual ....................................................................... 34 4.7 Procedimientos .............................................................................. 34 4.8 Glosario ......................................................................................... 35 4.9 Participantes en la elaboracin del manual ................................... 36 4.10 Directorio...................................................................................... 36 BIBLIOGRAFA................................................................................................. 37

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INTRODUCCIN Considerando la importancia que reviste el que las Secretara Acadmica, Secretara de Planeacin y Secretara Administrativa, del Centro de Investigacin y de Estudios Avanzados del I.P.N. (Cinvestav), as como sus reas cientficas, tengan documentados los lineamientos de operacin que regulan el adecuado funcionamiento de los departamentos que las integran, la Secretara de Planeacin a travs de su Subdireccin y del departamento de Desarrollo Institucional, se ha dado a la tarea de elaborar, supervisar y mantener actualizados los manuales de procedimientos administrativos de la institucin. Conforme a lo establecido en el Manual General de Organizacin del Cinvestav, emitido en Septiembre de 1999. En este contexto, el departamento de Desarrollo Institucional tiene entre sus funciones la de brindar la asesora a los departamentos sobre aspectos metodolgicos y tcnicas apropiadas para elaborar o actualizar sus manuales y de esta forma establecer uniformidad en la presentacin, profundidad y en los elementos a considerar como contenido bsico de los manuales de procedimientos en el Cinvestav. La Gua Tcnica que se presenta en esta ocasin, est constituida en cuatro captulos. En primer trmino, se establecen los lineamientos generales que deben observar los departamentos para la elaboracin o actualizacin de sus manuales de procedimientos, sealando adems la funcin que tiene el Departamento de Desarrollo Institucional en cuanto a la asesora y revisin tcnica. En el segundo apartado se explican los conceptos bsicos y tcnicas especficas para el desarrollo, integracin y presentacin del manual, ilustrando mediante ejemplos, la forma de disear y redactar el contenido del mismo. Finalmente se presenta una metodologa para planear, organizar, desarrollar y validar la elaboracin o actualizacin del manual. Se recomienda al usuario leer el documento en su totalidad y una vez que tenga el conocimiento general, podr seleccionar el o los temas que le guen en las actividades especficas para la elaboracin del manual de procedimientos.

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OBJETIVO DE LA GUA Establecer los lineamientos y metodologa que deben observar los departamentos del Cinvestav para elaborar o actualizar en forma clara, completa y uniforme sus Manuales de Procedimientos Administrativos.

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CAPTULO I LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ELABORACIN O ACTUALIZACIN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Es responsabilidad del titular de cada departamento vigilar que se elaboren, implanten y actualicen permanentemente los manuales de procedimientos de todas las reas que lo conforman. Para la elaboracin de los manuales de procedimientos de las departamentos, los procedimientos debern ser especficos, para lo cual se recomienda utilizar la tcnica de libreto que se explica en el apartado III de sta gua. El Departamento de Desarrollo Institucional a solicitud del brindar consultora en materia de planeacin, metodologa y herramientas tcnicas que se aplican en la elaboracin de manuales de procedimientos. Una vez que hayan elaborado o actualizado los manuales de procedimientos, debern enviar un ejemplar de los mismos al Departamento de Desarrollo Institucional para su registro y control. El Departamento de Desarrollo Institucional revisar los manuales que reciba de los departamentos y emitir un dictamen tcnico que incluir el registro oficial o las recomendaciones pertinentes. Los Manuales de Procedimientos son propiedad de la Institucin, por lo que se recomienda que stos permanezcan dentro de las reas de trabajo.

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CAPTULO II CARACTERSTICAS DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS 2.1 CONCEPTOS BSICOS Las siguientes definiciones representan los conceptos ms utilizados en este documento. Manual Es un documento que integra los sustancial de un tema de estudio, da una visin integral y proporciona informacin bsica y concisa sobre la materia. Ejemplo: Manual de Organizacin, Manual de Procedimientos, Manual de Operario, Manual de Bienvenida, etc. Manual de Procedimientos Es el documento administrativo integrado por un conjunto de procedimientos interrelacionados que pueden corresponder a un rea o a la totalidad de una dependencia. Procedimiento Es una serie de actividades relacionadas entre s y ordenadas cronolgicamente, que muestran la forma establecida en que se realiza un trabajo determinado, explicando en forma clara y precisa Quin?, Qu?, Cmo?, Cundo?, Dnde? y Con qu? se realiza cada una de las actividades. Ejemplo: Expedicin de Credencial de Trabajador Para efectos de esta Gua, los procedimientos estarn integrados por sus objetivos, normas de operacin, descripcin narrativa, diagramas de flujo, formatos y dems documentos que describen con precisin las actividades que se realizan para la ejecucin de un trabajo determinado. Actividad

Es el conjunto de operaciones afines y sucesivas que son ejecutadas por unidad responsable para la realizacin de un trabajo determinado.

