Tugas Akhir

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program Diploma III

Komputerisasi Sistem Penerimaan Karyawan pada PT. Aditec Cakrawiyasa Jakarta

XXXXXXXXXXX N I M : 999999999

Jurusan Manajemen Informatika Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika Jakarta 2007

Materi Pembahasan
Ruang Lingkup Pembahasan
Struktur Organisasi Prosedur Sistem Berjalan Diagram Alir Data Sistem Berjalan Pokok Permasalahan Alternatif Pemecahan Masalah Prosedur Sistem Usulan Diagram Alir Data Sistem Usulan Normalisasi Diagram H I P O Kesimpulan Saran

Ruang Lingkup Pembahasan

Permasalahan yang akan dibahas dalam penulisan laporan Tugas Akhir ini adalah :
Mulai dari proses penerimaan aplikasi calon pelamar, proses seleksi, proses penempatan sampai dengan tahap laporan data karyawan baru.

Struktur Organisasi

Prosedur Sistem Berjalan

Adapun prosedur sistem berjalan yang ada adalah sebagai berikut : a. Proses Penerimaan Aplikasi Calon Karyawan Surat lamaran beserta dokumen persyaratan diterimapada staff administrasi. Dari surat lamaran, dicatat data dari calon karyawan ke dalam arsip calon karyawan. Sedangkan dokumen persyaratan akan diajukan ke personalia untuk diteliti dan dipelajari lebih lanjut. Apabila dokumen persyaratan tersebut disetujui, maka staff administrasi membuat surat panggilan yang berisikan jadwal test serta wawancara yang harus diikuti dan dikirimkan melalui pos kepada calon karyawan yang bersangkutan b. Proses Seleksi Apabila calon karyawan bersedia datang sesuai dengan jadwal test yang telah ditentukan sebelumnya, staff administrasi akan meminta surat panggilannya untuk kemudian dilakukan pengecekan dengan membuka arsip calon karyawan. Setelah itu, maka dilakukan test ujian bagi calon karyawan. Hasil test akan disimpan dalam arsip hasil test, dan bagi mereka yang dinyatakan lulus akan dilakukan proses wawancara. Hasil dari wawancara akan disimpan dalam arsip hasil wawancara.

Prosedur Sistem Berjalan

Adapun prosedur sistem berjalan yang ada adalah sebagai berikut :
c. Proses Penempatan Karyawan Setelah semua proses test ujian dan wawancara selesai diselenggarakan, data-data yang disimpan dalam arsip hasil test dan arsip hasil wawancara dilihat lagi oleh staff administrasi untuk diserahkan kepada personalia. Setelah personalia setuju, staff administrasi akan melakukan pengecekan kembali terhadap arsip calon karyawan. Berdasarkan data yang ada pada arsip tersebut dan persetujuan dari personalia, staff administrasi membuat list karyawan baru yang ditujukan kepada bagian produksi dan disimpan dalam arsip karyawan baru serta membuatkan surat kontrak dan diberikan kepada karyawan. d. Proses Laporan Laporan penerimaan karyawan baru dibuat oleh staff administrasi berdasarkan list karyawan baru dari arsip karyawan baru dan dilaporkan pada akhir periode penerimaan karyawan baru pada manager personalia.

Diagram Alir Data Sistem Berjalan

Diagram Alir Data (Konteks) dari Sistem berjalan adalah sebagai berikut:

Diagram Alir Data Sistem Berjalan

Diagram Alir Data (Nol) dari Sistem berjalan adalah sebagai berikut:

Pokok Permasalahan
Dari hasil pengamatan penulis selama melakukan riset di PT. Aditec Cakrawiyasa khususnya pada bagian personalia mengenai penerimaan karyawan, sumber daya yang ada belum semaksimal mungkin. Hal ini dilihat pada proses penerimaan karyawan dalam proses tersebut masih dilakukan secara manual. Sehingga ditemukan beberapa masalah seperti : Adanya aplikasi lamaran yang berulang dan dalam pencatatan data penerimaan yang dilakukan personalia masih manual, sehingga mempersulit dalam pencarian data untuk dilakukan pemanggilan peserta test dan wawancara. Sama halnya dengan pembuatan laporan sehingga harus melewati beberapa prosedur dengan waktu yang tidak sedikit. Serta kesulitan dalam pencarian data aplikasi lamaran untuk dibuatkan surat kontrak kerja. Walaupun dalam penggunaan perangkat kerasnya sudah menggunakan komputer, tetapi pencatatan dan pengambilan data masih menggunakan media kertas yang diarsipkan dan tidak secara langsung dari komputer itu sendiri.

