Kelompok 2 Komunikasi Bisnis Mendengarkan, Bekerja Dalam Tim, dan Memahami Komunikasi Non Verbal

Anggota Kelompok : 1. Ida Bagus Angga Bhaskara Darmawan (1115351013) 2. Ida Bagus Satwika Adhi Nugraha (1115351083) 3. I Made Darayasa (1115351119)

Fakultas Ekonomi Universitas Udayana 2012/2013

Mendengarkan di Tempat Kerja Keterampilan mendengarkan adalah penting bagi kesuksesan karier, efektivitas organisasi dan kepuasan karyawan. Sukses yang berkelanjutan dari banyak perusahaan sebagian besar merupakan hasil mendengarkan pelanggan, perhatian semacam itu kepada pelanggan menjadi semakin vital dan merupakan sebiah sebab utama bagi efektivitas pemasaran. Mendengarkan juga sama pentingnya dalam organisasi. Karyawan menjadi lebih puas jika mereka merasa bahwa pihak manajemen mendengarkan keluhan mereka. Proses Mendengarkan di tempat kerja. Menurut Bovee & Thill ada lima langkah mendengarkan, yaitu : 1. Menerima. Yaitu menerima suara melalui indra pendengaran. 2. Menginterpretasikan. Memberikan arti dari suara yang dapat dilakukan menurut nilai, harapan, kebutuhan, dan sejarah pribadi. 3. Mengingat. Menyimpan dalam memori, yaitu buku catatan sementara dalam otak. 4. Mengevaluasi. Mengevaluasi pesan dengan menerapkan keterampilan berfikir kritis 5. Merespon. Bereaksi bisa dalam bentuk umpan balik lisan, tepuk tangan, tertawa, atau diam. Baru kemudian mungkin bertindak berdasarkan apa yang ada dengar. Proses mendengarkan menurut Mary Ellen Guffey meliputi empat elemen, yaitu : 1. Persepsi Proses mendengarkan dimulai ketika Anda mendengar suara dan bekonsentrasi padanya. Tindakan sadar untuk mendengarkan dimulai ketika Anda memusatkan perhatian pada suara di sekitar Anda dan memilih suara yang akan didengarkan. Persepsi berkurang karena pendengaran yang kurang sempurna, lingkungan yang bising, tidak memerhatikan, dan berpura-pura mendengarkan (pseudolistening). 2. Interpretasi Makna yang anda tangkap dari kata-kata pembicara disaring melalui harapan dan seluruh pengalaman hidup Anda. Jadi, interpretasi anda atas makna pesan pembicara mungkin agak berbeda dari apa yang dimaksudkan oleh pembicara karena bingkai referensi Anda berbeda. 3. Evaluasi Setelah menginterpretasi makna sebuah pesan, Anda menganalisis manfaatnya dan mengambil simpulan. Untuk melakuaknnya, Anda berusaha memisahkan fakta dan opini. Pendengar yang baik mencoba untuk objektif, dan mereka menghindari penilaian dini terhadap pesan. 4. Tindakan/aksi Merespons sebuah pesan mungkin melibatkan menyimpan pesan tersebut dalam ingatan uantuk penggunaan di masa depan, beraksi dengan respons fisik(kerutan dahi, senyum, tawa), atau memberikan umpan balik kepada pembicara, Umpan balik pendengar

