MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI

By Banni Satria Andoko

MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI

Pengantar Manajemen Proyek Konteks dan Proses Manajemen Proyek Proses Perangkat Lunak dan Metrik Proyek Initiation Proyek, Scope Management, dan Perencanaan Proyek Manajemen Sumber Daya Proyek Manajemen Biaya & Waktu Proyek Manajemen Risiko dan Kualitas Proyek Manajemen Komunikasi, dan Pengadaan Proyek Eksekusi Pengontrolan dan Closing Proyek

Referensi

Kathy Scwalbe, Information Technology Project Management 2nd Edition

Roger S Presmann, Software Engineering

PENGANTAR MANAJEMEN PROYEK

Perspektif Industri
Pra Manajer dan Praktisi selalu melontarkan pertanyaan berkaitan dengan Software Sebagai Berikut :

Mengapa membutuhkan waktu yang lama dalam menyelesaikan program ?

Mengapa biayanya sangat tinggi ? Dapatkah menemukan kesalahan program sebelum didistribusikan ?

Mengapa sangat sulit mengukur kemajuan PL saat dikembangkan ?

Ada ribuan aplikasi berbasis perangkat lunak yang harus diperbaharui akan tetapi praktisi/pemilik mengatakan : Aplikasinya masih berjalan dengan baik, dan tidak ekonomis jika diperbaharui atau pemberdayaan untuk membuatnya lebih baik

*Size of Software Systems

1

Development Period (year)

0.5
700K

4 bit

8 bit

16 bit

1989
* Osaka Univesity SE Laboratory

1996

1999

On Time Delivery
An effective IT project manager, able to deliver software on time, according to specs, and within budget
Luc K. Richard January 10, 2005

Development Cost
Cost of engineers (in US) Architect $150,000~250,000 Project Manager $96,000~130,000 Programmer $52,000~81,000
Business Week 2004

Saat ini [MIN95] : Perangkat Lunak sudah menjadi lahan yang sangat kompetitif, dengan pengendali : Biaya Waktu Kualitas
Eropa Barat dan Amerika telah membangun perusahaan perangkat lunak yang baik, dan menjadi industri yang sudah sangat Inovatif, Vital, dan Sukses Untuk di Indonesia ? Gaji masih relatif lebih rendah

Investment in IT Equipment, Software, Services and Staff

IT INVESTMENT

Year 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010

Investment (in billions)

$708 $755 $806 $825 $865 $935 $1,024 6.63 % 6.75 %

Source: Forrester Research, Oct. 2005

Why Firms Invest in IT

Ranking berdasarkan nilai project keseluruhan

Software
Computer Program
Source code Object code Design document Test data Manual ...

v.s., Computer hardware

Evolusi Perangkat Lunak / Software

Era Kedua (1960 1970)
Multi User Real-Time Database Software Produk

Era Ketiga (Mid 1970 1980)

Sistem Terdistribusi Embedded Intelligent Hardware Murah

Era Keempat (Mid 1980 - .)

Desktop Object Oriented Expert System Neural Network Paralel Programming Computer Network

Software Crisis
Term invented in 1960s
Pada era ini banyak bermunculan Software House, menghasilkan ratusan ribu pernyataan source code, dan ditambah ratusan source code baru yang terus Berkembang, dan pada saat program running, muncul berbagai bug, dan harus dikoreksi sehingga SOFTWARE CRISIS

Software cost increased

Semakin sulitnya software di develop sehingga memerlukan personal yang pandai untuk membangun sebuah system perangkat lunak, hal ini menyebabkan mulai naiknya nilai software.

Bagaimana Saat ini ???

Characteristics of Software
Perangkat Lunak lebih merupakan elemen logika dan bukan merupakan elemen fisik, dengan demikian perangkat lunak memiliki ciri yang berbeda dengan perangkat keras :

Invisibility (Tidak Tampak)

Hard to imagine, feel, identify, ...

Logicality
Hard to complete by human

Flexibility
Easy to change and modify

Cost Ration of Computer Systems

cost ratio (%) 100 80 60 40 20

mainframe computer system

hardware

software

1955

1970

1985

Bagaimana saat ini di Indonesia ???

Komponen Perangkat Lunak

Reusability
Sebuah komponen perangkat lunak harus didesain dan diimplementasikan sehingga dapat dipakai lagi pada program yang berbeda.