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Ejemplo: En el Departamento Servicios al Personal se realiza el trmite (procedimiento) de Expedicin de Credencial del Trabajador, en el cual, el Encargado de la Ventanilla (unidad responsable), realiza entre otras actividades, la siguiente: Enmica la credencial Operacin Cada una de las acciones fsicas o mentales necesarias para ejecutar una actividad o labor determinada. Ejemplo: La actividad Enmica la credencial est compuesta por las siguientes operaciones:

1. 2. 3. 4. 5.

Selecciona el tipo de mica. Introduce la credencial en la mica. Cubre la mica con papel trmico. Introduce todo el material en la enmicadora. ...

Unidad Responsable Es el individuo, puesto u rgano administrativo o acadmico que participa en las actividades descritas en el procedimiento. Individuo: Trabajador, Beneficiario, Estudiante, etc. Puesto: Secretaria, Comprador, Auxiliar, etc. rganos Administrativos: Unidad Administrativa , Secretara administrativa, Departamento de Personal, etc. rganos Acadmicos: Secretaria Acadmica, Consejos Tcnicos, Departamento de Servicios Escolares, etc.

2.2 IMPORTANCIA DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Constituyen una fuente formal y permanente de informacin y orientacin acerca de la

manera de ejecutar un trabajo determinado.

Establecen los lineamientos y mecanismos para la correcta ejecucin de un trabajo

determinado.

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Contribuyen a dar continuidad y coherencia a las actividades que describen. Delimitan responsabilidades y evitan desviaciones arbitrarias o malos entendidos en la
ejecucin de un trabajo determinado.

Facilitan la supervisin del trabajo y proporcionan a los jefes los elementos necesarios
para verificar el cumplimiento de las actividades de sus subordinados.

Son una herramienta para capacitar al personal en el desempeo de sus funciones. Sirven como base para la realizacin de estudios de mtodos y sistemas, con la
finalidad de lograr la agilizacin, simplificacin, automatizacin o desconcentracin de las actividades que se llevan a cabo en las dependencias.

Auxilian en las labores de auditora administrativa.

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2.3 ELEMENTOS QUE DEBEN CONTENER LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

PARTICIPANTES EN LA ELABORACION GLOSARIO SEPARADOR ANEXOS

Procedimiento...N

DIAGRAMAS DE FLUJO Descripcin Narrativa NORMAS DE OPERACION Objetivo del Procedimiento INDICE CARATULA SEPARADOR ANEXOS

Procedimiento 1

DIAGRAMA DE FLUJO Descripcin Narrativa NORMAS DE OPERACION Objetivo del Procedimiento INDICE CARATULA SEPARADOR

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

OBJETIVO DEL MANUAL INTRODUCCION Docto. de Actualizacin Docto. de Aprobacin CONTENIDO

CARATULA

CINVESTAV MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA O DEL DEPARTAMENTO DE ____________

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CAPTULO III LINEAMIENTOS PARA LA INTEGRACIN DEL MANUAL En este apartado, se describirn los diferentes elementos que debe contener cada procedimiento que se elabora o actualice antes de la integracin del manual de procedimientos. 3.1 PORTADA Es la primer hoja del procedimiento, cuya finalidad es identificarlo. Ejemplo:
Subsistema el que pertenece la dependencia en su caso

Logotipo

SUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES

Dependencia

Ttulo del documento al que pertenece el procedimiento

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE ADQUISICIN DE EQUIPO

Nombre del procedimiento

ADQUISICIN DE EQUIPO A TRAVS DE INVITACIN RESTRINGIDA

Fecha de elaboracin del procedimiento

Octubre del 2000.

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3.2 NDICE DEL PROCEDIMIENTO Es la parte del documento cuya finalidad es relacionar secuencialmente los apartados que lo integran, con su respectiva paginacin para facilitar su localizacin. Ejemplo:

SUBDIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO DE SERVICIOS AL PERSONAL

Encabezado

PROCEDIMIENTO CERTIFICACIN DE RDENES DE TRABAJO PARA LENTES Y ANTEOJOS

Ttulo de la Hoja

NDICE
Ttulo del procedimiento

Pgina Apartados Objetivo del Procedimiento Normas de Operacin Descripcin Narrativa Diagramas de flujo Anexos 1 3 5 10 14 Paginacin con numeracin arbiga

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3.3 OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO El objetivo deber expresar claramente los resultado que se pretenden obtener al llevarse a cabo las actividades y tareas que integran el procedimiento. Los lineamientos a seguir para su relacin y presentacin son: - Iniciar con un verbo en tiempo en infinitivo. - Especificar con claridad qu, para qu y para quines se ha elaborado el procedimiento. - Evitar el uso de adjetivo calificativos. - No subrayar conceptos. - Utilizar una redaccin clara, precisa y en una extensin mxima de cinco renglones. Ejemplo:
SUBDIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS
Encabezado

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS AL PERSONAL PROCEDIMIENTO PAGO DE RDENES DE TRABAJO PARA LENTES Y ANTEOJOS