penting kearena hal itu membantu menjernihkan pesan sehingga dapat dimaknai secara akurat. Jenis mendengarkan di tempat kerja : a) Mendengarkan atasan yaitu mendengarkan instruksi, penugasan dan penjelasan prosedur kerja. b) Mendengarkan karyawan memperoleh banyak manfaat termasuk dari ide-ide karyawan, mendorong kreativitas, dan dapat membangun komitmen. c) Mendengarkan pelanggan dapat meningkatkan penjualan dan profitabilitas. Pentingnya Komunikasi Nonverbal Komunikasi nonverbal penting artinya terutama dalam menyampaikan perasaan dan emosi, mendeteksi kecurangan atau kejujuran, serta sifatnya yang efisien. Dengan memeperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendeteksi kecurangan atau menegaskan kejujuran si pengirim pesan. Komunikasi nonverbal penting artinya juga bagi pengirim dan penerima pesan, karena sifatnya yang efisien. Meskipun komunikasi nonverbal sering tidak terencana atau kurang terstruktur, namun komunikasi nonverbal memiliki pengaruh yang lebih besar daripada komunikasi verbal. Isyarat-isyarat komunikasi nonverbal adalah sangat penting terutama dalam menyampaikan perasaan dan emosi. Salah satu kebaikan komunikasi nonverbal adalah reliabilitasnya, yang berkaitan dengan tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap pesan-pesan yang disampaikan dengan menggunakan bahasa isyarat dan sejenisnya. Secara umum, orang akan mudah menipu orang lain dengan menggunakan kata-kata daripada menggunakan gerakan tubuh (bahasa isyarat). Komunikasi dengan menggunakan kata-kata akan lebih mudah pengendaliannya, sedangkan penggunakan bahasa isyarat (gerakan badan/tubuh) ataupun ekspresi wajah cenderung lebih sulit mengendalikannya. Hal ini disebabkan oleh sifatnya yang spontanitas, tanpa pikir panjang. Dengan memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendeteksi kecurangan atau menegaskan kejujuran si pembicara. Maka, tidaklah mengherankan bila seseorang lebih percaya isyarat nonverbal ketimbang pesan-pesan yang disampaikan melalui isyarat verbal. Seseorang dapat saja menutup-nutupi kecurangan dengan isyarat verbal (seperti tulisan). Namun, seseorang tak dapat menutup-nutupi apa yang sedang terjadi pada dirinya melalui ekspresi wajahnya. Komunikasi nonverbal juga penting artinya bagi orang lain, karena ia lebih efisien baik bagi pengirim maupun penerima pesan. Kita dapat menyampaikan suatu pesan nonverbal tanpa harus berfikir panjang, dan audience dapat menangkap arti secara tak sadar.

Keterampilan Komunikasi Lisan Komunikasi lisan (oral) meliputi penyajian, pemahaman karakter audiens, mendengar secara kritis, dan bahasa tubuh. Komunikasi lisan adalah kemampuan untuk menjelaskan dan mempresentasikan ide secara lisan dalam bahasa yang jelas (mudah dimengerti) kepada khalayak yang beragam. Kemampuan ini mencakup kemampuan untuk mengemas kata-kata, menggunakan gaya dan pendekatan yang tepat, dan pemahaman tentang pentingnya isyarat non-verbal dalam komunikasi lisan. Keterampilan komunikasi lisan mencakup berbicara dengan perseorangan (conversation) dan berbicara di depan umum (publik speaking). Berbicara dengan perseorangan dapat dirinci lagi dengan contoh seperti berbicara langsung kepadaorang lain atau berbicara lewat telpon, bernegosiasi, wawancara, dan beragumen. Keterampilan lisan di depan umum berkaitan dengan presentasi, berpidato, berpartisipasi dalam diskusi kelompok, rapat, dan membaca berita. Bekerja Dalam Tim Pngertian TimKerja

Tim kerja merupakan kesatuan dari beberapa individu yang bisa berasal dari beberapa departemen yang berbeda, dengan kecakapan dan latarbelakang yang berbeda, bergabung untuk menyelesaikan tugas - tugas organisasi secara bersama-sama sebagai satu kesatuan. 1. Tipe-Tipe Tim Kerja Tim kerja dapat dikelompokkan dalam beberapa tipe, antara lain: 1) Tim kerja formal Tim kerja formal biasanya merupakan bagian yang melekat dari struktur organisasi, dan relatif permanen. 2) Tim kerja informal Tim kerja informal biasanya berada diluar struktur organisasi formal, yang dibentuk untuk memecahkan masalah atau bekerja untuk suatu kegiatan organisasi yang spesifik. Bentuk tim informal ini antara lain adalah tim pemecah masalah (problem solving team) dan task force. Keduanya dibentuk untuk memecahkan suatu issu atau masalah yang spesifik, kemudian dibubarkan jika tujuan dari kedua bentuk tim ini selesai mencapai tujuannya. Selain itu terdapat pula komite. Biasanya komite mempunyai masa kerja yang relatif lebih lama dari task force atau problem solving teams. Umpamanya, dalam organisasi dibentuk komite untuk menampung keluh kesah karyawan dan memberi solusi yang memadai baik kepada pegawai maupun perusahaan.