Dibangun Dengan Bahasa Pemrograman

Bahasa pemrograman mencerminkan serangkaian instruksi perangkat Keras, atau deskripsi procedural dari program

Aplikasi Perangkat Lunak

Area Perangkat Lunak berikut menunjukan luasnya aplikasi potensial : Perangkat Lunak System dan PC
Compiler, Editor, Multimedia, dll

Perangkat Lunak Bisnis

MIS, ERP Software

Perangkat Lunak Teknik dan Ilmu Pengetahuan

Astrologi, Orbit Pesawat, Simulasi, Vulkanologi

Embedded Software (ada dalam read-only memory)

Key Pad Control pada Microwave, EFI, Handphone

Perangkat Lunak Kecerdasan Buatan (AI)

Pattern Recognizer, Artificial Neural Network, utk Masalah Kompleks

Perangkat Lunak Bisnis

ERP Software

ERP Software = Enterprise Resources Planning Software

Software yang mengintegrasikan setiap departement (Resource) pada Sebuah perusahaan (dari accounting, sales distribution, marketing, warehouse, hingga manufaktur), sehingga bisa dikatakan setiap departement mendapat share informasi, yang tentunya sesuai dengan authority user.

Vendor-Vendor ERP Software :

J.D. Edwards (dibeli PeopleSoft) Baan (SSA Global) SAP Oracle ERP in a Box (Sing) Peoplesoft SYMIX Microsoft Axapta, dll

Kathy Schwalbe, Page 3, IT Project Management

1995 Standish Group Published Prestigious Consulting firm Survey 365 Information Technology Executive Managers in the US IT Project yang sukses = 16.2 %
IT Project yang dibatalkan sebelum selesai = 31%

KONSEP MANAJEMEN PROYEK

*Kegiatan Proyek
dapat diartikan sebagai satu kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk menghasilkan produk atau deliverable yang kriteria mutunya telah digariskan dengan jelas
*Iman Soeharto, Dalam bukunya berjudul Manajemen Proyek

DASAR-DASAR PROYEK

Memulai Proyek
Menentukan Kelayakan Proyek

Menjadwalkan & Merencanakan Proyek

Mengelolah Kegiatan & Anggota Proyek

MANAJEMEN PROYEK (PMI) :

Adalah ilmu dan seni yang berkaitan dengan memimpin dan mengkoordinir sumber daya yang terdiri dari manusia dan material dengan menggunakan teknik pengelolahan modern untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan, yaitu lingkup, MUTU, JADWAL, dan BIAYA serta memenuhi keinginan para STAKEHOLDER

KONSEP MANAJEMEN PROYEK (PMI) : Definisi PMI menekankan pada langkahlangkah yang diperlukan dalam menjalani proyek untuk memenuhi keinginan STAKEHOLDER (Individu, maupun Organisasi), serta Ilmu pengetahuan yang dibutuhkan untuk mengelolah Proyek

UKURAN PROYEK SECARA UMUM

Belum ada kriteria baku untuk dapat mengatakan besar kecilnya sebuah proyek, berikut kriteria ukuran proyek menurut G.J. Ritz :
Ukuran ($ Juta)
Kecil (1 - 10) Medium (11 - 75) Besar (80 - 200) Super (250 - 600) Mega (1.000 3.000) Jumlah Jam Orang (Ribu) 24 - 240 240 1.200 1.200 3.000 3.000 6.000 10.000 24.000

Bagaimana dengan proyek Sistem Informasi / Perangkat Lunak (Software Metrik) ???

PROYEK VS PROGRAM
PROGRAM
PROYEK A PROYEK C PROYEK D

PROYEK B PROYEK E

Interactions / Stakeholders
As a PM, who do you interact with? Project Stakeholders
Project sponsor Executives Team Customers Contractors Functional managers

Sasaran Proyek dan 3 Kendala (Triple Constraint)

Setiap Proyek memiliki tujuan khusus, didalam proses pencapaian tujuan tersebut ada 3 constraint yang harus dipenuhi, yang dikenal dengan Trade-off Triangle atau Triple Constraint :
MUTU

JADWAL

ANGGARAN

Sasaran Proyek dan 3 Kendala (Triple Constraint)

MUTU

BIAYA

Sesuai Target

Sesuai Anggaran Tidak harus dicairkan sekaligus

WAKTU

On Time Delivery per Modul / Process / Phase

4 Dimensi Proyek

People

Process

Product

Technology

People - 1
Its always a people problem Gerald Weinberg,
The Secrets of Consulting

Improvements:
Team selection Team organization Motivation

People - 2
Other success factors
Matching people to tasks Career development Balance: individual and team Clear communication

People-Related Mistakes Part 1

Undermined motivation Weak personnel
Weak vs. Junior

Uncontrolled problem employees Heroics Adding people to a late project

People-Related Mistakes Part 2

Noisy, crowded offices Customer-Developer friction (Konflik) Unrealistic expectations Politics over substance (Isi / Content)

People-Related Mistakes Part 3 Lack = kurang

Lack of effective project sponsorship Lack of user input

Process
Is process stifling (kaku) ? 2 Types: Management & Technical Development fundamentals Quality assurance Risk management Lifecycle planning Customer orientation Process improvement Rework avoidance (hindari kerja berulang)

Product
The tangible / Intangible dimension Product size management Product characteristics and requirements

Technology
Often the least important dimension Language and tool selection Value and cost of reuse