Ttulo de la Hoja

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Para quin Qu

Verbo en tiempo infinitivo

[Autorizar el pago de ayuda de lentes y anteojos] [al personal que lo solicite], [para dar cumplimiento a las Condiciones Generales de Trabajo vigentes]. Para qu

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3.4 NORMAS DE OPERACIN En los procedimientos se deben incluir todos los lineamientos que regulen la actuacin de los participantes en la ejecucin de las tareas. A este tipo de lineamientos se les denomina, las cuales se dividen en reglas y polticas. Para la elaboracin de las normas de operacin de los manuales de procedimientos de la Institucin se debern tomar en cuenta las siguientes definiciones: Regla: Es un lineamiento de observancia obligatoria en le ejecucin de un procedimiento cuya caracterstica principal es rgida en su aplicacin. Es el marco de referencia que gua la toma de decisiones, delimitando hasta dnde se debe o puede actuar para ejecutar las actividades descritas en un procedimiento.

Poltica:

Recomendaciones para elaborar normas - Debern comprender todas las situaciones alternativas que pudieran presentarse en la ejecucin del procedimiento. - Se redactarn claramente con el fin de que sean comprendidas por el usuario, e incluso por quienes no estn familiarizados con el procedimiento. - Se definir perfectamente la responsabilidad del personal a efecto de evitar desviaciones en la ejecucin del procedimiento. - Se redactarn en tiempo futuro o presente, recomendndose el primero. - Debern ser precisas, concisas y claras para evitar continuas consultas o interpretaciones equivocadas. - En caso de que alguna norma se sujete a ordenamientos legales se deber hacer referencia al marco jurdico que la sustenta (Leyes, Reglamentos, Acuerdos, Circulares y Oficios).

Para su presentacin, las normas podrn listarse de acuerdo con el tema, rea u orden de aparicin el procedimiento.

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Ejemplo:

SUBDIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO DE SERVICIOS AL PERSONAL

Encabezado

PROCEDIMIENTO CERTIFICACIN DE RDENES DE TRABAJO PARA LENTES Y ANTEOJOS

Ttulo de la Hoja

NORMAS DE OPERACIN

Quedan excluidos de estas prestaciones al personal contratado por honorarios. Para el otorgamiento de anteojos cuando el trabajador los requiera por primera vez, ser indispensable presentar la prescripcin mdica del ISSSTE. Si el importe total de los anteojos es mayor al monto de la ayuda que da el centro, la diferencia deber ser cubierta por el trabajador.

3.5 DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO Es la explicacin escrita, en forma lgica y secuencial de cada una de las actividades que realiza una unidad responsable para efectuar un trabajo determinado.

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3.5.1 CLASIFICACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

Libreto Por su presentacin Bloque Mixtos Por su profundidad Generales Especficos

POR SU PRESENTACIN LIBRETO La descripcin se realiza en dos columnas: la primera seala a la unidad responsable, la segunda indica el nmero consecutivo de la actividad y describe la actividad a desarrollar. Se debe dejar una sangra en aquellas actividades de excepcin, desviaciones o subactividades. Ejemplo:
PROCEDIMIENTO: RECEPCIN DE REQUISICIONES DE COMPRA

RESPONSABLE Encargado de Ventanilla

ACTIVIDAD 2. Verifica que los datos de la requisicin sean legibles y estn completos, as como de que la requisicin venga acompaa de cuando menos una cotizacin. 2.1 Si la documentacin no est completa, indica al mensajero que el trmite no procede.

Unidad Responsable

Mensajero Secuencia

2.2 Regresa la requisicin al usuario indicando las observaciones del encargado de ventanilla. Se presenta nuevamente en la ventanilla con le requisicin corregida. 3. Registra le requisicin mediante un nmero de folio, entrega hoja amarilla (copia del usuario) al mensajero.

Encargado de ventanilla Descripcin narrativa

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Se recomienda la utilizacin de este tipo de narrativa por la facilidad de lectura que ofrece a quien consulta los procedimientos. BLOQUE En una sola columna se describe el procedimiento, identificando cada actividad con numeracin progresiva y con sangras aquellas actividades que son de excepcin, desviaciones o subactividades; por lo que respecta a las unidades responsables de la ejecucin de las actividades, stas se indicarn en un subttulo. Ejemplo:
ENCARGADO DE VENTANILLA Unidad Responsable 2. Verifica que los datos de la requisicin sean legibles y esten completos, as como de que la requisicin venga acompaa de cuando menos una cotizacin. 2.1 Si la documentacin no est completa, indica al mensajero que el trmite no procede. Sangra MENSAJERO 2.2 Regresa la requisicin al usuario indicando las observaciones del encargado de ventanilla. Se presenta nuevamente en la ventanilla con le requisicin corregida. Descripcin ENCARGADO DE VENTANILLA 3. Registra le requisicin mediante un nmero de folio, entrega hoja amarilla (copia del usuario) al mensajero.