Alternatif Pemecahan Masalah

Masalah yang timbul akibat sistem penerimaan karyawan yang masih dikerjakan secara manual tentunya tidak lagi sesuai dengan kemajuan teknologi informasi saat ini, dimana waktu adalah sesuatu yang berharga. Permasalahan diatas sebenarnya tidak perlu terjadi seandainya terdapat sistem pengolahan data yang terkomputerisasi. Dengan adanya sistem pengolahan data yang terkomputerisasi tentu akan memudahkan pelaksanaan kerja khususnya bagian personalia PT. Aditec Cakrawiyasa. Untuk itu perlu dibuat alternatif pemecahan masalah sebagai berikut :

Pencatatan data penerimaan sebaiknya dicatat secara berurutan didalam komputer sehingga memudahkan dalam pencarian data.
Penyimpanan data dalam harddisk akan lebih menghemat tenaga dan lebih aman. Dengan menggunakan media komputer akan diperoleh informasi atau laporan yang cepat, tepat dan akurat serta mengurangi terjadinya kesalahan. Mempercepat pekerjaan khususnya yang berkaitan dengan sistem penerimaan karyawan pada bagian personalia.

Prosedur Sistem Usulan

Adapun prosedur sistem usulan yang ada adalah sebagai berikut : a. Proses Penerimaan Aplikasi Calon Karyawan Surat lamaran beserta dokumen persyaratan diterima pada staff administrasi. Dari surat lamaran, staff administrasi melakukan input data calon karyawan melalui program komputer ke dalam file calon karyawan. Sedangkan dokumen persyaratan akan diajukan ke personalia untuk diteliti dan dipelajari lebih lanjut. Apabila dokumen persyaratan tersebut disetujui, maka staff administrasi melakukan pencetakan surat panggilan menggunakan program komputer yang berisikan jadwal test serta wawancara yang harus diikuti dan dikirimkan melalui pos kepada calon karyawan yang bersangkutan b.Proses Seleksi Apabila calon karyawan bersedia datang sesuai dengan jadwal test yang telah ditentukan sebelumnya, staff administrasi akan meminta surat panggilannya untuk kemudian dilakukan pengecekan dengan membuka file calon karyawan. Setelah itu, maka dilakukan test ujian bagi calon karyawan. Hasil test akan disimpan dalam file hasil test, dan bagi mereka yang dinyatakan lulus akan dilakukan proses wawancara. Hasil dari wawancara akan disimpan dalam file hasil wawancara.

Prosedur Sistem Usulan

Adapun prosedur sistem usulan yang ada adalah sebagai berikut : c. Proses Penempatan Karyawan Setelah semua proses test ujian dan wawancara selesai diselenggarakan, data-data yang disimpan dalam file hasil test dan file hasil wawancara dilihat lagi oleh staff administrasi untuk diserahkan kepada personalia. Setelah personalia setuju, staff administrasi akan melakukan pengecekan kembali terhadap file calon karyawan. Berdasarkan data yang ada pada file tersebut dan persetujuan dari personalia, staff administrasi melakukan pencetakan list karyawan baru yang ditujukan kepada bagian produksi dan disimpan dalam file karyawan baru serta mencetak surat kontrak dan diberikan kepada karyawan. d. Proses Laporan Laporan penerimaan karyawan baru dicetak oleh staff administrasi berdasarkan data list karyawan baru dari file karyawan baru dan dilaporkan pada akhir periode penerimaan karyawan baru pada manager personalia.