2. Keuntungan dan Kelemahan Tim Kerja 1) Keuntungan tim kerja Terdapat beberapa keuntungan yang akan diperoleh, antara lain: a. Meningkatkan informasi dan pengetahuan. Dengan berkerja secara bersama, maka sumberdaya masing-masing individu akan tertampung dalam tim ini, sehingga bisa memperkuat tim baik dalam informasi maupun pengetahuan. b. Meningkatkan ragam pandangan. Anggota tim dengan latarbelakang yang berbeda akan memberikan pandangan yang beragam terhadap suatu pengambilan keputusan. Hal ini akan memperkuat legaitas dan kualitas pengambilan keputusan. c. Meningkatkan penerimaan atas suatu solusi. Solusi yang diputuskan bersama akan diterima secara lebih baik dari pada jika diputuskan oleh seorang individu, misalnya direktur utama perusahaan. d. Meningkatkan tingkat kinerja. Dengan berbagai ketrampilan anggota tim yang dimilikinya maka kinerja tim diharapkan bisa lebih baik dari pada kinerja individual 2) Kelemahan tim kerja Tim kerja juga mempunyai beberapa kelemahan, sebagai berikut: a. Tim kerja memungkinkan terjadinya groupthink. Groupthink merupakan fenomena untuk mengikuti konsensus dari mayoritas anggota tim mengalahkan pendapat minoritas yang mungkin saja lebih benar. Suara mayoritas dapat mengalahkan suara minoritas, padahal belum tentu lebih baik. Dalam tim seringkali lebih diperhatikan suara mayoritas karena dianggap mewakili sebagian besar anggota tim. b. Disamping itu tim kerja memungkinkan terjadinya free raider. Mereka yang tidak memberikan kontribusi secara nyata, namun karena bergabung dengan tim maka dia mendapat imbalan atau balas jasa yang sama baiknya. c. Tim kerja memungkinkan pengambilan keputusan berlarut-larut. Hal ini memungkinkan jika tidak dicapai konsensus antara anggota tim. Dengan begitu, tanpa adanya kerjasama yang baik, tim kerja bisa saja tidak menghasilkan apa-apa dan memungkinkan terjadinya sinergi yang negatif. Artinya penggabungan beberapa individu ke dalam satu tim mengakibatkan kinerja yang lebih lemah dibandingkan jika dikerjakan terpisah secara individual. d. Adanya agenda-agenda tersembunyi Dalam tim bisa saja ada anggota tim mempunyai tujuan-tujuan kusus yang belum tentu sejalan dengan tujuan tim secara keseluruhan. Adanya agenda tersembunyi (hidden agenda) dari anggota tim ini tentu saja akan mengganggu kinerja tim secara keseluruhan.

Rapat yang Produktif Rapat adalah setiap jenis maksud tertentu dari orang-orang yg datang bersama-sama untuk melaksanakan bisnis perusahaan (Curtis et.all. 1998). Agar penyelenggaraan rapat berhasil dan rapat menjadi produktif, acara rapat harus direncanakan dengan baik. Perencanaan tersebut menyangkut : 1. Penentuan tujuan. Penentuan tujuan rapat akan mempertajam pusat perencanaan dan mengatisipasi hasil-hasil yg diinginkan dari rapat tersebut. 2. Mengatisipasi hasil. Dengan mengatisipasi hasil rapat, dapat disusun suatu hubungan jika-maka. Misalnya jika pada suatu rapat persetujuan tidak dapat dicapai, maka apa yg harus dilakukan oleh pemimpin rapat. 3. Memilih peserta rapat. Penyelenggara rapat harus menentukan siapa saja yg akan diundang dalam rapat. Biasanya peserta yg diundang adalah mereka yg benar-benar penting dalam rapat tersebut atau mereka yg benar-benar ahli dalam pokok pembahasan rapat tersebut. 4. Penyusunan agenda. Dalam suatu rapat, agenda sebaiknya tidak terlalu berat sehingga seseorang tidak takut untuk datang. Namun, agenda sebaiknya jangan terlalu ringan karena orang-orang akan merasa tidak perlu datang. 5. Pertimbangan waktu. Menyangkut waktu dimulai dan berakhirnya rapat perlu direncanakan dan ditetapkan sebelumnya agar para peserta rapat dapat mempertimbangkan waktu rapat secara efisien.

Daftar Pustaka Dewi, Sutrisna. Komunikasi Bisnis.Penerbit Andi. 2007 http://ekonomi.kompasiana.com/manajemen/2011/06/22/capai-sukses-dariketerampilan-berkomunikasi-375304.html http://romeltea.com/keterampilan-komunikasi-communication-skill/