POR SU PROFUNDIDAD GENERALES Describen de manera resumida las actividades a desarrollar para ejecutar un trabajo, indicando a las unidades responsable de realizarlo Ejemplo:
PROCEDIMIENTO: EXPEDICIN DE CREDENCIAL RESPONSABLE TRABAJADOR ACTIVIDAD 1. Hace la solicitud presentando documentacin requerida la

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ENCARGADO DE VENTANILLA

2. Verifica que la documentacin del interesado est completa y correcta. 3. Captura en computadora los datos del trabajador e imprime su credencial 4. Recaba firmas de autorizacin y de conformidad del trabajador 5. Enmica y entrega la credencial al trabajador.

ESPECIFCOS Describen en forma detallada cada una de las actividades que se realizan para la ejecucin de un trabajo determinado, indicando las unidades responsables de llevarlas a cabo.

PROCEDIMIENTO: INSCRIPCIN A LOS CURSOS DE INGLES COORDINADOR 1. Entrega al interesado la solicitud de inscripcin a cursos de capacitacin, indicndole los siguientes datos: - Nombre del curso - Horario del curso - Periodo del curso - Fecha limite de inscripciones 2. Verifica haber aprobado el curso de ingles anterior al que desea inscribirse 2.1 De no aprobar el curso anterior tendr que reinscribirse en el mismo curso hasta que lo apruebe 3. Llena la solicitud de inscripcin con los datos requeridos 4. Entrega al Depto. de Desarrollo del Personal dentro de la fecha limite la solicitud de inscripcin SECRETARIA 5. Recibe y verifica los datos de la solicitud

INTERESADO

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MIXTOS Es la descripcin narrativa en la que algunas actividades se redacta en forma genrica y otras en forma especfica. Esta combinacin obedece a que existen actividades que por su naturaleza (realizadas por una instancia externa o que se consideran obvias) pueden describirse en forma resumida, mientras que otras requieren describirse con ms profundidad para su fcil comprensin. La redaccin en forma genrica podr incluirse en los manuales con el fin de dar una visin resumida del procedimiento, sto no excluye de que invariablemente se redacten los procedimientos especficos. 3.5.2 LINEAMIENTOS PARA LA REDACCIN NARRATIVAS DE PROCEDIMIENTOS Y PRESENTACIN DE LAS

A) Cada actividad deber comenzar con un verbo conjugado en tercera persona del singular en tiempo presente. Cuando se redacten actividades que no forman parte de la secuencia principal del procedimiento y que se pueden referir opciones, desviaciones o subactividades, se utilizaran los trminos condicionales tales como: Si, Cuando, En caso. Ejemplo: 4. Solicita al proveedor una identificacin oficial,... 4.1 En caso que el proveedor no cuente con una identificacin le solicitara ...

B) La redaccin de cada actividad deber ser clara, concisa y precisa; responder siempre a las preguntas: Qu, Cmo y/o Con qu se realiza una actividad? Si el tipo de actividad lo amerita, se recomienda preguntarse: A quin se canaliza el asunto o trabajo? y Para qu? Ejemplo:
Qu?

4. Solicita al proveedor una identificacin oficial con fotografa y firma, verificando que corresponda a ste.
Cmo?

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5. Verifica en la computadora si el proveedor est vigente como ...

Con qu?

C) Debern numerarse las distintas actividades del procedimiento en forma progresiva con nmeros arbigos enteros. Ejemplo: 4. Entrega fotocopia... 5. Verifica que los datos de la documentacin ... 6. Solicita ... D) En los casos en que a una actividad le prosigan otras (de excepcin), que no forman parte de la secuencia principal del procedimiento, stas debern numerarse con fracciones decimales a partir de la actividad de la cual se desprenden. Para distinguir este tipo de actividades, se debern analizar las posibles desviaciones derivadas del desarrollo de una actividad, presentando las alternativas de solucin que permitan el desarrollo normal y que conlleven al logro del objetivo del procedimiento. Ejemplo: 7. Solicita al trabajador verifique que los datos (nombre y rea de adscripcin), estn correctos. 7.1 Si existe error en los datos indicar las correcciones necesarias. E) Se procurar que cada una de las actividades del procedimiento contenga slo una accin, aunque en algunos casos se justifica que contenga dos. Ejemplo:
Accin Nm. 1

3. Firma de autorizacin la Requisicin y la turna al solicitante

Accin Nm. 2

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F) En caso de existir actividades que por su naturaleza se realicen simultneamente, en una forma casi inmediata o se consideren de poco importancia, stas se redactarn en un slo prrafo, no rebasando las dos actividades. Ejemplo: 12. Accesa al sistema y da instruccin de transferencia de fondos. G) En las actividades que se realizan con una frecuencia establecida, se deber indicar la periodicidad en rengln antes de iniciar el prrafo de la actividad. Ejemplo:
Periodicidad

Responsable

Actividad MENSUALMENTE 6. Elabora el informe de actividades ...