Diagram Alir Data Sistem Usulan

Diagram Alir Data (Konteks) dari Sistem usulan adalah sebagai berikut:

Diagram Alir Data Sistem Usulan

Diagram Alir Data (Nol) dari Sistem usulan adalah sebagai berikut:

Normalisasi ( Bentuk Tidak Normal )

Normalisasi Bentuk Tidak Normal (Unnormalized) adalah sebagai berikut:
No urut Nama calon karyawan Alamat calon karyawan No telp Jenis kelamin Usia Pendidikan No Test Tanggal test Jumlah Peserta Nilai Keterangan test No Wawancara Tanggal wawancara Jumlah Peserta Keterangan wawancara No List Tanggal mulai kerja Tanggal kontrak Nama calon karyawan Alamat calon karyawan

Normalisasi ( Bentuk Pertama )

Normalisasi Bentuk Pertama (1NF) adalah sebagai berikut:
No urut * Nama calon karyawan Alamat calon karyawan No telp Jenis kelamin Usia Pendidikan No Test * Tanggal test Jumlah Peserta Nilai Keterangan test No Wawancara * Tanggal wawancara Jumlah Peserta Keterangan wawancara No List * Tanggal mulai kerja Tanggal kontrak Jumlah karyawan Keterangan

Keterangan: * = Candidate Key

Normalisasi ( Bentuk Kedua )

Normalisasi Bentuk Kedua (2NF) adalah sebagai berikut:

Tabel Calon Karyawan

No urut * Nama calon karyawan Alamat calon karyawan No telp Jenis kelamin Usia pendidikan

Tabel Transaksi
No Test * Tanggal test Jumlah Peserta Nilai Keterangan test No Wawancara * Tanggal wawancara Jumlah Peserta Keterangan wawancara No List * Tanggal mulai kerja Tanggal kontrak Jumlah karyawan Keterangan No urut **

Keterangan: * = Primary Key ** = Foreign Key

Normalisasi Bentuk Ketiga (3NF) adalah sebagai berikut:

Tabel Calon Karyawan
No urut * Nama calon karyawan Alamat calon karyawan No telp Jenis kelamin Usia pendidikan

Normalisasi ( Bentuk Ketiga )

Tabel Hasil Seleksi

No Test * Tanggal test Jumlah Peserta Nilai Keterangan test

Tabel Hasil Wawancara

No Wawancara * Tanggal wawancara Jumlah Peserta Keterangan wawancara

No urut **

No Test **

Tabel Karyawan Baru

No List * Tanggal mulai kerja Tanggal kontrak Jumlah karyawan Keterangan

No Wawancara **

Keterangan: * = Primary Key ** = Foreign Key

HIPO
Diagram H I P O dari sistem usulan adalah sebagai berikut:

Kesimpulan
Dari pembahasan mengenai komputerisasi sistem pembayaran piutang pada PT. Aditec Cakrawiyasa maka terlihat bahwa penggunaan komputer sangat membantu setiap karyawan atau siapa saja yang membutuhkan dan menggunakan komputer untuk suatu pekerjaan yang berulang-ulang. Dari hasil penulisan tugas akhir ini dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: Komputerisasi sebagai teknologi yang canggih dan modern sangat membantu personalia dalam mempercepat dan mempermudah dalam memproses penerimaan karyawan baru.

Pengolahan data dengan komputer dapat diperoleh informasi tepat waktu, tepat guna dan terpercaya, sehingga dihasilkan laporan yang akurat . Penyimpanan data yang menngunakan media penyimpanan komputer akan menjadi lebih terjamin keamanannya dan apabila mencari data penerimaan karyawan baru yang diperlukan akan lebih cepat.
Adanya sistem penerimaan karyawan baru yang akan terkomputerisasikan, sangat menunjang sekali dalam memecahkan permasalahan yang selama ini ada seperti penumpukan berkas-berkas data pelamar yang dirasa kurang perlu dan permasalahan perangkat keras yang sudah ada untuk menunjang proses pembayaran piutang yang dapat dikatakan masih manual.

Saran
Dari kesimpulan diatas maka penulis mencoba memberikan beberapa saran dengan harapan dapat bermanfaat dan dapat menjalankan sistem penerimaan karyawan baru. Dari pengisian data harus dilakukan seteliti mungkin untuk mencegah terjadinya kesalahan yang membuat kekacauan laporan penerimaan karyawan baru. Mengingat pentingnya data-data pada file yang digunakan maka harus sangat diperhatikan dalam hal perawatan data yaitu dengan duplikat data atau back-up data.

Perlunya tenaga ahli atau professional untuk menjalankan sistem penerimaan karyawan baru yang akan terkomputerisasikan.
Pemeliharaan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) hendaknya dibersihkan secara teratur.

Selesai

Terima kasih atas perhatian dari Bapak / Ibu Dosen Penguji