Jefe del Departamento

H) Al describir las actividades de un procedimiento, se anotar el nombre completo de la unidad responsable cuando haga su primera aparicin en el mismo; posteriormente se podr utilizar un nombre ms corto. Ejemplo:
Nombre completo

Responsable Encargado de la ventanilla de mensajera

Actividad 3. Verifica que los datos sena legibles. 4. Efecta pago en caja. 5. Archiva recibo de pago.

Trabajador Encargado de ventanilla

Nombre corto

I) Cuando una actividad implique la utilizacin de algn formato, y ste haga su primera aparicin en el procedimiento, se deber anotar su nombre completo entre comillas. En el caso de considerarse necesario se anotar la palabra Anexo e incluirlo en el apartado el apartado correspondiente con su respectivo Instructivo de llenado. Adems se deber hacer referencia a las copias, trayectoria de su trmite y destino final.
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Si el nombre del formato es extenso, se recomienda utilizar abreviaturas, iniciales o un nombre simplificado, cuyo uso deber aclararse en la primera aparicin del formato dentro del procedimiento. Ejemplo: RESPONSABLE rea de recepcin de documentacin administrativa.- Requisiciones de compra ACTIVIDAD 1. Recibe de los departamentos: (Req.) (Anexo 1) - Ordenes de pago (OPR) (Anexo 2) 2. Verifica que las OPR tenga el sello
Nombre abreviado

Nota. Los casos en los que se debe usar un anexo son, entre otros: - Cuando se debe asentar un dato en un formato. - Cuando se verifica el correcto llenado de un formato. - Para informar al usuario del documento que va a recibir o enviar.

J) A continuacin se presentan algunos de los verbos comnmente utilizados en la descripcin narrativa de procedimientos. Actualizar Analizar Anexar Anotar Aprobar Archivar Asignar Autorizar Cancelar Clasificar Comparar Complementar Comprobar Confirmar Confrontar Controlar Coordinar Cotejar Destruir Determinar Devolver Distribuir Disear Ejecutar Elaborar Entregar Emitir Evaluar Firmar Fotocopiar Graficar Implantar Incorporar Indicar Investigar Llenar Obtener Preparar Presentar Procesar Producir Programar Proporcionar Recabar Recibir Recopilar Registrar Remitir Revisar Sellar Separar Solicitar Supervisar Tramitar Turnar Validar Verificar

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3.6 DIAGRAMAS DE FLUJO Es la representacin grfica que muestra la secuencia en que se realizan las actividades necesarias para desarrollar un trabajo determinado, indicando las unidades responsables de su ejecucin. Las ventajas que ofrece la tcnica de diagramacin son las siguientes: - Explica a travs de smbolos y textos condensados, las actividades que componen un procedimiento. - Permite al personal que opera los procedimientos, identificar en forma rpida la manera de realizar sus actividades eficazmente. - Facilita la comprensin de un procedimiento en cualquier nivel jerrquico. - Reduce la cantidad de explicaciones que se dan en la descripcin narrativa. - Facilita el anlisis e interpretacin de cada procedimiento, ya que muestra la secuencia de las actividades y la distribucin de las formas (origen y destino final). - Permite analizar cada actividad por s misma y su relacin con las dems. - Ahorra tiempo al usuario en el conocimiento de un procedimiento.

3.6.1 SIMBOLOGA PARA EL DISEO DE DIAGRAMAS DE FLUJO SIMBOLO NOMBRE DESCRIPCION Seala donde inicia o termina un procedimiento. Adems puede utilizarse para indicar el nombre de la unidad responsable de ejecutar ciertas actividades. Represente la ejecucin de una o ms tareas de un procedimiento.

INICIO, TERMINO O UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD

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SIMBOLO

NOMBRE DECISIN

CONECTOR

CONECTOR DE PGINA

DESCRIPCIN Indica las opciones que se pueden seguir en caso de que sea necesario tomar caminos alternativos. Mediante este smbolo se pueden unir dentro de las misma hoja, dos o ms actividades separadas fsicamente. Similar al significado del smbolo anterior, slo que ste se emplea cuando las actividades quedan separadas en diferentes hojas. Indica que se guarde un documento en forma temporal o permanente. Representa un documento, formato o cualquier escrito que se recibe, elabora o enva. Conecta smbolos, sealando la secuencia en que deben realizarse las actividades Se utiliza para indicar comentarios o aclaraciones adicionales a una actividad y se puede conectar a cualquier smbolo del diagrama en el lugar donde la anotacin sea significativa.

ARCHIVO

DOCUMENTO

LNEAS DE DIRECCIN

NOTA

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Ejemplo: Diagrama de flujo para el pago a proveedores

EL PROVEEDOR
INICIO

ENCARGADO DE VENTANILLA DE CAJA 4

Revisa la documentacin

1
Recibe la orden de compra
Orden de Compra
Tiene orden de compra aprobada?

Documentacin

NO

Devuelve al proveedor su documentacin

4.1

Entrega el pedido

2
SI INICIO

Recopila la firma de pedido entregado

2.1
Estn correctos los datos de la factura?

NO

Solicita al proveedor cambio de su factura

4.2

SI
Presenta factura a revisin el da
correspondiente

Programa cheque

5
A

Factura

Elabora el cheque

Paga al proveedor el da que le corresponde

7
FIN

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3.6.2 REDACCIN - Cada diagrama deber contar con un encabezado que especifique el nombre del procedimiento que se describe. - Cada actividad o conjunto de actividades que sean realizadas por una unidad responsable, debern quedar claramente indicadas en el diagrama. - Las actividades a desarrollar, debern expresarse en forma breve, precisa y con el smbolo correspondiente. - La redaccin de cada actividad deber comenzar con un verbo en tiempo presente y conjugado en tercera persona del singular. - Cada actividad se numerar en forma progresiva, de acuerdo con le secuencia indicada en la descripcin narrativa. - Dentro del smbolo de documento se deber indicar el nombre del formato, documento, reporte etc. Si el nombre del documento es muy extenso, slo la primera ocasin que se mencione se describir completo y en lo sucesivo se podr abreviar o anotar iniciales.

3.7 ANEXOS En este apartado se deben incluir las formas, instructivos de llenado y machotes utilizados para la ejecucin de un procedimiento. 3.7.1 DEFINICIONES Forma o formato: Es una pieza de papel impresa que contiene datos fijos y espacios en blanco para ser llenados con informacin variable. Machote: Es un escrito que se utiliza como modelo, representa las caractersticas para la estructuracin y contenido (datos fijos y variables de un documento) y constituye la base para la elaboracin de cierto tipo de escritos. Instructivo de llenado: Es una gua que explica detalladamente cmo se deben llenar los espacios que tiene un formato. Para conformar los anexos se recomienda considerar lo siguiente:

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- Se ordenarn las formas, instructivos de llenado y machotes de acuerdo con el orden de aparicin en el procedimiento. - En cada documento que se anexe, se deber anotar en el ngulo superior derecho la palabra ANEXO seguido del nmero consecutivo que le corresponda.

3.7.2 ELABORACIN DE LOS INSTRUCTIVOS DE LLENADO Todo formato deber contar con su correspondiente instructivo de llenado. Para su elaboracin, se podr optar por cualquiera de las siguientes tcnicas: A) Instructivo con explicacin directa. B) Instructivo con explicacin al reverso del formato.

A) INSTRUCTIVO CON EXPLICACIN DIRECTA Esta tcnica consiste en obtener una fotocopia en reduccin del formato, la cual se pega en el centro de una hoja y en los extremos, fuera del formato, se explica cuales son los datos que se deben anotar en cada espacio vaco. Para identificar con facilidad las instrucciones que se dan a cada concepto se trazar una lnea que el espacio que deber ser llenado con su correspondiente instruccin. B) INSTRUCTIVO CON EXPLICACIN AL REVERSO DEL FORMATO Existen formatos que desde que fueron diseados o reimpresos se determin incluir el instructivo de llenado en el reverso del mismo. Cuando las instrucciones que se indiquen al reverso del formato sean claras y precisas no es necesario elaborar otro tipo de instructivo.

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Ejemplo: Instructivo con explicacin directa

Marca con una X el origen presupuestal que deber cargar el importe de la compra y en su caso el nmero de convenio o donativo incluyendo el tipo de apoyo Este cuadro deber incluir los datos solicitados para interactuar en futuras aclaraciones
FECHA

CENTRO DE INVESTIGACIN Y DE ESTUDIOS AVANZADOS DEL I.P.N

SECRETARA ADMINISTRATIVA SUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES REQUISICIN DE COMPRA

Sello de recepcin REQUISICION CON CARGO A: Recursos presupuestales _________Captulo ________ Convenio__________ Donativo__________ Otro_______ Clave presupuestal Unidad Descripcin de los bienes

Asignar folio consecutivo Anotar el nmero de hojas que forma la requisicin Describir con precisin la mercanca y sus especificaciones tcnicas Registrar el precio unitario por unidad en Moneda Nacional de cada partida Sealar el monto total de cada partida, as como el gran total en caso de 2 o ms partidas Mencionar en forma breve el uso cientfico y tcnico de las mercancas Citar en este punto, las condiciones en que se establecer el pedido de acuerdo a la informacin del proveedor

Asentar el nmero de partida que corresponda consecutivamente

DEPARTAMENTO

SOLICITANTE EXTENSION

Hoja___de___

Partida

Cantidad

Precio Unitario

Importe

Indicar claramente la cantidad bienes solicitado Anotar la unidad de medida de los bienes o servicios solicitados Marcar con una X las especificaciones especiales que requiere la mercanca para su envo y transportacin Marcar con una X los documentos que incluye, cotizacin indispensable

Observaciones Especiales Hielo Seco ___ Refrigeracin ___ () ______________ Otros Indicar _____________________

Documentacin que Anexa Cotizacin ___ Catalogo ___ Otros ___

Uso Tcnico

PARA EL USO EXCLUSIVO DEL DEPTO. DE ADQUISICIONES Tiempo de Entrega Vigencia de Cotizacin Forma de Pago Fundamento Legal Artculo Autoriza (Nombre, Firma y Cargo) T.C. Subtotal I.V.A. Total

Nombre y Firma del Solicitante

Autorizacin Presupuestal

Departamento de Adquisiciones

Citar el nombre y cargo del solicitante, as como firma autgrafa

Sealar los datos para autorizacin presupuestal con cargo al presupuesto o proyecto previamente

Asentar el nombre y firma de Jefe del rea o Responsable del Proyecto segn sea el caso

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Ejemplo: Instructivo con explicacin al reverso del formato.

INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA USUARIOS Original Blanca Copia Blanca Copia Verde Copia Amarilla Departamento de Adquisiciones Consecutivo de Adquisiciones Presupuestos Solicitante Asignar folio consecutivo para el control del Usuario y rea de adquisiciones, el cual ser utilizado para futura informacin. Anotar el nmero de hojas que forma la requisicin en cada juego.

1. Selle de Recepcin Progresivo.

2. Hoja ___ de ___

3. Este cuadro deber incluir los datos solicitados para interactuar en futuras aclaraciones. Fecha Departamento Extensin

Sealar la fecha de la elaboracin de la requisicin Mencionar el nombre del Departamento y/o rea solicitante. Citar el nombre del usuario solicitante y la persona que elabor para futuras aclaraciones. Marca con una X el origen presupuestal que deber cargar el importe de la compra y en su caso el nmero de convenio o donativo incluyendo el tipo de apoyo. Asentar el nmero de partida que corresponda consecutivamente. Indicar claramente la cantidad de bienes o servicios solicitados. Anotar la unidad de medida de los bienes o servicios solicitados. Describir con precisin la mercanca o servicio y sus especificaciones tcnicas. Registrar el precio unitario por unidad de medida en Moneda Nacional de cada partida. Sealar el monto total de cada partida, as como el gran total en caso de 2 o ms partidas. En el monto total, deber desglosar los descuentos o cargos que el proveedor refiere como son: cargos por manejo, documentacin, envo de hielo, fletes y otros. Marca con una X las especificaciones especiales que requiere la mercanca para su envo y transportacin.

4. Requisicin con cargo a:

5. Partida: 6. Cantidad: 7. Unidad 8. Descripcin de los Bienes:

9. Precio Unitario:

10. Importe:

11. Observaciones Especiales:

ETCETERA...

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CAPTULO IV LINEAMIENTOS PARA LA INTEGRACIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cuando los procedimientos han sido elaborados, stos se deben integrar a un manual de procedimientos para tal efecto, a continuacin se describe cada uno de sus elementos. 4.1 CARTULA DEL MANUAL Es la primera hoja del documento, cuya finalidad es identificar al manual. Ejemplo:
Nombre de la Institucin CENTRO DE INVESTIGACIN Y DE ESTUDIOS AVANZADOS DEL I.P.N SUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Subsistema al que pertenece

Logotipo

Nombre de la dependencia Ttulo del documento

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

EN MATERIA DE ADQUISICIONES

Subttulo Por rea responsable (dependencia, departamento, rea) o por la naturaleza del trabajo (sistema subsistema trmite)

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4.2 CONTENIDO DEL MANUAL Es la parte del documento cuya finalidad es listar secuencialmente los apartados que constituyen el Manual. Ejemplo:

SUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Encabezado DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE ADQUISICIONES Ttulo de la hoja CONTENIDO DEL MANUAL APROBACIN TCNICA Y REGISTRO DEL MANUAL ACTUALIZACIN DE PROCEDIMIENTOS INTRODUCCIN OBJETIVO DEL MANUAL PROCEDIMIENTOS - ADQUISICIN DE EQUIPO DE LABORATORIO - Adquisicin a travs adjudicacin directa - Adquisicin a travs de cuadro comparativo. - Adquisicin a travs de invitacin restringida. - Adquisicin a travs de licitacin pblica. - ADQUISICIN DE EQUIPO DE COMPUTO - Adquisicin a travs de adjudicacin directa. - Adquisicin a travs de cuadro comparativo - Adquisicin a travs de invitacin restringida - Adquisicin a travs de licitacin pblica. - ADQUISICIN DE SUSTANCIAS Y MATERIALES - ADQUISICIN POR MEDIO DE IMPORTACIONES - COMPRAS CALLE GLOSARIO

Apartados

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4.3 DOCUMENTO DE APROBACIN TCNICA Y REGISTRO DEL MANUAL Es la hoja del manual donde se da formalidad a los procedimientos que lo integran, para lo cual son indispensables las firmas de aprobacin del personal involucrado en su elaboracin, revisin, y autorizacin dentro de la dependencia, as como la clave de Registro Oficial de la Secretara de Planeacin y del departamento de Desarrollo Institucional. Ejemplo:
APROBACIN TCNICA Y REGISTRO DEL MANUAL

El Manual de Procedimientos denominado __________________________________ constituido por _________ tomo (s), con fecha de implantacin de _______________ Actualmente regula las actividades de las reas _______________________________ elaborado por ___________________________revisado por ____________________ y autorizado por ______________________________________ obtenindose de la Secretara de Planeacin y/o del Departamento de Desarrollo Institucional el registro oficial ___________con el cual, el departamento antes citado, da su aprobacin en cuanto a la estructura tcnica de este Manual. El presente documento, se incorpora al Manual de Procedimientos con la finalidad de dar formalidad Institucional al Manual, cuya custoda est a cargo de: _____________

________________________ ELABOR

_________________________ REVIS

______________________ AUTORIZO

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4.4 DOCUMENTO DE ACTUALIZACIN DE PROCEDIMIENTOS Es la hoja en la que se debe asentar una de las actualizaciones que se realizan al manual, las cuales entre otras, pueden ser cambios en las formatos que se utilizan en el procedimiento, inclusin o derogacin de normas de operacin, modificacin de requisitos de trmite, eliminacin de actividades innecesarias, establecimientos o modificacin de actividades de registro y control, etctera. Ejemplo:
ACTUALIZACIN DE PROCEDIMIENTOS

FECHA: ____/____/____

El manual de procedimientos denominado _______________________________ en vigor a partir del da __________________ presenta cambios en los procedimientos que a continuacin se enuncian:

PROCEDIMIENTO Pago de lentes y anteojos

BREVE DESCRIPCIN DEL CAMBIO Se dise un formato especial para la solicitud de esta prestacin. La expedicin de credenciales se realizar en forma automatizada.

Expedicin de credenciales

Contratacin de Personal

A la documentacin requerida para el ingreso de personal, se adiciona: Fotocopia del comprobante del SAR Fotocopia de la constancia del RFC

El da __________ el Departamento de Desarrollo Institucional recibi un ejemplar de los procedimientos modificados registrndose con la clave ________

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4.5 INTRODUCCIN DEL MANUAL Incluir una introduccin en el manual sirve para presentar al lector: - Las funciones de la dependencia o rea responsable - La importancia de contar con un manual de procedimientos. - El propsito que se pretende alcanzar a travs de l. - A quines est dirigido (usuarios) - Los temas o apartados que lo integran. - Las recomendaciones sobre el uso y consulta del manual. Finalmente, la introduccin debe incluir un corolario a manera de conclusin. 4.6 OBJETIVO DEL MANUAL El objetivo del deber especificar claramente los resultados que se pretenden alcanzar al contar con el Manual de procedimientos de la dependencia. Los lineamientos para su redaccin y presentacin son: - Iniciar con un verbo en tiempo infinitivo. - Especificar con claridad qu, para qu y para quienes se ha elaborado el manual. - Evitar el uso de adjetivos calificativos. - No subrayar conceptos. - Utilizar una redaccin clara, precisa y en una extensin mxima de cinco renglones.

4.7 PROCEDIMIENTOS Este apartado constituye la parte fundamental del manual, ya que agrupa los procedimientos previamente elaborados, ya sea por rea de responsabilidad o por la naturaleza de un trabajo. Los lineamientos para la integracin y presentacin de procedimientos se estipulan en los Captulos III y IV de esta Gua.

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Ejemplo:

SEPARADOR ANEXOS

Procedimiento...N

DIAGRAMAS DE FLUJO Descripcin Narrativa NORMAS DE OPERACION Objetivo del Procedimiento INDICE CARATULA SEPARADOR ANEXOS

Procedimiento 1

DIAGRAMA DE FLUJO Descripcin Narrativa NORMAS DE OPERACION Objetivo del Procedimiento INDICE CARATULA SEPARADOR

4.8 GLOSARIO Est compuesto por la definicin o explicacin de palabras o trminos poco usuales o con diferentes acepciones utilizados en el manual y que se considera requieren ser definidos en este apartado para facilitar su comprensin y unificar el lenguaje utilizado.

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4.9 PARTICIPANTES EN LA ELABORACIN DEL MANUAL Es la ltima hoja, en la que se relacionan los nombres, puesto y papel desempeado por cada una de las personas que intervienen en la elaboracin o actualizacin del manual de procedimientos de la dependencia. Ejemplo: Autoriz Lic... Subdirector de ... C.P. Jefe del Departamento de ... Lic...

Coordin

Revis

Elabor Captur

4.10 DIRECTORIO En el reverso de la portada se deber incluir el Directorio Institucional del Cinvestav, seguido de la dependencia que elabora el manual, debindose anotar los nombres completos y cargos de los diferentes funcionario del primer y segundo nivel jerrquico.

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BIBLIOGRAFA 1. Alvarez Torres Martn G., Manual para elaborar Manuales de Polticas y Procedimientos, Ed. Panorama, Mxico, 1997. 2. Direccin General de Personal, UNAM, Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos, Mxico, 1994. 3. Rodrguez Valencia Joaqun, Elaborar y Usar Manuales Administrativos, Ed. Ecafsa, Mxico, 1998.

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